Размещено на http://www.allbest.ru/

ВСТУП

Метою моєї практичної діяльності є формування у майбутніх менеджерів умінь організовувати особисту працю і працю підлеглих, складати основні види управлінської документації.

Задачами практичної діяльності є набуття наступних теоретичних знань:

• організація управлінської праці менеджерів різних рівнів управління та формування її складових;

• використання часу як ресурсу;

• організовувати та проводити наради та збори;

• складати та оформлювати документи;

• вміти збирати та обробляти необхідну інформацію;

• ознайомлення з правовою базою управління;

• дослідження організаційної структури управління підприємством тощо.

Підприємницький успіх фірми залежить не лише від її економічних можливостей чи обсягу виконаних операцій, а й від багатьох інших факторів. Серед них найважливіше місце посідає ефективне управління: організація раціональної роботи усіх підрозділів підприємства, розподіл обов'язків між працівниками, вдале поєднання форм і методів діяльності у виробничому процесі.

На думку американського економіста, всесвітньовідомого знавця практики управління Пітера Дракера, головне завдання керівника, управлінця, менеджера - зробити людей здатними до спільних дій постановкою єдиних цілей, наділити їх цінностями, правильною структурою організації, сформувати необхідні трудові вміння і забезпечити професійний розвиток.

Основна проблема на сьогодні пов'язана із ринком збуту продукції і саме цей напрямок відчув вплив кризової ситуації. Навколо цього напряму формується стратегія і розробляється тактика підприємства.

Наша держава значно відстає від процесів, можливостей та умов інтеграції у світову економіку. Головна проблема - стратегічний дефіцит, вакуум пріоритетів, відсутність взаємозв'язку і взаємозалежності складових частин економічної політики держави, обґрунтування фундаментальних змін у сучасному світі й ситуації в Україні та державах СНД.

Підприємствам доводиться працювати в надзвичайно складному та непередбачуваному зовнішньому середовищі: відсутність Державної політики (захисту національного виробника), постійне непомірне зростання цін на енергоносії, матеріали, сировину, транспортні перевезення; постійні зміни законодавства ; митні ускладнення тощо.

Тож управління продажем продукції сьогодні здійснюється в складних умовах, які формуються під впливом зовнішнього середовища, і які, на превеликий жаль, носять об'єктивний характер , змінити їх дію виробники не можуть.

1. ПІДПРИЄМСТВО - ОСОБЛИВА ОРГАНІЗАЦІЙНА ЛАНКА

1.1 ВИВЧЕННЯ ХАРАКТЕРИСТИКИ ПІДПРИЄМСТВА

Підприємство - основна організаційна одиниця народного господарства України. Підприємство - це самостійний господарюючий статутний суб'єкт, який має права юридичної особи та здійснює виробничу, науково-дослідну і комерційну діяльність з метою одержання відповідного прибутку (доходу).

Підприємство має самостійний баланс, розрахунковий та інші рахунки в банках, печатку (зі своїм найменуванням), товарний знак.

Підприємство здійснює будь-які види господарської діяльності, якщо вони не заборонені законодавством України і відповідають цілям, передбаченим статутом підприємства.

Прикладом мого дослідження є приватне підприємство «Будмаркет». ПП «Будмаркет» розташоване по бульвару 1-го Травня 13 в м. Біла Церква. Його загальна площа 4000 кв.м

Відповідно до ст. 9 Закону України „Про підприємства в Україні"

Посадовими особами підприємства є:

Директор-Дикий Генадій Анатолійович.

Виконавчий директор-.

Головний бухгалтер -

Середньооблікова чисельність штатних працівників облікового складу становить 68 чоловік

Штатний розпис приватного підприємства «Будмаркет» з 12.05.2010 року

Відповідно до ст.З Закону України „Про підприємництво", яка стверджує, що підприємці мають право без обмежень здійснювати будь-яку діяльність, що не суперечить чинному законодавству, ПП «Будмаркет» займається такими видами діяльності:

- роздрібна торгівля будівельних матеріалів від провідних виробників для різноманітних видів оздоблювальних та ремонтних робіт.

- оптова торгівля будівельних матеріалів від провідних виробників для різноманітних видів оздоблювальних та ремонтних робіт.

- надання послуг з ремонту та оздоблення приміщень та споруд

ПП «Будмаркет» має досить вдале розташування, оскільки знаходиться близько до відвідних та підвідних шляхів, що забезпечує безперешкодну доставку товарів .Сприятливе навколишнє середовище.

1.2 Ознайомлення з асортиментом товарів ПП «Будмаркет»

Номенклатура будівельних матеріалів і виробів надзвичайно різноманітна, проте вони органічно взаємопов'язані спільним функціональним призначенням - використанням у будівництві. Основним критерієм для зіставлення різних видів матеріалів є їхні технічні властивості.

Залежно від призначення (для доріжних покриттів, теплоізоляції, гідроізоляції тощо) будівельні матеріали характеризуються певним комплексом властивостей, які найчастіше задають у вигляді числових величин, установлених нормативними документами - міждержавними і державними стандартами, технічними умовами чи будівельними нормами.

Властивості будівельних матеріалів значною мірою залежать від їхньої структури, хімічного, мінералогічного та фазового складу, на які, в свою чергу, впливають умови утворення їх у природі чи властивості сировини, а також особливості технології виготовлення й обробки штучних будівельних матеріалів.

На властивості будівельного матеріалу істотно впливає його склад. Хімічний склад звичайно характеризується кількістю оксидів, що їх містить матеріал. За наявністю тих чи інших оксидів можна робити висновки щодо хімічної стійкості, міцності, вогнестійкості та інших властивостей матеріалу. У будівництві природні кам'яні матеріали застосовують з глибокої давнини, про що свідчать пам'ятки архітектури багатьох країн світу, у тому числі і нашої країни.

Залежно від виду обробки природні кам'яні матеріали бувають такі: подрібнені, колоті, пиляні (блоки, плити) та штучні вироби різного ступеня обробки.

У сучасному будівництві визначалися такі основні напрями використання згаданих матеріалів:

штучне каміння та вироби для зведення стін будівель, улаштування підлог, сходів тощо;

облицювальні (декоративні) вироби - плити, каміння, рофільовані вироби;

каміння та вироби для дорожнього будівництва - брущатка, шашка для мостіння, плити, бордюрний камінь. Тротуарні плити виготовляють з шаруватих гірських порід. Вони мають форму прямокутної чи квадратної плити.

Керамічні матеріали одержують з глинястих мас формуванням, сушінням і подальшим випалюванням. Це найстародавніші з усіх штучних кам'яних матеріалів. Вік керамічної цегли становить понад 5000 років.

Висока довговічність, порівняна простота виготовлення керамічних матеріалів висунули їх на одне з перших місць серед інших будівельних матеріалів. Випуск керамічної цегли становить майже половину обсягу виробництва всіх стінових матеріалів. Керамічні облицювальні плити й досі лишаються основними матеріалами для опорядження санітарних вузлів та багатьох інших приміщень. Не втратили свого значення й керамічні матеріали для зовнішнього облицювання будівель. Висока міцність, універсальність властивостей і широкий асортимент дають змогу використовувати керамічні вироби у найрізноманітніших конструкціях будівель і споруд : для стін, для мереж каналізації, як легкі пористі заповнювачі для залізобетонних виробів тощо.

За призначенням керамічні матеріали й вироби поділяють на такі види: стінові - цегла звичайна, цегла й каміння порожнисті й пористі, крупні блоки й панелі з цегли та каміння; для зовнішнього облицювання - цегла й каміння керамічні лицьові, кераміка килимова, плитки керамічні фасадні; для внутрішнього облицювання - плитки й плити для стін і підлог; покрівельні - черепиця; труби - дренажні й каналізаційні; заповнювачі для легких бетонів керамзит, аглопорит; санітарно - технічні вироби - умивальні столи, ванни; дорожня цегла; кислототривкі вироби - цегла, плитки, труби; вогнетривкі матеріали.

За структурою черепка всі види поділяють на дві групи: пористі і щільні. Пористі поглинають більш ніж 5 % води; в середньому їхнє водопоглинення становить 8…20 %. До цієї групи належать стінові, покрівельні, облицювальні матеріали, дренажні труби тощо. Щільні вироби поглинають менш як 5 % води, найчастіше 1…4 % за масою. Щільну структуру мають плитки для підлоги, дорожня цегла, стінки каналізаційних труб тощо.

Неорганічними в'яжучими речовинами називають порошкоподібні матеріали, які при змішуванні з водою утворюють пластично - в'язке тісто, здатне внаслідок фізико - хімічних процесів самочинно тверднути й переходити в каменоподібний стан. Виняток становлять магнезіальні та шлаколужні в'яжучі, а також кислототривкий цемент, які змішують водними розчинами деяких солей та інших сполук.

Затверділе в'яжуче скріплює між собою неорганічні або органічні заповнювачі, утворюючи моноліт - штучний будівельний конгломерат. На цьому ґрунтується виробництво будівельних розчинів, бетонів, виготовлення різних без випалювальних штучних матеріалів та виробів.

Неорганічні в'яжучі речовини залежно від умов твердіння та міцності в часі поділяють на повітряні, гідравлічні та в'яжучі автоклавного твердіння.

Повітряні в'яжучі речовини можуть тверднути й тривалий час зберігати міцність лише на повітрі, а тому їх застосовують у наземних спорудах, які не зазнають впливу води. До них належать гіпсові в'яжучі матеріали, магнезіальні, рідке скло, а також повітряне будівельне вапно.

Гідравлічні в'яжучі тверднуть і зберігають міцність, а іноді й підвищують її в часі не лише на повітрі, а й у воді. Їх застосовують у наземних, підземних, гідротехнічних та інших спорудах, які зазнають впливу води. До гідравлічних в'яжучих належать гідравлічне вапно, романцемент, портландцементи, спеціальні цементи тощо.

В'яжучі автоклавного твердіння - це речовини, здатні тверднути й давати міцний цементний камінь у автоклавах при підвищених температурі, тиску та вологості. До таких в'яжучих належать вапняно-кремнеземисті, вапняно-зольні, вапняно-шлакові в'яжучі, нефеліновий цемент.

Прості неорганічні в'яжучі речовини почали виробляти й застосовувати за 3 - 4 тис. Років до н. е. Їх одержували випалюванням гіпсового каменю та вапняків, а щоб підвищити водостійкість, до в'яжучих добавляли тонкоподрібнені мінеральні порошки - вулканічні попели, пемзу тощо.

Наукові основи виробництва неорганічних в'яжучих речовин уперше були розроблені й сформувалися в XVIII ст. У 1825 р. Є.Г. Челієв, намагаючись одержати досконаліший вид гідравлічних в'яжучої речовини, зробив важливе відкриття: при випалюванні суміші вапняку та глини до «білого жару » (температура 1200…1300 С) утворюється спечений продукт, який у подрібненому вигляді набуває високих гідравлічних та механічних властивостей.

На цьому ґрунтуються основні елементи сучасної технології цементів. Сировиною для виробництва неорганічних речовин є гірські породи та побічні продукти промисловості. З гірських порід застосовують: сульфатні - гіпс, ангідрит; карбонатні - вапняк, крейду, вапнякові туфи, вапняк-черепашник, мармур, доломіти, доломітизовані вапняки, магнезит; мергелясті - вапнякові маргелі; алюмосилікатні - нефеліни, глини, глинясті сланці; високо глиноземисті - боксити, корунди; кремнеземисті - кварцовий пісок, траси, вулканічний попіл, діатоміт, трепел, опоку. З побічних продуктів для виробництва неорганічних в'яжучих застосовують металургійні та інші шлаки, золи ТЕС.

Виробляючи неорганічні в'яжучі, крім основної сировини застосовують різні спеціальні добавки, які надають в'яжучим потрібних властивостей.

Азбестоцемент - це цементний композиційний матеріал, утворюваний внаслідок твердіння раціонально дібраної маси цементу, азбесту й води. Цементний камінь має вищі міцнісні показники на стиск, ніж на розтяг. Номенклатура азбестоцементних виробів налічує понад 40 назв: профільовані листи - хвилясті та напівхвилясті для покрівель і обшивки стін; плоскі плити - звичайні та офактурені чи пофарбовані для облицювання стін; панелі покрівельні та стінові з теплоізоляційним шаром для опалюваних та неопалюваних будівель; труби напірні й безнапірні та з'єднувальні муфти до них; вироби спеціального призначення - архітектурно-будівельні, санітарно-технічні, електроізоляційні тощо.

Починається докорінна реконструкція діючих цементних заводів, переведення їх з мокрого на комбінований та сухий способи виготовлення цементу, що має велике значення в умовах економії паливно-енергетичних ресурсів. Так, комбінований спосіб дає змогу знизити майже на 30% витрату палива, але при цьому на 15…20% підвищується витрата електроенергії.

Поліпшується асортимент цементів, збільшується виробництво швидкотверднучих портландцементу й шлакопортландцементу. Економія від застосування 1т. ШТЦ марки 600 порівняно з маркою 400 досить значна внаслідок скорочення витрати цементу й прискорення виробничого циклу виготовлення залізобетонних виробів. При цьому заводська собівартість залізобетонних виробів, якщо використовується ШТЦ, знижується.

Підвищення марки на один ступінь еквівалентне економії 10…15% цементу в бетоні. У найближчі роки в значних обсягах розвиватиметься виробництво в'яжучих низької водопотреби (ВНВ).

Ковролін

З настанням зими у багатьох з нас виникає проблема з температурою підлогового покриття, лінолеум не дозволяє затишно пересуватися по приміщенню без якого - не будь домашнього взуття. Звичайно, можна зробити підлогу з підігрівом або замінити покриття тепліше, наприклад, постелити натуральний килим, але це не всім по кишені і до того ж, вряд лі можна знайти килим, точнісінько співпадаючий за розміром з вашою кімнатою. Альтернативою цим дорогим способам, може стати ковролін.

Структура сучасних килимових покриттів практично завжди одна і та ж. Якщо поглянути на них в розрізі, то можна виділити наступна складовіє:ворс, первинна підкладка (основа) і вторинна підкладка, що складається із закріплюючого шару і власне підкладки, як правило, з латексу.

Важливою характеристикою ковролін є склад пряжі, використовуваної для його виготовлення. Сучасний ковролін виробляється з натуральних і синтетичних ниток. Серед виробів з натуральних матеріалів найбільш поширені чисто шерстяні, або суміші що містять від 10 до 30 % шерсті. Перевагою ковролін з шерстяної пряжі є відмінна пружність, низька влагопроникність і займистість, легкість в прибиранні. Недоліками - низька зносостійкість і висока вартість. Мінімальна ціна за метр натурального ковроліну 20 - 25 $. Відрізнити натуральний ковролін від штучного дуже просто, нитка шерстяного ковроліну тліє, а штучного плавиться. Основними видами синтетичних волокон, вживаних при виготовленні ковроліну, є поліамід ( нейлон) , поліпропілен (олефін), поліакріл і поліестер. Покриття з нейлону по своїх якостях краще за решту синтетичних матеріалів : вони м'які, добре тримають ворс і на них майже не видно вм'ятин від меблів, вони легко чистяться і не вицвітають. Термін їх служби 10 -15 років.

Перш, ніж почати розповідь про ковролін потрібно відповісти на перше питання : чим ковролін відрізняється від килима ? Принципово нічим. Просто килим має фіксований розмір і форму, прямокутну, овальну, круглу. Малюнок, як правило, закінчений, з чіткими межами. Ковролін же пропонується в рулонах або невеликими квадратами, із зображенням, що повторюється. Оптимальним варіантом є ковролін, зроблений з кольорових ниток, коли сама нитка виготовляється із забарвленої маси. Трохи гірше, коли фарбується вже готова нитка. Ну і найгірше, якщо проводиться забарвлення вже готове полотно. В цьому випадку, малюнок швидко стирається. Відрізнити такий ковролін можна, уважно придивитись до ворсу, у підстави він, зазвичай не фарбується. Також розрізняють ковролін за способом виробництва. Найбільш традиційний - тканий ковролін, що отримується переплетенням волокон один з одним. Такий ковролін часто виготовляється на натуральній основі з джгуту. Коштує він набагато дорожче за решту видів, володіє хорошою міцністю і більш всього схожий на килим ручної роботи.

Найсучасніший спосіб виробництва - це флокирування. Флокирований ковролін виходить , коли за допомогою електричного поля синтетичні волокна вплавляються в основу з пвх. За рахунок наелектризованої ворсинки виставляється строго вертикально. Такий ковролін м'який, гладкий на дотик, а головне дуже легко чиститься, не вбирає воду і довго не зношується.

Синтетичний ковролін виготовляється:

1. Нейлону або поліаміду - м'який, добре тримає ворс, не видно вм'ятин від ніжок столів, легко чистяться і не вицвітають. Термін служби до 15 років.

2. Акрилу і поліестер - дешевий ковролін, термін служби 5-8 років, жорсткий на дотик, мають характерний синтетичний блиск.

3. Поліпропілену - легко чиститься, низька якість, термін служби 5 років.

4. Терклона і супріма - чистити легко, не відрізняється від шерстяних, м'який на дотик.

Види ковроліну :

1. Тканий

2. Тафтінговий (прошита ворсовими нитками ткана основа)

3. Іглопробивний (ворсові нитки забиваються голками в первинну основу).

При укладанні слід враховувати напрям ворсу. Дуже важливо забезпечити належний стан навколишнього середовища. Ковролін повинен мати вологість і температуру приміщення в якому проводиться укладка. При цьому температура повинна бути мінімум 18С і вологістю 10 - 65%. Необхідно дати клею і стикувальній стрічці 24 години для укладки перед тим, як ставити меблі на нове покриття. В цей час рух по килимовому покриттю повинен бути зведений до мінімуму. Існує декілька способів настилу ковроліну. Так, наприклад, в європейських країнах дуже популярний спосіб на скотч. Він дешевший за інші. З витратних матеріалів використовуються тільки скотч і стрічка для склеювання килимів.

Фахівці з настілки ковроліну вважають, що укладання на скотч хороше там, де ковролін стелять ненадовго - наприклад на виставках. Для надійнішого укладання набагато краще підходять гріппери або клей.

Більшість людей, що хоч би раз брали участь в ремонті квартири, знають, що на першому місці стоїть обробка стель і стін. А підлога завжди стоїть на останньому місці. Проте вирішити, яке підлогове покриття ви хочете постелити, потрібно ще до початку ремонту.

Адже саме підлога приймає на себе найбільше навантаження. І одночасно він повинен залишатися красивим, таким, що легко чиститься і стійкий до зносу якомога довше.

Розділ 2.Документаційне та програмне забезпечення підприємства

2.1 Система програм "1С: Підприємство"7.7 комплексна конфігурація "Бухгалтерія + Торгівля + Склад + Зарплата + Кадри"

Система програм "1С: Підприємство" призначена для комплексної автоматизації економічної діяльності підприємств різних напрямів діяльності і форм власності. "1С: Підприємство" дозволяє організувати в єдиній системі ефективний бухгалтерський, кадровий, оперативний торговий облік, а також розрахунок заробітної плати.

У даний пакет входять компоненти "Бухгалтерський облік", "Оперативний облік" і "Розрахунок", працюючий з єдиною конфігурацією.

Комплексна конфігурація "1С: Підприємство 7.7" забезпечує інтегроване ведення обліку, яке включає єдину систему ведення нормативно-довідкової інформації, автоматичне відображення торгово-складських операцій і розрахунку заробітної плати в бухгалтерському обліку, фінансовий облік по декількох юридичних особах, консолідований управлінський облік.

У поставку також входять окремі конфігурації, що реалізовують автоматизацію бухгалтерського обліку (Типова конфігурація), оперативного торгового обліку (конфігурація "Торгівля + Склад") і розрахунку заробітної плати і кадрового обліку (конфігурація "Заробітна плата + Кадри").

Таке програмне забезпечення використовується насамперед для автоматизації діяльності торгових підприємств і організацій.

Компонента бухгалтерський облік забезпечує облік операцій по банку і касі, основних коштів і нематеріальних активів, матеріалів, товарів і послуг, валютних операцій, взаєморозрахунків з організаціями, дебіторами, кредиторами, взаєморозрахунків з підзвітними особами, розрахунків з бюджетом, а також будь-які інші розділи обліку.

Компонента "Бухгалтерський облік" може бути використана для реалізації будь-якої схеми бухгалтерського обліку і надає гнучкі можливості обліку (декілька планів рахунків, багаторівневий і багатомірний аналітичний облік, складні проводки і можливість як ручного, так і автоматичного введення бухгалтерських операцій, виведення, і роздруку різних первинних документів, а також формування і печатей різноманітних звітів.

Можливості компоненти оперативний (торговий) облік включають ведення обліку складських запасів товарів і їх рухи; облік комплектації і розукомплектації товарів, оформлення рахунків, резервування товарів і контроль оплати, відстеження стану взаєморозрахунків з контрагентами, формування необхідних первинних документів, рахунків-фактур, книг продажу і купівель і т. д., ведення обліку купівлі і продажу товарів, грошових коштів на розрахункових рахунках і в касі, відстеження товарних кредитів і товарів на реалізації, автоматизація розрахунку цін списання товарів, облік товарів в різних одиницях вимірювання, а грошових коштів у різних валютах; отримання різноманітної аналітичної звітної інформації про фінансові і товарні рухи.

Крім основної функції, що реалізовує автоматизацію складського обліку і торгівлі, компонента "Оперативний облік" може бути використаний для автоматизації будь-якого обліку наявності і рушення коштів в реальному часі.

Компонента розрахунок призначена для розрахунку заробітної плати і ведення кадрового обліку забезпечує автоматизацію розрахунку нарахувань і утримань по будь-яких алгоритмах; проведення розрахунків "заднім" числом; формування розрахункових листків будь-якого вигляду; розрахунки як індивідуальних, так і групових нарахувань типу бригадних підрядів; формування платіжних відомостей з впорядкуванням інформації по різних критеріях з розбивкою її по категоріях, підрозділах і інших ознаках; розрахунок лікарняних листів, відпусток, оплати по середньому заробітку на основі даних за минулі розрахункові періоди; повний розрахунок зарплати як по місячному, так і по тижневому циклу; стандартні звіти для податкової інспекції і пенсійного фонду; ведення штатного розкладу підприємства; розподіл задачі введення початкової інформації і розрахунку між кадровиком і звільненим; статистична інформація по співробітниках підприємстві; фіксація кадрових переміщень співробітників і їх просування по службі; створення звітів по кадрових переміщеннях співробітникам і їх просуванню по службі.

Компонента "Розрахунок", нарівні з розрахунком заробітної плати, дозволяє автоматизувати проведення і інших складних періодичних розрахунків.

Комплексна конфігурація "Бухгалтерія + Торгівля + Склад + Зарплата + Кадри" "1С: Підприємства"7.7 реалізовує найбільш загальні схеми обліку і може використовуватися в більшості організацій. "1С: Підприємство" 7.7 також має режим запуску "Конфігуратор", який дозволяє настроювати систему на різні види обліку і реалізувати будь-яку методологію обліку.

підприємство будівельний документація асортимент

2.2 Оформлення вхідної і вихідної документації

Реєстрація вхідної чи вихідної кореспонденції - це фіксація факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів та запису необхідних відомостей, що містяться в них.

Мета реєстрації полягає у забезпеченні обліку, контролю та пошуку документів.

Кожний документ має реєструватися в даній установі лише один раз. Вхідні документи реєструють у день надходження, а вихідні та внутрішні - в день підписання.

Обов'язково повинні реєструватися документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, скарги громадян.

Не реєструються поздоровчі листи, поздоровчі телеграми, запрошення, інформації до відома, документи, що проходять через службу документування і піддаються оперативному обліку в спеціальних оперативних формах у галузевих та функціональних структурних підрозділах: бухгалтерські документи первинного обліку (їх реєструють у бухгалтерії), щомісячні та щоквартальні звіти підвідомчих організацій.

Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали.

У разі реєстрації службових листів фіксують лише ініціативні документи (запити), складені в даній установі чи ті, що надійшли від іншої установи, а дані про документ, надісланий у відповідь, зазначають як доповнення до реєстраційних записів у тій самій картці.

Бланки реєстраційно-контрольних карток виготовляють друкарським способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6.

Календарну шкалу контрольно-реєстраційної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. На ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати.

У календарній шкалі карток формату А6 зазначають лише непарні дні місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.

У графі “Кореспондент” фіксують назву організації, з якої надійшов документ або, якщо документ вихідний, - куди його надіслано (якій установі). Коли реєструють заяви, пропозиції, скарги, то в цій графі зазначають також прізвище, ім'я та по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора.

Графи “Дата”, “Індекс” заповнюють лише на вхідні документи.

У графу “Короткий зміст” вносять назву документа (якщо немає окремої графи) та заголовок до тексту документа. Якщо реєстрований документ не має заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа і записує стисле формулювання її в цій графі.

У графі “Резолюція” зазначають повний зміст резолюції, її автора та дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор зазначає в цій графі прізвище, ініціали, посаду виконавця, до якого направлено документ, і дату направлення.

Запис про виконання документа має відображати суть вирішення питання, містити індекс та дату документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмову відповідь на зареєстрований документ не передбачено, то в графі “Позначка про виконання документа” конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в зареєстрованому документі. В цій самій графі зазначають індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі “Позначка” роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин затримки виконання документа.

Графи “Фонд №”, “Опис №”, “Справа №” заповнюють в архіві, куди контрольно-реєстраційні картки здаються разом із документами по закінченні роботи з ними.

Журнальна форма реєстрації документів характерна для підприємств, в яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік. Графи журналів реєстрації документів заповнюються так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток.

Журнальна форма реєстрації документів має недоліки: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання; треба вести кілька журналів - вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг і т. ін.; пошук інформації при запитах тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа - в журналі реєстрації наказів.

Размещено на Allbest.ru