Информационная природа управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

(МИНОБРНАУКИ РОССИИ)

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Биологический институт

Кафедра экономики и агробизнеса

РЕФЕРАТ

по дисциплине "Документирование управленческой деятельности"

на тему "Информационная природа управления"

Выполнили

Ю.П. Машанова

Проверила старший преподаватель

Дмитриева Т.Е.

Томск 2011

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

1. Информация и ее виды

2. Системность информации в управлении социальными процессами

3. Виды информации в социальном менеджменте

4. Требования, предъявляемые к социальной информации

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Приведенная выше древняя мудрость показывает, какую важную роль в управлении предприятием (организацией) занимает информационная природа управления.

Условия жизни и деятельности человека меняются с течением времени. Спрос и предложение меняются количественно и качественно с течением времени. И спрос и предложение неуклонно возрастают по мере роста уровня развития человеческого общества. Рынок конкуренции диктует потребность в информации.

В условиях конкуренции, царящей на рынках третьего этапа развития, производители задаются вопросом «что именно производить?» Вопрос это довольно комплексный. Для его разрешения необходимо изучить внешние условия деятельности предприятия (клиентов, конкурентов, партнёров), а также внутренние возможности предприятия (технология, внутренняя структура). И внешние условия деятельности (внешняя среда), и внутренние возможности (внутренняя среда) предприятия постоянно изменяются. По этой причине изучение выше обозначенных проблем должно производиться регулярно. Результатом таких исследований является информация для принятия решений управляющим предприятием. Таким образом, на предприятии выделяется специальный вид деятельности, требующий дополнительных ресурсов.

Для организации этого вида деятельности необходимо создание системы. Такая система должна определять потоки данных - от их сбора до выхода переработанных данных в форме заданных отчётов. Говоря другими словами, потоки информации должны принимать форму системы.

Условием же успеха предприятия в наши дни становится умение работать с данными.

1. Информация и ее виды

Под информацией понимаются сведения, полученные в результате переработки разнообразных сигналов. С точки зрения классической теории информации понятие «информация» определяется как мера уменьшения неопределенности знания о каком-либо событии. Это научное понятие впервые предложено в 1950-е годы К. Шенноном и Н. Винером. Первоначально теория информации возникла как количественная математическая теория.

Понятие «информация» в последние десятилетия стало одним из самых употребляемых и встречается практически во всех областях знания. Идет непрерывный процесс его углубления и расширения. Если сначала под «информацией» понимались сведения, передаваемые людьми устным, письменным или иным способом, то к концу XX в. информация стала рассматриваться как универсальная субстанция, пронизывающая все сферы человеческой деятельности, служащая проводником знаний и мнений, инструментом общения, взаимопонимания и сотрудничества. Именно такое определение дает ЮНЕСКО.

С развитием производства и ускорением темпов развития общества информация приобрела свойства товара и стала объектом рыночных отношений, значимость которых потребовала их правовой регламентации.

Термин «информация» уже более 50 лет используется в журналистике. Математические методы теории информации используются в физике, химии, географии, геологии и ряде других наук о неживой природе. Информационные идеи применяются в биологии, где предполагается, что само появление жизни было связано с преобразованием генетической информации; в психологии, физиологии высшей нервной деятельности, педагогике. Особое место понятие «информация» заняло в длинном ряду социальных наук -- теории управления, экономике, политике и т.д.

Не всякое знание может рассматриваться как информация, для понимания ее сущности большое значение имеет смысловое содержание.

Социальная информация -- сведения о состоянии социальной системы, средство обеспечения информационных потребностей общества на основе применения информационных технологий. Информация -- это ценнейший интеллектуальный ресурс в системе жизнеобеспечения общества, важнейшая часть его интеллектуальной собственности. Можно сказать, что информация -- это инфраструктура интеллектуальной собственности, ибо интеллектуальная собственность берет начало с информации как фундаментальной базы.

Особенно велико значение информации и работы с ней (процесс ее сбора, хранения, переработки и использования) в управлении общественными делами, социальными процессами.

Достоверная информация необходима для всех этапов управления: постановки целей, оценки проблемной ситуации, принятия управленческих решений, организации и регулирования управляющей системы. Субъект также должен быть информирован о результатах выполнения принятых решений, на основе чего он коррелирует прошлые решения и принимает новые, с учетом допущенных ранее просчетов и неоптимальных действий.

Поэтому сбор и переработка информации, ее эффективное использование -- необходимый компонент управления. Информация, используемая в управлении обществом, по самой своей природе социальна. Отражая общественные отношения и процессы любого типа и уровня, она является высшим, наиболее сложным и многообразным типом информации.

По своему целевому назначению в процессе управления информационно-технические операции разделяются на следующие классы:

1. Документационные. На работу с документацией, как показывает практика, специалисты тратят до 15% рабочего времени. Большую часть своего рабочего дня на этот класс операций расходуют работники штата технических исполнителей: работники канцелярий, делопроизводители, архивариусы, операторы, машинистки, стенографистки и т.д.

2. Первично-счетные и учетные операции, содержание и объем которых обусловлены номенклатурой и количеством объектов и показателей, подлежащих учету, измерениям, регистрации. Затраты труда на эти операции зависят от применяемых методов и средств их выполнения, а сокращение -- от автоматизации процессов получения данных.

3. Коммуникативно-технические операции, обеспечивающие взаимосвязь работников с помощью различного рода технических средств.

4. Вычислительные и формально-логические операции -- все операции по переработке информации, выполняемые специалистами или техническими исполнителями (в зависимости от сложности) на ручных счетных инструментах, а также с помощью вычислительной техники.

Использование социальной информации связано с высшим типом целесообразности -- осознанной целесообразностью, присущей только человеку мыслящему, осознанно действующему. Социальная информация является содержанием мышления, а ее материальный носитель -- слышимое или видимое слово, знак, речь, которые представляют высший тип сигнала («сигнал сигналов»).

Первоисточником социальной информации является общество: его разные сферы и стороны жизни.

Существуют различные способы выработки информации: самонаблюдение (собственные источники информации во многом зависят от уровня подготовленности и коммуникативности управленца, его образования, опыта, знаний), взаимодействие, сообщения (письма, файлы и т.д.), аналитический анализ.

2. Системность информации в управлении социальными процессами

Сегодня уже невозможно ставить и решать задачи развития техники и экономики без учета, с одной стороны, социальных условий, в которых предполагается проводить планируемые мероприятия, а с другой, -- социальных последствий проведения этих мероприятий.

Объективно складывающиеся на производстве ситуации ежедневно ставят перед работниками и хозяйственными руководителями предприятий задачи по принятию решений в сфере социального управления. Проблематика этих решений на предприятии чрезвычайно широка. Здесь и задачи управления изменением содержания труда и соответственно профессиональной и квалификационной структуры кадров, их подготовки, регулирования, движения, определения организационных структур управления и соответственно соотношения социальных слоев работников, проблемы удовлетворения разнообразных материальных, бытовых и культурных потребностей коллективов и отдельных работников, решения социальных проблем реконструкции и строительства предприятий, политика заработной платы.

В процессе принятия решений по этим проблемам на всех уровнях управления нередко возникают определенные сложности, так как для обоснования решений необходимо обладать соответствующими исходными данными. Данных же таких зачастую у руководителей не оказывается. Объясняется это тем, что некоторые социальные характеристики отдельного человека и трудового коллектива не входят в систему официальной отчетности и не учитываются на предприятиях и в министерствах, а те, которые учитываются, как выяснилось в ходе исследования, нередко находятся в несистематизированном, несопоставимом, разрозненном виде и не поддаются анализу.

Другая сложность, возникающая при принятии решений в сфере социального управления, заключается в быстром старении информации о людях и коллективах. Одни характеристики человека и коллектива могут меняться ежегодно (например, возраст, уровень образования), другие меняются во времени, которое нельзя уложить в определенные периоды (семейное положение, наличие детей, квалификация, бытовые условия и пр.).

В широком смысле социальная информация -- это информация, циркулирующая в обществе и используемая в управлении общественными процессами. Она представляет собой знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и обо всех других ее формах в той мере, в какой они используются обществом, вовлечены в орбиту общественной жизни. Главная сущность социальной информации заключается в том, что она несет на себе глубокий след классовых, национальных и иных отношений, отпечаток потребностей, интересов, психических черт коллектива, отношения в котором информация отражает и который пользуется информацией. В узком смысле слова социальна та информация, которая касается прежде всего отношений людей, их взаимодействия, их потребностей, интересов и т.п.

В управлении отраслью, предприятием чрезвычайно важна информация о различных сторонах социальной структуры контингента, конкретизирующая отношения социальных групп, раскрывающая механизм социальных процессов, происходящих на предприятиях отрасли.

Опыт социального планирования свидетельствует о стремлении общества повысить управляемость социальными процессами, происходящими в рамках отдельных его подсистем.

Видимые результаты социальных процессов в отрасли -- это изменения отдельных параметров ее социальных структур. Такие изменения иногда происходят стихийно и ставят управленческие органы перед свершившимся фактом. Тогда эти органы не управляют социальными процессами, а регистрируют их последствия. В этих условиях руководители на различных управленческих уровнях вынуждены принимать решения по исправлению непредвиденных, нежелательных последствий стихийно сложившихся социальных процессов.

Такие негативные последствия возникают и тогда, когда объекты социального управления не рассматриваются комплексно, системно. В этом случае управленческое решение может улучшить ситуацию в одной социальной подсистеме, но не исключено, что возникшая диспропорция ухудшит состояние системы в целом. Ведь социальный объект -- сложная динамическая система, имеющая множество различных структур с огромным числом взаимосвязей.

Для исправления непредвиденных, неожиданно возникающих последствий социальных процессов органы управления не всегда обладают соответствующими средствами.

Если в области системы социальных характеристик коллектива предприятия в социологической науке существуют уже более или менее согласованные представления, то в области создания подобной системы для промышленной отрасли в целом пока предпринимаются первые шаги. Требования же к системе социальной информации для предприятия и к отраслевому банку социальной информации существенно отличаются друг от друга, как отличается и характер принимаемых на этих уровнях решений по социальным вопросам.

В то же время систематическая, постоянно обновляемая социальная информация необходима отраслевым органам управления для выявления тенденций развития социальных процессов, прогнозирования их дальнейшего хода, своевременной разработки мероприятий, резервирования определенных средств для того, чтобы направить эти процессы в нужное русло, придать им желаемый характер.

Комплексное решение этих задач требует участия представителей многих наук. Важнейшую роль здесь должны сыграть социологи, задача которых заключается в том, чтобы, во-первых, разработать систему показателей социального развития, систему нормативов (эталонов) по этим показателям, причем такую, которая была бы дифференцированной для различных типов предприятий, регионов и социальных групп населения.

Во-вторых, представители общественно-экономических наук должны обеспечить заблаговременный прогноз характера и направленности социальных процессов, выработать систему мероприятий по управлению этими процессами, разработать методики реализации этих мероприятий до простых операций на каждом управленческом уровне: предприятия, объединения, отрасли.

Решение этих задач возможно, если будет создана надежная система социальной информации:

? системно-элементная, отвечающая на вопрос, из чего (каких компонентов) образована система;

? системно-структурная, раскрывающая внутреннюю организацию системы, способ взаимодействия образующих ее компонентов;

? системно-функциональная, показывающая, какие функции выполняют система и образующие ее компоненты;

? системно-интегративная, раскрывающая источники, факторы сохранения, совершенствования и развития системы. В применении к социальным системам имеются в виду социально-психологические факторы управления;

? системно-процессуальная (процедурная, операционная), показывающая, какие процессы (операции, процедуры) совершаются в системе в целях сохранения ее целостности, совершенствования и развития;

? системно-коммуникационная, показывающая взаимосвязи данной системы с другими как по горизонтали, так и по вертикали;

? системно-историческая, отвечающая на вопрос, каким образом возникла система, какие этапы в своем развитии проходила, каковы ее исторические перспективы.

Глубокий, всесторонний системный анализ социальной информации в масштабах отрасли позволяет выявить общие тенденции в течении социальных процессов на предприятиях и в подотраслях, сравнить возникающие ситуации на предприятиях различных подотраслей, в разных регионах, установить причинные зависимости колебаний социальных показателей разных предприятий, факторы, определяющие характер социальных процессов, выработать мероприятия по управлению ими.

Один из важнейших путей решения этой задачи -- правильная постановка информации в коллективе о намеченных рубежах и ходе их достижения.

Правильно организованная система информации в коллективе предполагает распространение информации не только «сверху вниз», но и «снизу вверх», так как только при наличии оптимальной информации о состоянии всех сторон жизни и деятельности коллектива, о мнениях и настроениях рабочих, об их отношении к выполнению задач, стоящих перед предприятием, руководитель может принимать правильное управленческое решение, от которого во многом будет зависеть психологический настрой коллектива в целом и каждого исполняющего это решение работника в отдельности.

Требование создания отраслевых систем социальной информации вытекает, во-первых, из постоянно растущей роли социальных факторов в решении экономических задач и, во-вторых, из необходимости в связи с этим научного отношения к социальным процессам в промышленности. Научность управления требует всестороннего, комплексного исследования деятельности производственного предприятия как сложного экономического и социального организма. Проблематика управления не может быть сведена к одним лишь экономическим и инженерно-техническим вопросам, необходимо также учитывать социологические и психологические аспекты процесса управления. Естественно, что это требование полностью относится к отрасли промышленности. Практика, однако, показывает, что некоторые хозяйственные руководители недооценивают эти обстоятельства.

Для того чтобы некоторые данные стали информацией, они должны быть не просто выражены в сообщении. Реальной информацией становится лишь то знание, сообщение, которое практически используется для управления или ориентировки (самоуправления). Современный руководитель на любом уровне управления должен иметь достаточно глубокие знания в области социологии управления. Отсутствие этих знаний лишает руководителя возможности использовать все средства для реализации производства и эффективно проводить в жизнь социальную политику страны.

Система социальной информации, построенная на унифицированных показателях, должна быть создана в каждой организации -- от промышленного предприятия до отрасли.

3. Виды информации в социальном менеджменте

Информация, используемая в управлении, может быть классифицирована по различным основаниям:

* по типу отражаемых отношений -- технико-технологическая, экономическая, социальная, политическая, идеологическая;

* по масштабам отражаемого объекта -- федеральная (общегосударственная), региональная, местная;

* по функциям управления (прогностическая, организационная, контрольно-учебная, регулятивная);

* по отраслям (сферам) жизнедеятельности общества -- экономическая, социальная, политическая, духовно-культурная; промышленная, сельскохозяйственная, образовательная, военная и т.д.;

* по структурированности -- систематизированная и несистематизированная;

* по характеру содержания (количественная и качественная);

* по периодам использования (условно-постоянная -- справочная, нормативная и переменная -- оперативные сведения);

* по характеру носителя -- электронная, документированная и вербальная.

* по источникам поступления (внутренняя и внешняя);

* по формам носителей (средства массовой информации -- радио, телевидение; печатная -- книги, газеты, журналы);

* по структуре - распорядительная, координационная, контрольно-оценочная, плановая и т.д.

Информация, которой располагает человек, может быть обыденной, эмпирической, позволяющей человеку ориентироваться в своей повседневной жизни, и систематизированной, научной. Для осуществления управленческих функций необходима научная информация, причем ее характер зависит от специфики объекта управления, от задач, которые перед ним поставлены, а также от компетенции управляющего субъекта. Если объектом управления выступает общество в целом, а решение предусматривает преобразование его существенных сторон, необходима комплексная информация о состоянии всех сфер общественной жизни: экономической, социально-политической, духовной, семейно-бытовой. Если речь идет об управлении какой-то отдельной сферой жизни общества, то информация должна отражать прежде всего состояние этой сферы. Скажем, для управления экономикой необходима преимущественно производственно-экономическая информация, политической сферой -- политическая информация и т.д.

Поскольку управление любой сферой общественной жизни, любым объектом есть и организация труда людей, оно обязательно предполагает сбор и переработку социальной информации, касающейся состояния отношений больших групп людей -- классов, наций, производственных и иных коллективов, а также отдельных личностей. Например, управляя производственно-технической деятельностью какого-либо предприятия, важно располагать данными о состоянии присущего ему «социального микроклимата», то есть, о людях, которые работают на данном предприятии, о сложившихся между ними отношениях.

Специфическая, зачастую весьма сложная и разносторонняя, информация необходима в административно -- правовом управлении, призванном регулировать организацию, полномочия и ответственность распорядительных лиц, а также определять права и обязанности граждан и организаций в различных областях исполнительно-распорядительной деятельности.

Информация, используемая в управлении общественными системами, являет собой сложную совокупность, взаимодействие различных информационных потоков:

» исходная информация, необходимая для выработки и принятия управленческих решений;

» управляющая информация, представляющая сами решения или управленческие команды, предопределяющие организацию управляющих и управляемых систем;

» регулирующая информация, представленная различного рода параметрами, нормативами, законами, инструкциями, технологическими картами и т.д.;

» оперативная информация, поступающая в процессе функционирования системы и характеризующая ее состояние;

» внешняя информация, поступающая от других систем, коммуникационно (функционально или структурно) связанных с данной системой;

 » контрольно-учетная информация, характеризующая течение и результаты работы системы. Отобрать из многообразия информации данные, имеющие для управления существенное значение, -- важная и трудная задача.

Всю информацию можно подразделить на потоки внутри данной системы, между ее компонентами (внутренняя информация) и потоки информации, циркулирующие между данной системой и внешней средой, с которой она состоит в функциональных связях (внешняя информация).

Особенно большое значение имеет циркуляция информации между объектом и субъектом управления. Информация этого рода включает два типа потоков: потоки, циркулирующие по каналам прямой связи -- от субъекта к объекту (прямая информация); потоки, циркулирующие по каналам обратной связи -- от объекта к субъекту (обратная информация). Надлежащая организация прямой информации обеспечивает своевременное и качественное поступление на объект различного рода (исходных, коррелирующих, контролирующих) команд со стороны субъекта, а обратной информации -- поступление в субъект данных о состоянии объекта и достижении (или недостижении) поставленной перед ним цели.

Оптимальным течение информационных потоков является в том случае, когда при минимуме первичной объективной информации достигается максимум полезной для управления информации, в результате чего обеспечивается эффективное функционирование системы.

4. Требования, предъявляемые к социальной информации

социальный управление информация

Информация как управленческая категория -- это новые сведения, характеризующие управленческую ситуацию, снижающие уровень неопределенности в отношении будущего, воспринятые, понятные и оцененные как полезные для решения тех или иных задач управления.

С учетом этого социальная информация в управлении должна удовлетворять ряду требований, т.е. быть:

¦ полной - отражение в полной мере управляемых процессов;

¦ достоверной - формирование на основе объективных данных;

¦ своевременной, оперативной -- поступление в сроки, достаточные для принятия своевременного решения;

¦ прозрачной - невозможность различных толкований;

¦ надежной - основными параметрами надежности информации принято считать ее достоверность, объективность, полноту;

¦ оптимальной - характеристика меры в соотношении необходимой и достаточной информации;

¦ доступной и простой в восприятии (параметры: краткость, наглядность, выразительность).

¦ экономичной - экономичность затрат при сборе информации, максимально возможная сохранность, наибольшее агрегирование (сжатие) при передаче на более высокий уровень управления.

¦ опережающей, т.е. содержать в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и программ, стратегии действий в будущем;

¦ логичной и лаконичной (максимальная смысловая нагрузка при минимальных размерах носителя информации, краткости временного интервала передачи сообщения);

¦ комплексной, системной;

¦ соответствующей компетенции, полномочиям субъекта управления;

¦ ориентированной (допускающей) на машинную обработку.

¦ недопустимость использования сведений («шума»), осложняющих принятие решений;

¦ соблюдение соотношения между звуковой и зрительной информацией, учитывая, что скорость восприятия зрительной информации очень высока;

Решить задачу оптимизации информации весьма трудно, поскольку социальные системы вследствие их многокомпонентности и разнообразия внутренних и внешних взаимодействий являют собой широкую сеть альтернатив, причем не столько разно-вероятностных, сколько равновероятностных. Естественно, что оптимальное количество информации об общественной системе представляется в натуральном выражении достаточно большим.

К тому же часть информации, поступающей от объекта к субъекту теряется, часть искажается в результате ряда помех не только технического порядка, но и психологического, поскольку выбор сообщений для передачи, а также прием сообщений человеком облекаются в субъективную форму и в определенной мере зависят от его личного опыта, его знаний, психических особенностей. Отсюда особую важность для достижения оптимума информации приобретают методика и техника сбора первичных данных, их репрезентативность, надежность и высокая пропускная способность каналов прохождения информации, методика и техника приема и обработки информации.

Средствами интенсификации информации являются научно-техническая революция, использование в информационном деле новейших достижений науки и техники; научная организация, управление информационными процессами; подготовка и совершенствование специалистов, обслуживающих информационные службы управления.

Разработка мер, расширяющих возможности наиболее эффективного использования информации, -- важное условие успеха в управлении. Среди этих мер первостепенное значение имеет тщательная подготовка субъекта управления к восприятию, оценке информации, выработке умения оценить ее социальную значимость, выбрать из потока информации наиболее общезначимую, наиболее социальную, поскольку этого типа информация неоценима в управлении. Сбор и обработка социальной информации немыслимы без применения современных технических средств.

Важнейшим средством получения достоверной социальной информации является не только широкое использование технических (компьютерных) средств получения социальной информации, но и формирование нового типа культуры -- гуманитарно-технологической. Важнейшим механизмом его формирования является изменение стиля мышления, который постепенно становится целостным; характеристиками последнего являются концептуальность, конструктивность, технологичность. Наличие в нашем обществе двух культур -- гуманитарной и технократической, которые пока слабо взаимодействуют, порождает многие информационные проблемы в управлении.

Заключение

Таким образом, управление предприятием не может эффективно проводиться без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной информации. Информация является основой управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, причем он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации. Опытный менеджер также должен уметь упорядочивать коммуникации и обмен информацией в рамках предприятия и фирмы.

Список используемой литературы

1. Год 2011: Библиотекарь [Электронный ресурс]/ Бизнес, финансы - 2011. - URL: http://www.bibliotekar.ru/biznes-29/32.htm

2. Год 2010: Webarhimer [Электронный ресурс]/ Лекции - социальный менеджмент - 2010. - URL: http://www.webarhimed.ru/page-586.html

3. Гвишиани Д.М. Организация и управление: учебник/ Д.М. Гвишиани - М.: МГТУ им. Баумана, 1998. - 332 с.

Размещено на Allbest.ru