Анализ потерь рабочего времени и разработка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени руководителя
Факторы, определяющие влияние руководителя. Контроль и самоконтроль использования времени. Содержание и анализ труда руководителя, структуры затрат его рабочего времени. Рекомендации по улучшению рационального использования рабочего времени руководителя.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 23.01.2012 |
| Размер файла | 51,5 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Факультет: Экономики и управления
Кафедра: Менеджмента
ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ
На тему
Анализ потерь рабочего времени и разработка
рекомендаций по эффективному использованию
рабочего времени руководителя
ВВЕДЕНИЕ
«Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь»
Алан Лэкейн.
Эффективный менеджер -- это тот, кто берётся именно за то, что он должен делать, и доводит дело до конца. Эффективный лидер команды -- тот, кто создает условия, мотивирующие команду к достижению поставленных целей. В общем случае эффективный менеджер -- тот, кто обеспечивает выполнение работы.
Разумеется, способы, с помощью которых люди становятся эффективными менеджерами, весьма разнообразны.
Прежде всего, нужно "делать правильные вещи", т. е. справляться именно с теми задачами, решения которых требует от Вас Ваша должность менеджера. Лишь при соблюдении этого условия имеет смысл вести речь о том, как "делать вещи правильно", т. е. о наилучших способах выполнения Вашей работы менеджера.
Менеджеры, которые хотят совершенствоваться, должны оценить как собственную результативность, так и собственную эффективность. Результативность означает способность "делать правильные вещи", а эффективность -- способность "делать вещи правильно", т. е. получать результаты с наименьшими затратами ресурсов. Результативность более важна, чем эффективность, потому что менеджер, прежде всего, должен выполнять действительно нужную работу. Только при этом условии имеет значение экономное и эффективное выполнение работы". Эффективный менеджер должен обладать и тем и другим качеством, т. е. достигать нужных результатов наиболее квалифицированным образом.
Эффективность менеджера, как и другие характеристики его работы, зависит от целого ряда факторов. Так, одним из факторов, влияющих на эффективность менеджера, является способность управлять своим временем.
Правила организации, как формальные, так и неформальные, являются ограничителями деятельности. Помимо этого, менеджер испытываете влияние целого ряда внешних по отношению к организации факторов. Например, семья и друзья имеют определенные права на менеджера и, в частности, на его время. Занятия по самосовершенствованию или повышению профессионального уровня отнимают у менеджера время, которое он мог бы уделить им. Другие внешние факторы, такие, как изменения в законодательстве, государственной политике и экономике, будут оказывать влияние не только на содержание работы менеджера, но и на то, как он её выполняете.
Всякий труд помимо, собственно, мыслительной деятельности содержит в себе чисто организационные, технические элементы. Область знаний, изучающая организацию труда работника, называется персональным менеджментом.
Персональный менеджмент (самоменеджмент) -- это целенаправленное и последовательное использование практических методов менеджмента в повседневной деятельности для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.
Сколько способных и даже талантливых людей не достигли вершин и серьезных успехов в жизни, не сделали хорошей карьеры по одной лишь причине: не смогли наилучшим образом распорядиться ни своим временем, ни своими способностями. И как следствие, правильно организовать свою жизнь и свою деятельность.
Временем как ресурсом любой человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты его использования у различных людей различны.
Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И перед каждой экономически развитой страной сегодня стоит вопрос: как научиться экономить время тех, кто реализует функции управления.
Как показывают многочисленные исследования, руководители из-за нехватки времени увеличивают свой рабочий день. В итоге им не остается времени и сил на повышение своей квалификации, рост культуры, отдых и сохранение здоровья, семью, личностное развитие. Следует иметь в виду, что нехватка времени - не причина, а следствие плохой самоорганизации руководителя.
Если руководитель постоянно занят «горящими делами», поддается стихийному ходу событий, не управляет собственным временем, а зависит от обстоятельств, то со временем он теряет способность отличать главное от второстепенного, выделять из множества конкретных ситуаций важные проблемы. Его действия все больше приобретают авральный характер оперативного гашения конфликтов, ликвидации сбоев, а, в общем - «латания дыр».
В силу огромной перегруженности наиболее важные, проблемные задачи он уже не решает. Остаются в стороне перспективные вопросы, а это, в свою очередь, порождает массу новых текущих проблем, которыми приходится заниматься, тратя на это большое количество времени.
Можно смело утверждать: организация процесса жизнедеятельности руководителя -- не только его личное дело. Если подчиненные не знают, когда смогут попасть на прием к руководителю, то стремятся попасть к нему как со срочными, так и с менее срочными делами. Никто не уверен; что для рассмотрения его дел у руководителя найдется время, поэтому вопросы не выносятся заранее на рассмотрение руководителю, а «пробиваются». Никто заранее не знает, когда его вызовут для доклада о проделанной работе, и поэтому постепенно утрачивается потребность в планировании своей работы. Система беспорядочного использования рабочего времени нередко исходит от самого руководителя и возвращается к нему в виде необходимости непрерывно тратить время на решение горящих проблем.
Организация личного труда руководителя не может не учитывать индивидуальные особенности людей. Тут нельзя руководствоваться жесткими правилами и нормами.
Вместе с тем, и наука, и практика управления убедительно доказывают возможность и необходимость эффективной организации личного труда руководителей.
Ведь в деятельности успешно работающих руководителей есть общие черты, которые можно выявить, сформулировать в виде принципов, практических советов, целесообразных для данной сферы менеджмента.
Опыт показывает: жизнь, личный труд руководителя на работе и в собственном доме могут и должны быть организованы в систему.
Систему персонального менеджмента можно образно представить в виде модели требований к качествам менеджера, способного управлять собой. Эта модель складывается из семи блоков:
1 -- способность формулировать и реализовывать жизненные цели;
2 -- личная организованность;
3 -- самодисциплина;
4--знание техники личной работы;
5 -- способность делать себя здоровым;
6 -- эмоционально-волевой потенциал;
7 -- самоконтроль.
Многие выдающиеся хозяйственные, военные, научные, политические руководители добивались и добиваются успехов в своей работе во многом благодаря четкой организации своей жизнедеятельности.
Главные потери времени руководитель несет из-за собственного промедления, нерешительности, отсутствия самодисциплины, неумения вовремя сказать «нет», неправильного делегирования части своих полномочий подчиненным, из-за неумения отделить главное от второстепенного, от постоянной жизненной расхлябанности и неорганизованности, неспособности поддерживать свою работоспособность, незнания техники личной работы.
Естественно, нельзя управлять самим временем. Но можно управлять своими делами с учетом фактора времени. Отметим, что в управлении самим собой нужны те же умения, что и в руководстве другими людьми, -- планировать, организовывать, делегировать, стимулировать, координировать и контролировать.
Без этого невозможно эффективно работать. Максимально использовать отпущенное время поможет специальный набор управленческих приемов и навыков. Необходимо продумать заранее, что делать, как делать и кому поручить дело. По существу, «количество» времени у всех одинаково, только одни используют его лучше, а другие хуже.
Отчасти эту задачу решает тайм-менеджмент (управление временем, организация времени). Термин «тайм-менеджмент» (ТМ) происходит от английского time-management, что в переводе означает «управление временем». Под ТМ подразумевается технология учета времени и планирования рабочего дня. Она требует серьезных волевых усилий и постоянного внимания.
Руководители прибегают к таким суровым мерам не от хорошей жизни, а лишь столкнувшись со снижением эффективности.
Таким образом, с учетом всего вышесказанного, мы приходим к выводу, что современному руководителю необходимо овладеть наукой управления собственным временем, научиться использовать этот невосполнимый уникальный ресурс с наибольшей эффективностью.
Цель данного дипломного проекта является анализ труда руководителя, структуры затрат его рабочего времени и разработка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени. В результате данной работы мы собираемся обозначить основные проблемы, преодоление которых позволит повысить эффективность использования рабочего времени руководителя. А так же постараться сформулировать рекомендации по решению этих проблем.
Актуальность выбранной темы определяется тем, что на сегодняшний день экономика и общество в нашей стране период реформ и преобразований. Непрерывная перестройка организационных структур, децентрализация управления, модернизация технологий, стилей и методов руководства усиливают значение роли руководителя. Сегодня эффективный труд руководителя - это органический сплав науки и искусства, тесное сочетание мастерства, которому можно и нужно научить, и таланта организатора, с которым нужно родиться и который нужно развивать и совершенствовать.
Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И сегодня, как никогда, актуален вопрос - как научиться экономить и эффективно организовывать время тех, кто реализует функции управления.
В рамках сформулированной цели были определены следующие задачи:
- проанализировать содержание труда руководителя и структурировать затраты его рабочего времени;
- подготовить рекомендации по улучшению рационального использования рабочего времени руководителя.
Глава 1. Теоретические основы анализа времени руководителя
1.1 Характер и содержание работы руководителя
По своему характеру работа руководителя является управлением действиями людей с целью получения конкретного результата. Работа по управлению людьми предполагает, что руководитель хорошо знает себя, свои способности и возможности. Он должен хорошо знать и своих подчиненных, их интересы на работе, да и вообще в жизни. Чем лучше руководитель знает своих подчиненных, как по работе, так и вне ее, тем больше у него возможностей для успеха. Работа руководителя заключается в том, что он оказывает свое влияние на других индивидуально или в составе группы. В настоящее время все больше распространяется форма управления группой, что предполагает готовность и умение руководителя действовать в качестве члена группы. Управление группой - это более сложное дело, чем индивидуальное руководство. Поэтому руководителю следует развивать себя, прежде всего как руководителя группы.
К основным качествам руководителя относится необходимость быть примером и опорой для других, именно с него подчиненные берут пример, как надо планировать свое рабочее время и действовать эффективно. Руководитель не может самоизолироваться от других, он работает у всех на виду и вместе со всеми. Руководитель, который сторонится руководимой им группы, не способен оказывать эффективное влияние и на результаты работы. Далее, руководитель должен быть досягаемым. Когда и в какое время - это целиком зависит от принятого способа управления.
В обязанности руководителя, особенно в небольших организациях и на невысоких уровнях управления, входит готовность при необходимости выполнять работу своих подчиненных. В этом отношении руководитель должен быть хорошим примером гибкости для других. Он может, например, выполнять временно работу своих подчиненных в пиковых ситуациях и во время отпусков персонала. Усвоение трудовых операций, выполняемых подчиненными, может происходить, например, во время ознакомления с производством.
СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ
Работа руководителя представляет собой составную часть всей работы по управлению. Важнейшими задачами руководителя являются.
1. Забота о мотивации персонала. Эту задачу с точки зрения достижения высоких результатов следует считать буквально ключевой, так как мотивированность и эффективность находятся в прямой зависимости друг от друга.
2. Управление деятельностью персонала, в частности путем постановки задач, оказания поддержки и контроля.
При выполнении этой задачи руководители многих организаций прибегают к проводимым регулярно встречам-беседам со своими работниками.
3. Сотрудничество и информация. Руководитель должен позаботиться о том, чтобы его подчиненные знали о перспективах своего участка, а также о том, что делается в других подразделениях организации. Положение руководителя группы само по себе подчеркивает важность сотрудничества.
4. Определение потребности своего участка в рабочей силе, ее наем и тщательный подбор.
5. Обучение и совершенствование персонала.
6. Вопросы трудовых отношений и заработной платы.
7. Вопросы охраны труда на своем участке (безопасность труда и охрана здоровья).
8. Совершенствование планирования, разделения труда, улучшение психологического микроклимата на производстве, методов труда и других вопросов, оказывающих влияние на эффективность работы организации.
Как видно, содержание работы руководителя является весьма многогранным. На практике удельный вес каждой из перечисленных задач может быть различным, что зависит от целей организации и от положения самого руководителя.
Для каждого серьезного руководителя, который стремится к эффективным результатам и который намерен реально учесть стремления и личные планы своих подчиненных, большинство из перечисленных задач являются обязательными.
1.1.1 Требования к руководителю
На основе перечисленных выше задач нетрудно определить и требования, выдвигаемые перед самим руководителем. Он несет ответственность за данное подразделение организации, что и налагает на него соответствующие обязанности. Он должен уметь направлять деятельность не только отдельных людей, но и целых групп. Руководитель должен уметь ладить с людьми и проявлять интерес и стремление к сотрудничеству. От него требуется умение наладить работу своих подчиненных в соответствии с целями организации. Ему надлежит разбираться в мотивах поведения людей, а также знать те факторы, порой весьма многосложные, которые лежат в основе поведения коллектива.
Многие из задач руководителя близко соприкасаются с проблемами штата работников. Поэтому от руководителя требуются хорошие знания и в этой области. Он должен решать на своем участке все вопросы, даже самые сложные, связанные, в частности, с заработной платой и подбором работников. Для этого он должен быть хорошо знаком с трудовым законодательством.
От руководителя требуется умение обнаруживать и решать противоречия. Всякий руководитель, который пытается уйти от противоречий или скрыть их; рано или поздно оказывается в тупике.
Здоровая организация воспринимает противоречия с пониманием и использует их для своего совершенствования. Современный руководитель должен быть умелым организатором работы своей группы. Авторитет руководителя ныне опирается не на традиционный статус начальника, а прежде всего на него самого, как на человека со всеми его качествами. Он повышается, если руководитель компетентен в работе своих подчиненных.
Однако руководитель должен сознательно избегать излишнего вмешательства в работу подчиненных, так как в таком случае может возникнуть слишком большая зависимость работников от своего начальника.
1.1.2 Руководитель и организация
В первую очередь все менеджеры, как начинающие, так и опытные, должны знать, чего от них ожидают. Без ясного понимания целей и задач и жизнь на работе или вне ее превращается в последовательность не связанных между собой событий. Цели и задачи руководителя должны вписываться в цели и задачи организации в целом.
1. Если руководитель не знает, чего хочет и что ему нужно, то он не может и знать, достиг ли он своей цели.
2. Если руководитель не знает, куда идет, то он никогда не узнает, дошел ли он до цели.
3. Если у человека есть достаточно силы воли для того, чтобы руководить, то он найдет и способы для достижения хороших результатов.
Руководитель, стремящийся к достижению хороших результатов, нуждается в соответствующей системе управления в едином комплексе управления, в котором сочетаются как необходимость коммерческого успеха организации, так и потребности продвижения по службе и совершенствования личности. Ниже приводится схема системы управления с позиции эффективного руководства.
Существенным при этом является перестройка мышления, нацеленного не на задачу, а на результат (рис. 1).
Важнейшим этапом планирования является точная постановка целей во всех областях, что оказывает существенное влияние на успешную работу всей организации. Управление, ориентирующееся на результат, должно исходить из того, что мотивирующими целями могут быть только, в постановке и выработке которых принимал участие человек, ответственный за их достижение.
Роль руководителя при таком способе управления заключается в создании благоприятного климата в организации. Это возможно только при наличии постоянной двусторонней связи между руководителем и работниками.
Кроме целей, устанавливаемых в соответствии с достигнутыми результатами, такая система управления подчеркивает и значение личных целей работников.
Делегирование полномочий позволяет перенести значительную часть детального контроля на принципы индивидуального контроля. При этом важнейшей задачей является не сам контроль, а сбор новых данных для планирования.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Предназначение
Связующие группы
Рис. 1. Связь между планированием фирмы и планированием своей работы
Ниже мы рассмотрим некоторые важные понятия, необходимые при управлении по результатам.
Ключевой результат означает показатель или область деятельности, оказывающие решающее влияние на конечные результаты работы всей организации. Количество таких ключевых результатов не превышает одного, принятого совещанием руководства предприятия, на котором ключевые результаты рассматривались в виде так называемой матрицы. Имеются в виду те области деятельности руководителей, от которых зависит в целом успех работы в данной должности.
Таким образом, ключевой результат с точки зрения эффективной работы является весьма существенным понятием. Ключевые результаты выражают важнейшие позиции деятельности организации и являются исходными показателями при определении целей и задач и, как правило, носят долговременный характер. Очень важно, чтобы в каждой организации они толковались и понимались одинаково. Ниже приводится практический пример определения ключевых результатов применительно к отдельным руководителям (табл. 1).
Таблица 1. Определение ключевых результатов руководителей
Ключевойрезультат |
Ключевые результаты отдельных руководителейв данной области |
|
Степеньиспользованияпроизводственныхресурсов |
1. Коммерческий директорПоддержание уровня и структуры заказов в соответствии с производственными возможностями2. Начальник производстваЭффективное использование машин и оборудования3. Начальник экономического отделаСоставление рапортов о выполнении производственного графика |
Процесс определения результата деятельности отдельного руководителя показан на рис. 2 и 3.
Работники Руководители
Подразде- 1 2 3
ления
К Опреде- Констати- Устанавлива-
Л ляется руются ются на основе
Ю договорённости
Ч
Е
В
О
Й
Р
Е
З
У
Л
Ь
Т
А
Т План
деятель-
ности
Рис. 2. Определение результата деятельности отдельного руководителя
Ключевой Цель Контроль за
результат достижением
цели
1 Положение
на рынке + 5
в течение
2005 года
на уровне
31. 12. 05 г.
И т. д.
Рис. 3. Определение цели при управлении по результату
1.1.3 Факторы, определяющие влияние руководителя
В одном из исследований по проблеме управления отмечается, что 72% руководителей не могут найти для себя достаточного количества времени для обдумывания задач и планирования. Кто же в этом виноват? Разве высшее руководство не может контролировать использование своего времени? Возникает вопрос, у кого еще может быть столько возможностей и влияния для того, чтобы высвободить время, необходимое для своей основной работы -- планирования будущего организации.
Истина, вероятно, в том, что руководители просто не хотят использовать свое рабочее время на планирование. Они с легкостью приступают к работе, которая в данный момент кажется им самой неотложной. Чем больше накапливается на нашем рабочем столе всевозможных бумаг, тем с большей жадностью руководитель набрасывается на какую-нибудь рутинную работу. Некоторые руководители не умеют подчас сосредоточиваться и заниматься самым существенным, выполнять прямые обязанности.
Очень важно, чтобы планирование своей работы проводилось не изолированно, а в единстве с другими системами организации. Управление самим собой также неплохо начинать с планирования. Именно с его помощью отчетливо очертить задачи на ближайшее время. Одновременно стоит подумать также над тем, какие задачи можно отбросить и какие делегировать. От ненужной работы надо отказаться сразу. По каждой задаче следует продумать, как и когда ее выполнять.
Позднее следует обязательно проконтролировать, как были выполнены запланированные задачи. Кроме того, надо постоянно помнить также о необходимости непрерывного совершенствования своей работы и использования рабочего времени (рис. 4).
Система
управления
фирмой
Рис. 4. Процесс совершенствования работы и использования рабочего времени
Лучше всего повышение эффективности работы на практике проводить путем составления системы управления использованием рабочего времени, которая может выглядеть, например, следующим образом.
1. Определение и анализ использования своего рабочего времени.
2. Должностные обязанности в данный период.
3. Индивидуальный план деятельности.
4. Рабочий план.
5. Недельный план.
6. Дневной план.
7. Контроль за выполнением плана использования своего рабочего времени.
Очень важно найти действительные возможности и проблемы, связанные с работой и использованием рабочего времени. При этом можно узнать, в частности, не теряется ли рабочее время каждый день по одним и тем же причинам. Анализ использования рабочего времени является хорошим способом для тестирования работоспособности руководителя.
Правильно определенные должностные обязанности -- это основа эффективного управления. Основным вопросом при этом является то, почему в данной должности находится именно это лицо, а не другое и какова его отдача для организации. Существенным является и то, каковы зоны ответственности этого лица, и какова действительная сила его влияния, под зонами ответственности понимаются те окончательные результаты, достижение которых предусматривается данной должностью. Таких зон ответственности у одного человека обычно 3-5. Их можно представить следующим образом.
1. Управление деятельностью.
2. Управление людьми.
3. Управление внешними связями.
4. Совершенствование управления деятельностью, людьми и связями с другими организациями.
5. Собственно «делание работы».
На рис. 5 показана взаимосвязь между предназначением должности руководителя, зонами его ответственности и ключевыми результатами.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Рис. 5. Значение зон ответственности с позиции должностных обязанностей руководителя
Круг полномочий руководителя следует рассматривать отдельно в части каждой зоны ответственности. Руководитель должен знать, каковы его полномочия в плане принятия решений и предложений, особенно с точки зрения достижений результатов. В части полномочий по принятию решений должны быть указаны вопросы, которые не могут быть делегированы другим.
Каждому руководителю, кроме того, полезно знать, за что и перед кем он отвечает, кто и за что является ответственным перед ним самим, по каким вопросам и с кем он должен сотрудничать. Круг должностных обязанностей руководителя должен быть определен таким образом, чтобы он не стеснял деятельности и не связывал руководителя выполнением только рутинных работ.
После того как организация и ее подразделения определяют свои ключевые результаты и соответствующие цели, можно более четко выработать ключевые результаты и задания также для остальных руководителей. Другими словами, каждый руководитель может на их основании составить свой индивидуальный план работы. Такой план работы можно составлять 1-2 раза в год.
Когда цели и задачи определены, необходимо решить, как организовать контроль за ходом их выполнения. При этом не надо забывать, что контролируется именно цель, ее осуществление, а не мероприятия, необходимые для ее достижения.
При контроле результатов деятельности уделяется внимание способу осуществления контроля, измерители времени и человеку, ответственному за данный вопрос (табл. 3).
руководитель самоконтроль труд время
Таблица 3 Контроль результатов и структура индивидуального плана мероприятий
|
Ключевой результат |
Цель |
Контроль |
Мероприятия |
Время |
||
|
Бюджет времени |
срок выполнения |
|||||
|
Способности руководителей и т. д. |
Увеличить выпуск продукции в 2006 г. в два раза без увеличения количества работников |
· Совещание руководящей группы· Рапорт о ходе выполнения· Поквартально· Административный директор |
Мероприятие АМероприятие БМероприятие В |
10%5%30% |
1-30. 03До 1. 06До 1. 06 |
После определения цели руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для выполнения поставленных перед ним задач. На этом этапе в управлении по результатам часто возникает кризисный момент. Такая программа остается или вовсе не составленной, или же она составляется небрежно. Цель без программы мероприятий для ее достижения -- это пустая мечта. Цель отвечает на вопрос „что?", а программа мероприятий -- на вопрос „как?". Цель -- это мысленная деятельность для достижения результата, а мероприятие -- это практическое действие. План мероприятий можно составить, например, следующим образом.
После определения необходимых для достижения цели мероприятий необходимо выяснить, сколько времени потребуется для их выполнения. Это является очень существенным моментом при планировании индивидуальной работы. Бюджет времени можно составить по приведенной выше модели. Срок выполнения определяется с максимальной точностью, какая только возможна в момент составления плана.
Когда руководитель окончательно определит мероприятия и уточнит календарь времени, то готовый индивидуальный план полезно вывесить перед глазами, скажем, на стене рабочего кабинета.
Недельный план является уточнением общего плана, детальным распределением имеющихся ресурсов. В каждую пятницу, во второй половине дня, рекомендуется определять задания на следующую неделю и вносить их в календарь или вписывать в специальный бланк. Лучше всего использовать для этой цели еженедельники с тем, чтобы все задания на неделю поместились на одной страничке. Здесь можно проставить время, необходимое для выполнения заданий, и останется еще достаточно места для пометок.
Последним пунктом в системе индивидуального планирования является контроль за выполнением заданий и использованием времени. Это очень важно, так как тщательный контроль за ходом выполнения планов дает новые стимулы для дальнейшего совершенствования своей работы и использования рабочего времени. В результате систематического контроля выясняется:
как проходило выполнение работ;
насколько удачным было планирование использования рабочего времени;
какие результаты были достигнуты.
Какая же польза от системы индивидуального планирования и управления своей работой с помощью поставленных целей? Прежде всего, лучше знать выполняемую работу, ресурсы и возможности сотрудничества. Таким образом, получится более обоснованные данные о возможностях, правах, ограничениях и, конечно, об использовании рабочего времени. Благодаря всему этому руководитель будет лучше знать самого себя и в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач. Теперь можно будет не просто работать, а достигать высоких результатов.
«Пусть у нас будет сколько угодно знаний, навыков и средств, но, если при этом будет отсутствовать воля, хорошего результата не достичь». Воля не является врожденным качеством, ее надо воспитывать, и каждый может научиться пользоваться ею.
Волю можно воспитывать с помощью следующих несложных рекомендаций:
1. Переходите к новому способу деятельности как можно основательнее. Об этом, может быть, есть смысл рассказать своим коллегам.
2. Сосредоточивайте свое внимание одновременно только на одном вопросе.
3. Не избегайте трудных проблем, решайте их.
4. Не стремитесь к совершенству.
5. Не делайте исключений, пока новый способ деятельности не будет освоен полностью. Никогда не говорите: „В следующий раз".
6. Используйте сразу же все возможности для того, чтобы действовать в соответствии с новым решением.
Руководители, девизом которых является: „это я сделаю сейчас", -- большая редкость, но по эффективности они представляют высший класс. Знай, что хочешь, и делай то, о чём говоришь, тогда тебе будут доверять!
Следует начать с рассмотрения факторов, которые могут приводить к бесполезной трате времени. В своей книге Джон Адер сформулировал пять проблем, типичных для большинства менеджеров.
1 Откладывание работ
Все склонны откладывать работу, особенно когда она кажется скучной и нестоящей. В действительности, разумеется, происходит следующее: откладывание работы лишь увеличивает рабочую нагрузку в последующие дни или недели, оставляя все меньше времени на выполнение работы. Один из способов справиться с этой проблемой - выделить один час в день для выполнения именно той работы, которую хотелось бы отложить. Зачастую эта работа оказывается не такой трудной и скучной, как ожидалось.
2 Неэффективное делегирование полномочий
"Делегирование полномочий экономит время руководителя и развивает подчиненных".
В результате можно уделить больше времени задачам, решить которые может только сам руководитель. Это кажется совершенно очевидным, не правда ли? Тем не менее, многие менеджеры отказываются делегировать полномочия, иногда потому, что полагают, что "это быстрее сделать самому", иногда из опасения, что передача обязанностей может быть расценена как свидетельство их несостоятельности. Маловероятно, что руководителю удастся стать эффективным менеджером, если он не будете посредством делегирования части работ развивать потенциал своих подчиненных.
3 Неумение справляться с канцелярской работой
"Беспорядок порождает лишнюю работу и отнимает время".
Есть такие менеджера, чьи столы свободны от бумаг, а в ящиках стола, в отдельных папках, хранятся тщательно разобранные документы. Существуют также и такие менеджера, которые, кажется, не способны работать, если их столы не будут завалены ворохом бумаг.
Затрачивая незначительное время на регистрацию и упорядоченное хранение документов. Можно сэкономить гораздо больше времени, которое в противном случае уходит на поиски нужных бумаг. Следует помнить старый совет: "Вынимая какую-либо бумагу, никогда не прячь ее, ничего с ней не сделав", потому что в этом совете подразумевается упорядоченное хранение документов.
4 Проведение ненужных совещаний
Что бы случилось, если бы мы не провели это совещание?
Зачем мы собрались?
Какова цель совещания?
Сколько времени должно длиться совещание?
Кто должен присутствовать?
Каков оптимальный порядок ведения совещания?
Подходящее ли выбрано время для проведения этого совещания?
Если нет, то когда лучше его провести?
Перечисленные выше вопросы нужно задавать по поводу каждого совещания. Можно оценить, действительно ли необходимо намеченное совещание, и стоит ли тратить на него свое время и время других. Следует помнить, что совещания могут превратиться в поглощающую время привычку. Существует ли действительная необходимость в том, чтобы проектная группа, которая "всегда" собиралась на совещания в первый вторник каждого месяца, проводила свои совещания ежемесячно? Нельзя ли собираться реже? Всегда ли оправдана канцелярская работа, предшествующая совещаниям?
5 Неумение расставлять приоритеты
"Эти, из штаб-квартиры, постоянно меняют приоритеты. В этом месяце проводится кампания заботы о нашем потребителе, хотя в прошлом месяце собирались заняться обучением персонала информационным технологиям".
Ситуация, описанная в приведенной цитате, является довольно типичной: несчастному растерявшемуся менеджеру трудно руководить своим отделом под прессом постоянно изменяющихся указаний сверху. Менеджер должен иметь ясное представление о целях и задачах своего отдела и, что немаловажно, уметь донести его до подчиненных.
Эффективная система аттестаций может помочь менеджеру наметить цели и поставить задачи перед каждым работником. Однако эффективный менеджер должен не только поставить задачи, но и расставить приоритеты. Если изменившиеся обстоятельства заставили менеджера изменить приоритеты, он должен сам ясно понимать причины изменений и уметь доходчиво объяснить их своим подчиненным.
Ежедневная или еженедельная расстановка приоритетов поможет руководителю в первую очередь выполнять самые неотложные задания, не теряя времени на менее срочные или менее важные работы. На рис. 6 представлена простая матрица, которая может быть использована для этих целей.
Важные работы
Менее срочные работы Срочные работы
Менее важные работы
Рис. 6. Расстановка приоритетов
Преимущества работы по приоритетам
Благодаря регулярному составлению «табели о рангах» предстоящих задач можно:
работать только над действительно важными и необходимыми задачами;
решать вопросы в соответствии с их неотложностью;
концентрироваться на выполнении только одной задачи;
более целеустремленно приступать к делу и укладываться в установленные сроки;
наилучшим способом достигать поставленных целей при заданных обстоятельствах;
исключить дела, которые могут быть выполнены другими;
в конце планового периода (например, рабочего дня) разделаться, по крайней мере, с важнейшими вопросами;
не оставлять невыполненными задачи, которые действительно по силам.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Механизм управления рабочим временем руководителя отдела подбора персонала ООО "ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское". Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по использованию рабочего времени руководителя.
дипломная работа [663,8 K], добавлен 26.01.2013Оценка проблем, преодоление которых позволит повысить эффективность использования рабочего времени руководителя. Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по улучшению его рационального использования.
курсовая работа [71,4 K], добавлен 29.06.2016Рабочее время: понятие, структура и значение. Основные принципы эффективного использования рабочего времени. Причины потерь и рационализация рабочего времени. Проблемы, мешающие рациональному использованию рабочего времени руководителя ООО "Раcсвет".
курсовая работа [63,5 K], добавлен 13.12.2012Сущность планирования рабочего времени. Эффективное обучение тайм-менеджменту. Анализ планирования рабочего времени руководителя на примере OOO "ФЛИНТ-КCИ" и разработка рекомендаций по его оптимизации. Причины дефицита времени и его инвентаризация.
курсовая работа [109,4 K], добавлен 30.10.2012Классификатор затрат и самофотография рабочего времени. Анализ соответствия фактических затрат времени выполняемым функциям. Основные факторы помех. План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени начальника.
курсовая работа [48,8 K], добавлен 08.02.2012Сущность и основные задачи учета рабочего времени. Особенности планирования и распределения рабочего времени руководителя. Управление рабочим временем, его контроль. Контроль за использованием рабочего времени как основной способ управления персоналом.
курсовая работа [41,0 K], добавлен 26.07.2010Классификация и элементы затрат рабочего времени. Расчет и анализ коэффициента экстенсивности использования рабочего времени, потерь времени из-за нарушений дисциплины и режимов работы. Анализ использования и распределения затрат рабочего времени.
контрольная работа [37,3 K], добавлен 21.12.2010Теоретические аспекты анализа рабочего времени. Анализ использования рабочего времени на примере ОАО "Стройка". Разработка и практическое внедрение рекомендаций по снижению затрат рабочего времени, оценка их практической эффективности на сегодня.
дипломная работа [337,4 K], добавлен 13.07.2011Анализ использования времени в работе менеджера, его биологический ритм и пики работоспособности. Фотография рабочего дня и хронометраж. Факторы сокращения потерь рабочих часов. Причины дефицита времени, основные методы тайм-менеджмента в организации.
курсовая работа [49,1 K], добавлен 14.07.2010Тайм-менеджмент как фактор повышения эффективности труда в организации. Анализ использования рабочего времени в Сбербанке России, оценка специфики управления временем. Предложения по совершенствованию корпоративного стандарта по управлению временем.
дипломная работа [243,2 K], добавлен 29.08.2013
