Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

ФГОУ ВПО «Оренбургский государственный аграрный университет»

Кафедра экономики, агробизнеса и ВЭС

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Документирование управленческой деятельности»

На тему: «Основные требования к оформлению кадровой документации»

Выполнила: студентка 4 курса

заочного отделения

специальность «экономика и управление»

Горягина Н.В.

Проверила: Иванова Л.А.

Оренбург-2011

Содержание

1. Понятие, назначение и виды документов по труду. Общие требования к оформлению кадровой документации

2. Правила оформления трудового договора. Порядок ведения трудовой книжки работника

2.1 Оформление трудового договора

2.2 Инструкция по заполнению трудовых книжек работника

Список литературы

1. Понятие, назначение и виды документов по труду. Общие требования к оформлению кадровой документации

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по кадрам (личному составу, персоналу) .К таким документам относятся:

- трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

- трудовые книжки;

- личные карточки формы Т-2;

- личные дела;

- лицевые счета по заработной плате.

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.

На оснований приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

Увольнение работника производиться по следующей схеме:

Заявление об увольнении, работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю (статья 31 КЗОТ РФ). Руководитель фирмы издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе работника на другую должность в рамках фирмы порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:

Руководитель фирмы издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф. Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

2. Правила оформления трудового договора. Порядок ведения трудовой книжки работника

2.1 Оформление трудового договора

Трудовой договор - соглашение между работодателем (физическим либо юридическим лицом) и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными актами, коллективным договором, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку.

В соответствии со ст. 67 Кодекса трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.

При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

Трудовой договор должен содержать следующие основные положения:

- фамилию, имя, отчество работника и работодателя (наименование), место работы;

- дату вступления в силу трудового договора

- наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием или конкретную трудовую деятельность

-взаимные права и обязанности работника и работодателя

-характеристику условий труда, видов и условий социального страхования, режима труда и отдыха

-условия оплаты труда

-иное, предусмотренное работником и работодателем.

Правило об обязательности письменной формы трудового договора сформулировано в императивной норме, не допускающей возможности заключения устного трудового договора. Удобство письменной формы трудового договора состоит в том, что важнейшие условия соглашения между работодателем и работником устанавливаются в едином, обязательном для сторон документе. В случае возникновения индивидуального трудового спора трудовой договор, оформленный надлежащим образом, может иметь доказательственное значение.

В письменной форме должны заключаться трудовые договоры со всеми лицами, вступающими с трудовые отношения с соответствующим работодателем - с постоянными и временными работниками по основному месту работы и при совместительстве, с надомниками и др. Письменная форма трудового договора является обязательной также в отношениях с любыми работодателями - юридическими и физическими лицами, а также иными субъектами, наделенными правом заключать трудовые договоры в случаях, установленных федеральными законами.

По общему правилу, трудовой договор должен быть составлен в письменной форме в двух экземплярах (по одному - для работодателя и для работника). Однако в случаях, установленных ч. 3 ст. 67 Кодекса, законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрено составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров. Так, при заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

Трудовой договор должен содержать существенные условия, предусмотренные в ст.57 ТК РФ.

По общему правилу трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя (ст.61 ТК РФ).

В последнем случае трудовой договор считается заключенным со дня фактического допущения работника к работе, а работодатель обязан оформить с работником трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения последнего к работе. ТК РФ, в целом сохраняя правило ч.3 ст.18 о фактическом допущении к работе, в императивной норме установил обязательность оформления в таких случаях письменного трудового договора не позднее, чем в трехдневный срок со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67). Это правило весьма важно, поскольку без вступившего в силу письменного трудового договора с 1 февраля 2002 г. в принципе невозможно наличие трудовых отношений между работником и работодателем (ст. 15, 61 ТК РФ).

В п. 12 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" разъяснено, что представителем работодателя в указанном случае является лицо, которое в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами, учредительными документами юридического лица (организации) либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено полномочиями по найму работников, поскольку именно в этом случае при фактическом допущении работника к работе с ведома или по поручению такого лица возникают трудовые отношения (ст. 16 ТК РФ) и на работодателя может быть возложена обязанность оформить трудовой договор с этим работником надлежащим образом.

В практике возник вопрос о том, какие неблагоприятные последствия могут наступить, если работодатель не оформил такой трудовой договор в письменной форме. Для работника - никаких неблагоприятных последствий не наступает: он считается принятым на работу, ему должны начислить зарплату, идет трудовой стаж и т.д. Работодатель же может быть привлечен к дисциплинарной, административной ответственности (например, по требованию налоговых органов), а в ряде случаев - и к уголовной ответственности (например, по ст.293 УК "Халатность", если его бездействие повлекло существенное нарушение прав и законных интересов работников).

2.2 Инструкция по заполнению трудовых книжек работника

кадровый документация трудовой работник

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год- четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».

Записи производятся аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Записи производятся без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п. .

Все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Сведения содержащиеся в трудовой книжке - трудовую книжку вносятся

- сведения о работнике;

- сведения о выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора;

- сведения о награждении за успехи в работе.

Как и раньше, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Согласно п. 9 Правил, п. 2 Инструкции сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:

1.Фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год), образование, профессия, специальность.

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.).

2. Образование, профессия, специальность.

Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или печать отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка.

Список литературы

1. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. -- 3-е изд. -- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. -- 304 с. -- (Серия «Высшее образование»)

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече¬ние управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999

3. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельностью; Изд: "Бизнес-пресса" (2008)

4. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт-Петербург, "Альфа", 2002

5. Сливак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство); Издательство: "Питер" .2010

Размещено на Allbest.ru