Правила оформления протокола

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

Введение

1. Протокол. Правило оформления протокола

2. Протокол заседания правления колхоза

Заключение

Список использованной литературы

Приложение: форма протокола

Введение

В своей работе я рассмотрю касающеюся темы: «Протокол, правило оформления протокола» вопросы, укажу основные моменты, на которые стоит уделить внимание, а так же подробно опишу правило оформления и заполнения протокола при проведении заседании коллегиальных органов. И конечно составлю список использованной литературы для того, чтобы читатель мог полностью с учетом этой работы подготовится по данной теме для экзамена или, для использования материала в своих целях, возможно для написания курсовой.

протокол заседание документ коллегиальный

Протокол. Правило оформления протокола

Протокол - организационно-распорядительный «документ», фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющее его как « документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Проведению заседания коллегиального органа предшествует большая подготовительная работа, в оде которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений (или постановлений) по каждому вопросу. Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случая, когда заседание стенографируется или проводиться магнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступления. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование ведомства, наименование учреждения (может быть наименование структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончание. Например, 12-14.03.93. Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года (в учебном заведение, может быть, учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже. Например, «совещание студсовета», «заседание комиссии», «собрание трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола распадается на две части: первую - вводную, содержащую указания председательствующего, секретаря, присутствующих и повестку дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь».

Председатель - Харченко В.И.

Секретарь - Филимонов С.Б.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например:

Присутствовали: 43 человека (список прилагается).

На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлоге «О» («ОБ»).

В ряде случаев, например при протоколирование заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вноситься в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка заседания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разбивают текст.

Слова СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки в абзаце. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке выступления.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанные в прениях, по такому протоколу невозможно.

Краткий протокол допустим только при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируется также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; приводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.

Протокол

заседания правления колхоза ______________(наименование хозяйства)

"______"_____________199__г.

Присутствовали члены правления:

1._______________________________ ф.,и.,о.

2._______________________________ ф.,и.,о.

3._______________________________ ф.,и.,о.

и т.д.

Заявитель__________________ф.,и.,о.

Повестка дня:

рассмотрение заявления тов._______________________ (ф.,и.,о.)

________________________________________________________

(должность, место работы, N отделения, бригады, фермы)

Слушали:

заявление тов._____(ф.,и.,о.)___________________ о выходе его из состава членов колхоза и предоставлении ему земельного участка и выдаче имущества в счет причитающейся стоимости фондовой акции.

Постановили:

. Вывести из состава колхоза ______________________ тов.__________

(наименование хозяйства) (ф.,и.,о.)

_____________________ в связи с организацией крестьянского (фермерского)

хозяйства с "____"______________199 г.

2. Предоставить тов.____________ земельный участок* общей

(ф.,и.,о.)

площадью _______га, в соответствии с принадлежавшим ему земельным паем.

При этом ________га, многолетних насаждений _______га, в соответствии с

принадлежащим ему земельным паем. При этом ____га в приусадебном фонде и _____га в производственном земельном массиве, расположенном _____________________________ (указать месторасположение деревни, села, поля) и дать согласие на изъятие земельного участка сверх установленного пая общей площадью ____га, в том числе _____га сельхозугодий, из них _____га пашни, _____га многолетних насаждений, ______га сенокосов и пастбищ.

3. Выделить тов.________________ (Ф.И.О.) в счет стоимости принадлежащей ему фондовой акции в сумме_______________ тыс.рублей следующее имущество (средства производства):

трактор (автомашину) - название марки, инв. N______ остаточной стоимостью___________________ тыс.рублей;

помещения - перечислить названия, инв. N______ остаточной стоимостью _____________ тыс.рублей перечислить на расчетный счет крестьянского хозяйства в банке до "_____"___________ 199 г.

Председатель правления ___________________ Ф.,И.,О.

Секретарь ___________________ Ф.,И.,О.

Печать

* При несогласии указать мотивировку отказа.

Пример: Протокол заседания правления колхоза

Заключение

Умение составлять протокол не маловажное значение. При составлении секретарем-референтом протокола, нужно учитывать правило составление протокола, а так же с учетом того какого уровня заседание или собрание принимать дополнительные решения.

Конечно, без профессиональных качеств трудно что-либо сделать. Так же для этого нужен талант, ведь не каждый может составить протокол в очень краткой форме, за время заседания и чтобы текст был понятен для всех.

Но, если познать правило составления протокола, то всё возможно.

Список использованной литературы

Правила составления и оформления служебных документов. - М.: "Москнига", 1986г.

Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе/ - М.: АО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997.

Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М.: Высшая школа, 1989.

Приложение:

ФОРМА ПРОТОКОЛА

Наименование

предприятия

ПРОТОКОЛ

"__"______ 199_ г.

Nо. ______________

__________________

__________________

__________________

Председатель - _______________________________________

Секретарь - ________________________________________

Присутствовали: ________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

Приглашенные: _______________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. _________________________________________________

_____________________________________________________________

2. _____________________________________________________

_____________________________________________________________

1.СЛУШАЛИ:

__________________________ - _________________________

(Ф.И.О., должность) (содержание доклада)

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

ВЫСТУПИЛИ:

___________________________ - __________________________

(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

___________________________ - ________________________

(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. _____________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

1.2. ______________________________________________

_____________________________________________________________

__________________________________________________________

Председатель ________________ / /

(подпись)

Секретарь ________________ / /

(подпись)

В дело Nо. _____

"__"________ 199_ г. _____________________

(подпись исполнителя)

Размещено на Allbest.ru