Реквізити ділових документів та особливості їх фіксації

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВА РОБОТА

на тему:

“Реквізити діловихдокументів та особливості їх фіксації”

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. РЕКВІЗИТИ ДІЛОВИХ ДОКУМЕНТІВ

1.1 Реквізити формуляра зразка

1.2 Вимоги до бланків

1.3 Оформлення сторінки

РОЗДІЛ 2. ТЕКСТ У ДІЛОВИХ ПАПЕРАХ

2.1 Вимоги до тексту та мови документа

2.2 Написання цифр і символів

ВИСНОВКИ

ДОДАТКИ

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

ВСТУП

Як тiльки людина навчилася накопичувати iнформацiю, у неї виникла потреба її фiксувати, тобто записувати. Пiд термiном,,iнформацiя” розумiють данi про особу, предмет, факт, подiю, явище i процес незалежно вiд форми їх подання. Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовують в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття «документ» багатозначне і залежить від того, у який галузі й для чого він використовується.

Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Як носiї iнформацiї вони сприяють полiпшенню внутрiшньої органiзацiї будь-якого пiдприємства чи установи, є пiдставою для прийняття рiшень, узагальнень, довiдково-пошукової роботи. Документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Важливе завдання нинішнього етапу -- спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. Цій меті служили затверджені стандарти системи організаційно-розподільчої документації: ДСТУ 6.38-72 (Основні положення) та ДСТУ 6.39-72 (Формуляр-зразок). Постановою Держкомітету стандартів СРСР від 27.03.90 № 622 замість цих ГОСТів введено в дію з 01.01.91 ДСТУ6.38-90. Він являє собою єдині, науково обгрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації.

Прийнятий стандарт вносить деякі доповнення та зміни у раніше встановлені правила, по-іншому розв'язує деякі питання складання та оформлення документів. ДСТУ 6.39-90 містить ряд нових вимог до оформлення окремих реквізитів, змінені розміри полів та ін.

Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.

Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до ДСТУ.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ДСТУ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

Об'єктом даної курсової роботи виступає документ, як засіб фіксації управлінської інформації, з усіма його реквізитами та правилами їх фіксації, що визначені в державних стандартах та інших нормативних актах.

РОЗДІЛ 1. РЕКВІЗИТИ ДІЛОВИХ ДОКУМЕНТІВ

1.1 Реквізити формуляра зразка

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.Сукупність певних реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром.

Реквізити бувають постійні (для виготовлення уніфікованих форм чи бланків документів) і змінні (які використовують під час їх безпосереднього укладання). Наявність того чи іншого реквізиту документа зумовлена назвою його виду, призначенням, змістом та підпорядкуванням вищому органу.Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту - це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.

Робоча площа документа - це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.

Береги документа - це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

У УСД ГОСТ 6.38-90 встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:

лівого - 20 мм (8 пробілів);

правого - не менше ніж 8 мм (3-4 пробіли);

верхнього - не менше ніж 10 мм (3-4 інтервали);

нижнього - не менше ніж 8 мм (2-4 інтервали).

Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39- 72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец»:

* лівого - 35 мм (13 пробілів);

* правого - не менше ніж 8 мм (3-4 пробіли);

* верхнього - 20 мм (4- 5 інтервалів);

* нижнього - не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм (для формату А5).

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег - це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній - для нанесення реквізитів 29, 30, 31.

Більшість документів умовно можна поділити па три частини:

1) заголовна (до неї відносять усі реквізити, що передують тексту);

2) основна (текст і додатки до нього);

3) оформлення (реквізити, що розміщують нижче від додатків).

Ряд документів, які видаються органами державної влади та державного управління, мають склад реквізитів, який впроваджено в законодавчих актах. Наприклад, паспорт, трудова книжка, акти громадянського стану. При розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, які входять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.

Формуляр-зразок -- це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:

01 -- зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим

02 -- зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

03 -- зображення нагород

04 -- код організації

05 -- код форми документа

06 -- назва організації вищого рівня

07 -- назва організації

08 -- назва структурного підрозділу організації

09 -- довідкові дані про організацію

10 -- назва виду документа

11 -- дата документа

12 -- реєстраційний індекс документа

13 -- посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

14 -- місце складення або видання документа

15 -- гриф обмеження доступу до документа

16 -- адресат

17 -- гриф затвердження документа

18-- резолюція

19 -- заголовок до тексту документа

20 -- відмітка про контроль

21 -- текст документа

22 -- відмітка про наявність додатків

23 -- підпис

24 -- гриф погодження документа

25 -- візи документа

26 -- відбиток печатки

27 -- відмітка про засвідчення копії

28 -- прізвище виконавця і номер його телефону

29 -- відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 -- відмітка про наявність документа в електронній формі

31 -- відмітка про надійдення документа до організації

32 -- запис про державну реєстрацію

Зображення Державного герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної ради України «Про Державний герб України»; герба Автономної Республіки Крим -- відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим.

Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів -- у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота -17 мм, ширина - 12 мм.

Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України.

На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного герба.

Зображення нагород відтворюють на бланках документів згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.

Код організації проставляють за ЄДРПОУ після реквізиту довідкові дані про організацію (09).

Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК010 вище реквізиту назва виду документа (10).

Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення -- повністю.

Назва організації -- автора документа, повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли вони -- автори документа, і розміщують нижче реквізиту 07.

Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо), їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.

Назва виду документа має відповідати переліку, форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації.

У листі назву виду документа не зазначають.

Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 29 січня 2001 року.

Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.

Реєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом, справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташованості цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

Місце складення або видання документа зазначають на всіх документах крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту «Довідкові дані про організацію», і розміщують на рівні або нижче реквізитів 11,12.

Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.

Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку.

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата--у давальному.

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено.

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

До реквізиту «Адресат» входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати правилам надавання послуг поштового зв'язку [13].

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я. по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному відмінку.

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати.

Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках,

Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту.

Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.

Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою «К», словом або штампом «Контроль» на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.

Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ.

Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством.

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Відмітку, про наявність додатків розміщують під текстом документа.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають.

На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додатки: згідно з описом на 67 арк.

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим. на першу адресу.

Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища. Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні.

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар.

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: «Виконувач обов'язків», «Заступник».

Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.

Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис». Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження.

Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління

Національного банку України

23.01.2001 №2

Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.

Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи яка підписала документ.

Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23.

Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.

Відмітку про виконання документа і направлення його до справи Ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа.про його виконання або коротку довідку про виконання, слова «До справи», номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.

Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. ҐГ ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітка про надійдення (зареєстрування) документа до організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби -- годину і хвилину) надійдення документа і реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітку про надійдення документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа.

Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади».Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці; розписка виконавця про одержання документа; хід виконання; додатки.

Розрізняють два основні види формулярів -- з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів (див. додаток №1 та №2).

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

1.2 Вимоги до бланків

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк -- це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, наказів, протоколів, листів.

Для виготовляння бланків організаційно-розпорядчих документів як основні треба використовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327 --А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм). Дозволено використовувати бланки АЗ (297 х 420 мм) і А6 (105 х 148 мм).

Бланки документів повинні мати такі береги, мм:

30 -- лівий;

10 -- правий;

20 -- верхній та нижній.

Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.

Бланки документів проектують відповідно до додатка №1, де у схемах позначено зафіксовані межі зон розташованості реквізитів. Кожну зону призначено для розташовування певних реквізитів.

Реквізити розміщують у межах, встановлених схемами, з допуском ± 2 мм.

Реквізит 01 розташовують над серединою реквізиту 06 (за його-відсутності --реквізиту 07). Реквізити 06, 07, 08, 09, 10, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:

- сцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);

- прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).

Встановлюють такі види бланків документів (зразки бланків документів наведено в додатку №4);

- загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначання у бланку назви виду документа), крім листа;

- бланк листа;

- бланк конкретного виду документа (із зазначанням у бланку назви виду документа), крім листа.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.

Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09,14. Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11,12,19, 20.

Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03. 04, 06, 07, 08, 09. На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21.

Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 10, 14, а також обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 1.9, 20.

На бланках організацій суб'єктів України, що мають право згідно із Законом України «Про мови в Українській РСР» використовувати поряд з українською мови національних меншин, друкують реквізити 06, 07, 08, 09 українською мовою та мовою національної меншини, на одному рівні поздовжнього бланка.

Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною.

Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано.

Залежно від характеру діяльності організації її бланки можна обліковувати. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим способом, рекомендовано розташовувати на нижньому березі зворотного боку бланка.

Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від 17 жовтня 1997 року з обов'язковим додержанням таких правил:

встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

реквізити заголовка розмішуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або паперовим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.

Трафаретний текст -- це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.

1.3 Оформлення сторінки

Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294x210) та А5 (146x210). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні поля: ліве -- 35 мм; праве -- не менше 8 мм; верхнє -- 20 мм; нижнє -- 19 мм (для формату А4) і 16 мм (для формату А5).

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні --на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано:

1) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

2) починати один рядок нового абзацу на сторінці,що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;

3) переносити слово на межі сторінок, слід переносити це слово на нову сторінку.

У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово “сторінка” не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні -- у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація -- це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація -- поділ на абзаци.

Абзац -- це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Середня довжина абзацу має бути 4 -- 6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення. Слід пам'ятати, якою б не була його довжина, абзац -- це внутрішньо замкнене смислове ціле, що виражає закінчену думку.

Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації -- комбінована (традиційна) й нова.

Комбінована (традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків -- слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система використання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною і будуватися за ознакою зростання.

Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:

1.після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;

2.номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу: розділи -- 1.; 2.; 3.; 4.;

3.номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою -- 1.2.; 1.3.;

4.номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою -- 1.1.1.; 1.2.2.;

5.номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою -- 1.1.1.1.; 1.2.2.2. і т.д.

Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів та дозволяє не вживати словесних найменувань і символів.

Під час рубрикації тексту слід дотримуватись таких правил:

1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;

2) застосувувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;

3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;

4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки.

формуляр документ службовий

РОЗДІЛ 2. ТЕКСТ У ДІЛОВИХ ПАПЕРАХ

2.1 Вимоги до тексту та мови документа

Основою будь-якого документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст -- це сукупність речень, об'єднаних у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.

Текст складається з таких логічних елементів:

1) вступу (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання та ін.);

2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);

3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, -- складним.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

1.Правильно і у певній послідовності розміщувати реквізити документа.

2.Текст викладати від третьої особи:

3.Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться...

4.Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

5.Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

6.Використовувати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

7. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...

8. Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

9. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки -- після опорного слова, вставні слова -- на початку речення).

10. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції -- Вами ще не висловлені пропозиції...

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...

11. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...

12. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

13. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

14. Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний…

Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством.

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

2.2 Написання цифр і символів

У текстах службових документах слід застосовувати стандартизовані одиниці величин та одиниці обліку, їхні назви й позначення.

Числа при одиницях величин та одиницях обліку слід давати цифрами. Коли однозначні числа не при одиницях фізичних величин стоять у непрямих відмінках або коли з кількісного числівника починається речення, рекомендується буквення форма чисел, наприклад: «Здійснити випробування семи труб завдовжки 12 м кожна.»; «Дібрати 15 труб для випробувань на тиск.». Числа до десяти рекомендується в текстах писати словами, а після десяти - цифрами: п'ять комп'ютерiв; 156 студентiв.

У разі зазначення інтервалу числових значень фізичної величиний при перелікові числових значень, виражених однією й тією самою одиницею фізичної величини, позначення одиниці наводять лише після останньої цифри, наприклад: Від 100 до 110 мм; 10...100 кг; 5,0; 5,5; 6,3 мм.

Ступінь точності цифрових значень величин, що наводяться в документі, має забезпечувати найбільшу їх інформативність; при цьому треба, щоб у ряду однотипних даних ступінь точності (кількість цифр після коми) був однаковим, наприклад: «...товщина сталевої гарячекатаної стрічки 1,50; 1,75; 2,00 мм».

Позначення одиниць слід указувати після числових значень величин і розміщувати в рядок із ними (не переносити на наступний рядок). Між останньою цифрою числа й позначенням одиниці слід залишати пробіл.

Багатозначнi числа розбиваються на класи по три цифри справа наліво і відокремлюються одна від одної проміжком в один знак. Чотиризначні числа не поділяються на класи. Наприклад: 10 513; 1997.

Не розбивають на групи цифри в числах, що позначають номер (після знака номера), в марках машин, механізмів, у позначеннях нормативних документів.

Цифри, як арабськi, так i римськi, відокремлюються вiд слів промiжком. Винятком є букви, що входять до складу словесно-цифрових позначень, які пишуться разом або через дефіс. Наприклад: будинок 7б; до справи 34Б; стереопрогравач «Діана П406С».

Порядковi числiвники мають відмінковi закiнчення, які пишуться через дефiс. Наприклад: 1-ша лiнія; 3-тє видання..

Якщо записаний цiлий ряд порядкових числiвникiв, то відмінкове закiнчення ставлять тiльки пiсля останньої цифри. Наприклад: 1, 2 i 3-й томи.

Порядковi числівники, що позначаються римськими цифрами, пишуться без вiдмiнкових закiнчень. Наприклад: II ґатунок; I курс.

Складнi прикметники, першою частиною яких є числiвник‚ що позначається цифрою, пишуть без вiдмiнкових закінчень через дефiс. Наприклад: 2-ступеневий; 5-поверховий.

Десятковi дроби, як і цілі числа, поділяють пробілами на групи по три знаки в кожній, але після коми в зворотному напрямі порівняно з цілими, наприклад: 25, 128 137; 3, 887 93; 42, 140 1.

Простi дроби пишуться через косу риску в одну лінію. Промiжка мiж чисельником i знаменником не роблять. Наприклад: 4/5; 2/3; 1/4.

У змiшаних дробах ціле число вiддiляють вiд дрбової частини iнтервалом в один знак. Налрмклад: 1 2/3.

Римські цифри вiд слiв відокремлюють промiжком. Наприклад:

ХХ століття.

Знаки “номер” (№); “параграф” (§) i “градус” (°) вiдокремлюють від цифри інтервалом: № 25; § 17; 45 °. Проте знак “за Цельсієм” (С) пишеться разом із знаком “градус”: 36,6 °С.

Символи “процент” (%), “хвилина” ('), “секунда” ('') пишуться разом iз цифрою: 110%; 30'; 30'20''.

Знаки “номер”, “параграф”, “процент”, “градус” у множині не подвоюються.

Арифметичнi знаки “плюс” (+), “мiнус”, “множення” (х), “дiлення” (:), знак “дорiвнює” (=) вiдокремлюютъ вiд цифри промiжком в один знак. Вони записуються тiльки з цифрами, у текстi -- словами.

Знак граничного вiдхилення (±) пишуть iз цифрою разом: ±0,43.

Між вiд'ємними та додатними величинами, якi означають кайні межi, знак “тире” не ставитъся. У цьому разі пишуть прийменники “вiд” i “до”. Наприклад: температура повітря пiднялася вiд -5 до +10 °С.

Показники степеня та iндекси пишуь разом iз цифрою: 10І; 25і.

Географiчнi та математичнi позначення пишутъ скорочено.

Міри довжини i ваги позначають вiдповiдно до метричної системи мір:

км (кiлометр), м (метр), дм (дециметр), см (сантиметр), мм (мелiметр),

т (тонна), ц ( центнер), кг (кiлограм), г (грам), мг (мiлiграм), млрд (мiльярд), млн (мiльйон), тис. (тисяча).

Мiри площi та об'єму скорочують так:

кмІ (квадратний кiлометр),

мі (кубiчний метр),

смі (кубiчний сантиметр).

У хiмічних формулах iнтервал між цифрами i буквами не роблять. Наприклад: Н₂О, Н₂SO₄.

ВИСНОВКИ

Підсумовуючи дану курсову роботу можна зробити такі висновки: діловодство -- це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ -- це свідчення культури виконавця. Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.Сукупність певних реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Реквізити бувають постійні (для виготовлення уніфікованих форм чи бланків документів) і змінні (які використовують під час їх безпосереднього укладання). Наявність того чи іншого реквізиту документа зумовлена назвою його виду, призначенням, змістом та підпорядкуванням вищому органу.Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

Ряд документів, які видаються органами державної влади та державного управління, мають склад реквізитів, який впроваджено в законодавчих актах.

Розрізняють два основні види формулярів -- з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів.

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.

ДОДАТКИ

Додаток №1 Бланк з кутовим розміщенням реквізитів

Додаток №2 Бланк з повздовжнім розміщенням реквізитів

Додаток №3

ДЕРЖКОМАРХІВ УКРАЇНИ

ЦЕНТРАЛЬНИЙ ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ГРОМАДСЬКИХ

ОБ'ЄДНАНЬ УКРАЇНИ

(ЦДАГО України)

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ

Держкомархів України

вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110,

Тел. 277-27-77, факс277-36-55

E-mail: mall@dkau.kiev.ua

Web: http://WWW.scarch.kiev.ua

Код ЄДРПОУ 00018490

__________№___________________

На №_________ від ______________

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ:

1. Бондарева Т.М. Секретарское дело. -- М.: Высш. шк., 1995.

2. Бурнашова Г.А. Делопроизводство. -- М.: Высш. шк., 1989.

3. Веселое П.В. Современное деловое письмо в промышленности. -- М.: Изд-во стандартов, 1990.

4. Воробьев Л.И., Щёкин Г.В. Делопроизводство, учет и отчетность в кадровой службе. В 5 ч. -- К.: ВЗУУП, 1990.

5. Головач А.С. Оформление документов. --К.; Донецк: Выщашк., 1983.

6. Демидова А.К., Смирнов Е.А. Коммерческая корреспонденция. -- М.: Русский язык, 1985.

7. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. -- К.: Либідь, 1998.

8. Коваль А.П. Ділове листування. -- К.: Либідь, 1992.

9. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. -- М.: ИНФРА-М, 1998.

10. Мурашко М.І. Довідник для підприємців-роботодавців та працівників відділу кадрів підприємств, установ та організацій. -- К., 1994.

11. Организация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. -- М.: ИНФРА-М, 1998.

12. Паламар Л.М., Кацівець Г.М. Мова ділових паперів. -- К.: Либідь, 1993.

13. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. -- К.: МАУП, 1997.

14. Пастори Л. Коммерческая корреспонденция: Пер. с нем. С.С. Курбатовой. -- Обнинск: Титул, 1995.

15. Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення. -- К.: МАУП, 1996.

16. Плотникова А. В. Деловая переписка с зарубежным партнером. --К.: МП "Мира", 1992.

17. Рожнов В.С. Загальне і кадрове діловодство. -- К.: ТКК "Персонал", 1996.

18. Секретарь-референт І Т.В. Кузнецова, Г.А. Андреева и др. -- М.: АО "Бизнес-школа", 1995.

19. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. -- М.: ПРИОР, 1998.

20. Типова інструкція з діловодства від 17.10.97 № 1153.

Размещено на Allbest.ru