История возникновения и развития приказа

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Волго-Вятская Академия Государственной Службы

РЕФЕРАТ

Дисциплина:

Документационное обеспечение управления

Тема:

«История возникновения и развития приказа»

Выполнил: студент Клинов С.С.

Проверил: старший преподаватель

Казьбан Т.Н.

Нижний Новгород

2011

Содержание

Введение

1. История и теория возникновения и развития делопроизводств

2. История развития служб документации в России

3. Распорядительный документ - Приказ в кадровой документации

4. Процедура составления и оформления документов

4.1.Оформления распорядительного документа - Приказ

4.2. Пример оформления бланка образца приказа

5. Регистрация и контроль за исполнением документов

6. Текущее хранение документов

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу.

К информации, помимо достоверности и точности, предъявляются два жестких требования: во-первых, она должна быть своевременной; во-вторых, она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это связано, прежде всего, с ростом количества населения.

Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают, какие меры нужно предпринимать. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

Поэтому организации работы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяют большое внимание.

Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Документ - это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Существует большое количество различных официальных документов: акты, протоколы, справки, указы, грамоты, письма, приказы. Одним из важных документов для ведения делопроизводства является приказ. Это служебный документ, возникший в сфере управления. Данный документ помогает эффективно осуществлять работу в организации.

1. История возникновения и развития делопроизводства

Делопроизводство -- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. Употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

* обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

* организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Документирование -- запись информации на различных носителях по установленным правилам (определение ГОСТ).

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко-и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина -- документоведение.

Организация работы с документами -- это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Документооборотом государственный стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

* прием и первичная обработка документов;

* их предварительное рассмотрение и распределение;

* регистрация документов;

* контроль исполнения документов;

* информационно-справочная работа;

* исполнение документов;

* их отправка;

* систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Реквизит-это обязательный элемент документа (наименование организации, справочные данные, дата, подпись, ОГРН, ИНН/КПП, адресат и т.д.). Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено.

Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

Официальные документы -- это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация -- сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях обязательно возникает управленческая информация.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений. Документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

* регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

* распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

* накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

* передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна.

Юридическая сила документа -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Система документации -- это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации.

В любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно - распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию, нотариальные, судебные и др.

Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. Типовой текст -- это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно.

2. История развития служб документации в России

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти.

Документы имели форму свитка, составлявшего в длину от 10 до 100 метров.

При Петре первом было введено коллежское делопроизводство. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления.

В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоличием. Сложилось исполнительское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка введения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документов. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразим и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда существует большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов.

В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

С 01.07.1998 года в РФ введен в действие ГОСТ Р6.30-97. Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации.

3. Распорядительный документ - Приказ в кадровой документации

Задачи управления трудовым коллективом можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровой службе, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации.

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).

В состав кадровой документации входят такие документы как:

- приказ (распоряжение) о приеме на работу;

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

-приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта).

Например, Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Приказы по личному составу являются важнейшим документом. Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт др.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ и т.д.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках. При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ ТК РФ - Трудовой Кодекс Российской Федерации.. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия, фамилии и инициалы, должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода, причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности).

4. Процедура составления и оформления распорядительных документов

приказ распорядительный документ

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивают юридическую полноценность документа.

Подготовка распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработки проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии).

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную явность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или постановления грифа согласования.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляют на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение проекта. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Полностью подготовленные проекты представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа.

4.1 Оформление распорядительного документа - Приказ

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основой деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников.

Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Приказы по организационным вопросам и основной деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов.

Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме "О чем?", например: "О создании филиала общества в г.Твери", "Об увеличении уставного капитала общества"

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер:

"В соответствии с Положением о создании филиалов и представительств общества, утвержденном Советом директоров общества 14.11.2002, и на основе решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Твери (протокол от 23.03.2003 №1)

ПРИКАЗЫВАЮ: …"

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем.

4.2 Пример оформления бланка образца приказа

Администрация Нижегородскойской области

Управление школ

ПРИКАЗ

03.05.97 42

г. Нижний Новгород

О подготовке школ области к новому

учебному году

В целях своевременной и качественной подготовки школ к новому учебному году

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ предоставить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.97.

2. Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.08.97.

3. Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зданий до 15.08.97. Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии.

4. Создать приемочную комиссию в составе:

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления школ Тимофеева С.И.

Начальник управления подпись О.И.Леонтьев

5. Регистрация и контроль за исполнением документов

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "фикция факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них".

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки. Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, картонная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления.

6. Текущее хранение документов

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку - дело.

В заголовках с распорядительной документацией, а так же с протоколами после указания вида документа, дается автор и год.

Например: "Приказы директора банка за 2000 г."

При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.

Заключение

В данной работе была рассмотрена история возникновения приказа. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, может касаться широкого круга организаций и лиц.

Эффективная деятельность аппарата управления непрерывно связана с правильной организацией работы с документами. С каждым деловым документом в аппарате управления проводится трудоёмкая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), хранению и т.д.

Приказы регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы. Существуют различные типы приказов, которые касаются всех видов производства и сфер жизни человека. Для создания данного документа требуется сбор необходимой информации по существу поставленного вопроса. После сбора и изучения необходимых материалов, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта.

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов. За исполнением приказов всегда осуществляется контроль, и возлагается ответственность на исполнителей.

Современному руководителю необходимо не только уметь грамотно составлять приказ, но и строго следить за его исполнением. Это позволяет эффективно осуществлять процесс производства в организации и на предприятии.

Список используемой литературы

Ларин М. В. Развитие понятия “документ”. - Делопроизводство. №1. 2000

Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М.: 2004

Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ Март, 2004

Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, с.208

Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2003

Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов.

М.: Дело ЛТД. 2001.

Источники

1. ГОСТ 6.38-90 (Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).

2. ГОСТ Р6.30-97 (Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).

3. ГОСТ 6.38-72 (Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).

Размещено на Allbest.ru