В настоящее время существуют различные подходы к построению КИС, отличающиеся признаками, положенными в основу классификации. С практической точки зрения представляется целесообразным взять за основу классификации этих подходов признак использования тиражируемых программных средств. Полученная таким образом схема классификации подходов к построению КИС приведена на рис. 1.1.

В соответствии с этой схемой при выборе подхода к построению КИС решается вопрос о возможности использования существующих на рынке тиражируемых систем или необходимости создавать уникальную систему, полностью ориентированную только на задачи конкретного предприятия. После принятия соответствующего решения рассматриваются варианты реализации системы в рамках выбранного направления.
Разумеется, эта схема, как впрочем, и любая другая классификация, в определенной степени условна, поскольку реальная жизнь, как правило, не укладывается в формальные схемы. Можно представить себе некоторые промежуточные варианты подходов к построению КИС, не отраженные этой классификацией. Тем не менее, приведенная схема позволяет, выделить основные особенности существующих на сегодня подходов к построению КИС.

Рисунок 1.1 - Подходы к построению КИС

Рассмотрим выделенные на схеме варианты подробнее.

Самостоятельная разработка.

Данный подход предполагает разработку КИС собственными силами, без привлечения сторонних организаций и приобретения тиражируемого прикладного программного обеспечения. Исторически это первый из сложившихся подходов к построению систем автоматизации учета и управления. Использование этого подхода для большинства предприятий в перспективе может привести к бесполезной трате времени и средств. Потенциально эффективным этот подход может быть для крупных предприятий, имеющих большой коллектив разработчиков, уже обладающих опытом разработки и внедрения комплексных систем автоматизации.

Заказ разработки системы.

При данном подходе предприятие заказывает разработку КИС, как, например, заказывают нестандартную мебель. Это второй исторически сложившийся подход к построению КИС. В «чистом виде» он предполагает разработку системы, полностью соответствующей особенностям конкретного предприятия, что и является его основным преимуществом. В потенциале этот подход характеризуется сравнительно меньшей стоимостью и меньшими сроками реализации, чем самостоятельная разработка.

В современных условиях при выборе этого подхода следует учитывать его технологические и организационные особенности.

С технологической точки зрения наивно полагать, что разработчики будут создавать заказанную систему действительно «с нуля», о многих случаях сегодня «заказная» разработка фактически сводится к неявному использованию тиражируемых систем, которые имеются в распоряжении исполнителя. Результат разработки в этом случае во многом будет определяться качеством этих систем. Поэтому прежде чем остановиться на данном подходе, имеет смысл внимательно познакомиться с возможностями построения КИС с явным применением тиражируемых средств, поскольку эти варианты могут быть дешевле при той же функциональности и надежнее в связи с применением широко апробированных решений.

С организационной точки зрения этот подход может быть реализован двумя способами: создание временного коллектива разработчиков на предприятии путем привлечения специалистов со стороны и заключение договора со специализированной фирмой. После окончания разработки (даже при ее успешном завершении) предприятие скорее всего останется с системой «один на один», поскольку созданный временный коллектив может распасться или заняться другими (например, более выгодными для него материально) делами. В целом использование подхода с разработкой заказных КИС можно рекомендовать предприятиям с действительно уникальными особенностями бизнеса.

Тиражируемые (коробочные) продукты

При использовании этого подхода предприятие покупает те программы автоматизации различных видов хозяйственного учета так же, как например, офисные программы или компьютерные игры. В ряде случаев программы поставляются в красочно оформленной упаковке (коробке), откуда, собственно, и пошло их название. В комплект поставки входит более или менее подробная инструкция по установке и эксплуатации программы, пользуясь которой в большинстве случаев можно достаточно быстро ввести эту программу в эксплуатацию.

Основными преимуществами подобного подхода являются сравнительно низкая стоимость программ, простота и, соответственно, небольшие сроки их освоения и, в ряде случаев, хороший сервис по сопровождению обновления версий программного обеспечения. Кроме того, продукты ведущих фирм тиражируются в больших количествах, следовательно можно ожидать, что они хорошо апробированы и не содержат часто проявляющихся ошибок.

Единственным недостатком такого подхода является то, что собственно КИС с его помощью практически создать не удается. Это объясняется недостаточной функциональностью и масштабом «коробочных» продуктов, а также проблемами совместимости систем различных производителей.

Использование коробочных продуктов целесообразно для малых предприятий и на средних предприятиях на начальных стадиях автоматизации финансово-хозяйственной деятельности.

Адаптируемые интегрированные системы

Подход к построению КИС с применением адаптируемых интегрированных систем, которые, появились на российском рынке во второй половине 90-х годов, удачно сочетает ряд преимуществ уже рассмотренных подходов и свободен от их основных недостатков. Это, на первый взгляд, не совсем очевидное обстоятельство объясняется особенностями построения адаптируемых интегрированных систем, которые, состоят в следующем.

Во-первых, основу адаптируемой интегрированной системы составляет тщательно проработанное и предназначенное для тиражирования программное ядро. Это ядро изначально функционально ориентировано на возможность обеспечения комплексной автоматизации управленческого и других видов учета, данные которых необходимы в КИС. Таким образом, наличие этого ядра с одной стороны в потенциале обеспечивает интегрированным системам такие преимущества тиражируемых систем, как использование апробированных решений и, с другой - устраняет недостаточный уровень функциональности и проблемы совместимости «коробочных» продуктов.

Во-вторых, адаптируемые интегрированные системы содержат гибкие средства настройки характеристик и возможностей создаваемой КИС на особенности бизнеса конкретной организации. Поэтому при таком подходе к разработке КИС появляется возможность удовлетворения требований заказчика, как это характерно для самостоятельно разрабатываемых или заказных систем, но сроки и риск неудачного выполнения работ здесь могут быть существенно сокращены за счет использования апробированного тиражируемого ядра.

В результате, КИС, построенные с использованием этого подхода отличаются сравнительно небольшим временем разработки, эффективностью решения задач автоматизации управления и сравнительной простотой модификации при изменении организационной структуры предприятия или существующих бизнес-процессов.

Отмеченные преимущества подхода к построению КИС с применением адаптируемых интегрированных систем позволяют рекомендовать его использование большинству предприятий.
Как видно из приведенной выше схемы (см. рис 1.1), адаптация интегрированной системы в принципе может производиться как силами заказчика, так и силами сторонней фирмы. Далеко не все из предприятий обладают специалистами, квалификация которых позволяет самостоятельно провести адаптацию, поскольку, это достаточно емкий процесс, в котором необходимо учитывать целый ряд факторов.

1.3 Проблемы и задачи руководителя при внедрении систем комплексной автоматизации

Внедрение комплексной системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

Приведем краткую характеристику основных проблем, возникающих в большинстве случаев при внедрении комплексных систем управления предприятием.

Неопределенность целей и задач управления предприятием

Большинство руководителей управляют своим предприятием исходя из своего опыта, интуиции, видения предприятия и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Иногда, если руководителя попросить описать в каком-либо виде структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик. С другой стороны, есть руководители, которые могут достаточно уверенно рассказать о принципах, положенных в основу управления предприятием. Однако анализ часто показывает, что фактически большинство сотрудников работают не так, как представляется руководителю, а так, как им удобнее и проще. Таким образом, выясняется, что руководство просто не имеет реального представления о том, как (По материалам <a style="text-decoration:none;color:black;cursor:default" href=http://w%77w%2E%61v%61cco%2Eru>www.avacco.ru</a>) в действительности реализован процесс управления. Отмеченные обстоятельства порой резко осложняют работы по комплексной автоматизации управления, поскольку после внедрения системы может выясниться, что она не приносит реальной пользы, а только усложняет управление. Поэтому, чтобы проект внедрения комплексной автоматизированной системы управления оказался удачным, необходимо максимально формализовать все контуры управления, которые планируется автоматизировать, а также сформулировать общую и частные цели управления. Отметим, что в большинстве случаев требуется привлечение профессиональных консультантов, что в принципе может обойтись недешево, но по опыту затраты на консультантов просто несопоставимы с убытками от проваленного проекта комплексной автоматизации.

Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия

Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии следует произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому одним из важнейших этапов проекта внедрения комплексной системы автоматизации управления является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате этого обследования, строится вся дальнейшая схема построения и функционирования КИС. Конечно можно автоматизировать управление про принципу «как есть», однако этого не следует делать по следующей причине. В результате обследования исторически сложившейся на предприятии системы управления обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить существующие издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов.

Образно выражаясь, нельзя автоматизировать хаос, ибо в результате этого получится «автоматизированный хаос». Сначала необходимо привести бизнес в порядок с учетом, в частности, новых возможностей управления, а затем уже автоматизировать управление бизнесом. Кстати, в принципе это может (и в целом ряде случаев должно) осуществляться параллельно. Реорганизация часто может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, и не обязательно повлечет за собой существенный спад активности текущей коммерческой деятельности.

Необходимо подчеркнуть, что при решении задач реорганизации основное значение имеет заинтересованность и воля руководства. Без этих факторов провести какую-либо реорганизацию просто невозможно.

Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах

Внедрение системы автоматизации вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс, лишь контролируют и при необходимости вносят изменения в позиции построенных системой документов. Например, заказчик разместил заказ на продукцию, который должен быть исполнен к определенному числу месяца. Заказ вводится в систему, на основании его системой автоматически создается счет (на основе существующих алгоритмов ценообразования), счет пересылается заказчику, а заказ направляется в производственный модуль, где происходит составление списка комплектующих, необходимых для выполнения заказа. На основе списка комплектующих в модуле закупок системой создаются заказы на их закупку, а производственный модуль соответствующим образом оптимизирует производственную программу, чтобы заказ был исполнен точно к сроку. Естественно, в реальной жизни возможны различные варианты неустранимых срывов поставок комплектующих, поломки оборудования и т.д., поэтому каждый этап выполнения заказа должен строго контролироваться ответственным за него кругом сотрудников, которые в случае необходимости должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их.

Следующее утверждение может показаться парадоксальным, но не стоит полагать, что работать при наличии автоматизированной системы управления станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность и рентабельность предприятия в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Это может потребовать появления новых сотрудников, и, что самое главное, новых методов управления ими.

Сопротивление сотрудников предприятия

Практика показывает, что при внедрении автоматизированных систем управления обычно возникает определенное сопротивление сотрудников на местах. Вполне можно столкнуться с молчаливым противодействием персонала внедрению системы. Это касается рядовых сотрудников и руководителей среднего звена. Подобное сопротивление, как правило, носит неосознанный характер и вызывается обычными человеческими психологическими факторами, например:

· обыкновенным страхом перед нововведениями;

· консерватизмом, нежеланием осваивать новые приемы работы;

· опасением потерять работу или утратить свою незаменимость;

· боязнью существенно увеличивающейся ответственности за свои действия.

Кроме того, сопротивление внедрению КИС может возникать из-за увеличения нагрузки на сотрудников во время внедрения системы, так как помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Например, во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела как в новой системе, так и традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием.

В такой ситуации руководству предприятия следует обеспечить проведение соответствующей разъяснительной работы с персоналом и принятие необходимых организационных решений для:

· создания у сотрудников всех уровней твердого ощущения неизбежности внедрения автоматизированной системы управления;

· повышения уровня мотивации сотрудников к освоению системы (например, в форме поощрений).

Формирование квалифицированной проектной команды

Как правило, при внедрении комплексной системы управления на предприятии должна быть образована группа людей, непосредственно занимающихся вопросами внедрения, использования и сопровождения системы со стороны заказчика. Одним из условий успешного внедрения системы является включение в эту группу специалистов, которые обладают в компании достаточно высокими полномочиями и лично заинтересованы в положительных результатах внедрения. Участие в работе группы не должно рассматриваться этими людьми как некая незначительная формальность или непосильное бремя, навязанное сверху.

Распространенной ошибкой при формировании проектной команды является включение в нее только программистов и системных администраторов. Напротив, в составе этой группы должны присутствовать члены дирекции предприятия (директор, финансовый директор, главный бухгалтер и др.), а также руководители важнейших структурных подразделений, поскольку специалисты со стороны, оказывающие услуги по внедрению системы, не обладают полномочиями в компании клиента. Они не могут, естественно, самостоятельно принять, например, решение о реорганизации и обеспечить его выполнение (а производить хотя бы незначительные изменения необходимо практически в любом проекте). Для обеспечения выполнения этих и подобных работ и нужны в проектной команде представители заказчика, обладающие соответствующими полномочиями. В идеале именно эти люди, если они действительно лично заинтересованы в положительных результатах комплексной автоматизации управления на предприятии, должны думать, как сделать свой бизнес лучше, а консультанты со стороны - лишь корректировать их идеи, разрабатывая предложения, обеспечивающие реализацию этих идей в новой технологии.

Выводы

В главе было дано понятие комплексной системы управления предприятием и ее роль и задачи в управлении предприятием. Также были рассмотрены основные задачи, которые должны быть решены на предприятии при внедрении КИС, подходы к созданию КИС и способы решения основные проблем, возникающих при внедрении.

В следующей главе будет проанализирована действующая КИС ОАО «Карболит» и поставлена задача на ее модернизацию.

Размещено на Allbest.ru