Організація документообігу на підприємстві

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсова робота

Організація документообігу на підприємстві

Вступ

Термін «документообіг» на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. У даній роботі терміни «документообіг», «діловодство» та ін. розглядаються винятково в контексті організації роботи підприємства, установи чи організації. Відповідно терміни трактуються винятково з використанням загальнодержавних нормативних актів.

Документ є основою будь-якого обліку, що ведеться на підприємстві, чи то бухгалтерський, статистичний або оперативний. Вірна організація документообігу сприяє проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Незалежно від масштабів діяльності підприємства, потік оброблюваних документів досить великий. Рівень ділових процесів суттєво впливає на результативність функціонування будь-якого підприємства, на його оперативність, економічність, надійність функціонування підприємства в цілому. При раціональній організації документообігу підвищується продуктивність і ефективність праці, виконуваної працівниками підприємства, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління. Правильна організація документообігу є також досить важлива для становлення іміджу сучасної установи [14, с. 4].

Існуючий стан діяльності вітчизняних державних та господарських структур свідчить про необхідність удосконалення організації діловодства. Дається взнаки подекуди невисока компетентність кадрів та функціональних структур, що мають забезпечувати процеси створення документів різних видів, організації документообігу та зберігання документів в установі.

Разом з тим, одним з головних завдань сучасного діловодства визначено гармонізацію змісту вітчизняного управлінського діловодства із змістом загальноприйнятих (світових) норм управління документацією. Тому до проблеми організації документообігу посилено увагу ряду вітчизняних фахівців та провідних вищих закладів. Питаннями гармонізації та оптимізації організації документообігу займалися такі провідні вітчизняні вчені як Асєєв Г.В., Кавторєва Я.Ю., Котдієва Я. І., Митяев К.Г., Блощинська В.А. та інші.

Сьогодні є актуальним свідоме ставлення до питань опрацювання оптимальної моделі організації діловодства на підприємстві відповідно до чинного законодавства. Саме в цьому аспекті необхідно забезпечити вивчення таких аспектів:

1. Організація системи раціонального документообігу та ділового технологічного циклу на підприємстві.

2. Визначення найефективніших форм та методів документування управлінської діяльності.

3. Забезпечення системи організації та ведення службової документації в установах, організаціях різних типів та видів [9, с. 65].

Технологічна подібність діловодних процесів дозволяє сформулювати однакові вимоги до документів і організації документообігу на підприємстві. У зв'язку з цим рекомендації, викладені у цій роботі, можуть бути застосовані практично на будь-якому підприємстві або організації.

Об'єктом розгляду курсової роботи є система організації та ведення корпоративної документації.

Предмет - документообіг та діловодний технологічний цикл на підприємстві.

Мета - на основі теоретичних відомостей проаналізувати методику організації документообігу на прикладі підприємства ВАТ «Львівгазвидобув».

У процесі дослідження теми організації документообігу на підприємстві до неї було поставлено такі завдання:

- висвітлити основні теоретичні відомості щодо організації документообігу на підприємстві;

- визначити основні елементи документного циклу підприємства;

- дослідити особливості корпоративного документного обігу;

- проаналізувати дотримання вимог, які стосуються організації документообігу на підприємстві.

У ході написання роботи також були використані такі методи:-

метод аналізу;-

метод синтезу;

порівняльний метод;

узагальнення;

протиставлення.

1. Основні теоретичні поняття про документообіг на підприємстві

1.1 Поняття документообігу. Схеми руху документів

У процесі здійснення господарської діяльності підприємству доводиться мати справу з великою кількістю різних документів. Порядок їх обробки і руху на підприємстві з моменту створення чи одержання до здавання в архів, як правило, регламентується положеннями графіка документообігу, затвердженого наказом (розпорядженням) керівника підприємства. Графік документообігу обов'язково має бути погоджений з обліковою політикою, прийнятою підприємством.

Основні правила складання графіка документообігу, а також загальні норми і правила оформлення документів викладено в «Положенні про служби діловиробництва» та «Інструкції з організації діловиробничого процесу в закладі».

Графік документообігу може бути оформлено у вигляді схеми або переліку робіт щодо створення, перевірки й обробки документів, виконаних кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням взаємозв'язку і термінів виконання робіт [Див. додаток А].

Працівники структурних підрозділів підприємства заповнюють і додають документи, що відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожен виконавець одержує виписку з графіка, у якій перелічуються документи, що належать до сфери діяльності виконавця, і терміни їх подання до підрозділів підприємства.

Відповідальність за дотримання графіка документообігу, якісне задоволення (складання) документів, вірогідність відомостей, вміщених у них, несуть особи, які підписали документ.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу на підприємстві здійснює головний бухгалтер.

При організації документообігу підприємство стикається з такими поняттями:

Документ - інформація зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

Офіційний документ - документ, створений організацією або посадовою особою й оформлений у встановленому порядку.

Документообіг - рух службових документів на підприємстві (організації) від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання.

Реєстрація документів - фіксування факту створення чи одержання документів шляхом присвоєння їм порядкового номера і запису встановлених відомостей про них.

Бланк документа - це зафіксована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для за фіксування їх змінної інформації [ДСТУ 2732-2004].

У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити три групи документів:

внутрішні;

що надходять (вхідні);

що відправляються (вихідні).

Кожна з цих груп має свої особливості обробки і проходження. Порядок складання й узгодження внутрішніх документів не має істотних відмінностей від складання вхідних документів і включає ті ж операції, за винятком відправлення адресату.

Реєстрація може проводитись для всіх груп документів, але насамперед для вхідних. Багато підприємств не ведуть реєстрацію внутрішніх документів.

Робота з виконання і контролю виконання охоплює внутрішні, вхідні документи і тільки як виняток - вихідні. Від стадії формування справ усі групи документів проходять ті самі операції, крім вхідних документів, що, за рідкісним винятком, на архівне зберігання не передаються.

Процес руху документів від моменту їх створення (одержання) до моменту передання до архіву (знищення) можна подати у вигляді схеми.

Вимоги до потоків документів:

- рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

- принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача [4, с. 25].

Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документних потоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій. Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності, особовому складу в залежності від обсягу документообігу [Див. додатки Б-В].

Обсяг документообігу та вимоги до нього

Всі потоки обігу документів в організації рекомендується підраховувати. Загальна кількість документів, опрацьованих протягом календарного року називається документним масивом або обсягом документів організації за визначений період.

Обсяг документообігу - кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу. Облік обсягу документообігу здійснюється з метою отримання даних для розрахунку штатної чисельності діловиробничого процесу, вибору технічних засобів для механізації діло виробничих процесів, діяльності підприємства в цілому.

Окремо рахують вхідні, вихідні та внутрішні документи, з них примірники та копії, виготовлені шляхом оперативного розмноження. Вираховуються всі документи оскільки на виготовлення опій витрачаються кошти, експлуатуються технічні засоби та машинний час. Загальна кількість підрахованих документів записується дробом, де чисельник - кількість основних документів (внутрішні, вхідні та вихідні), а знаменник - кількість копій.

Облік обсягу документообігу найкраще здійснювати в певні періорди календарного року. Підраховувати спочатку щомісяця, щоквартально, за півроку, а вже потім - за рік. Це набагато спростить роботу в структурних підрозділах та проілюструє прогресію або спад чисельності документів на підприємстві в певні періоди діло виробничого процесу. Документальний вираз підрахунку чисельності документів - складання відомості даних про об'єм документа [8, с. 211].

1.2 Етапи документообігу

Документообіг включає в себе декілька етапів приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання. Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто» чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо). При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі. Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.

Попередній розгляд документів

Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідаю до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно. У ході попереднього розгляду документів варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів. Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення [16, c. 89]. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції. З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

Після розгляду документів канцелярія повинна їх зареєструвати.

Реєстрація документів

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документ із закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб. Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється. Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах тішу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо. Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації. За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках: для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передасться разом із документом. У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірника картки. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-ділові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів. У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки. За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

а) урядових документів;

б) наказів керівника установи з основного складу;

в) наказів щодо особового складу;

г) відряджень;

д) рішень колега установи;

е) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації. Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді). Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа. За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. Поступаючі документи фіксуються в «Журналі вхідної кореспонденції» [10, c. 211-214].

Наступною складовою документообігу є контроль за виконанням документів.

1.3 Контроль за виконанням документів та його терміни

Контроль за виконанням документів і прийнятті рішень - невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності і складова частина дідо виробничого процесу. Метою контролю є забезпечення своєчасного і якісного виконання документів (рішень, завдань і доручень), отримання оперативної інформації.

Стосовно контролю розрізняють дві групи операцій:

першу групу контрольованих операцій виконують самі курівники;

другу - діловиробничі служби підприємства.

Контролю підлягають всі документи, в яких визначені терміни виконання, виконавці та завдання. Обов'язковому контролю підлягають: накази, розпорядження, постанови подання та інші документи.

Дії з контролю включають в себе:

- поставлення документа на контроль;

- своєчасне направлення документа виконавцю;

- перевірка та регулювання ходу виконання;

- облік, узагальнення та аналіз результатів контролю;

- інформування керівника;

- підготовка матеріалів для зняття документів з контролю.

Кожен документ повинен виконуватися в терміни, зазначені безпосередньо в ньому, або терміни, визначені нормативними документами (інструкціями, положеннями). Терміни виконання вимірюються календарними днями з часу надходження документа, його підписання чи затвердження. За характером виконання документи поділяються на дуже термінові, термінові та безстрокові. Як правило, строк для виконання загальних документів не повинен перевищувати 30 днів (один місяць).В окремих випадках виконання документів може здійснюватись з відхиленням в межах 10 днів (одної декади). Більш тривалий термін може бути встановлений для документів, складених за характером виконання.

Терміни виконання можуть бути впроваджені, якщо виконавець з об'єктивних причин не може виконати доручення у вказаний термін. В такому випадку він зобов'язаний в день одержання документа або не пізніше як 3-5 днів до закінчення терміну звернутися з обґрунтованими пропозиціями про продовження строків до керівника, який написав контрольну резолюцію. Інакше документ вважатиметься не виконаним.

2. Аналіз основних вимог до організації документообігу та їх застосування на підприємстві ВАТ «Львівгазвидобув»

2.1 Система документообігу ВАТ «Львівгазвидобув»

документообіг бюрократизація скорочення

До системи документообігу підприємства «Львівгазвидобув» входять різноманітні документи - листи, договори, посадові інструкції, бухгалтерські звіти та інші документи, від яких залежить ефективність управління підприємством у цілому. Правила документообігу - один з важливих елементів облікової політики. Підприємство зобов'язане сформувати їх і затвердити. На мою думку, графік документообігу робити частиною наказу про облікову політику не доцільно. Краще записати у ньому: «Документування господарських операцій здійснюється згідно з графіком документообігу, який керівник організації затверджує окремим наказом». Тоді можна правити графік так часто, як це буде потрібно, на відміну від облікової політики. Адже будь-що змінювати у ній можна тільки з початку року, щоб перевірка не вплинула на документообіг.

Щоб надання перевіряльникам документів не вплинуло на нормальний документообіг, документи слід надавати у визначеній послідовності і тільки ті, які зазначені в посвідченні на перевірку відповідно до розпорядження ДПАУ «Про посвідчення на перевірку» від 20.05.97 р. До таких належать грошові документи, бухгалтерські книги, звіти, кошториси, декларації та інші документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків та інших платежів у бюджети, внесків до державних і цільових фондів. Може контролюватися наявність свідоцтва про державну реєстрацію суб'єктів підприємницької діяльності, спеціальних дозволів (ліцензій, патентів) на її здійснення, а також порядок проведення розрахунків із споживачами. Інспектор має право вимагати лише ці документи. А якщо йому необхідні ще й інші (листи, факси тощо), це повинно бути документально зафіксовано у новому розпорядженні. Усні вимоги в такій ситуації недійсні. Якщо податковий інспектор хоче ознайомитися з документами, які містять комерційну таємницю або конфіденційну інформацію відповідно до внутрішнього положення підприємства, йому слід повідомити, що це документи особливого виду таємності.

До документообігу у фізичних осіб ставлять такі ж вимоги до їх документації, як і до документів юридичних осіб, на мою думку, фізичні особи, при визначенні термінів зберігання своїх документів, повинні керуватися Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств (затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. №41 і зареєстрованим у Мін'юсті 17.09.98 р. за №576/3016). Норма відповідальності за умисне знищення, пошкодження або викрадення офіційних або приватних документів передбачена ст. 357 Кримінального кодексу: викрадення, привласнення, вимагання офіційних документів, штампів чи печаток або заволодіння ними шляхом шахрайства чи зловживання службовим становищем, їх умисне знищення, пошкодження чи приховування, а також здійснення таких самих дій щодо приватних документів на підприємствах, в установах чи організаціях незалежно від форми власності, вчинене з корисливих мотивів або в інших особистих інтересах, - караються штрафом до 50 н.м.д.г. (850 грн) або обмеженням волі на строк до трьох років. Грамотно побудована система документообігу не тільки спрощує роботу фінансово-економічної служби, але й дозволяє значно підвищити ефективність фінансового управління компанією [16, с. 25].

2.2 Регламентація документообігу

Документообіг є в будь-якій компанії - від невеликого магазину до великого холдингу. Але далеко не всі приділяють увагу його регламентації, хоча з розвитком бізнесу така робота стає необхідністю. Можливо, співробітники компанії не одразу звикнуть до того, що їхні дії регламентовані, проте це дозволить їм заощадити час при виконанні своїх обов'язків - а, отже, працювати ефективніше. Будь-яка компанія через зростання кількості співробітників і контрагентів стикається з потоками неструктурованої інформації. Без регламенту документообігу на будь-якому підприємстві будуть заплутані маршрути проходження і втрати документів, нечітка номенклатура справ і, як наслідок, проблеми з пошуком документів, веденням управлінського обліку, неможливість встановити взаємозв'язок між ними та одержати оперативний доступ до історії угод. Крім того регламент документообігу є інструментом підвищення дисципліни співробітників. Персонал доводиться навчати і роботи на комп'ютері, і правильного оформлення документів. Якщо працівник володіє цією навичкою, вміє звертати увагу на деталі, він стає дисциплінованішим. Для компанії це означає, що первинні документи вчасно потрапляють до офісу компанії, отже, можна контролювати і платежі, і роботу.

Отже з чого почати розробку регламенту:

1. При побудові будь-якої системи документообігу потрібно прагнути до мінімізації етапів узгодження та кількості документів, які вимагають затвердження. Перше, що слід зробити, - це закріпити за різними підрозділами переліки документів, з якими вони повинні працювати. Таким чином, технологічна документація не проходитиме через фінансову службу, а договір на купівлю IT-системи - через рекламний відділ. Досягти цього можна, залучаючи до створення регламентів керівників усіх функціональних підрозділів. Коли компанія вирішує впровадити CRM-систему, представники фірми-впровадника, як правило, вимагають скласти регламент документообігу. Це необхідна умова автоматизації процесів. Тому доцільно створити робочу групу за участі начальників відділів, через які проходять документи. Спільними зусиллями група створює форми та регламенти, які дозволяють одержати необхідну інформацію без зайвих втрат часу на оформлення та узгодження.

2. Кількість і призначення регламентів визначаються, насамперед, складом операцій, які виконуються в компанії, напрямами діяльності та специфікою бізнесу. Регламенти, як правило, розробляють різні відділи: загальний відділ - регламент з усіх вхідних та вихідних документів; договірний - регламент договірної роботи; фінансова служба - блок регламентів фінансових процедур. Регламенти визначають загальні принципи дій. З них зрозуміло, що повинно бути на виході, але не зазначено, як саме потрібно діяти. Для цього є інструкції - докладніші документи, у яких описано, що потрібно робити, у які терміни, хто відповідає за той чи інший процес і хто його контролює. Інструкції створюються для кожного відділу компанії. Для роботи з вхідними листами не потрібен регламент, достатньо інструкції. Щоб співробітникам було зрозуміло, як користуватися регламентом або інструкцією, у компанії проводяться тренінги. Спочатку документи розсилаються по усіх відділах, які беруть участь у процесі. Згодом усім співробітникам роз'яснюють схему роботи на прикладі одного зі складних поточних проектів, у т. ч. пункти, які можна тлумачити по-різному. За результатами таких тренінгів вносяться коригування і в регламенти, і в інструкції.

3. Один із найбільш трудомістких - регламент документообігу супроводу руху товарів. У ньому закріплений порядок та терміни подання документів від магазинів у офіс. Специфічний інвестиційний регламент визначає процедуру горизонтального узгодження етапів робіт між різними службами під час будівництва нових магазинів. Іншими словами, узгодження робіт проводиться і зі службами, зайнятими в будівництві, і з тими, хто працюватиме в них. У регламенті договірної роботи вказується, хто ініціатор контракту, які роботи повинні бути проведені, які документи вимагаються від постачальника й у який термін, що і з ким треба узгодити. У планово-бюджетних регламентах описані порядок та терміни формування бюджетів, склад учасників бюджетного процесу, їхні функції та відповідальність, методики коригування бюджетів та аналізу їх виконання тощо. У компанії доцільно розділити регламенти внутрішні (наприклад, бюджетний регламент) і зовнішні, призначені для роботи з клієнтами, у яких описується методологія проведення робіт і взаємодії з замовником. Регламент документообігу передбачає систему контролю потоків документів.

2.3 Контроль за потоками документів на підприємстві ВАТ «Львівгазвидобув»

Як контролює документообіг ВАТ «Львівгазвидобув»? Наведемо декілька прикладів контролю документообігу у компанії. Усі листи реєструються, а потім передаються заступникові генерального директора. Він розподіляє документи для виконавців і ставить позначку «ДО», якщо потрібний особливий контроль. Це означає, що до зазначеної на документі дати працівник повинен відзвітувати про виконання документа письмово або електронною поштою: які дії виконано, які результати і які проблеми виникли. Тільки після цього звіту будуть прийматися подальші рішення. Компанія ВАТ «Львівгазвидобув» має особливий бланк ідентифікації документів. Перед тим, як передати, наприклад, у бухгалтерію рахунок або рахунок-фактуру, накладну чи акт, у цьому бланку вказується, що це за документ, хто його склав, у рамках якого проекту та інше. Заповнює бланк співробітник, який працював з документом. Наприклад, інженер, який виїжджав для налагодження обладнання, або менеджер, який проводив переговори з замовником.

Одним з інструментів контролю документообігу є їх оцінка відповідно до заздалегідь визначених критеріїв, принаймні при реєстрації, взятті на контроль і знятті з нього, передаванні до архіву. Окремі елементи кожного з таких процесів вимірюються за кількістю документів, співробітників, зайнятих їх обробкою, часом обробки. Точність вимірів підвищується завдяки передаванню документів за маршрутами всередині компанії з використанням реєстрів - форми, яка давно застосовується в діловодстві. Реєстр можна складати як в електронному, так і в паперовому вигляді, у формі таблиці, яка містить інформацію про те, від кого кому, для яких цілей і в які терміни переданий документ. За необхідності можна включати до нього і додаткові відомості, наприклад, фактичний термін обробки документа. При цьому в регламенті закріплюється час обробки, що дозволяє спрогнозувати час його надходження на наступний етап маршруту. Використання реєстрів дозволяє нагромадити статистику обробки документів, а за результатами вимірів можна визначити, коли виникають проблеми і з чим вони пов'язані. Це може бути кадрове питання (співробітник не справляється, збільшився обсяг роботи), інфраструктурне (не вистачає копіювальної техніки) тощо. Безумовно, контролем і аналізом документообігу повинна займатися спеціальна служба або відділ. Регламенти документообігу важливо не тільки створити, але й підтримувати, інакше вони можуть втратити свою актуальність. Потрібно вчасно їх коригувати, якщо щось змінилося в процесах. Контроль може бути різним. Наприклад, якщо в термін не здано бюджети підрозділів, можна провести з відповідальним співробітником розмову. Якщо ж пропущені всі терміни і керівник повинен брати відповідальність на себе, не можна виключати накладення на співробітника штрафу. Коли мова йде про вчасно не узгоджений договір, його можна повернути на доопрацювання, попередньо з'ясувавши причини зриву термінів, або застосувати заходи адміністративного впливу - накладення штрафу, депреміювання. Спеціальний відділ контролю документообігу, на наш погляд, доцільно створювати лише у великих компаніях. Важливий зворотний зв'язок зі співробітниками компанії. На жаль, далеко не завжди з документів можна скласти уявлення про реальний стан справ. Тому щотижня доцільно збирати керівників відділів, обговорювати процес виконання проектів. Часто співробітники висловлюють те, що хоча й не відображено у документах, але є підставою для коригувань планів та бюджету компанії. Контролюючи документообіг, ми контролюємо бізнес-процес, відстежуємо його основні складові. Тому контролювати документообіг у певному процесі повинна людина, яка володіє ним, - функціональний керівник. Добре, якщо вдасться залучити співробітників компанії до контролю документообігу. Наприклад, співробітник, беручи участь у процесі, бачить, що передавання документа організоване не оптимально. Тоді він повинен поінформувати про це керівника - у т. ч. і тому, що можливі зриви ускладнюють його ж власну діяльність. Якщо зриви носять постійний характер, слід внести зміни до процедури документообігу. Як уникнути бюрократизації?

2.4 Скорочення бюрократизації документообігу на підприємстві

Надмірна бюрократизація документообігу ускладнює діяльність компанії. Як її уникнути? Від зайвого документообігу та узгоджень рятує делегування повноважень центрам відповідальності. Якщо в кінцевому підсумку за видавання пачки скріпок відповідає комірник, то віза генерального директора не потрібна. Керівник підрозділу може наділити підлеглих певними повноваженнями і не брати на себе вирішення усіх питань. Іноді робота декількох відділів перетинається, і регламент, створений одним відділом, суперечить регламентові іншого. Вихід з цієї ситуації тільки один - переговори. Якщо ж регламент створюється декількома відділами одночасно, то проводиться первинне узгодження шляхом його надсилання усім відділам. Кожен відділ готує свої зауваження, які обговорюються спільно. Можна також порекомендувати періодично, наприклад, раз на місяць, переглядати уже відпрацьовані документи. Якщо очевидно, що без одного з них можна обійтися, наступного разу такий документ вилучається з «ланцюжка» документообігу. Коли регламент розробляють співробітники, які ініціюють створення документів, зайві «ланки» з ланцюжка проходження документів виключаються. Але жоден регламент не може бути абсолютно відпрацьованим. Тому в ньому слід передбачити і можливість відхилення від процесу, тобто врахувати результати його порушення. Ані випадки прийняття вольових рішень, ані процедури адміністративного впливу не повинні залишатися поза межами регламенту. У ньому слід прямо зазначати, як потрібно діяти у разі відхилень чи порушень.

Висновки

На кожному підприємстві відбувається постійне обертання документів незалежно від їх кількості. Чим більшим є обсяг документної інформації, тим складнішою є організація документообігу. Правильна організація документообігу, у свою чергу, сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.). Рух документів на підприємстві вироблений раціональною практикою і забезпечується дотриманням основних умов до потоків документів:

документ може однократно перебувати в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача.

Сьогодні документообіг є на кожному підприємстві. Часто компанія стикається з неконструктивною інформацією через зростання кількості співробітників і контрагентів. Саме тому компанія повинна розробити регламент документообігу, що дозволить заощадити час та працювати ефективніше. Регламент є також засобом підвищення дисципліни співробітників.

При дослідженні організації документообігу на підприємстві ВАТ «Львівгазвидобув '' мною були виявлені найбільші порушення саме в його регламентації. Сьогодні, коли технології дозволяють ефективніше та швидше опрацьовувати великі документі потоки, перехід на автоматизовану систему документообігу дозволить набагато пришвидшити управлінські процеси та оптимізувати документообіг в цілому.

Список використаної літератури

1. ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа: Терміни та визначення понять. - К.: Держспоживстандарт України, 2005. - 111 с.

2. Правила роботи архівних органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. - Затверджено від 16.03.2001. - Державний комітету архівів України. - 43 с.

3. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. - К.: КМУ. - 2000. - 94 с.

4. Асєєв Г.В. Концептуальні підходи до проблем управління документацією // Вісник Книжкової палати. -2006. - №11. - С. 25.

5. Асєєв Г.В. Методологія корпоративного документообігу: схеми і вимоги до них // Вісник Книжкової палати. - 2006. - №3. - С. 29-32.

6. Асєєв Г.В. Методологія корпоративного документообігу: технологічність управління та опрацювання даних // Вісник Книжкової палати. - 2005. - №9. - С. 26-30.

7. Асєєв Г.В. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи // Вісник Книжкової палати. - 2004. - №4. - С. 26-29.

8. Блощинська В.А. Сучасне діловедення. Навч. посібн. - Івано-Франківськ: Полум'я, 2000. - 269 с.

9. Виноградова О.Б. Науково методичні засади навчальної дисципліни «Діловодство'' // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2005. - №1. - С. 65-67.

10. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. Навч. посібн. - К.: Либідь, 1998. - 256 с.

11. Ділові папери та документи підприємницької діяльності/ Упоряд. В.Л. Куліні-ченко. - К.: Укр. центр духовної культури, 1996. - 144 с.

12. Євтушевський В.А. Основи корпоративного управління: Навч. посібн. - К.: Знання-Прес, 2002. - 285 с.

13. Кавторєва Я.Ю. Документообіг: організація та ведення. - 5-те вид., перероб. і доп. - Х.: Фактор, 2004. - 220 с.

14. Котдієва Я. І. Документообіг: організація та ведення. - 3-тє вид., перероб. і доп. - Х.: Фактді, 2002. - 163 с.

15. Кушнаренко Н.Н. Документоведенние: Учебник. - 4-е издан., испр. - К.: Знання, 2003. - 459 с.

16. Левицька Н.І. Як ефективно «оптимізувати» документообіг // Галицькі контракти. - 2006. - №3. - С. 25.

17. Методичні вказівки до виконання курсових робіт з дисципліни «Діловодство'' для студентів усіх форм навчання/ Пахомов В.М. - Івано-Франківськ: Факел, 2000. - 72 с.

18. Митяев К.Г. Документоведение, егозадачи и перспективи розвития // Вопросыархивоведения. - 1984. - №2. - С. 32.

19. Нілова І. В. Окремі поняття теорії документознавства // Вісник книжкової палати. - 2005. - №7. - С. 29-30.

20. Организаияроботы с документами: Учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА, 1998. - 575 с.

21. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. - К.: МАУП, 1997. - 344 с.

22. Пікульський В.О., Дубова С.Ю. Автоматизація документообігу в органах державного управління: етапи впровадження // Вісник Книжкової палати. - 2006. - №2. - С. 33-35.

Размещено на Allbest.ru