Организация электронного документооборота в Республике Беларусь

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Электронный документ

1.1 Структура электронного документа

1.2 Сфера обращения и формы представления электронного документа

1.3 Придание электронному документу юридической силы

1.4 Особенности работы с документами в электронном виде

Глава 2. Уничтожение электронных документов

2.1 Проблемы уничтожения электронных документов

2.2 Принципы и методы уничтожения электронных документов

2.3 Технические средства и приемы для уничтожения электронных документов

Глава 3. Электронный документооборот

3.1 Основные задачи решаемые СЭД

3.2 Функции СЭД

3.3 Электронная почта как инструмент документооборота

3.4 Прием и регистрация в системе электронного документооборота

3.5 Этапы внедрения электронного документооборота

Заключение

Литература

Введение

Тема данной курсовой работы «Организация электронного документооборота в Республике Беларусь». Наше время, насыщенное информационными технологиями, предъявляет новые требования к документам и службам, ответственным за их создание, обращение и хранение. Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает не последнее место на его рабочем столе. Он не только позволяет быстро и качественно оформить документ, но и предоставляет огромные возможности по учету, контролю за исполнением документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску. В настоящее время на большинстве предприятий информация (приказы, договоры, деловая переписка и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде. Потребность что-то быстро найти, передать, сохранить и использовать привела к созданию систем электронного документооборота (впервые из которых появились еще в 80-е годы прошлого века). Главное назначение данных систем - организация хранения электронных документов, а также работы с ними. Таким образом, если до недавнего времени в деловой литературе было принято разделять традиционный и электронный документооборот, то теперь можно говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению. Ведь основные недостатки «бумажного документооборота» - сложность редактирования, неудобный поиск, затрудненный доступ к большим объемам информации. Основную часть времени при работе с документами занимает пересылка, размножение, поиск, плюс затраты на бумагу, оборудование и расходные материалы.

Сегодня на белорусском рынке информационных технологий предлагается довольно широкий аспект автоматизированных систем ДОУ. Предприятие может приобрести готовые базы данных, предназначенные для автоматизации делопроизводства, на основе новейших технологий с использованием электронных сетей. Современные офисные системы имеют простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий секретарю и всем специалистам без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК.

Цели курсовой работы состоят в изучении сущности электронного документа и в раскрытии понятия «электронный документооборот», исследовать его функции и основные задачи.

Цели определили ряд задач:

изучить структуру, сферу обращения и формы представления электронного документа, его оригиналы и копии;

изучить структуру придания электронному документу юридической силы;

изучить основные задачи, решаемые СЭД, её функции;

изучить общие требования электронной почты, как инструмента документооборота;

установить этапы внедрения электронного документооборота;

изучить особенности работы с документами в электронном виде;

изучить прием и регистрацию в системе электронного документооборота;

изучить проблемы, принципы, методы, технические средства и приемы уничтожения электронных документов.

Методом исследования курсовой работы является анализ нормативных документов, литературных источников и обобщение полученных данных.

Для раскрытия темы курсовой работы были рассмотрены: Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», учебные справочники по делопроизводству, ежемесячный производственно-практический журнал «Секретарское дело», научно-практический иллюстрированный журнал «Архивы и делопроизводство».

Проанализировав литературные источники можно сделать следующий вывод: в учебных пособиях уделено мало внимания теме «Электронный документооборот». Более подробно она раскрыта в ежемесячном производственно-практическом журнале «Секретарское дело» в статьях под редакцией Андрея Сукача, заведующего отделом документоведения БелНИИДАДа, Валентина Паневчика, доцента кафедры технологии Белорусского государственного экономического университета. В научно-практическом иллюстрированном журнале «Архивы и делопроизводство» большое внимание уделяется использованию электронной почты в деятельности организации, которое описывает Андрей Сукач в своих статьях.

Глава 1. Электронный документ

1.1 Структура электронного документа, его оригиналы и копии

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной.

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа.

Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи (электронных цифровых подписей) и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами.

Оригиналы электронного документа существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

В случае, когда одним лицом создаются документы на бумажном носителе и электронный документ, идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами. В случае этого документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.

Копии электронного документа создаются путем удостоверения в установленном порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.

Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа.

Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе может осуществляться:

нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;

индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющим лицензию на осуществление такой деятельности.

Воспроизведение электронного документа на ином, кроме бумажного, отделимом от машинного носителя материальном объекте либо его копия на бумажном носителе, надлежащим образом не удостоверенная, не имеет юридической силы электронного документа.

Электронные документы, которые имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с «реальной подписью». Надо понимать, что целью системы электронного документооборота (далее СЭД) является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы - конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов.

1.2 Сфера обращения и формы представления электронного документа

Электронные документы могут применяться во всех сферах деятельности, где используется программные, программно-технические и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде.

Ограничения на применение электронных документов могут быть установлены в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь.

Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления.

Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации.

Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в

форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

1.3 Придание электронному документу юридической силы

Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Если законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или иной письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям.

Оригиналы электронных документов и их копии на бумажных носителях, соответствующие требованиям, имеет одинаковую юридическую силу.

В случаях, если законодательством Республики Беларусь требуются нотариальные удостоверение и (или) государственная регистрация документа, удостоверению и (или) регистрации подлежат, либо электронный документ, либо его копия на бумажном носителе в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Порядок документирования и обращения информации, в виде электронных документов регламентируется стандартами и правилами

делопроизводства, установленными законодательством Республики Беларусь.

1.4 Особенности работы с документами в электронном виде

Документы в электронном виде, подлинность и целостность которых удостоверена в установленном порядке, в том числе при помощи электронной цифровой подписи (далее ЭЦП), приравнивается к документам на бумажном носителе, удостоверенным в установленном порядке, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, согласовывают используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным органом или учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Используемые форматы должны обеспечивать подлинность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки, хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы и другие.

Подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляется аналогично документам на бумажном носителе.

Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов.

В документах в электронном виде при оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП.

Ее использование осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь, в том числе предъявляемым к средствам выработки и проверки ЭЦП.

Инструкцией по делопроизводству организации и (или) иными локальными нормативными правовыми актами организации могут быть установлены правила подписания, согласования, утверждения внутренних документов в электронном виде (за исключением локальных правовых актов) без использования ЭЦП, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласованнее, утвердившее) документ.

Подписание исходящих документов без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) - автора документа, если законодательством республики Беларусь не установлено иное.

При осуществлении внешнего согласования в качестве эквивалента собственноручной подписи, входящей в состав реквизита «Гриф согласования», используется ЭЦП. Согласование документа без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

При подготовке документов в электронном виде могут использоваться шаблоны. Шаблоны разрабатываются на основе унифицированных форм документов службой ДОУ организации.

Прием и отправка документов в электронном виде осуществляется, как правило, службой ДОУ.

Допускается прием и отправка документов в электронном виде структурными подразделениями (работниками) организации без участия службы ДОУ. Перечень категорий документов в электронном виде, прием и отправка которых осуществляется структурными подразделениями (работниками) организации самостоятельно, разрабатывается службой ДОУ и утверждается руководителем организации.

После отправки документа в электронном виде досылка его экземпляра на бумажном носителе не требуется, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

При получении документов, подписанных ЭЦП, осуществляется проверка:

подлинности ЭЦП;

соответствия способа использования ЭЦП сведениям, указанным в сертификате ключа подписи;

действительности сертификата ключа подписи.

Проверка действительности сертификата ключа подписи включает в себя проверку срока действия сертификата ключа подписи, а также получение из удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи, сведений о действии сертификата ключа подписи. Документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с требованиями регистрации документов.

Дополнительно при регистрации в электронном виде могут использоваться реквизиты «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документа в электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на материальном носителе и др.) и др.

Во внутренних и исходящих документах в электронном виде, удостоверенных с использованием ЭЦП, реквизиты «Дата» и «Регистрационный индекс» проставляется после подписания при сохранении подлинности и целостности подписания документа.

Во внутренних и исходящих документах, удостоверенных без использования ЭЦП реквизиты «Дата» и «Регистрационный индекс», как правило, включаются в исходный файл документа.

Во входящих и внутренних документах информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении», а также иных служебных документах, при работе с документами в электронном виде в их формуляр не вносится.

Данная информация отражается в регистрационных формах (РКК или журнале) на бумажном носителе либо в массиве регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляется с помощью автоматизированной системы, и при необходимости прикрепляется в виде самостоятельных документов в электронном виде (файлов) к регистрационному документу.

Регистрационно-учетные данные о документах в электронном виде и связи между ними и самими документами сохраняются в неизменном и доступном для воспроизведения человеком виде на протяжении всего жизненного цикла документов. При передаче документов в электронном виде внутри организации или отправке за пределы организации вместе с ними передаются их регистрационно-учетные данные.

При пересылке по электронной почте документ в электронном виде оформляется и прикрепляется в виде приложения (файла) к электронному письму.

Документы в электронном виде, пересылаемые по электронной почте допускается экспортировать по отношению к почтовой системе электронные файлы, распечатывать на бумажный носитель.

При хранении и использовании документов в электронном виде, в том числе отправленных по каналам электронной почты, обеспечивается их доступность для всех заинтересованных работников организации в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа.

Контроль исполнения документов обеспечивается тем же структурным подразделением, которое в соответствии с локальными нормативными правовыми актами обеспечивает контроль исполнения документов на бумажных носителях.

Документы в электронном виде подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.

Исполненные документы в электронном виде формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации. При составлении номенклатуры дел в графе «Примечание» указывается, что дело (том, часть) ведется в электронном виде.

Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях.

Особенности формирования и оформления электронных дел отражаются в инструкции по делопроизводству организации.

Место хранения электронных дел и отдельных документов в электронном виде до их передачи в архив или выделения к уничтожению определяется организацией самостоятельно и закрепляется в локальном правовом акте, утверждаемом руководителем организации.

Экспертиза ценности электронных документов, а также передача в архив и выделение к уничтожению электронных дел и документов в электронном виде осуществляются в соответствии требованиям Инструкции по делопроизводству, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 года № 4 и иных актов законодательства Республики Беларусь.

Глава 2. Уничтожение электронных документов

2.1 Проблемы уничтожения электронных документов

Часто служба ДОУ не контролирует электронные документы, их хранение и уничтожение. И результат не заставляет себя ждать. Правильно провести уничтожение можно лишь тогда, когда организация и сотрудники, отвечающие за эту работу, могут точно сказать, что, где и как хранится в электронных системах.

К сожалению, большинство организаций не в состоянии ответить на эти элементарные вопросы, поскольку в них за организацию работы с электронными документами отвечают либо все, либо никто. Чем больше накапливается электронной информации, тем больше хаос в хранении. Все делают вид, что проблемы не существует. Но это помогает только до поры до времени.

Розыск и уничтожение всех копий электронных документов - еще более злободневная проблема.

Большинство электронных документов распространяется в виде неконтролируемых копий. Это означает, что никто в организации не знает, где и сколько экземпляров документа может храниться. Из-за этого обеспечить уничтожение всех копий (включая данные на резервных носителях) очень сложно. Для этого нужны хорошо продуманные организационные меры и исполнительская дисциплина. Такое положение вещей значительно повышает риск сохранения лишней и ненужной информации и приводит к перерасходу ресурсов информационных систем.

Постоянно растет число видов носителей, которые нужно контролировать. Это не только привычные дискеты, CD, DVD и жесткие диски, но и, например, флэш-память в многочисленных портативных устройствах, сим-карты телефонов, смарт-карты и т.п. в подавляющем большинстве организации не существует даже примерного списка носителей, на которых может оказаться корпоративная электронная информация.

Сложнее всего уничтожать информацию, которая находилась на компьютере, подключенном к глобальной или локальной сети. Легкость распространения электронной информации просто поражает воображение. То, что хотя бы ненадолго было выложено организацией в Интернет в свободном доступе, может остаться там навсегда, даже если, спохватившись, собственник информации удалил ее со своего сайта.

2.2 Принципы и методы уничтожения электронных документов

Гарантированное уничтожение информации возможно только вместе с носителями. По мнению автора об этом говорит многовековой опыт, это же сейчас подтверждают и специалисты по информационной безопасности, которые в один голос утверждают, что любые попытки повторного использования носителя значительно повышают риски утечки информации. Кроме того, многие пользователи не знают или не принимают во внимание, что простое удаление файлов или даже переформатирование носителя (жесткий диск, флоппи-диск и т.д.) не гарантируют того, что данные не будут восстановлены.

Любое уничтожение документов, независимо от вида носителя информации, должно быть проведено, основываясь на определенных принципах, которые зафиксированы в международном стандарте по управлению документацией ISO 15489.

Принципы физического уничтожения документов в соответствии с данным стандартом:

уничтожение всегда должно быть санкционированным;

запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к идущему или предвидимому разбирательству по судебным искам или расследованию;

уничтожение документов должно проводиться с сохранением конфиденциальности содержащейся в них информации;

должны быть уничтожены все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые копии, резервные копии и копии для длительного хранения.

В феврале 2006 г. Национальный институт стандартов и технологии США опубликовал проект руководства по очистке носителей информации NIST SP 800-88. Данное руководство описывает общие принципы организации уничтожения информации, обязанности и ответственность должностных лиц. Даются рекомендации по методам уничтожения информации на разнообразных современных видах носителей. Процессы очистки носителей информации разделены в руководстве на четыре группы:

Выбрасывание - носители выбрасываются или идут на переработку без какой - либо специальной обработки (пример - сдача на переработку бумажных документов, не содержащих конфиденциальной информации).

Стирание информации - уровень очистки носителей, защищающий конфиденциальную информацию от попыток ее восстановления при помощи обычных программно-аппаратных средств. Перезапись информации является приемлемым методом.

Вычищение информации - уровень очистки носителей, защищающий конфиденциальную информацию от попыток ее восстановления при помощи специального оборудования, программных средств и специально обученного персонала.

Физическое уничтожение. Методы: дезинтеграция, сжигание, пульверизация, расплавление, шредирование, удаление слоя-носителя информации при помощи абразивных материалов.

2.3 Документирование уничтожения электронных документов

Любое уничтожение документов, независимо от вида носителя, должно тщательно документироваться, так же, как документируется уничтожение бумажных документов.

Начать стоит с разработки инструкции по уничтожению электронных документов, что позволит проанализировать состояние дел в организации со всеми ее электронными богатствами и продумать комплекс необходимых мер (организационных, технических и т.д.). В таком документе необходимо распределить ответственность за проведение работы, особенно если различные виды носителей обрабатываются и хранятся в различных подразделениях и отсутствует их централизованный учет.

Важно задокументировать весь ход уничтожения. Рекомендуется зафиксировать, кто, когда, каким способом провел уничтожение, кто выполнил проверку и т.д. в ответственных случаях помимо оформления актов можно сделать фотографии или видеозапись процесса уничтожения. Особое внимание стоит обратить на все случаи несоблюдения технологии уничтожения (включая документирование), а также на факты неполного уничтожения информации. Выявленные недостатки должны как можно скорее исправляться.

Глава 3. Электронный документооборот

3.1 Основные задачи решаемые СЭД

Системы документооборота внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, например такие:

обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля за выполнением, прозрачности деятельности организации на всех уровнях, повышения исполнительской дисциплины сотрудников;

поддержание системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

обеспечение эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

достижение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всех информации о его деятельности;

протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в работе);

оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия, экономия временных и материальных ресурсов;

интеграция с другими системами и реализация принципа однократности ввода информации;

обеспечение возможности доступа к информации практически из любой территориально удаленной точки при наличии соответствующих прав доступа;

исключение необходимости или существенное упрощение удешевление хранения бумажных документов за счет оперативного электронного архива.

3.2 Функции СЭД

регистрация документов в автоматизированном режиме, в том числе снабженных электронной цифровой подписью и криптозащитой;

сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии;

прикрепление к регистрационной карточке электронного образа документа;

разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;

работа над проектами документов: создание, согласование, утверждение проекта документа;

регистрация документа, созданного на основе проекта;

предоставление каждому должностному лицу - участнику делопроизводственного процесса - своего личного виртуального рабочего места в СЭД (в одних системах это так называемый аналог электронного почтового ящика), в результате чего достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции;

рассылка электронных документов и поручений по сети;

последовательная или параллельная маршрутизация движения документов;

контроль за исполнением документов и поручений, формирование различных сводок и отчетов по исполнительной дисциплине сотрудников;

автоматическое формирование реестров рассылки бумажных документов для службы экспедиции организации;

многоуровневая защита документов от несанкционированного доступа, гибкое разграничение прав доступа пользователей к функции систем;

возможность обмена данными и взаимодействия с другими системами.

Данный функциональный набор, можно сказать, является «базовым» и на 70-90% присутствует в любой СЭД, при этом каждая система имеет свои

индивидуальные особенности.

3.3 Электронная почта как инструмент документооборота

Электронная почта в настоящее время рассматривается в качестве одного из средств осуществления электронного документооборота, особенно в организациях, не использующих специализированные системы электронного документооборота.

При использовании электронной почты для осуществления безбумажного документооборота необходимо помнить об общих принципах и правилах организации документооборота, в том числе закрепленных в нормативных правовых актах Республики Беларусь. В частности, организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

оперативность прохождения документов;

исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

При использовании электронной почты в качестве средства осуществления документооборота должна обеспечиваться совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Электронная почта может использоваться как для организации документооборота внутри организации, так и для переписки с внешними корреспондентами.

При отправке (получении) документов посредством электронной почты определение необходимости их регистрации, рассмотрения и исполнения, а также установление сроков исполнения осуществляются с учетом общего порядка, предусмотренного для бумажных документов.

При организации документооборота с использованием электронной почты необходимо обеспечивать доступность отправляемых (получаемых) посредством нее документов для всех заинтересованных работников организации в соответствии с их функциональными обязанностями и установленными правами доступа. Иными словами, несмотря на то, что чаще всего отдельный электронный адрес (почтовый ящик) находится в распоряжении одного работника, доступ к поступающим или отправляемым через него документам при необходимости должен иметь любой уполномоченный работник организации.

При осуществлении документооборота посредством электронной почты также необходимо соблюдать общие требования и принципы регистрации документов.

Документы электронной почты регистрируются в регистрационно-учетных формах на общих основаниях вместе с другими документами. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов электронной почты используются регистрационно-учетные формы, ведущиеся на бумажных носителях (карточки, журналы) или в электронном виде, например, в специализированной системе электронного документооборота.

В целях отражения факта отправки (получения) документов посредством электронной почты в регистрационно-учетных формах могут указываться соответствующие сведения. Например, в графе «Примечание» регистрационного журнала может быть указано: «Отправлено по электронной почте». При необходимости для отражения таких сведений в регистрационно-контрольные формы может добавляться специальная графа «Способ доставки».

Порядок присвоения документам электронной почты регистрационных индексов соответствует порядку присвоения регистрационных индексов аналогичным документам на бумажных носителях.

По общему правилу регистрация и отправка (получение) входящих, исходящих и внутренних документов посредством электронной почты осуществляется централизованно службой ДОУ.

3.4 Прием и регистрация в системе электронного документооборота

поступивших в организацию по электронной почте и на бумажных

носителях документов

Существует несколько способов помещения документов в систему.

Помещение электронного документа в СЭД из файловой системы компьютера. В этом случае документ создается в электронном виде сотрудником организации, регистрируется в системе как проект документа, отправляется на согласование (утверждение), затем регистрируется.

Помещение образа бумажного документа в СЭД. Для того чтобы поместить в систему документ, полученный на бумажном носителе, его необходимо перевести в электронный вид. Сканирование является самым оптимальным методом перевода. Как правило, все современные системы электронного документооборота интегрированы с какой-то системой сканирования.

Системы сканирования, также как и системы электронного документооборота, бывают разные, но в их основу обязательно входят программные и аппаратные средства.

Для удобства работы пользователей в системах электронного документооборота предусматриваются специальные функции, позволяющие производить сканирование документов прямо из регистрационной карточки через специальные диалоговые окна. При регистрации и сканировании документов не рекомендуется их распознавать во избежание искажения смыслового содержания. При больших объемах поступающих документов применяются технологии массового сканирования. Современный уровень развития технологий сканирования позволяет довести скорость ввода до 100 000 листов в сутки на одном рабочем месте. Для работы системы массового сканирования документов необходим поточный сканер средней или высокой производительности. В зависимости от типа распознавания сканера результаты сканирования и распознавания сохраняются либо на жестком диске компьютера, к которому подключен сканер, либо на сервере (если сканер сетевой).

Помещение в СЭД электронного документа или его образа, полученного по электронной почте. В целях ускорения доставки информации между организациями все чаще используются способы электронного взаимодействия. В этих условиях системы электронного документооборота в организациях должны уметь принять электронный документ и передать его по назначению безбумажным способом.

Для того чтобы принять электронное сообщение и зарегистрировать его, система электронного документооборота обязательно должна быть интегрирована с программой - клиентом электронной почты (Outlook Express, MS Outlook и др.). Иными словами, должна быть возможность из почтовой программы открыть регистрационную карточку системы электронного документооборота, в которую автоматически выгрузится прикрепленный к почтовому сообщению файл, содержащий электронный документ (или его образ), а часть реквизитов регистрационной карточки (наименование корреспондента, номер и дата документа, краткое содержание и др.) автоматически заполнятся из полей сообщения.

Остальные реквизиты набираются с клавиатуры. В свою очередь, при отправке документа из ЭСД должна быть возможность автоматического открытия ящика электронной почты из регистрационной карточки исходящего документа. Процесс отправки документов еще больше сокращается, если система позволяет хранить адреса электронной почты корреспондентов, которые автоматически выгружаются в поле Кому из справочника системы, при указании в регистрационной карточке документа способа отправки - по e-mail.

3.5 Этапы внедрения электронного документооборота

Существует несколько этапов внедрения электронного документооборота:

Этап 1. Принятие решения руководителем

Любые работы по внедрению автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ) или, как их еще называют, систем электронного документооборота (СЭД) начинаются не с «разъяснительных» бесед с персоналом и не с анализа «парка компьютеров», которые будут обслуживать безбумажный документооборот. А в первую очередь с идеи (иногда даже волевого решения) руководителя (совета директоров; руководства вышестоящей организации; наконец, собственника бизнеса). В общем, с добровольного прихода к мысли о необходимости автоматизации процесса управления информацией и, как следствие, процесса управления организацией в целом.

Руководить процессом должен самый заинтересованный в положительных результатах внедрения человек в организации - руководитель. Иногда в ходе внедрения предпринимаются глобальные изменения во всей организации, перестройка ее структуры. Для этого создаются комиссии или рабочие группы. Глобальные изменения, проведение которых требует значительного времени, предполагают составление программы внедрения, которая должна включать цели и подцели. Руководители программы по исходной информации определяют критерии выполнения целей и привлекают для их осуществления ответственных исполнителей и других сотрудников.

Этап 2. К нам идут «внедряться»

При внедрении и использовании СЭД специалисты в обязательном порядке обращают внимание на следующие пункты:

Понимание и поддержка руководством важности СЭД для организации;

Нормативное обеспечение процесса внедрения и использования СЭД;

Поддержка сложившейся практики работы с документами в организации (должностные обязанности пользователей, виды документов, формы отчетов и т.п.);

Внедрение и обучение пользователей;

Обеспечение безопасности СЭД и данных;

Эксплуатация системы, поддержка и сопровождение.

Как правило, коллектив сотрудников предприятия, где вскоре будет установлена СЭД, последним узнает об этом небезразличном для всех событии, которое обязательно отразится на существенных условиях труда. В каждом конкретном случае началу процесса внедрения должен предшествовать серьезный анализ ситуации. При этом необходимо учитывать целый ряд более конкретных тактических положений, касающихся этого процесса.

Начинать следует тогда, когда все участники имеют реальную возможность включиться в это процесс, т.е. когда они располагают необходимым временем и энергией.

Для успешного внедрения СЭД деятельность должна подкрепляться распорядительными документами (приказами, распоряжениями), определяющими перечень необходимых мероприятий, порядок их осуществления и ответственность должностных лиц, участвующих во внедрении.

Потребуется подготовить документы с указанием срока исполнения и исполнителей по каждому пункту: о принятии в организации СЭД в качестве корпоративной системы документооборота; создании рабочей группы по внедрению СЭД; назначении руководителя группы по внедрению системы СЭД (желательно назначить руководителем рабочей группы должностное лицо достаточно высокого ранга), например, заместителя руководителя организации, который может принимать решения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками; подготовке и передаче на утверждение плана-графика работ; привлечении к работе всех «обеспечивающих» подразделений (информационное, снабжение и т.д.).

Этап 3. Преодоление сопротивления переменам

Обычно мы относимся к изменениям настороженно, опасаясь, что перемены отразятся на нас негативно. В то же время нами движет интерес к новому и надежда на то, что какие-то перемены - в организации производственного процесса или в порядке выплаты заработной платы - принесут что-то хорошее и организации, и лично каждому. Организуя процесс внедрения, следует опираться на индивидуальные и групповые особенности, а также личностные ориентиры участников внедрения. В общем, инициаторам всевозможных нововведений и «проводникам» их в жизнь надо подходить к этому делу творчески.

Практика работы руководителей различных государственных и коммерческих организаций показывает, что существует ряд типичных причин, вызывающих сопротивление переменам. В их числе: изменение содержания работы; неопределенность, которая появляется после того, как становится известно о «неизбежности» нововведений; субъективное, некритичное отношение работника к своей работе; ухудшение служебного положения работника.

электронный документооборот юридический уничтожение

Заключение

При исследовании темы курсовой работы «Организация электронного документооборота в Республике Беларусь» можно сделать вывод, что введению электронного документооборота и его рациональному использованию в последние годы в нашей стране уделяется пристальное внимание. Внедрение электронного документооборота в ряде случаев рассматривается, как одно из условий инновационного развития. Система электронного документооборота (СЭД) позволяет четко контролировать движение документов от их создания до передачи на хранение.

Система электронного документооборота играет огромную роль для современного общества, предлагая ему усовершенствованные условия для осуществления трудовой деятельности. Электронный документооборот упрощает и оптимизирует работу. Он позволяет тратить меньше времени на оформление и формирование всей документации в дела, меньше занимать рабочего пространства и загрязнять воздух бумажной пылью, документы не будут теряться на столах сотрудников. Внедрение автоматизированной системы позволяет снизить трудоемкость операций по обработке документов, повысить оперативность информационно-поисковой работы с документами.

Но, к сожалению, в нашей стране широкого применения автоматизированные системы документационного обеспечения управления в организациях не нашли. Но, с уверенностью можно сказать, что внедрение системы электронного документооборота позитивно скажется на эффективности работы служб ДОУ многих предприятий и организаций нашей республики. Ведь основное назначение СЭД - поднять эффективность управления организацией, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, улучшить исполнительскую дисциплину и создать единое информационное пространство на предприятии.

Исходя из вышесказанного, можно подвести итог, что цели и задачи исследования раскрыты.

Литература

1. Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 1221 - 2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения».

2. Делопроизводство: учебный справочник / И.В. Гваева, С.В. Соболевский. - Минск: ТетраСистемс , 2011. - 224с.

3. Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 28 декабря 2009 г. № 113-З.

4. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь: утв. Ком-ом по архивам и делопроизводству при совете Министров Республики Беларусь 24.07.2003 // Нац. реестр правовых актов Республики Беларусь. - 2003. - № 92. - 8/9867.

5. Колокольцева, Т.Н. Документы XXI века: электронное деловое письмо / Т.Н. Колокольцева, О.В. Червинская // Управление персоналом. - 2002. - № 2. - С. 36 - 38.

6. Кузьмин Михаил. Электронный документооборот // Секретарское дело. № 3, 2005. - С. 28 - 34.

7. Об электронном документе и электронной цифровой подписи: Закон Респ. Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113 - З // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. - 2010. - № 15. - 2/1665.

8. Оскерко Татьяна. Внедрение электронного документооборота // Секретарское дело. № 7, 2006. - С. 67 - 70.

9. Основы делопроизводства: учеб. / А.Е. Рыбаков. - Минск: РИПО, 2010. - 328 с.

10. Паневчик Валентин. Уничтожение электронных документов // Секретарское дело. № 2, 2008. - С. 54 - 58.

11. Пешкова Галина. Электронный документооборот: за или против // Секретарское дело. № 5, 2010. - С. 52 - 56.

12. Полещенко Валентина. Прием и регистрация в систему электронного документооборота // Секретарское дело. № 3, 2008. - С. 38 - 40.

13. Сукач Андрей. Электронная почта как инструмент документооборота // Секретарское дело. № 12, 2010. - С. 38 - 40.

Размещено на Allbest.ru