Управление организацией: влияние внешней среды, процесс принятия решений

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольные вопросы:

1. Внешняя среда прямого воздействия организации.

2. Процесс принятия решения в организации.

3. Ситуация

Вы - менеджер крупной компании по продаже автомобилей. Компания имеет широкую сеть дилеров. Недавно у одного из них, работающего на важной сбытовой территории, начались неурядицы в семье. Дело идёт к разводу, но дилер пытается приостановить и изменить решение, принятое своей женой. В недалёком прошлом это был один из самых опытных и результативных продавцов вашей фирмы имел торговую привилегию. Удастся ли ему сохранить семью, как скоро войдёт в норму его семейная жизнь? Сейчас же большое количество продаж теряется. Вы как менеджер имеете юридическую возможность отменить выданную этому лидеру торговую привилегию и заменить его.

Постановки задач:

Как вы поступите? Почему? (Поясните свои действия или бездействия.)

Вопрос 1.

Внешняя среда прямого воздействия организации - это специфическая внешняя среда конкретной организации. Она включает те элементы внешней среды, с которыми организация взаимодействует постоянно или на более или менее регулярной основе. Это поставщики ресурсов, потребители продукции и услуг, конкуренты, государственные органы и нормативные акты, непосредственно воздействующие на деятельность организации.

Внешняя среда прямого воздействия организации - поставщики, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования,

потребители, конкуренты и другие факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации.

Среду прямого воздействия называют непосредственным деловым окружением организации (субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность конкретной организации).

Необходимо удовлетворять потребности покупателей, влиять на взаимодействие организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными.

Итак, к элементам прямого воздействия внешней среды организации относятся:

1) Поставщики осуществляют поставки материалов, оборудования, энергии, капитала и рабочей силы. Поставщики - очень сильный фактор. От качества поставщиков (комплексный показатель) зависит жизнеспособность многих организаций. С точки зрения системного подхода организация - механизм преобразования входов в выходы. Главными входами являются материалы, оборудование, энергия, капитал, рабочая сила. Поставщики обеспечивают ввод этих ресурсов.

2) Законы и государственные органы влияют на организацию, так как каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией или некоммерческим объединением.

Деятельность организации подпадает под множество правовых ограничений, которые устанавливает государство через законы: она имеет определенный статус - ОАО, ГУП, ООО, ЗАО, ЧП и многое другое, она действует в соответствии с налоговым законодательством.

Как бы организация не относилась к законодательству, она должна придерживаться законов. Состояние законодательства часто характеризуется не только его сложностью, но и подвижностью, иногда неопределенностью и противоречивостью. Помимо прочего, организация должна выполнять не только федеральные законы, но и требования различных государственных органов - Госкомимущество, Госстандарт, Санэпидемнадзор, Пенсионный Фонд и многих других. Дополнительно усложняют деятельность организации постановления местных органов управления, число которых непрерывно множится. Они также заметно влияют на деятельность организации через лицензирование некоторых видов деятельности, давая разрешение на выбор места для офиса, для магазина, для гостиницы, устанавливая тарифы на телефон, на электроэнергию и много другое.

3) Потребители. Существование организации зависит от её способности находить потребителя результатов её деятельности и удовлетворять его запросы. Питер Ф. Друкер, говоря о цели организации, выделил единственную цель бизнеса - создание потребителя.

Необходимо удовлетворять потребности покупателей, влиять на взаимодействие организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными.

Фирма существует и тем более процветает до тех пор, пока есть потребитель, пока она удовлетворяет его потребности. Это утверждение справедливо не только для бизнеса. Основная цель государства - оказывать услуги своим гражданам по обеспечению территориальной целостности, по обеспечению их прав и свобод и многое другое. То, что граждане являются потребителями и заслуживают к себе соответствующего отношения, к сожалению, иногда не очевидно в повседневных соприкосновениях с государственной бюрократией. Тем не менее, в период выборов использование рекламы и личных встреч с избирателями служит ясным указанием на то, что кандидаты в будущие хозяева кабинетов рассматривают граждан как потребителей услуг государственных организаций.

4) Конкуренты. Это один из внешних факторов, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждой организации четко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, то долго на рынке товаров или услуг не просуществуешь.

Иногда не потребители, а именно конкуренты (качеством своей продукции и своими затратами на их производство) определяют, какие продукты деятельности организация сможет продать и по какой цене.

Следует понимать, что потребители - не единственный объект соперничества организаций. Они ведут борьбу за влияние на все факторы внешней среды - трудовые ресурсы, материалы, капитал, за право на использование новых технологий.

Любая организация функционирует в определенной специфической внешней среде и, как следствие, сталкивается с рядом воздействий. Анализ среды прямого воздействия включает рассмотрение отдельных ее элементов и их взаимодействия.

Вопрос 2. Процесс принятия решения в организации.

Основу формирования систем принятия решений в организации составляет их целевая ориентация.

Цель выступает главным системообразующим фактором любой организации. Достижение общих целей организации осуществляется путём достижения относительно самостоятельных целей её подразделений, находящихся в иерархической зависимости. При этом цели нижних выступают как средство достижения целей более высокого уровня.

Цели - это первые независимые ограничения, налагаемые на процесс принятия решений. Они представляют определённое во времени и в пространстве конечное состояние системы или её части, которое должно быть достигнуто с помощью наличных или подлежащих выявлению средств. Цели - это основа для выявления критериев оценки управленческих решений, выбора различных альтернативных вариантов действий.

Цели должны быть измеримыми, т. е иметь конкретное выражение в виде количественных показателей, так чтобы можно было оценить, достигнута или нет цель в результате определённых решением действий. Система целей должна быть хорошо проработана, чётко осмысленна, ясно сформулирована и своевременно скорректирована при принятии решений.

Разделение общей организационной цели на относительно самостоятельные подцели рассматривается как средство разрешения общей сложной организационной задачи путём привлечения сил, знаний, способностей всех членов организации.

Однако при этом, как отмечалось выше, могут возникать "конфликты целей", порождаемые тем, что каждый отдел рассматривает поставленные перед ним цели как более важные по сравнению с целями других отделов, а зачастую и общеорганизационными целями.

Задача преодоления "целевой изоляции", порождающей постоянно существующие внутриорганизационные напряжения и конфликты, находиться в центре внимания при построении систем принятия решений.

Выявление проблем организации может происходить в соответствии с двумя взаимодополняемыми типами управления:

управление по отклонениям. В соответствии с этим подходом проблема определяется как отклонение системы от заданного режима функционирования, план действий которого возникает под воздействием внешних или внутренних факторов вне воли и желания руководителя. При этом управленческое решение выступает как план действий по ликвидации этого отклонения; управление по целям (проектное, программно-целевое управление). В соответствии с этим подходом проблема определяется как разрыв между идеальным представлением руководителя, желаемой моделью организации, определяемым его перспективным видением и реальным ее состоянием. При этом отклонений от заданных режимов работы системы может не наблюдаться, т.е. проблема может существовать на уровне представлений, желаний и целей конкретного руководителя.

Управленческое решение в этом случае представляет собой проект перевода системы в новое состояние.

внешняя среда принятие решение

Организационные проблемы в большей части сложные и комплексные, поэтому их исследование и решение требуют применения методов декомпозиции и итерации - последовательного расчленения, раскрытия структуры проблемы и отсечения "лишних" связей и элементов. Полученная совокупность проблем, представленная по уровням их возникновения и решения, составляет "дерево проблем" организации. Любая проблемная ситуация, возникающая на высшем уровне управления, порождает иерархическую систему проблемных ситуаций на разных уровнях управления и в различных подразделениях организации.

Из положения о многоцелевом характере организаций следует вывод о практической возможности относительной оптимальности отдельных решений. Поэтому при выработке, принятии, реализации большинства решений в организации следует руководствоваться принципом ограниченной рациональности.

Это означает, что большинство реализуемых на практике решений обеспечивает лишь некоторый приемлемый уровень достижения многих прямо несопоставимых целей, а стремление к решениям "оптимальным", Т.е. наилучшим из всех возможных, - скорее исключение, чем правило, в деятельности организации.

Рациональность в социально-экономических системах рассматривается как общий критерий выбора варианта действий, максимально отвечающий предпочтениям лица, принимающего решение.

В зависимости от ситуации, задач и критериев достижения цели в области рациональных решений выделяют несколько вариантов.

1. Оптимальные решения - решения, которым соответствует максимальное значение целевой функции. Такие решения возможны только при наличии полной информации и одном критерии выбора.

Поиск оптимальных решений характерен для "модели экономического человека" и определяется следующим:

управленческое решение - осознанный выбор действия из известного множества всех возможных альтернатив;

лицо, принимающее решение, может дать исчерпывающую оценку результатов любого из потенциально возможных ходов;

ЛПР действует таким образом, что ожидаемая оценка исхода его действий должна быть наивысшей из всех возможных, т.е. оптимизирует свой выбор с позиций однозначно определенного критерия оптимальности.

Эти достаточно абстрактные общие предпосылки выработки решений сыграли важную роль в развитии методов математического программирования, моделей оптимизации решений, принципов соизмерения затрат и результатов на их основе. Однако в целом они, как показали многочисленные эмпирические исследования, радикально не соответствовали действительному механизму выбора в условиях организации, действующей на рынке.

Большинство обследованных организаций постоянно принимают решения на основе ограниченной, фрагментарной, обобщенной информации не только о своей среде, но и о затратах и выгодах собственных операций.

2. При оптимизации по нескольким критериям практически невозможно найти экстремум по всем критериям, поэтому выбор ЛПР ограничивается рациональным решением, т.е. лучшим с точки зрения ЛПР в условиях полной информации.

3. В условиях неполной информации рациональное решение определяется с помощью критерия ожидаемой полезности, где ожидаемая полезность каждой альтернативы определяется как сумма возможных исходов с учетом оценки ЛПР вероятностей этих исходов.

4. Появление и развитие в 40-60 гг. прошлого века "Школы человеческих отношений" породило бихевиористический (поведенческий) подход к выработке и принятию решений. Критерий рациональности при этом в условиях неструктурированных проблем применим не к результату, а к процессу выбора решения. Критериями рациональности с точки зрения бихевиоризма выступают логика и последовательность рассуждений при выборе альтернатив, а также интуиция - способность предвидеть развитие событий, принять решение на основе неосознанных умозаключений, догадок, ощущений.

5. В отличие от критерия объективной рациональности человека экономического и иррациональности поведенческого подхода Г. Саймоном был предложен критерий ограниченной рациональности. Задача принятия решений в этом случае сводится к получению первого удовлетворительного варианта.

Появление принципа ограниченной рациональности привело к концепции "административного человека", в соответствии с которой решения принимаются на основе упрощенных представлений о реальных ситуациях в связи с тем, что:

множество альтернатив, которые может физически рассмотреть руководитель или эксперт даже с применением современных методов и средств, неизмеримо меньше, чем их объективно существующий набор;

информационные, вычислительные и другие возможности организаций не позволяют точно распределять и измерять оценки последствий любой из возможных альтернатив;

цели в процессе принятия решений являются многоуровневыми и сложными и свести их к однозначно измеримому показателю практически невозможно.

Причиной "ограниченной рациональности" является ограниченность информационных возможностей людей, которые, несмотря на развитие современных информационных технологий, не способны охватить всю сложность реальных проблем управления. Люди в организации намеренно рациональны, так как постоянно стремятся преодолеть ограниченность своих знаний о проблемах путем поиска новых альтернатив, применения более совершенных методов анализа и средств обработки информации, т.е. осуществляя процессы познания, обучения и устранения неопределенности.

6. Повышение сложности организационных проблем, решение которых возможно только путем совместного усилия различных подразделений организации, а также появление крупных проектов, требующих интеграции усилий многих организаций-участников, определило необходимость появления критерия согласованности принимаемых решений. То есть рациональность в принятии управленческих решений рассматривается как получение наиболее согласованного решения, определяющего баланс интересов всех сторон. В процессе итеративной процедуры принятия решений по проблемам в организации выделяют следующие уровни решений:

1 - определение целей организации (миссия, генеральная и главные цели);

2 - определение подцелей и средств организации (задачи, стратегии, тактика);

3 - установление диапазона оценок (критерии);

4 - разработка альтернатив действий;

5 - определение условий и ограничений (ресурсы и требования);

6 - оценка имеющейся информации (релевантность, полнота, достаточность, новизна, адекватность и пр.);

7 - выбор окончательного варианта действий, ресурсов, исполнителей;

8 - корректировка планов;

9 - установление нормативов и отклонений от нормы;

10 - разработка корректирующих воздействий.

Таким образом, организация может быть определена как система, нацеленная на решение проблем различных уровней.

Представление об организации как о системе принятия решений предполагает определение следующих моментов:

1. Распределение полномочий по принятию управленческих решений в организационной системе управления. Такое разделение полномочий фиксируется в различного рода документах, регламентирующих деятельность организации, ее подразделений и отдельных работников (устав, организационная структура управления, положение о деятельности организации и ее подразделений, должностные инструкции и пр.).

Рациональное распределение обязанностей, прав и ответственности по подготовке, разработке, принятию, реализации управленческих решений в организации возможно путем построения матриц разделения административных задач управления различных уровней.

Распределение ответственности за принимаемые на разных уровнях управления решения зависит не только от типа организационной структуры управления, но и от степени централизации функций управления в конкретный момент времени существования организации. Ранняя стадия развития организации характеризуется тем, что руководитель занимает центральную позицию и власть оказывается централизованной. Такой тип отношений характерен преимущественно для малых организаций - семейного, торгового, фермерского бизнеса, а также для организаций с четко выраженной иерархией и преобладанием вертикальных связей над горизонтальными (например, военные организации).

По мере достижения руководителем авторитета, его признания, роста квалификации и способностей работников, их объединения в единую команду власть приобретает черты все более децентрализованной.

Это связано с ростом организаций, развитием производства, необходимостью выполнения новых управленческих функций. Так возникают последующие уровни управления, появляются возможности для децентрализации. Преимущества и недостатки централизованной и децентрализованной системы принятия решений приведены в табл.9.1.

В рационально построенных организационных системах управления разделение полномочий должно устанавливаться так, чтобы высшие уровни разрабатывали общую политику и стратегию организации, средний уровень планировал конкретные действия по реализации этой политики, а основная исполнительская работа осуществлялась на низовых уровнях организационной иерархии. Но при этом сам процесс выработки различных, в том числе наиболее важных решений фактически осуществляется с участием всех уровней управления, особенно среднего.

Вопрос 3

Я считаю, что это не рационально увольнять приоритетного служащего, который имеет отличный послужной список, имея прерогативы компании. В связи с трудным положением в семье сотрудника, вследствие чего ухудшение выполнений поставленных ему задач, следует всячески помогать и содействовать ему в разрешении сложившейся проблемы. При возможности дать отпуск, после которого он сможет и в дальнейшем с такой же трудоёмкостью выполнять поставленные ему задачи.

Размещено на Allbest.ru