Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа по предмету

«Основы менеджмента»

По теме «Сущность и процесс контроля»

Введение

Актуальность темы определяется возрастанием роли контроля в экономике страны.

Цель данной работы заключается в том, чтобы определить роль контроля в управлении предприятием.

Достижение цели подразумевает решение следующих задач:

o раскрыть сущность и смысл контроля;

o изучить виды, методы и принципы контроля;

o рассмотреть негативные проявления контроля;

o изучить характеристики эффективного контроля.

Объект исследования - процесс управления и контроля экономики в РБ; отношения между государством и фирмами.

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, (цель/цель), ход выполнения плана (цель/будет), прогнозы (будет/будет), развитие процесса (будет/есть).Контроль является одной из основных функций управления. Он включает деятельность по формированию его стандартов, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов.

Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления планирование, контроль, отчетность, менеджмент.

Сущностью контроля является выработка и осуществление эффективного и своевременного управляющего воздействия для обеспечения заданной эффективности достижения цели деятельности. Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса. Процесс контроля состоит из установленных стандартов, измерения фактически достигнутых результатов.

Конечным результатом, целью контроля является выработка и осуществление эффективного управляющего воздействия, которое должно свести к нулю, исключить отклонение от плана.

Систему контроля необходимо конструировать так, чтобы предотвратить поведение, ориентированное на проверяющих.

Чтобы результаты контроля можно было оценить наиболее эффективно, конечные цели, ключевые результаты должны быть хорошо определены. С точки зрения оценки результатов коммерческой деятельности контроль направлен на оценку стратегических альтернативных вариантов, долгосрочных ключевых результатов, степени их достижения прежде всего в разрезе года. Это оценивают на уровне фирмы, подразделения, работника. Контроль должен быть направлен на результаты как коммерческой, так и вспомогательной деятельности. Руководитель на стадии контроля должен анализировать и управленческое поведение. Наилучшим является сочетание напористости и гибкости. Худший вариант - агрессивность и вялость.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Глава 1. Контроль. Его сущность и виды

Слово «контроль», как и слово «власть» рождает, прежде всего, отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает, прежде всего, ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. -- в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно.

Контроль -- это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.

В теории менеджмента, как и в его практике, встречается большое количество интерпретаций понятия функции контроля и контроля в целом:

- Контроль - процесс установления отклонений от предусмотренных величин и действий людей в хозяйственной деятельности;

- Контроль - процесс проверки и сопоставления того, что есть, с тем, что должно быть достигнуто;

- Контроль - процесс обеспечения достижения организацией поставленных целей путем сравнивания полученных и запланированных результатов.

Существует три аспекта управленческого контроля:

o установление стандартов -- точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;

o измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;

o подготовка необходимых корректирующих действий.

Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели вырастают из процесса планирования. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должны быть выполнены работы, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Например: легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов, так как они поддаются количественному измерению. На этапе измерения достигнутых результатов определяется масштаб допустимых отклонений, измерение результатов, передача информации и ее оценка. В соответствии с принципом исключения, только, существенные отклонения от заданных стандартов должны вызвать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой. Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты - это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Третий этап контроля, вступающий в силу после того, как менеджер вынесет оценку создавшейся ситуации. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Ничего не предпринимать. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать.

Устранить отклонения путем улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов.

Принципы контроля:

Принципы представляют собой нечто устойчивое, имеющее непреходящее значение. Принцип - это руководящая идея, начальная точка опоры, отсчета. Принцип по своей природе объективен, по способу формулировки, выделения из объективной реальности - он субъективен. Формулируется принцип умственным, спекулятивным путем. Поэтому иногда принципы тоже изменяются, образно говоря “проверяются на принципиальность”. Поэтому было бы ошибочно считать принципы контроля неизменными.

Пересмотр стандартов. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

Различия между внешним и внутренним контролем. Как известно, контроль делится на внутренний и внешний. Внешний контроль осуществляется руководством или специальными сотрудниками - контролерами. В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой и ее результатами и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.

Выделяют следующие виды контроля:

1. предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления -- реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок);

2. текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь;

3. заключительный контроль. Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность.

Технология контроля осуществляется по следующей схеме:

· выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка);

· определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля);

· установление норм контроля (этические, производственные, правовые);

· выбор методов контроля (диагностический, терапевтический, предварительный, текущий, заключительный);

· определение объема и области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый, качества продукции).

Общее содержание (задачи) контроля:

1. проверка значений контролируемых параметров в определенных точках контроля;

2. выработка управляющего воздействия в случае несоответствия параметров запланированным значениям;

3. утверждение выработанного управляющего воздействия;

4. осуществление управляющего воздействия.

Задачи контроля в организации:

1. изучает положение дел в организации;

2. отслеживает тенденции ее развития;

3. выявляет нарушения и ошибки;

4. является основой вознаграждения;

5. ориентирует, на что нужно обращать внимание.

Требования к организации контроля:

1. привлечение компетентных лиц;

2. направленность на предотвращение ошибок;

3. гибкость;

4. своевременность;

5. экономичность;

6. индивидуализированность;

7. ориентированность на человека.

Особенности процесса контроля:

- Система контроля и целевая группа контроля создаются заблаговременно при выработке решения планирования и организации.

- В процесс контроля входит и непосредственное воздействие с целью обеспечения эффективной деятельности.

Виды контроля

по степени объекта	Сплошной или выборочный
По режиму	Нормальный или усиленный
По уровню субъекта контроля	Руководителем (предпочтителен) Специально назначенными для этого лицами (группой контроля, проверяющими) Самими работниками (самоконтроль)
По источнику субъекта контроля	Внутренний Внешний
По форме	Открытый Наглядный Видимый Неофициальный
По периодичности	Предварительный Текущий Итоговый Внезапный

Виды контроля по объему:

Контроль может быть детальным и факторным.

Детальный контроль возникает там, где сотрудники работают "на глазах" руководителя. Детальный контроль может превратиться в мелочную опеку, которая будет раздражать сотрудников и, кроме этого, отнимать много времени как у самого руководителя, так и его подчиненных.

Данный контроль приводит к тому, что многие работники постепенно утрачивают свою самостоятельность, сомневаясь в своих способностях. Они становятся неуверенными в себе, а поэтому начинают обращаться к руководителю по самым различным мелким вопросам, боясь брать на себя ответственность. Через некоторое время руководителю самому придется делать то, что ранее делали его работники.

Для того чтобы иметь представление о том, что делается, не нужно контролировать изо дня в день всех и вся. Вполне достаточно держать под контролем основные факты, от которых зависят результаты в узловых видах деятельности. Искусство руководства как раз и заключается в том, чтобы умело разработать факторную сеть контроля. Для этого необходимо, во-первых, определить перечень возможных слабых звеньев во взаимодействии работников между собой и, во-вторых, продумать систему наблюдения за ходом работ каждого.

Регулирование -- внесение в управленческий процесс поправок с учетом изменения объекта управления и воздействий внешней среды; управленческий процесс преодоления «узких мест», а также выделение, направление и распределение ресурсов, сил и средств на решение стоящих задач.

Контроль является одной из основных функций управления. Он включает деятельность по формированию его стандартов, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов. Основной метод контроля - это проверка. Проверка предполагает сочетание документального анализа с изучением дел непосредственно на месте. По характеру проверки подразделяются на массовые, выборочные, разовые. Они бывают плановые и внеплановые.

Массовые проверки широко используются на практике. Целью такой проверки является детальное выяснение положения дел и создание условий для оперативного устранения недостатков. Для достижения целей массовой проверки она должна проводиться по заранее разработанному плану и быть достаточно детально организована.

Другой метод контроля - это наблюдение. Этот метод является своеобразным комплексом целенаправленных действий, способом выявления недостатков, скрытых резервов, значимых тенденций.

Среди методов контроля стоит назвать такие как: обсуждение отчетов, ревизия, обследование конкретных производственных операций и ряд других.

Следует отметить такую тенденцию в развитии методов контроля. В отличие от всей системы управления, где развитие идет в сторону усиления роли экономических методов, в реализации функции контроля явно преобладают организационно-административные факторы.

Однако любая система сбора и обработки информации относительно дорога. Стоимость проведения измерений зачастую является наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля. Часто именно этот фактор определяет, а стоит ли вообще осуществлять контроль. Поэтому, в частности (из-за высокой стоимости измерений), менеджер должен избегать искушения измерить все и как можно точнее. Если проводить измерения подобным образом, то затраты на систему контроля будут столь велики, что ее стоимость превзойдет возможные доходы от ее применения. (В коммерческой деятельности цель проведения измерений состоит в увеличении прибыли, а не в том, чтобы точно установить, что же происходит на самом деле).

Негативное проявление контроля.

Немецкий специалист по менеджменту Г.Шредер выявил следующие негативные проявления контроля:

- тот факт, что сотрудник находится под наблюдением, вынуждает его наблюдать за собой, но при этом человек начинает задумываться над своими автоматически протекающими действиями и теряет уверенность в себе;

- контроль является признаком разницы в статусе, он идет вразрез с человеческой потребностью в признании и высокой оценке (тот, кого контролируют, является в большинстве случаев подчиненным);

- контроль особенно неприятен, когда наблюдаемый не знает точно, что именно контролируют;

- так как контроль узаконен, никто не может от него защититься; возникающее по этой причине раздражение «выливается» где-нибудь в другом месте;

- контроль зачастую субъективно воспринимается как придирки, хотя руководитель об этом не думает;

- контроль может восприниматься как недоверие, в этом случае он препятствует хорошим отношениям между руководителем и подчиненными;

- некорректно проводимый контроль достаточно часто сопровождается различными инцидентами с персоналом предприятия, что, естественно, негативным образом сказывается на климате в коллективе, личностных взаимоотношениях, а также может привести к падению производительности труда;

- тотальный контроль за действиями подчиненных влечет за собой раздражение и, как следствие этого, небрежность в работе;

- отрицательные последствия влечет за собой также гласный контроль, т.к. никому не приятно, когда о его ошибках сообщают всем.

Таким образом, можно утверждать, что контроль - это одна из важнейших функций менеджмента, заключающаяся в сопоставлении плановых и фактических показателей, с помощью которой проводятся корректирующие действия по достижению намеченных результатов.

контроль фирма эффективный



Глава 2. Сущность контроля в условиях организации

Практически все исследователи организаций считают, что контроль за поведением членов организации -- одна из важнейших функций управления. Контроль можно определить как деятельность, направленную на обнаружение и ликвидацию отклонений от принятых целей и норм (технологических, поведенческих и др.) организации. На практике контроль проводится в два этапа:

1. оценка существующего объекта и сравнение его с эталоном (например, с нормативным или плановым показателем);

2. применение санкций, направленных на приведение контролируемого объекта в состояние, близкое или совпадающее с нормативным или планируемым.

Хорошо налаженная система оперативного управления основывается на четкой организации контроля, который является одной из основных функций менеджмента. Управленческий контроль направлен как вовнутрь, так и вовне организации. Непрерывность ее деятельности требует, чтобы контроль был бы в целом непрерывным процессом, хотя в ряде случаев допустим эпизодический контроль.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Контроль классифицируется по объектам приложения, стадии их жизненного цикла, по субъектам, которые его осуществляют; по интенсивности (нормальный или усиленный), степени охвата (сплошной или выборочный), необходимости разрушения этих объектов (требуется или нет). Сплошной контроль требует высоких затрат, поэтому, когда необходимо принять решение о приемке большой партии изделий, применяют выборочный контроль по результатам испытаний.

Современные исследования в области управленческого контроля в организациях базируются на системном подходе. При этом изучается контроль внутри организации (которая в данном случае представляет собой закрытую систему) и внешний контроль, осуществляемый по отношению к основным подсистемам организации (организация рассматривается как открытая система). Американский исследователь организаций Р. Эдвардс разработал типологию управленческого контроля, в соответствии с которой выделяются следующие виды контроля:

ь простой -- осуществляемый на личностном уровне, где главную роль играют межличностные отношения;

ь структурный -- осуществляемый на уровне системных ролевых отношений, основой которого являются формальные институционализованные связи, основанные на интернализованных нормах, характерных для данной организации и данной корпоративной культуры;

ь технический -- осуществляемый в ходе выполнения определенного вида деятельности в соответствии с определенными управленческими, информационными или социотехническими технологиями;

ь бюрократический -- основанный на безличных формальных отношениях, т.е. на правилах, инструкциях и распоряжениях, определяемых существующей иерархией данной организации.

В ходе функционирования каждой организации возникает культурно одобряемая система управленческого и социального контроля, сочетающая все основные четыре вида. Для осуществления эффективного контроля в условиях организации используется несколько способов, с помощью которых руководители могут успешно направлять усилия персонала и регулировать распределение и движение ресурсов. Очевидно, что управленческий контроль касается, прежде всего, поведения работников в организации и поэтому будет нами рассматриваться как социальный контроль. В соответствии с теорией, разработанной известным американским социологом М. Итоном, а также российским ученым А.И. Кравченко, существует три основных способа контроля за поведением в организации, которые применяются руководителями как бессознательно, так и вполне осознанно в зависимости от сложившейся ситуации. Рассмотрим более подробно эти способы контролирующего воздействия на различные подсистемы организации.

Контроль через социализацию индивидов к групповым нормам. Контролирующее воздействие будет наиболее успешным в том случае, если нормы поведения полностью интернализованы членами социальной группы и стали частью личностной структуры членов организации. Внедрение и функционирование контроля через социализацию позволяет установить прочный социальный порядок, ориентацию относительно целей-заданий организации, добиться мобилизации ресурсов и проявления эффекта синергии, от чего выигрывает вся организация.

Социальный контроль через социализацию наиболее эффективен благодаря отсутствию постоянного надзора за подчиненными и проверок со стороны властных структур, т.к. основным является самоконтроль, осуществляемый на личностном уровне.

Механизм действия самоконтроля при полностью социализированных нормах поведения

Основы контроля	Поведенческое измерение
	Ответственность	Правильность,уместность
Внешние правила или нормы (на основе согласия)	Социальный страх	Замешательство
Ролевые ожидания (на основе идентификации)	Вина	Стыд, позор
Социальные ценности (на основе интернализации)	Раскаяние	Разочарование в себе



В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:

· диагностическую, помогающую изучить реальное положение дел в организации и выявить резервы;

· коммуникативную (установление и поддержание обратной связи);

· ориентирующую, на что нужно обращать особое внимание;

· стимулирующую к более эффективной и качественной работе, ибо по его итогам могут иметь место поощрение или наказание;

· корректирующую на основе полученных результатов дальнейшую работу.

На каждом этапе социализации личностный контроль обогащается новыми свойствами и качествами: вырабатывается ответственность индивида за соблюдением им организационных норм и правил, а также осознание правильности и уместности своего поведения в свете этих норм и правил. Эти качества последовательно усваиваются членами организации в процессе социализации, направляемом руководителями. Уже на первом этапе (согласие) начинает срабатывать система внутреннего контроля, что выражается в чувстве страха перед нарушением норм (но не в страхе перед конкретным наказанием). Например, член организации может опасаться выглядеть белой вороной; это чувство обычно сопровождается некоторой растерянностью, замешательством.

Основными объектами внутриорганизационного контроля являются: важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансового состояния, промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий, показатели расходования ресурсов, экономической эффективности, качество, величина запасов, потери, имидж, сохранение коммерческой тайны и пр.

Процесс контроля состоит из трех основных элементов: установления стандартов деятельности организации, подлежащих проверке; измерения и анализа результатов, информация о которых получена с его помощью; корректировки хозяйственных, технологических и иных процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями. Контроль, без которого в настоящее время не может успешно функционировать ни одна организация, решает в системе управления несколько задач.

Во-первых, позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее деятельность, необходимым образом подготовиться и своевременно на них отреагировать. Он помогает также отследить недостаточно четко выраженные тенденции в развитии организации, их направление и глубину и создавать более обоснованные и надежные планы.

Во-вторых, контроль помогает своевременно выявить неизбежные в работе любой организации нарушения и изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.

В-третьих, итоги контроля служат основой оценки результатов деятельности организации, работы персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления.

В-четвертых, контроль позволяет скорректировать текущее положение дел, создать необходимые предпосылки для стимулирования.

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами. Прежде всего, он должен быть всеохватывающим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней. Речь, разумеется, идет не о тотальности, мелочности, требовании фиксировать любые события -- это дорого и практически невозможно. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину ситуации.

Такой контроль не под силу одному человеку, или небольшой группе людей. К нему нужно привлекать весь персонал организации или его значительную часть, ибо лучший контроль -- это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей. Поэтому нужно «отпустить поводья», максимально расширить полномочия людей в процессе выполнения ими своих обязанностей.

Таким образом, социальный контроль за поведением членов организации, осуществляемый на основе социализации, основан на создании у них таких установок, при которых будет психологически трудно нарушать культурные нормы и пренебрегать общепринятыми ценностями. Контроль через социализацию возможен при выполнении ряда условий.

- Усваиваемые нормы, наиболее важные ценности и правила организации должны быть значимыми для членов организации, соответствовать их потребностям и желаниям. Значимым должен быть и социальный эффект нужного поведения.

- Нормы, ценности и правила, действующие в рамках организации, должны доводиться до сознания каждого члена организации с помощью авторитетных руководителей, лидеров референтных групп. Целесообразно постоянно демонстрировать их необходимость и полезность. Это создаст атмосферу доверия к культурным образцам организации. Если формально отнестись к этой задаче -- доведению до сознания работников содержания и сущности норм, ценностей и правил организации, это не даст нужного эффекта и не приведет к изменению установок.

- Нормы и ценности организации, доводимые до сознания членов организации, должны быть привлекательны, заманчивы для них (по принципу действия рекламного обращения). Любое правило, ограничение, норму внутреннего распорядка организации необходимо объяснить и преподнести так, чтобы они в той или иной степени задевали эгоистические интересы и потребности каждого члена коллектива, но следует учитывать, что даже нейтральные, индифферентные по отношению к какому-либо члену организации нормы и правила могут быть не приняты им только по той причине, что они вторгаются в его личную жизнь.

- Организационные нормы и ценности должны вписываться в существующую субкультуру, в которой протекает деятельность работника. Люди, как правило, плохо воспринимают кардинальные крупные изменения в своем культурном или социальном окружении.

- Нормы и ценности организации должны иметь явное положительное для членов организации содержание. На собственном примере или на примере других членов коллектива должен увидеть положительные черты в принимаемом им культурном образце.

- Следует предварительно создать атмосферу доверия к деятельности организации и ее руководству. В противном случае возможно возникновение аномии, т.к. члены организации не будут считать себя причастными к деятельности руководства, самоустранение от основных видов деятельности организации и появление чувства отчуждения от базовых норм и ценностей корпоративной культуры.

Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, заданную основными приоритетами развития организации. Второстепенные сферы ее деятельности тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это отвлекает много сил и средств.

Контроль осуществляется, прежде всего, не ради выявления проблем как таковых, сколь бы интересными они сами по себе ни были, а для их успешного решения и достижения конкретных результатов. Поэтому бесполезную, не нужную для корректировки деятельности организации информацию, собирать не стоит. В то же время необходимо точно знать степень отклонения основных процессов от запланированных стандартов, чтобы иметь возможность осуществить точный анализ их причин, возможных последствий и сформулировать адекватные решения.

Главная цель контроля -- не исправление, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.

Эффективный контроль должен увязываться не только с процессом планирования, но и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость, приспособление к происходящим изменениям, что обеспечивает его высокое качество и постоянную действенность.

Контроль должен быть своевременным, позволять устранять нарушения, прежде, чем они примут опасные размеры, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным.

Поскольку контроль -- не самоцель, а средство достижения цели, он должен ориентироваться на конкретные результаты, повышение эффективности и качества работы, поддержку всего нового, важного, нужного.

Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые им, превышали затраты на его проведение, поэтому минимизируются все связанные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации. Отсутствие экономического эффекта от контроля свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством реальной ситуацией и, более того, направляет его действия по ложному пути.

Поэтому целесообразно применять те методы контроля, которые не требуют значительных усилий, понимаются и поддерживаются людьми. Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.

Ориентированность на человека означает не только объективность контроля, но и его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения», создание благоприятного морально-психологического климата. А это возможно лишь в условиях максимальной открытости, гласности его проведения.

Контроль должен соответствовать характеру контролируемого процесса, а цель его быть понятной. Конечно, выполнение работы нужно контролировать и, если она не сделана, сотруднику необходимо на это указать и разобраться, почему так произошло, но сотрудник должен видеть, что контролируют не личность, а производственную деятельность и знать, что делается это объективно.

Желательно избегать чрезмерного контроля над людьми, тем более из недоверия к ним, ибо кроме пустой траты средств и лишних эмоций это ничего не дает. С другой стороны, слабый контроль, а тем более бесконтрольность является признаком, свидетельствующим о безразличном отношении руководства к людям и делам организации. Возможность лишний раз побеседовать с руководителем, установить с ним тесный контакт, обсудить всевозможные проблемы соответствует желанию большинства исполнителей.

Поэтому, руководитель, для которого контроль, наряду с планированием, является главной служебной обязанностью, должен проявлять при его проведении заботу о деле и о людях, поощрять их за любые позитивные результаты. Это стимулирует рост производительности сотрудников, их стремление к самосовершенствованию.

Возложение на то или иное должностное лицо функций контроля требует учета не только его формального положения в служебной иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношения к нему коллег и подчиненных. Любой человек, прежде чем контролировать других, должен научиться контролировать себя.

В процессе контроля могут иметь место объективные и субъективные ошибки. К ним можно отнести: контроль по случаю, не упреждающий отклонения, а осуществляемый им вдогонку; тотальный контроль, порождаемый несамостоятельность и иждивенчество людей; отсутствие информирования контролируемых о результатах; поверхностный контроль из недоверия или для проформы, например, за отлучками с рабочего места и пр.

В деле контроля нельзя ориентироваться на приблизительные данные, исходить из прошлого опыта и традиций, предубежденности, стереотипов, догадок, смешивать факты и выводы, входить в излишние детали.

Если уровень контроля не соответствует уровню развития коллектива, то это отрицательно сказывается на производительности всей организации. Во-первых, при более тщательном объеме, нежели требует ситуация, тратится драгоценное время руководителя, которое он мог бы использовать для чего-нибудь другого, с другой стороны, если не показать малоопытным работникам на текущие ошибки, то в следующий раз они могут повториться; во-вторых, постоянный контроль раздражает сотрудников, снижает мотивирующие факторы.

Но главный вопрос заключается в том, что именно контролировать. При отсутствии необходимой технологии бизнес-процесса, сложно понять, что происходит в организации. И эта головная боль, вызванная пониманием, что контролировать-то все-таки что-то нужно, постоянно растет. Отсюда - все эти попытки псевдоконтроля.

Чаще всего мы контролируем деньги. Но, заметьте, не предполагаемые доходы, а реализацию расходов. Их всячески пытаются сократить, вместо того чтобы увеличивать прибыль за счет повышения доходов!

В организациях, построенных по принципу «солнышка», где вся ответственность лежит на одном человеке, возможность грамотного контроля быстро исчезает с ростом фирмы. Все успеть невозможно. Контроль превращается в абсолютно случайный, стихийный процесс, где начальник начинает считать ручки и рулоны туалетной бумаги.

Когда мы говорим об идеальном управлении, то речь идет о контроле параметров, которые реально можно измерить.

Недостатками данной формы организационного контроля следует считать большой объем подготовительной работы, а также устойчивость социализации при необходимости постоянных изменений в деятельности организации. Кроме того, для осуществления такого контроля необходимо наличие системы коммуникаций, позволяющей доводить требуемую информацию до членов коллектива и устанавливать обратную связь для последующей коррекции управленческого контроля.

Предметом контроля должна быть вся деятельность организации за исключением высшего руководства, работа которого в основном проверяется вышестоящими органами управления и относится к функции внешнего контроля. Степень совершенства системы внутреннего контроля во многом определяется уровнем организации управленческой деятельности, т.е. характером распределения функций и ответственности за их надлежащее исполнение, наличием четких правил и процедур осуществления управленческих действий, планов, точных указаний, инструкций, нормативов, рекомендаций и других согласованных между собой общих организационных мер.

Глава 3. Анализ ситуации контроля в РБ

По уровню управления контроль в РБ делиться на две формы контроля: финансовый (стратегический или общий) и административный (тактический или оперативный).

Виды финансового контроля в РБ:

1.Государственный финансовый контроль - реализуется через направления:

a. президентский контроль - проявляется при подписании законодательных и подзаконных актов, регулирующих финансовые отношения, а также при решении кадровых вопросов в процессе функционирования органов управления финансами;

b. контроль законодательных и исполнительных органов власти - проявляется в процессе рассмотрения Парламентом проектов, законов, кодексов, в процессе утверждения актов в сфере финансового законодательства. Правительство РБ осуществляет контроль в процессе рассмотрения проекта бюджета, отчета о выполнении бюджета за предшествующий период, осуществляя мероприятия в области экономической и финансовой политики. Президент РБ, законодательные и исполнительные органы власти делегируют свои контрольные полномочия высшему органу государственного контроля в РБ - комитету госконтроля.

c. контроль финансово-кредитных органов - осуществляется Минфином и местными финансовыми органами, министерством по налогам и сборам и его инспекциями, государственным таможенным комитетом и таможенными органами, национальным банком.

Для координации деятельности органов государственного финансового контроля в РБ в 1999 г. создан совет по координации контролирующей деятельности.

Важные задачи и цели:

· планирование работы контролирующих органов путем разработки координационных планов;

· обеспечение исполнения законодательных актов при осуществлении контролирующей деятельности;

· организация проведения совместных контролирующих мероприятий;

· анализ итогов контролирующей деятельности и разработка на его основе предложений по содержанию финансового законодательства.

В состав совета входят представители руководства Совмина РБ, администрации Президента, комитета государственного контроля, прокуратуры, силовых министерств и ведомств (Минобороны, МВД), финансово-кредитных органов. Возглавляет совет Председатель, которым по должности является председатель комитета государственного контроля.

Для координации контролирующей деятельности по всей РБ создаются Советы в областях.

Налоговый контроль в Республике Беларусь и пути его совершенствования

Теоретические основы налогового контроля. Понятие и принципы налогового контроля, его место в системе финансового контроля

Современный уровень развития общественных отношений в сфере налогообложения, а также постоянное совершенствование налогового регулирования предполагают необходимость научного анализа происходящих правовых преобразований и осмысления тех организационно-правовых механизмов, которые используются государством для реализации своих интересов при осуществлении налоговых изъятий. И в этом аспекте наиболее значимым является организация и функционирование налогового контроля, в большей степени в рамках которого изо дня в день происходит реализация государственных интересов в налоговой сфере. Естественно, это вызывает повышенный интерес к изучению функционирования механизма налогового контроля.

Современная теория финансов рассматривает финансовый контроль как форму реализации контрольной функции финансов, определяя его как совокупность действий и операций по проверке финансовых и связанных с ними вопросов деятельности субъектов хозяйствования и управления с применением специфических форм и методов его организации. Налоги -- это обязательные платежи юридических и физических лиц в бюджет, устанавливаемые и принудительно изымаемые государством в форме перераспределения части общественного продукта, используемого на удовлетворение общегосударственных потребностей. Очевидно, что РБ, как и любое другое государство заинтересовано в обеспечении полного и своевременного поступления налогов в бюджет, а так как данные платежи носят принудительный характер, то совершенно естественным является желание плательщиков по возможности отдать государству меньше денежных средств, чем ему причитается. То есть интересы государства и налогоплательщиков в рамках налоговых отношений противоположны. И чтобы обеспечить надлежащее исполнение плательщиками своих налоговых обязательств, государство создает систему налогового контроля. Налоговый контроль--это элемент финансового контроля и часть налогового механизма. Налоговые контрольные действия охватывают всю систему налогообложения, а также осуществляются в разрезе отдельных налогов, налоговых групп, групп налогоплательщиков, территорий. Налоговый контроль пронизывает всю экономику, обеспечивая соблюдение правил бухгалтерского учета и отчетности, законодательных основ налогообложения.

Органы государственного контроля.

o Комитет государственного контроля (КГК) - высший орган финансово - экономического контроля в республике;

o Министерство финансов;

o Министерство статистики и анализа;

o Министерство экономики;

o НБ РБ;

o Органы специализированного госконтроля и административные органы.

o Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь является республиканским органом государственного управления, прово-дящим государственную политику, осуществляющим регулирова-ние и управление в сфере налогообложения.

Ведомственный контроль в РБ осуществляется в соответствии с положением "О ведомственной контроле за финансово - хозяйственной деятельностью организаций". Ведомственный контроль за финансово - хозяйственной деятельностью организаций, учреждений системы АПК осуществляется специальными должностными лицами, состоящими в штате контрольно-ревизионных подразделений соответствующих агропромышленных объединений. Совокупность этих подразделений составляет понятие Ведомственного контрольно-ревизионного аппарата.

В Минсельхозпроде имеется контрольно-ревизионное управление (КРУ). КРУ разрабатывает инструкции, рекомендации, методические указания и выносит предложения по совершенствованию ведомственного контроля.

В областных управлениях созданы контрольно-ревизионные отделы, которые осуществляют ревизии и проверки на всех предприятиях системы АПК на территории области.

Основные задачи ведомственного контроля:

· осуществление контроля за финансово - хозяйственной деятельностью организаций путем проведения ревизий и проверок;

· установление причин и условий, способствующих хозяйственным нарушения и хищениям;

· выявление бесхозяйственности, хищений, расточительства;

· принятие мер по возмещению ущерба;

· пресечение фактов приписок, бесхозяйственности и т.д.;

· профилактические работы по недопущению нарушений.

Основными приемами фактического контроля являются:

- Инвентаризация- способ проверки фактического наличия денежных средств, ТМЦ, расчетов на определенную дату и соответствия их данным бухгалтерского учета. В процессе ревизии рекомендуется проводить как можно больше инвентаризаций. В процессе ревизии проводятся как полные, так и выборочные инвентаризации. Если выборочная инвентаризация выявила отклонения фактического наличия от данных учета, то ревизоры обязаны провести полную инвентаризацию у данного МОЛ.

- Лабораторный анализ - применяется для проверки качества ТМЦ. Взятие проб для анализа осуществляется с участием ревизора и оформляется актом. Лабораторные анализы оформляются справками. Указанная проверка дает возможность установить необоснованное занижение или завышение качественных показателей от установленных показателей ГОСТов, стандартов.

- Контрольный обмер выполненных работ - представляет собой разновидностью инвентаризации. С его помощью проверяется правильность и достоверность данных о выполненном объеме строительно-монтажных работ. Он производиться также с целью проверки правильности списания строительных материалов, начисления заработной платы. Производиться с участием соответствующих специалистов. Его работы оформляются актами, ведомостями перерасчета стоимости выполненных работ.

- Осмотр и обследования - способ проверки фактического состояния и правильности использования проверяемых объектов. Они проводятся с целью выявления недостатков складского хозяйства и условий хранения ТМЦ, состояния трудовой дисциплины.

- Экспертная оценка - применяется при проверке качества выполненных строительных ремонтных работ, проектно-сметной и другой документации. Для экспертной оценки привлекаются специалисты, глубоко знающие специфику этих работ. Экспертная оценка может иметь место и как прием документального контроля (например, когда требуются квалифицированное заключение о достоверности подписей в платежные ведомости, о подлинности документов и т.д.)

- Контрольная проверка, осуществляемая в ходе технологического процесса - может подразделятся на:

· контрольный запуск сырья и материалов в производство;

· контрольные сборы яиц, контрольные дойки, контрольный настриг шерсти.

- Объяснения и справки: ревизор имеет право получать объяснения и справки от всех работников ревизуемого предприятия.

Банковский контроль.

Национальный банк, как и большинство центральных банков ведущих капиталистических стран, является юридическим лицом, он национализирован, его действия и полномочия опираются на четкую законодательную базу. Он контролирует банковскую сферу, издавая обязательные нормативные акты. Следовательно, сегодня правовое положение и фактическое место, занимаемое Банком РБ в финансово-кредитной системе страны, практически не отличаются от последних в странах, входящих в семерку наиболее развитых; незначительные отклонения могут лишь быть объяснены путем исторического развития банковских систем. Банковская система Беларуси -- одна из самых управляемых и контролируемых на территории СНГ.

В настоящее время в РБ действуют следующие организационные формы контроля: Государственный контроль - осуществляют органы государственной власти и управления и административные органы, который в свою очередь подразделяется на: общегосударственный, отраслевой, специальный.

Аудиторский - независимый контроль за деятельностью предприятий, осуществляемый аудиторами-предпринимателями или аудиторскими фирмами.

Общественный - осуществляют профсоюзные организации, ревизионные комиссии общественных объединений ЖСК и т.д.

Контроль подразделяется:

По времени проведения:

· предварительный;

· текущий (оперативный);

· последующий.

По источникам информации:

· документальный;

· фактический.

По охвату:

· административный;

· технический;

· финансово-хозяйственный:

- внутрихозяйственный;

- ведомственный;

- вневедомственный.

Уже накопленный в нашем отечестве опыт убедительно свидетельствует, что правильно построенная система контроля способствует оптимизации прибыли, сохранению рабочих мест, обеспечивает существование предприятия в самых сложных условиях. Наращивание прибыли, в свою очередь, позволяет найти средства для инноваций, активизировать творческую работу персонала, стимулирует повышение производительности труда, развитие системного мышления сотрудников, ведёт к высокой продуктивности трудовой деятельности. Внедрение эффективного контроля - это гарантия повышения конкурентоспособности наших предприятий и уровня жизни в стране.



Заключение

Сущностью контроля является выработка и осуществление эффективного и своевременного управляющего воздействия для обеспечения заданной эффективности достижения цели деятельности.

На любой стадии процесса управления неизбежны различные отклонения действительного состояния или действия объекта управления от требуемого. Деятельность без отклонений возможна лишь при абсолютной неизменности субъекта и объекта действий и окружающих их условий, что противоречит способу существования объективной реальности - движению. В обобщённом виде все отклонения в процессе управления организацией можно разделить на отрицательные, т.е. отдаляющие от намеченных ориентиров и принятых установок, и положительные - приближающие к ним.

Контроль - управленческая функция, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. При оценке роли и места функции контроля в управлении, следует помнить, что контроль занимает в управленческом цикле последнее место лишь логически, но отнюдь не по значению.

Наряду с планированием и организацией функция контроля выступает в качестве основной задачи руководства организации и дает возможность устанавливать отклонения результатов текущей деятельности от запланированных, анализировать причины этих отклонений и вырабатывать соответствующие корректирующие меры для их устранения. Место контроля в системе менеджмента определяется исходя из его роли в осуществлении процесса достижения целей функционирования организации. Будучи заключительным этапом этого процесса, контроль обеспечивает возможность слежения за характером изменений объекта управления в сравнении с его желаемым состоянием. Таким образом, процесс контроля направлен на достижение организацией собственных целей.

Задачи контроля в организации:

ь изучает положение дел в организации;

ь отслеживает тенденции ее развития;

ь выявляет нарушения и ошибки;

ь является основой вознаграждения;

ь ориентирует, на что нужно обращать внимание.

Требования к организации контроля:

ь привлечение компетентных лиц;

ь направленность на предотвращение ошибок;

ь гибкость;

ь своевременность;

ь экономичность;

ь индивидуализированность;

ь ориентированность на человека.

Почему необходим контроль?

- Неопределенность (влияние внешних и внутренних факторов). Планы и организационные структуры - это лишь картины того, которым хотелось бы видеть будущее руководству. Множество разнообразных обстоятельств может помешать потому, чтобы задуманное реализовалось. Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды могут превратить планы, полностью реальные в момент их формирования, через какое-то время во что-то совсем недосягаемое. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на любые смены, организациям нужен эффективный механизм оценки влияния на них этих изменений.

- Предупреждение возникновения кризисных ситуаций . Ошибки и проблемы, которые возникают при анализе ситуации внутри организации переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Вероятность такого переплетения ошибок в организации достаточно большая через высокую степень взаимозависимости видов деятельности.

- Поддержка успеха. Важной является и позитивная сторона контроля, который заключается во всевозможной поддержке всего того, которое является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть отвечая на вопрос «Насколько мы приблизились к поставленным целям?», руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где испытала неудачи. Иначе говоря, один из важных аспектов контроля заключается в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей. Именно так мелкие фирмы определяют, в каких областях им расширяться и заключать контракты. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамическим требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основным целям организации.

Кроме того, необходимость контроля вызвана также организационными причинами



Список использованной литературы

1. Ананькина Е.А., Данилочкин С.В., Данилочкина Н.Г.: Контролинг как инструмент управления предприятием ;