Кадровый контроллинг, как инструмент управления персоналом современной организации (на примере: ФГУ исправительное заведение 56/1 г. Якутска)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

ВПО «Северо-Восточный федеральный университет им. М. К. Аммосова»

Финансово-экономический институт

Кафедра Социологии и Управления персоналом

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Аудит и контроллинг персонала»

на тему: «Кадровый контроллинг как инструмент управления персоналом современной организации» (на примере: ФГУ исправительное заведение 56/1 г. Якутска)

Выполнил: Н.Е. Бочкарев,

студент 5 курса гр. з-УП-08-с

Проверила: А.В. Михайлова

Якутск 2011г

Содержание

Введение

Глава 1. Кадровый контроллинг в системе управления персоналом современных организаций

1.1 Кадровый контроллинг работников

1.2 Проблемы кадрового планирования современных организаций

Глава 2. Анализ кадрового контроллинга в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска

2.1 Специфика кадрового контроллинга в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска

2.2 Анализ динамики кадров в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска

2.3 Анализ основных аспектов программы кадрового контроллинга ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска

Глава 3. Проект мероприятий по совершенствованию кадрового контроллинга ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Анализ имеющегося кадрового потенциала и планирование его развития с учетом перспективы является в настоящее время одной из основных функций управления персоналом наряду с четким пониманием и реализацией стратегических и тактических целей организации; прогнозированием ситуации на рынке труда и в собственном коллективе для принятия упреждающих мер; мотивацией персонала, оценки и обучения кадров и др.

Кадровая политика любого предприятия является действием, направленным на перспективу; при этом нужно принимать во внимание, что организация, планируя в настоящий момент кадры, на самом деле реализует их в будущем, то есть существует необходимость постоянного анализа тенденций в кадровом составе, чтобы сохранить стабильность. Для руководства организации важна, прежде всего, возможность располагать в нужном количестве, в нужном месте, а, главное, в нужное время таким персоналом, который необходим для выполнения производственных задач. Однако полностью эффективным кадровое планирование является лишь в том случае, если оно интегрировано в общий процесс планирования.

Выбранная стратегия работы с персоналом должна быть воплощена в конкретные формы (кадровые программы, процедуры и т.д.). Достичь этого можно, планируя человеческие ресурсы организации. Базой такого контроллинга ранее являлся анализ потребностей в персонале и изучение информации о производительности работающих и издержках на их содержание. Однако в условиях рыночной экономики актуальность кадрового контроллинга значительно возросла. Это явилось следствием нескольких очевидных причин.

Во-первых, существенно увеличились затраты на содержание персонала, особенно по квалифицированным работникам востребованных профессий, что требует соответствующей отдачи вкладываемых средств. В связи с дефицитом квалифицированной рабочей силы кадровое планирование стало во многих организациях интегрирующей составной частью предпринимательского планирования. Если раньше считали, что кадровое планирование необходимо лишь в случае дефицита рабочей силы, то сейчас возобладало мнение, что оно нужно и во время безработицы: квалифицированных работников нелегко найти и при ненапряженном положении на рынке труда.

Во-вторых, в условиях наполнения рынка особую важность приобрел вопрос об упущенной прибыли, возникающей в результате невозможности решать актуальные задачи при помощи имеющегося кадрового потенциала.

В-третьих, повысилась динамика бизнеса и, как следствие, постоянно изменяются требования к работникам как по объему, так и по характеру решаемых задач. В результате возникло определенное несоответствие традиционных методов кадрового контроллинга специфике этих задач.

Происходящие изменения, связанные с необратимостью экономических реформ и движением к здоровой конкуренции, заставляют организации России уделять значительное внимание долгосрочным аспектам кадровой политики, базирующейся на научно обоснованном планировании.

Исходя из выше сказанного была определена цель настоящей курсовой работы: рассмотреть теоретические и практические аспекты кадрового контроллинга в современных организациях.

Цель определила решения следующих задач:

1. Рассмотреть теоретические аспекты кадрового контроллинга в системе кадровой политики современных организаций, в том числе сущность кадрового контроллинга современных организаций; особенности, цели и задачи кадрового планирования; проблемы кадрового контроллинга современных организаций.

2. Проанализировать содержание кадрового контроллинга в федеральном государственном учреждении исправительного заведения 56/1 г. Якутска, в том числе специфику и Программу кадрового контроллинга учреждения.

3. Разработать мероприятия по совершенствованию кадрового контроллинга в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска и рассмотреть экономическое обоснование некоторых из них.

Объект настоящего исследования: кадровый контроллинг в системе кадровой политики современных организаций.

Предмет настоящего исследования: кадровый контроллинг в федеральном государственном учреждении исправительного заведения 56/1 г. Якутска.

Теоретической базой исследования стали учебники и учебные пособия, разработанные современными авторами, материалы семинаров по управлению персоналом и др. материалы средств массовой информации и системы Интернет.

Нормативной базой исследования послужили Трудовой кодекс РФ, Федеральные законы и др. нормативные акты.

Эмпирической базой исследования послужила кадровая документация ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска.

Глава 1. Кадровый контроллинг в системе управления персоналом современных организаций

1.1 Кадровый контроллинг работников

Без контроля кадровое планирование не может быть успешным. При этом контроль нельзя путать с надзором над людьми в организации. Контроль как функция руководства всегда направлена на конкретные задачи и является составной частью целенаправленного процесса принятия кадровых решений.

Первой задачей контроля показателей является фиксация результатов кадрового планирования. За сопоставлением запланированного и полученного результатов обычно следуют анализ отклонений и разработка мероприятий по корректировке планов.

В соответствии с этой интерпретацией кадровый контроль является регулярной значительной фазой процесса принятия кадровых решений в организации.

Наряду с задачей информационной поддержки кадрового контроллинга кадровый контроль в рамках общего организационного контроля направлен на оптимизацию использования персонала в организации сферы услуг. Контроль дает информацию для отчетности и позволяет документировать соблюдение трудовых и социально - правовых норм.

Контроль может касаться, с одной стороны, самих кадровых процессов, а с другой - их результатов. Здесь нужно принимать во внимание не только глобальный, выходящий за рамки отдельных функций процесс принятия кадровых решений, но и аналогичные процессы в пределах отдельных кадровых функций, а также их результаты.

Расширение традиционного понимания кадрового контроля корректирующего типа порождает кадровый контроллинг. Функция контроллинга состоит. По существу, в координации целеполагания, планирования, контроля и информации. Координационная задача становится все более значимой, так как кадровая работа с ее функциями становится комплексной, а многогранные взаимозависимости целей и средств требуют более целенаправленного согласования.

Кадровый контроллинг уходит от предписательного характера традиционного контроля и сам активно участвует в кадровом планировании.

В качестве целей кадрового контроллинга рассмотрим:

- поддержку кадрового планирования;

- обеспечение гарантий надежности и повышения качества информации о персонале;

- обеспечение координации в рамках функциональных подсистем системы управления персоналом, а также по отношению к другим функциональным подсистемам организации;

- повышение гибкости в управлении персоналом посредством своевременного выявления недостатков и рисков в кадровой работе.

К задачам кадрового контроллинга относят создание кадровой информационной системы, а также анализ имеющейся информации с точки зрения ее значимости для кадровой службы.

Задачи могут состоять, например, в проверке эффективности отдельных кадровых функций, причем особенно при контроле и анализе кадровых издержек.

Кроме того, кадровому контроллингу часто передается координационная функция как между различными кадровыми подсистемами, так и по согласованию их с другими подсистемами организации. На практике для наглядности кадрового контроллинга используются детализованные перечни задач.

Детализированный перечень задач кадрового контроллинга наименование задач:

1) создание системы кадрового контроллинга и контроля:

- выбор метода и процедур;

- определение порядка проведения планирования;

- определение основных требований по составлению плана и контроль над ним;

- определение внешних и внутренних предпосылок плана.

2) создание кадровой информационной системы:

- определение потребности в информации;

- участие в создании системы информации о рабочих местах;

- участие в создании системы оценки кадров;

- создание информационной системы для учета внешних и внутренних изменений, имеющих значение для планирования;

- иерархический анализ потребности в информации;

- оформление содержания кадровой отчетности.

3) координация кадрового планирования:

- подготовка заседаний по планированию;

- проведение обсуждений плана руководителям экономических служб;

- проверка соблюдения заданий, установленных кадровым планированием;

- обобщение отдельных планов в отраслевые планы;

- согласование кадрового контроллинга с другими частными планами организации;

- проведение контроля над выполнением планов;

- предложение мер по устранению отклонений от планов.

4) проведение исследований эффективности планов;

5) выполнение функции кадрового аудита:

- проверка применяемых в кадровом деле методов, моделей и процессов с точки зрения их экономической и социальной эффективности;

- проверка способности ответственных работников правильно использовать инструментарий кадрового управления;

- проведение внутренних и внешних сравнительных оценок эффективности работы с кадрами в организации.

6) ведение системы кадровой информации;

7) составление отчетов по кадрам.

Кадровое планирование в компании «СибАвтоМоторс» осуществляется посредствам целого комплекса взаимосвязанных мероприятий, объединенных в оперативном плане работы с персоналом.

Оперативный план работы с персоналом - это детализированный по временному (год, квартал, месяц, рабочий день, смена), объектному (организации) и структурному (потребность, наем, адаптация, обучение, переподготовка и повышение квалификации, деловая карьера, расходы на персонал, высвобождение) признакам план с подобной проработкой оперативных действий, подкрепленных необходимыми расчетами и обоснованиями.

Для разработки оперативного плана работы с персоналом необходимо с помощью специально разработанных анкет получить данные:

- о постоянном составе работников (имя, отчество, фамилия, место жительства, возраст, время поступления на должность);

- о структуре персонала;

- о текучести кадров;

- о потере времени из-за простоев, по болезни;

- о продолжительности рабочего дня;

- о оплате труда рабочих;

- об услугах социального характера.

Информация о персонале должна отвечать следующим требованиям.

Информация должна быть простой, наглядной, быть однозначной - сведения должны быть ясными, быть сопоставимой, преемственной и актуальной.

1.2 Проблемы кадрового контроллинга современных организаций

За последнее десятилетие сложность задачи управления кадрами в больших и особенно многопрофильных и многофункциональных предприятиях и организациях значительно возросла. Это объясняется постоянным расширением функций, возлагаемых на кадровые службы, возрастанием степени разнообразия информации, которую приходится обрабатывать или, по-крайней мере учитывать, в кадровых службах, постоянным изменением требований как к содержанию этой информации, так и формам ее представления в различные инстанции.

Задача управления кадрами усложняется еще и тем, что развитие новых экономических отношений приводит к все большей конкуренции в борьбе за квалифицированные кадры, что в свою очередь, требует повышения качества индивидуальной работы с сотрудниками, хорошего знакомства с их предыдущей трудовой деятельностью, использования современных методов тестирования, организации повышения квалификации и т.п.

Проблемы внедрения и развития кадрового контроллинга на современных предприятиях обусловлены:

- трудностью контроллинга кадров, обусловленной сложностью прогнозирования трудового поведения, возможностью возникновения конфликтов и др. Возможности использования кадров в будущем и будущее отношение их к работе прогнозируются, если это вообще возможно, с высокой степенью неопределенности. В связи с этим в процессе контроллинга они представляют собой ненадежные элементы. К тому же участники организации сопротивляются тому, чтобы быть «объектами» планирования, не соглашаются с результатами контроллинга и реагируют на это так, что не исключается возможность возникновения конфликта;

- двойственностью системы экономических целей в кадровой политике. Если при планировании в области маркетинга, инвестиций производства и т.д. цели контроллинга затрагивают экономические аспекты, то при планировании кадров к экономической добавляются компоненты социальной эффективности. Отсюда вытекают проблемы урегулирования конкуренции целей в планах, касающихся кадров. Проблемы согласования планов (на основании качественно различных целей) усугубляются отсутствием возможности сравнивать различную информацию по планированию. Если в других областях, не связанных с персоналом, можно оперировать количественными величинами (например, суммы денег), то данные при планировании кадров носят преимущественно качественный характер (например, данные о способностях, оценки проделанной работы и др.).

Эффективность кадрового контроллинга зависит от множества факторов, но есть 8 основных «камней преткновения» [19, С. 69]:

1) Подлинный кризис. Специалисты по кадровому планированию работают в среде, характеризующейся неясными инструкциями, различными линиями политики компании, разнообразными стилями управления. Пока эти специалисты не получат приемных указаний руководства, они проводят большую часть своего времени оглядываясь в поисках чего-либо значительного, несмотря на то, что вопросы организации и есть смысл их существования.

2) Поручительство высшего руководства. Чтобы планирование персонала вообще было возможно, оно должно поддерживаться высшим руководством во всех мелочах. Также «высочайшая» поддержка может обеспечить все необходимое для успеха контроллинга персонала.

3) Размер первоначальных усилий. Многие программы кадрового контроллинга терпят крах из-за чрезмерного первичного напряжения. Успешные программы «стартуют» медленно и постепенно развиваются. Развитие необходимых умений имеющегося «материала» и поиск необходимых замещений - это два отличных «трамплина» для начинания.

4) Скоординировать управление в целом и управление персоналом. К сожалению, часто планирование персонала производится «в отрыве» от общего контроллинга в организации. Это приводит к абсолютизации кадрового планирования.

5) Интеграция с планами организации. Планирование персонала обязательно должно быть вовлечено в общие планы организации. «Палочкой-выручалочкой» здесь может быть конструирование каналов коммуникации между отделами контроллинга и кадровой службой.

6) Противопоставление количественного и качественного подходов. Некоторые люди рассматривают планирование персонала, как некую числовую методику, помогающую наметить курс потоку людей в, из, вверх, вниз и поперек различных подразделений организации. Эти люди используют исключительно качественный подход к кадровому планированию. Другая группа людей фокусирует свое внимание исключительно на индивидуальных потребностей служащих - индивидуального продвижения и развитие карьеры. Это - качественный подход к кадровому планированию. Как и во многих других случаях, синтез первого и второго дает оптимальный результат.

7) Привлечение профессиональных менеджеров. Кадровое планирование не есть исключительно функция отдела кадрового планирования. Успешное планирование персонала зависит от привлечения в этот процесс других менеджеров, которые непосредственно работают с людьми «на местах».

8) Техническая ловушка. По мере того, как кадровое планирование становится все более популярным, в его процесс все активнее привлекаются постоянно возникающие новые технологии, приемы и т.д. Многие из них используются. К сожалению, сейчас появляется тенденция к использованию новинок не потому, что это действительно необходимо, а потому, что «это используют все».

Таким образом, проблемы кадрового контроллинга связаны с необходимостью учитывать социальный характер объекта планировании, с двойственностью системы экономических целей в кадровой политике.

Глава 2. Анализ кадрового контроллинга в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска

2.1 Специфика кадрового контроллинга в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска

Подход к планированию человеческих ресурсов в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска основан на очень простой идее: исполнителей в организации должно быть ровно столько, чтобы они успешно выполняли свои функции, а организация при этом достигала своих целей. Но практическая реализация этого подхода затрудняется некоторыми особенностями кадровой политики государственных учреждений.

Проблема контроллинга кадров в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска (далее Учреждение) осложняется тем, что:

- во-первых, данный вопрос не только регулируется федеральным законодательством, но и строго контролируется соответствующими выше стоящими организациями. Согласно Положению о службе в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденному Постановлением Верховного Совета Российской Федерации 23 декабря 1992 года N 4202-1 при приеме на службу в органы внутренних дел принимаются в добровольном порядке граждане Российской Федерации не моложе 18 и не старше 40 лет независимо от национальности, пола, социального происхождения, имущественного и должностного положения, отношения к религии, убеждений, принадлежности к общественным объединениям, способные по своим деловым личным и нравственным качествам, образованию и состоянию здоровья выполнять служебные обязанности [6, С. 1].

Таким образом, существует ограничение в подборе персонала: сотрудником учреждения может стать только гражданин РФ, но никак не лицо без гражданства или иностранный гражданин, в соответствующих возрастных рамках, с соответствующим образованием и состоянием здоровья. Состояние здоровья, и особенно психического, является существенным моментом при подборе персонала учреждения, что обусловлено спецификой его деятельности: кадровой службе необходимо учесть, что определенной категории служащих придется постоянно контактировать с осужденными, которые могут неадекватно реагировать на присутствие служащих, оскорблять их, провоцировать на скандал и т.п.

Кроме того, законодательно установлены и другие ограничения в приеме на службу и ее прохождении для органов уголовно-исполнительной системы. Гражданин Российской Федерации не может быть принят на службу в органы уголовно-исполнительной системы, если он: вступившим в силу решением суда признан недееспособным или ограниченно дееспособным; имел или имеет судимость. Сотрудникам органов уголовно-исполнительной системы, состоящим между собой в близком родстве или свойстве (родители, супруги, братья, сестры, сыновья, дочери, а также братья, сестры, родители и дети супругов), не разрешается проходить службу в одном и том же органе уголовно-исполнительной системы, если их служба связана с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью одного из них другому [6, С. 1].

- во-вторых, персонал уголовно-исполнительной системы в зависимости от оснований поступления на работу, должностного положения и выполняемых функций, можно разделить на три группы, имеющие неодинаковый правовой статус: сотрудники уголовно-исполнительной системы, которым в установленном порядке присвоены специальные звания; государственные служащие, занимающие должности в органах (учреждениях) уголовно-исполнительной системе и работники, состоящие в трудовых отношениях с органами (учреждениями) уголовно-исполнительной системы [9, С. 1].

Сотрудники составляют большинство персонала, они несут основную нагрузку по достижению поставленных перед органами и учреждениями уголовно-исполнительной системы задач. Их деятельность связана с постоянной тратой душевных и физических сил: стрессами, перегрузками, эмоциональным напряжением. В учреждениях уголовно-исполнительной системе она нередко протекает в экстремальных условиях групповых неповиновений со стороны лиц, содержащихся в них, массовых беспорядках. Следует отметить и повышенную угрозу их жизни и здоровью вследствие большей вероятности заразится инфекционными заболеваниями (туберкулез, гепатит, ВИЧ/СПИД), проявления агрессивных устремлений осужденных;

- в-третьих, после перевода из МВД в Министерство юстиции сотрудники уголовно-исполнительной системы оказались лишенными части социальных и иных льгот, которыми они пользовались как сотрудники органов внутренних дел, что все более обостряет кадровые проблемы. В Минимальных стандартных правилах обращения с заключенными указывается на то, что, принимая во внимание исключительно трудные условия данной работы, персоналу следует обеспечивать соответствующие льготы и условия труда, их заработная плата должна устанавливаться с таким расчетом, чтобы привлекать и удерживать на этой работе, способных заниматься ею мужчин и женщин. К сожалению, на практике дела обстоят прямо противоположно [9, С. 2].

Все это осложняет процедуру обеспечения учреждения персоналом.

При планировании кадров в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска большое внимание уделяется описанию должности (должностной инструкции), которое является важнейшим инструментом, используемым не только в планировании, но и практически во всех областях управления человеческими ресурсами. К сожалению, практика использования этого документа в нашей стране омрачена его тяжёлым прошлым, когда должностная инструкция была формальной, ничего не значащей бумажкой. Разработка этого документа привязывалась, в основном, к названию должности и практически не учитывала специфику организации. Издавались (и, кстати, продолжают издаваться) сборники типовых должностных инструкций. В лучшем случае, доработка этих инструкций поручалась отделу кадров, а линейные руководители отбивались от этого вопроса как могли.

Но в связи с тем, что кадровая политика в уголовно-исправительной системе является составной частью государственной кадровой политики, вопросами разработки должностных инструкции для её сотрудников занимаются специалисты Минюста РФ на федеральном уровне. В таких должностных инструкциях определяются необходимые требования специалиста к определенной должности, на основании сформулированных целей должности, поскольку именно они являются логической основой для разработки, основных задач (функций) должности и стандартов их выполнения, с учетом административных деталей, критерий оценки результатов и т.п. [18, С. 42].

Задачи и функции персонала уголовно-исполнительной системы вытекают из норм, содержащихся в значительном количестве нормативных правовых актов, регулирующих в той или иной степени процесс исполнения сотрудниками своих обязанностей, наказаний и порядок содержания под стражей подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений.

Проблема определения целей, задач и функций сотрудников ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска заключается в том, что, при переходе уголовно-исполнительной системы из МВД в Министерство юстиции РФ, персонал данной системы утратил ряд правомочий, необходимых для надлежащего выполнения своих обязанностей, которыми они были наделены как сотрудники органов внутренних дел. При этом внесенная Федеральным законом «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты по вопросам органов юстиции» от 29 декабря 2004 года в Федеральный закон «Об органах юстиции», специальная статья 24-1, определяющая права и обязанности сотрудников уголовно-исполнительной системы, практически не разрешила возникшей ситуации.

Схематично должностная инструкция сотрудника ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска выглядит следующим образом (рис. 1).

Наименование должности определяет цели должности. Цели должности, в свою очередь, вытекают из целей подразделения, в котором эта должность создаётся.

Рис. 1 Описание должности (схема должностной инструкции) сотрудника ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска

В таблице 1 приведены примеры целей некоторых должностей ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска.

Таблица 1 Примеры целей некоторых должностей ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска

Наименование должности	Цели должности
1	2
Начальник ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска	Обеспечить соблюдение законодательства в деятельности учреждения; Обеспечить отсутствие юридических претензий к организации со стороны государства, других учреждений уголовно-исправительной системы РФ, сотрудников и т.п.
Главный бухгалтер	Представлять бухгалтерскую и налоговую отчётность государственным органам в определённые законодательством сроки; Перечислять соответствующие платежи в определённые законодательством сроки; Обеспечивать отсутствие претензий проверяющих инстанций в части перечисления налогов и ведения налогового учёта и т.п.
Начальник следственно-изоляционной части	Обеспечить безопасность деятельности сотрудников, адвокатов и следователей при исполнении ими своих служебных обязанностей; Обеспечить порядок и дисциплину в рядах осужденных при исполнении ими их трудовых обязанностей и организовать их досуг в соответствии с нормами Минюста РФ и т.п.
Начальник хозяйственной части	Обеспечить бесперебойное снабжение необходимыми продуктами питания осужденных; Обеспечить полное обмундирование сотрудников учреждения в связи с Инструкциями и Положениями Минюста РФ и т.п.
Конвоир	Обеспечить безопасность деятельности сотрудников, адвокатов и следователей при исполнении ими своих служебных обязанностей в местах контакта с осужденными; Сопровождать осужденных по мере необходимости их передвижений

Основные требования к формулированию целей сотрудника ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска приведены ниже:

1. измеримость: формулировки целей должны позволять сотруднику и его руководителю однозначно оценивать их реализацию;

2. мотивирующий характер: цели должны стимулировать сотрудника трудиться в рабочем ритме;

3. достижимость: цель должна находиться в пределах возможностей сотрудника.

Основные требования, предъявляемые к формулированию функций сотрудников ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска, при кадровом планировании через описание должности перечислены ниже:

1. подчинённость задач (функций): функции, выполнение которых является обязанностью сотрудника, занимающего данную должность, в первую очередь должны быть направлены на достижение целей должности;

2. количество функций: как правило, не более десяти;

3. стандарты выполнения, проверяемость: должна быть обеспечена возможность проверки и оценки выполнения сотрудником его функций

Первое из требований представляется очевидным, однако далеко не всегда выполняется. Важным методическим вопросом является степень подробности описания функций. С одной стороны, повышение конкретности требует по возможности более подробного их описания. С другой стороны, избыточная подробность описания функций приводит к росту трудоёмкости процесса составления описаний должности. Кроме того, никакое описание не может предусмотреть всех ситуаций, встречающихся в реальной жизни.

Изложенные соображения приводят к выводу о том, что в описание должности необходимо включать только наиболее важные функции.

Ещё одна важная особенность правильного описания функций - установление стандартов (норм) их выполнения. Не установив этих стандартов, сложно обеспечить проверку качества выполнения функций.

Важным компонентом описания должности являются права, делегируемые сотруднику. В должностной инструкции необходимо перечислить: вопросы, которые сотрудник должен решать самостоятельно; документы, которые сотрудник должен представлять на подпись руководству подразделения; внутренние документы, которые сотрудник обязан подписывать самостоятельно; документы, выходящие за пределы учреждения, которые сотрудник имеет право подписать самостоятельно и т.п. Именно объём прав часто определяет отличия между однотипными должностями различного должностного уровня.

Для поддержки работы в области управления составом персонала описание должности должно содержать требования к квалификации сотрудника, занимающего эту должность. В перечень этих требований входят:

1. образование: минимальный и максимальный уровень образования;

2. дополнительное обучение: специальность, уровень квалификации и/или объём дополнительного обучения, наличие обязательных удостоверений и сертификатов;

3. опыт: стаж работы по широкой специальности; стаж работы в определённой должности, по определённой узкой специальности;

2.2 Анализ динамики кадров в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска

Чтобы рассмотреть систему контроллинга кадров в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска необходимо понять под влиянием каких факторов формируется потребность организации в персонале. Понимание факторов, влияющих на потребности организации в рабочей силе, является основой контроллинга человеческих ресурсов в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска, так как для контроллинга человеческих ресурсов кадровая служба учреждения использует модель экстраполяции, который состоит в перенесении сегодняшней ситуации (пропорций) в будущее. Привлекательность метода экстраполяции состоит в его общедоступности, ограниченность заключается в невозможности учесть изменения в развитии организации и внешней среды. Поэтому этот метод подходит для краткосрочного контроллинга и для организаций со стабильной структурой, действующих в стабильной окружающей среде.

Поскольку учреждение, как и другие организации, является открытой социальной системой, его потребности в рабочей силе возникают под воздействием как внутренних (внутриорганизационных), так и внешних факторов.

Среди множества внешних факторов существует несколько наиболее важных, оказывающих непосредственное влияние на состояние рынка труда - источника рабочей силы для большинства современных организаций: развитие техники и технологии; политические изменения; конкуренция и состояние рынка сбыта. Но так как для Учреждения они особой роли при кадровом планировании не играют, в программе кадрового контроллинга учреждения внешние факторы обычно игнорируются.

Более важными из влияющих на планирование факторами являются, как правило, внутриорганизационные, к которым относятся: стратегические цели и задачи организации; динамика движения персонала внутри организации. В связи со спецификой деятельности ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска и её регулированием со стороны государства можно с уверенностью сказать, что в ближайшие годы в Учреждении не предвидится ни смены, ни расширения видов деятельности; ни увеличения функциональных площадей, что бы повлекло увеличение количества осужденных, и, как следствие, увеличение персонала. У организаций со стабильной долгосрочной стратегией, к которым можно отнести ФГУ ИЗ.56/1, потребности в рабочей силе не претерпевают серьезных изменений из года в год, и планирование человеческих ресурсов не представляет особой сложности.

Таким образом, при кадровом планировании в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска учитывается один источник изменений потребностей учреждения в рабочей силе: внутриорганизационная динамика рабочей силы - увольнения по собственному желанию, выходы на пенсию, декретные отпуска, перемещения между подразделениями и т. п.

Для кадрового контроллинга в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска анализируется состояние кадров в организации. Важным аспектом этого анализа является количественный анализ состава персонала по таким объективным признакам как возраст, пол, уровень образования, стаж работы в организации, а также текучесть. Примерные границы допустимой текучести персонала увязываются в сравнении с текучестью кадров других учреждений данной системы.

Проследим динамику рабочей силы учреждения за период 2005-2007 гг. с тем, чтобы получить возможность заблаговременно предсказывать такие изменения.

Данные для анализа и методика анализа представлены отделом кадров ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска.

Проведем возрастной анализ кадров учреждения с их разделением по половому признаку (табл. 2).

Таблица 2 Возраст сотрудников ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска

Сотрудники	Итого	Возраст
	Кол-во	в % к итогу	18-25 лет	в % к общему итогу	25-35 лет	в % к общему итогу	35-45 лет	в % к общему итогу	45 лет и выше	в % к общему итогу
Мужчины	72	58,5	18	14,6	7	5,7	11	8,9	36	29,3
Женщины	51	41,5	14	11,5	17	13,8	9	7,3	11	8,9
Итого	123	100	32	26,1	24	19,5	20	16,2	47	38,2

Таким образом, 58,5% сотрудников являются мужчинами, из них наибольшее количество сотрудников мужчин имеет предпенсионный возраст (29,3%) и могут уволиться в любой момент в связи с выходом на пенсию. Вторая по уровню группа сотрудников принадлежит к самым молодым (14,6%), что также является отрицательным фактором: в силу молодости такие сотрудники легко относятся к смене окружающей обстановки и ищут способы реализации своих карьерных амбиций.

Из женщин, которых в структуре сотрудников 41,5 %, наибольшая доля (13,8%) принадлежит женщинам детородного возраста - от 25 до 35 лет и юным женщинам (11,4%), которые в современных реалиях также стремятся к карьерному росту, как и мужчины.

Таким образом, анализ позволил выявить предпосылки к текучести кадров: выход на пенсию; рождение ребенка; мотивационная неудовлетворенность.

Немаловажное значение для контроллинга кадров имеет фактор образования. Рассмотрим структуру сотрудников в зависимости от имеющегося образования (табл. 3).

Таблица 3 Структура сотрудников ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска в зависимости от образовательного уровня

Сотрудники	Итого	Образование
	Количество	в % к итогу	Неполное среднее	в % к общему итогу	Средне-специальное	в % к общему итогу	Неполное высшее	в % к общему итогу	Высшее	в % к к общему итогу
									юридическое	другое
Мужчины	72	58,5	2	1,6	35	28,5	14	11,5	12	9	9,6	7,3
Женщины	51	41,5	5	4,2	12	9,7	9	7,2	15	10	12,2	8,2
Итого	123	100	7	5,8	47	38,2	23	18,7	27	19	21,8	15,5

Анализ показал, что среди сотрудников большую долю занимают сотрудники со средне-специальным образованием - 38,2%, и с высшим юридическим образованием - 21,8%. Чуть меньше составляет количество сотрудников, имеющих неполное высшее - 18,7 %, и другое высшее - 15,5%. Наименьшая доля принадлежит сотрудникам с неполным среднем образованием - 5,8%. При этом 12,2% женщин имеют высшее юридическое образование, у мужчин наибольшая доля (28,5%) - средне-специальное образование.

Как указал доктор юридических наук, профессор Анисимков Владимир Михайлович в своем докладе о проблемах кадров современной уголовно-исполнительной системы «проблема кадрового обеспечения уголовно-исполнительной системы заключается в том, что сотрудники, имеющие высшее образование, не задерживаются здесь…» [9, С. 3].

Тем самым он подсказал вывод нашего анализа: текучесть кадров в зависимости от образования составляет 56% (18,7; 21,8; 15,5%).

Для кадрового контроллинга одним из важнейших критериев является текучесть персонала, которая оценивает качество всех сторон работы с персоналом. Под текучестью персонала понимают увольнение сотрудников по собственному желанию, то есть сюда не входят увольнения по сокращению штатов, увольнения в связи с выходом на пенсию или призывом в Вооруженные силы. Количественным критерием текучести служит отношение численности уволившихся сотрудников за некоторый период (как правило, за год) к их общей численности на момент начала этого периода.

В таблице 4 представлен анализ текучести кадров ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутсказа период 2005-2007 гг.

Таблица 4 Текучесть кадров ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска за период 2005-2007 гг.

Уволившиеся сотрудники	Итого	Возраст
	Кол-во	в % к итогу	18-25 лет	в % к общему итогу	25-35 лет	в % к общему итогу	35-45 лет	в % к общему итогу	45 лет и выше	в % к общему итогу
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
Мужчины, из них имеющие	25	54,3	6	13,0	5	10,9	3	6,5,	11	23,9
Неполное среднее	1	2,2	-	-	-	-	-	-	1	2,2
Средне-специальное	2	4,3	-	-	2	4,3	-	-	-	-
Неполное высшее	6	13,0	2	4,3	1	2,2	-	-	3	6,5
Юридическое высшее	10	21,7	3	6,5	1	2,2	2	4,3	4	8,7
Другое высшее	6	13,0	1	2,2	1	2,2	1	2,2	3	6,5
Женщины, из них имеющие	21	45,6	12	26,1	3	6,5	1	2,2	5	10,9
Неполное среднее	3	6,5	1	2,2	-	-	-	-	2	4,3
Средне-специальное	2	4,3	-	-	1	2,2	-	-	1	2,2
Неполное высшее	5	10,9	5	10,9	-	-	-	-	-	-
Юридическое высшее	8	17,4	4	8,7	1	2,2	1	2,2	2	4,3
Другое высшее	3	6,5	2	4,3	1	2,2	-	-	-	-
Итого	46	100	18	39,1	8	17,4	4	8,7	16	34,8

За период 2005-2007 гг. из учреждения уволилось по собственному желанию 46 сотрудников, из них 21 женщина (45,6%) и 25 мужчин (54,3%). При этом по возрастной категории: среди уволившихся женщин преобладают женщины в возрасте 18-25 лет (26,1%), 45 лет и выше (10,9%). Можно предположить, что первая группа увольнялась в связи с мотивационной неудовлетворенностью, а вторая - по состоянию здоровья.

Среди уволившихся мужчин преобладают мужчины в возрасте 45 лет и старше (23,9%) и в возрасте 18-25 лет (13,0%). Причины увольнения могут быть те же. По образовательному уровню: среди уволившихся женщин преобладают те, которые имеют юридическое высшее (17,4%) и неполное высшее (10,9%); среди уволившихся мужчин те, которые имеют юридическое высшее (21,7%), неполное высшее (13,0%) и другое высшее (13,0%).

Таким образом, при анализе текучести кадров необходимо учитывать, что наибольшая вероятность увольнения исходит от сотрудников в возрасте 18-25 лет, имеющих высшее и неполное высшее образование.

Примерные границы допустимой текучести персонала в учреждениях уголовно-исправительной системы можно увязать со статистикой текучести кадров в учреждениях подобного типа и со статистикой текучести кадров конкретного учреждения в динамике за ряд последних лет. Например, в учреждениях уголовно-исправительной системы по мнению Калинина Ю. И., проводившего анализ текучести кадров в учреждениях уголовно-исполнительной системы по всей территории России, «текучесть кадров не должна превышать 21%» [13, С. 4]. В исследуемом учреждении текучесть кадров составляет 37,4%, что указывает на высокую текучесть кадров и, следовательно, неэффективную кадровую политику в целом.

Известно, что высокий уровень текучести свидетельствует о невысоком уровне мотивации персонала, прежде всего о неудовлетворённости работой. К тому же, высокая текучесть ведёт к снижению эффективности работы организации за счёт ухода квалифицированных сотрудников и нарушению устойчивых связей между подразделениями, а также к росту расходов на обучение вновь нанимаемого персонала.

Таким образом, при кадровом планировании сотрудникам отдела кадров ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска необходимо обратить внимание на мотивацию персонала.

Отдельным аспектом анализа текучести является анализ стажа работы сотрудников до увольнения. Например, в учреждениях уголовно-исправительной системы средняя продолжительность работы персонала, непосредственно общающегося с осужденными, не превышает 1,5-2 года. Это вызвано, обычно, психологическим утомлением, связанным со стрессовыми ситуациями. Если учреждение заинтересовано в сохранении сотрудников, то оно должно предусмотреть их "взбадривание" до того, как они уйдут, посредством обучения, смены должности, изменения системы оплаты, организации санаторно-курортного лечения и других подобных мероприятий.

Таблица 5 Анализ стажа работников ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска

Сотрудники	Итого	Возраст
	Кол-во	в % к итогу	До года	в % к общему итогу	От 1 года до 3 лет	в % к общему итогу	От 3 до 5 лет	в % к общему итогу	Свыше 5 лет	в % к общему итогу
Мужчины	72	58,5	13	10,6	36	29,3	16	13,0	7	5,7
Женщины	51	41,5	13	10,6	11	8,9	10	8,1	17	13,8
Итого	123	100	26	21,2	47	38,2	26	21,1	24	19,5

Наибольшее количество сотрудников 38,2% работает в учреждении от 1 года до трех лет. Свыше пяти лет работает всего 19,5%. Это подтверждает наши предыдущие выводы о высоком уровне текучести кадров в учреждении.

Таким образом, возрастной анализ кадров учреждения с их разделением по половому признаку позволил выявить предпосылки к текучести кадров: выход на пенсию; рождение ребенка; мотивационная неудовлетворенность.

Анализ структуры сотрудников в зависимости от имеющегося образования показал, что риск текучести кадров в зависимости от образования составляет 56%, так как в основном из учреждения увольняются сотрудники с высшим и с неполным высшим образованием.

Анализ текучести кадров показал, что наибольшая вероятность увольнения исходит от сотрудников в возрасте 18-25 лет, имеющих высшее и неполное высшее образование.

Анализ стажа сотрудников подтвердил наши предположения о высокой текучести кадров в учреждении.

2.3 Анализ основных аспектов программы кадрового контроллинга ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска

Разработкой стратегии кадрового контроллинга и обеспечения учреждения человеческими ресурсами, созданием планов организационно-технических мероприятий по ее реализации в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска занимается кадровая служба учреждения. Программа кадрового контроллинга (обеспечения персоналом) ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска, по сути, является обозначением основных этапов процесса определения того когда, где, сколько, какого качества (квалификации) потребуется учреждению сотрудников для реализации его задач с учетом прогноза текучести кадров.

Программа контроллинга обеспечения персоналом ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска составляется с периодичностью раз в год на основе текущего (оперативного) анализа динамики кадров в течение предыдущего года, и содержит следующие разделы:

1. Оптимизации использования имеющегося персонала;

2. Совершенствованию процесса приема на работу;

3. Организации профессионального обучения, подготовки кадров на перспективу;

4. Создание основы для развития других программ управления персоналом.

На первом этапе разработки стратегии контроллинга кадров в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска планируются мероприятия по внутрифирменному перемещению персонала с целью обеспечить наиболее эффективное использование кадров. В программе разработаны три основных вида перемещения сотрудников внутри учреждения: повышение в должности и/или по зарплате; понижение в должности и/или по зарплате; горизонтальное перемещение. Внутреннее перемещение сотрудников учреждения основывается на квалификационные категории, присвоение которых осуществляется на основании «Инструкции о присвоении квалификационных категорий сотрудникам учреждений и органов уголовно-исполнительной системы», утвержденной Приказом Минюста от 05.09.2006 г. № 283 во исполнение пункта 1 статьи 1 Федерального закона от 30.06.2002 № 78-ФЗ «О денежном довольствии сотрудников некоторых федеральных органов исполнительной власти, других выплатах этим сотрудникам и условиях перевода отдельных категорий сотрудников федеральных органов налоговой полиции и таможенных органов Российской Федерации на иные условия службы (работы)» и в целях совершенствования профессиональной подготовки и закрепления кадров в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы.

При присвоении квалификационных категорий в первую очередь учитываются: образование, стаж службы, показатели служебной деятельности, уровень профессиональной подготовленности и исполнительской дисциплины. В данной инструкции описан порядок определения степени подготовленности сотрудников при проведении испытания на присвоение (подтверждение) квалификационных категорий, согласно которому проводятся квалификационные испытания, осуществляемые квалификационной комиссией, созданной специальным приказом за подписью начальника учреждения. Квалификационные испытания организуются и проводятся специально созданной в Учреждении комиссией периодически, но не реже одного раза в полгода.

Результаты испытаний на присвоение (подтверждение) квалификационных категорий каждого сотрудника отражаются в специальном акте. На основании акта учреждением или органом УИС издается приказ о присвоении (подтверждении) сотруднику квалификационной категории либо лишении (понижении) сотрудника квалификационной категории. Приказ служит основанием для начисления им соответствующего вознаграждения или прекращения его выплаты с даты подписания квалификационной комиссией.

При повышении в должности в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска в первую очередь происходит отбор кандидатов на продвижение, обладающих высоким потенциалом, в дальнейшем происходит определение соответствия кандидата требованиям к его новой должности. Данная процедура недостаточно описана в Программе: не ясно, по каким критерием и какими методами определяется высокий потенциал сотрудника.

При понижении в должности и/или по зарплате в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутскав первую очередь оценивается прогресс уровня соответствия кандидата требованиям к его настоящей должности; оценивается соответствие уровня квалификации сотрудника меняющимся требованиям к его должности; отбираются сотрудники, наихудшим образом выполняющие свои служебные обязанности, добивающиеся наихудших результатов. Здесь также нет критериев отбора и не разработаны экономические методы определения результатов деятельности сотрудника.

Программой предусмотрено создание для выдающихся в прошлом сотрудников специальных должностей помощников или советников.

Процедура перемещения сотрудника внутри ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска опирается на следующие элементы: желание сотрудника; согласие руководителя подразделения, куда переходит сотрудник; согласие руководителя подразделения, где работает сотрудник. Но в этом случае необходимо наличие вакансии в принимающем подразделении и согласие руководителя этого подразделения. Это согласие, в свою очередь, обусловлено тем, насколько руководителя принимающего подразделения устраивают квалификация и поведенческие особенности сотрудника.

Вторым разделом программы кадрового контроллинга ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска является план по совершенствованию процесса приема на работу. В этом плане специалисты кадровой службы разрабатывают основные аспекты набора и отбора персонала организации. План разработан в соответствии с современными условиями на рынке труда.

В программе кадрового контроллинга ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска определены следующие вопросы, на которые необходимо дать ответы при анализе имеющейся вакансии:

1. Нельзя ли обойтись без этой вакансии, распределив работу между другими сотрудниками?

2. Какова ожидаемая загрузка должности (трудоёмкость работ)?

3. Каково наименование должности?

4. Кому подчиняется должность и в какое подразделение входит?

5. Каковы цели должности?

6. Каковы функции должности?

7. С кем взаимодействует должность?

8. Каковы требования к квалификации кандидата на должность?

9. Какими могут быть установлены зарплата и другие составляющие компенсационного пакета для этой должности?

Ответы на часть из этих вопросов фактически составляют описание должности. Вопрос о зарплате и составляющих компенсационного пакета решается, исходя из ценности должности для учреждения, с учётом нормативов, установленных законодательными актами Российской Федерации.

Следующим этапов анализа вакансии является ее обработка, в ходе которой решаются перечисленные ниже задачи:

1. Разработка требований к кандидату на занятие вакансии;

2. Подготовка рекламы вакансии (объявления о работе) и распространение её (здесь учитываются расходы на рекламу);

3. Включение вакансии в штатное расписание, если до этого она там отсутствовала;

4. Подготовка набора тестов для кандидатов;

5. Подготовка изменения бюджета (фактическое изменение бюджета производится бухгалтерией учреждения).

Формализация требований к кандидатам является обязательным условием отбора персонала в ФГУ ИЗ.56/1, наиболее распространенной формой такой формализации является подготовка документа, описывающего основные функции сотрудника, занимающего данное рабочее место (должностной инструкции). Для оценки кандидатов на замещение вакантной должности специалист ФГУ ИЗ.56/1 определяет, насколько данный кандидат способен выполнять эти функции. Сделать это довольно сложно, в особенности для человека, незнакомого со спецификой работы на вакантной должности (сотрудника службы персонала), поэтому мы считаем, что в данный пункт необходимо включить положение о сотрудничестве с начальником отдела, где имеется вакансия.

Определив требования к кандидату, служба персонала приступает к реализации следующего этапа - привлечению кандидатов. Для привлечения кандидатов специалисты отдела кадров ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска согласно программе кадрового контроллинга использует следующие методы:

1. Поиск внутри организации с помощью обращения к руководителям подразделений с просьбой выдвинуть кандидатов и анализа личных дел с целью подбора сотрудников с требуемыми характеристиками.

2. Подбор с помощью сотрудников, которые могут заняться неформальным поиском кандидатов среди своих родственников и знакомых.

3. Объявления в средствах массовой информации.

4. Государственные агентства занятости.

Подбор кандидатов является основой для следующего этапа - отбора будущих сотрудников организации. После создания группы кандидатов достаточной численности специалисты отдела кадров ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска проводят отбор лучшего или лучших из них. Первичный отбор согласно программе кадрового контроллинга ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска проводится путём анализа резюме и анкет, а также при помощи тестирования. При окончательном отборе в качестве основного инструмента большинство организаций применяют собеседование или углублённое тестирование. Тесты, используемые при наборе персонала в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска, разработаны специалистами Минюста и используются не только в данном Учреждении, но и в других органах МВД. Основные группы тестов, используемые в ФГУ ИЗ.56/1 г. Якутска при подборе персонала следующие:

1. Тесты на умственные способности: тесты на умственное развитие (память, скорость речи, словарный запас), тесты способностей (мышление, умение работать с текстом, цифрами);

2. Тесты на двигательные и физические возможности;

3. Оценка личности и интересов (экстравертность, эмоциональная устойчивость, сознательность, позитивность, способность к обучению).

При тестировании в ФГУ ИЗ.56/1 руководствуются следующими основными принципами: тесты используются только в качестве одного из элементов системы отбора; результаты тестов анализируются только специально обученными специалистами; результаты тестирования хранятся в условиях строгой конфиденциальности.