Офис как административная служба фирмы
Офис как элемент системы управления бизнес-процессами. Документы, регламентирующие квалификационные требования к работникам офисных служб. Организация повседневной работы офис-менеджера ООО "Натали". Затраты рабочего времени. Тактика делового общения.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 18.10.2011 |
| Размер файла | 63,4 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
К сотрудникам офиса ООО « Натали» - женщинам могут предъявляются следующие требования: Обувь - должна быть хорошего качества, из гладкой чёрной кожи, новой или хорошо отремонтированной и начищенной. Ношение тапочек недопустимо! В зимнее время года для работы в офисе необходима сменная обувь. Сумка - должна быть чёрного цвета, выглядеть аккуратно и элегантно. Ношение пластиковых пакетов недопустимо! Волосы- должны быть:
- чистыми, ухоженными и хорошо уложенными в причёску;
- не должны падать на лицо при наклоне головы;
- длинные волосы должны быть уложены в красивую аккуратную причёску;
- чёлка не должна закрывать глаза;
- если волосы окрашены, то они должны выглядеть естественно;
- бантики и заколки небольших размеров (без каких-либо украшений) должны соответствовать цвету волос и формы.
Руки и ногти - необходимо постоянно содержать в хорошем состоянии. Руки должны быть ухожены, обязателен маникюр. Длина ногтей должна быть естественной, накладные ногти недопустимы. Лак для ногтей должен быть не броским, цвет ближе к естественному.
Зубы - должны быть чистыми и здоровыми. Отсутствие зубов или другие их дефекты не должны быть видны (недопустимы металлические коронки на передних зубах).
К сотрудникам офиса ООО « Натали» - мужчинам предъявляются следующие требования:
Костюм - должен быть тщательно отглажен и вычищен.
Брюки - Должны быть такой длины, чтобы впереди краем касаться ботинка, а сзади верхней части каблука. Стрелки на брюках должны быть отглажены.
Рубашка- свежевыстиранной и отглаженной.
Обувь - необходимо содержать в отличном состоянии. Ботинки должны быть из кожи чёрного цвета, в зимнее время необходима сменная обувь. Носки только чёрные, без орнамента.
Волосы - должны быть аккуратно и своевременно пострижены, соответствовать индивидуальным особенностям. Они должны быть чистыми, естественными и здоровыми. Крайности в причёске (бритая голова, перманент, длинные волосы, хвостики и ультрамодные стрижки) не разрешаются. Волосы не должны касаться воротника рубашки, нависать над ушами, не падать на глаза. Волосы должны быть аккуратно расчёсаны. Сотрудники-мужчины ООО « Натали» должны быть всегда чисто выбриты.
Руки и ногти - необходимо содержать в чистоте и хорошем состоянии. Руки должны быть ухожены. Ногти коротко пострижены и подпилены.
Зубы - должны быть чистыми и здоровыми. Отсутствие зубов, их дефекты и металлические коронки не должны быть видны.
Сумка или Портфель - должны быть из кожи чёрного цвета, выглядеть аккуратно. Ношение пластиковых пакетов и спортивных сумок недопустимо!
Таблица 2.1 Калькуляция затрат внешнего вида, офисного работника ООО « Натали»
|
Вид затрат |
цена |
Кол-во |
Общая стоимость |
|
|
Костюм муж. |
7 000 |
2 |
14000 |
|
|
Сорочка муж. |
400 |
2 |
800 |
|
|
Туфли муж., кож. |
1700 |
1 |
1700 |
|
|
Галстук |
300 |
3 |
900 |
|
|
Ремень кож |
400 |
1 |
400 |
|
|
Портфель кож |
3000 |
1 |
3000 |
|
|
ИТОГ: |
20800 |
|||
|
Вид затрат |
цена |
Кол-во |
Общая стоимость |
|
|
Костюм жен. |
6000 |
2 |
12000 |
|
|
Блуза жен. |
800 |
2 |
1600 |
|
|
Туфли жен. кож. |
1700 |
1 |
1700 |
|
|
Сумка кож. |
3000 |
1 |
3000 |
|
|
ИТОГ: |
18300 |
Калькуляция затрат внешнего вида, офисного работника небольшой фирмы представлена на таблице 2.4.
Таким образом, для сотрудников ООО « Натали» мужского пола неминуем костюм, дополненный галстуком. Традиционные цвета одежды - синий, серый и бежевый. Черный цвет нежелателен для каждодневной носки, поскольку считается, что он навевает уныние. Правильно выбранный костюм не только влияет на успех в деловых контактах, но и способствует созданию нужной рабочей атмосферы.
Бизнес-леди, работающая в ООО « Натали», обязана появляться на службе в деловой одежде, к числу которой не принадлежат мини-юбки, декольтированные или прозрачные блузки, сарафаны и т.п.
Как правило, решительно исключены джинсы и кроссовки, а в летнюю пору - топы, майки и сарафаны. Допускаются гармонирующие с одеждой аксессуары. В прическе также необходимо придерживаться разумных норм.
Более свободный стиль возможен в ООО « Натали» по пятницам.
2.3 Анализ затрат рабочего времени менеджера на предприятии
Время - это ресурс, с которым можно разумно обращаться, но которым можно и серьезно злоупотреблять. Занимаясь слишком многим одновременно, трудно добиться результата во всем, поэтому мы должны выбрать, как распределить время, при этом важен и способ, которым мы осуществляете подобный выбор. На распределение времени влияет много факторов, в том числе следующие:
-Обычные требования работы;
-Чрезвычайные или дополнительные требования, возникающие в работе;
- Ожидания окружающих;
-Личные надежды и стремления;
-Чувство долга и уже взятые на себя обязательства;
- Привычная практика.
Поскольку многие решения о том или ином использовании времени принимаются неосознанно и инстинктивно, время зачастую тратится без какой-либо оценки реальной полезности таких затрат. Менеджеры ООО «Натали»должны относиться ко времени как к ценному ресурсу, подобному деньгам в банке. Время предоставляет возможности, и управление временем обеспечит расширение этих возможностей [12].
Цели, содержащие направление действий, должны также указывать скорость движения. Это необходимо для того, чтобы менеджеры могли хорошо распределить свое время и другие ресурсы. Если цель не имеет временных границ, нет и никакой возможности следить за своими успехами.
В ООО « Натали» некоторые менеджеры выполняют значительный объем работы в ограниченные сроки, другие жалуются, что не могут достичь определенных результатов из-за «недостатка времени». Для последних возможность научиться более эффективно и разумно распоряжаться временем поистине драгоценна. Начав изучать использование времени, мы пришли к некоторым из следующих оценок:
-Я позволяю себе тратить свою время на других.
-Я растрачиваю время на мелочи.
-Я позволяю отнимать у себя время эмоциям.
-Я не умею достаточно хорошо планировать и, как следствие, создаю себе работу, требующую дополнительных затрат времени.
-Я делаю то, что могли бы выполнить другие.
-Я не добиваюсь целей в поставленные мною, сроки.
Ключ к улучшению использования времени - это осведомленность. Наблюдать за затратами своего времени менеджерам помогает оценка, действительно ли затраты времени соответствуют нуждам. Они задают себе следующие вопросы:
- Что я испытываю, делая определенную работу?
-Какие свои способности я использую?
- Каков результат моих временных затрат?
- Испытываю ли я напряжение в данный момент?
-Действительно ли я полон энергии и сил?
-Как и почему я решил потратить время именно на это?
Следует обратить внимание: эти вопросы служат лишь для получения информации, не для вынесения суждений. Если мы не удовлетворены собой, наши суждения могут затруднить процесс обучения и внесения изменений. Тут более полезно просто посмотреть на то, как мы тратим время, и собрать эти наблюдения. Это мало-помалу повлияет на нашу самооценку, и перемены произойдут сами - собой. Ключом к такому методу наблюдения и обучения является самосознание. Менеджеры на предприятии располагают ограниченным количеством времени и должны, вкладывая его, максимизировать свои результаты. Менеджеры в ООО «Натали» рационально распоряжающиеся временем, имеют четыре общих черты:
-Они бережливо относятся к своему времени, осознавая, что это бесценный ресурс, требующий разумного обращения с ним. Прежде чем принять решение о выделении времени на какую-либо конкретную деятельность они оценивают, так ли уж она полезна. Деятельность, которая не обещает весомых результатов, сразу же отвергается.
-Они совершенствуют умение делегировать свои полномочия. Перераспределение полномочий представляет собой процесс передачи задач от одного лица к другому. С передачей своей ответственности за выполнение задачи, полномочий и возможностей по ее решению высвобождается время на более ценную деятельность.
-Они планируют использование времени. Составляется расписание действий, готовится та или иная форма сетевого плана, чтобы обеспечить выбор рационального решения.
- Их подход к решению проблем основан на оценке его эффективности. При возникновении трудностей и в моменты, когда необходимо найти решение, менеджеры, эффективно использующие время, выбирают такой метод, который приведет к эффективному решению проблемы.
Менеджеры, способные управлять собой, характеризуются следующим: поддерживают свое здоровье, ограничивают рабочее время, следят за равновесием между личной и деловой жизнью, планируют и устраивают себе перерывы для отдыха, разумно относится к своим поездкам, свободно выражают эмоции, стремится к самопознанию, хорошо используют время, развивают разумное общение с окружающими, смотрят на неудачи как на нечто в целом неизбежное и даже полезное, обладают большим чувством собственного достоинства, способны сносить неодобрение и даже нелюбовь к себе, избегают стрессов, принимают не каждый вызов, берут на себя только те нагрузки, с которыми могут справиться. Однако не все менеджеры в ООО « Натали» способны эффективно управлять собой.
У каждого возникает немало проблем, связанных с дефицитом времени. Изо всех человеческих ресурсов этот ресурс, пожалуй, самый желанный, дефицитный и невосполнимый. Однако менеджеру эту общую для большинства людей проблему приходится решать весьма специфическими методами.
Менеджеры предприятия ООО «Натали», умеющие правильно пользоваться своим временем, добиваются нужного результата прежде всего с помощью грамотного планирования своей деятельности. Иными словами, они сначала думают, а потом делают, - а не наоборот. Они не жалеют времени на обдумывание своих будущих действий, особенно в тех случаях, когда требуется предварительная постановка целей. Еще больше времени они тратят на систематическое обдумывание способов решения проблем, для которых характерна периодическая повторяемость [1].
Большинство из них тратят колоссальное количество времени - мелкими порциями, пытаясь оценить эффективность и качество работы своих подчиненных. Но те, кто умело пользуется своим временем, никогда не позволяют себе подобной роскоши. Они предпочитают оценивать своих подчиненных систематически - раз в год. Таким образом, потратив лишь несколько часов, они получают ответы на все интересующие их вопросы, и принимают соответствующие решения, касающиеся, например, заработной платы каждого подчиненного, его продвижения по службе и распределения работ между сотрудниками предприятия. Менеджер ООО «Натали», умело пользующийся своим временем, никогда не тратит много времени на модификацию технологии производства продукции, выпускаемой их предприятием. Для этого они раз в году выделяют, например, несколько дней и вырабатывают основы политики компании, цели и правила проведения модификации технологии, необходимые объемы этой модификации. Затем они сразу же определяют требуемые для этой модификации ресурсы (трудовые и материальные). Если они сталкиваются с периодически повторяющимся кризисом, то не жалеют времени на выяснение его причин и поиск способов предотвратить его повторение. Это действительно может потребовать немало времени, но в долгосрочной перспективе обеспечивает несомненный выигрыш. Менеджеры, умело пользующиеся своим временем, как правило, тратят гораздо больше времени на общение со своими руководителями, чем на разговоры с подчиненными. Разумеется, они стремятся поддерживать хорошие отношения с подчиненными и никогда не уклоняются от общения с ними, но это общение для них своего рода "побочный продукт", производство которого не требует особых усилий с их стороны. Они никогда не обсуждают с подчиненными свои собственные проблемы, зато знают, как заставить подчиненных поведать об их проблемах. Они, например, охотно тратят время на устраиваемые каждые полгода встречи с подчиненными, во время которых каждый работник излагает менеджеру свои цели, планы и потребности (включая возможную помощь со стороны менеджера, если таковая требуется). Раз в полгода менеджер может потратить целый день на подобные индивидуальные беседы с каждым из своих подчиненных. Таким образом, в промежутке между этими беседами менеджеру не приходится уделять много времени общению с ними [19].Менеджер, как правило, тратит немало времени на рассмотрение проблем своего руководителя и обдумывание способов, которыми он мог бы помочь решению этих проблем. Иными словами, он принимает на себя часть ответственности за судьбу своего босса, рассматривая ее в неразрывной связи со своей собственной судьбой как менеджера. В результате ему, скорее всего, не понадобится дополнительное время для разрешения противоречий, вытекающих обычно из путаницы целей и точек зрения. Можно сделать вывод, что рабочее время подлежит нормированию. Нормирование - важнейшая составная часть, можно сказать, база управления рабочим временем. Установление прогрессивных норм времени необходимо для определения многих производственных факторов: численности работников, ИТР и служащих, их заработной платы, определения итогов работы, а также материального и морального стимулирования. Менеджеры в ООО « Натали» обычно начинают свой рабочий день раньше своих подчиненных и до их прихода составляют и уточняют для них задания, а также предпринять все необходимые меры для их успешного выполнения.
3. Совершенствование работы офиса как административной службы в ООО «Натали»
3.1.Применение тактики делового общения в ООО « Натали»
Общение является важной частью ведения дел. Регулярно общаясь с коллегами, начальниками, подчиненными, клиентами, работники ООО « Натали» узнают их нужды, показывают себя, представляют свои результаты. Без умения понятно и тактично излагать свои мысли, а также слушать окружающих, невозможно реализоваться ни деловому человеку, ни политику. Деловое общение в ООО « Натали» определенно является искусством, в котором существенную роль играет чувство такта и ощущение контакта с партнером. В то же время уже появились определенные приемы и наработки, рекомендующие как правильно и доступно излагать свои мысли. Какие слова наилучшим образом подходят для выбранной темы. В каких случаях стоит делать акценты на личности партнера, а в каких - на его деятельности. Общаться работникам ООО « Натали» приходится письменно и устно, в личной встрече и по телефону. Для каждого вида общения существуют свои приемы и методы. Как политик и дипломат, так и бизнесмен, должны знать: особенности каждого вида общения; специфику подготовки к дипломатическим и деловым переговорам; стратегию и тактику поведения участников переговорного процесса, вопросы этических норм проведения дипломатических или деловых переговоров с учётом специфики национальных переговорных стилей.
Деловое общение ООО « Натали» - одна из основных функций, как в бизнесе, так и в политике. Не может быть преуспевающего руководителя, испытывающего трудности с общением. [16,89]
У делового общения ООО « Натали» есть несколько выверенных годами принципов. Общение ООО « Натали» включает в себя вербальные и невербальные каналы передачи информации. При этом информация, поступающая по невербальным каналам, может, как подкреплять, так и противоречить сообщению, передаваемому при помощи слов. Невербальный язык менее контролируем сознанием, чем вербальный, а потому и более достоверен. Если информация, поступающая по невербальному каналу ООО « Натали» противоречит информации, полученной по вербальному, то верить следует невербальной. Общение ООО Натали длинный процесс, в котором восприятие чужих идей занимает в полтора раза больше времени, чем изложение своих. Поэтому умение слушать и подтверждать партнеру понимание его идей критично для установления взаимопонимания. Общение в ООО Натали включает в себя фазы формирования идеи и облечения ее в слова, передачи и восприятия сообщения, обратной связи. На каждой стадии возможны ошибки, приводящие к потере взаимопонимания. Работники ООО « Натали» имеют разные картины мира, интересы и позиции. Сообщение следует строить на основе картины мира собеседника и говорить о его проблемах, а не о своих. Слова и термины также могут иметь свой, особенный для каждого участника общения, смысл. Разные смыслы приводят к различным толкованиям слов. Возможную путаницу можно предотвратить, если использовать профессиональные термины собеседника и конкретные (а не абстрактные) слова. При этом полезно согласовать значения тех слов, которые могут иметь несколько толкований. Слова также могут иметь эмоциональную окраску, причем различную для разных собеседников. Слов, имеющих для собеседника негативную окраску, следует избегать. Взаимопониманию могут также мешать помехи при передаче сообщения. К их числу относятся физические факторы, противоречивые сигналы и избыточное число посредников. Полученное сообщение воспринимается собеседником. Восприятию сообщения могут мешать физические факторы, эмоциональное состояние, недостаток внимания. Конкуренция со стороны других сообщений также не способствует восприятию. Получение сообщения подтверждается обратной связью, которая позволяет оценить степень восприятия и интереса аудитории. Для установления взаимопонимания между работниками ООО « Натали» нужно:
- четко представлять цели сообщения и аудиторию;
- сконцентрироваться на сути и избавиться от лишних деталей;
- выделить ключевые идеи и дать им необходимую поддержку; - устранить помехи; - использовать обратную связь.
Таким образом, деловое общение между работниками ООО « Натали» - это, прежде всего, искусство, в котором правила не более, чем руководство к действию. Однако от знания элементарных правил делового общения может зависеть не только разовое деловое мероприятия, но и вся карьера.
3.2 Использование зарубежного и отечественного опыта профессиональной подготовки работников офиса
Должность офис-менеджера отсутствует в “Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и разрядов работ”, а также в “Квалификационном справочнике руководителей, специалистов и других служащих”. Однако за последние годы на рынке труда сформировался спрос на офис-менеджеров, накопилась определённая статистическая информация по требуемым характеристикам, которая нашла обобщённое выражение в аналитических обзорах организаций, занимающихся поиском и наймом работников по запросам фирм и предприятий. [7]
Таблица 3.2.Программы подготовки и повышения квалификации
|
Образование офис-менеджера |
В России(%) |
За рубежом(%) |
|
|
Высшее техническое |
25% |
0% |
|
|
Высшее экономическое |
15% |
20% |
|
|
Психологическое или гуманитарное |
6% |
50% |
|
|
Высшее любое |
49% |
30% |
|
|
Среднее специальное |
5% |
0% |
|
|
Не оговаривается |
0% |
0% |
|
|
Знание иностранных языков |
В России |
За рубежом |
|
|
Английский разговорный |
0% |
0% |
|
|
Английский свободный |
10% |
60% |
|
|
Английский базовый |
10% |
0% |
|
|
Немецкий |
10% |
40% |
|
|
Другие языки |
5% |
0% |
|
|
Два языка |
5% |
0% |
|
|
Не оговаривается |
60% |
0% |
|
|
Возраст, лет |
В России |
За рубежом |
|
|
20 - 23 |
5% |
0% |
|
|
23 - 25 |
20% |
0% |
|
|
25 - 30 30 - 35 |
60% |
70% |
|
|
15% |
25% |
||
|
Другой |
0% |
5% |
|
|
Пол |
В России |
За рубежом |
|
|
Мужчина |
20% |
50% |
|
|
Женщина |
80% |
50% |
|
|
Другое |
В России |
За рубежом |
|
|
Внешние данные |
21% |
0% |
|
|
Прописка |
14% |
3% |
|
|
Знание бухгалтерии |
5% |
0% |
|
|
Делопроизводство |
37% |
0% |
|
|
Подбор персонала |
4% |
25% |
|
|
Управление младшим персоналом |
5% |
23% |
|
|
Обеспечение работы офиса |
7% |
26% |
|
|
Организация семинаров, встреч |
7% |
23% |
Представление о квалификационных требованиях к офис-менеджеру даёт анализ программ подготовки и повышения квалификации в различных образовательных организациях, оперативно отреагировавших на возникновение спроса на работников указанной специальности. Программы различаются объёмом подготовки, составом изучаемых дисциплин, требованиями к уже имеющейся подготовке слушателей. При всём их разнообразии они достаточно полно характеризуют необходимые для офис-менеджера представления, знания и навыки. Это иллюстрирует следующая примерная курсовая программа, в наибольшей степени отражающая содержание осуществляемой профессиональной подготовки офис-менеджера. [7, 45]
Таблица 3.3 Примерная курсовая программа профессиональной подготовки офис-менеджера
|
Название раздела программы |
Содержание раздела программы |
|
|
Современный офис. Служебные обязанности офис-менеджера |
современный офис, назначение и задачи работы офиса; виды современных организаций и место офис-менеджера в них; личные качества офис-менеджера; современные принципы управления; функции менеджмента “планирование”; методы стратегического и тактического планирования; функции менеджмента “контроль”; цели, способы, признаки и последствия контрольных мероприятий |
|
|
Организация, технология и психология управления персоналом офиса |
функции менеджмента “организация”; виды, достоинства и недостатки организационных структур; построение организационной структуры офиса; функции (основные направления деятельности) офис-менеджера; зонирование офиса; функция менеджмента “управление”; норма управляемости; сфера деятельности и виды ответственности сотрудников офиса; делегирование полномочий и ответственности; этика деловых взаимоотношений в рабочей группе |
|
|
Сопровождение персонала офиса: кадровое планирование, подбор, расстановка и сопровождение персонала |
определение потребности в персонале, кадровое планирование; штатное расписание и другие организационные документы; разработка требований к персоналу, должностные инструкции; методика поиска, набора и отбора персонала; определение психотипов; учёт личностных характеристик при подборе и расстановке кадров; задачи и способы адаптации, ориентации и социализации сотрудников; обучение персонала; управление карьерой персонала |
|
|
Мотивация персонала. Управление конфликтами |
функция менеджмента “мотивация”; структура мотивационного процесса; классификация потребностей; классификация стимулов; мотивационные методы и мотивационные стратегии; потребности, мотивирующие руководителя; типы менеджеров и их место в современном управленческом поле; стили взаимоотношений в рабочей группе; стадии развития группы и действия менеджера на каждой из них; классификация конфликтов; реальные конфликты, их причины и способы разрешения и предупреждения; нонреальные конфликты; черты характера, их провоцирующие; способы их предупреждения; стили поведения в конфликтной ситуации; выбор оптимального стиля; стадии развития группы и действия менеджера на каждой из них; признаки образования и способы деструктуризации негативно ориентированной группы |
|
|
Документационное обеспечение управления. Основы делопроизводства |
цели, задачи и основные принципы организации делопроизводства; роль офис-менеджера в организации работы с документами в фирме; классификация документов; общие требования к оформлению документов, реквизиты документов, бланки документов; ГОСТ Р 6.30-2003 |
|
|
Оформление документов. Организация документооборота в фирме |
особенности составления, разновидности и структура текста некоторых видов документов: докладная записка, приказ, протокол, акт, служебное письмо; основные принципы организации документооборота в фирме; номенклатура дел; регистрация документов; контроль исполнения документов; организация текущего и архивного хранения документов; эффективность документооборота; конфиденциальное делопроизводство |
|
|
Хозяйственная работа офис-менеджера |
организация снабжения офиса; анализ предложения, структура цены товара, система скидок; организация системы хранения, учёта и выдачи предметов и средств труда; полная материальная ответственность, передача товароматериальных ценностей от одного материально ответственного лица другому; инвентаризация хозяйства офиса; материально-техническое обеспечение переговоров и презентаций; участие офис-менеджеров в этих мероприятиях |
|
|
Практика договорной работы офис-менеджера |
понятие договора, виды договоров, заключаемых с участием офис-менеджера; форма договора на примере договора купли - продажи; документальное подтверждение исполнения договорных обязательств; виды ответственности за неисполнение обязательств, понятие и виды сделок; обязательная письменная форма сделок - цель и способы: доверенность - накладная, гарантийное письмо; договор и соглашение; договор поставки и договор купли-продажи, форма договора на примере договора купли-продажи; преамбулы договора, существенные условия договора, момент перехода права собственности на товар от продавца к покупателю; момент исполнения стороной договорных обязательств способы принудительного исполнения договоров; последствия недействительности договоров; виды ответственности за неисполнение обязательств: возмещение ущерба, выплата неустойки, формы и разновидности неустойки; форс-мажор: понятие, механизм действия, последствия возникновения форс-мажорных обстоятельств для всех контрагентов. |
|
|
Основы бухгалтерских знаний для офис-менеджера |
методы бухучёта; порядок получения товароматериальных ценностей; правила оформления и методика проверки доверенности; денежные средства на расчётном счёте; безналичные платежи; денежные средства в кассе, первичные кассовые операции, наличные платежи; денежные средства на валютном счёте; документы, сопровождающие эти операции; составление авансовых отчётов |
|
|
Деловой этикет |
общение и этика; приоритеты этикета; правила поведения в офисе; офисный стиль одежды; вербальный этикет; встреча гостей и партнёров; оформление и использование визитных карточек |
|
|
Технические оснащения современного офиса |
факс, автоответчик, телефон; ксерокс; мини-АТС; диктофон; устройство ПК; операционные системы; начало и завершение работы с операционной системой Windows 2000/Me/XP; работа с клавиатурой и манипулятором «мышь» |
|
|
Организация хранения информации. Работа с офисными приложениями и Интернетом |
рабочий стол и его структура; работа с меню и окнами «Мой компьютер», «Проводник»; открытие папок и файлов, создание папок, переименование папок и файлов, перемещение и копирование папок и файлов, удаление файлов, восстановление файлов, поиск файлов; запуск программ, обзор вспомогательных программ; операция с файлами и прикладными программами; создание ярлыков и использование ярлыков; общие сведения о других программах MS Office 2000; обзор возможностей мультимедиа, использование справочной системы; исправление ошибок файлов структуры (Scan Disk); архивация файлов в операционной системе Windows, запуск программ в командной строке; борьба с компьютерными вирусами и профилактика «заражения» ПК; особенности системы Windows 2000/Me/XP; организация совместного доступа к устройствам и папкам; использование электронной почты в локальной сети (MS Exchange), приём и отправка простых писем по электронной почте; создание сложных писем; присоединение файлов к электронному письму |
Заключение
Офис рассматривается как административную службу фирмы, поскольку возникающая в нем информация всегда имеет адресата - клиента, использующего эту информацию. Основной социальной функцией работы служащих в офисе является решение следующей традиционной задачи: представить нужную информацию нужному человеку в нужное время. Операционная работа служащих в офисе складывается из чтения документов, их подготовки, размышления над изложенными в документах фактами, общения между собой и с другими людьми. Основная информация сосредоточена в документе, являющемся организованным и устойчивым сочетанием текстовой, числовой и образной (зрительной и слуховой) информации. Понятие офиса имеет материальный (конторское помещение и оборудование) и организационный (формы и структура управления) компоненты.
Офис может быть самостоятельным учреждением, входить в более крупную организационную структуру либо быть информационно-управляющей ячейкой в сфере производства или обслуживания. Важной особенностью работы офиса является то, что это не только источник конечных информационных услуг, но и источник решений, регламентирующих поведение людей или распределение материальных ресурсов.
Офис представляет собой одну из видов управленческой деятельности. Главными отличительными чертами деятельности офис являются:
- тесное сочетание и взаимопереплетение функциональных составляющих (планирование, организация, контроль, учет и т. д.); » непосредственное (личное) взаимодействие менеджеров со значительным количеством персонала, выполняющего самые разные функции;
- промежуточное положение данного вида деятельности между стратегическим и тактическим менеджментом.
Деятельность офиса можно обозначить как оперативное руководство управленческим аппаратом предприятия, но по сути это будет не совсем верно, поскольку характерной чертой деятельности офиса является именно то, что в процессе приходится решать параллельно задачи, относящиеся по своей значимости и к тактическим, и к оперативным, и (несколько реже) к стратегическим.
Список использованных источников
1. Андреева, В.Н. Делопроизводство: Практ. пособие / Андреева В.Н. - 9-е изд., испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа», 2003. - 184с.
2. Ботавина, Р.Н. Этика деловых отношений: Учеб. пособие для студентов, обучающихся по эконом. специальностям / Ботавина Р.Н. - М: Финансы и статистика, 2007. - 208 с.: ил.
3. Валинуров, И., Офис начинается с офис-менеджера / Валинуров И., Устименко М. // Молодость Сибири. - 2002. - № 52. - с. 13-14
4. ГОСТ Р6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003г. №65-ст.: Введ. в действие 1 июля 2003г. - М., 2003. - 17с.
5. Делопроизводство: более 120 документов: Образцы, док., орг. и технология работы / Галахов В.В., Корнев Н.К., Ксандопуло Г.И. и др. - М.: Проспект, 2003. - 448 с.
6. Дёмин, Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. - СПб.: Питер, 2004. - 203 с.: ил.
7. Корнеев, И.К. Профессиональная подготовка офис - менеджера / Корнеев И. К. // Справочник секретаря и офис - менеджера. - 2007. - № 4. - с. 17-25.
8. Кузнецова, Т. Новые квалификационные характеристики секретарей / Кузнецова Т. // Управление персоналом. - 2009. - № 2. - с. 18 - 21.
9. Кузнецова, Т.А. Секретарское дело / Кузнецова Т.А. - 3-е изд., исп. - М.: ЗАО Бизнес - шк. Интел-Синтез,2008. - 288 с.
10. Наумова, С.В. Офис-менеджер: задачи позиционирования / Наумова С.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - №8. - с. 82-84.
11. Организация работы с документами: Учеб. для студентов высш. учеб. завед., обучающихся по специальностям “Документоведение и документационное обеспеч. упр.” и “Менеджмент орг.” / Кудряев В.А., Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.; Под ред. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592с.
12. Паничкина, С.Н. Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании / Паничкина С.Н., Дресвянская К.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - №7. - с. 56-62.
13. Подобед, М.А. Документооборот предприятия / Подобед М.А., Усманова Н.Р. - 3-е изд., доп. и перераб. - М.: Приор-издат, 2002. - 384 с.
14. Рогожин, М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р6.30-2003): Учебно-практическое пособие / Рогожин М.Ю. - М.: РДЛ, 2003. - 208с.
15. Рогожин, М.Ю. Организация кадровой работы предприятия: Учеб.-практ. пособие / Рогожин М.Ю. - М.: РДЛ, 2003. - 240с.
16. Санкина, Л. Должностной и численный состав службы делопроизводства / Санкина Л. // Управление персоналом. - 2008. - № 7. - с. 58-59.
17. Справочник кадровика: должности руководителей и служащих, квалификационные характеристики, тарифные разряды. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 700с.
18. Трудовой кодекс Российской Федерации: Офиц. текст: (Принят 21 дек. 2001г.). - М.: Омега-Л, 2008. - 176с.
19. Щур, Д.Л., Офис-менеджер / Щур Д.Л., Труханович Л.В. // Кадры предприятия. - 2002. - № 3. - с. 15-20.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Профессия офис-менеджера: требования к подготовке. Документы, регламентирующие деятельность офис-менеджера, квалификационные требования к профессии. Деятельность офис-менеджера на примере компании ООО "Элит-строй". Организация работы офис-менеджера.
курсовая работа [1,4 M], добавлен 25.02.2014Способ организации и психологические аспекты работы офис-менеджера. Деловые и личностные требования работодателей к вакансиям офис-менеджеров и секретарей. Основные должностные обязанности. Организация рабочего места и помощь в работе руководителя.
курсовая работа [39,7 K], добавлен 13.01.2011Профессия офис-менеджер. Офис-менеджмент как специфическая разновидность управленческой деятельности. Квалификационные требования к офис-менеджеру и профессиональные качества. Анализ деятельности офис-менеджера. Управление персоналом офиса.
дипломная работа [71,6 K], добавлен 27.10.2006Офис-менеджер как координирующий центр конкретного структурного подразделения, связующее звено между своим руководителем и подчиненными. Общая характеристика системы управления рабочим временем офис-менеджера организации, знакомство с особенностями.
реферат [447,6 K], добавлен 06.12.2014Техническое оснащение современного офиса. Концепции офисных технологий: офис как информационная, коммуникативная, социально-техническая система. Офисные средства организационной техники, копировально-множительная техника. Рациональные условия труда.
курсовая работа [44,8 K], добавлен 05.03.2015Теоретические аспекты работы менеджера и его роль в организации. Разделение труда и профессиональная компетенция менеджера. Сведения о предприятии. Документы, которыми руководствуется офис-менеджер ООО "Прана-Плюс" при осуществлении своей деятельности.
курсовая работа [97,6 K], добавлен 17.05.2016Основные принципы и инструменты управления временем персонала. Принципы диагностики тайм-менеджмента. Краткая характеристика деятельности организации ИП Будников А.В. Главные недостатки использования рабочего времени офис-менеджера в организации.
дипломная работа [1,0 M], добавлен 23.08.2011Офис как информационная система, его типы: электронный и виртуальный, оценка преимуществ и недостатков использования каждого из них. Роль интернет-технологий в современном маркетинге, особенности применения электронного офиса в данной деятельности.
курсовая работа [404,0 K], добавлен 04.08.2013Теоретические основы и характеристика коммуникаций в деятельности современного менеджера. Анализ системы коммуникаций управления фирмы на примере ООО "Доктор Офис". Предложения и рекомендации по совершенствованию коммуникативной политики предприятия.
отчет по практике [91,6 K], добавлен 18.05.2016Самоменеджмент (самоорганизация), умение управлять собой, временем, руководить процессом управления. Организация рабочего времени менеджера мебельного салона "ДА ВИНЧИ", функции и распорядок дня, делегирование полномочий. Тактика делового общения.
курсовая работа [46,3 K], добавлен 25.04.2009
