Должностная инструкция секретаря
Оптимальные условия деятельности секретаря, организация его рабочего места. Контроль за исполнением документов и принятых решений. Выдача архивных справок и копий документов. Правила оформления реквизитов. Требования к проведению заседаний и совещаний.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 23.01.2012 |
| Размер файла | 64,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Содержание
- 1. Оптимальные условия деятельности секретаря. Организация рабочего места секретаря
- 2. Контроль за исполнением документов и принятых решений
- 3. Выдача архивных справок и копий документов
- 4. Правила оформления реквизитов
- Список используемой литературы
1. Оптимальные условия деятельности секретаря. Организация рабочего места секретаря
Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника. Место секретаря обычно располагается в приемной руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная и секретарь - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается оборудованию приемной и рабочего места секретаря. Рабочее место секретаря состоит из трех зон; основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д. Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 кв. м. на одного работника. Общая площадь приемной, где находится секретарь, не должна быть менее 12-16 кв. м. Помещение должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами. Интерьер приемной следует хорошо обдумать. Сегодня фирма может воспользоваться услугами дизайнера. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением и озеленением. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей. Интерьер приемной хорошо оживляют живые растения. Живые растения - не только украшение помещения. Многие фирмы и учреждения находятся в центральной части города, выходят на шумные загазованные магистрали. С помощью растений можно создать микроклимат, организовать соответствующий психологический настрой, в определенной степени снять стрессовые состояния, успокоиться. Растения снижают шум, с их помощью можно создать условия, отвечающие вашим потребностям, способствующие лучшему самочувствию. Растения не только улучшают состав воздуха в помещении, но еще и увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно важно в помещениях с паровым отоплением, отличающихся большой сухостью. Растения для помещений надо подбирать умело. Крупные растения хорошо разместить в большой приемной или зале на фоне свободной стены. Если помещение узкое и длинное, то крупные растения, установленные в дальнем углу, зрительно уменьшают длину комнаты, делают ее более пропорциональной. Большое значение имеет выбор мебели. Непосредственно в состав рабочего места секретаря входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя. В зоне обслуживания посетителей должны быть несколько (2 - 3) стульев или кресел и небольшой столик. Вспомогательная зона оборудуется шкафами (чаще встроенными) как для хранения дел, так и платяным (если в учреждении отсутствует централизованная раздевалка) и сейфом. Габариты мебели должны соответствовать площади помещения, она не должна загромождать приемную. Сегодня выпускается достаточно большое количество рациональных комплектов мебели для приемной и рабочего места секретаря. Располагается рабочее место секретаря рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной. Так как секретарю в течение рабочего дня приходится много сидеть, он должен иметь возможность свободно встать, вытянуть ноги, изменить позу. Учитывая необходимость секретаря поворачиваться к столам-приставкам, стул или рабочее кресло обязательно должно быть подъемно-поворотным, а для расширения рабочей зоны - на колесиках. Такое кресло можно отрегулировать по высоте, обеспечив удобную посадку. Особое значение придается оборудованию рабочего места оргтехникой, сокращающей время и трудозатраты на создание, хранение, передачу и использование документов и информации. Сегодня средства оргтехники позволяют максимально механизировать и автоматизировать практически все технические и формально-логические процедуры создания и обработки документов. Современное место секретаря немыслимо без персонального компьютера, включающего монитор, системный блок, мышь и клавиатуру. Их удобнее разместить на специальном столе-приставке. Если в обязанности секретаря входит ввод бумажных документов, то к компьютеру должен быть подключен сканер. На этом же столе, где расположен компьютер, или рядом с ним, но в пределах досягаемости располагается принтер. При больших объемах множительных работ устанавливается копировальный аппарат или принтер соответствующей производительности, оснащенные сортировальным устройством, а при необходимости - дуплексом и степлером. Как правило, компьютер секретаря связан с компьютером руководителя или подключен к локальной сети фирмы (учреждения), а в случае выполнения секретарем приема-передачи факсов и электронной почты к телефонной сети. Для подбора необходимой руководителю информации компьютер может иметь доступ в Internet. На рабочем столе или на отдельной приставке располагаются телефонный аппарат (с автоответчиком), селектор или мини - АТС. Во вспомогательной зоне может располагаться столик с факсимильным аппаратом, если приходится получать и отправлять большое количество корреспонденции. На столе секретаря должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из главных правил - на столе секретаря находятся только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф. Кроме того, на столе должна быть настольная лампа, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записи. Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять не вставая. Каждый предмет должен лежать на постоянном, раз установленном месте. Располагать все надо компактно, систематизировав по видам работы. Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня. Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения. Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих. Мебель для посетителей должна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении. Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения. Важным элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.
Организация работы секретаря, руководитель которого часто отсутствует: секретарь должен иметь возможность при необходимости говорить со своим руководителем по неотложным делам. Если работа руководителя хорошо согласована с работой его секретаря, то оба имеют один план, из которого видно, в какое время руководитель будет находиться в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону или по телексу, если это необходимо. Существуют руководители, у которых длительность отдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, весьма различны. В этом случае можно связаться с ним только в определенное время. Об этом времени оба должны четко договориться. Руководитель должен всегда говорить своему секретарю, куда он идет, как с ним можно связаться, если возникнет необходимость и во сколько он вернется, хотя бы приблизительно. И в этом нет ничего предосудительного.
Работа на совещаниях. Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников. В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места. Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний было обеспечено следующее:
1) помещение для заседаний на все время их проведения;
2) обеспечить проход приглашенных через вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;
3) служебные машины или такси для подвоза участников из гостиниц или с вокзала;
4) обслуживание в зале заседаний. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления: учебник/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. [и др.] М.: Юнити-Дана, 2003. - 350 С.
2. Контроль за исполнением документов и принятых решений
Одной из важнейших функций управления является контроль за исполнением документов и принятых решений. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.
Действенный контроль способствует:
1) Своевременному и качественному исполнению документов,
2) Получению аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Контроль включает в себя несколько последовательных этапов:
1) Постановку документов на контроль;
2) Проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
3) Предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
4) Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:
1) Контроль своевременности исполнения поручений и документов;
2) Контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
3) Контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
4) Контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
5) Контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
6) Контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Такая многоуровненность контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Например, если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий. Контроль входит в должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения. В процессе контроля за исполнением документов основными задачами являются:
1) Отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение;
2) Обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству в удобном формализованном виде;
3) Выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
По решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят на себя руководителем, удостоверяющим документ. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективности. В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации, согласно которой все документы могут быть разделены:
1) На документы, контроль за исполнением которых необязателен;
2) На документы, подлежащие контролю за их исполнением.
Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководителем по представлению службы ДОУ с участием юридической службы организации. В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самого учреждения включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения. Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения. Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения, которые отмечаются на верхнем поле контрольно-регистрационной карточки.
Образец контрольно-регистрационной карточки
|
123456789101112131415 1617181920212223242526 2728293031 |
|
|
Корреспондент |
|
|
Дата поступления и индекс Дата и индекс документа |
|
|
Краткое содержание Резолюция или кому направлен документ |
|
|
Отметка об исполнении |
Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены в указах Президента РФ, законах РФ, правительственных нормативных актах. Например:
1) Для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан;
2) Депутатских запросов;
3) Для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные;
4) Для окончательного введения в силу подписанных документов и др.
Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах. Например:
1) О предоставлении статистической и финансовой отчетности;
2) О сроках предъявления претензий по качеству продукции;
3) По подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др.
В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и других нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или Инструкций по делопроизводству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации. Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков. Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых - с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок. Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство.
Постановка на контроль.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат (карточка или экранный шаблон), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата. При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведете на самостоятельных форматах. При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшимся исполненными, контрольный экземпляр входного формата заполняется в самой контрольной службе.
Образец карточки контрольной системы
|
0229140 I РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА |
|||
|
01 Корреспондент |
01 |
||
|
02 Вид документа |
02 |
||
|
03 Дата документа |
03 |
||
|
04 Индекс документа |
04 |
||
|
05 Дата поступления |
05 |
||
|
06 Индекс поступления |
06 |
||
|
07 Пункт, приложение |
07 |
||
|
08 Краткое содержание |
|||
|
09 Отв. исполнитель |
09 |
||
|
10 Исполнители |
10 |
||
|
11 Резолюция |
|||
|
12 Автор |
12 |
||
|
13 Дата контроля |
13 |
||
|
14 Срок исполнения |
14 |
||
|
Код операции |
|
Оборотная сторона карточки
|
15 |
15 Ход исполнения |
|
|
16 |
16 Изменение срока |
|
|
17 |
17 Причина неисполнения |
|
|
18 |
18 Дата исполнения |
|
|
19 |
19 Индекс |
|
|
20 |
20 Адресат |
|
|
21 |
21 Содержание |
|
|
22 |
22 Важность документа |
|
|
23 |
23 Качество исполнения |
|
|
24 |
24 С контроля снял |
|
|
25 |
25 Подпись контролера |
|
|
26, 27 |
26 Дело № 27 Опись № |
|
|
28 |
28 Записано на МН |
Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами. При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание. На левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено место для специальной отметки о контроле исполнения, но на практике эту отметку ставят штампом на свободном месте в верхней части документа.
Проверки хода исполнения.
В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае служба контроля готовит письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Возможна подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.
Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следующие сроки:
1) Задания последующих лет - не реже одного раза в год;
2) Задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
3) Задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.
Снятие документов с контроля.
Снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе часто проставляется отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение:
С контроля снят
Зав. гр. Контроля ____________ П.Н. Ляшенко
23.08.2011
Отметки о снятии документа с контроля могут быть проставлены только в самом контрольном массиве (карточке, базе данных). По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письменной или устной форме. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения. Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указывается:
1) Общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;
2) Количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;
3) Количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;
4) Задержки исполнения в рабочих днях;
5) Причины задержек исполнения документов.
Среди характерных причин неисполнения документов в срок обычно бывают:
1) Слишком высокая степень централизации полномочий;
2) Перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;
3) Недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;
4) Недостаточные сроки для качественного исполнения;
5) Нерациональная система документооборота;
6) Недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом. Делопроизводство организации: учебник/А.В. Непогода, П.А. Семченко. - ИД "Омега-Л", 2008. - 506 С
3. Выдача архивных справок и копий документов
В тех случаях, когда связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документа не должны нарушаться работниками, ответственными за хранение документов, оформляются архивные выписки.
Архивная выписка представляет собой полные копии оформляющей и заверяющей частей документа и дословные копии его содержательной части (текста).
Архивные выписки делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном многоаспектном документе, но только его часть относится к содержанию запроса. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов, выражений или предложений должны ставиться многоточия. Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, фотографическим или электрографическим способом всего текста документа, официально заверенное в том же порядке, как и архивные справки. На архивных копиях, изготовленных электрографическим методом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, подпись и печать на обороте последнего листа документа. Допускается по письменному заявлению изъятие из дел и передача владельцу его личных документов: трудовой книжки, наградных книжек, дипломов и т.д., за исключением: паспорта, военного, профсоюзного билетов и других аналогичных документов. Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа указанием поисковых данных, а заверенная печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов. Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность. Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные: серию, номер, дату, организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив. Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами, а подлинных документов - ценными. Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, например: о привлечении к уголовной ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности и т.д., то их архивные копии, выписки и справки высылаются в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда они направлены. При дополнительном заверении в Архивной службе РФ полученных архивных справок, копий и выписок специальным штампом - АПОСТИЛЕМ в соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 г. выданные в России архивные справки и копии имеют юридическую силу и за рубежом. В том случае, если запрос не соответствует профилю организации, а также при отсутствии в ее архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомендаций о возможном адресе поиска.
Сведения об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью организации. Достаточно распространенной формой использования документов архивного фонда организаций является непосредственное предоставление документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности дела и другие единицы хранения выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование. Отдельные документы из подшитых и обработанных дел не выдаются.
Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством в соответствии с инструкцией по ДОУ.
Допуск для работы в архиве сотрудников других организаций и частных лиц дает руководитель на основании письменного ходатайства организаций, действительного, как правило, в течение 1 года. Выписки и копии, сделанные посетителями при изучении документов, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия теме исследования и оригиналам. При отсутствии читального зала в случае производственной необходимости документы в составе дел (единиц хранения) могут быть выданы во временное пользование. Правилами установлены следующие сроки нахождения дел во временном пользовании: 10 дней для работников организации, в состав которой входит архив; 3 месяца для работников других организаций. Продление срока работы с документами должно быть оформлено в установленном порядке. Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется типовой формой Акта о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя. Выдача дел сотрудникам фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано. Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работали. Результаты проверки фиксируются в листе - заверителе единицы хранения и в документах, оформленных при выдаче дел. При обнаружении недостачи дел, документов или отдельных листов, она должна быть зафиксирована, так как на этом основании должен решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности. Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей информации, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов. На основе материалов архива могут готовиться тематические подборки копий документов: альбомы, плакаты, диаграммы, слайды, фотографии т.д. для оформления стендов, выставок, музеев фирмы, мультимедийных презентационных продуктов, фирменных страниц в информационных сетях. По материалам архивных документов готовятся печатные документы, радио - и телепередачи. При этом тексты статей и других материалов должны содержать поисковые сведения (ссылки на использованные документы), а авторы передач несут ответственность за интерпретацию архивных документов. Изготовление копий с документов не социального характера может быть платной услугой архива, наряду с исполнением запросов генеалогического, историко-биографического, тематического характера; тематическим выявлением документов; расшифровкой трудночитаемых текстов, переводом текстов документов с языка оригинала; составлением комментариев к документам, атрибутированием фотографий (уточнение изображений); проведением выставок, бесед, лекций по тематике хранимых документов и др. При этом, как правило, копирование архивных документов в размере до 10% от обычного объема фонда может проводиться по разрешению сотрудников архива, увеличение объема копирования должно быть согласовано с руководством, а по научно-технической документации - с ее авторами (разработчиками). Делопроизводство: учебно-справочное пособие/И.Н. Кузнецов. - ИД "Дашков и Ко", 2009. - 520 С.
4. Правила оформления реквизитов
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. В ГОСТе, термин и определение реквизит документа называется "обязательный элемент оформления официального документа". Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.
Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен законодательными и нормативными актами. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.
В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название "формуляров-образцов".
Формуляр (образец) - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги А4 (210х297мм). На основе формуляра - образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи. Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте ГОСТ Р6.30-97 УСОРД "Требования к оформлению документов". Он распространяется на организационно-распорядительные документы предусмотренные унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.
Таким образом, стандарт распространяется на любые, как государственные, так и негосударственные организации. В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита, и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги, При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.
ГОСТ указывает следующие реквизиты, которые могут быть использованы при создании документа:
1) государственный герб Российской Федерации;
2) герб субъекта Российской Федерации;
3) эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4) код организации - автора документа;
5) код формы документа;
6) наименование организации - автора документа;
7) справочные данные об организации - авторе документа;
8) название вида документа;
9) дата документа;
10) регистрационный номер документа;
11) ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12) место составления или издания документа;
13) гриф ограничения доступа к документу;
14) адресат;
15) гриф утверждения документа;
16) резолюция;
17) заголовок к тексту;
18) отметка о контроле;
19) текст документа;
20) отметка о наличии приложения;
21) подпись;
22) гриф согласования документа;
23) визы согласования документа;
24) печать;
25) отметка о заверении копии;
26) отметка об исполнителе;
27) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28) отметка о поступлении документа в организацию;
29) отметка для автоматического поиска документа.
Таким образом, в стандарте перечислено 29 реквизитов. Но все реквизиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них взаимоисключающие, например, вид документа и справочные данные об организации; гриф утверждения и адресат. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним. Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.
Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа. Однако бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом. ГОСТ Р 6.30-97 содержит как общие требования к бланкам документов, так и специальный раздел с требованиями к изготовлению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации.
Изготавливать бланки лучше на белой бумаге, но допускается и бумага светлых тонов. Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В организации обычно применяются два вида бланков - для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но если известна потребность, можно иметь и бланки конкретных видов документов (например, приказа, акта и т.д.). Руководители могут иметь должностной бланк.
Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов. Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их систему, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации - автора. Бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
В новом ГОСТе Р 6.30-97 введен раздел Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. В нем указывается, что гербовые бланки подлежат особому учету:
"На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты. При поступлении бланков: наименование вида гербового бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации - поставщика гербовых бланков; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков. При выдаче бланков: наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.). Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме".
Эмблема (реквизит 03).
Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. Эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации - автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации.
Наименование автора документа (реквизит 06).
В бланке видим прежде всего автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации - автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства) Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.
Наименование организации - автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.) должно всегда соответствовать установленным требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением). В настоящее время быстро растет количество организаций, имеющих постоянных иностранных корреспондентов. Для переписки с ними разрабатываются специальные бланки, в которых наименование организации и ее адрес воспроизводятся дважды на русском и иностранном (чаще всего английском) языках.
Справочные данные об организации-авторе (реквизит 07).
Письмо предполагает переписку, поэтому в бланке для письма помещается адрес организации - автора (индекс, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, номера счетов в банке, номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения).
Дата и регистрационный номер документа (реквизиты 09 и 10).
В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и индекса документа. Это важнейшие поисковые признаки документа. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди других аналогичных. Образно говоря, дата и индекс - "имя и отчество" документа.
Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом. Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов, датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.
Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу. Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания. Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, отметка для автоматического поиска документа. В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков - шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0, (например, 03.08.11) Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Но можно писать год и полностью. Тогда дата выглядит так: 03082011. Словесно-цифровой способ оформления дат (27 января 2010 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан. Дата оформляется без кавычек.
Международным стандартом предусмотрена обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например: 10.06.08. При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ. Регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно - цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализованно по группам документов - обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности - в канцелярии, по кадрам - в отделе кадров. Обязательным элементом реквизита "Регистрационный номер документа" является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы К (кадры) или Л/С (личный состав). Например: Приказ №7к или приказ №19л/с.
Регистрационный номер входящих и исходящих документов, кроме порядкового номера, чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02-15/ 89, где 02 - индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 - номер дела по номенклатуре, 89 - порядковый номер отправляемого документа. При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например А-17, Д-124. На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо) 26. Например: № 465/160/295. Регистрационный номер на документе указывает, что он учтен и находится под контролем организации, создавшей или получившей документ.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11).
Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ, и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе доложить руководителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информация.
Место составления или издания (реквизит 12).
В общем бланке на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Однако этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации. Например, ООО "Тульские пряники" не указывается в названии г. Тула. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. (например, г. Барнаул, пос. Степной). Этот реквизит проставляется для исключения ошибок о местонахождении организации - автора документа.
Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13).
В верхнем правом углу документа на первой странице может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (секретно, для служебного пользования, конфиденциально и др.). Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля на первом листе документа без кавычек. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.
Адресат (реквизит 14).
Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок написания адресата достаточно подробно описан в ГОСТе. Реквизит "адресат" максимально может состоять из следующих составных частей:
наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
указание должности получателя (в дательном падеже);
фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Ляшенко С. П.);
почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними - 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания - точки и запятые - не ставятся. Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности (например: Директору МУП г. Шахты БТИ Правдюк В. Н.).
Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией (например: Южно - Российский государственный гуманитарный университет экономики и сервиса Зав. кафедрой Документоведения проф. Пшеничнов С. А.). В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается почтовый адрес (например: Тимошиной Н.И. ул. Дружбы, д.58 346503, Москва. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции. При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается. На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ. http: //www.bibliotekar.ru/biznes-60/10. htm
Подобные документы
Должностные обязанности секретаря, организация рабочего места. Анализ и исследование основных современных технических средств, которые секретарь может использовать для улучшения организационного процесса в офисе. Интернет-технологии в работе секретаря.
курсовая работа [55,5 K], добавлен 03.09.2012Работа секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. Рациональная организация рабочего места. Рационализация информационно-аналитической работы и планирования рабочего дня. Создание автоматизированного рабочего места секретаря.
дипломная работа [230,5 K], добавлен 20.10.2013Изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом условий деятельности. Организация рабочего места и рабочего времени секретаря. Работа с посетителями в приемной. Ведение деловых бесед. Организация переговоров, собраний, деловых встреч.
курсовая работа [60,6 K], добавлен 24.06.2010Функциональные обязанности и роль в формировании корпоративной структуры секретаря-референта; оптимальная организация его рабочего места и времени. Изучение механизмов взаимодействия руководителя и секретаря. Особенности работы с посетителями в приемной.
курсовая работа [143,5 K], добавлен 15.09.2013Организация и проведение секретарем приема посетителей. Культура делового общения и требования к внешнему виду. Работа секретаря по подготовке служебной командировки и по организации совещаний, конференций. Обустройство рабочего места и условия труда.
курсовая работа [5,0 M], добавлен 11.10.2011Направления и цели использования архивных документов. Информирование руководства и структурных подразделений организации о наличии в архивах документов и их содержании. Организация встреч с общественностью. Выдача подлинных дел во временное пользование.
курсовая работа [40,7 K], добавлен 09.11.2012Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.
курсовая работа [73,2 K], добавлен 14.12.2004Реквизиты документа, определяющие его юридическую значимость. Порядок подписания и утверждения документов. Определение юридической силы копий документов. Методика оформления и подписания сторонами контрактов, юридические требования, предъявляемые к ним.
контрольная работа [26,9 K], добавлен 21.07.2009Категории секретарей в организациях РФ. Требования к знаниям, умениям, квалификации современного секретаря. Нормативная регламентация деятельности секретаря. Виды и характеристика систем управления организации. Характеристика деятельности секретаря.
курсовая работа [48,8 K], добавлен 08.12.2014Современные требования к организации рабочих мест персонала. Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию. Оснащение и оборудование рабочего места, требования к рациональному освещению.
курсовая работа [45,7 K], добавлен 31.03.2013
