ООО «Люна» осуществляет свою деятельность на основании действующего законодательства Российской федерации, Устава и Положения о коммерческой деятельности предприятий.

Хозяйственная деятельность осуществляется на основе производственно - финансовой самостоятельности, на принципах самоокупаемости и самофинансирования и полной ответственности за последствия своей деятельности на основании Положения и Устава ООО «Люна».

Финансовая деятельность осуществляется в целях увеличения прибыли за счет снижения издержек по закупке, хранению и реализации продукции и повышения качества предоставляемых услуг, а так же производства полных и своевременных расчетов с бюджетом в виде платежей: налог на прибыль, НДС, налог на землю, налог на транспорт, налог на воду, коммунальный налог, отчисления на заработную плату, отчисления во внебюджетные фонды.

Большое значение имеет рациональное разделение труда работников данного предприятия. Оно предусматривает наиболее целесообразную расстановку работников торгово-технологических операций, четкое определение функциональных обязанностей каждого работника. Основными формами разделения труда в магазине являются: функциональное, товарно-отраслевое и квалификационное.

Структура данного предприятия: компанию возглавляет директор. Он организует работу всего коллектива, несет полную ответственность за состояние компании и за ее функционально - производственную деятельность. Директору подчиняется бухгалтер и заведующие. Заведующим - продавцы - кассиры, водители, мойщицы посуды, уборщицы, грузчики (Рисунок 5).

Рисунок 5

Структура управления предприятием ООО «Люна»

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организационная структура управления представляет собой отражение существующей на предприятии системы подчиненности (подотчетности), делегирования обязанностей и ответственности, распределения зон ответственности, порядка коммуникаций и передачи информации, системы принятия решений. Не являясь определяющим фактором системы управления, организационная структура вместе с тем оказывает значительное влияние на успешность функционирования этой системы, отражаясь на скорости принятия решений, ответственности сотрудников, подотчетности сотрудников, возможности контроля их деятельности. На предприятии ООО «Люна» - традиционная структура управления с жесткой иерархией.

Рассмотрим подробнее распределение функций между ключевыми сотрудниками компании.

Директор руководит организацией в соответствии с действующим законодательством производственной - хозяйственной деятельностью организации, несет полную ответственность за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективность использования имущества организации. Организовывает хозяйственную деятельность с целью всемерного повышения технического уровня и качества продукции и услуг, экономической эффективности их производства, рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов. Сотрудничает с другими учреждениями и организациями, заключает договора. Также он обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности производства. Создает условия для внедрения новейшей техники и новейших технологий, прогрессивных форм управления и организации труда. Принимает меры по обеспечению здоровых и безопасных условий труда в организации. Также директор принимает меры по обеспечению организации квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды; совместно с трудовым коллективом обеспечивает на основе принципов социального партнерства разработку, заключение и выполнение коллективных договоров, соблюдение трудовой и производственной дисциплины.

Бухгалтер непосредственно подчиняется директору предприятия. На бухгалтера возлагаются следующие функции:

- руководство ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии;

- формирование учетной политики с разработкой мероприятий по ее реализации;

- оказание методической помощи работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля и отчетности;

- обеспечение составления расчетов по зарплате, начислений и перечислений налогов и сборов в бюджеты разных уровней, платежей в банковские учреждения;

- выявление внутрихозяйственных резервов, осуществление мер по устранению потерь и непроизводительных затрат;

- внедрение современных технических средств и информационных технологий;

- контроль за своевременным и правильным оформлением бухгалтерской документации;

- обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей, контроль за соблюдением ими требований законодательных и нормативных правовых актов по охране труда.

Продавцы - кассиры осуществляет следующие задачи:

- осуществляют продажу товаров;

- изучают требования клиентов, предлагает услуги, отвечающие заявленным требованиям;

- консультируют клиентов по товарам и прочим вопросам.

Существующая организационная структура анализировалась на основе фактически сложившегося разделения полномочий и ответственности, что имеет расхождение с зафиксированным в должностных инструкциях распределением. Поэтому при анализе организационной структуры во внимание принимались мнения руководящих работников о подотчетных им подразделениях, сотрудниках и службах, данные анкетирования, личные наблюдения.

Анализ существующей структуры проводился по трем направлениям:

1) формальное наличие подразделений, отвечающих за выполнение той или иной функции управления;

2) выполнение существующими подразделениями функций управления, требующихся для успешной работы предприятия;

3) существующие информационные и коммуникационные связи между подразделениями, включая подотчетность.

В результате анализа было выявлено: на предприятии полностью не выполняется ряд функций: оперативное и стратегическое маркетинговое планирование, комплексное исследование, сбор и анализ внутренней и внешней маркетинговой информации, финансовое планирование.

Ряд функций выполняется не в полном объеме: кадровая работа, привлечение клиентов и так же отсутствие четкого разделения по уровням иерархии.

Наблюдается размытость ряда функций между подразделениями, нечеткие границы между функциями подразделений; отсутствие системы контроля.

В результате предприятие имеет недостатки в системе управления персоналом, а именно:

- указания руководства не всегда исполняются корректно;

- неподотчётность сотрудников и подразделений стимулирует неисполнение или частичное исполнение должностных обязанностей;

- решения зачастую принимаются бессистемно и являются запоздалой реакцией на существующую ситуацию.

Таким образом, существующая организационная структура управления не позволяет эффективно управлять предприятием.

Стабильная численность персонала компании ООО «Люна», с одной стороны, говорит об отсутствие кадровых проблем, но с другой стороны косвенно указывает на необходимость более глубокого анализа эффективность использование собственных трудовых ресурсов и их рост или сокращение в зависимости от выбранной стратегии компании (Таблица 6).

Анализируя динамику среднесписочной численности работников по категориям, необходимо отметить ежегодную тенденцию сохранения баланса руководителей и прочих работников.

Рассмотрим подробнее структуру и динамику персонала на данном предприятии (Таблица 6).

Таблица 6

Динамика численности работающих

Показатель среднесписочной численности - одни из важнейших показателей, характеризующий деятельность организации

Рассмотрим динамику среднесписочной численности работников, ориентируясь на их образование и сделаем вывод, что работников имеющих высшее образование ежегодно в организации становится больше.

Наибольшую составляющую в численности работников составляет возрастная категория 18-25 лет. Также большой удельный вес занимает возрастная группа 26-35 лет. За анализируемый период не произошло увеличение или сокращение данных групп.

2.3 Анализ эффективности управления персоналом в ООО «Люна»

Трудовое законодательство РФ предусматривает обязанность ведения на предприятии различных кадровых документов. Все они в той или иной степени способны защитить работника от произвольных решений работодателя.

В данной организации существуют некоторые из нижеперечисленных е кадровых документов на них имеется ссылка в Приложение:

Документы, закрепляющие структуру и штат предприятия:

- структура организации и штатная численность- это документ, в котором закрепляется список структурных подразделений организации. Внутри каждого структурного подразделения приводится список должностей с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности;

- штатное расписание (форма Т-3 в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты) - это документ, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей (в указанном выше порядке), а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и по организации в целом;

- замещение должностей / штатная расстановка- это рабочая форма штатного расписания, в которую внесены данные о работниках, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием.

Локальные правовые акты организации:

- положение о структурном подразделении - локальный нормативный акт, в котором регламентируются задачи, функции, права и обязанности, ответственность структурного подразделения, а также права и обязанности его руководителя;

- должностные инструкции работников- локальный нормативный акт, в котором закреплены основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность работника в соответствии с занимаемой им должностью. Составляется на основе "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих", утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (ПРИЛОЖЕНИЕ Б);

- правила внутреннего трудового распорядка- Согласно ч. 2 статьи 189 ТК РФ: «Правила внутреннего трудового распорядка организации - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации»;

- положение об обработке персональных данных работника- В соответствии со ст. 85 Трудового кодекса РФ: «Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника». Данные локальный нормативный акт регламентирует требования при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, хранение и использование персональных данных, права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

Документы о приеме на работу, переводе, увольнении:

- трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник (ст. 56 ТК РФ). При оформлении трудового договора предлагаем ознакомиться с Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 14.07.93 г. № 135 "Об утверждении рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и примерной формы трудового договора (контракта)";

- изменения к трудовому договору - оформляются при изменении существенных условий трудового договора, поскольку согласно ст. 57 ТК РФ условия трудового договора изменяются только по согласованию между сторонами трудового договора. Например, перевод работника на другую постоянную работу (ст.72 ТК РФ);

- приказ о приеме работника на работу (форма Т-1, Т-1а в соответствии с Постановлением Госкомстата от 06.04.2001 № 26) - издается на основании трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора (ст.68 ТК РФ). В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.);

- приказ о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а) - содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода; наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) - на прежнем месте работы; причину перевода; наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку - на новом месте работы;

- приказ об увольнении работника и прекращении действия трудового договора (форма Т-8, Т-8а) - содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения;

- личная карточка работника (форма Т-2) - заполняется на сотрудников, принятых на работу, на основании приказа о приеме. Используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник. Содержит общие сведения о работнике, включая общий и непрерывный стаж работы; сведения о воинском учете; приеме и переводах на другую работу; аттестации; повышении квалификации; профессиональной переподготовке; поощрениях и наградах; отпусках (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.); социальных льготах. Последняя запись делается при увольнении работника и содержит: основания увольнения, дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа, либо анкета для сотрудников (Приложение В);

- трудовая книжка работника - трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ). В настоящее время действует Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003г. «О трудовых книжках», которым утверждены форма трудовой книжки, а также правила ведения и хранения трудовых книжек;

- личное дело работника- совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В личное дело включаются: внутренняя опись документов дела, дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров (анкета), автобиография, копия документа об образовании, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу, копии приказов о переводе, документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных, аттестационные документы, копии приказов о переводах, поощрениях и налагаемых на работника взысканиях. В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Оформление командировок:

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а) - содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество лица, направляемого в командировку, наименование структурного подразделения; профессия (должность), место назначения, дата начала и окончания, срок командировки; организация-плательщик, основание командировки, содержание задания (цель). Эти реквизиты заполняются перед убытием работника в командировку. По возвращении он заполняет раздел «Краткий отчет о выполнении задания» и сдает указанный документ вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом в бухгалтерию;

- приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9, Т-9а)- содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация), срок командировка, даты ее начала и окончания. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку;

- командировочное удостоверение (форма Т-10)- является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия и пункт назначения и время убытия из него). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки сдается работником в бухгалтерию.

Оформление отпусков работников:

- график отпусков (форма Т-7)- содержит сведения о времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. С учетом мнения выборного профсоюзного органа организации график утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Документ содержит следующую информацию: наименование структурного подразделения; профессии (должности) по штатному расписанию; фамилию, имя, отчество работника; количество дней отпуска, запланированную и фактическую дату его начала, а также основание для перенесения отпуска и дату предполагаемого отпуска в случае его перенесения;

- приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6, Т-6а)- Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.

Другие кадровые документы:

- приказ о поощрении работника (форма Т-11, Т-11а);

- приказ об изменении анкетно-биографических данных;

- приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

- приказ о предоставлении неполной рабочей недели;

- приказ о привлечении работника к сверхурочной работе.

Основания для издания подобного рода приказов - это различные заявления, справки, докладные и т.п.

Штат сотрудников магазина «Курико» составляет 24 человека и представлен следующими должностями (Таблица 7):

Таблица 7

Штатное расписание магазина «Курико»

Основной управленческий персонал: директор, бухгалтер. Обслуживающий персонал: продавец-кассир. Прочие работники: мойщица посуды, водитель, грузчик, уборщица.

График работы сотрудников магазина «Курико»:

- директор - ненормированный рабочий день;

- заведующая - 2 через 2;

- бухгалтер - 5 через 2;

- продавец-кассир - 2 через 2;

- мойщица - 2 через 2;

- уборщица - 2 через 2;

- водитель - 2 через 2;

- грузчик - 2 через 2.

Полномочия каждого сотрудника определены в должностных инструкциях на ту или иную должность. В работе магазина широко применяются средства оргтехники и компьютеризированная программа расчета 1С Предприятие.

Штат магазина укомплектован высококвалифицированными работниками. Процесс управления направлен на создание нормальных условий реализации товаров, а также высокого уровня обслуживания. Продавцы-кассиры в совершенстве владеют техникой обслуживания посетителей, так как ежегодно за счет предприятия проходят курсы повышения квалификации. По прохождению обучения сотрудники магазина проходят аттестацию, по результатам которой директор оценивает работу каждого сотрудника.

Анализ существующей системы мотивации, произведенной на основе тестирования, выявил следующие проблемы:

- у большинства работников нет желания самосовершенствоваться, повышать уровень совей квалификации (практически во всех случая профессиональный тип мотивации низок, за исключением работников мужского пола);

- при этом все работники оценивают себя как высоких профессионалов, предпочитают конкретные договоренности по оплате труда, деньги для них существенно важнее, чем похвала, благодарности, доска почета. Но они любят заработанные собственным трудом, на основе согласованных правил, деньги. Зная это, можно утверждать, что лучше всего на сотрудников с таким типом трудовой мотивации влияет четкая шкала и система стимулирования, причем ориентированная на такие критерии, которые зависят непосредственно от этого человека.

Также можно отметить, что в организации, возможно, существует сильное влияние негласного лидера, который поднимает у сотрудников лояльность к компании (вероятно, лояльность к компании высока из-за того, что персона, к которой лояльны сотрудники работает именно в этой компании). Очевидно, что влияние негласного лидера следует исключить.

Работа компании основывается на труде менеджеров-продавцов, у них наиболее высокий уровень профессионального типа мотивации и инструментального типа. Очевидно, что это ядро компании. Их уровень заработной платы должен быть четко прописан, должны быть четкие критерии и шкалы. Они стремятся стать профессионалами, стать лучше других в профессиональном отношении. Естественно, такие сотрудники хотят зарабатывать больше за честно выполненную работу. Вместе с тем, в целом ряде случаев такие сотрудники вместо денег будут признательны за то, что руководство прилюдно их оценивает как лучших. Им также нужно давать свободу в оперативной деятельности.

Руководству стоит проявить заботу о продавцах, возможно, применить некие материальные методы стимулирования и при этом, более жестко контролировать процесс выполнения задач ассистентами.

Для руководителей, принявших участие в исследовании, доминирующим является патриотический тип мотивации, т.е. они исключительно лояльны к организации, очень часто цементируют корпоративную культуру организации. При этом естественно такие сотрудники менее привередливы в вопросах оплаты их труда, что в целом ряде случаев не маловажно для фирмы. Для них важна идея на уровне веры в лидера и/или в успех, а также общественное признание их заслуг.

Оценивая уровень кадровой политики, можно констатировать, что в настоящее время большинство кадровых функций в фирме не выполняются. Отдел кадров в организационной структуре фирмы отсутствует. Это объясняется тем, что до настоящего времени предприятие не ощущала потребности в профессиональной реализации функций по управлению персоналом, так как находилась на начальном этапе своего развития.

Работа с персоналом минимизирована и заключается в разработке и корректировке системы мотивации, расчете заработной платы, подборе персонала. Кадровое делопроизводство и юридическое оформление трудовых отношений не осуществляется.

В компании очевидна проблема с персоналом: он не обновляется и не повышает собственную квалификацию. Проблема, которую в данном случае видит руководство: плохая мотивация персонала. Существует еще одна проблема: слабая регламентация работы персонала, отсюда - незнание некоторыми сотрудниками своих должностных инструкций, дублирование функций различными, различная загрузка персонала.

Опираясь на результаты интервью и анкетирования, можно сделать вывод, что Компания уже столкнулась с перечисленными выше сложностями. 26% опрошенных считают необходимым документально закрепить свои обязанности, права и ответственность, 15% сотрудников считают, что им приходится слишком часто выполнять поручения, не входящие в круг их непосредственных обязанностей.

Анализ существующей организационной структуры и деятельности компании показал, что на предприятии полностью не выполняется ряд функций: оперативное и стратегическое маркетинговое планирование, комплексное исследование, сбор и анализ внутренней и внешней маркетинговой информации, финансовое планирование.

Было выявлено, что существующая организационная структура управления не позволяет эффективно управлять предприятием.

В целом у компании не наблюдается кадровых проблем, о чем свидетельствует стабильная численность персонала. Необходимо отметить ежегодную тенденцию сохранения баланса руководителей и специалистов. Наибольшую составляющую в численности работников составляет возрастная категория 18-25 лет. Также большой удельный вес занимает возрастная группа 26-35 лет.

Рассмотрим подробнее стоимость мероприятий по обучению и стимулированию сотрудников компании для максимально эффективной работы персонала (Таблица 8).

Таблица 8

Стоимость мероприятий по обучению и стимулированию персонала

Таким образом, стоимость мероприятий по повышению мотивации и обучению персонала будет обходиться в 465000 рублей ежегодно.

Существенным недостатком в работе компании является тот факт, что в ее в организационной структуре отсутствует отдел кадров. Данный недостаток необходимо устранить в кратчайшие сроки.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что в компании ООО «Люна» существует целый ряд проблем в системе управления персоналом, который в перспективе может неблагоприятно сказаться на деятельности организации. Очевидно, что в сложившихся условиях необходимо разработать инновационную стратегию в области управления персонала, которая соответствовала бы современным реалиям.

Учитывая сложившуюся ситуацию в компании, автором работы в 3 главе предложены рекомендации по развитию системы управления персоналом компании.

3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ ООО «ЛЮНА»