Составление описи дел

Размещено на http://www.allbest.ru/

История составления описи дел

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Поэтому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.

И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный Архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только наполняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения», в зависимости от точки зрения конкретного историка. Естественно, с появлением первых документов, известия о которых восходят к Х в., появилась и задача сохранения этих документов, и ларник, должностное лицо, ответственное за сохранность документов и «скрепляющее», т.е. удостоверяющее их правдивость, может считаться первым архивистом.

Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями, т.е. собственно документами и книгами в ней не проведено.

С появлением системы государственных учреждений - приказов, система хранения документов, их учета и использования значительно усовершенствовалась. С возрастанием объема книгопечатания письменные материалы - документы, отделялись в XIV в. от библиотек. К XVI в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских.

В 1836 г. была опубликована неполная рукопись 70-х годов XVI в. под названием «Опись Царского архива», так как в подлиннике заголовок и точная дата составления отсутствовали.

О полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, поскольку генеральные описания стали проводиться после «освобождения Москвы от интервентов 1614-1615 гг. и после «Большого московского пожара» 3 мая 1626 г. по именным указам. В 1680 г. такой указ был адресован 23 (но не всем) центральным учреждениям. В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле как одной из функций управления информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, например, удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности. Но никаких нормативных материалов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам неизвестно. Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшем от работы с подлинными документами.

16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива: «…собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждого дела» и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был создан Московский сенатский архив, как первый архив ведомства. Положения о ведомственных архивах были развиты в 44-й главе «Генерального регламента», например, впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для документов, необходимых в работе учреждений, сроков сдачи в архив не существовало, а для утративших практическую ценность он устанавливался в три года. Тем самым создавались самостоятельные структурные подразделения - архивы, документы текущего делопроизводства были отделены от архивных документов. Вводилась и специальная должность - архивариус.

В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления.

Указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости». Архивы было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 г. был категорически запрещен.

В течение XVIII-XIX в.в. росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались.

Закон «Учреждение губернских правлений» 1845 г. впервые в мировой практике архивного дела требовал располагать и содержать дела постоянно в том порядке, в котором они были зарегистрированы в текущем делопроизводстве, т.е. с сохранением внутренней структуры документальных комплексов. В настоящее время этот порядок называется принципом систематизации по происхождению.

Первое упоминание о сознательном отборе хранившихся документов к уничтожению относится к 1829 г., когда на описи дел Кабинета Его Императорского Величества Николай I оставил резолюцию «Разобрать, что важно - отобрать, прочее можно и уничтожить». Годом позже комиссии по разборке петербургских архивов императором были даны аналогичные указания о том, что «несекретные дела не нужные для будущего времени, можно по строгому разбору уничтожить» что было началом экспертизы ценности дел и документов.

В последующие годы большинство министерств разработало специальные инструкции по разбору дел, в которых делались попытки определить ценность различных категории документов и сроки их хранения. Уже тогда выделялись три основные группы сроков хранения «всегдашнее», временное (5-20 лет), кратковременное (1-3 года).

Первоначально описи дел, подлежащих уничтожению, представляясь на рассмотрение и утверждение Кабинета министров. Дела могли уничтожаться только с его санкции. Однако с середины XIX в ведомства, а затем и местные органы власти получили право самостоятельно отбирать документы к уничтожению. Секретные документы уничтожались путем их сжигания, а несекретные продавались в качестве вторсырья на бумажные фабрики. Следствием непоследовательной политики в области архивного дела в XIX в явилась концентрация в многочисленных учреждениях крупных комплексов документов XVIII-XIX в.в., потерявших практическую ценность и рассредоточенных по самостоятельным архивохранилищам отдельных департаментов. Документы за более ранние периоды концентрировались в исторических архивах, подчиненных различным ведомствам. Неоднократно возникавшие предложения по созданию единой системы архивов и общей методологии архивного дела не получали правительственной поддержки. Борьба с бесконтрольным уничтожением документов, попытки упорядочить архивное дело в провинции и частном секторе экономики, зарождение системы подготовки кадров профессиональных архивистов и т.д. осуществлялись в основном усилиями энтузиастов. Очередная попытка спроектировать государственную систему архивного дела была поддержана правительством только в XX в. В апреле 1918 г. был создан Центральный Комитет по управлению архивным делом, а 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров был принят декрет «0 реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», вобравший в себя многое из ранее готовившихся проектов и предложений, был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), в который передавались дела, утратившие практическое значение, а отдельные части Государственного архивного фонда соединились по принципу централизации архивного дела. Одновременно правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления ЕГАФ был создан правительственный орган - Главное управление архивным делом.

Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России, был вскоре дополнен другими законодательными актами и практическими мероприятиями. Так, все ранее существовавшие исторические архивы получили от органов власти охраняемые помещения. В 1919 г. декретами правительства были созданы областные (губернские) управления архивным делом, в состав ЕГАФ включены документы профсоюзных и кооперативных организации, армии, умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, в том числе находившихся на хранении в библиотеках и музеях. Постановлением ВЦИК и СНК РСФСР от 21 апреля 1924 г. состав ЕГАФ пополнился большим количеством документов научных культурных, профессиональных, сословных, религиозных и других общественных организаций, а также национализированных бывших частных предприятий. Был установлен единый порядок двойной подчиненности территориальных архивных учреждении местным органам власти и государственным органам управления архивным делом. С образованием 10 апреля 1929 г. общесоюзных органов управления архивным делом местные архивные органы и Государственные архивы РСФСР утратили республиканское звено управления и были подчинены Центральному архивному управлению СССР и восстановлены Советом Министров РСФСР только 28 октября 1971 г.

В связи с прекращением существования СССР государствами - участниками Содружества Независимых Государств 6 июня 1992 г. было заключено Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего Союза ССР, по которому взаимно признается переход под участников Соглашения государственных архивов и других архивов союзного уровня, включая государственные отраслевые архивные фонды бывшею Союза ССР, находящиеся на их территории, а возникающие вопросы о возвращении документов и другие вопросы взаимного сотрудничества должны быть в каждом случае предметом двусторонних соглашений. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров СССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему российских государственных архивов.

В послевоенный период были созданы центральные государственные архивы для хранения:

документов, вывезенных из Германии, - в 1946 г.;

документов по экономической деятельности государства после 1917 г.-в 1961 г.;

научно-технической документации - в 1967 г.;

космической документации (с 1982 г. по 1995 г. - Российский научно-исследовательский центр космической документации).

2. Методика составления описи дел

Подготовленные Федеральным архивным агентством Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), в разделе V излагают общие требования к описанию архивных документов с учетом международного стандарта по описанию архивной документации (Общий международный стандарт архивного описания ISADCG), принятого Международным советом архивов (МСА). На принципах международного стандарта более успешным может быть совершенствование новых компьютерных информационных технологий в области научно-поисковых систем. Но внедрение этого международного стандарта по описанию архивной документации не потребует никаких изменений в составлении описей.

Преемственность правил составления описей в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и архивах всех организаций описей дел по единой методике, с необходимым справочным аппаратом к ним.

Структура и формы описей дел и документов

Опись дел, документов - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения / единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. Каждая опись дел состоит из следующих элементов - описательных статей, итоговой записи, листа - заверителя, справочного аппарата к описи.



Состав элементов описи	Содержание элементов описи
1 Описательная статья	Порядковый номер единицы хранения; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, крайние даты документов, количество листов в единице хранения.
2 Итоговая запись	Учетный элемент описи, в котором указывается количество находящихся на хранении единиц хранения. Не всегда совпадает с количеством включенных в опись единиц хранения.
3 Лист - заверитель	Учетный элемент описи для учета количества листов в описи.
4 Справочный аппарат к описи	Титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

Описательная статья описи дел

Описательная статья описи на уровне единицы хранения включает:

1) порядковый номер единицы хранения;

2) старый инвентарный номер;

3) заголовок единицы хранения;

4) справочные данные об единице хранения;

5) указание на подлинность / копийность,

6) вид носителя (или способ воспроизведения),

7) язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов.

Из перечисленных в Правилах 2007 г. элементов описательной статьи описи дел, элементы 1 - 5 употребляются при описании управленческой документации и документы личного происхождения, остальные элементы применяются при описании документов на спецносителях):

Описательная статья описи

№ п/п	Индекс дела / Делопроизводственные индексы или номера по старой описи	Заголовок дела	Крайние даты	Кол - во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В структурированных организациях, в каждом структурном подразделении описи дел должны составляться каждым структурным подразделением. Эти описи дел служат основой для подготовки сводной описи дел организации. Описательная статья описи структурного подразделения включает в себя те же элементы, что и сводная опись дел организации.

Заголовок дела

Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает:

1) наименование вида архивных документов;

2) автора(ов) архивных документа(ов);

3) адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены документы;

4) вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов;

5) даты событий.

Заголовки дел, включенные в описи, нумеруются в валовом порядке в графе №1 «№ п/п». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела описи.

В графе №2 «Индекс дела / Делопроизводственные индексы или номера по старой описи» в обязательном порядке указываются делопроизводственные индексы дел по индивидуальной номенклатуре организации или при описании / переработке описей дел в архивах делопроизводственные индексы или номера дел по старой, переработанной описи.

В графе №3 «Заголовок дела» указывается заголовок в точном соответствии с тем, как он вынесен на обложку дела. Исключения составляют однородные заголовки дел. В этом случае в описи полностью указывается заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же» (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Составлению конкретных заголовков дел посвящена глава III «Составление заголовков единиц хранения» настоящих рекомендаций.

Графа №4 служит для внесения в нее крайних дат документов. Подробно о датировке дел излагается в главе IV «Датировка единиц хранения управленческих документов и по личному составу» настоящих рекомендаций.

В графе №5 «Количество листов» указывается общее число листов в деле в соответствии с числом листов, указанных в листе-заверителе и на обложке дела.

Заголовок и аннотация фотодокумента в описях

Заголовок фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки. Заголовок фотодокумента располагается в нескольких графах.

Заголовок фотодокумента (в описи фотодокументов)

Аннотация фотодокумента	Автор съемки	Дата съемки	Место съемки
2	3	4	5

Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице(ах), изображенных на документе. Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии сведений только о нескольких лицах их расположение на документе указывается: «второй слева…» или «в центре группы…». Подробно о правилах составления аннотаций на фотодокументы» излагается в разделе 3.2. «Составление аннотаций в описях на фотодокументы настоящих рекомендаций.

Заголовок фотоальбома включает собственно заголовок или название фотоальбома, фамилию автора(ов), крайние даты фотоотпечатков и место съемки.

Заголовок фотоальбома (в описи фотоальбомов)

Заголовок (название) альбома	Автор съемки	Крайние даты фотоотпечатков	Место съемки
1	2	3	4

Формы описей дел и документов

Для описания управленческой документации в соответствии с Правилами 2007 г. употребляется 3 формы описей.

1. Форма описи дел постоянного хранения, составленной в архиве.

Она приведена в приложении к «Правил 2007 г.» Разновидность этой формы описи для описания в архиве дел по личному составу, отличающаяся дополнительной графой №5 «Срок хранения (тома, части)» приведена в Приложении №2. Эту же форму описи следует использовать при усовершенствовании и переработке описей в архивах. Официальное название организации, сведения о номерах фонда и описи, категории дел (постоянного хранения или по личному составу), годе(ах), за который включены дела в опись, указывается на титульном листе к описи.

2. Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации. Она находится в приложениях «Правил 2007 г.» и №1 «Основных правил работы архивов организаций» (М., 2002).

3. Форма годового раздела описи дел по личному составу, составленная в организации, приведена в приложениях «Правил 2007 г.» и приложении №3 «Основных правил работы архивов организаций» (М., 2002).

Описи дел постоянного хранения и по личному составу должны составляться строго по установленным формам, отступление от которых недопустимо. Все реквизиты описи следует располагать на определенных для них местах.

При описании документов постоянного хранения и по личному составу, поступивших в архивы неописанными, а также при усовершенствовании и переработке описей, используется форма описи, в которой название фонда, его номер, номер описи и крайние даты документов указываются на титульном листе. На первом листе раздела описи в верхнем правом углу помещается гриф утверждения экспертно-проверочной методической комиссии Агентства по делам архивов. Опись подписывается составителем и указывается дата составления. Эта форма не предусматривает согласования с экспертной комиссией администрации и утверждения управляющим делами (руководителем аппарата) администрации.

В заголовке описей постоянного хранения и по личному составу, составляемых в организациях, официальное название организации указывается в верхнем левом углу, под ним располагаются сведения о номерах фонда и описи, категории дел (постоянного хранения или по личному составу), годе, за который включены дела в опись. Все разделы в сводной описи должны составляться без нарушения хронологии. Если предыдущий годовой раздел описи составлен на 2005 год, то следующий составляется на 2006 год и т.д.

В соответствии с пунктом 3.7.9 «Основных правил работы архивов организаций» (М., 2002) заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

В «Правилах 2007 г.» в приложениях приведены соответственно формы описей фотодокументов и фотоальбомов, предусматривающие их составление в организациях. Но описи фотодокументов составляются, как правило, в муниципальных архивах. Поэтому в данных рекомендациях приведены адаптированные формы описей фотодокументов и фотоальбомов. В них опущены грифы утверждения руководителем организации и согласования с экспертной комиссией, подпись заведующего архивом организации.

В форме описи фотодокументов понятие «кадров панорамной съемки» означает наличие фотодокументов, изображающих один и тот же предмет, событие, факт, лицо(а) на документе с разных точек.

Отбор документов по номенклатуре дел для включения в описи управленческих документов

По окончании делопроизводственного года организации, учреждения, предприятия проводят экспертизу ценности документов, в результате которой осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу для включения в описи дел. Организация и проведение отбора документов и составление описей дел возлагается на экспертную комиссию учреждения. Все вопросы экспертизы ценности документов и отбора их на постоянное хранение должны быть подробно отражены в индивидуальной инструкции по делопроизводству организации.

Государственные и муниципальные архивы в пределах предоставленных им полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов архивного фонда Пермского края осуществляют контроль за отбором документов, составлением описей и подготовкой к передаче дел на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу.

Базисные положения по отбору документов и составлению описей, которые необходимо соблюдать, в настоящей главе выделены жирным курсивом.

Отбор документов осуществляется по номенклатуре дел. При отборе предварительно выясняется, все ли документы взяты для просмотра. Следует иметь в виду, что номенклатура может учитывать не все дела, заведенные в делопроизводстве. Поэтому следует проверить качество и полноту действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, так как за прошедший делопроизводственный год у части документов могли измениться сроки хранения. Кроме того, иногда работники организаций умышленно не отбирают для включения в опись некоторые документы, мотивируя это тем, что они им необходимы для работы, что недопустимо. Наконец, могут быть и такие случаи, что проведенные в течение года различного рода мероприятия, совещания, конференции, не были учтены планом работы, но документы о них необходимо также отобрать для включения в описи. Все эти моменты следует иметь в виду при проведении экспертизы ценности документов и отбора их для последующего внесения в описи дел. В конечном итоге от качественно проведенной экспертизы ценности документов зависит полнота состава описей.

При проведении экспертизы ценности документов по номенклатуре отбираются следующие категории дел.

1. Все документы со сроками хранения «постоянно». Среди них особое внимание следует обращать на документы, заводящиеся при утверждении новых уставов и положений об организациях, инструкций о правах и обязанностях должностных лиц, составлении актов и справок о проверках организаций, приемо-сдаточных актов при смене руководителей, перспективных планов, целевых программ. Эти документы, как правило, образуются один раз в несколько лет.

Необходимо так же обратить внимание на переходящие дела, ведущиеся на протяжении нескольких лет, которые включаются в опись по году заведения. Кроме того, для включения в опись дел постоянного хранения, по которой документы хранятся в организации, отбираются утвержденные номенклатуры дел организаций и протоколы заседаний экспертных комиссий. Исключение составляют только дела фондов, которые включаются в последний раздел описи постоянного хранения при ликвидации организации.

Примечание: Уставы, положения, должностные инструкции, инструкции по делопроизводству, перспективные планы, целевые программы, списки комплектования, положения об архиве и экспертной комиссии и др. составляются в двух экземплярах, из которых один передается в архив организации для включения в опись по году заведения, а второй является рабочим экземпляром. При наличии лишь одного подлинника вышеназванных документов для работы следует изготовить рабочую копию.

2. Все документы по личному составу - приказы или распоряжения по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава и личные дела уволившихся, лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате - со сроком хранения «75 лет», невостребованные трудовые книжки и другие личные документы со сроком хранения «не менее 50 лет» и акты о производственных авариях и несчастных случаях со сроком хранения «45 лет».

Проводится экспертиза ценности документов временного хранения с отметкой «ЭПК» (полистный просмотр) на предмет возможного отбора среди них документов, имеющих историческое значение и, следовательно, подлежащих включению в опись постоянного хранения. Выделенные из состава этих дел документы присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

После отбора документов для включения в описи, в соответствии с инструкцией по делопроизводству и установленными правилами, проводится формирование и оформление единиц хранения. При формировании дел необходимо соблюдать следующее положение: группировать в дела документы одного года и описывать их ежегодно.

Исключения составляют:

1. Документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются и описываются за период их созыва (от выборов до выборов).

2. Документы учебных заведений (школ, училищ, лицеев, колледжей и др.), характеризующие учебный процесс, формируются и описываются за учебный год.

3. Документы муниципальных театров, характеризующие сценическую деятельность, формируются и описываются за театральный сезон.

Годовые разделы описей представляются на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии комитета не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством дел, включенных в годовые разделы.

При включении единиц хранения в описи следует иметь в виду, что дела в ежегодные разделы описей вносятся по году их заведения. Например, дела «Приказы начальника отдела по основной деятельности», в котором первый приказ датируется 2002 г., «Протоколы совещаний, проводимых руководителем», где первый протокол датирован 2002 г., уголовное или гражданское дело, начатое в 2002 г., устав или положение организации, должностные инструкции работников, составленные и утвержденные в 2002 г., должны быть включены в хронологический раздел описи за 2002 г.

Заголовки единиц хранения, содержащих документы за несколько лет (переходящие дела), включаются в годовой раздел описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов описей за последующие годы делается ссылка: «Документы за данный год см. также в разделе описи за ___год, дела № _, которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года.

Законченные дела, содержащие распорядительную или организационную документацию (постановления, распоряжения, приказы руководителей, протоколы), составляющиеся в книгах и журналах рукописным способом, в описи относятся к тому году, в котором они начали составляться. Книгу приказов по основной деятельности, заведенную в 1995 году в соответствии с существующими правилами следует включить в годовой раздел описи за 1995 год (по году заведения) под литерным номером. Приказы и распоряжения по основной деятельности и личному составу, протоколы совещаний и другие распорядительные и организационные документы, составляющиеся в книгах рукописным способом, переходящими делами не являются. Они ведутся с грубым нарушением делопроизводства и ГОСТа Р 6.30 - 2003. Вся распорядительная и организационная документация должна формироваться в дела и включаться в описи за каждый календарный год. Кроме того, не может быть основанием не включения в описи дел из-за малого количества листов.

Из правила включения дел в описи по году заведения имеются следующие исключения:

1. Единицы хранения, содержащие планы, отчеты, бюджеты, сметы и документы к ним, относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты составления. Например, план работы организации на 2002 г., составленный в конце 2001 г., вносится в раздел описи 2002 года. Так же как и отчет об исполнении бюджета за 2002 г., составленный в начале 2003 г., относится к хронологическому разделу описи за 2002 г.

2. Перспективные (долгосрочные) планы включаются в хронологический раздел описи по первому году их действия, а отчеты за эти годы - по последнему году отчетного периода. Например, единица хранения «Перспективный план на 2000-2002 годы» должны быть внесены в раздел описи за 2000 год, а отчет о его выполнении - за 2002 год.

3. Личные карточки и личные дела работников включаются в описи по году увольнения.

Кроме этого, следует помнить, что в том случае, если единицы хранения переданы в новое учреждение из ликвидированной или реорганизованной организации для продолжения делопроизводства, то они включаются в новой организации в хронологический раздел описи дел того года, в котором поступили.

Отбор дел и документов для включения в описи с учетом порядка образования дел отображен в следующей таблице:



пп	По срокам хранения	Порядок образования дел	Порядок включения дел в опись
1	2	3	4
1	«Постоянно»	1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (кроме планов, отчетов, бюджетов, смет и документов к ним, перспективных планов)	Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел
	«Постоянно»	2. Планы, отчеты, бюджеты, сметы и документы к ним	В описи относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от года составления
		3. Перспективные планы и отчеты об их выполнении	Перспективные планы включаются в описи по первому году их действия, а отчеты за эти годы - по последнему году отчетного периода
		4. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела.	Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел
		5. Заводятся не ежегодно, а при: утверждении новых положений, уставов, должностных инструкций, инструкций по делопроизводству; проведении проверок, смене руководителей и т.д.	Включаются в разделы описей постоянного хранения по году заведения
2	«Постоянно» со ссылкой «Передаются на государственное / муниципальное хранение при ликвидации организации»	1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно	Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения по которой дела хранятся в организации
		2. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела	Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой дела хранятся в организации
		3. Дела фондов	Включается в последний раздел описи постоянного хранения при ликвидации организации
3	Временного хранения с отметкой «ЭПК»	В результате экспертизы ценности проводится отбор документов, имеющих историческое значение	Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей постоянного хранения
4	Долговременно-го хранения (по личному составу)	1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (приказы и распоряжения, лицевые счета)	Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей по личному составу
		2. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела (личные карточки, личные дела, невостребованные трудовые книжки и др.)	Включаются по году увольнения в разделы описей по личному составу

Составление заголовков единиц хранения

Составление заголовков на управленческие документы

Заголовки дел в номенклатурах и описях дел составляются по одним и тем же правилам. При их составлении субъектом описания является вид или разновидность документа. Все заголовки, составляемые в номенклатурах и описях дел, в целях их унификации можно разделить на пять типов.

документ хранение архивный дело

ПЕРВЫЙ ТИП
Первый подтип
Единицы хранения, в которых имеются: - документы одного или двух видов (акты, приказы, распоряжения, протоколы, отчеты и т.д.); - документы одной или двух разновидностей (годовые отчеты, статистические отчеты, сводные статистические отчеты, квартальные отчеты). Один или два вида документов через союз «и» указываются вначале заголовка.	«Протоколы совещаний, проводимых главой администрации»; «Отчет по основной деятельности отдела»; «Приказы начальника управления по основной деятельности»; «Планы и отчеты о деятельности комиссии по благоустройству». «Сводный статистический отчет по итогам сева по району» (ф. 4-сф); «Годовой бухгалтерский отчет и документы к нему»; «Квартальный отчет о работе департамента образования»
Второй подтип
Единицы хранения, в которых имеются: - один документ (альбом, книга, журнал и т.д.). Название документа указывается вначале заголовка.	«Журнал регистрации распоряжений главы администрации города»; «Книга регистрации несчастных случаев, учета аварий».
ВТОРОЙ ТИП
Единицы хранения, в которых объединены различные по своим видам документы, связанные между собой последовательностью делопроизводства по одному вопросу или относящиеся к одному лицу. В этом случае в заголовке употребляется термин «дело».	Дело по организации муниципального учреждения «Архив по личному составу»; «Личное дело Сергеева Николая Ивановича» «Уголовное дело по обвинению Сергеева Николая Ивановича по ст. 205 УК РФ».
ТРЕТИЙ ТИП
Единицы хранения, содержащих различные по своим видам или разновидностям документы (не менее трех видов), относящихся к одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В заголовке употребляется термин «документы», а в конце заголовка указываются виды документов.	«Документы о проведении смотра-конкурса на лучшую школу района (справки, отчеты, переписка)»; «Документы по проверке работы администрации сельсовета (акты, справки, отчеты)».
Если в деле подшито более трех видов документов - акты, справки, отчеты, переписка, все равно указывается три вида документов:	«Документы по проверке работы администрации сельсовета (акты, справки, отчеты и др.)».
ЧЕТВЕРТЫЙ ТИП
Единицы хранения, содержащие письма. В данном случае заголовок начинается с термина «переписка».	«Переписка с администрацией города по основным вопросам деятельности»

В отдельных случаях в описи включается печатная продукция фондообразователей. Заголовки к таким единицам хранения составляются по правилам библиографического описания:

ПЯТЫЙ ТИП
Единицы хранения, содержащие печатную продукцию фондообразователей	«Коновалов В.К. Совершенствование образовательного процесса в городе Чусовом: Статья. - Пермь, 2002. Печатный экземпляр. «Борьба с беспризорностью детей - наша главная задача: Статьи / Коробов С.С., Мочалов Н.Г., Тараторкин П.А. и др. - Березники, 2003. Печатный экземпляр.

Примечание: В результате сложившейся практики печатные экземпляры книг, брошюр и др., составляющие отдельные единицы хранения, нумеруются обычным порядком, начиная с титульного листа. Перед задней обложкой вклеивается и заполняется форма заверительная запись, указывающая количество листов в единице хранения. В описи также указывается количество листов, а не страниц.

В соответствии с ГОСТом Р 511141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» среди стандартизированных терминов с определениями имеется только термин «документ». Термин «материалы» был отменен ГОСТом 16487-83. Заголовки к единицам хранения в описях администраций сельских поселений, содержащих статистические отчеты, рекомендуется составлять следующим образом: «Годовые статистические отчеты администрации сельсовета по основным направлениям и видам деятельности (1 м, 1к. ф. 3,6,8 годовые)».

Термин «документ» применяется в двух случаях:

1. В заголовках дел, содержащих не менее трех видов или разновидностей документов (третий тип описания документов);

2. При объединении в одном деле приложений к каким-либо другим документам: «Протоколы совещаний, проводимых главой администрации и документы к ним».

Ряд особенностей составления заголовков отражен ниже:

1. При описании документов распорядительного или коллегиального характера (приказы, постановления, распоряжения, протоколы) указываются в заголовке номера этих документов.

2. Содержание приказов, постановлений, распоряжений, протоколов в заголовках не отражается, за исключением случаев, когда дело составляет один приказ или протокол.

3. При описании статистических отчетов необходимо в конце заголовка указывать в круглых скобках номера форм статистической отчетности.

4. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна быть указана их копийность с заглавной (большой) буквы, в конце заголовка.

Прежде чем заголовок из номенклатуры дел будет внесен в опись, его следует уточнить.

В начале делопроизводственного года заголовок на обложку дела - накопителя был перенесен из номенклатуры дел. Накопившиеся за год документы и подшитые после проведения экспертизы ценности в архивное дело могут не соответствовать первоначальному заголовку. Поэтому единица хранения просматривается и выясняется соответствие заголовка отложившимся в деле документам.

Например, папка-накопитель имеет заголовок «Документы о работе с кадрами (отчеты, справки, докладные записки)». В деле отложились только отчеты, поэтому заголовок должен быть уточнен и изменен: «Отчеты о работе с кадрами».

Составление аннотаций в описях на фотодокументы

Факты и события, отраженные в фотодокументах, излагаются в аннотациях современным русским языком, без вводных слов и сложных синтаксических (причастных и деепричастных) оборотов. Отдельные термины, а также наименование учреждений, административно-территориальных единиц и географических названий, характерные для досоветской, советской и постсоветской эпох и выражающие их особенности, сохраняются.

Текст аннотации должен метко, конкретно и лаконично отражать смысловое содержание фотодокумента; употребляются только официальные, общепринятые сокращения слов. Данные, установленные предположительно, пишутся в квадратных скобках.

При составлении аннотаций, как правило, не употребляются эпитеты «выдающийся», «известный», «великий», «лучший».

Библиографический список

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

2. Основные правила работы архивов организаций. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2004.

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. - М.: ВНИИДАД, 2005.

4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, М., 2007

5. Алексеева Е.В. Архивоведение. Учебник. Издательство «Академия», 2004, 272 с.

6. Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М. Делопроизводство. Издательство «Академия», 2003, 176 с.

7. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. Издательство «Феникс», 2005, 379 с.

8. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. Издательство «ЭКСМО», 2006, 621 с.

9. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство. Издательство «Проспект Велби», 2006, 456 с.

10. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. Издательство «Питер», 2004, 219 с.

11. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Издательство «Дашков и К», 2006, 519 с.

Размещено на Allbest.ru