Текущее хранение дел

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.

Уничтожению подлежат, как правило, документы, потребность в которых в дальнейшем полностью отпадает. Таких документов сравнительно немного. Основная же масса документов, создаваемых в ходе управленческой деятельности, даже теряя сиюминутную актуальность, продолжает оставаться значимой. Именно потому большая часть управленческих документов сдается на текущее хранение. Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными документами проведена в полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов, требующих их исполнения, а с другой - что потребность в этих документах пока сохраняется и в определенных обстоятельствах они должны быть вновь представлены для изучения, уточнения или рассмотрения Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. М., 2000. С.318..

Особенности хранения документов в современных организациях будут рассмотрены в данной работе, где я рассмотрю вопросы формирования дел, составления номенклатуры дел и др.

Формирование дел

При направлении на оперативное хранение документы собираются в дела. Дело представляет собой единицу хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку. Иначе говоря, дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком (например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т.д.).

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию.

Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- помещать приложения вместе с основными документами;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Группировка документов в дела она осуществляется по следующим признакам:

- номинальному (по виду - приказы, акты и т.д.)

- предметно-вопросному

- авторскому (по автору, комиссии, учреждению и т.п.)

- корреспондентскому (по корреспонденту)

- географическому (по географическому признаку)

- хронологическому (по временным параметрам)

- экспертному (с учетом сроков хранения).

При классификации документов, как правило, используется несколько признаков. Признаки группировки документов отражаются в заголовке дела (например, «Приказы директора института за 2004 год» - номинальный, авторский, хронологический).

Внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. При систематизации каждой группы документов необходимо учитывать следующие правила:

- распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

- протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;

- приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности;

- при формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения, например, приказы о приеме, перемещении и увольнении следует формировать в одно дело, а остальные - так, как это удобно кадровику;

- отдельно заводить дело на запросы и на ответы нельзя;

- планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;

- предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно по вопросам улучшения работы организации и отдельно по личным вопросам;

- в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку, сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;

- лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;

- документы по рационализаторским предложениям и патентам должны формироваться в отдельное дело.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела)

Дела временного хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляются по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Заголовки дел должны быть краткими и отражать смысловое содержание документов, которые находятся в данном деле и в общем случае состоят из: - названия вида документа;

- указания на главное содержание документа;

- указания на период, к которому относятся данные документа.

В том случае, если в дело помещаются копии документов, это также указывается в заголовке.

Дата на обложке дела должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за… годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

Дела, оформляемые при передаче документов на хранение, подлежат индексации. В ходе индексации делам присваивают индексы, или номера. Присвоение номеров осуществляется на основе направленности документов, объединенных в конкретное дело. В начале нумерации (индексации) следуют, как правило, наиболее важные дела, затем - второстепенные. При индексации дела распределяют первоначально по разделам, соответствующим, как правило, одному из крупных направлений деятельности организации (к примеру, внешнеэкономический), а затем уже - внутри соответствующего раздела в порядке убывания значимости той или иной группы документов. Индекс документов представляет собой дробь, например: 2/2 (т.е. раздел 2, дело 2).

2. Номенклатура дел

Чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел.

Специалисты по документационному обеспечению управления понимают под номенклатурой дел «оформленную соответствующим образом сводную ведомость (перечень) заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года» Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. М., 2000. С.319. .

Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел в делопроизводстве организации выполняет одновременно несколько функций:

она является планом группировки документов в дела, или схемой систематизации дел;

выполняет функцию учета дел, формируемых в деятельности организации, используется для поиска документов и дел.

Используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения в ведомственном архиве, а также при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. М., МЦФЭР, 2004. С.142..

Организации, передающие свои документы на хранение в государственный или ведомственный архив, один раз в 5 лет согласовывают свою номенклатуру дел с соответствующим архивным учреждением. Кроме того, если в организации существенным образом меняется структура или производится реорганизация, в результате которой создаются новые подразделения и, соответственно, новые комплексы документов, номенклатура дел организации составляется заново и согласовывается с архивным учреждением. Организации, не передающие документы на хранение в государственный или ведомственный архив, не проводят согласования номенклатуры дел с архивным учреждением. Свою номенклатуру дел они ежегодно согласовывают с экспертной комиссией организации.

Различают два типа номенклатур дел:

типовую номенклатуру

конкретную номенклатуру дел.

Типовая форма номенклатуры дел и принципы формирования заголовков дел, а также порядок согласования и утверждения данного документа разрабатываются Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Типовые номенклатуры дел составляются также в ведомствах на основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.

Конкретная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия.

Составление конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы учреждения или предприятия:

- на основании изучения комплекса документов, которые образуются в процессе его деятельности, и

- на основании разделов, рекомендуемых типовой номенклатурой, существующей в ведомстве, к которому принадлежит учреждение.

Номенклатуру дел рекомендуется составлять в соответствии с правилами, принятыми в единой государственной системе делопроизводства. При составлении конкретных номенклатур дел организаций в качестве основы могут использоваться также примерные номенклатуры дел, разрабатываемые для подведомственных организаций органами власти и управления. Примерные номенклатуры дел являются рекомендательными документами, они устанавливают состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций определенной отрасли или организаций одной системы. Наличие примерной номенклатуры дел существенно облегчает составление индивидуальной номенклатуры дел, т.к. заголовки дел и сроки их хранения из примерной номенклатуры дел могут переноситься в конкретную без изменений. Заголовки примерной номенклатуры дел можно изменять, уточнять в связи со спецификой деятельности организации.

При следовании правилам составления или примерным образцам номенклатуры дел документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.

Номенклатура дел составляется, как правило, в трех экземплярах, первый из которых хранится в деле, второй - в месте хранения, третий - в архиве организации.

Форма документа «Номенклатура дел» включает пять граф, которые идут в следующем порядке. В первой графе указывается присвоенный индекс документа передающегося на хранение. Вторая графа включает в себя заголовок дела (тома, части). Третья графа указывает количество дел (томов, частей) всего. Четвертая графа содержит сведения о сроке хранения дела и № статьи по перечню. Пятая графа необходима для пояснения разного рода примечаний: отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категории и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается заместителем руководителя организации по управлению. Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

3. Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в специально оборудованных помещениях службы ДОУ, где постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим и имеется достаточное количество мест хранения (сейфов, шкафов, стеллажей и т.п.).

Доступ в помещения, где хранятся документы, должны иметь лишь лица, ответственные за их хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов. В помещениях должны обеспечиваться нормальные условия для работы персонала соответствующего подразделения службы ДОУ.

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.

Последнее время получила распространение подвесная система хранения документов. Однако она требует специального устройства (или специальных шкафов) и папок с вырезами по корешку или выступающей по краям корешка рейки, с помощью которой дела передвигаются по штанге.

К сожалению, еще очень часто дела хранятся в столах у исполнителей, которые не только не знают правил формирования дел, но и недооценивают эту работу, вследствие чего дела часто ведутся небрежно, на поиски нужного документа тратится много времени,

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации (учреждения). В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственными лицами за их формирование и хранение. На их место закладывается лист-заместитель (Прил. 1), в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта - заместитель. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например: прокуратуры: суда и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

4. Хранение документов в электронной форме

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл - сервере), на сменных носителях.

Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.

В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

устойчивого электропитания;

резервного копирования;

антивирусной защиты;

профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения - на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования - бумажной или электронной - и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа «Электронный архив» учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом о «О бухгалтерском учете» - пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. Обязательное условие - проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.

Заключение

Хранение дел - это важнейшая составляющая деятельности службы документационного обеспечения управления. Без надлежащего хранения документации невозможна эффективная работа организации, затруднен поиск необходимых данных, если они сданы в архив, возможны конфликты с персоналом и т.д.

В контрольной работе я рассмотрела особенности современных подходов к организации хранения документов в организациях. Я проанализировала правила формирования дел при передачи документов на хранение, особенности присвоения индексов делам, а также принципы составления номенклатуры дел организации.

Как и любая сфера управленческого труда, хранение документации со временем меняется, создаются новые правила и принципы ведения архивов. Каждый специалист службы ДОУ должен хорошо знать эти правила и принципы и следить за изменениями, происходящими в данной сфере труда.

Список используемых источников

хранение документ номенклатура дело

1. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. Учебное пособие. М., 2004.

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). М., 2000.

3. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. М., 2001.

4. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. М., 2000.

5. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. М., МЦФЭР, 2004.

Размещено на Allbest.ru