Автоматизированная система управления персоналом на предприятии среднего бизнеса ООО "Мега"

Разработка АС включает следующие основные этапы:

- исследование предметной области;

- изучение проблемы;

- формирование требований;

- постановка задачи;

- сбор исходных данных;

- выбор инструментальных средств разработки;

- разработка интерфейса пользователя;

- создание автоматизированное системы;

- внедрение.

Источниками разработки являются материалы по объектно-ориентированным языкам программирования, материалы по MS Visual Fox Pro 9.0.

Автоматизированная система «Отдел кадров» предназначена для автоматизации работы отдела кадров. Данный программный комплекс может работать как на машинах, подключенных к вычислительной сети так и просто на локальных машинах, если сеть отсутствует.

Автоматизированная система имеет следующие функции:

- ведение базы сотрудников;

- возможность ведения нескольких организаций в одной программе;

- карточка сотрудника с расширенным личностным и профессиональным учетом;

- приказы (возможность формирования на базе шаблонов MS Word);

- трудовые договора, возможность создания собственных шаблонов договоров;

- возможность хранения изображений всех необходимых документов;

- история изменения реквизитов каждого сотрудника;

- прием на работу новых сотрудников;

- увольнение сотрудников;

- учет вакансий;

- кадровое перемещение;

- расчет отпусков;

- ведение трудовой книжки;

- расчет стажа;

- поиск по журналу сотрудников;

- загрузка списка сотрудников из MS Excel;

- ведение штатного расписания;

- ведение ИНН сотрудников;

- информационно-справочное обслуживание;

- формирование и печать необходимой отчетности.

Для работы АС необходим IBM совместимый компьютер с процессором класса Pentium и объемом памяти не менее 64 Mб. Для комфортной работы с программным комплексом желателен компьютер на базе Pentium III/IV (или аналогичный AMD) с объемом памяти 256 Мб. Компьютер должен иметь следующее программное обеспечение: WINDOWS 95/98/2000/XP или WINDOWS NT.

Сформулируем основные критерии, по которым производился выбор среды программирования для создания АС «Отдел кадров»:

создание максимально возможного удобства в работе. Для этого программа должна иметь удобный и современный интерфейс пользователя;

работа модуля должна выполняться с максимально возможной скоростью. Нежелательны ситуации, в которых пользователю длительное время придется ожидать результата на свое действие;

максимальная простота в использовании;

минимальные затраты на разработку;

простое обновление и развитие;

легкое тиражирование;

автоматизация всей деятельности отдела кадров;

максимальное снижение ручной работы для начальника отдела кадров

наличие аппаратных средств определенной конфигурации;

наличие сертифицированных программных систем;

возможности инструментальных средств;

обеспечение взаимодействия с различными серверами баз данных;

работа в локальной сети.

Основа информационной системы, объект ее обработки - база данных.

База данных- это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Синоним термина «база данных» - «банк данных».

Чтобы обеспечить быстроту и качество поиска данных в базе, этот процесс должен быть автоматизирован. Компьютерную базу данных можно создать несколькими способами:

- с помощью алгоритмических языков программирования, таких как Basic, Pascal, C++ и т.д. Данный способ применяется для создания уникальных баз данных;

- с помощью прикладной среды, например Visual Basic. С его помощью можно создавать базы данных, требующие каких-то индивидуальных особенностей построения;

- с помощью специальных программных сред, которые называются системами управления базами данных.

В настоящее время существует несколько видов СУБД. Наиболее известными и популярными СУБД являются Ms Access, FoxPro и Paradox.

Автоматизированная система управления персоналом для предприятия ООО «Мега» разработана на основе Ms Visual FoxPro 9.0. Ms Visual FoxPro 9.0.относится к визуальным средствам разработки, то есть разработчику необходимо лишь выбрать необходимый компонент из набора инструментов и задать ему некоторое действие, выполняемое на определенное событие, таким образом, разработчику нет необходимости самому писать исходный код для создания формы или кнопки. Это позволяет сократить время разработки проекта.

Система Microsoft Visual FoxPro содержит все необходимые средства для создания и управления высокопроизводительными 32-х разрядными приложениями и компонентами баз данных.

Надежные инструментальные средства и объектно-ориентированный язык, специализированный для работы с данными, идеально подходят для создания современных приложений.

База данных может быть основана на одной модели или на совокупности нескольких моделей. Любую модель данных можно рассматривать как объект, который характеризуется своими свойствами (параметрами), и над ней, как над объектом, можно производить какие-либо действия.

Существуют три основных типа моделей данных - реляционная, иерархическая и сетевая.

Термин «реляционный» (от латинского relatio - отношение) указывает прежде всего на то, что такая модель хранения данных построена на взаимоотношении составляющих ее частей. В простейшем случае она представляет собой двухмерный массив или двухмерную таблицу, а при создании сложных информационных моделей составит совокупность взаимосвязанных таблиц. Каждая строка такой таблицы называется записью, а столбец - полем.

Реляционная модель данных имеет следующие свойства:

- каждый элемент таблицы - один элемент данных;

- все поля в таблице являются однородными, т.е. имеют один тип;

- каждое поле имеет уникальное имя;

- одинаковые записи в таблице отсутствуют;

- порядок записей в таблице может быть произвольным и может характеризоваться количеством полей, типом данных.

Иерархическая модель базы данных представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево (граф). Данная модель характеризуется такими параметрами, как уровни, узлы, связи. Принцип работы модели таков, что несколько узлов более низкого уровня соединяются при помощи связи с одним узлом более высокого уровня.

Узел - информационная модель элемента, находящегося на данном уровне иерархии.

Свойства иерархической модели данных:

- несколько узлов низшего уровня связано только с одним узлом высшего уровня;

- иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень), не подчиненную никакой другой вершине;

- каждый узел имеет свое имя (идентификатор);

- существует только один путь от корневой записи к более частной записи данных.

Сетевая модель базы данных похожа на иерархическую. Она имеет те же основные составляющие (узел, уровень, связь), однако характер их отношений принципиально иной. В сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней.

Можно доказать, что любую структуру данных можно преобразовать в простую двухмерную таблицу. Такое представление является наиболее удобным и для пользователя, и для машины, подавляющее большинство современных информационных систем работает именно с такими таблицами, т.е. с реляционными базами данных.

Основная идея реляционного подхода состоит в том, чтобы представить произвольную структуру данных в виде двухмерной таблицы, т.е. нормализовать структуру.

Каждая запись в таблице должна иметь первичный ключ, т.е. идентификатор (или адрес), значение которого однозначно определяет эту и только эту запись. Первичный ключ должен обладать двумя свойствами.

- однозначная идентификация записи: запись должна однозначно определяться значением ключа;

- отсутствие избыточности: никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойства однозначной идентификации.

Каждое значение первичного ключа в пределах таблицы должно быть уникальным. В противном случае невозможно отличить одну запись от другой. Указание ключа - это единственный способ отличить одну запись от другой. Обычно используют придуманные разработчиком уникальные цифровые значения - код, табельные номера и т.д.

Кроме первичного, могут использоваться так называемые простые (или вторичные) ключи таблицы. Простых ключей может быть множество. Они используются при упорядочивании (индексировании) таблиц.

Мы уже говорили, что процесс превращения иерархической или сетевой структуры данных в реляционную называется нормализацией. Внешне эта операция очень проста, но содержит некоторые нюансы, игнорирование которых может привести к неприятностям. Нюансы эти заключаются в том, что даже для простых двухмерных структур приходится подправлять состав полей.

Например, мы включим в таблицу поле, значение которого не зависит от первичного ключа. В таком случае появляется возможность утери информации. Однако важнее другое: повторяя многократно одни и те же данные, мы не только переделаем массу лишней работы, но и неминуемо ошибемся. Поэтому следует стремиться к исключению из таблицы полей, которые не связаны непосредственно с первичным ключом таблицы. Для этого, помимо оперативной, можно создать несколько справочных таблиц. Оперативная таблица меняется часто, а справочники - редко, их легко выправить раз и навсегда, внося в дальнейшем лишь небольшие изменения.

При проектировании таблиц рекомендуются следующие «золотые правила»:

- надо знать, что есть первичный ключ таблицы (т.е. убедиться, что двух записей с одинаковым значением ключа в таблице быть не может);

- если первичный ключ не просматривается, подумать, правильно ли подобран состав полей;

- если первичный ключ безупречен, к нему можно дописывать любые атрибуты, зависящие только от ключа;

- если при просмотре подготовленной базы данных в паре таблиц обнаружится одноименное поле, которое не входит в первичный ключ ни одной из этих таблиц, - это ошибка нормализации. Система не сможет контролировать согласованность значений таких полей.

Поскольку первичное заполнение таблиц и ввод их в машину ведет человек, ошибки в данных являются не исключением, а правилом, и любая информационная система должна иметь средство для диагностики и исправления ошибок.

Нарушение логической взаимосвязи - это логические (семантические) ошибки, ошибки смысла, которые могут быть обнаружены аппаратом формального логического контроля, построенным для информационных систем. Кроме того, конкретная информационная система может иметь собственные средства дополнительного («нестандартного») контроля, так как стандартные средства не могут охватить все возможные случаи. В современных систем управления базами данных имеются средства поддержания целостности данных. Кроме того, в современных информационных системах можно указать условия, которым должны удовлетворять значения некоторых полей (условия верификации данных).

Гораздо сложнее дело обстоит с ошибками в допустимых значениях данных. Такие ошибки условно называются арифметическими, хотя это не совсем точно, так как ошибочно может быть записано значение текстового данного: например, Иванов И.П. вместо Иванов А.П. Существует ряд средств для выявления арифметических ошибок, однако на пользовательском уровне ограничиваются простым визуальным контролем.

В результате проведённого анализа в качестве используемого инструментального средства для разработки автоматизированной системы для предприятия ООО «Мега» была выбрана система Ms Visual FoxPro 9.0. Данная СУБД является наиболее оптимальным вариантом и удовлетворяет требованиям поставленной задачи. Эта СУБД отличается удобством использования, простотой разработки базы данных. Проект может быть создан в короткие сроки.

В качестве модели данных используется реляционная модель, так как со структурной точки зрения реляционная модель является более простыми и однородными, чем сетевые и иерархические модели. Реляционные модели являются наиболее распространёнными и более подходящими для решения поставленной задач.

Нормативно-справочная информация используется для ведения базы сотрудников, штатного расписания и при работе с документами. Документы хранятся в журналах документов. Некоторые документы (прием, увольнение, перемещение) при проведении изменяют список сотрудников и количество вакансий в штатном расписании. По каждому сотруднику, кроме основных данных, ведется дополнительная информация в справочниках Кадровые данные, Состав семьи и т.д. Все эти данные используются для формирования отчетности и информационного обслуживания других пользователей и отделов.

В процессе анализа объекта автоматизации были рассмотрены основные функции отдела кадров, документопоток исходящей и входящей документации. Приведён обобщённый алгоритм процесса обработки кадрового учёта. На основе проведённого анализа были выделены основные функции автоматизированной системы управления персоналом для предприятия ООО «Мега», рассмотрена конфигурация системы и объекты её конфигурации.

Компьютер должен иметь следующее программное обеспечение: WINDOWS 95/98/2000/XP или WINDOWS NT. Необходимо наличие MS Word и MS Exсel. Перед запуском программы необходимо установить библиотеки MS Visual Fox Pro 9.0, идущие в комплекте с дистрибутивом. Исходя из этого, необходимо, чтобы система удовлетворяла следующим минимальным требованиям:

- процессор с тактовой частотой 800 МГц (рекомендуется Pentium);

- в случае ОС Microsoft Windows 95/98/2000/XP: оперативная память 64 Мбайт, при использовании активного рабочего стола 128 Мбайт;

- в случае ОС Microsoft Windows NT 4.0: оперативная память 128 Мбайт, при использовании активного рабочего стола 256 Мбайт;

- 25 мегабайта места на жестком диске;

- клавиатура;

- мышь.

Для технического обеспечения автоматизированной системы необходим компьютер, установленное на компьютер программное обеспечение.

Описание предметной области, выполненное без ориентации на используемые в дальнейшем программные и технические средства, называется инфологической моделью.

Для того, чтобы база данных адекватно отражала предметную область, проектировщик базы данных должен хорошо представлять себе все нюансы, присущие данной предметной области (ПО), и уметь отобразить их в базе данных. Поэтому прежде чем начинать проектирование базы данных, необходимо как следует разобраться, как функционирует предметная область, для отображения которой создается база данных. Предметная область должна быть предварительно описана. Для этого в принципе может использоваться и естественный язык, но его применение имеет много недостатков, основным из которых являются громоздкость описания и неоднозначность его трактовки. Поэтому обычно для этих целей используют искусственные формализованные языковые средства. В связи с этим под инфологической моделью (ИЛМ) понимают описание предметной области, выполненное с использованием специальных языковых средств, не зависящих от используемых в дальнейшем программных средств.

Центральной информационной сущностью базы данных является сущность «СОТРУДНИК». Эта информационная сущность описывает основные данные присущие каждому сотруднику. «СОТРУДНИК» характеризуется сущностями: «ИСТОРИЯ ТР. ДЕЯТЕЛЬНОСТИ», «НАУЧНЫЕ ДОСТИЖЕНИЯ», «СОСТАВ СЕМЬИ», «СВЕДЕНИЯ О ПЕРЕВОДЕ», «СВЕДЕНИЯ ОБ АТТЕСТАЦИИ», «ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ», «ПЕРЕПОДГОТОВКА», «СВЕДЕНИЯ ОБ МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ», «ПООЩРЕНИЯ, НАГРАЖДЕНИЯ», «ВЗЫСКАНИЯ», «ОТПУСКА», «ЗНАНИЯ ЯЗЫКОВ», «ПРОФЕССИИ», «МЕД. ОБСЛЕДОВАНИЯ», «МЕД. КНИЖКА», «КОММАНДИРОВКИ», «ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ», «ДОП. СВЕДЕНИЯ», «СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ».

Сущность «СОСТАВ СЕМЬИ» включает в себя данные о родственниках сотрудников, степени родства.

Сущность «ПЕРЕПОДГОТОВКА» включает в себя данные о переподготовке сотрудников на другие специальности.

Сущность «ПООЩРЕНИЕ, НАГРАЖДЕНИЯ» включает в себя данные обо всех поощрениях и награждениях полученных сотрудником за время работы.

Сущность «ВЗЫСКАНИЯ» содержит все данные о взысканиях с сотрудника.

Сущность «ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ» включает в себя данные о повышении квалификации сотрудников.

Сущность «СВЕДЕНИЯ ОБ АТТЕСТАЦИИ» включает в себя данные о всех проведенных аттестациях на предприятии.

Сущность «ОТПУСКА» включает в себя данные о всех отпусках сотрудников. Связана отношением «Содержит» с сущностями «ВИД ОТПУСКА» для учета всех статей к отпуску и последующим вычислением общего количества дней.

Сущность «ЗНАНИЕ ЯЗЫКОВ» включает в себя данные о знании и степени владения иностранных языков.

Сущность «ИСТОРИЯ ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ» включает в себя данные из трудовой книжки работника на момент приема на работу

Сущность «НАУЧНЫЕ ДОСТИЖЕНИЯ» содержит все сведения о научных званиях, степенях, достижениях работника.

Сущность «СВЕДЕНИЯ О ПЕРЕВОДЕ» включает все сведения о переводах сотрудника в организации.

Сущность СВЕДЕНИЯ ОБ МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ» содержит сведения о договорах материальной ответственности сотрудника.

Сущность «ПРОФЕССИИ» содержит сведения обо всех профессиях сотрудника.

Сущность «МЕД. ОБСЛЕДОВАНИЯ» содержит сведения обо всех медицинских обследованиях сотрудника.

Сущность «МЕД. КНИЖКА» включает данные из медицинской книжки работника.

Сущность «КОММАНДИРОВКИ» содержит сведения обо всех командировках сотрудника.

Сущность «ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ» содержит сведения о прохождении инструкции по технике безопасности сотрудником.

Сущность «СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ» содержит сведения о социальных льготах для сотрудника.

Сущность «ДОП. СВЕДЕНИЯ» позволяет добавить дополнительные сведения о сотруднике организации.

Остальные сущности являются доменами для связанных с ними сущностями. Они необходимы для поддержания целостности базы данных.

В созданной базе данных вся информация хранится в 104 таблицах, схема данных представлена на рисунке 2.

В таблице «СОТРУДНИК» хранятся основные общеобязательные данные по сотрудникам: Табельный номер, Фотография сотрудника, Дата приема на работу, ФИО, Должность, Кабинет, Телефон городской, Телефон местный, Телефон мобильный, Телефон домашний, Адрес электронной почты, ИНН, № пенсионного свидетельства, № медицинского полиса, Дата рождения, Место рождения, Гражданство, Национальность, Пол, Семейное положение, Основание на увольнение, Дата увольнения, № приказа на увольнение, Дата приказа на увольнение, Сведения об общегражданском паспорте, Место регистрации, Сведения о заграничном паспорте, Фотография свидетельства о рождении, Сведения об образовании 1 и фотография диплома 1, Сведения об образовании 2 и фотография диплома 2, Сведения о послевузовском образовании и фотография диплома 3, Сведения о Воинском учете, Тип места работы, № Договора, № Приказа, Дата договора, Дата приказа, Срок договора, Оклад, Надбавка, Оклад с надбавкой, КТУ, Ставка, Стаж работы общий, Стаж работы непрерывный, Стаж работы на предприятии, Код сотрудника - идентификатор типа счетчик.

В таблице «НАУЧНЫЕ ДОСТИЖЕНИЯ» хранятся данные о научных достижениях сотрудника: Код сотрудника - для привязки к сотруднику, №пп, Научная степень (звание, достижение), Наименование выдавшего органа, дата, фото документа.

В таблице «Аттестация» хранятся данные по аттестациям, которые прошел сотрудник: Код сотрудника - для привязки к сотруднику, №пп, Сведения об аттестации, Дата аттестации, Решение комиссии, № документа.

В таблице «Знание языков» хранятся данные о знании сотрудником иностранных языков: Код сотрудника - для привязки к сотруднику, №пп, Код языка, Язык, Уровень владения.

В таблице «История трудовой деятельности» хранятся данные из трудовой книжки сотрудника на момент приема на работу: Код сотрудника - для привязки к сотруднику, Дата, Сведения о приеме на работу, перемещениях и увольнениях, Основание увольнения.

В таблице «Отпуска» хранятся данные обо всех отпусках сотрудника с момента приема на работу: Код сотрудника - для привязки к сотруднику, №пп, Вид отпуска(из справочника), Начало отпуска, Количество дней, Дней доп. отпуска, Всего дней, Окончание отпуска, Начало периода, Конец периода, № приказа, Дата приказа, Вид дополнительного отпуска, Основание дополнительного отпуска, год. доп. отпуска.

В таблице «Повышение квалификации» хранятся данные о направлениях сотрудников на повышение квалификации: Код сотрудника - для привязки к сотруднику, №пп, Сведения о повышении квалификации, Дата повышения, Вид повышения, Наименование учреждения, Вид документа, Основание повышения.

В таблице «Поощрения, НАГРАЖДЕНИЯ» хранятся данные о полученных сотрудником поощрениях и награждениях с момента поступления на предприятие: Код сотрудника - для привязки к сотруднику, №пп, Мотив поощрения, Вид поощрения (из справочника), Дата, № документа, Основание(из справочника), Сумма.

В таблице «переподготовка» хранятся данные о прохождении сотрудником проф. переподготовки на другую специальность, которая есть в штатном расписании: Код сотрудника - для привязки к сотруднику, №пп, Сведения о переподготовке, Дата переподготовки, Вид переподготовки, Наименование учреждения, Вид документа, Основание для переподготовки.

В таблице «СОСТАВ СЕМЬИ» хранятся данные о родственниках сотрудника и степени родства: Код сотрудника - для привязки к сотруднику, №пп, Кем приходится, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Место рождения, Место работы, должность.

В таблице «СВЕДЕНИЯ О ПЕРЕВОДЕ» хранятся данные о всех переводах сотрудника в организации. Код сотрудника - для привязки к сотруднику, №пп, Вид перевода, Дата перевода, Срок перевода, Причина перевода, № приказа, Дата приказа, Основание, Старый отдел, Новый отдел, Старая должность, Новая должность, Старый оклад, Старая надбавка %, Старая надбавка руб., Старый КТУ, Новый оклад, Надбавка %, Надбавка руб., КТУ.

В таблице «СВЕДЕНИЯ О МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ» хранятся все данные о материальной ответственности сотрудника. Код сотрудника - для привязки к сотруднику, №пп, Сведения о материальной ответственности, № договора, Дата заключения.

В таблице «ВЗЫСКАНИЯ» хранятся данные о всех взысканиях с сотрудника в организации. Код сотрудника - для привязки к сотруднику, №пп, Сведения о взыскании, Вид взыскания, Дата взыскания, № документа, Основание взыскания.

В таблице «ПРОФЕССИИ» хранятся данные о всех профессиях, полученных сотрудником. Код сотрудника - для привязки к сотруднику, №пп, Код профессии (из справочника профессии), Название профессии(из справочника профессии), Квалификация профессии(из справочника профессии), Основная(Да, Нет).

В таблице «МЕД. ОБСЛЕДОВАНИЯ» хранятся данные о всех медицинских обследованиях, пройденных сотрудников в организации. Код сотрудника - для привязки к сотруднику, №пп, Медицинское обследование, Дата обследования, Место обследования, Заключение врачей, Срок действия справки.

В таблице «МЕД, КНИЖКА» хранятся основные данные медицинской книжки сотрудника. Код сотрудника - для привязки к сотруднику, №пп, Терапевт, Флюорография, КВД-дерматолог, Аттестация, Дата регистрации, Дата выдачи.

В таблице «КОММАНДИРОВКИ» хранятся данные о всех командировках, сотрудника в организации. Код сотрудника - для привязки к сотруднику, №пп, Куда командирован, Номер приказа, Дата приказа, С даты, По дату, Кол-во дней, Цель командировки, За счет средств, Основание командировки.

В таблице «ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ» хранятся данные о всех пройденных сотрудником инструктажей по технике безопасности. Код сотрудника - для привязки к сотруднику, №пп, Сведения инструктаже по ТБ, Дата проведения, Дата след. проведения.

В таблице «СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ» хранятся данные о всех социальных льготах сотрудника. Код сотрудника - для привязки к сотруднику, №пп, Наименование льготы, № документа, Дата выдачи документа, Основание.

В таблице «ДОП. СВЕДЕНИЯ» хранятся дополнительные сведения, не отраженные в других таблицах. Код сотрудника - для привязки к сотруднику, №пп, Дополнительные сведения о сотруднике.

Остальные таблицы, название которых начинается со слова «СПРАВОЧНИК», являются доменами для связанных с ними таблиц. Они необходимы для поддержания целостности базы данных. Связи и состав этих таблиц очевидны без дополнительного описания и вся информация о них может быть получена путем изучения схемы данных приведенной на рисунке 2.3.

Все связи реализуют: обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанных полей.

персонал управление автоматизированный кадры

Рисунок 2 - Схема данных

Пользователь вводит исходные данные во входные формы через пункт меню «Контрагенты», подменю «Добавить контрагента» или «Изменить карточку контрагента». Договора по выбранному контрагенту вводятся через кнопку меню «Договора контрагента».

Любые изменения во входных формах несут изменения в выходных формах (Отчетность в документах).

Введенная в базу данных информация хранится в течение неограниченного периода времени и может быть использована в любой момент времени. Программой предоставляется возможность добавления, корректировки, удаления данных.

Входные формы программы имеют ряд особенностей.

Во входных формах имеются кнопки, обеспечивающие добавление записи, закрытие формы.

Выходные формы отражают результаты введенных данных.

У каждого документа в системе существует одноименный отчет.

2.5 Описание программы

Справочники в программе предназначены для ввода и хранения информации, постоянно используемой при вводе исходных данных. Справочники вызываются при вводе в поле, с которым они связаны. В программе используются следующие справочники:

- справочник «отделы»;

- справочник «должность»;

- справочник «гражданство»;

- справочник «национальность»;

- справочник «семейное положение»;

- справочник «основание увольнения»;

- справочник «государственные учреждения»;

- справочник «города»;

- справочник «улицы»;

- справочник «тип образования»;

- справочник «документы об образовании»;

- справочник «учебные заведения»;

- справочник «специальности»;

- справочник «квалификация»;

- справочник «послевузовское образование»;

- справочник «документы о послевузовском образовании»;

- справочник «ВУС»;

- справочник «воинское звание»;

- справочник «категория запаса»;

- справочник «состав»;

- справочник «категория годности»;

- справочник «комиссариат»;

- справочник «вид отпуска»;

- справочник «вид поощрения»;

- справочник «основание поощрения»;

- справочник «профессия»;

- справочник «характер работы»;

- справочник «режим труда»;

- справочник «продолжительность рабочей недели»;

- справочник «основание приема на работу»;

- справочник «разряд»;

- справочник «квалификационная категория».

Документы

Документы автоматизируют ввод информации о сотрудниках организации. В программе представлены следующие виды документов:

- карточка сотрудника;

- фото общегражданского паспорта;

- фото заграничного паспорта;

- фото военного билета;

- научные достижения;

- трудовая книжка;

- фото трудовой книжки;

- должности сотрудника;

- оклады сотрудника;

- состав семьи;

- сведения о переводе;

- сведения о повышении квалификации;

- сведения о материальной ответственности;

- сведения о взысканиях;

- сведения об аттестации;

- сведения о переподготовки;

- сведения о поощрениях;

- сведения об отпусках;

- сведения о владении языками;

- сведения о профессиях;

- сведения о медицинских обследованиях;

- медицинская книжка сотрудника;

- сведения об инструктажах по технике безопасности;

- сведения о командировках;

- социальные льготы;

- дополнительные сведения.

Документ - Карточка сотрудника

Основной документ программы, который позволяет ввести все данные о сотруднике организации. Состоит из 4 закладок:

- общие сведения о сотруднике;

- паспортные данные;

- образование и военный учет;

- трудовая деятельность.

Доступ к документу осуществляется через кнопки «Новый сотрудник», «Изменить карточку сотрудника», «Просмотр карточки» в меню журнала сотрудников.

Рисунок 3 - Документ «Карточка сотрудника»

Документ - Фото общегражданского паспорта

Документ позволяет добавить фотографию паспорта сотрудника. Доступ к документу осуществляется через кнопку «Фото паспорта» на закладке «Паспортные данные».

Рисунок 4 - Документ «Фото общегражданского паспорта»

Документ - Научные достижения

Документ содержит сведения о всех научных достижениях сотрудника. Доступ к документу осуществляется через кнопку «Достижения» на закладке «Образование и Военный учет».

Рисунок 5 - Документ «Научные достижения сотрудника»

Документ - Трудовая книжка

Документ содержит все сведения из трудовой книжки сотрудника.

Доступ к документу осуществляется через кнопку «Трудовая книжка» на закладке «Трудовая деятельность».

Рисунок 6 - Документ «Трудовая книжка»

Документ - Должности сотрудника

Документ содержит сведения о всех должностях сотрудника. Доступ к документу осуществляется через кнопку «Должности» на закладке «Трудовая деятельность».

Рисунок 7 - Документ «Должности сотрудника».

Документ - Оклады сотрудника

Документ содержит сведения об окладах сотрудника на предприятии. Доступ к документу осуществляется через кнопку «Оклады» на закладке «Трудовая деятельность».

Рисунок 8 - Документ «Оклады сотрудника»

Документ - Состав семьи

Документ содержит сведения о семье сотрудника. Доступ к документу осуществляется через кнопку «состав семьи» на закладке «Общие сведения о сотруднике».

Рисунок 9 - Документ «Состав семьи»

Документ - Сведения о переводе

Документ позволяет ввести данные о переводах сотрудника в организации. Доступ к документу через кнопку «Сведения о переводе» на закладке «Трудовая деятельность».

Рисунок 10 - Документ «Сведения о переводе»

Документ - Сведения о повышении квалификации

Документ позволяет ввести данные о повышении квалификации сотрудника. Доступен через кнопку «Сведения о повыш. квалиф.» на закладке «Трудовая деятельность».

Рисунок 11 - Документ «Сведения о повышении квалификации»

Документ - Сведения о материальной ответственности

Документ позволяет ввести сведения о материальной ответственности сотрудника. Доступен через кнопку «Сведения о мат. ответств.» на закладке «Трудовая деятельность».

Рисунок 12 - Документ «Сведения о материальной ответственности»

Документ - Сведения о взысканиях

Документ содержит сведения о взысканиях с сотрудника. Доступен через кнопку «Сведения о взысканиях» на закладке «Трудовая деятельность».

Рисунок 13 - Документ «Трудовая деятельность»

Документ - Сведения об аттестации

Документ содержит сведения об аттестациях, полученных сотрудником. Доступен через кнопку «Сведения об аттестац.» на закладке «Трудовая деятельность».

Рисунок 14 - Документ «Сведения об аттестации»

Документ - Сведения о переподготовке

Документ позволяет ввести данные о переподготовке сотрудника. Доступен через кнопку «Сведения о переподготовке» на закладке «Трудовая деятельность».

Рисунок 15 - Документ «Сведения о переподготовке»

Документ - Сведения о поощрениях

Документ содержит сведения о поощрениях и награждениях сотрудника.

Доступен через кнопку «Поощрения, награждения» на закладке трудовая деятельность.

Рисунок 16 - Документ «Сведения о поощрениях»

Документ - Сведения об отпусках

Документ позволяет ввести данные обо всех отпусках сотрудника. Доступен через кнопку «Сведения об отпусках» на закладке трудовая деятельность.

Рисунок 17 - Документ «Сведения об отпусках»

Документ - Сведения о владении языками

Документ позволяет ввести данные о владении языками сотрудника. Доступен через кнопку «Знание языков» на закладке «Трудовая деятельность».

Рисунок 18 - Документ «Сведения о владении языками»

Документ - Сведения о профессиях

Документ содержит сведения о профессиях сотрудника. Доступен через кнопку «Профессии» на закладке «Трудовая деятельность».

Рисунок 19 - Документ «Сведения о профессиях»

Документ - Сведения о медицинских обследованиях

Документ содержит данные о медицинских обследованиях, пройденных сотрудником в организации. Доступен через кнопку «Мед. обследования» на закладке «Трудовая деятельность.

Рисунок 20 - Документ «Сведения о медицинских обследованиях»

Документ - Медицинская книжка сотрудника

Документ содержит сведения из медицинской книжки сотрудника. Доступен через кнопку «Мед. книжка» на закладке «Трудовая деятельность».

Рисунок 21 - Документ «Медицинская книжка»

Документ - Сведения об инструктажах по технике

безопасности

Документ содержит данные о пройденных сотрудником инструктажах по технике безопасности. Доступен через кнопку «Инструктаж по ТБ» на закладке «Трудовая деятельность».

Рисунок 22 - Документ «Сведения об инструктажах по ТБ»

Документ - Сведения о командировках

Документ содержит все сведения о командировках сотрудника. Доступен через кнопку «Командировки» на закладке «Трудовая деятельность».

Рисунок 23 - Документ «Сведения о командировках»

Документ - Социальные льготы

Документ содержит сведения о социальных льготах, на которые имеет право работник в соответствии с законодательством. Доступен через кнопку «Соц. льготы» на закладке «Трудовая деятельность».

Рисунок 24 - Документ «Социальные льготы»

Документ - Дополнительные сведения

Документ позволяет добавить дополнительные сведения, не отраженные в других документах. Доступен через кнопку «Доп. сведения» на закладке «Трудовая деятельность».

Рисунок 25 - Документ «Дополнительные сведения»

Журналы документов

В программе представлены следующие журналы:

- журнал сотрудников;

- журнал «история сотрудника»;

- журнал «уволенные»;

- журнал «вакансии».

Журнал сотрудников

Журнал содержит всех работающих сотрудников в организации, сведения о которых введены в базу данных. Доступен через кнопку главного меню «Сотрудники».

Рисунок 26 - Журнал сотрудников

Журнал - История сотрудника

Журнал содержит историю изменения реквизитов сотрудника.

Доступен через кнопку меню журнала сотрудников «История сотрудника».

Рисунок 27 - Журнал «История сотрудника»

Журнал - Уволенные

Журнал содержит сотрудников, уволенных из организации. Доступен через кнопку меню журнала сотрудников «Показать уволенных».

Журнал - Вакансии

Журнал содержит данные по вакансиям в организации. Доступен через кнопку меню журнала сотрудников «Показать вакансии».

Печать журналов

Любой журнал можно распечатать, нажав кнопку печать, в меню журнала документов. Если мышкой поставить галочку «в EXСEL», то произойдет выгрузка отчета в программу MS EXСEL (программа должна быть установлена).

Печать личной карточки сотрудника

Личную карточку любого сотрудника можно распечатать, нажав кнопку «Личная карточка (Т-2)» в документе «Карточка сотрудника». При этом будет произведена выгрузка данных в MS Word и сформирована личная карточка, которую можно отредактировать и распечатать.

Печать полного отчета о сотруднике

Полный отчет о сотруднике можно распечатать, нажав кнопку «Полный отчет в Word в документе «Карточка сотрудника». При этом будет произведена выгрузка отчета в MS Word, который можно отредактировать и распечатать.

Печать приказа об увольнении

Приказ об увольнении можно распечатать, нажав на кнопку «Увольнение (Т-8) в документе «Карточка сотрудника» на закладке «Общие сведения о сотруднике». При этом будет предложено выбрать шаблон MS Word, на основе которого будет сформирован документ. Шаблон можно добавить свой или использовать готовый. Соответствие значений закладок полям программы «Отдел кадров» можно посмотреть в помощи к программе (Главное меню-Сервис-Помощь).

Печать трудового договора

Трудовой договор сотрудника можно распечатать, нажав кнопку «Трудовой договор» в документе «Карточка сотрудника» на закладке «Трудовая деятельность». При этом будет предложено выбрать шаблон MS Word, на основе которого будет сформирован документ.

Печать приказа о приеме на работу

Приказ о приеме на работу сотрудника можно распечатать, нажав кнопку «Прием (Т-1)» в документе «Карточка сотрудника» на закладке «Трудовая деятельность». При этом будет предложено выбрать шаблон MS Word, на основе которого будет сформирован документ.

Рисунок 28 - Выбор шаблона для печати приказа о приеме на работу

Печать сведений о сотруднике

Программа позволяет распечатать сведения о сотруднике. Для этого нужно выбрать тип сведений (основные или дополнительные) в документе «Карточка сотрудника» и нажать кнопку «Печать». Если поставить галочку «в Word», то произойдет выгрузка сведений в MS Word.

Печать документов

Любой документ в программе можно распечатать, нажав кнопку «Печать» в нужном документе.

Остальные отчеты

Через кнопку «Отчеты» меню журнала сотрудников доступны дополнительные отчеты программы. Это стандартные отчеты, статистические отчеты и произвольные отчеты.

Стандартные отчеты:

- штатное расписание;

- список с датой рождения;

- список по отделам;

- список по отделам с датой приема;

- список военнообязанных;

- уволенные по подразделениям;

- находящиеся на испытательном сроке.

Статистические отчеты:

- количество сотрудников;

- новые сотрудники;

- возраст сотрудников;

- количество мужчин и женщин;

- мужчины;

- женщины;

- количество отработанных сотрудниками лет и дней;

- количество сотрудников, вакансий, средний возраст, оклад;

- дети сотрудников;

- переводы за период.

Произвольный отчет

Отчет позволяет сформировать произвольную выборку по сотрудникам и выгрузить её в MS Exel. Пользователь сам выбирает данные, которые необходимо включить в отчет.

Описание меню программы

При запуске исполняющего файла программного продукта пользователю предоставляется возможность самостоятельного использования меню программы: ввод и редактирование, удаление и просмотр записей базы данных, получение необходимой информации посредством ввода данных во входные формы и просмотра выходных форм.

Основное меню программного продукта состоит из следующих вкладок:

- сотрудники;

- сервис;

- выход.

Пункт меню Сотрудники вызывает главный журнал сотрудников.

Пункт меню Сервис состоит из следующих вкладок:

- настройка организации. Здесь пользователь может ввести основные реквизиты организации, переключиться между организациями, перемещать сотрудников из базы одной организации в другую;

- поиск по базам. Этот пункт позволяет работать со всеми базами организации в одном журнале;

- настройка интерфейса. Позволяет изменить основные параметры интерфейса;

- напоминание по дням рождения. Вывод информации по ближайшим дням рождения сотрудников;

- изменение имени и пароля. Позволяет изменять имена пользователей и пароли для входа в программу. По умолчанию имя «1» и пароль «1»;

- загрузка списка сотрудников из Exсel. Импорт списка сотрудников из файла sbase.xls, который находится в папке с программой;

- загрузка из архива/предыдущих версий. Позволяет загрузить архив базы данных;

- архивирование. Создание архива базы данных в папке sbackup;

- переиндексация базы данных. В случае сбоя индексного файла, позволяет провести переиндексацию базы данных;

- очистить историю. Удаление истории всех записей из таблицы сотрудников;

- помощь. Вывод на экран помощи;

- о программе. Вывод информации о программе.

Пункт меню выход. Завершение работы с программой.

Внешний вид меню показан на рисунке 29.

Рисунок 29 - Главное меню программы

Меню журнала сотрудников

При выборе пункта сотрудники в главном меню, загружается журнал сотрудников. Меню для управление журналом состоит из следующих пунктов: