Делопроизводство на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Что такое объём документооборота?

2. Информационно-справочные документы

3. Составить сводный приказ по личному составу

1. Что такое объем документооборота?

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Различают три основных потока документации:

документы, поступающие из других организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие на предприятие проходят:

первичную обработку;

предварительное рассмотрение;

регистрацию;

рассмотрение руководством.

После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь - референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

- направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рациональное движение документов внутри организации.

Документы передаются из одного подразделения в другое секретарями руководителей с обязательной передачей в службу ДОУ сведений о местонахождении документа. Ознакомление ряда должностных лиц с одним и тем же документом поручают специальному сотруднику.

Для оптимизации документооборота в организации строят технологические инструкции, карты, графики, оперограммы и т.п.

Оперограмма -- графическая интерпретация процесса составления документа. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение должностных лиц и часы их приема.

На этой стадии происходит исполнение документа. Исполнитель знакомится с документом в день его получения. Исполнитель решает, как исполнять документ (устным сообщением или письменно), устанавливает срок (график) исполнения.

Оформленный проект документа исполнитель согласовывает с руководством и с заинтересованными лицами. Проект документа направляется на утверждение.

Исполнитель несет ответственность за полноту, своевременность и достоверность информации.

Проектирование рациональной схемы документооборота основывается на положениях, выработанных практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда.

Основные цели анализа:

повышение эффективности управленческой деятельности;

ускорение движения документов;

уменьшение трудоемкости обработки документов;

исключение или ограничение возвратного движения документов;

обусловленность пребывания документа только необходимостью его обработки;

соблюдение параллелизации движения документов;

централизованность сведений о движении и исполнении документа;

предусмотрение различных вариантов движения документов.

Существует 3 цикла взаимодействия человека с документационной средой:

1. документирование;

2. использование;

3. хранение документов для следующего использования в случае необходимости.

Общие требования к формированию дел:

распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

расположение документов внутри дела в определенной последовательности;

оформление обложки дела.

Регистрация документов

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для решения следующих задач:

учет количества документов;

обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;

обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, (организационно- распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые. бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

В состав индекса документа входят:

порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

индекс по номенклатуре дел.

Например: 218/08-17 , где

218 - порядковый регистрационный номер;

08-17 - номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ №28, протокол №3, акт №7.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеки.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

автор (корреспондент);

название документа;

дата документа;

индекс документа;

дата поступления документа (для входящих документов);

индекс поступления документа (для входящих документов;

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель .содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);

номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

Ё исполнители;

Ё расписка исполнителя в получении документа;

Ё ход исполнения;

Ё приложения и др.

Регистрация документов - ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

2. Информационно-справочные документы

Информационно - справочные документы дают информацию для принятия решений. К ним относятся:

протокол;

докладная записка;

предложение;

объяснительная записка;

заявление;

представление;

переписка.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, собраниях, конференциях и т.п.

Докладная записка -- документ, адресованный вышестоящему руководителю и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. В зависимости от содержания докладные записки бывают информационными, итоговыми и инициативными.

Предложение -- документ, являющийся разновидностью докладной записки. Содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Объяснительная записка -- документ, объясняющий причины какого-либо действия для вышестоящего должностного лица.

Заявление -- документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Представление -- документ, содержащий предложения руководителю организации о поощрении, назначении или перемещении работников.

Служебное (деловое) письмо -- обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5.

Телеграмма (телетайпограмма) -- обобщенное наименование документов, передаваемых по телеграфной сети.

Факсограмма (телефакс, факс) -- получаемая на бумажном носителе копия документа, переданная по каналам факсимильной связи. При соблюдении установленных процедур обладает юридической силой.

Справочно-аналитические документы -- документы, в которых информация подвержена анализу. В том числе: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень.

Акт -- документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий (акты приемки-сдачи, акты проверок и т.д.).

Справка -- документ, составленный с целью описания фактов в зависимости от назначения.

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В ней характеризуется информация из различных источников.

Заключение -- документ, подтверждающий выводы организации, комиссии, специалиста по какому-либо документу, вопросу и т.п.

Отзыв -- документ, содержание мнение юридического или физического лица о чем-либо. Испрашивается, как правило, заказчиком.

Перечень -- документ, содержащий систематизированное перечисление данных о лицах, объектах или работах, составленный для распространения на них определенных норм или требований.

Список -- документ, содержащий перечисление лиц, объектов в определенном порядке. В целях регистрации или информирования текст списка, как правило, излагается в табличной форме.

Система отчетной документации

Назначение отчетной документации заключается в использовании ее для анализа. Отчетность состоит из трех основных видов комплексов документов:

1. Государственная статистическая отчетность - регулируется специальным документом - "Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в РФ", утвержденным постановлением Госкомстата от 14.08.1992г. №130

2. Ведомственная - разрабатывается ведомствами, министерствами, службами (например, ЦБ РФ, Минфином РФ, ГТК РФ и др.).

3. Внутриучрежденческая -- по различным направлениям деятельности.

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, представляемый руководителям или вышестоящим органам. К отчету могут прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

Контроль исполнения документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

· постановку документа на контроль;

· проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

· предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

· учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе.

При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

формирование картотеки контролируемых документов;

направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

напоминание подразделению - исполнителю о сроке исполнения;

получение информации о ходе и результатах исполнения;

запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

снятие документов с контроля по указанию руководителей;

формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

Ё заданий последующих лет - не реже одного раза в год;

Ё заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

Ё заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

документооборот дело справочный приказ

3. Составить сводный приказ по личному составу

В некоторых случаях допускается издавать приказы по личному составу, содержащие несколько предписываемых действий по разным вопросам, например, о приеме, переводе и увольнении нескольких работников. Такой приказ называется сводным. В сводном приказе указывается не конкретный, а общий заголовок: "По личному составу". Сводный приказ будет иметь следующий вид:

Государственный герб

Республики Беларусь

Назва вышэйстаячай арганiзацыi	Наименование вышестоящей организации
Назва арганiзацыi	Наименование организации
ЗАГАД 1.07.2010 № 29 к	ПРИКАЗ
г. Мiнск	г. Минск

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

БУТЕВИЧА Николая Петровича на должность секретаря-референта с 16.07.2010 с трехмесячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: 1. Заявление Бутевича Н.П.

2. Трудовой договор от 11.06.2010.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

2.1. ДЕМЬЯНЕНКО Николая Порфирьевича, специалиста отдела маркетинга, на должность ведущего специалиста отдела реализации готовой продукции с 10.07.2010 с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: 1. Заявление Демьяненко Н.П.

2. Трудовой договор от 01.07.2010.

3. Докладная записка начальника отдела реализации готовой продукции С.В. Жукова.

2.2. ЛУКАШИК Нину Петровну, младшего специалиста отдела снабжения, на должность специалиста этого же отдела с 10.07.2010 с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: 1. Заявление Лукашик Н.П.

2. Трудовой договор от 01.07.2010.

3. Представление начальника отдела снабжения В.В. Кукара.

3. УВОЛИТЬ:

ОМЕЛЬЯНЧИК Татьяну Никаноровну, секретаря-референта, 15.07.2010 по собственному желанию в соответствии со ст. 40 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Трудовой отпуск использован по 31.02.2010.

Основание: заявление Омельянчик Т.Н.

Размещено на Allbest.ru