Роль информации в деятельности предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Информация играет важную роль в обществе, она связывает между собой различные материальные и интеллектуальные виды деятельности людей и выступает важнейшим ресурсом жизнедеятельности. При этом характерной особенностью этого вида ресурсов, в отличие, например, от природных, является то, что он не только не убывает со временем, но и постоянно нарастает, создавая тем самым условия для накопления опыта, способствуя выработке и принятию эффективных управленческих решений.

Для современных условий развития информационных технологий характерно все более широкое использование высокоэффективных автоматизированных информационных систем, позволяющих существенно повышать уровень управления экономическими объектами. Современные информационные системы предоставляют возможность осуществлять сбор и хранение информации, оперативно и точно передавать ее по назначению, осуществлять ее обработку, выявлять отклонения от намеченных показателей, производить анализ данных. На этой основе появляется возможность поэтапно осуществлять систематический контроль за всеми участками деятельности банка, координировать и своевременно вносить соответствующие коррективы, отслеживая изменение условий внешней среды. Применение развитых информационных систем создает предпосылки для усиления централизации и оперативности контроля, перенесения на высший уровень руководства контрольных функций.

Коммерческие организации в силу своей деятельности могут располагать возможностями по накоплению информации, касающейся своей деятельности, а также функционирования многих других объектов и субъектов экономической и социальной жизни общества. Вместе с тем, потребности предприятий в информации продолжают неуклонно нарастать, и удовлетворение их происходит явно не в полной мере. Чем быстрее указанная проблема найдет свое решение, тем быстрее будут созданы условия для формирования устойчивой и надежной предпринимательской среды. При организации информационной системы предприятий важно определить основные требования, предъявляемые к информации, необходимой для эффективного управления. Информация должна быть надежной или достоверной. Информацию можно считать достоверной в том случае, если она не искажает истинного положения дел. В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.

Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться. Это необходимо знать и понимать будущим руководителям и экономистам. От этого зависит не только судьба конкретной личности , но и предприятия. Поскольку, наши дни диктуют острую необходимость уверенно чувствовать себя на ногах в обществе, где значение информации для всех сфер общественной жизни постоянно увеличивается. Не вызывает сомнения тот факт, что ключом к успеху в таком обществе будет являться умение четко ориентироваться в огромном океане информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией. Именно поэтому данная тема кажется мне очень современной, актуальной и интересной для рассмотрения в курсовой работе.

1. РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

В экономической деятельности информация как средство снижения неопределенности и риска представляет большую или меньшую ценность для потребителя, исходя из уровня и полезности принимаемого решения, а также от степени снижения неопределенности. Знания как продукт для дальнейшей коммерциализации, например, овеществления в средствах труда, товарах, технологиях, имеют ценность, обусловленную размерами вероятных будущих прибылей от коммерциализации.

Таким образом, можно сказать, что информация, независимо от форм ее существования и использования в экономической деятельности, коренным образом отличается от таких ресурсов, как капитал, природные ресурсы, труд, что оказывает существенное влияние на специфику обращения информации в экономической системе. Поэтому особый интерес представляет изучение сущности и характеристик информации и знаний.

Очевидно, что в условиях информационной экономики на первый план выдвигаются скорость и качество обработки новых информационных сигналов, появляющихся знаний. Стремительность получения экономической действительности влияет на неопределенность и устойчивость компаний, рынков, национальных экономик.

Это позволяет сделать вывод о том, что информация выступает в качестве экономического ресурса не только в определенных формах и при наличии определенного содержания, но и в конкретное время. Материальные ресурсы в процессе производства переносят свою стоимость на товары и услуги, в результате чего после окончания производственного цикла перестают существовать. Информация не исчезает, но перестает иметь экономическую ценность из-за потери актуальности или невозможности ее применения. Можно говорить о том, что информация обладает свойством ограниченности в определенное время, поэтому от скорости ее получения и использования зависят выгоды, получаемые от ее применения в хозяйственной деятельности.

В последние десятилетия информация стала важным ресурсом в хозяйственной деятельности. Использование микропроцессорной технологии, электронно-вычислительных машин и персональных компьютеров обусловило коренное преобразование отношений и технологических основ деятельности в сфере экономики. Развертывается процесс информатизации как единство трех взаимосвязанных процессов - компьютеризации, совершенствования технологий сбора, накопления и использования информации и интеллектуализации. Внедрение компьютерной техники, совершенствование информационно-коммуникационных технологий, развитие человеческого капитала на этой основе становятся одними из важнейших задач управления.

Информация в современной экономике востребована и как ресурс, и как товар, удовлетворяющий информационные потребности. На всех стадиях обращения информации как экономического блага проявляются ее уникальные свойства, способствующие совершенствованию организации бизнеса.

1.1 СУЩНОСТЬ, ПОНЯТИЕ И ВИДЫ ИНФОРМАЦИИ

Понятие информации является очень емким, оно относится к группе общенаучных категорий и занимает важное место в различных науках, например, в физике, биологии, психологии, экономике, социологии и других. С точки зрения исследования участия информации в экономической деятельности и ее влияния на экономические процессы и явления, наиболее соответствующим представляется следующее определение информации: информация - это средство снижения неопределенности и риска, способствующая реализации определенных целей субъекта. В данном определении учитывается возможность информации приносить те или иные выгоды путем снижения неопределенности в отношении текущей ситуации и ее изменения в будущем. Следует отметить, что информация может снижать неопределенность, но, не представлять ценность для экономического агента из-за отсутствия потребностей, которые могла бы удовлетворить данная информация. Поэтому следует дополнить определение информации как средства снижения неопределенности ее способностью обеспечивать достижение целей или реализацию потребностей субъекта. Формы существования информации в экономике разнообразны - она материализуется в различных предметах, в т. ч. в средствах труда, существует в неовеществленной форме, в т. ч. в виде информационных продуктов и услуг, знаний людей. Понятия знания и информация следует отделять друг от друга. Знания являются переработанной информацией, они отражают связь между явлениями, выявленные закономерности и отвечают на вопросы "как?", "почему?" и т. п., в то время как информация дает ответ на вопросы "что?", "кто?", "когда?", "где?".

Информация, как и знания, несомненно, представляют собой разновидность экономических благ, они удовлетворяют потребности индивидов, а также используются в качестве экономических ресурсов, поскольку при всем изобилии информации существуют факторы, ограничивающие как возможности ее получения и создания новых знаний, так и возможности ее использования. Более сложным представляется вопрос об отнесении информации к разряду общественных или частных благ. В зависимости от форм существования, содержания информация может выступать и в том и в другом качестве. При этом границы разграничения конкретной информации, знаний на общественное и частное благо весьма размыты, что существенно затрудняет регулирование отношений в области спецификации и защиты собственности на них. Информация как экономическое благо обращается в экономике как товар (информационных продуктов, услуг), а также как ресурс, используемый в процессе хозяйственной деятельности. Информационные продукты и услуги обмениваются на информационном рынке и имеют большое количество особенностей, как на стадиях разработки, производства, так и на этапе обращения. К информационным товарам и услугам относятся программное обеспечение, базы данных, образовательные услуги, консультирование и прочие.

В процессе создания информационных товаров основным средством производства выступает интеллект, который представляет собой способность человека создавать новые знания. Отсюда проистекает особая субъективность процесса информационного производства, характерным проявлением которой является отсутствие более-менее жесткой зависимости между затратами и результатом производства новой информации и знаний. В целом, в результате интеллектуальной деятельности создается уникальный продукт, который приносит доход ее создателю в процессе тиражирования (распространения материальных носителей с созданной информацией) или овеществлении в товарах, средствах производства, технологиях.

Для осуществления информационного производства требуется исходное сырье - информация и ранее созданные знания. Как экономический ресурс информация обладает рядом особенностей, отличающих ее от традиционных факторов производства - земли (природных ресурсов), труда, капитала. Наиболее значимыми свойствами информации являются непотребляемость в процессе использования, самовозрастание в процессе потребления, особая неопределенность ее полезности, отсутствие зависимости между исходным объемов знаний и объемом нового созданного знания, высокая мобильность, как в пространстве, так и в плане перетекания из одних наук в другие без потери актуальности. Экономическая информация относится к области экономических знаний. Она характеризует процессы снабжения, производства, распределения и потребления материальных благ.

Управление экономическими объектами всегда связано с преобразованием экономической информации. С кибернетических позиций любой процесс управления сводится к взаимодействию управляемого объекта (им может быть станок, цех, отрасль) и системы управления этим объектом.

Последняя получает информацию о состоянии управляемого объекта, соотносит ее с определенными критериями (планом производства, например), на основании чего вырабатывает управляющую информацию. Очевидно, что управляющие воздействия (прямая связь) и текущее состояние управляемого объекта (обратная связь) -- не что иное, как информация.

Реализация этих процессов и составляет основное содержание работы управленческих служб, включая и экономические. В современном информационном обществе информация является его стратегическим ресурсом. Поэтому важные такие ее потребительские свойства, как полнота, достоверность, актуальность и своевременность.

Особенности экономической информации:

-объемность,

-цикличность,

-преимущественное представление в виде цифр и букв,

-относительно простые алгоритмы расчетов.

При работе с информацией имеется ее источник и получатель. Пути и процессы, обеспечивающие передачу сообщений от источника к потребителю, называются информационными коммуникациями.

Экономическая информация отражает состояние экономического объекта в пространстве и во времени, поэтому важным для пользователя является понятие адекватности информации или уровня соответствия создаваемого информационного образа реальному объекту.

1.2.ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ОРГАНИЗАЦИИ

информация риск экономическая

В функционировании информации как экономического ресурса особое значение имеют технические и технологические аспекты ее использования и обращения в экономике. Именно развитие информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) и компьютерной техники открыли новые возможности целенаправленного использования информации и знаний в экономики, выявили резервы прогрессивного развития.

Информация как экономический ресурс используется в различных направлениях, результатом чего является многообразие форм воплощения и путей создания стоимости. Коммерциализация информации в товарах, услугах, технологиях (создание наукоемкой продукции, интеллектуальных товаров, информационных услуг, и т. д.). Исследование информации как экономического ресурса, выявление ее роли и возможностей использования в экономике являются одними из наиболее актуальных, сложных проблем, стоящих перед экономической теорией. Продолжающийся процесс информатизации, накопление опыта производства информационной продукции, расширение границ применения информации в экономике обуславливают постоянное обновление теоретических и практических основ функционирование информации.

Стремительный рост темпов научно-технической революции и компьютеризации всех сфер деятельности общества привели к выделению некоторых понятий, казавшихся обыденными и тривиальными еще несколько лет назад. Такими феноменами, занимающими в нашей повседневной жизни все более значимое место, становятся информация и порождаемые ею производные понятия. Нормальное функционирование рыночного механизма сегодня невозможно представить без адекватной системы информационного обеспечения, которая должна поддерживать субъектов рыночных отношений на всех стадиях производственного цикла, а также во всех областях их деятельности. В то же время нельзя сводить роль информации только к процессу производства, поскольку экономика -- это не только движение продуктов и ресурсов, это, в первую очередь, обращение информации, без которой воспроизводство становится невозможным. Очевидно, что именно рациональное отношение к информации и информационным технологиям стало одним из важнейших условий опережающего развития экономики в ведущих странах мира.

Под системой управления понимается та часть производственной системы, для которой проектируется информационная система с использованием информационных технологий. Характеристика объекта управления включает в себя организационную, функциональную и информационную структуры.

Организационная структура представляется в виде схемы и ее описания. На схеме представляются уровни управления и взаимосвязь отделов. Более подробно описываются те элементы системы, для которых разрабатывается информационная система. Каждый элемент организационной структуры должен сопровождаться набором параметров с их численными и другими характеристиками.

Функциональная структура включает в себя перечень функций по обработке данных и управлению, их взаимосвязь, которая отображается в тесной взаимосвязи с элементами организационной системы.

Информационная структура системы управления включает в себя схему документооборота, формы водных и выходных документов, используемые накопители информации, системы кодирования информации, показатели и реквизиты.

Схема документооборота изображается в тесной взаимосвязи с элементами организационной и функциональной структур и строится по правилам построения технологических схем обработки данных. Формы документов прилагаются к схеме. Описание документов сводится к характеристике содержащихся в них данных с указанием вида ( цифровая, алфавитная, алфавитно-цифровая) и максимальной разрядности в символах.

Информационным отображением всей предметной области экономического объекта служит информационная база ЭИС. Для описания предметной области необходимы такие термины, как объект, свойство объекта, взаимодействие (связь) объектов, свойство взаимодействия.

Компонентами экономической информационной системы (ЭИС) являются:

1. База данных

2. Методы (алгоритмы) решения задач, записанные в виде программ

3. ЭВМ как исполнитель алгоритмов

4. Пользователи, то есть лица, которые используют результаты решения задач в своей профессиональной деятельности.

База данных (БД) - это набор данных, которые являются истинными для соответствующей экономической системы (предприятия).

Система управления базой данных (СУБД) - комплекс программ, обеспечивающих централизованное хранение, накопление, модификацию и выдачу данных, входящих в БД. Например СУБД: MS Access, DBase, Fox Pro, MARK, СЕТОР.

Предполагается, что в управлении базой данных принимает участие специальное должностное лицо - администратор базы данных (АБД).

Объект - это любой элемент системы.

Свойство объекта - это некоторая величина, которая характеризует состояние объекта в некоторый момент времени. Отдельный экземпляр объекта можно точно описать, если указать достаточное количество значений его свойств. Объекты одного класса описываются одноименными свойствами. Объекты, входящие в некоторый тип, содержат ряд свойств, характерных для типа в целом.

Свойство взаимодействия - это такое свойство, которое характеризует совместное поведение объектов, но не относится ни к одному объекту в отдельности. Например, взаимодействуют рабочий, материалы, оборудование - свойство взаимодействия (количество изделий, произведенное за определенный момент времени).

Вместе с тем, необходимо отметить недостаточное внимание, уделяемое в экономической теории исследованию информационных аспектов. Традиционные концепции обычно пренебрегают всесторонним анализом влияния информации на экономику, рассматривая лишь некоторые отдельные аспекты такового. При этом остаются практически не изученными такие важные вопросы как экономическая сущность информации, определение ее цены и стоимости, влияние информационных издержек на рыночное равновесие, качественное изменение мировой экономики под влиянием информационных факторов и многие другие. В качестве основного классификационного признака АИС целесообразно рассматривать особенности автоматизируемой профессиональной деятельности - процесса переработки входной информации для получения требуемой выходной информации, в котором АИС выступает в качестве инструмента должностного лица или группы должности лиц, участвующих в управлении организационной системой. В соответствии с предложенным классификационным признаком можно выделить следующие классы АИС:

- автоматизированные системы управления (АСУ);

- системы поддержки принятия решения (СППР);

- автоматизированные информационно-вычислительные системы (АИВС);

- автоматизированные системы обучения (АСО);

- автоматизированные информационно-справочные системы (АИСС).

Рассмотрим особенности каждого класса АИС и характеристики возможных видов АИС в составе каждого класса.

-Автоматизированные системы управления (АСУ).

АСУ представляет собой АИС, предназначенную для автоматизации всех или большинства задач управления, решаемых коллективным органом управления группой управления и т.д. В зависимости от объекта управления различают АСУ персоналом и АСУ техническими средствами. АСУ является организационной и технической основной реализации рациональной технологии коллективного решения задач управления в различных условиях обстановки. В этой связи разработка рациональной технологии организационного управления является определяющим этапом создания любой АСУ.

- Системы поддержки принятий решений (СППР).

СППР называется АИС, предназначенная для автоматизации деятельности конкретных должностных лиц при выполнении ими своих должностных (функциональных) обязанностей в процессе управления персоналом и (или) техническими средствами.

-Автоматизированные информационно-вычислительные системы(АИВС).

АИВС предназначены для решения сложных в математическом отношении задач, требующих больших объемов самой разнообразной информации. В зависимости от специфики области деятельности, в которых используется АИВС, различают следующие виды этих систем.

-Информационно-расчетные системы (ИРС).

Эти системы предназначены для обеспечения оперативных расчетов и автоматизации обмена информацией между рабочими местами в пределах некоторой организации или системы организаций.

- Системы автоматизации проектирования (САПР).

Эти системы предназначены для автоматизации деятельности подразделений проектной организации или коллектива специалистов в процессе разработки проектов изделий на основе применения единой информационной базы, математических и графических моделей, автоматизированных проектных и конструкторских процедур.

- Проблемно-ориентированные имитационные системы (ПОИС).

Эти системы предназначены для автоматизации разработки имитационных моделей в некоторой предметной области.

- Моделирующие центры (МЦ).

Это АИС, представляющая собой комплекс готовых к использованию моделей, объединенных единой предметной областью, информационной базой и языком общения с пользователями .

-Автоматизированные системы обучения(АСО).

Одним из возможных путей преодоления трудностей является создание АСО - АИС, предназначенных для автоматизации подготовки специалистов с участием или без участия преподавателя и обеспечивающих обучения, подготовку учебных курсов, управление процессом обучения и оценку его результатов. Основными видами АСО являются автоматизированные системы программированного обучения (АСПО), системы обучения деловым играм (АСОДИ), тренажеры и тренажерные классы (ТТК). АСПО ориентированы на обучение в основном по теоретическим разделам курсов и дисциплин. В зависимости от действий обучаемого и его ответов на поставленные вопросы АСПО формирует очередную дозу представляемой информации. АСОДИ предназначены для подготовки и проведения деловых игр, сущность которых заключается в имитации принятия должностным лицами индивидуальных и групповых решений в различных проблемных ситуациях путем игры по заданным правилам. Технической базой АСОДИ являются высокопроизводительные ЭМВ или локальные вычислительные сети (ЛВС), а методической базой, как правило, является имитационное моделирование на ЭМВ.

Автоматизированные информационно-справочные системы (АИСС).

Это АИС, предназначенная для сбора, хранения, поиска и выдачи в требуемом виде потребителям информацией различают следующие виды АИСС:

- Автоматизированные архивы (АА);

- Автоматизированные системы делопроизводства (АСД);

- Автоматизированные справочники и картотеки;

-Автоматизированные системы ведения электронных карт местности (АСВЭКМ) и др.

2. ВЛИЯНИЕ ИНФОРМАЦИИ НА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

Управленческую деятельность можно условно разделить на три основные категории. И именно они, на мой взгляд, определяют и характеризуют преобладающие по важности, по распространению виды и категории управленческой информации. Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективы оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции. Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, привидения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов. Информация, которая необходима этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня. Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах, а также о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделениях. Хотя управляющие на различных уровнях организации имеют различные потребности в информации ( см.), все они сталкиваются с общим «требованием» самой ИУС. Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений. Следовательно можно рассматривать ИУС как встроенный механизм контроля качества, поощряющий обучение на собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства и исполнение работы.

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Виды информационных систем, лежащих в основе организации: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный, далее разделены на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются, чтобы обслужить эти различные организационные интересы.

Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость, кредитуют решения и поток материалов на фабрике. Основная цель систем на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь деловой фирме интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. ( см. схему №2).

Группы служащих информационных систем знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны. Эти системы часто отвечают на вопросы: "что, если?"

Система уровней знаний (Схема №2 )

Что произойдет с производственным календарным планом, если мы должны удвоить продажу в декабре? Что случилось бы с нашим дивидендом, если оплата будет отсрочена на шесть месяцев? Ответы на эти вопросы часто требуют новых данных вне организации или данных изнутри, которые не могут быть получены от существующих систем с эксплуатационным уровнем.

Системы стратегического уровня - это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение - приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью. Каков будет уровень занятости через пять лет? Каковы длительные промышленные финансовые тренды и где наши подъемы и спады? Какие изделия мы должны производить через пять лет?

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода - обслуживает стратегический уровень производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов.

Каждая система может иметь компоненты, которые используются разными организационными уровнями или одновременно несколькими. Секретарь может находить информацию относительно MIS, средний менеджер может нуждаться в данных анализа из TPS.

2.1. ВЗАИМОСВЯЗЬ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ И ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Особым направлением использования информации в экономической деятельности является обеспечение эффективного функционирования организаций за счет качественного обращения информации и знаний. По мере развития организаций объем накапливаемой информации и знаний увеличивается, формируются системы обращения информации и технологии управления информацией и знаниями. От качества использования информации и знаний непосредственно зависят эффективность и перспективы деятельности практически каждой фирмы.

Информация циркулирует в рамках фирмы в горизонтальном и вертикальном направлениях. Вертикальные информационные потоки обеспечивают, в основном, процессы управления, горизонтальные - производственную деятельность. Информация и знания становятся объектами управления, вырабатываются специальные методики и системы, ориентированные на управление этими ресурсами. Управление знаниями направлено на создание таких условий, при которых сотрудники имеют возможность получить необходимые знания и информацию в нужное время и в необходимом объеме. При этом важной задачей управления становится организация эффективного взаимодействия сотрудников фирмы для обмена знаниями, передачи опыта, навыков, умений. Знания отдельных индивидов, взаимодействующих в рамках фирмы, дают несоизмеримо больший эффект нежели простая их сумма. (Эффективность информационного обмена, конечно, зависит и от технических средств, и от корпоративной культуры).

Для повышения определенности в отношении спроса и предложения, динамики их изменения, требуется коммерческая информация, представленная маркетинговыми исследованиями, а для уменьшения неопределенности знания о состоянии рынка, направлениях изменения его структуры - конъюнктурная информация. Важными видами информации являются и финансовая, научно-техническая, статистическая.

Обеспечение внутрифирменных процессов за счет организации эффективного внутреннего информационного обмена позволяет повысить качество отдельных бизнес-процессов, оптимизировать использование всех ресурсов хозяйственной деятельности. Электронные сети, системы коммуникаций представляют собой элементы неосязаемых активов фирмы, определяющие качество внутрифирменных взаимодействий в области использования информации и знаний. Эффективное использование информации и знаний способствует улучшению обслуживания потребителей, расширению возможностей планирования, ускорению реакции на изменения в экономике. В условиях избыточного информационного давления и дефицита времени для принятия решений, а также с учетом затрат на поиск необходимой информации брэнды и деловая репутация компании являются важными показателями, снижающими неопределенность в ее отношениях с другими субъектами рынка. Естественно, информационное программирование должно опираться на реальные достижения компании, ее корпоративную культуру.

Информационное программирование может использоваться и для манипулирования ожиданиями субъектов рынка, что может приводить и к неэффективному распределению ресурсов. Во многом кризис на рынках продукции высокотехнологичных компании имеет причиной именно переоценку их возможностей, что приводит и к неадекватным оценкам инвесторов, и к принятию неоптимальных решений. Чрезмерное информационное давление на экономических агентов, особенно на потребителей, также можно отнести к негативным последствиям информационного сопровождения. В последнее время все более распространенными становятся и информационные войны, направленные на создание негативного образа фирмы-конкурента, негативное восприятие ее продукции.

Все большее значение приобретают в деятельности фирм так называемые неосязаемые активы, имеющие информационную основу, и, следовательно, требующие особых систем управления их использованием и развитием. К неосязаемым активам относятся патенты, лицензии, ноу-хау, торговые марки, знания, навыки и умения работников фирмы, организационная структура и корпоративная культура, во многом определяющие эффективность использования информации, особенно во внутрифирменных процессах. Неосязаемые активы все чаще становятся специфическими активами бизнеса, что создает предпосылки для совершенствования традиционных и создания новых его форм.

Виртуальные компании, сетевые организации, интернет-компании, виртуальные команды, аутсорсинг, взаимодействие с контрагентами посредством сети Интернет становятся все более распространенными формами ведения бизнеса, обусловленными их возможностями эффективно использовать информацию и знания для решения отдельных задач экономической деятельности. Развитие компьютерной техники, информационно-коммуникационных технологий, создание и распространение глобальной сети Интернет, действительно, открывают невиданные ранее возможности для использования информации. В то же время проблемами в развитии информационной экономики в настоящее время является отсутствие адекватных систем оценки информации, трудности, обусловленные противоречивым сочетанием в информации характеристик общественного и частного блага и, конечно, отсутствие целостной экономической теории информации.

В последние десятилетия все более явной становится тенденция к распространению принципиально новых явлений и процессов в экономике, выявляются иные факторы экономического развития как на макроуровне, так и на уровне фирм. Основной причиной подобных изменений является начало и развитие "информационной революции", ведущей к становлению новой экономической системы. Происходит замещение машинной техники как главного производственного ресурса индустриальной эпохи информацией, знанием, интеллектом. Растущая автоматизация процессов материального производства позволяет сконцентрировать трудовые усилия на сфере интеллектуального производства, создания информационных продуктов и услуг.

2.2 ПУТИ И МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ОРГАНИЗАЦИИ

При обсуждении вопросов проектирования ИУС отмечались некоторые из требований к повышению их эффективности, например, требование, чтобы тип выдаваемой информации соответствовал потребностям управляющего для принятия им решения. К сожалению, множество потенциальных проблем не позволяет эффективно работать даже такой ИУС, которая на первый взгляд хорошо спроектирована. Возможно, потенциальные пользователи не поймут преимуществ системы или будет испытывать перед ней страх и не захотят ею пользоваться. Может также оказаться, что система получилась слишком дорогой. Следовательно, необходимо обратить внимание на то, как разрешить эти и другие проблемы, чтобы новая ИУС оказалась эффективной не только на бумаге, но и на практике.

Сложные компьютеризированные информационно-управляющие системы обычно проектируются группой специалистов с помощью сторонних консультантов. Чтобы проектируемая ИУС была эффективной на практике, этим специалистам очень важно привлечь к процессу проектирования тех управляющих, которые в последствие будет ею пользоваться. Эти пользователи лучше других знают, какие решения являются главными и какая информация нужна для их принятия. Кроме того, если те руководители, которые будут пользоваться информацией, не примут определенного участия в процессе разработки, может оказаться, что система не будет давать им необходимой информации или будет перегружать из бесполезной информацией. Не следует забывать то, что привлечение к проектированию людей, ответственных за внедрение, обычно уменьшает сопротивление изменениям. Уменьшить сопротивление переменам также можно, если как следует обучить пользователей работе с системой. Такое обучение должно уменьшить страх перед неизвестностью, который внушает сложная ИУС. И, что наиболее важно, предварительное обучение позволит пользователям глубоко узнать возможности системы и поможет им избежать тех «ловушек», которые являются следствием имеющихся ограничений. Без такого обучения пользователи могут оказаться во власти обслуживающего технического персонала и чувствовать себя так, будто ИУС управляет ими, а не наоборот. В результате может возникнуть чувство досады и нежелания пользоваться системой. Критерий затраты - эффективность ИУС не может считаться эффективной, если выгоды от ее использования заметно не превышают затраты на ее создание. Наилучшая ИУС - это не обязательно такая, которая дает наибольшее количество информации и набольшую точность и скорость. Лучшая система - это система, которая дает информацию такого количества, которое необходимо для целей управления при наименьших возможных затратах.

Стоимость эксплуатации ИУС значительно превосходит затраты на оплату труда специалистов и стоимость оборудования обработки данных. В состав затрат входит время, затраченное на проектирование системы, ее установку, обучение персонала, а также время и расходы, связанные со сбором, накопление и обработкой информации. Однако, оценкой экономической эффективности ИУС часто пренебрегают. Одна из важных проблем, связанных с новой технологией ИУС, - это легкость, с которой можно выдавать чрезмерное количество информации. А избыток информации также затрудняет процесс принятия решения, как и ее недостаток. Погребенные по грудой несущественных фактов, руководитель может просмотреть важную информацию, или не сможет достаточно быстро установить ее для современного принятия решения. Следовательно, хорошо проектированная ИУС избирательно снабжает руководителя информацией лишь того типа, которая необходима для его деятельности. По возможности, информацию необходимо как можно плотнее «сжимать», чтобы ускорить процесс ее накопления. Необработанная информация, вводима в компьютерную информационную систему, называемую базу данных, должна быть организована так, чтобы ее можно было извлечь в пригодном виде. Разные управляющие имеют разную потребность в информации в разное время. Чтобы помочь им эффективно использовать аппаратное оснащение системы, были разработаны разнообразные пакеты программного обеспечения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Информация играет важную роль в обществе, она связывает между собой различные материальные и интеллектуальные виды деятельности людей и выступает важнейшим ресурсом жизнедеятельности. При этом характерной особенностью этого вида ресурсов, в отличие, например, от природных, является то, что он не только не убывает со временем, но и постоянно нарастает, создавая тем самым условия для накопления опыта, способствуя выработке и принятию эффективных управленческих решений.

Для современных условий развития информационных технологий характерно все более широкое использование высокоэффективных автоматизированных информационных систем, позволяющих существенно повышать уровень управления экономическими объектами. Современные информационные системы предоставляют возможность осуществлять сбор и хранение информации, оперативно и точно передавать ее по назначению, осуществлять ее обработку, выявлять отклонения от намеченных показателей, производить анализ данных. На этой основе появляется возможность поэтапно осуществлять систематический контроль за всеми участками деятельности банка, координировать и своевременно вносить соответствующие коррективы, отслеживая изменение условий внешней среды. Применение развитых информационных систем создает предпосылки для усиления централизации и оперативности контроля, перенесения на высший уровень руководства контрольных функций.

Коммерческие организации в силу своей деятельности могут располагать возможностями по накоплению информации, касающейся своей деятельности, а также функционирования многих других объектов и субъектов экономической и социальной жизни общества. Вместе с тем, потребности предприятий в информации продолжают неуклонно нарастать, и удовлетворение их происходит явно не в полной мере. Чем быстрее указанная проблема найдет свое решение, тем быстрее будут созданы условия для формирования устойчивой и надежной предпринимательской среды.

При организации информационной системы предприятий важно определить основные требования, предъявляемые к информации, необходимой для эффективного управления. Суть требований, которым, прежде всего, должна удовлетворять информация с управленческой позиции, состоит в следующем.

Информация должна быть надежной или достоверной. Информацию можно считать достоверной в том случае, если она не искажает истинного положения дел.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ:

1. Бешенков С.А., Лыскова В.Ю., Ракитина Е.А. Информация и информационные процессы. Омск, 2009.

2. Афанасьев С.В., Ярошенко В.Н. Эффективность информационного обеспечения управления. Москва: Экономика, 2007.

3. аззел Р.Д., кокс Д.Ф., Браун Р.В. Информация и риск в маркетинге. Москва: Экономика, 2007.

4. Рковски П. Информационный бизнес: взгляд изнутри. // Мировая экономика и международные отношения// №8, 1999.

5. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. Москва» Дело» 1992.

6. Русинов Ф., Журавлев А. Конкурентноспособность: образование, информационный потенциал, принятие управленческих решений.// Консультант директора, №2(14), январь 2010.

Размещено на Allbest.ru