Делопроизводство в кадровой службе предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Д И П Л О М Н А Я Р А Б О Т А

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ ПРЕДПРИЯТИЯ»

Введение

кадровый служба управление документация

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа, Первый этап 1970-1980 гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными.

Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

1. Организация кадровой службы

Классическая форма организации кадровой службы на предприятии - создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей.

Организация любого предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.

1.1 Положение об отделе кадров

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

общие положения;

задачи;

структура;

функции;

взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

права;

ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

учет личного состава предприятия;

хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

работа по созданию резерва на выдвижение;

подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы по личному составу.

В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов;

право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;

право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

1.2 Должностные инструкции сотрудников отдела кадров

Любая должностная инструкция работника предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

руководство работой отдела;

обеспечение выполнения работ;

разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;

создание условий для роста и повышения квалификации персонала;

контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;

внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;

основы экономики, организации труда и управления;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.

Должностная инструкция начальника отдела кадров ООО «Птицефабрика Александровская» (Приложение №1).

1.3 Нормативная численность сотрудников отдела кадров

кадровый служба управление документация

Для установления необходимого количества сотрудников отдела кадров рекомендуется использовать Типовые нормы времени на работы по комплектованию учету кадров, которые предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий.

Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих и служащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, разработка планов и расчет численности, табельный учет.

1.4 Организация труда

Деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными требованиями по общеотраслевым должностям служащих (приказ Минтруда РФ от 6 июня 1996 г. №320 и утверждено директором птицефабрики.

Оформление и учет личного состава осуществляется в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. №71а, так как в соответствии с постановлением Госкомстата РФ и Минфина РФ от 29 мая/18 июня 1998 г. №57а/27н с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998 гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Оформление и учет трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях.

Учет явок на работу и ухода с нее ведется по табелям.

Учет явок на работу и уходя с нее на птицефабрике организован в централизованном порядке и осуществляется путем отметки в табеле всех явившихся, неявившихся, опоздавших работников, сверхурочных часов и т.д. Учет ведется бригадирами, мастерами под руководством начальников отделов.

Контроль за своевременным приходом работающих на рабочее место и ухода с него, а также правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня возлагается на начальника подразделения. В конце месяца он сообщает в отдел кадров в письменном виде о количестве неявившихся или опоздавших работников.

1.5 Нормативы времени на отдельные операции

Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих.

Работа состоит из следующих операций:

ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании) и на их основании заполнения приказа о приеме на работу (форма №Т-1);

заполнение личной карточки (форма №Т-2) на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка, военного билета, приказа о приеме на работу);

составление приказа о зачислении на работу, в котором указываются фамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая должность, разряд или оклад, цех, дата зачисления и при необходимости - период испытательного срока;

на основании приказа в трудовой книжке запись даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха, дата и номер приказа о приеме на работу; отметка о приеме на работу в журнале о приеме;

оформление личного дела на служащего. Подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация и укладка личного дела в сейф; составление отчета о приеме на работу; ознакомление работника с правилами трудового распорядка; заполнение контрольного листка по технике безопасности.

Таблица №1. Норма времени на оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч	Номер нормы
Оформление приема на работу: Рабочих Служащих	Один работник, принимаемый на работу	0,5 0,8	1 2

2. Оформление документов при увольнении рабочих и служащих.

Работа состоит из следующих операций:

на основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполнения бланка приказа о прекращении трудового договора (форма №Т-8);

в соответствии с резолюцией директора птицефабрики составление проекта приказа об увольнении, в котором указываются фамилию, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника;

на основании оформленного приказа запись в личной карточке работника даты, причины увольнения, номера приказа об увольнении;

на основании приказа о прекращении трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении; выдача трудовой книжки под расписку увольняемому; запись о выдаче трудовой книжки в книге учета трудовых книжек;

изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении и в журнале уволенных;

комплектование документов для передачи в архив; перемещение личной карточки в картотеку уволенных;

составление отчета об увольнении с работы.

Таблица №2. Норма времени на оформление документов при увольнении рабочих и служащих

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Оформление документов при увольнении рабочих и служащих	Один увольняемый работник	0,55

3. Оформление и учет трудовых книжек.

Выписка новой трудовой книжки или выдача к ней с отметкой в книге учета ли вписка дубликата трудовой книжки.

Работа состоит из следующих операций:

запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на первой странице - фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или должности и даты заполнения книжки; на второй развернутой странице - проставление штампа предприятия и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии, разряда, даты и номера приказа;

отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью «Выдан вкладыш»;

подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив;

ознакомление работников с записями в трудовой книжке.

Таблица №3. Норма времени на оформление и учет трудовых книжек

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Выписка новой трудовой книжки, на работника, впервые поступающего на работу, или вкладыша к ней Выписка дубликата трудовой книжки	Одна трудовая книжка Или выписка к ней Один дубликат Трудовой книжки	0,12 0,3

4. Запись в трудовую книжку сведений о работе, поощрениях и награждениях.

Работа состоит из следующих операций:

подборка трудовой книжки;

на основании соответствующих документов (паспорта, записи о переводе, приказа, распоряжения и т.д.) внесение в трудовую книжку или вкладыша к ней изменений по работе (перевод в другое подразделение, перемещение по должности, изменение оклада или разряда), поощрений и награждений, изменения фамилии и других сведений;

укладка трудовой книжки в сейф.

Таблица №4. Норма времени на запись в трудовую книжку(вкладыш) сведений о работе, поощрений и награждений

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Запись в трудовую книжку сведений о работе, поощрений и награждений	Одна запись	0,08

5. Оформление документов по учету движения кадров.

Работа состоит из следующих операций:

на основании приказа (форма №Т-5) запись о переводе в трудовой книжке, личной карточке (форма №Т-2), личном деле и в журнале переводов;

составление приказа о переводе.

Таблица №5. Норма времени на оформление перевода работника в другое подразделение или на другую должность

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Оформление перевода работника в другое подразделение или на др. должность	Одна запись	0,4

6. Составление и корректировка графика отпусков.

работа состоит из следующих операций:

получение графика отпусков от подразделений;

составление сводного графика и его корректировка;

доведение графиков до руководителей подразделений;

контроль за соблюдением графиков отпусков в течение года;

составление и корректировка графика отпусков руководящих работников.

Таблица №6. Норма времени на составление и корректировку графика отпусков

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Составление и корректировка графика отпусков	Один работник	0,1

7. Оформление отпуска.

Работа состоит из следующих операций:

на основании записки о предоставлении отпуска (форма №Т-6) запись в личной карточке даты поступления на предприятие, вида отпуска, даты ухода и возвращения их отпуска и указание периода, за который он предоставлен;

подсчет продолжительности дополнительного отпуска;

составление приказа на отпуск;

запись в журнале регистрации отпусков.

Таблица №7. Норма времени на оформление отпусков

Наименование операции	Единица Измерения	Норма времени, ч
Оформление отпусков	Один работник	0,12

8. Ведение картотеки работников по продолжительности стажа для выплаты годового вознаграждения и оформления листка нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих операций:

заполнение карточек (указание фамилии, имени, отчества, цеха, продолжительности стажа);

пополнение картотеки и изъятие карточек;

внесение изменений в карточки.

Таблица №8. Норма времени на ведение картотеки

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Ведение картотеки	Один работник	0,08

9. Оформление листа нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих операций:

на основании личной карточки (форма №Т-2) или трудовой книжки определение длительности непрерывного рабочего стажа работника и заполнение соответствующих граф листа нетрудоспособности (стаж работы, количество нерабочих дней, дата заполнения листка);

регистрация листа в книге учета.

Таблица №9. Норма времени на оформление листа нетрудоспособности

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Оформление листа нетрудоспособности	Один лист	0,06

2. Состав кадровой документации

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровой службе, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №367 с 1 января 1996 г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих. Начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

В состав кадровой документации входят следующие документы:

трудовой договор (контракт);

приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

личная карточка (форма №Т-2);

учетная карточка научного работника (форма №Т-4);

приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма №Т-6);

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №Т-8);

табель учета рабочего времени (форма №Т-13);

личные заявление работников предприятия;

графики отпусков;

Трудовой договор(контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника. (Приложение №2)

Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности. (Приложение №)

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы птицефабрики. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. (Приложение №3)

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д.

При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу согласовывается со следующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). На птицефабрик ведутся разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: №28/к - приказ о движении кадров (прием, увольнение, изменение кадровой документации), №12/ км - о командировании, №43/о - об отпуске, №21/ п - о поощрении.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

Личная карточка (форма №Т-2, Приложение №4) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностней служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Свободные сроки в п. 6. раздела I предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п. 12 раздела I организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11.

В разделе IX «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре (Приложение №5).

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма №Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков (Приложение №6).

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №Т-8, Приложение №7) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

В разделе «справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма №Т-12, Приложение №8) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма №Т-12. Графы 3,5; форма №Т-13, графа 3) отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело (Приложение №9).

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

3. Документы, регламентирующие управление персоналом

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанность и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.

К организационным документам относятся:

учредительные документы (устав и договор);

структура и штатная численность;

штатное расписание;

правила внутреннего трудового распорядка;

положение о структурных подразделениях;

должностные инструкции работникам.

3.1 Правила внутреннего распорядка

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины (Приложение №11).

В разделе «Общие положения» определена основная цель правил внутреннего распорядка, приведены конституционные гарантии работников в области занятости.

В разделе «Порядок приема и увольнения рабочих и служащих» рассмотрена процедура приема работников, в частности список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.

В разделе «Основные обязанности рабочих и служащих» перечислен круг обязанностей, которые должны выполнять рабочие и служащие по своей специальности, квалификации или должности.

В разделе «Основные обязанности администрации» определен перечень обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в соответствии с законодательством: правильно организовать труд рабочих и служащих, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об охране труда, проводить профилактику производственного травматизма, контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране и т.д.

В разделе «Рабочее время и его использование» установлено начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график сменности, формы организации яви на работу, очередность предоставления очередных отпусков и т.д.

В разделе «Поощрения за успехи в работе» приведен список поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, другие достижения в труде.

В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины» представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции.

3.2 Штатное расписание

В соответствии с Уставом предприятия разработана его штатная численность (в данный момент более 1000 работающих человек). Здесь указаны все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составлен на бланке предприятия, согласован с главным бухгалтером, утвержден директором.

Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия.

Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закреплен в штатном расписании. Штатное расписание составлено на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписано заместителем директора по экономике, согласовано с главным бухгалтером и утверждено директором, в грифе утверждения указана общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. (Приложение №12)

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составлен на бланке предприятия, согласован путем обсуждения на собрании трудового коллектива, завизирован юристом и утвержден директором птицефабрики.

На птицефабрике несколько подразделений, для каждого из них разработано положение, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения. Положение о структурном подразделении предприятия разработано руководителем подразделения и им подписано, согласовано с заместителем директора по экономике, юристом и утверждено директором предприятия.

3.3 Должностные инструкции

Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Целями разработки должностной инструкции являются:

создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора (контракта);

обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное структурное подразделение предприятия в соответствии с его штатным расписанием.

Должностная инструкция составлена по каждой штатной должности предприятия, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении контракта, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

В должностной инструкции указывают наименование подразделения предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

общие положения;

основные задачи и функции;

должностные обязанности;

права;

ответственность;

взаимоотношения.

связи по должности.

оценка деятельности

В разделе «Общие положения» указывают:

квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью;

основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;

перечень структурных подразделений и отдельных должностей сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе;

порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.

В разделе «Права» приводят перечень прав сотрудника. Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых сотрудником должностных обязанностей.

В разделе «Обязанности» указывают обязанности сотрудника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения предприятия с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.

Кроме того, в этом разделе могут быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в структурном подразделении практикой распределения этих обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению руководителя структурного подразделения предприятия.

В разделе «Ответственность» указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение требований должностной инструкции и других нормативных документов. В данном разделе указывают также, каким образом материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию.

Должностная инструкция должна быть согласована с юридическим отделом предприятия.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию заверяют печатью предприятия и хранят в отделе кадров предприятия в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства на предприятии.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем предприятия и действует до ее замены новой должностной инструкцией.

Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с предприятия.

3.4 Трудовой договор

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Сторонами трудового договора являются:

в качестве работодателя - предприятие любой формы собственности, учреждение, организация, отдельные граждане;

в качестве работника - граждане, достигшие 16 лет;

В трудовом договоре указываются:

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

место работы (с указанием структурного подразделения);

дата начала работы;

наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалифицированных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом правительством Российской Федерации;

права и обязанности работника;

права и обязанности работодателя;

характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;

режим труда и отдыха;

условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора.

Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.

По требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме.

Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в судебном порядке.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой или иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

В случае заключения срочного договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство, послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

Трудовые договоры могут заключаться:

на неопределенный срок;

на определенный срок не более пяти лет, если иной срок не установлен Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В случае, если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения срока трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.