Размещено на http://www.allbest.ru/

15

________________________________________________________________________________________

• Содержание

Введение

1. Предназначение архива

1.1 Общее понятие архива

1.2 Нормативно-правовое регулирование архивного дела в РФ

2. Понятие и значение архива организации

2.1 Понятие, виды и задачи архива организации

2.2 Комплектование архива организации

2.3 Формирование дел

2.4 Составление и оформление описей дел

2.5 Экспертиза ценности документов

3. Обеспечение сохранности документов в архиве

3.1 Система мер обеспечения сохранности документов

3.2 Порядок выдачи дел из хранилищ и их учета

Заключение

Список литературы

Введение

В данной работе мы рассмотрим основные особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению. Этот вопрос представляется особенно актуальным в свете нового Федерального закона РФ от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Как следует из ст. 1 указанного закона, он предназначен для регулирования отношений "в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности". Таким образом, в процессе обращения с документами, подлежащими архивному хранению, соответствующими положениями нового закона отныне обязаны руководствоваться руководители государственных, муниципальных и частных предприятий (учреждений) и организаций (в том числе общественных). Поясним, что к архивным документам федеральный закон относит материальные носители (бумажные и иные) с зафиксированной на них информацией, имеющие реквизиты, позволяющие их идентифицировать, и подлежащие "хранению в силу значимости для граждан, общества и государства" Алексеева Е.В. Архивоведение. - М.: Проф-ОбрИздат, 2004. - С.18-19.

Хранение указанных документов должно осуществляться в архиве. Архив представляет собой учреждение или структурное подразделение предприятия (организации, учреждения), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Хорошо организованный архив имеет следующие характеристики:

· быстрый доступ к необходимым документам;

· доступ к документам имеют только те сотрудники, которым они необходимы. Есть возможность фиксации попыток несанкционированного доступа;

· никто кроме вас (или известного вам ограниченного круга сотрудников) не может внести в документ изменения.

Цель данной работы - рассмотреть основные аспекты архивного хранения документов и порядка их использования. С учетом специфики заданной темы структура работы позволяет последовательно осветить общие положения об архиве организации, его комплектование, экспертизу ценности архивных документов, обеспечение сохранности документов в архиве, и их учет.

Правила работы архивов достаточно хорошо освещены в современной литературе по делопроизводству и широко обсуждаются в прессе. При подготовке данной работы в основном использованы материалы из специализированных практических пособий по делопроизводству и архивному делу.

1. Предназначение архива

1.1 Общее понятие архива

Архив - это учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием, комплектование и хранение архивных документов в интересах пользователейКозлов В.П. Российское архивное дело: Архивно-источниковедческие исследования. - М.: Российская политическая энциклопедия, 2005. - С.111..

Архивы были известны всем народам, достигавшим известной цивилизации. Например, в Афинах акты хранились в хранилищах, имевшихся у каждого государственного органа, а важнейшие из них хранились в Акрополе и храмах. В Риме, во время республики, квесторы охраняли главнейшие акты республики, хранившиеся в aerarium. Большое развитие получили архивы в Византийской империи, где главнейшие государственные документы хранились в императорском дворце. Средневековые властители также создали архивы, как сюзерены, так и вассалы. Архивное наследство средневековой Европы досталось новым государствам, где администрация архивного дела, особенно с сороковых годов XIX столетия, по примеру Франции получили широкое развитие.

В русском законодательстве название «архива» впервые появилось при императоре Петре Великом, но понятие о хранении актов и создание различных способов такого хранения в России известно издавна, со времен Новгорода и Пскова. Приютом для массы документов становились церкви и монастыри, а затем в московских приказах и воеводских избах дьяками установлен был точный метод хранения актов. В Петровском генеральном регламенте коллегиям отдельная XLV глава посвящена архивам. По этому законоположению установлено два архива - один, общий для всех коллегий, в специальном ведении коллегии иностранных дел, другой - финансовый, под наблюдением Ревизион-коллегии. При реформах императрицы Екатерины II вследствие закрытия множества установлений было создано два исторических архива - Санкт-Петербургский и Московский архивы старых дел. В XIX веке российские исторические архивы получили отдельные уставы.

1.2 Нормативно-правовое регулирование архивного дела в РФ

В настоящее время Федеральная архивная служба России ведет активную работу по созданию новой нормативно-методической базы архивного дела, пересмотру и отмене устаревших документов. В 2002 г. вышли в свет новые «Основные правила работы архивов организаций»Основные правила работы архивов организаций(одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.), необходимость разработки которых обусловлена кардинальными изменениями в области экономики, реформированием управленческих структур, правовых основ архивного дела, а также широким внедрением в сферу управления новых информационных технологий.

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Правила устанавливают комплекс положений, норм и требований, позволяющих на их основе выполнять архивами организаций все их функции по формированию архивного фонда организации, описанию и учету документов, обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации.

Правила предназначены регламентировать работу архивов государственных организаций независимо от масштаба деятельности организаций, их места в управленческих структурах и объемов сохраняемой документации.

Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

2. Понятие и значение архива организации

2.1 Понятие, виды и задачи архива организации

Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив. В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивовНовиков Е.А. Комментарий к Федеральному закону от 22 октября 2002 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". - Система ГАРАНТ, 2007 г.:

1. Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти.

2. Центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения.

3. Объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности.

4. Архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

· архив управленческой документации;

· научно-технический архив;

· аудиовизуальный архив;

· архив документации на электронных носителях.

Основными задачами архива организации являются:

· комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

· учет и обеспечение сохранности документов;

· создание научно-справочного аппарата к документам архива;

· использование хранящихся в архиве документов;

· подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет правоНовиков Е.А. Комментарий к Федеральному закону от 22 октября 2002 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". - Система ГАРАНТ, 2007 г.:

· требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

· контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

· запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования необходимые для работы архива сведения;

· участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

· несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

· утрату и несанкционированное уничтожение документов;

· необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

· нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

2.2 Комплектование архива организации

Комплектование архива организации - это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Комплектование архива включаетДемин Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - "Питер Пресс", 2007.- С.12-13

:

· определение источников комплектования архива;

· определение состава документов, подлежащих приему в архив;

· организация передачи документов в архив.

Основными источниками комплектования архива организации являются:

· структурные подразделения организации;

· подведомственные организации;

· физические лица.

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение. В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.

Остановимся на номенклатуре дел как на основополагающем элементе архива организации.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме Там же.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации и визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЭК организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

2.3 Формирование дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел Панасенко Ю.А. Документирование управленческой деятельности. - М.: Риор, 2006.- С.101..

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

· документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

· группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

· дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:

· подшивку или переплет дела;

· нумерацию листов дела;

· составление листа-заверителя;

· составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

2.4 Составление и оформление описей дел

архив хранение документ ценность

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.). Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией Панасенко Ю.А. Документирование управленческой деятельности. - М.: Риор, 2006.- С.104...

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

· порядковый номер дела (тома, части) по описи;

· индекс дела (тома, части);

· заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

· даты дела (тома, части);

· количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

2.5 Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение Коршунова Л.Н., проданова Н.А. Документирование управленческой деятельности .- Ростов-на-Дону, Феникс, 2007.- С.50..

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

· в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

· в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК).

ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЭК организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

3. Обеспечение сохранности документов в архиве

3.1 Система мер обеспечения сохранности документов

Организация хранения документов - это система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

К помещениям основного назначения архива относятся Новиков Е.А. Комментарий к Федеральному закону от 22 октября 2002 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". - Система ГАРАНТ, 2007 г.

:

· хранилища для хранения документов;

· помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;

· помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);

· рабочие комнаты сотрудников архива.

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.

В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17 - 19 °С, относительная влажность воздуха 50 - 55 %; для пленочных материалов - черно-белых (15 °С и 40 - 55%) и цветных (2 - 5 °С и 40 - 55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 °С и 50 - 65% Новиков Е.А. Комментарий к Федеральному закону от 22 октября 2002 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". - Система ГАРАНТ, 2007 г.

.

Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

3.2 Порядок выдачи дел из хранилищ и их учета

Дела выдаются из хранилищ:

· для использования работниками организации;

· для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;

· во временное пользование для других организаций;

· для проведения архивных работ с документами;

· для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документовНиколаев И.А. Обязанности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по хранению документов // Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение, N 8, август 2009. - С.20.

.

Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

· заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и сотрудникам организации;

· актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов;

· заказами на проведение работ по страховому копированию и реставрации документов.

Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов:

· выдачи дел работникам организации;

· выдачи дел в читальный зал;

· выдачи дел во временное пользование другим организациям.

Система учетных документов архива - это комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации Коршунова Л.Н., проданова Н.А. Документирование управленческой деятельности .- Ростов-на-Дону, Феникс, 2007.- С.59.

Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами и обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

Основными учетными документами в архиве организации являются:

· книга учета поступления и выбытия документов;

· список фондов;

· лист фонда;

· опись дел;

· реестр описей;

· паспорт архивохранилища;

· опись особо ценных дел.

Заключение

Подведем итоги выполненной работы.

Мы выяснили, что архив создается в организации для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и подготовки к передаче документов на постоянное хранение.

Основными источниками комплектования (пополнения) архива организации являются:

· структурные подразделения организации;

· подведомственные организации;

· физические лица.

С комплектованием архива тесно связана экспертиза ценности документов - их изучение на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Для обеспечения надлежащего хранения документов в архиве организации осуществляется система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Документы в архиве организации подлежат периодическому учету - определению их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Список литературы

1. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)

2. Новиков Е.А. Комментарий к Федеральному закону от 22 октября 2002 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". - Система ГАРАНТ, 2007 г.

3. Демин Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - "Питер Пресс", 2007.- 415с.

4. Панасенко Ю.А. Документирование управленческой деятельности. - М.: Риор, 2006.- 199с.

5. Коршунова Л.Н., Проданова Н.А. Документирование управленческой деятельности .- Ростов-на-Дону, Феникс, 2007.- 478с.

6. Николаев И.А. Обязанности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по хранению документов // Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение, N 8, август 2009. - С.20.

7. Алексеева Е.В. Архивоведение. - М.: Проф-ОбрИздат, 2004.

8. Козлов В.П. Российское архивное дело: Архивно-источниковедческие исследования. - М.: Российская политическая энциклопедия, 2005.

9. Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - СПб.: Герда, 2006.

10. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия. - СПб.: Питер, 2006.

11. Кошелева Е. Порядок передачи документов на хранение в архивные учреждения при ликвидации организации // Справочник кадровика. 2007. № 12.

Размещено на Allbest.ru