3

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки РФ

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО Всероссийский заочный финансово-экономический институт

Кафедра менеджмента

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Менеджмент»

Вариант № 2

Москва - 2011

План работы

Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента

Начертить структуру управления конкретной организации. Показать иерархию управления, выявить недостатки этой структуры и наметить предложения по ее совершенствованию

Задача

Тест

Список литературы

1. Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента

Коммуникация - это процесс обмена информацией, опытом и сведениями. Коммуникации позволяют координировать деятельность как внутри предприятия, так и налаживать внешние контакты.

Цели коммуникаций.

1. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

2. Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией. структура управление организация

3. Создание информационных каналов, например торренты для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

4. Регулирование и рационализация информационных потоков.

В зависимости от способа обмена информацией различают:

- межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;

- коммуникации на основе письменного обмена информацией.

Межличностные коммуникации делятся на:

- формальные или официальные;

- неформальные.

Формальные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации и осуществляются по формальным каналам.

Неформальные коммуникации не следуют общим правилам данной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Сети неформальной организационной коммуникации существуют в силу стремления работников знать ту информацию, которую они не могут получить с помощью формальных организационных коммуникаций.

Система неформальных коммуникаций способна рождать слухи, которые могут отрицательно сказаться на эффективности коммуникаций.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:

- предстоящие сокращения производственных рабочих;

- новые меры по наказаниям за опоздание;

- изменения в структуре организации;

- грядущие перемещения и повышения;

- подробное изложение спора двух руководителей на по следнем совещании по сбыту;

- кто кому назначает свидания после работы.

Существуют две точки зрения, каким образом свести к минимуму эти слухи:

- распространение максимально возможной информации через каналы формальной коммуникации;

- поощрение сетей неформальных коммуникаций и включение менеджеров в эти сети для обратной информационной связи.

Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

- вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

- горизонтальные между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на:

- восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие).

Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

- нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Это процесс передачи информации от руководителя к подчиненным (передача сотрудникам указаний).

Внешние коммуникации - обмен информацией, который происходит между предприятием и внешней средой, позволяет ему быть в курсе потребностей потенциальных покупателей, работы поставщиков, посредников и конкурентов, а так же отслеживать новые тенденции в науке (изобретения, технологии). Помимо разделения на внутренние и внешние, коммуникации подразделяются на вербальные и невербальные. Вербальные коммуникации - это процесс общения при помощи слов, которые могут быть письменными и устными. При работе предприятия особое значение имеет письменная форма (документооборот), так как при судебных разбирательствах во внимание берутся не устные договоренности, а письменные доказательства. Невербальные коммуникации - это общение с помощью мимики, жестов, взглядов. В процессе общения вербальные и невербальные символы могут дополнять друг друга, а могут противоречить. Это связано с тем что невербальное общение идет на подсознательном уровне и человек редко может контролировать свои поступки. В настоящее время невербальному общению уделяется 'особое внимание, так как оно более достоверно характеризует человека как личность и выявляет его истинные намерения.

2. Начертить структуру управления конкретной организации

Показать иерархию управления, выявить недостатки этой структуры и наметить предложения по ее совершенствованию. В случае значительных изменений представить новую структуру управления с учетом всех сделанных предложений по ее совершенствованию. Основываясь на анализе системы управления ООО «Седа», отметим, что она не удовлетворяет потребностям и целям организации (слабый охват возможных рынков сбыта, а также, малый рост объема продаж), вследствие чего структура подлежит усовершенствованию. Для решения проблем предлагаем внести в штатное расписание несколько региональных менеджеров по реализации продукции (скажем, двух) и подчинить обоих менеджеров коммерческому директору, т.е. создать в организации коммерческий отдел. Это позволит фирме быстрее реагировать на изменения рынка, увеличить долю занимаемого рынка в других регионах и решить проблему с недостатком ассортимента продукции. Для этих изменений должно быть утверждено новое штатное расписание (табл.1), в котором на секретаря - делопроизводителя дополнительно будут возложены обязанности инспектора по кадрам, в связи с чем, будет увеличен должностной оклад, а так же разработано положение о вновь созданном коммерческом отделе (Приложение 1).

Таблица 1

Штат ООО «Седа» с 01.04.2010

Итого 805 000 руб.

Таблица 2

Дополнение к штату с 01.05.2011

Таблица 3

Предлагаемый штат предприятия ООО «Седа»

Итого 845 000 руб.

Как видно из штатного расписания, введение новой должности менеджера влечет за собой повышение расходов для организации на заработную плату в размере 40 000 рублей.

Но вместе с тем эти расходы на реорганизацию оправданы, так как данное решение поможет фирме решить существующие проблемы с реализацией продукции и увеличить объем производства продукции, а более высокая оплата труда является мотивацией для более эффективной работы сотрудников, что сказывается на повышении качества оказываемых услуг, и вследствие этого, у предприятия будут более эффективные продажи и удовлетворение покупательского спроса.

Из реорганизованной структуры видно, что новая введенные должности менеджера будут ориентированы на определенную продукцию, что, в свою очередь, должно привести к решению проблемы - устранению дефицита ассортимента и расширению рынка сбыта. А организованный коммерческий отдел позволит оперативнее решать все вопросы, связанные со сбытовой и закупочной деятельностью. Данные преобразования позволяют фирме достичь поставленных целей, таких как увеличение объёма продаж, продвижения на рынок новинок и увеличение доли рынка.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Положение о Коммерческом отделе

1. Общие положения.

· Коммерческий отдел является структурным подразделением в составе ООО «Седа».

· Общее руководство Коммерческим отделом осуществляется Коммерческим директором.

· В своей деятельности Коммерческий отдел руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, уставом компании, приказами и другими регламентами, касающихся деятельности отдела, а также настоящим Положением.

2. Функции.

1. Проведение переговоров с клиентами.

2. Подготовка проектов договоров на реализацию продукции.

3. Подписание договоров на реализацию продукции.

4. Контроль выполнения договоров на реализацию продукции.

3. Права.

1. В установленном порядке использовать сбытовую сеть компании.

2. Осуществлять в установленном порядке переговоры с компаниями, предприятиями и организациями, по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3. От имени и по поручению компании, по доверенности выдаваемой генеральным директором компании:

Заключать договора на реализацию продукции.

Представлять и рассматривать претензии.

4. Запрашивать и получать от функциональных отделов и служб компании материалы, справки и другую информацию, необходимые для выполнения поставленных перед отделом задач.

4. Оценка работы отдела.

Эффективность деятельности Коммерческого отдела оценивается на основе выполнения за определенный период бизнес-планов, планов работы или каких-либо других видов планов и нормативов, установленных для отдела.

5. Взаимодействия.

Коммерческий отдел в пределах возложенных на него функций взаимодействует со следующими структурными подразделениями компании:

· Склад.

· Юридическая служба.

· Отдел бухгалтерии.

· Транспортный отдел.

Задача

Составить таблицу принятия решений руководителями, работниками на примере конкретной организации по предложенной схеме:

Очевидно, что все решения в данной фирме принимает Генеральный директор. Значит перед нами пример «чистого автократа».

Как показывает практика и исследования ученых по данной теме, фирмы с подобным методом управления показывают самые низкие результаты работы. Таким образом, можно рекомендовать расширить сферу влияния других руководителей, а именно демократизировать структуру управления. Для этого можно и нужно директору выслушивать мнения подчиненных и дать им возможность принять на себя ответственность за принятие решений. Обычно подобная мера хорошо мотивирует работника, что в целом благоприятно сказывается на результатах работы предприятия в целом.

3. Тест

В менеджменте в соответствии с теорией мотивации «Х» МакГрегора мотивация должна осуществляться, опираясь на…

1) Потребности в самоуважении

2) Физиологические потребности работника

3) Социальные потребности

4) Потребности в безопасности

Обоснование ответа:

Американский теоретик управления Д. Макгрегор предложил два противоположных подхода к мотивации работников в организации, каждый из которой поддерживается определенной школой управления. Эти подходы обусловлены разными психологическими установками в отношении членов организации.

Теория X основывается на традиционном взгляде на управление, суть которого в том, что управление -- это принуждение и контроль со стороны руководства. При этом руководители, осуществляя мотивацию работников, предполагают, что:

ь средний работник организации должен иметь постоянную неприязнь к выполняемой им работе и при любой возможности будет избегать ее, упрощать получаемые задания, перекладывать работу на других;

ь предыдущее предположение позволяет сделать вывод о том, что большую часть работников организации необходимо принуждать к выполнению заданий, постоянно контролировать их или угрожать наказанием, чтобы заставить их и впредь прилагать соответствующие усилия для достижения организационных целей, поскольку считается, что неприязнь членов организации к работе настолько велика, что даже обещание вознаграждения за выполнение заданий не может быть достаточным условием для ее преодоления. Работники будут охотно принимать вознаграждение и даже постоянно требовать более высокого, но это не будет подталкивать их к приложению необходимых усилий, и только угроза наказания способна заставить усиленно работать, что указывает на единственный путь повышения производительности труда;

ь средний работник в организации предпочитает, чтобы им руководили, желает избегать ответственности за порученное дело, имеет относительно невысокий уровень честолюбия или не связывает свое честолюбие с выполняемой в организации работой. Вместе с тем он желает иметь гарантию своего положения и благосостояния и решения проблемы безопасности.

Список литературы

1. Блинов А.О. Мотивация персонала корпоративных структур: Библиотека финансового менеджмента. - М., 2001.

2. Веснин В.Р. Менеджмент в вопросах и ответах: Учеб. пособие. - М.: Велби, Проспект, 2003. - 176 с.

3. Коротков Э.М. Концепция менеджмента: Учеб. пособие. - М.: ДеКа, 1996. - 304 с.

4. Лафта Дж. К. Менеджмент: Учебное пособие - М.: ТК Велби, 2004.

5. Румянцева З.П. Общее управление организацией: Теория и практика: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 304 с. (Серия «Высшее образование»).

Размещено на www.allbest.ru