Аналіз та оцінювання організаційних структур управління

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Аналіз та оцінювання організаційних структур управління

Вступ

Організаційна структура управління в системі менеджменту постійно змінюється під впливом факторів внутрішнього і зовнішнього середовищ, а також результатів виробничо-господарської діяльності підприємства. Постійними є аналіз та оцінювання діючих організаційних структур управління з метою їх удосконалення.

Існує декілька способів аналізу та оцінювання організаційної структури управління: експертний, аналогій, структуризації цілей і завдань, організаційного моделювання, структурних еволюційних порівнянь.

1. Способи аналізу та оцінювання організаційної структури управління

1.1 Експертний спосіб

Сутність його полягає у попередньому дослідженні чинної структури управління, виявленні недоліків і характерних особливостей. Для цього проводять діагностичне дослідження системи менеджменту з метою порівняння фактичних значень відповідних показників з нормативними (плановими). Їх аналіз дає змогу виявити недоліки в організаційних структурах управління і резерви щодо їх удосконалення. Цю роботу підсилюють індикативним аналізом, завданням якого є вивчення поведінки діючої системи в динаміці, тенденцій її змін, а також причин, які їх зумовлюють. З розвитком кількісних методів аналізу, усунення недоліків нормативної бази роль цього способу знижується.

1.2 Спосіб аналогій

Передбачає використання організаційних структур і форм управління, що виправдали себе на інших підприємствах. Найчастіше цей спосіб застосовують щодо підприємств подібних за розміром, видами продукції, типом виробництва, складністю продукції тощо. Спосіб аналогій передбачає розроблення і застосування стандартних інструкцій, типових структур управління, норм керованості, функцій управління, розрахункових формул для визначення необхідної чисельності управлінських працівників. Його використання зумовило певну уніфікацію організаційних структур управління, упорядкування штатних розкладів, регламентацію адміністративно-управлінської діяльності на підприємствах. Оскільки в процесі ринкових перетворень зростають вимоги до побудови організаційних структур, визначення чисельності працівників за функціями управління, кваліфікації спеціалістів з організування управлінських процесів, то це звузило сферу застосування способу аналогій. До нього вдаються здебільшого на початковій стадії функціонування підприємства. При цьому важливим є встановлення груп однорідних підприємств, які визначають на основі обсягів і складності робіт з управління. Для кожної групи розробляють типову організаційну структуру, проекти універсальних рішень щодо побудови апарату управління.

1.3 Спосіб структуризації цілей і завдань

Має на меті розгляд організації як багатоцільової системи, а також структуризацію цілей і проблем організації за певними ознаками, які беруть за основу при визначенні видів діяльності, функцій, складу управлінських робіт. Групування управлінських робіт дає змогу сформувати структурні підрозділи та зорієнтувати їх діяльність на досягнення конкретної виробничо-господарської мети.

1.4 Способи організаційного моделювання

Базуються на використанні формальних показників системи управління і створенні відповідних моделей. Ефективним є підхід, в основі якого -- декомпозиція інформаційного процесу, пов'язаного з управлінськими роботами. При цьому визначають місця, які потребують управлінського впливу, встановлюють періодичність і черговість впливів, склад і обсяги інформації, необхідні для цього технічні засоби тощо. З урахуванням особливостей функцій та процесів управління (їх націленості, періодичності, трудомісткості тощо) встановлюють чисельність працівників, їх підпорядкованість під час виконання управлінських робіт, склад підрозділів апарату управління. До організаційного моделювання належать способи, які використовують параметричні залежності об'єкта і суб'єкта управління. Для цього визначають залежність параметрів керуючої системи від виробничо-технічних факторів, щільність їх зв'язків, досліджують кількісні характеристики системи управління та імітують різні ситуації управлінської діяльності. Все це розширює можливості системного аналізу, забезпечує вивчення і прогнозування організаційних змін у системі управління на перспективу, ефективне розв'язання проблем, що постають під час виробничо-господарської діяльності. З цим пов'язані вибір раціональної організаційної структури управління підприємства, служби, цеху, дільниці, визначення обґрунтованого рівня централізації та децентралізації управління на основі конкретних виробничих умов, розподілу відповідальності, підходів до прийняття управлінських рішень тощо.

1.5 Спосіб структурних еволюційних порівнянь

В його основі такі положення:

-- необхідність оцінювання організаційної структури управління в процесі її розвитку (з урахуванням змін, удосконалень, уточнень тощо);

-- необхідність комплексного застосування під час оцінювання організаційної структури управління всіх способів -- експертного, порівнянь та аналогій, структуризації завдань і цілей тощо;

-- побудова порівняльної моделі організаційної структури на основі оцінювання відповідності функцій, відповідальності та повноважень посадових осіб виробничо-господарським цілям підприємства, а також на засадах очікування (прогнозування) зміни цілей, завдань і результатів виробничо-господарської діяльності;

-- врахування при формуванні результатів оцінювання організаційної структури управління всієї сукупності факторів внутрішнього і зовнішнього середовищ організації та їх прогнозованих змін.

Отже, за основу оцінювання організаційних структур управління необхідно брати підхід, який забезпечує комплексне використання способів і враховує різноманітні фактори внутрішнього і зовнішнього середовищ в умовах розвитку.

Застосування способу структурних еволюційних порівнянь вимагає кваліфікованого аналізу організаційних структур управління підприємств та їх підрозділів. На початковій стадії необхідно вивчити існуючу організаційну структуру управління, дотримуючись такої послідовності:

-- визначення об'єкта дослідження (конкретної організаційної структури управління);

-- коротка характеристика організації;

-- формулювання місця і ролі організації;

-- визначення переліку робіт, які підлягають виконанню при здійсненні аналізу;

-- вибір і затвердження методики проведення робіт;

-- розроблення календарного плану-графіка робіт, у якому фіксують їх перелік і терміни виконання, відповідальних виконавців, порядок проведення аналізу;

-- обґрунтування форми подання аналітичного матеріалу і звітності.

2. Джерела та критерій для аналізу оцінювання організаційних структур управління

Джерелами отримання інформації для аналізу можуть бути організаційна структура управління підприємствами, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції, штатний розпис підрозділів, основні техніко-економічні показники діяльності підприємства, результати опитування працівників, нормативно-довідкові матеріали, накази і розпорядження керівництва, матеріали із зарубіжного досвіду тощо.

Важливим критерієм, за допомогою якого оцінюють ефективність організаційної структури управління, є ступінь досягнення цілей підприємства при заданих обмеженнях матеріальних, трудових, фінансових ресурсів і термінів виконання. Використання наявних ресурсів характеризується показниками виробництва і реалізації продукції, задіяння основних фондів і трудових ресурсів, величиною отриманих прибутків, рентабельності виробництва тощо. При цьому зважають на повноту та успішність виконання управлінських робіт. Так, відсутність в організаційній структурі управління підприємством підрозділів з маркетингу, перспективного розвитку підприємства, зовнішніх зв'язків, лабораторії економічного аналізу унеможливлює використання багатьох функцій управління, а відповідно досягнення оптимальних показників діяльності підприємства, забезпечення його конкурентоспроможності. У процесі аналізу використовують такі показники, як тривалість циклу управління, трудомісткість управлінських робіт, структуру трудомісткості загальних і конкретних функцій менеджменту, рівень автоматизації та комп'ютеризації тощо. Особливо важливим є оцінювання відповідності організаційної структури управління перспективним завданням розвитку організації на засадах використання показників, які характеризують склад і структуру управлінських рішень. Доцільно аналіз організаційної структури управління підприємством проводити у три етапи:

1) Встановлення ступеня відповідності організаційної структури управління місії та цілям організації з урахуванням її особливостей.

2) Аналіз побудови організаційної структури управління.

3) Узагальнення інформації та обґрунтування висновків.

Аналізу підлягають результуючі показники діяльності організації, які відображають динаміку кількісних показників виробництва і реалізації продукції, собівартості прибутку і рентабельності тощо. Узагальнення досвіду підприємств дає змогу побачити невикористані можливості, резерви виробництва.

оцінювання організаційний структура управління

3. Послідовність оцінювання відповідності організаційної структури

Оцінювання відповідності організаційної структури системам управління, цілям, завданням і перспективам розвитку підприємства здійснюють у певній послідовності. Спочатку встановлюють тип організаційної структури управління (товарна, регіональна тощо). Потім розробляють матриці цілей (завдань) підприємства і порівнюють їх за допомогою табл. 1 з існуючою організаційною структурою. Умовними позначеннями, наприклад знаком «+» або «-», на основі розрахунку відповідних часток визначають участь у вирішенні конкретних завдань. Матричні таблиці заповнюють у розрізі підрозділів апарату управління та підприємства загалом.

За допомогою такого підходу визначають завдання, які має вирішувати апарат (структурна ланка) управління, проблеми, що вирішуються не в повному обсязі або недостатньо якісно (не відповідають призначенню ланок), неправильне підпорядкування ланок, функції, що дублюються кількома ланками (через невстановлені лінійні і функціональні зв'язки).

На другому етапі з'ясовують, наскільки раціональними є побудова організаційної структури управління, функції та завдання підрозділів в управлінських процесах, їх аналіз проводять за такими напрямами:

-- оцінювання функціональної, ієрархічної і скалярної (кількісної) структури апарату управління;

-- аналіз кількості підрозділів (ланок) та якості їх функціонування;

-- оцінювання взаємозв'язків підрозділів апарату управління і виконавців.

Таблиця 1. Реалізація цілей підприємства в межах існуючої організаційної структури управління

Предметом аналізу є й горизонтальний і вертикальний розподіл управлінських повноважень. При цьому встановлюють:

-- ступінь централізації виконання функцій менеджменту;

-- рівень спеціалізації та концентрації в підрозділах апарату управління;

-- технологію процесів управління;

-- необхідні функції для управління конкретним об'єктом;

-- фактично виконувані функції управління;

-- функції управління, передбачені статутними, інструктивними, директивними документами тощо.

Перелік фактично виконуваних функцій управління доцільно визначати за результатами опитування керівників і спеціалістів, анкетування, вивчення наказів і розпоряджень менеджерів, а також безпосередніх спостережень за управлінською діяльністю. Для відображення висновків варто використовувати табл. 2.

Таблиця 2

Перелік і характеристика фактично виконуваних функцій менеджменту

На підставі отриманих даних складають матрицю функціонального розподілу повноважень в апараті управління (табл. 3).

Таблиця 3

Функціональний розподіл в апараті управління

Оцінивши зафіксовані в матриці дані, з'ясовують ступінь участі підрозділів у виконанні робіт, компетенцію менеджерів, раціональність розподілу функцій між ними. Дані матриці можуть доповнюватися додатковою інформацією, інструктивними матеріалами тощо. Все це дає змогу дійти висновку, наскільки доцільними є існуючий розподіл повноважень, ефективність управління, а також отримати інформацію про невиконані функції управління, дублювання або нераціональний розподіл робіт між підрозділами, менеджерами й іншими посадовими особами, витрати на виконання управлінських робіт, резерви їх скорочення.

Деталізація функціонального розподілу повноважень між менеджерами та іншими посадовими особами конкретних підрозділів відбувається з допомогою матриці функціонального розподілу повноважень у підрозділі (також складають таблицю). На основі таблиці визначають склад виконавців у відділі, перелік робіт, які належить виконувати, особливості розподілу робіт між виконавцями, доцільність їх закріплення за конкретними посадовими особами.

Порівняльний аналіз функцій управління доцільно завершувати розрахунками таких показників:

1. Коефіцієнт охоплення повноважень за певною функцією менеджменту (К₀)

2. Коефіцієнт дублювання управлінських робіт у межах певної функції управління (К_д)

3. Коефіцієнт концентрації управлінських робіт у межах певної функції менеджменту (К_к)

4. Коефіцієнт централізації функції управління (К_ц)

Аналіз коефіцієнтів завершує процес оцінювання існуючої на підприємстві функціональної системи в організаційній структурі управління.

У процесі оцінювання лінійних зв'язків у структурі управління фактичну кількість рівнів управління порівнюють з аналогами, в ролі яких можуть бути лінійні структури управління успішних вітчизняних і зарубіжних підприємств. При аналізі встановлюють:

-- чисельність менеджерів та інших посадових осіб на рівнях управління;

-- перелік повноважень на конкретних рівнях управління;

-- розподіл (фактичний та очікуваний) управлінських робіт на рівнях управління;

-- трудомісткість управлінських робіт на рівнях управління.

Завдяки аналізу лінійних зв'язків у структурі управління встановлюють: інформаційне забезпечення підрозділів у процесі реалізації функцій управління, перелік вихідних документів і споживачів інформації, показники кількісної характеристики інформаційних потоків, якість лінійного управління та напрями його удосконалення.

Отже, застосування способу структурних еволюційних порівнянь забезпечує всебічний аналіз кількісних і якісних характеристик організаційних структур управління, оцінювання їх відповідності найкращим вітчизняним і закордонним аналогам та вибір шляхів ефективної побудови організаційних структур управління в системі менеджменту конкретних підприємств.

Список використаної літератури

1. О.М. Кузьмін «Менеджмент організацій». - 2001.

2. М.О. Стадник «Основи економічної теорії». - 2004.

3. О.Д. Борисенко «Основи менеджмент». - 2000.

Размещено на Allbest.ru