Исследование системы управления и его роль в развитии организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Автономная некоммерческая организация высшего профессионального образования

«ПЕРМСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ»

Кафедра Менеджмента

Специальность Менеджмент организации

контрольная РАБОТА

по дисциплине ИСУ

на тему: Исследование системы управления и его роль в развитии организации

Пермь 2011 г.



Содержание

Введение

1. Роль исследования в развитии организации

1.1 Понятие исследования

1.2 Типология исследования

1.3 Система управления как объект исследований

2. Структура управления кафе «Пермяночка»

2.1 История предприятия

2.2 Структура управления предприятием

3. Исследование и проектирование функции управления

4. Исследование и проектирование структуры управления

5. Исследование роли человеческого фактора

Заключение

Литература



Введение

Для проведения научного исследования в менеджменте значимым является владение методологией, исследовательскими приемами и методами. При проведении исследований на предприятии перед исследователями ставятся цели, требующие не только анализа и выявления проблем, но и обоснования рекомендаций, предложенных для их разрешения. Оценка состояния, диагностика, профилактика негативных тенденций, поиск «узких мест» в системе управления, определение новых направлений деятельности требуют от менеджера системного видения, владения научно-категориальным аппаратом исследования. Для достижения цели исследования необходимо четко определить основные понятия: объект, предмет, новизну, практическую значимость, методы исследования; знать технологии управления, уметь определять проблему в исследовании процессов и систем управления, осуществлять системный анализ факторов прямого и косвенного воздействия, понимать эффективность, ограничения и условия использования различных методов.

Исследование систем управления имеет целью разработку долгосрочных мероприятий по совершенствованию организации, ее структуры, методов и моделей управления, и должно осуществляться на основе системного похода. Только тогда выводы, полученные в результате такого исследования, могут стать реальной основой для перестройки существующей системы управления. В то же время практика показывает, что многие предприятия до сих пор работают «по старинке» и не имеют в своем составе подразделений, направленных на собственное совершенствование. Это можно объяснить такими причинами, как:

* недостаток квалифицированных специалистов, способных к исследовательской работе;

* отсутствие методической разработки исследования систем управления, в отличие, например, от анализа хозяйственной деятельности;

* низкая заинтересованность руководства в изменении сложившихся методов управления.

Поэтому разработка методики, исследования систем управления носит практическую значимость для развития экономики России в целом на современном этапе ее развития, когда необходимо новое осмысление понятия менеджмента и его функций.

Именно поэтому данная тема является актуальной в современных условиях.

Цель исследования - провести анализ стадий, этапов и методик проведения исследования системы управления.



1. Роль исследования в развитии организации

1.1 Понятие исследования

Любое понятие, которым мы оперируем, должно иметь определение. В философском словаре дается более простое определение. Исследование научное Румянцева З.П., Соломатин Н.А., Акбердин Р.З. и др. Менеджмент организации.Учебное пособие - М.: ИНФРА-М, 1997 - процесс выработки новых научных знаний, один из видов познавательной деятельности.

Очень характерно, что в прошлом понятие «исследование» связывалось только со специализированной научной деятельностью. Современные тенденции развития общества и человека свидетельствуют о возникновении новых потребностей. Многие виды профессиональной деятельности человека сегодня требуют научного подхода, а следовательно, исследования как бы проникают в повседневную практику.

Многие считают, что исследования - это задача научного работника в повседневной работе у менеджера для исследований нет времени и нет необходимости. Это глубокое заблуждение. В современном менеджменте исследование является главным фактором успеха, а если выражаться по-научному, главным фактором повышения эффективности управления.

Исследования позволяют увидеть, где находятся резервы и что мешает развитию, чего надо опасаться и что надо поддерживать.

Развитие профессионализма в различных областях деятельности ведет к пониманию исследования как закономерного и естественного элемента ее практической эффективности. В этом случае исследование уже не связывается только с научной деятельностью и даже с научным подходом. Это фактор профессионализма, образования и искусства.

Исследование - это вид деятельности с более богатым содержанием чем, скажем, анализ, проектирование или диагностика. Исследование проблемы или ситуации включает в себя более широкий набор методов чем анализ или проектирование. Это и наблюдение, и оценка, и проведение эксперимента, и классификация, и построение показателей, и многое другое. Безусловно, исследование включает, в себя анализ, но не сводится к нему. Исследование представляет собой более высокий уровень творческой деятельности человека.

1.2 Типология исследований

Исследования могут быть разными. Необходимо видеть и понимать это разнообразие, чтобы выбрать наиболее подходящие к определенной деятельности. Упорядочить всю совокупность самых различных типов исследований можно в матрице типологического анализа. Она представляет собой дихотомическое представление различных типов исследований, выделенных по различным критериям. Критерии отражают основные характеристики исследования и его практические потребности.

По цели можно выделить исследования практические и научно-практические (образовательные) С.В. Рогожин, Т.В. Рогожина Теория организации. М.: Издательство «Экзамен»,2002.- 320 с.. Есть исследования, предназначенные просто для разработки эффективных решений и достижения желаемого результата, но есть исследования, ориентированные на перспективу, обновление знаний, повышение образовательного уровня.

Можно строить исследования, привлекая в той или иной степени к его проведению аппарат научного анализа, научной методологии. Исследования могут быть эмпирического характера, т. е. опираться преимущественно на накопленный опыт и ближайший, непосредственный результат.

Различаются исследования и по использованию ресурсов и времени их проведения. Бывают исследования незначительные по ресурсоемкости и, наоборот, ресурсоемкие. И по времени - продолжительные и непродолжительные. Игнатьева А.В., Максимцов М.М Исследование систем управления: Учебное пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 157 с.

Важным критерием типологического выбора исследования является и критерий информационного обеспечения. Можно строить исследования только на внутренней информации, но более глубокими являются, конечно же, исследования с привлечением обширной внешней информации. Это позволяет делать более обоснованные выводы и разрабатывать более эффективные рекомендации.

Наконец, исследования различаются и по степени организованности и участию персонала в их проведении. Они могут быть либо индивидуальными или коллективными, спонтанными или организованными.

По времени проведения исследования делятся на непродолжительные (разовые) и продолжительные (непрерывные). Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента. Конспект лекций. - Т: ТРТУ, 1995.

В практике управления встречаются все эти типы исследований.

Современное управление, отражающее особенности и условия развития производства и общества, технологии и самого человека, все в большей и большей мере нуждается в исследовательском подходе. Он способствует динамичности и перспективности управления, росту его инновационного потенциала и повышению профессионализма в принятии управленческих решений, научности управления.

Известно, что содержание управления раскрывают основные функции управления - предвидение (планирование), организация, контроль, регулирование, координация, активизация (мотивация).

В процессах развития управления возникают новые реальности и новые потребности, которые определенным образом отражаются и на содержании управления. Сегодня одной из основных функций управления становится также функция исследования. Она является следствием возрастающей динамичности и диверсификации управления, важным фактором антикризисного управления, повышения роли и значения профессионализма в управлении.

В современном управлении исследовательская деятельность должна составлять не менее 30% рабочего времени и усилий менеджера. Если он имеет успех, ему надо понимать, почему он его достигает, как можно его закрепить. Если его решения неудачны, надо видеть истинные причины неудачи. Ему необходимо понимать это, видеть не только интуитивно, но и обоснованно, посредством научного аппарата исследования.

В дальнейшем доля исследовательской деятельности будет возрастать. Почему? По-видимому, такова тенденция развития управления. Сегодня в управлении нет простых решений, усложняются условия управления, усложняется человек в своих социально-психологических характеристиках. Невозможно сегодня принимать решения, опираясь только на опыт и интуицию, здравый смысл или формально усвоенные знания. Необходимо исследование ситуаций, проблем, условий, факторов эффективности деятельности человека, необходим обоснованный выбор решений из все растущего разнообразия и количества их вариантов.

Каждая фирма находится в постоянном развитии. Ее развитие - это множество проблем, которые следуют одна за другой, которые надо решать и надо решать своевременно. Многие ситуации и проблемы возникают неожиданно, проявляются остро и не дают времени на обдумывание. Несвоевременное их решение или вообще не решение грозит кризисом, а может быть, даже катастрофой. В современном управлении все большую роль играет предвидение, прогнозирование. Сегодня прогнозировать на основании только интуиции или простой экстраполяции на будущее текущих событий просто немыслимо. Таково время, таковы общие тенденции развития экономики. Снова мы приходим к мысли о пользе и необходимости исследования, как функции управления, для прогнозирования кризисов, внезапных изменений, для готовности к парадоксам будущего, для оценки шансов успеха, который надо не упустить, увидеть, оценить, реализовать. Увидеть будущее можно лишь, опираясь на явное видение и глубокое понимание всех тенденций настоящего, малых и больших. Удачного и надежного прогнозирования не может быть без исследования. Исследование управления делает само управление исследовательским, а, следовательно, и эффективным, устойчивым, жизнеспособным, адаптивным к любым изменениям.

Исследование - это не только функция современного менеджмента, но и стиль функционирования всей системы управления, определенный тип организации деятельности персонала (требования, ответственность, мотивация, нормативы) Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент. Учебник. Третье издание. - М.:Гардарики, 2001..

А в деятельности менеджера исследования означают научность и искусство управления, понимание которого немыслимо без творчества, а творчество нельзя отделить от понятия «исследование».

Управление должно быть не только исследовательским само по себе, но и испытывать влияние исследовательского подхода при всех рационализациях, модернизациях и совершенствованиях. Иными словами, надо исследовать не только процессы объекта управления, но и процессы функционирования и развития самого управления. Здесь есть специфика, как в отношении характера исследуемых проблем, так и в отношении методов их изучения, да и использования результатов.

В исследовании управления предметом изучения могут быть организация управления, неформальное управление, профессионализм персонала, механизмы мотивации, экономия времени, использование компьютерных технологий и т. д. Могут быть комбинации различных проблем. Выбрать предмет исследования и сосредоточить на нем внимание как собственное, так и персонала, является большим искусством управления.

Современный менеджер не должен быть научным работником в традиционном смысле этого слова, но он должен владеть основными приемами исследовательской деятельности и уметь организовать ее в поиске новых факторов повышения эффективности управления.

Таким образом, сегодня исследование выступает как одна из основных функций управления, как подход к управлению, обеспечивающий качество управленческих решений, и как средство совершенствования управления (профессионализм, инновационность, мотивация и пр.).

Формула современного управления - «Управлять, совершенствуя и совершенствуясь». Только исследование управления поможет реализовать эту формулу.

Исследование управления отражает позитивную тенденцию развития профессионального мышления. Не может быть профессионализма без творчества, не может быть творчества без исследования, а самого исследования не может быть без освоения его приемов, методов, подходов.

1.3 Система управления как объект исследования

Система - обобщающее понятие, но в любом обобщающем понятии есть определенные границы обобщения, которые позволяют нам выделять явления и отождествлять их. На этом и построено и изучение явлений, и использование понятий в практической деятельности.

В практическом использовании понятия «система» есть некоторая двойственность. С одной стороны, оно используется для обозначения некоторого реально существующего явления (технического устройства, биологического организма, предприятия, общества и т. д.). С другой стороны, оно используется как метод изучения и представления этого явления.

Под системой управления понимают совокупность действий, необходимых для согласования совместной деятельности людей Игнатьева А.В., Максимцов М.М Исследование систем управления: Учебное пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 137 с.. Эта совокупность должна обладать всеми вышеперечисленными свойствами системы. И в реальной действительности она ими обладает. Но в исследовании мы не всегда это видим и учитываем.

При управлении в сравнительно крупных масштабах все действия группируются по функциям, которые для их успешного осуществления (профессионализм, накопление опыта, создание необходимых условий и пр.) организационно обособляются в звенья, связанные потребностью иметь определенный результат и достигать определенную цель. Исходя из этого, можно определить понятие системы управления следующим образом: совокупность звеньев, осуществляющих управление, и связей между ними.

Действительно, при малых масштабах система управления характеризуется комплексом действий, из которых складывается непосредственное воздействие на управляемый объект. Именно факт воздействия характеризует в этом случае связанность и целостность этих действий, реальность управления. Они закрепляются как статическая основа деятельности менеджера, в чем и находит свое выражение формирование системы управления. Такое понимание системы управления наиболее ярко выражается в малом предпринимательстве, в управлении сравнительно малым предприятием, где есть только менеджер и небольшая группа производственных работников. Так понимается система управления при выделении ее в рамках отдельного подразделения (система управления отделом, бригадой, лабораторией, подразделением и пр.)

Если управление осуществляется в достаточно крупных масштабах, если существует разделение управленческой деятельности между должностными лицами или специализированными подразделениями, система управления предстает в виде совокупности различных звеньев, связанных между собой определенным образом. Звенья системы управления выделяются по специфике, объему и масштабу полномочий, трудоемкости работы, равномерности распределения нагрузки, квалификационным требованиям к персоналу, информационному обеспечению, возможностям территориального размещения сотрудников.

Все эти факторы в их совокупности и сочетании влияют на формирование и выделение звеньев системы управления, ее структуру, целостность и другие признаки.

Звенья, составляющие систему управления, различны. Они отличаются главным образом комбинацией функций и полномочий управления. Они определяют и важнейшие связи соподчиненности, координации, согласования, консультаций, информирования и пр.

Звенья системы управления могут быть линейными, функциональными, линейно - функциональными, функционально-линейными. Комбинация различных звеньев в системе управления определяет разнообразие ее типов.

В зависимости от того, из каких звеньев строится система управления и, как эти звенья располагаются друг относительно друга, статусное взаимодействие как строятся связи между ними, можно выделить системы управления аналогичного названия: линейного, функционального, линейно - функционального и функционально-линейного типов.

Особой формой сочетания функций и полномочий в деятельности звена системы управления, допускающей двойную, но разделенную подчиненность звена, являются матричные системы управления. Они оказываются наиболее эффективными в условиях диверсификации производства или услуг. Их достоинством являются также гибкость и адаптивность, сочетание широкой и узкой специализации персонала, оперативное реагирование на проблемы, эффективное использование высококвалифицированных специалистов.

Система управления должна быть предметом специального проектирования, которое надо осуществлять на основе исследования ее характеристик, а также изменяющихся условий и потребностей управления.

При исследовании систем управления желательно пользоваться показателями ее состояния, функционирования и развития. Не все показатели могут иметь строго расчетную форму. На практике приходится пользоваться и показателями экспертных, эвристических, социологических, тестовых оценок.

Наиболее общими показателями системы управления являются: состав и структура функций управления, звенья и их распределение по ступеням иерархии, структура системы управления, величины звеньев, распределение полномочий (централизация управления), информационное обеспечение, квалификационные требования, использование технических средств, равномерность нагрузки. В этих своих характеристиках система управления и предстает в качестве объекта исследования.

Но системное представление объекта исследования должно быть дополнено системным подходом к самому исследованию. Иначе может оказаться, что в процессе исследования мы превратим объект из системы в конгломерат элементов, свойств, аспектов и признаков.



2. Структура управления кафе «Пермяночка»

Попробуем, без претензий на полноту исследования в силу сложности взаимосвязей и взаимозависимостей, применить теоретические положения применить к кафе «Пермяночка».

2.1 История предприятия

Это кафе находится на Урале в городе Перми в Орджоникидзевском районе. Кафе было создано на базе бывшей столовой, существующей на первом этаже двухэтажного дома со дня его строительства в середине 90-х годов. Сперва столовой заведовал Заниздра Н.Г. в дальнейшем он свое дело передал дочери, ну а дочь переименовала столовую в кафе «Пермяночка».

Помещения были отремонтированы, установлено новое оборудование, набран персонал. Кафе начало свою работу 5 августа 1996 года. Основной расчёт проводился на клиентов, имеющих средний доход по городу, средней возрастной группы.

2.2 Структура управления предприятием

Индивидуальное предпринимательство кафе «Пермяночка» является юридически независимым лицом, однако экономически таковым не является. Его учредителями являются Александр и Людмила А.

С момента своего открытия оказывает своим клиентам следующие услуги:

- проводятся свадьбы,

- юбилейные торжества,

- торжественные мероприятия для различных предприятий и фирм,

- проводятся вечера отдыха для небольших групп клиентов (приходят отдохнуть и провести вечер семьей и с друзьями, отметить день рождения узким кругом друзей и близких),

- для небольших компаний имеется банкетная комната, где можно отдохнуть в уютной и теплой обстановке,

- справление поминок.

Клиентам подается:

- пиво 15-20 сортов,

- соки,

- самые разнообразные холодные и горячие закуски,

- кондитерские изделия, конфеты, шоколад,

- горячие вторые,

- первые блюда,

- различная выпечка.

Меню торжественных мероприятий оговаривается отдельно и практически целиком определяется желанием клиентов. Все продукты закупаются и готовятся на кухне кафе.

К настоящему моменту времени клиентская база более - менее установилась, стабилизировались внешние связи и внутренние взаимодействия.

Внутренние взаимодействия выстроены таким образом, чтобы максимально быстро и качественно выполнять заказы клиентов, удовлетворять требованиям контролирующих органов, расплачиваться с монополистами.

Таблица 1 Оборудование кафе «Пермяночкаа»

№	Тип оборудования	Количество	Назначение
1	Электроплита	4	Первые и вторые блюда
2	Жарочный шкаф	1	Выпечка, жарка
3	Фритюрница	1	Картошка фри
4	Микроволновая печь	1	Подогрев
5	Миксер	1	Соусы, напитки
6	Электрический чайник	2	Горячая вода для чая, кофе
7	Блендер	1	Коктейли
8	Холодильник	1	Хранение продуктов
9	Стиральная машина	1	Стирка: скатерти, фартуки и т.д.

В качестве примера можно привести информационную цепочку работы с клиентом заказывающим небольшое мероприятия (день рождения, свадьба узким кругом друзей, юбилейные торжества у какой-либо фирмы и некоторые другие массовые мероприятия, заказ на которые поступает за несколько дней до самого мероприятия).

Клиента встречает официант. Он знает, какой имеется базовый набор блюд, напитков, что может приготовить дополнительно производственный отдел.

В ходе переговоров стороны согласуют список блюд и напитков. Официант ставит в известность своего непосредственного руководителя - бармена и администратора о поступившем заказе, а также, повара - руководителя производственного отдела. Администратор (иногда бармен) ставит задачу перед руководителем производственного отдела, вместе сверяют наличие продуктов, напитков и сроки поставки тех, что отсутствуют. Эта полученная от администратора информация является для повара фактически приказом к исполнению. В дальнейшем информацию о потребности клиента повар может уточнить у официанта, но для этого уже не потребуется дополнительного распоряжения администратора или директора Обмен устанавливается на горизонтальном уровне: клиент - официант - повар - экспедитор - поставщик требуемого продукта (напитка).

Одновременно администратор ставит в известность директора о мероприятии, и уже как бухгалтер готовит платежные поручения для оплаты закупаемых продуктов и напитков. Директор ставит задачу перед охраной, даёт распоряжение на проведение оплаты продуктов, напитков.

При работе с текущими клиентами. Информационные связи упрощаются. Они имеют горизонтальный характер: посетитель заказывает имеющиеся в наличии блюда и напитки у официанта или бармена, заказ исполняется из продуктов и напитков в баре, горячие блюда и некоторые закуски заказываются в производственном отделе. При этом бармен контролирует качество и своевременность исполнения заказов официантом.

Сложившаяся система управления близко напоминает линейно-функциональную с присущими для неё достоинствами и недостатками. Она нацелена на выполнение постоянно повторяющихся рутинных задач, не требующих оперативного принятия решений. Все службы имеют в своём составе специалистов высокой квалификации, выполняющих в зависимости от возложенных на них задач конкретные виды деятельности. Некоторые присущие этой структуре управление в кафе «Пермяночка» такие как: длительная процедура принятия решений, возникновение конфликтов из-за несогласия с директивами, так как каждый функциональный руководитель ставит свои вопросы на первое место, практически отсутствуют. Это связано с тем, что коллектив кафе «Пермяночка» небольшой, все структурные элементы управления прозрачны и легко взаимодействуют друг с другом.

Однако серьезной проблемой становится по мере увеличения числа клиентов нагрузка на администратора, бухгалтера - экспедитора. Людмила А., исполняющая все эти роли, сильно устает, не всегда справляется некоторыми возложенными на неё обязанностями.

2.3 Уточнение целей системы и выбор критериев эффективности

В процессе проектирования организационных систем целесообразно ориентироваться на такие понятия, как официальные, оперативные и операционные цели.

Официальные цели соответствуют общему назначению, миссии стратегическим замыслам организации, они характеризуют внешнюю направленность организации, перспективы её развития и защитные функции.

Эти цели содержатся в уставе организации, отражаются в рекламе и официальных изданиях и используются при создании имиджа организации.

Оперативные цели соответствуют текущему моменту деятельности организации и тому, что на самом деле занимается организация. Эти цели отличаются внутренней направленностью, мобилизацией ресурсов и отражаются в планах работы организации.

Операционные цели характеризуются конкретизацией и детализацией задач, более чётки распределением функциональных обязанностей, контролем за исполнительской дисциплиной, возможностью изменения параметров.

Эта классификация позволяет выделить необходимые цели-ориентиры той последовательности, которая наилучшим образом способствует достижению главной цели организации.

После разработки развёрнутой во времени последовательности целей ориентиров необходимо определить стратегическую концепцию организации.

Правильный выбор стратегии позволяет перейти к следующему этапу организационного проектирования - к созданию организационной структуры. Выполнение всех этапов организационного проектирования должно сопровождаться экономическим анализом, учитывающим как ресурсные возможности организации, так и потребности внешней среды. Поскольку проектирование организации определяет её будущее и последовательность её развития, все этапы проектирования предусматривают проведение вычислительных экспериментов с использованием процедур моделирования. В частности, цель, определяемая на первом этапе проектирования, - это исходная модель будущего состояния организации. Другие элементы модели организации могут быть представлены в виде развёрнутого алгоритма.

Анализ результатов проведенного опроса руководителей холдинга Александра и Людмилы А. показал, что существует несколько целей работы всего холдинга в целом и отдельных его составляющих, в частности кафе «Пермяночка».

Иерархию целей можно представить следующим образом:

1. Для всего холдинга в целом главной целью является: всемерное возрастание финансовых и материальных ресурсов холдинга, роста его влияния на социально-экономическую жизнь в городе Перми.

2. Стать лучшими в городе заведениями для хорошего полноценного отдыха, занять основную долю рынка в этой сфере.

3. Для кафе «Пермяночка». Предоставить полноценный отдых людям, имеющим средний достаток, при сохранении хорошего уровня рентабельности и прибыльности.

Таким образом, указанные цели организации кафе «Пермяночка» можно свести к количественным показателям: среднемесячное количество клиентов, посетившее кафе, объем полученной прибыли. Эти два показателя в какой-то мере противоречат друг другу. Необходимо при дальнейшем проектировании системы управление этот момент учитывать.



3. Исследование и проектирование функций управления

управление мотивация планирование контроль

Исследование и проектирование функций управления является наиболее трудоемкой задачей, особенно в условиях переходного периода, так как любое их изменение приводит к изменению структуры управления. Выделение функций управления вызвано ещё и многообразием управленческой деятельности, то есть процессами принятия решения. Поскольку каждая отдельная функция характеризует специфическую управленческую деятельность, то совокупность таких функций позволяет формировать конкретную систему управления. На современном этапе у учёных нет единого мнения о трактовке и содержании функций управление.

Дадим определение. Функция управления - это однородный вид деятельности, объективно необходимый для реализации целей функционирования и выделенный по определенному признаку. Выделяются общие и специфические функции управления.

К общим функциям управления относятся:

- планирование,

- организация,

- регулирование,

- контроль,

- учёт, т.е. те функции, которые характеризуют процесс управления.

К специфическим функциям относят управление:

- основными производственными процессами;

- вспомогательными и обслуживающими процессами;

- оперативное (производством);

- технической подготовкой производства;

- сбытом продукции и др.

Поскольку для кафе «Пермяночка» главные количественно сформулированные цели: увеличение числа клиентов, желающих получить полноценный отдых в кафе и прибыльности предприятия. То для реализации этих целей необходимо удовлетворять требованиям клиентов. Для выяснения требований проводился опрос посетителей кафе.

Выяснилось, что клиенты хотят:

1 - посидеть в уютной теплой обстановке;

2 - вкусно поесть качественно приготовленные блюда, пить некрепкие спиртные напитки (пиво, сухие вина);

3 - чувствовать себя в безопасности;

4 - получить вежливое и приятное обслуживание.

Анализ управленческих функций показывает:

1 - явную перегруженность администратора (напомню, что функции администратора, бухгалтера и экспедитора выполняет одно лицо - Людмила А.).

2 - отсутствует отдел (или физическое лицо) планомерно работающее с клиентами, изучающие их потребности, вкусы, планирующие какие-либо мероприятия. Официанты заняты текущей работой по обслуживанию клиентов. Администратор и так перегружен. В функции бармена это не входит.

3 - в городе пока отсутствует предложения такого рода. Для кафе «Пермяночка» ситуация достаточно благоприятная, чтобы провести анализ своей работы, подготовить стратегию своего развития.



4. Исследование и проектирование структуры управления

Как уже было отмечено выше коллектив кафе «Пермяночка» достаточно успешно справляется с возложенными на него задачами. Однако перегруженность администратора позволяет не всегда успешно обеспечивать продуктами и напитками кафе, замедляется процесс подготовки платежей, не всегда вовремя производится закупка необходимых продуктов. Столь большой объем работы, выполняемый Людмилой А., не позволяет ей полноценно играть роль штаба для реализации главной цели холдинга. Для работы по достижению этой цели требуется, передать часть функций другим сотрудникам кафе «Пермяночка», дополнительно принять одного или двух специалистов. Кроме того нужно начать более планомерно работать с клиентами, изучать их вкусы, потребности, проводить рекламные компании, начать PR-работу. Функции продвижения кафе, изучения клиентов следует взять на себя Людмиле А. Функции администратора и экспедитора следует передать одному из опытных сотрудников, желательно из официантов. Так как официанты хорошо знают своих клиентов, имеют опыт общения с ними и могут передавать опыт работы с ними вновь принятым на работу официантам. Официант хорошо разбирается в качестве продуктов, может работать как экспедитор.

Данная структура управление на наш взгляд более полно отвечает целям и задачам строительства холдинга его главной цели, а также целям кафе «Пермяночка»: предоставить полноценный отдых людям, имеющим средний достаток, при сохранении хорошего уровня рентабельности и прибыльности. При такой структуре управление администратор сможет сосредоточится на приемё клиентов, при необходимости сможет поддержать с ними беседу, создать уютную обстановку, контролировать работу официантов и бармена. В случае отсутствия администратор делегирует свои функции бармену.

В дневные часы, когда посетителей в кафе немного, администратор сможет исполнять функции экспедитора. Такая структура управления повысить контроль за работой официантов, позволит лучше их настраивать на вежливое предупредительное отношение с посетителями. При необходимости администратор сможет подстраховать официантов, если при большом наплыве посетителей им потребуется помощь.



5. Исследование роли человеческого фактора

В целом в коллективе кафе «Пермяночка» сложились рабочие дружественные отношения. Это не в последнюю очередь связано с ценностными ориентирами руководителей фирмы. Проведенный опрос показал, что не смотря на постановку одной из главных целей для кафе «Пермяночка» получение максимальной прибыли, тем не менее директор осознаёт, что она может быть достигнута через качественное обслуживание клиентов, создание определённой атмосферы вокруг и внутри «Пермяночки».

Показательны ответы официантов на вопросы анкеты:

1. Чего я хочу добиться в жизни?

2. Чего я хочу сделать в ближайшие три года?

3. Если бы я знал(ла) , что ровно через полгода меня не будет , чтобы я хотел(а) успеть сделать?

Ответы на первый вопрос были следующие: быть счастливым, иметь крепкую дружную семью, детей иметь и хорошую работу.

Ответы на второй вопрос также был единодушными: закончить институт, поступить или продолжить учёбу в институте.

Ответ на третий вопрос был следующим: уделить внимание родителям, семье, помогать друзьям.

С небольшими вариациями с поправкой на возраст (официанты - молодые девушки, 20-22 лет) такие же ответы были даны руководителями фирмы и охранниками. Это говорит о хорошем совпадении ценностных установках как у руководителей фирмы, так и персонала.

Однако не всё так гладко. Тестирование сотрудников по уровню

«Мотивации к успеху» дало следующие результаты (см. табл. 2.)

Таблица 2. Уровень мотивации

Занимаемая должность	Число набранных баллов
Директор	24
Администратор	13
Бармен	15
Официантка 1	19
Официантка 2	11
Охранник	12

При этом 1-10 баллов - низкая мотивация к успеху, 11-16 средний уровень мотивации, 17-20 умеренно высокий, свыше 21 балла высокий уровень мотивации к успеху. Таким образом, одна из официанток более мотивирована может трудится и возможно хотела бы выйти и под опеки бармена. В другом тесте на «Эффективность руководства» бармен набрал несколько меньше баллов, чем официантка 1 (24 против 29).

По результатам тестирования можно осторожно выразить следующее предложение: при внесении предложенных изменений в структуру управления на место администратора следует назначить официантку 1.



Заключение

Выполнив данную работу я пришла к выводу, что действия по разрешению проблем связанных со структурой необходимо предпринимать как можно раньше.

Хотя обычно никто не считает, что дело крайне срочное - организация, в конце концов, довольно успешно работала в течение последнего года или двух, и поэтому вполне могут перебиться и на протяжении нескольких следующих месяцев, до того момента, когда новая услуга будет предоставлена, или когда будет решен вопрос ее распределения по рынкам в области и за её пределами.

Даже те, кто думает, что проблемы важны и требуют времени и усилий по серьезному пересмотру структуры и взаимоотношений в организации, не стали бы утверждать, что это нужно делать немедленно. Это - общая характеристика проблем структуры: они являются хроническими, но не острыми. Вы всегда можете мириться с ними еще некоторое время, если нужно, в тайне надеясь, что за этот срок они ослабнут или исчезнут совсем. На самом деле хуже всего то, что момент никогда не будет казаться подходящим для того, чтобы взяться за решение этих проблем. В соответствующее время порождаемые проблемы и напряженность станут неизбежными факторами жизни, в отношении которых было бы наивно предполагать, что с ними можно что-то сделать.

В настоящей работе, чтобы не тянуть с организационными изменениями в кафе «Пермяночка», сделана первая попытка анализа его структуры управления и предложен вариант новой структуры управления.

Принять или не принять новую структуры зависит от директора фирмы.

Это ее право. С моей же стороны можно сказать я сделала всё, что могла, я предложила новую, на мой взгляд более гибкую и органичную структуру управления. Она потребует несколько больших затрат на выполнение управленческих функций. Но существенно повысит эффективность деятельности.

В конце хотелось бы выразить благодарность Александру и Людмиле А. за доброжелательное отношение, искренность в ответах, открытость и желание помочь в проведении исследований в кафе «Пермяночка».



Литература

1. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент. Учебник. Третье издание. - М.:Гардарики, 2001.

2. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента. Конспект лекций. - Т: ТРТУ, 1995.

3. Игнатьева А.В., Максимцов М.М Исследование систем управления: Учебное пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 157 с.

4. Румянцева З.П., Соломатин Н.А., Акбердин Р.З. и др. Менеджмент организации.Учебное пособие - М.: ИНФРА-М, 1997

5. С.В. Рогожин, Т.В. Рогожина Теория организации. М.: Издательство «Экзамен»,2002.- 320 с.

Размещено на Allbest.ru