Защита документной информации. Правила составления актов приема товаров

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Уральский государственный экономический университет

Кафедра экономической теории

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Делопроизводство»

Исполнитель: студент 3 курса

заочного факультета

специальности «УК-09П»

Никифоров А.С.

Пермь 2011

Вопрос №1. Состав и основные направления защиты документной информации

Информация, используемая предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием, банком, компанией или другой структурой является его собственной или частной информацией, представляющей значительную ценность для предпринимателя. Эта информация составляет его интеллектуальную собственность.

Обычно выделяется два вида собственной информации:

- техническая, технологическая: методы изготовления продукции, программное обеспечение, основные производственные показатели, химические формулы, рецепты, результаты испытаний опытных образцов, данные контроля качества и т.п.;

- деловая: стоимостные показатели, результаты исследования рынка, списки клиентов, экономические прогнозы, стратегия действий на рынке и т.п.

Собственная информация предпринимателя в целях ее защиты может быть отнесена к коммерческой тайне и является конфиденциальной при соблюдении следующих условий:

- информация не должна отражать негативные стороны деятельности фирмы, нарушения законодательства и другие подобные факты;

- информация не должна быть общедоступной или общеизвестной;

- возникновение или получение информации должно быть законным и связано с расходованием материального, финансового или интеллектуального потенциала фирмы;

- персонал фирмы должен знать о ценности такой информации и обучен правилам работы с ней;

- предпринимателем должны быть выполнены действия по защите этой информации.

Для документирования информации предпринимателя, являющейся результатом творческого интеллектуального труда в науке и производстве, наиболее характерны не текстовые, а изобразительные способы. Достаточно часто конфиденциальная информация документируется фотографическими, видеографическими и иными способами.

Ценность информации может быть стоимостной категорией и отражать конкретный размер прибыли при ее использовании или размер убытков при ее утере. Информация становится часто ценной ввиду ее правового значения для организации или развития бизнеса, например учредительные документы, программы и планы, договоры с партнерами и посредниками и т.д. Ценность может отражать ее перспективное научное, техническое или технологическое значение.

Следовательно, собственная ценная информация предпринимателя не обязательно является конфиденциальной. Часто обычный правовой документ важно сохранить в целостности и безопасности от похитителя или стихийного бедствия.

Ценную конфиденциальную деловую информацию, как правило, содержат:

- планы развития производства;

- деловые планы;

- планы маркетинга, бизнес-планы;

- списки держателей акций и другие документы.

Наиболее ценны сведения о производстве и продукции, рынке, научных разработках, материально-техническом обеспечении, условиях контрактных переговоров, сведения о персонале, принципах управления фирмой, системе безопасности фирмы и др.

Коммерческая ценность информации, как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для выработки той же идеи или ее хищения и воспроизводства, опубликования и перехода в число общеизвестных. Степень ценности информации и необходимая надежность ее защиты находятся в прямой зависимости.

Зарубежные фирмы в целях повышения своего престижа и конкурентоспособности товаров часто используют различные рекламные приемы и, в частности, создают несуществующие секреты. Подобный «секрет» умело разглашается с учетом общеизвестной истины - подслушанному верят больше, чем услышанному.

Выявление и регламентация реального состава информации, представляющей ценность для предпринимателя и подлежащей защите, является основополагающей частью системы защиты. Состав ценной информации определяется ее собственником или владельцем и фиксируется в специальном перечне.

Перечень ценных сведений, составляющих тайну фирмы, является постоянным рабочим материалом руководства фирмы, служб безопасности и конфиденциальной документации. Он регулярно обновляется, корректируется и представляет собой инвентарный список сведений о конкретных работах, конкретной продукции, конкретных исследованиях, конкретных контрактах и. т.п. В перечень включаются действительно ценные сведения («изюминки») о каждой работе фирмы, хотя определенная номенклатура типовых сведений в перечне может содержаться.

В каждой позиции перечня рекомендуется указывать гриф конфиденциальности сведений, фамилии сотрудников, имеющих право доступа к ним и несущих ответственность за их сохранность, срок действия грифа или наименование события, снимающего это ограничение, виды документов и баз данных, в которых эти сведения фиксируются и хранятся.

Важной задачей перечня является дробление коммерческой тайны на отдельные информационные элементы, известные разным лицам. В свою очередь, закрепление конфиденциальных сведений за конкретными документами позволяет исключить возможность необоснованного издания документов или включения в них избыточных данных.

Аналогичные перечни в качестве разделов, входящих в общий перечень сведений, составляющих тайну фирмы, могут иметь ее крупные структурные подразделения.

На основе перечня сведений составляется и ведется перечень (список) документов фирмы, подлежащих защите и имеющих соответствующий гриф ограничения доступа.

Под конфиденциальным (защищаемым, закрытым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации, составляющей интеллектуальную собственность предпринимателя.

Особенность конфиденциального документа в том, что он представляет собой одновременно: массовый носитель ценной, защищаемой информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе ее разглашения (утечки), и обязательный объект защиты.

Конфиденциальный характер включенной в документ информации обозначается грифом ограничения доступа к документу, который инициирует выделение его из общего потока и обработку в специальном автономном режиме, а также распространяет на документ защитные и иные меры повышенного внимания и контроля.

Гриф ограничения доступа к документу или гриф конфиденциальности представляет собой служебную отметку (реквизит), которая проставляется на носителе информации или сопроводительном документе.

Информация и документы, отнесенные к предпринимательской тайне, имеют несколько уровней грифов ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации:

- первый, низший и массовый уровень - грифы «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация»;

- второй уровень - «Коммерческая тайна. Строго конфиденциально», «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально - Особый контроль».

В практической деятельности может использоваться также одноуровневая система грифования (грифов только первого уровня) или иногда - трехуровневая, при которой вводится высший по значимости гриф - «Коммерческая тайна особой важности».

Под обозначением грифа всегда указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа или иные условия его снятия, а также уточняющие отметки типа - «Лично», «Только адресату» и др.

Документы и информация, отнесенные к профессиональной тайне (например, врачебной тайне, тайне страхования), как правило, грифа ограничения доступа не имеют, потому что в полном объеме являются конфиденциальными. В данном случае конфиденциальны массивы документов в целом, например истории болезни, массивы учетных персональных данных и др.

На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться гриф (надпись, штамп), предполагающий особое внимание к сохранности такого документа. Например: «Собственная информация фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать». «Хранить в сейфе» и т.д. Могут использоваться дополнительные цветовые идентификаторы ценных и конфиденциальных документов и дел для их быстрого визуального выделения и контроля использования в процессе работы.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

- исполнителем на стадии подготовки проекта документа;

- руководителем структурного подразделения или руководителем фирмы на стадии согласования или подписания документа;

- адресатом (получателем) документа на стадии его первичной обработки в службе конфиденциальной документации.

Изменение грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности содержащихся в нем сведений. Основанием для изменения или снятия грифа конфиденциальности являются:

- соответствующая корректировка перечней конфиденциальных сведений или конфиденциальных документов фирмы;

- истечение установленного срока действия грифа;

- наличие события, при котором гриф должен быть изменен или снят (например, окончание действия контракта, требование заказчика продукции, опубликование описания изделия в печати, патентование изобретения и т.п.).

После снятия грифа документ передается в службу открытой документации фирмы. Об изменении или снятии грифа делается отметка на самом документе, удостоверяемая росписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается заинтересованным лицам и предприятиям.

В целях своевременного изменения или снятия грифа конфиденциальности с документов рекомендуется регулярно просматривать учетные (инвентарные) картотеки (журналы, списки) конфиденциальных документов и выявлять те документы, которые могут быть удалены из банка контролируемых и защищаемых документов.

Следовательно, любая предпринимательская деятельность всегда связана с созданием, использованием и хранением значительных объемов информации и документов, представляющих определенную ценность для фирмы и подлежащих обязательной защите от различных видов угроз. С этой целью на носителе информации обозначается гриф ограничения доступа, который относит этот носитель к категории защищаемых конфиденциальных документов и инициирует включение по отношению к нему системы защитных мер.

Вопрос №2. Составление и оформление актов приемки продукции по количеству и качеству

По результатам окончательной приемки товаров составляют акт. В нем указывают количество недостающих товаров, их стоимость, приводят сведения о том, что определение количества товара проводилось на исправных весах или другими измерительными приборами, проверенными в установленном порядке и другие сведения. Оформляют акт в соответствии с установленной формой. К нему прилагаются копии сопроводительных документов, документ, удостоверяющий полномочия выделенного для участия в приемке товаров представителя, и другие материалы, предусмотренные правилами приемки товаров.

Если при приемке товаров выявлены излишки, то об этом также составляют акт.

Претензии о недостаче товаров, как и уведомление об излишках, направляют поставщику в сроки, определенные договором.

Приемка товаров может иметь некоторые особенности, которые зависят от способа их доставки. Так, при поступлении товаров в почтовой посылке заведующий магазином должен в момент ее приема проверить правильность веса, исправность тары, состояние печатей, пломб и страховой перевязи. При расхождении массы, недостаче или порче товаров следует потребовать от почтового отделения акта по установленной форме. О выявленной недостаче товаров, прибывших в нарушенной упаковке, претензия заявляется почтовому отделению по месту получения посылки.

При получении посылки отправленной в адрес магазина, делают запрос о ее розыске через местное почтовое отделение и извещают об этом посылочную базу.

Если товары поступили в таре-оборудовании с исправными пломбами, то получатель обязан при их приемке от органов транспорта проверить соответствие количества единиц тары-оборудования данным, указанным в сопроводительных документах, а также исправность тары-оборудования и чехлов, и соответствие оттисков на пломбах контрольным оттискам. Удостоверившись в исправности тары-оборудования и чехлов, работник магазина, принимающий товары, делает отметку в сопроводительных документах о том, что товары приняты за исправной пломбой. Окончательная приемка товаров осуществляется без участия лица, доставившего товар.

При нарушении целостности пломбы или неисправности тары-оборудования составляют акт, в котором указывают расхождения по всей поступившей партии товаров с сопроводительными документами. Акт составляют по установленной форме в четырех экземплярах.

Приемка товаров по качеству должна быть проведена в установленные сроки. Если поставщик находится в том же населенном пункте, где расположен магазин, то поступившие от него товары принимают в течение 10 дней (скоропортящиеся - в течение 24 часов) с момента их получения. При иногородней поставке срок приемки товаров составляет 20 дней с момента их поступления, а по скоропортящимся продуктам - остается прежним. В районах Крайнего Севера и приравненным к ним местностях приемка непродовольственных товаров должна быть проведена не позднее 60 дней, продовольственных (кроме скоропортящихся) - не позднее 40 дней, а скоропортящихся товаров - не позднее 48 часов с момента их поступления в магазин.

В эти же сроки следует составить акты о результатах проверки качества поступивших товаров.

В процессе приемки работники магазина выявляют качество и комплектность товаров, а также соответствие тары, упаковки и маркировки товаров установленным требованиям.

Если при приемке будут обнаружены недоброкачественные или некомплектные товары, то приемку приостанавливают и составляют односторонний акт, который передают в правление кооперативной организации для формирования комиссии и организации окончательной приемки товаров по качеству. Одновременно надо создать необходимые условия для сохранности поступивших товаров. В окончательной приемке товаров может участвовать представитель иногороднего отправителя. Вызов представителя отправителя, а так же его явка для участия в двусторонней приемке товаров по качеству должны осуществляться в те же сроки, что и при приемке товаров по количеству.

Акт о ненадлежащем качестве товаров составляют с участием представителя поставщика, а при его неявке - с участием представителя общественности, назначенного в установленном прядке. Проверку качества товаров в одностороннем порядке магазин может производить в том случае, если такой порядок приемки предусмотрен договором.

Акт о приемке по качеству содержит следующие сведения: наим9енование и адрес магазина - получателя товаров; номер и дату составления акта; место приемки товаров, время начала и окончания приемки; фамилии, инициалы лиц, принимавших участие в приемке товаров по качеству и составлении акта, место их работы, занимаемые должности, дату и номер документа о полномочиях представителя на участие в проверке качества товаров, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки товаров по качеству; наименование и адрес изготовителя; дату и номер уведомления о вызове представителя изготовителя или отметку о том, что вызов представителя не предусмотрен; дату и номер договора на поставку товаров и сопроводительных документов; дату прибытия груза на станцию назначения, время его выдачи транспортной организации, время вскрытия транспортного средства; номер и дату коммерческого акта, если он был составлен при получении товара; условия хранения товаров на складе магазина до составления акта; состояние тары и упаковки в момент осмотра товаров; исправность пломб и правильность оттисков на них.

Указывают также количество (массу), полное наименование и список предъявленных к осмотру и фактически проверенных товаров с выделением забракованных, а также тех товаров, качество которых не соответствует качеству, указанному в соответствующем документе. Отмечают на каком основании товары переводятся в более низкой сорт, номера стандартов, по которым проверялось качество товаров. Здесь же необходимо дать заключение о характере выявленных дефектов и причинах их возникновения.

В акт могут быть внесены и другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, необходимо указать для подтверждения ненадлежащего качества товаров.

О скрытых недостатках, обнаруженных в товарах с гарантийным сроком службы, акт составляют в течение пяти дней с момента их выявления, но в пределах установленного гарантийного срока. Акт о скрытых недостатках товаров, гарантийный срок на которые не установлен, составляют в пятидневный срок с момента обнаружения дефекта, но не позднее пяти четырех месяцев со дня поступления товаров

Вопрос №3. Составьте текстовый отчет о результатах Вашего участия в оптовой ярмарке

маркетинг ценовой политика сбыт

С 21 по 24 сентября 2010 года в Москве на территории Всероссийского Выставочного Центра (павильоны 55, 57, 69, 75) с большом успехом прошла юбилейная 35-я Федеральная оптовая ярмарка «ТЕКСТИЛЬЛЕГПРОМ» - крупнейшая в России и странах СНГ выставка товаров и оборудования текстильной и легкой промышленности, охватывающая практически весь спектр продукции и услуг данного сектора экономики. Ярмарка сохранила за собой статус самой эффективной коммерческой площадки для презентаций и продвижения продукции, инноваций, делового общения, а также продемонстрировала рост количественных и качественных показателей.

Важная составляющая ярмарки - деловая программа. Для 35-го «ТЕКСТИЛЬЛЕГПРОМА» был характерен очень содержательный ряд деловых мероприятий. В общей сложности в рамках деловой программы было проведено З4 мероприятия. Акцент делался на вопросы тактического и стратегического характера развития текстильной и легкой промышленности, ритейла, на анализ и прогноз развития потребительского рынка товаров, создание продукции нового поколения, перспективные тенденции развития моды и ассортимента, инновации в области техники и технологии, в т.ч. современные технологии продаж и продвижения продукции и др.

Формат мероприятий деловой программы был разнообразным (семинары, конференции, круглые столы, презентации, конкурсы, экспозиции тренд-залов), насыщенным и охватывающим широкий спектр вопросов, касающихся работы промышленности и ритейла. Участники практически всех мероприятий смогли задать вопросы, обменяться мнениями, определить дальнейшие шаги развития и взаимодействия.

Ключевыми мероприятиям деловой программы стали: расширенное совместное заседание Комитета ТПП РФ и Комиссии РСПП по текстильной и легкой промышленности по теме: «Таможенно-тарифная политика как инструмент поддержки отечественных товаропроизводителей и повышения конкурентоспособности товаров текстильной и легкой промышленности», III-я Федеральная конференция «Российский рынок одежды: возможности роста и стратегии успеха в новых условиях», конференция «Развитие индустрии головных уборов», круглый стол: «Технический текстиль, высокотехнологические ткани, нетканые материалы, защитная одежда в формате научно-производственного развития».

В деловой части приняли участие представители федеральных и региональных органов власти, руководители промышленных предприятий, научных организаций, торговли, а также дизайнеры, представители союзов и ассоциаций текстильной и легкой промышленности. В списке выступавших: Коро Н., (международный холдинг «NEIMS»), Иванова И.А. (Минпромторг РФ), Кошенков А. (компания «ЮНСЕН Текстиль»), Быченко Ю. (исследовательская компания «Комкон»), Радмила М. Лукич (директор консалтинговой компании PintaLab Ltd, автор книг: «10 секретов продаж», «Прогноз продаж», «Материальная мотивация продавцов», «Управление отделом продаж», «Начиная свой бизнес»), Тимофеичева О., (маркетинговая компания «Step by Step»), Саломахин И. (Российско-европейский Текстильный Альянс), Воронцова А. (компания «DHL»), Щукин С. (компания «Huntsman»), Колесников Н. (ОАО «ЦНИТИ»), Юхин С. (МГТУ им. А.Н.Косыгина), Попов Л. (ОАО «НИИТТ»), Шин Н. (Правительство Ярославской области) и др. Были затронуты следующие темы: «Восстановление рынков: тенденции покупательского поведения на рынке одежды» (исследовательская компания «Комкон»), «Изменения, состояния и посткризисные тенденции на рынке спецодежды и средств индивидуальной защиты» (маркетинговая компания «Step by Step»), «Создание и развитие на территории Ярославской области кластера технического текстиля» и др.

Текстильная, легкая промышленность и торговля находятся под властью тенденций моды, требующих постоянного обновления ассортимента продукции. Информационный ряд, касающийся тенденций моды и развития ассортимента, был самым востребованным по числу посетивших их специалистов; он был представлен следующими мероприятиями: семинарами «Стилистические образы, ключевые детали и цветовая гамма на сезон «осень-зима» 2011/12 г. Текстиль и одежда», подготовленным при информационной поддержке компании WGSN (Великобритания), «Женская мода сезона «осень-зима» 2011/12 г.», экспозициями «Концепт-тренды сезона «осень-зима» 2011/12 г. (Тренд-зал: ткани, материалы, пряжи, одежда)» и «ТекСтильная Безопасность 2011 (новейшие инновационные разработки и технологии в области технического текстиля, функциональных тканей и нетканых материалов, используемые для широкого спектра продукции специального и повседневного назначения)».

Мероприятия формата «Профессионалам: кейсы опыта и развития» представляли собой блок семинаров, мастер-классов. Среди них: «Идеи изготовления молодежного головного убора», «Усиление продаж через Интернет», «Создание первого концептуального розничного магазина», «Вертикальный ритейл и его перспективы. Влияние вертикального ритейла на российского производителя», «Изменения в поведении покупателей одежды за время кризиса и путь стимулирования продаж», «Новые принципы и подходы к формированию и продвижению современного ассортимента льносодержащих тканей и изделий домашнего текстиля» и др. Все мероприятия проводились с открытым доступом для участников и посетителей ярмарки.

В рамках 35-й ярмарки «ТЕКСТИЛЬЛЕГПРОМ» было проведено девять конкурсных программ: VII Международный конкурс дизайнерских проектов «Перспектива», «Капитаны текстильного бизнеса», «Лучшая ткань года-2011» и др. По итогам конкурсов состоялось вручение почетных наград Министерства промышленности и торговли РФ, Национальной премии за достижения и заслуги в области текстильной и легкой промышленности, почетных призов «Венец успеха», дипломов «За большой вклад в формирование национального рынка товаров отечественного производства», «За высокие потребительские свойства товаров», медалей «Лауреат ВВЦ», дипломов ВВЦ.

В экспертной оценке и работе в составе жюри конкурсных программ участвовало более 70 авторитетнейших специалистов профессионального сообщества модной индустрии - АНО «Союзэкспертиза», Международной ассоциации «Союз дизайнеров», НИИ и др.

Конкуренция между участниками за получение профессионального признания была очень серьезная. Так, в финале конкурса «Лучшая ткань года-2011» приняли участие 45 компаний и НИИ, представившие более 60 образцов тканей и материалов различного назначения, причем, большинство тканей представляло собой инновационные технологические разработки. На Международном конкурсе дизайнерских проектов «Перспектива» было представлено 1500 дизайнерских работ, в нем приняли участие студенты 19 ВУЗов и 49 профессионалов; 42 участника стали призерами конкурса. Концепция конкурса - это объединение всех элементов, формирующих модный инновационный дизайнерский продукт. В шести номинациях представляются эскизные дизайнерские предложения по оформлению текстиля, трикотажа, готовых изделий, рекламы. Главная идея конкурса - показать лучшие творческие идеи, креатив, соединить творческий и промышленный потенциал, масштабировать дизайнерские идеи путем их реализации на производстве. Очень приятно, что творческие идеи конкурсантов востребованы не только промышленными предприятиями, но и Домами моделей. В частности, Дом моды Елены Шипиловой пригласил к себе четырех студенток из МХПИ, МГТУ им. А.Н.Косыгина на стажировку, двух студентов - для разработки фирменного стиля.

Важный позитивный фактор прошедшей 35-й ярмарки «ТЕКСТИЛЬЛЕГПРОМ» - большой интерес средств массовой информации к ней, а также к работе отрасли в целом. В общей сложности на ярмарке было аккредитовано 64 центральных, региональных, зарубежных, профессиональных средств массовой информации, среди которых можно отметить информационные агентства, издательства и издания: «ИТАР-ТАСС», «Российские вести», «ФК-Новости», ИА «IPC», «БИКИ», «Текстильная промышленность», «Мир текстиля», «Швейная промышленность», «ProFashion», «Российская торговля», «Оптовый рынок Сибири», «Поставщик», «Торгово-промышленные ведомости», «Товары оптом на Урале», «Каталог для оптовых покупателей Урало-Сибирского региона», «Подмосковье», «Профсоюзы», «Гендиректор», «Планета Детство», «Lingerie», «Белье и колготки», «Каталог Москва», «Российский Деловой Реестр», «Тверская, 13», АДИ «Бизнес-карта», «Инженер и промышленник», «ТекстильПрофи», «ТекстильПрофи-Иваново», «Business Image» (Польша), «Collezioni Trends» (Италия), «Региональный текстильщик», «В мире оборудования», «Легкая промышленность. Курьер», РИА «Мода», «Ателье», «Трудовая доблесть России», «FMD», «Частник», «ЛегПромБизнес», ДТВ «Предприниматель», «Альянс Медиа ТВ», «Голос России», порталы Uefexpo.ru, 4textile.ru, Leprom.ru, Legport.ru, Ехpo.ru, Expo-report.ru, Expo.prompages.ru, B2blogger.com, Expotop.ru, Toys.segment.ru, RDT-info.ru, Textileprofy.ru, Expo.mostpp.ru, Informexpo.ru, textilemarket.ru.

В преддверии ярмарки, 17 сентября, была проведена пресс-конференция для средств массовой информации, которая состоялась в Торгово-промышленной палате РФ. В ней приняли участие представители Совета Федерации РФ, Государственной Думы РФ, руководители Торгово-промышленной палаты РФ, Министерства промышленности и торговли РФ, Российского союза товаропроизводителей (РСТ), Российского союза предпринимателей текстильной и легкой промышленности, а также наши партнеры - президент Благотворительного фонда «Русский силуэт» Михалкова Т., коммерческий директор «Дома моды Валентин Юдашкин» Зайцев М.В, член Ассоциации высокой моды и прет-а-порте Ефремов С. И. и др.

Масштабная экспозиция, обширная деловая программа превратили 35-ю ярмарку «ТЕКСТИЛЬЛЕГПРОМ» в глобальный отраслевой форум, который внес весомый вклад в развитие модной индустрии и формирование национального рынка товаров текстильной и легкой промышленности. Ярмарка помогла многим экспонентам достичь хороших коммерческих успехов, а выборочный опрос участников и посетителей показал, что они хотели бы принять участие и в следующей ярмарке «ТЕКСТИЛЬЛЕГПРОМ», которая пройдет на территории ВВЦ с 15 по 18 февраля 2011 года.

Размещено на Allbest.ru