Организация документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru

Академия труда и социальных отношений

Екатеринбургский филиал

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПО ДИСЦИПЛИНЕ Аудит и контроллинг персонала

НА ТЕМУ: Организация документооборота

Выполнила: Андреева Е.В.

Заочный факультет

Екатеринбург

2012

 Документооборот -- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

Существует пять основных этапов документооборота:

1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции.

2. Передача документа в бухгалтерию.

3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка.

4. Обработка документа в бухгалтерии, которая включает:

1. таксировку (расценку)

2. группировку

3. контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов)

5. Сдача документов на хранение в архив

Документооборот в организации - это движение документов от их составителя до исполнителя и отправки в архив по выстроенным информационным цепочкам. Данный процесс выполняет несколько функций в делопроизводстве:

· обеспечение коммуникации между структурными подразделениями компании;

· первичная регистрация (учета) всех хозяйственных операций;

· информационное обеспечение и инструмент контроля для аппарата управления.

График документооборота

График документооборота - это схема движения первичных документов в организации с момента их выписки до сдачи на хранение. Каждое предприятие составляет и утверждает его самостоятельно. Задача графика заключается в построении рационального документооборота, который обеспечивает оптимальное количество подразделений, исполнителей, а также минимальный срок для прохождения (учета) каждого первичного документа.

Результатом правильного составления графика является:

· наилучшее распределение должностных обязанностей между сотрудниками;

· усиление контрольных функций учетных операций;

· ускорение движения документов.

Ответственность за разработку документов, их своевременную передачу согласно графику и достоверность отражаемой информации несут лица, которые их составили и подписали.

Виды документооборота

В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, различают следующие виды документооборота:

· Управленческий. Включает этапы сбора, анализа и обобщения информации для составления оперативных, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на основе которых осуществляется принятие стратегических решений и контроль над их своевременным исполнением;

· Финансовый. Охватывает все операции делопроизводства и позволяет организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами и т.д.), участвующей в бизнес-процессах;

· Кадровый. Подразумевает сбор и регистрацию информации, связанной с учетом кадров организации: о приеме, переводе, изменении должности и увольнении сотрудников, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, штатных расписаниях, должностных инструкциях и т.д.

· Технический. Координирует информационные потоки для подготовки и поддержки жизненного цикла проектной документации (создания, оформления, согласования, утверждения, внесения поправок и архивирования); документооборот график организация

· Архивный. Обеспечивает в процессе делопроизводства своевременную передачу документов на архивное хранение и их учет согласно номенклатуре дел, которая пересматривается ежегодно.

Собственно документооборот может быть двух типов:

· универсальный - автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации. Справедливо было бы его называть аморфным или беспорядочным документооборотом;

· операционный - ориентированный на работу с документами, содержащими операционную атрибутику, вместе с которой ведется слабоструктурированная информация.

Способы организации документооборота

Существуют следующие способы учета документации:

Бумажный. Означает, что все финансово-хозяйственные операции отражаются в документах, которые оформляются только на бумажном носителе с указанием обязательных реквизитов и удостоверяются подписями составителей. Такой способ требует существенных затрат времени и материальных ресурсов на создание, обращение и хранение документации. Также имеется риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя.

Электронный. Подразумевает, что все бизнес-процессы регистрируются в документах, не имеющих оригинала на бумажном носителе, только в электронном виде. Для обеспечения документов юридической силой применяются электронно-цифровые подписи, которые защищают от плагиата и искажения документации. Такой способ учета позволяет минимизировать время на создание документов и усилить контроль над их перемещением.

Смешанный. Предполагает, что согласование и утверждение документов осуществляется на бумажном носителе, а подготовка и передача между структурными подразделениями или сотрудниками выполняется с помощью компьютеров. При этом юридическую силу имеет оригинал документа на бумажном носителе. Данный способ обеспечивает оптимизацию графика движения документации на предприятии.

К основным преимуществам электронного документооборота можно отнести следующие:

· Полный контроль за перемещением и эволюцией документа, регламентация доступа и способ работы пользователей с различными документами и их отдельными частями.

· Уменьшение расходов на управление за счет высвобождения (на 90% и более) людских ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, снижение бюрократической волокиты за счет маршрутизированного перемещения документов и жесткого контроля за порядком и сроками прохождения документов.

· Быстрое создание новых документов из уже существующих.

· Поддержка одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращение его потери или порчи.

· Сокращение времени поиска нужных документов.

Источники

1. http://ru.wikipedia.org/wiki/

2. http://www.i-teco.ru/dokumentooborot-v-organizacii.html

3. http://citforum.ru/database/oraclepr/oraclepr_02.shtml

Размещено на Allbest.ru