Визитные карточки

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ПЕРВЫЙ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИСТЕТ

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ

РЕФЕРАТ К ЗАЧЁТУ

по деловому общению на тему:

«Визитные карточки».

Автор: Курскова

Татьяна Сергеевна

Факультет: менеджмент

организации

Москва 2012

Содержание

Введение

1. Виды визитных карточек

2. Правила оформления визитных карточек

3. Правила вручения визитных карточек

Заключение

Литература

Введение

Визитная карточка - это небольшой лист тонкого картона (или плотной бумаги высокого качества), на котором напечатаны основные сведения о ее владельце.

Употребление визитных карточек имеет свою историю. Впервые они появились во Франции в ХVII веке, хотя нечто похожее существовало еще в Древнем Китае. В дореволюционной России визитные карточки были весьма распространены. Прежде всего они были своеобразным свидетельством визита. Так, например, извещая о своем возвращении, принося благодарность и т.д., необходимо было являться с визитом лично, а в случае отсутствия хозяев оставлялась визитная карточка.

Практичны и удобны были визитные карточки, имеющие на четырех углах начальные буквы обозначения различных случаев, которые могли быть причиной посещения. Например, «п» - означало поздравление, «о» - отъезд, и следовательно прощальный визит, «ж» - желание осведомиться о состоянии здоровья, «в» - возвращение из длительной поездки. Оставляя визитку, угол с буквой, обозначающей цель визита, загибался.

Визитная карточка в современном мире утратила свое прежнее значение - так называемой «гостевой» карточки. Сегодня она все больше и больше используется как для чисто деловых отношений (деловые переговоры, деловая переписка), так и для других форм общения официального и неофициального характера, обусловленных протокольными правилами или обыкновенной человеческой вежливостью (поздравления с праздником, соболезнования, ответы на деловые послания).

В странах с развитой рыночной экономикой (как Запада, так и Востока) визитные карточки играют важную роль в современном деловом этикете и в большинстве случаев заменяют любой документ, в том числе удостоверение личности. Постепенно визитные карточки входят в повседневную деловую практику и в нашей стране.

1. Виды визитных карточек

В процессе развития визитных карточек как элементов делового общения определились две важнейшие их функции: представительская и использование в качестве письменного послания.

При выполнении представительской функции наиболее известны следующие виды визитных карточек:

1. Карточка для специальных и представительских целей. На ней указывают фамилию, имя, отчество, полное название фирмы, должность, но не проставляют координаты - адрес и телефон. Такую визитную карточку вручают при знакомстве. Отсутствие адреса и телефона указывает на то, что владелец карточки не намерен продолжать контакт с собеседником.

2. Стандартная деловая карточка.В ней указывают фамилию, имя, отчество, место работы, должность, служебный телефон, телефакс (телекс). Вручение такой карточки свидетельствует о намерении ее владельца установить тесные деловые взаимосвязи с представленным ему лицом. Номер домашнего телефона на данном виде карточек обычно указывают лишь представители творческих профессий, работающие большую часть времени в домашнем кабинете. Данный вид визитных карточек используется исключительно в служебной сфере.

3. Карточка организации (фирмы). В ней указываются полное наименование организации (фирмы), адрес, телефон, телефакс (телекс). С такой карточкой отправляют поздравления, подарки, цветы, сувениры от организации (фирмы) по случаю знаменательных дат. Наличие на карточке нескольких телефонов, номеров внутренней связи указывает на многочисленность ее персонала и, следовательно, свидетельствует о ее солидности.

4. Карточки для неофициального общения.В них указывают фамилию, имя, отчество, иногда - профессию, почетные и ученые звания, но не проставляются реквизиты, подчеркивающие официальный статус. Разновидностью визитных карточек для неофициального общения являются совместные карточки супругов («семейные» карточки), на которых указывают фамилию, имена и отчества супругов (первым принято писать имя жены), а также домашний адрес и телефон. Такие карточки прикладывают к подаркам, которые преподносят от имени мужа и жены, оставляют при совместных неофициальных визитах.

2. Правила оформления визитных карточек

Визитная карточка - одна из составляющих делового имиджа фирмы, выражение и индивидуального и корпоративного стиля, поэтому при ее оформлении целесообразно воспользоваться услугами профессионального дизайнера.

Визитные карточки печатаются на плотной мелованной бумаге или плотном картоне. Размер визитных карточек строго не регламентируется. Тем не менее, общепринятым считается формат 5х9 см - для мужчин и 4х8 см- для женщин. Значительные отклонения от этих размеров нежелательны - визитки большего размера не помещаются в стандартные визитницы и специальные кармашки бумажников.

Цвет визитных карточек в настоящее время разнообразен: от розового, голубого и бледно-желтого до черного. Однако согласно протокольным требованиям они должны быть белыми.

Располагать текст на визитной карточке принято вдоль длинной стороны. Шрифт и его цвет строго не регламентируется. Главное - чтобы он был удобочитаемым. Хотя в дипломатических кругах принят строгий черный шрифт.

Текст визитной карточки печатается на родном языке и, как правило, на английском или другом иностранном языке. Использование визитки на родном языке партнера - знак проявления уважения к нему. При этом важно, чтобы текст карточки подготовил профессиональный переводчик, поскольку названия должностей, отделов, подразделений часто не имеют прямых аналогов. Следует отметить, что в иностранной версии текста визитки фамилия и имя владельца пишется полностью, а отчество обозначается одной заглавной буквой.

В России сложилась практика печатать текст с двух сторон визитной карточки: на одной стороне - на русском языке, с другой - на иностранном. Однако, если придерживаться строгих протокольных требований, то текст визитной карточки должен печататься на одной стороне, чтобы на другой - чистой стороне, можно было сделать какие-либо записи, пометки. Исходя из этого, визитные карточки правильнее иметь двух видов - напечатанные на родном языке и на иностранном.

При оформлении деловых визитных карточек сложились определенные стандарты. Так, фамилия, имя, отчество руководящего сотрудника фирмы печатаются в центре карточки, должность - более мелким шрифтом под ними. Название, адрес фирмы помещаются в левом нижнем углу, а телефон и телефакс (телекс) - в нижнем правом. На деловой карточке сотрудника, который не занимает руководящую должность, в центре печатается наименование и адрес организации (фирмы), в левом нижнем углу - его фамилия, имя, отчество, в правом нижнем - номера телефона и факса.

На карточке представителя государственного учреждения может быть изображен герб страны, а на карточке работника фирмы - фирменная эмблема или логотип. Помимо этого, по желанию, на визитной карточке может быть изображена и фотография ее владельца. Визитные карточки никогда не подписывают, дата на них не проставляется.

Рекомендуется заказывать визитные карточки комплектом 200 - 300 штук. Меньшее количество - слишком быстро разойдется, большее - может оказаться непригодным при изменении статуса владельца или его координат.

Строгие требования, предъявляемые к оформлению официальных визитных карточек, соблюдаются по-прежнему лишь в дипломатической практике. Что же касается деловой практики, то здесь требования гораздо свободнее.

При выполнении визитной карточкой функции письменного послания в настоящее время в левом верхнем углу визитной карточки проставляются установившиеся в международном протоколе обозначения (начальные буквы соответствующих французских слов), указывающие на повод, по которому посылается карточка.

P.F. - поздравление с праздником;

P.F.N.A. - поздравление по случаю Нового года;

P.R. - выражение благодарности;

P.F.C. - выражение удовлетворения знакомством;

P.C. - выражение соболезнования;

P.P.P. - выражение соболезнования с готовностью помочь;

P.P. - для заочного представления;

P.P.C. - при прощании вместо личного визита (например, в случае длительного отпуска или окончательного отъезда из страны пребывания).

Если визитка посылается с цветами по случаю похорон никакие приписки не делаются.

Если визитка используется в качестве приглашения на неофициальный прием (завтрак, ланч, коктейль и др.), то вверху пишут фамилию, имя и отчество приглашенного, а внизу - место, число и время проведения приема (мероприятия).

При проведении мероприятий типа симпозиумов, конференций и т.п. используют большие визитные карточки - бейджи с указанием фамилии, имени, отчества, ученого звания, должности, организации, учебного заведения или научного центра.

Бейджи прикалывают на левой стороне груди и носят только в здании, где проходит мероприятие.

деловое общение визитка

3. Правила вручения визитных карточек

Обязательный атрибут первой личной встречи с деловыми партнерами - обмен визитными карточками. При знакомстве первым визитную карточку вручает младший по должности старшему; при равенстве статусов первым вручает визитную карточку младший по возрасту. При деловой встрече с иностранными партнерами первыми визитные карточки вручают хозяева. Обмен визитными карточками ведется строго по ранжиру, начиная с самых высокопоставленных членов делегации.

При вручении визитной карточки произносят вслух свою фамилию, а при получении - фамилию вручающего. Это делается во избежание в дальнейшем неправильного произношения.

При вручении визитных карточек принято обмениваться легкими поклонами. Представителями западных и ближневосточных стран визитку принято вручать правой рукой, а в азиатских странах, в частности в Японии, - обеими руками. Принимают карточки правой рукой или обеими руками.

Деловому человеку рекомендуется всегда иметь при себе не менее десяти своих визитных карточек. Наличие визитной карточки у сотрудников фирмы помогает общению с партнерами в соответствии с общепринятыми международными нормами делового этикета.

Если деловой человек хочет быть представлен определенному лицу, он может воспользоваться своей визитной карточкой и карточкой того человека, который хорошо знаком с тем, с кем данный человек хочет познакомиться. Тогда свою карточку и карточку посредника с надписью «Р.Р.» отправляют по почте или отвозят в офис сами. Инициатору знакомства положительный ответ на его послание отправляют по указанному им адресу визитной карточкой без надписей. После этого можно позвонить и договориться о встрече.

Визитные карточки, посылаемые по почте или с курьером вкладываются в специальный конверт, на которой от руки чернилами или на пишущей машинке указываются фамилия, имя и должность адресата. В один конверт на имя одного лица могут быть вложены несколько визитных карточек от разных лиц. Если в одном конверте посылаются визитные карточки сразу нескольким лицам, работающим в одной организации, то в левом верхнем углу каждой визитной карточки указывается фамилия лица, которому она адресована.

Визитные карточки, завозимые лично адресату ее владельцем, загибаются в соответствии с местной практикой. В России загибают правый верхний угол или правую сторону карточки по всей ширине. Фамилия лица, которому оставляется карточка не пишется. Если визитная карточка завозится лично, то это рассматривается как знак особого уважения к лицу, которому она предназначена.

На карточках отправленных по почте или с курьером загибов делать не принято - это считается грубым нарушением этикета.

На визитные карточки с буквами «Р.R.» и «Р.Р.С.» принято не отвечать. В ответ на визитные карточки с буквами «Р.С.», «Р.F.» и «Р.Р.Р.» посылают свою визитку с буквами «Р.R.», т.е. благодарят.

Ответ на полученные и завезенные визитки принято давать ответ визитной карточкой в течение 24 часов.

Если визитная карточка прилагается к подарку, ее вкладывают в коробку с подарком или в букет цветов.

Если в визитной пригласительной карточке в силу текстовой перегрузки текст не помещается, то можно использовать либо готовое приглашение, либо открытку, к которой крепится (прикалывается) визитная карточка.

При перемене адреса (или другой контактной информации) по почте или с курьером посылается старая визитная карточка, к которой приложена визитная карточка с новыми реквизитами.

Заключение

На сегодняшний день широкое распространение получили фирмы, занимающиеся имиджем организаций. Так, в США существует около 400 подобных консультационных фирм, а в Японии на обучение деловому этикету тратится ежегодно тратится около 700 млн долларов. Имиджмейкеры учат хорошим манерам, умению одеваться, проведению деловых бесед и переговоров, психологии деловых отношений.

Визитная карточка и ее грамотное использование - неотъемлемая часть делового этикета. Она представляет собой как «портрет» конкретной личности - руководителя или другого работника фирмы, так и фирмы в целом. В связи с этим обращаться с визиткой необходимо аккуратно: не следует ее заламывать (за исключением случаев, продиктованных деловым этикетом), мять.

Анализ визитной карточки (такая работа во многих крупных фирмах ведется постоянно) может дать дополнительную информацию о статусе ее владельца и организации, которую он представляет.

Литература

1 Деловой этикет / Б.В. Макаров, А.В. Непогода. - Ростов н/Д : Феникс, 2010. - 316, [1] с. - (Бизнес-класс). - ISBN978-5-222-16860-8 - 3.2.3.

2 Визитные карточки - необходимый атрибут делового человека - с. 119 - 124.

3 Этика деловых отношений : учеб. Пособие / Т.В. Мартова. - Ростов н/Д : Феникс; Новосибирск : ЭКОР-книга, 2009. - 252, [2] с. - (Высшее образование). - ISBN 978-5-222-15951-4 -6.3.

4 Правила оформления и вручения визитной карточки - с. 165 - 171.

Размещено на Allbest.ru