Служба документационного обеспечения управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Делопроизводство на предприятии должно вестись на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она помогает избежать излишеств и дублирования в работе, т.к. в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и группировка их в дела.

В данной контрольной работе будет определена польза службы ДОУ, в компетенции которой находится работа с документами организации. Будут определены цели и задачи, функции и взаимодействие данной службы с другими структурными подразделениями предприятия.

1. Понятие службы ДОУ

Служба ДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами, и подчиняющееся непосредственно руководителю.

Служба документационного обеспечения управления может быть представлена в организации как самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат) так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт).

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски и др.).

Деятельность службы ДОУ регламентируется Положением о службе Документационного обеспечения управления. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно - правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной Автоматизированной Системы Российской Федерации (ГАС) и иными действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления. Руководство службой ДОУ должно осуществляться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. Служба ДОУ имеет свою печать с обозначением своего наименования. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.18

1.1 Цели и задачи службы ДОУ

Основными целями службы ДОУ являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи: - совершенствование форм и методов работы с документами; - обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем; - контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами; - сокращение документооборота, количества форм документов; - разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации; - участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.19

1.2 Функции

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

1) разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

2) осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

3) организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

4) контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

5) организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;

6) разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

7) организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

8) организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

9) разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

10) осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;

11) организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации;

12) повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции; организация рабочих мест, в том числе автоматизация. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.20

1.3 Права и ответственность

Служба ДОУ имеет право:

1) осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры; 2) требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение данных правил; 3) запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы; 4) проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер; 5) привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства; 6) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований; 7) совместно с вычислительным центром определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации; 8) подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции; 9) разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников; 10) вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами; 11) участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними; 12) вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ несет ответственность за: 1) обеспечение установленного порядка работы с документами в организации; 2) выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.21

1.4 Взаимодействие службы ДОУ с другими подразделениями

Служба ДОУ взаимодействует:

1) со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления;

2) с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

3) со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники;

4) со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5) с вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники.

2. Оформление документов по образцам

2.1 Пример оформления решения совета директоров

ОАО «Пастор»

РЕШЕНИЕ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

01.04.2011 №5

Москва

О ликвидации

ОАО «Пастор»

Совет директоров ОАО «Пастор» в связи с невозможностью осуществлять далее хозяйственную деятельность без риска стать несостоятельным (банкротом)

РЕШИЛ:

1. Признать нецелесообразность дальнейшей финансово-хозяйственной деятельности ОАО.

2. Ликвидировать ОАО с 01.05.2011

3. Экземпляр настоящего решения совета директоров с их подписями и печатью ОАО направить в территориальный налоговый орган для внесения в Единый государственный реестр юридических лиц о том, что ОАО находится в процессе ликвидации.

4. Назначить ликвидационную комиссию ОАО в составе: Бродкиной К.В., Ивановой С.Т., Калядкина О.Г., Неклюжева И.В.

5. Председателем ликвидационной комиссии ОАО назначить Агеева В.В.

6. Поручить ликвидационной комиссии осуществить полный комплекс мероприятий по ликвидации ОАО.

7. Установить, что в соответствии с п. 3 ст. 62 Гражданского Кодекса РФ с момента принятия настоящего решения о ликвидации ОАО и назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами ОАО.

Председатель Совета подпись А.Л. Бублик

Члены Совета подпись Л.А. Горбунов

подпись А.С. Шумов

Подобным образом оформляются решения коллегиального органа (будь то совет директоров, собрание трудового коллектива, собрание акционеров и др.).

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действуют на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО», «РЕШИЛИ»), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ: …».

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа («РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛО»). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица («РЕШИЛИ»).

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами.

Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: «(приложение 1)» или «(приложение 3)». На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

Приложение 1

к решению Совета директоров

от 06.05.2009 №15

Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений.

Решение оформляется на бланке решения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

2.2 Пример оформления представления о поощрении

Закрытое акционерное общество Генеральному директору

«Металлопрокат» Т.Р. Романову

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ Отделу кадров подготовить

к 26.11.2010 приказ,

24.11.2010 №22 бухгалтерии оформить

выделение 30 000 руб.

Москва 25.11.2010 Романов

О поощрении Михалкиной А.В.

Михалкина Анна Витальевна 1970 года рождения работает в бухгалтерии ЗАО с июля 2005 г. Имеет высшее профессиональное образование (окончила МЭСИ). Михалкина А.В. - ответственный работник, квалифицированный специалист, инициативна и исполнительна. Должностные обязанности выполняет в полном объеме, замечаний и нарушений трудовой дисциплины не имеет. В 2008 г. проходила обучение в Академии управления на курсах повышения квалификации.

По итогам аттестации 2009 г. была рекомендована к повышению в должности и переведена с должности специалиста на должность заместителя главного бухгалтера.

За безупречную работу, высокий профессионализм и в связи с юбилеем прошу объявить Михалкиной А.В. благодарность и премировать ее.

Главный бухгалтер подпись В.А. Исаева

Начальник отдела кадров подпись В.И. Осипова

Зам. Генерального директора подпись П.Ю. Доронин

В дело №03-05

Зайцева 29.11.2010

Поощрение - это признание работодателем заслуг работника, знак благодарности и акт награждения за добросовестную работу. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов.- М.: МУФЭР, 2006.-с.54

Процедура оформления поощрения работника включает несколько этапов:

1) Руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, составляется представление о поощрении на имя руководителя организации с указанием вида поощрения в соответствии с действующими нормативными актами (например, объявление благодарности; выплата премии; награждение ценным подарком; награждение почетной грамотой; представление к званию лучшего в профессии и др.) Представление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие сведения о работнике (работниках): Ф.И.О.; год рождения; образование; должность; структурное подразделение; стаж работы в организации; оценку производственной деятельности, а также мотив поощрения; основание.

2) В случае положительного решения о поощрении работодателем издается приказ о поощрении работника (унифицированная форма Т-11), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 или форма Т-11а о поощрении группы работников. При оформлении приказа (форма Т-11 или Т-11а) в строке «Основание» указывается: наименование документа (представление) и лицо, его подписавшее (должность, фамилия, инициалы), номер и дата. С приказом работника необходимо ознакомить под роспись.

3) Далее на основании приказа вносится соответствующая запись в личную карточку работника (унифицированная форма Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1).

4) На основании приказа вносится запись о поощрении в трудовую книжку работника. Согласно п. 24 Правил ведения трудовых книжек на основании приказа в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями (образец оформления записи о поощрении: в графе 3 - Объявлена благодарность за продолжительную и безупречную работу, в графе 4 - дата и номер приказа о поощрении);

- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

3. Определения терминов

Номенклатура - (лат. nomenclatura - перечень, роспись имен) - это перечень должностей в соответствии с организационной структурой ведомства, организации, компании. В делопроизводстве также существует такое понятие как номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

- Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.;

- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. №76.

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

- типовая номенклатура дел;

- примерная номенклатура дел;

- индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций. Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации: 1) в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики; 2) в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Регистрационный штамп - устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Регистрационный штамп содержит: наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный вид штампа не проставляется на приложении к документу.

Типовые документы - это нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (например, типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности. Таким образом, типовые документы отражают однородные вопросы и составляются по одинаковым образцам, и называются также тексты - аналоги.

Заключение

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения.

Основными целями службы ДОУ являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

В данной контрольной работе в соответствии с требованиями также были приведены примеры оформления решения совета директоров и представления о поощрении. Все фамилии и названия организаций являются вымышленными и приведенные документы являются лишь примерами. Определения некоторых терминов также приведены в соответствии с требованиями к данному варианту контрольной работы.

документационный управление номенклатура дело

Список использованной литературы

1. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - М.: Инфра-М, 2008 г.-320 с.

2. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. - М.: Бизнес-пресса, 2005.-240 с.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.-359 с.

4. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. - М.: МУФЭР, 2006.-112 с.

5. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство. - М.: Питер, 2006.-240 с.

Размещено на Allbest.ru