Инструкция по делопроизводству. Оформление объяснительных и служебных записок

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Что регламентирует типовая инструкция по делопроизводству?

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации, является инструкция по делопроизводству. Инструкция должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме, и каждый работник должен быть ознакомлен с ней под расписку.

Типовая инструкция предполагает порядок работы с документами - приём, обработку, отправку на подпись или в структурное подразделение, для которого документ предназначен, а также порядок отчетности по делопроизводству - сроки, ответственные лица. Руководители по делопроизводству назначаются по приказу руководителя предприятия и являются ответственными лицами, для которых типовая инструкция по делопроизводству является документом, на основе которого они ведут деятельность по работе с документами.

Входящая корреспонденция и периодическая печать своевременно передаются исполнителями руководителю. Также в конце рабочего дня исполнители по делопроизводству докладывают начальству об исполненных и неисполненных документах.

Типовая инструкция по делопроизводству отражает особенности работы с документами на предприятии и опирается на законодательство, регулирующее порядок делопроизводства. Для различных ведомств свои министерства разрабатывают типовые инструкции, на основе которых работают подведомственные предприятия. Каждая организация самостоятельно разрабатывает инструкцию по делопроизводству на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству, установленной министерством, которому подведомственна организация, Основных правил Работы архивов организаций, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.

Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определенной организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

2. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению объяснительных записок?

Объяснительная записка - один из видов деловой переписки внутри компании. Объяснительная записка - это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее причину какого-либо действия, факта, происшествия. Объяснительная записка может сопровождать основной документ и содержать пояснения его отдельных положений. Объяснительную записку может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица. В основном объяснительные пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Объяснительную записку работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме, но нередко в организациях используются и специальные бланки. Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностному лицу (как правило, это начальник отдела или руководитель предприятия).

При составлении объяснительной записки необходимо придумать убедительный и содержательный текст.

Объяснительная записка состоит из двух частей:

1) фактическая часть (в ней указываются факты, послужившие поводом к ее написанию);

2) причина, объясняющая сложившуюся ситуацию.

При оформлении любой информационно-справочной документации, будь то записка, протокол, акт или справка, нужно руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*.

Оформление объяснительной записки осуществляется, согласно основных требований к составлению деловых писем, и состоит из:

указания на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);

реквизитов получателя (с указанием человека, кому адресована записка); объяснительный записка инструкция делопроизводство

наименования вида документа («Объяснительная записка»);

места составления;

даты создания, регистрационного номера документа;

заголовка к тексту (например, «О …», «Касательно …»);

самого текста пояснения.

После текста объяснительной записки составителем обязательно ставится собственноручная подпись (с указанием должности).

Необходимо помнить, что правильное указание реквизитов в документах прямо влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность.

Основной особенностью объяснительной записки является отсутствие логической части, где делаются выводы и предложения. Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и факты, давая им четкое объяснение.

3. Служебная записка

Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). При этом данный документ широко используется в деловой практике. В связи с этим оформлять служебную записку лучше всего в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" в целях однотипности оформления документации.

Служебные записки обеспечивают коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне, и составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует учитывать, что служебная записка направляется обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса.

В основном служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение или иную служебную информацию. Служебная записка, объясняющая причины невыполнения планов и направляемая в вышестоящее подразделение, является объяснительной запиской.

Состав полей служебной записки:

Шапка, в которой указывается адресат записки, с указанием структурного подразделения, должности и ФИО получателя;

Дата составления и регистрационный номер служебной записки;

Собственно наименование "Служебная записка";

Предмет сообщения в виде подзаголовка к тексту;

Непосредственно текст служебной записки;

Подразделение и должность составителя, подпись и ее расшифровка.

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания вышестоящего должностного лица. Это своеобразный вид переписки между структурными подразделениями. На практике, в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений отделов. В этих ситуациях и используются служебные записки.

Размещено на Allbest.ru