Документ, его функции. Способы документирования

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный университет»

Дисциплина: «Документоведение»

Лабораторная работа на тему: «Документ, его функции. Способы документирования»

Специальность: 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Группа: ДиДОУ 204 Студентка: Исаева Е.Н.

Магнитогорск 2011

Цель работы:

1. анализ развития понятий "информация" и "документ";

2. определение функций документов;

3. изучение различных способов запечатления информации.

Вопрос №1

Проанализировать употребление понятия "документ" и его синонимов по Генеральному регламенту 1720 г., Общему губернскому учреждению 1775 г., Общему учреждению министерств 1811 г.

Документ выступает инструментом, средством или способом осуществления процессов управления, доказательством этого, является то, что вся информация концентрируется в документах. История понятия «документ» довольно - таки короткая. В середине 17 в. процессы коммуникации начинают рассматриваться как информационные. Понятие "документ" уступает место понятию "информация", поскольку первое является производным от второго. Первоначальные представления о предмете документационной науки были модернизированы и приобрели информационное и кибернетическое содержание. С развитием государственного аппарата, образованием штата чиновников усложняются все делопроизводственные процессы: расширяется сфера применения письменной фиксации управленческих действий, устанавливается процедура составления и оформления документов, порядок разрешения вопросов, регистрации документов и организации контроля за их исполнением, систематизации и хранения документов.

Особое внимание уделяется приданию документам официального характера, в первую очередь документам, касавшимся феодального землевладения и закреплявшим право феодала на работника. Регистрации именно таких документов посвящено множество статей законов и других правовых актов.

В 1811 году наиболее важные сделки о земле и крестьянах оформлялись крепостным порядком. Документирование сделки - это оформление соответствующим способом ее записи (составление крепости - специфической формы договора) и регистрация в государственном органе. В Судебнике 1550 г. особое внимание уделено оформлению актов о холопстве с целью усиления контроля за документами, связанными с установлением крепостнических отношений. Вводится обязательность их регистрации. Регистрация отпускных грамот сосредоточивается в трех городах - Москве, Новгороде, Пскове. Закон требовал обязательной регистрации служилых кабал.

Вопрос № 2. Проанализировать развитие понятия "документ" по словарям и специальной литературе

1. Документ - материальный носитель информации, предназначенный для ее обработки и передачи во времени и пространстве. Содержащиеся в документе сведения должны быть удобны для обработки и иметь в соответствии с действующим законодательством правовое значение; 2. Документ - деловая бумага, юридически подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Естественные науки. Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Большой юридический словарь. Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. В автоматизированных информационно-поисковых системах. Экономический словарь. Документ - деловая бумага, юридически подтверждающая определенные права ее обладателей, фиксирующая, удостоверяющая определенные факты, события; Издательский словарь. Документ - любой материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для того, чтобы ее хранить, распространять и использовать: издания всех видов, архивные рукописные. БСЭ. Документ (от лат. documentum - образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и в пространстве.

Экономико-математический словарь. Документ [document] - носитель информации, используемый в любых системах управления, в том числе и автоматизированных.

Ушаков. Документ [от латин. documentum - доказательство] - деловая бумага, служащая доказательством чего-н., подтверждающая право на что-н. (офиц.) Брокгауз и Эфрон. Документ - письменный акт, служащий свидетельством какого-либо решения, сделки или действия; деловая бумага, относящаяся к канцелярскому производству. Экономика и финансы. Документ - по законодательству РФ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях.

Даль. Документ - всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство. Словарь синонимов. Документ, акт, бумага, грамота. Большой юридический словарь. Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации.

Вопрос № 3. Проанализировать развитие термина "информация" по словарям и Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г.

Большой юридический словарь. Информация - один из видов объектов гражданских прав, предусмотренных ст. 128 ГК РФ. В самом ГК нет определения понятия И. и предусмотрена защита только для более узкого объекта данного вида.

Издательский словарь. Информация - по ГОСТ 7.0-99 сведения, воспринимаемые человеком и (или) спец. устройствами как отражение фактов материального или духовного мира в процессе коммуникации. Экономический словарь. Информация (от лат. informatio - осведомлять) - 1) любое сообщение о чем-либо; 2) ведения, данные, значения экономических показателей, являющиеся объектами хранения, обработки и передачи. Философский словарь. Информация - (лат. informatio - разъяснение, изложение, осведомленность) - одно из наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний. Энциклопедия социологии. Информация - (лат. informatio - разъяснение, изложение, осведомленность) - одно из наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний.

Экономико-математический словарь. Информация[information] - основное понятие кибернетики, точно так же экономическая И. - основное понятие экономической кибернетики. Определений этого термина много, они сложны и противоречивы. Ушаков. Информация и, ж. (книжн., офиц.). 1.только ед. Действие по глаг. информировать. И. поставлена на должную высоту.2.Сообщение, осведомляющее о положении дел или о чьей-н. деятельности, сведения о чем-н.

Экономика и финансы. Информация - по законодательству РФ - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Информация уменьшает степень неопределенности, неполноту.

Гуманитарный словарь. Информация (от лат. informatio - осведомление) - 1) Сообщение о нек-ром положении дел, передаваемое людьми. 2) Величина уменьшаемой неопределенности в результате получения сообщения.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления; Информатизация - организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов;

Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

Информационные процессы - процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации; Информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы; Информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах);

Информация о гражданах (персональные данные) - сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность; Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации;

Средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий - программные, технические, лингвистические, правовые, организационные средства (программы для электронных вычислительных машин; средства вычислительной техники и связи;

- словари, тезаурусы и классификаторы; инструкции и методики; - положения, уставы, должностные инструкции; схемы и их описания, другая эксплуатационная и сопроводительная документация), используемые или создаваемые при проектировании информационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию;

- собственник информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения - субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряжения указанными объектами; - владелец информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения - субъект, осуществляющий владение и пользование указанными объектами и реализующий полномочия распоряжения в пределах, установленных законом; - пользователь (потребитель) информации - субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

Вопрос № 4. Проанализировать развитие термина "документ" по государственным стандартам

Способы фиксирования документа:

1. изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта

2. графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени

3. аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

4. кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

5. фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом

6. иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии

7. фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи

8. текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи

9. письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

10. рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки

11. машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами

12. документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

13. видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки

14. беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

15. черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

16. автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ

17. документ личного происхождения: Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

18. официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

19. служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

20. юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

21. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения

22. подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа

23. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

24. копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

26. дублетный документ: Один из экземпляров копии документа. Функции документов (это его общественная роль, социальное назначение, цели, задачи):

1. Информационная функция - документ являются носителем и источником информации.

2. Правовая функция - она есть у тех документов, которые служат юридической основой производственной и управленческой деятельности. Они подтверждают факты, удостоверяют сведения показатели.

3. Управленческая функция - она есть у тех документов, которые позволяют организовывать, регулировать, контролировать и анализировать процессы, происходящие в производственных и непроизводственных сферах.

4. Коммуникативная функция - она есть у тех документов, которые помогают обеспечивать обмен информацией между различными объектами.

5. Учетная функция - в документах накапливаются и систематизируются сведения за определенные периоды времени, что позволяет сведения анализировать и обобщать, выявляя тенденции и закономерности происходящих событий.

6. Социальная функция - документы, которые отражают социально-экономическую, политическую, общественную сферы жизни стран и народов.

7. Культурная функция - есть у тех документов, которые являются памятниками культуры своей эпохи, показывают специфику, обычай и т.д.

8. Историческая функция - есть у тех документов, которые являются источниками знаний, о событиях и деятельности различных эпох. В ходе развития общества установилась неразрывная связь между понятиями «документ» и «юридическая сила документа».

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»: Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит». Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение: Реквизит документа -- обязательный элемент оформления официального документа Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом. Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность -- изданием различных распорядительных документов; планирование -- посредством подготовки различных планов; учет -- в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль -- путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

- регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

- распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

- накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

- передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) -- доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее. Юридическая сила документа -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Вопрос № 5. Определить функции следующих документов:

- купчая кабала Никиты Козлова на холопа Ивана Павлова 23 мая 1494 г.;

- рапорт генерал-прокурора Сената И.Ю. Трубецкого императрице Елизавете Петровне о приезде в Петербург из Ярославля театральной труппы ф.г. Волкова 3 февраля 1752 г.;

- декрет СНК "О правилах подписания денежных бумаг, документов, ордеров, отношений, справок и т. п." от 12 декабря 1921 г.; постановление ВЦИК и СНК РСФСР "О порядке пользования печатями с государственным гербом РСФСР" от 15 декабря 1936 г.;

- постановления ЦК КПСС и Совета министерств СССР "О мерах по совершенствованию и удешевлению аппарата управления" от 13 октября 1969 г.;

- Указ Президента РФ "О внесении изменений и дополнений в Положение о порядке рассмотрения вопросов гражданства РФ" от 27 декабря 1993 г.;

- Указ Президента РФ "О структуре федеральных органов исполнительной власти" от 11 января 1994 г.;

- Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. Функции следующих документов: o купчая кабала Никиты Козлова на холопа Ивана Павлова 23 мая 1494 г.- историческая функция.

- рапорт генерал-прокурора Сената И.Ю. Трубецкого императрице Елизавете Петровне о приезде в Петербург из Ярославля театральной труппы ф.г. Волкова 3 февраля 1752 г. - культурная функция.

- декрет СНК "О правилах подписания денежных бумаг, документов, ордеров, отношений, справок и т. п." от 12 декабря 1921 г.; постановление ВЦИК и СНК РСФСР "О порядке пользования печатями с государственным гербом РСФСР" от 15 декабря 1936 г. - правовая функция.

- постановления ЦК КПСС и Совета министерств СССР "О мерах по совершенствованию и удешевлению аппарата управления" от 13 октября 1969 г. - управленческая функция.

- Указ Президента РФ "О внесении изменений и дополнений в Положение о порядке рассмотрения вопросов гражданства РФ" от 27 декабря 1993 г.- управленческая функция. - Указ Президента РФ "О структуре федеральных органов исполнительной власти" от 11 января 1994 г.- управленческая функция.

- Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. - правовая функция.

Вопрос № 6. Привести примеры документов, выполняющих следующие функции: управленческую, правовую, социальную, культурную, исторического источника, информационная, учетная

Управленческая функция - устав, служебная инструкция, инструкция по технике безопасности. Правовая функция - кодекс, конституция. Социальная функция - бухгалтерские счета, смета. Культурная функция - Библия, Коран. Исторический источник - книга, карты событий. Информационная функция - книга, акт, кодекс, конституция. Учетная функция - перепись, табельный расчет, школьный журнал.

информация документ текстовый

Контрольные вопросы:

1. Как развивались понятия «информация» и «документ»?

Информация - (лат. informatio - разъяснение, изложение, осведомленность) - одно из наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний и т.п. Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) -- доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

2. Какие аспекты человеческой деятельности отражены в определениях термина "документ"?

В некоторых документах человеческая деятельность отражена как объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве, в автоматизированных информационно-поисковых системах. Также человек может не только зашифровать документ, но его и расшифровывать. Документ является одной из важнейших информационных объектов в которой человеческая деятельность необходима. Без нее не будет отражена суть дела.

3. Перечислите функции документа.

1. Является носителем и источником информации.

2. Служит юридической основой производственной и управленческой деятельности. Он подтверждает факты, удостоверяет сведения, показатели.

3. Позволяет организовывать, регулировать, контролировать и анализировать процессы, происходящие в производственных и непроизводственных сферах.

4. Помогает обеспечивать обмен информацией между различными объектами. документ государственный стандарт

5. В документах накапливаются и систематизируются сведения за определенные периоды времени, что позволяет сведения анализировать и обобщать, выявляя тенденции и закономерности происходящих событий.

6. Отражают социально-экономическую, политическую, общественную сферы жизни стран и народов.

7. Являются памятниками культуры своей эпохи, показывают специфику, обычай и т.д.

8. Являются источниками знаний, о событиях и деятельности различных эпох.

4. Назовите этапы развития текстового документирования

Начертательный способ - закрепления и передачи информации. Текстовое документирование. Логографическое письмо (идеографическое письмо), его достоинства и недостатки. Слоговое письмо. Возникновение фонетического (буквенного) письма, происходит развитие графики русского письма, также применяется: текстовое документирование, техническое документирование. Фотодокументирование. - фотография как способ фиксации информации. Применение для фотодокументов. Кинодокументирование - запечатление документирование при помощи видеозаписи. Фонодокументирование. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.

5. Какие способы запечатления информации вы знаете?

* Память; * Видеозапись; * Аудиозапись; * Фотография;

Задание № 7

Логограммы

Логограмма -- это символ, наглядно изображающий то, что он обозначает. Например, знак, изображающий солнце -- , может обозначать день, свет, солнце, время. Для уточнения смысла слова логограммы, как правило, дополняются звуковыми знаками.

Методика «Пиктограмма»

Изображение, содержащее выполненное рисунками сообщение, называется пиктограммой. У всех пиктограмм есть одна общая особенность: они знакомят нас лишь с одним определенным событием, по большей части бытового характера, иногда разбитым на отдельные моменты, но всегда с легко обнаруживаемой целостностью. Таким образом, можно сказать, что каждый рисунок как бы соответствует одному предложению. Задача пиктограмм заключается в наиболее наглядной передаче целых комплексов значений; вероятно, поэтому разные индивидуумы облекали свое высказывание в различную форму.

Абстрактные изображения (А) -- это штриховки, линии или геометрические формы, расшифровать смысл которых может только человек, который их нарисовал.

Задание № 8

«Родина-мать зовёт!» -- знаменитый плакат времён Великой Отечественной войны, созданный художником Ираклием Тоидзе в конце июня 1941 года.

По собственному признанию художника, идея создания собирательного образа матери, призывающей на помощь своих сыновей, пришла ему в голову совершенно случайно. Услышав первое сообщение Совинформбюро о нападении фашистской Германии на СССР, супруга Тоидзе вбежала к нему в мастерскую с криком «Война!». Пораженный выражением ее лица, художник приказал жене замереть и тут же принялся делать наброски будущего шедевра.

Размещено на Allbest.ru