Размещено на http://www.allbest.ru/

14

Контрольная работа

Предмет: Организационное управление

Тема: Оценка системы управления структурным подразделением предприятия связи и деловых качеств руководителя

Содержание

Задача № 1

Задача № 2

Список литературы

Задача № 1

Оценить систему управления предприятия связи или структурного подразделения.

РЕШЕНИЕ

В рамках данной работы проводим оценку и оптимизацию структуры финансового отдела предприятия В качестве объекта для проведения управленческого ФСА филиала ОАО «Электросвязь» выбран финансовый отдел, который является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Данный выбор обусловлен важностью укрепления финансовой устойчивости предприятия, а также высокими затратами подсистемы управления относительно других подразделений предприятия. Создание комплексной системы управления финансами должно обеспечивать эффективное управление финансовыми и товарно-материальными потоками, финансовую устойчивость, прибыльность и конкурентоспособное развитие предприятия с минимальными затратами на организацию и управление. К важнейшим задачам управленческого ФСА финансового отдела относятся:

1. Поиск путей улучшения качества выполнения функций управления.

2. Поиск резервов снижения затрат на управление в целях снижения затрат на производство.

3. Определение степени значимости каждой функции

4. Поиск наилучших способов выполнения функций

5. Экономическая оценка организационной структуры

Финансовый отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия ОАО «Электросвязь» и подчиняется непосредственно заместителю директора по экономике. Финансовый отдел существует для того, чтобы консультировать и обслуживать другие отделы и подразделения предприятия по вопросам, относящимся к составлению отчетов, проведению и оценке финансовых операций. Финансовый отдел предприятия охватывает решение следующих задач:

1. Обеспечение финансово-аналитической информацией структурные подразделения предприятия.

2. Изыскание внутренних и внешних дополнительных резервов на развитие производства.

3. Эффективное управление денежными потоками.

4. Осуществление расчетов и обоснований инвестиционной деятельности.

5. Осуществление контроля и учета за финансовыми потоками предприятия.

6. Работа, связанная с учредительными документами и акционированием.

Финансовый отдел осуществляет ведение учета, анализа, прогнозирования и отчетности о финансовых операциях. Исходя из основных задач, поставленных перед финансовой службой, строится организационная структура финансового отдела, представленной на рис. 1 и составляется штатное расписание финансового отдела, сведенного в таблице 1.

Рис.1 . Структура финансового отдела ОАО «Электросвязь»

Таблица 1. Штатное расписание финансового отдела

№№ п/п	Должность	Численность, чел.	Оклад в месяц, Руб.
1	Начальник отдела	1	6 000
2	Заместитель начальника отдела	1	4 500
3	Аналитик по финансовому прогнозированию	1	2 000
4	Специалист по финансовому планированию	1	2 000
5	Специалист по финансовым вложениям	1	2 000
6	Специалист по бюджетированию	1	2 500
7	Специалист по акционированию	1	2 000
	ИТОГО	7	21 000

На основании анализа структурно-элементной модели проводится классификация функций и строится функциональная модель финансового отдела (см. рис. 2).

Рис. 2. Функциональная FAST-диаграмма финансового отдела

В соответствии с функциональной моделью составляется таблица формулировки и классификации функций финансового отдела. Содержащиеся в ней затраты на выполнение всех функций включают расходы на поддержание вычислительной техники в рабочем состоянии и ее амортизация; заработная плата всех сотрудников, обязательные начисления на заработную плату, канцелярские расходы, оплата коммунальных услуг, командировочные расходы, оплата услуг связи и прочие.

Таблица классификации функций финансового отдела строится с учетом основных принципов формулирования функций финансового отдела: точности, абстрактности, лаконизма, количественной характеристики, полноты выявления функций (см. таблицу 2).

Таблица 2. Формулировка и классификация функций финансового отдела

Наименование функции	Вид функции	Затраты на выполнение функции в год, руб.
глагол	существительное	дополнение
Получать	информацию	от внешних и внутренних источников	О	50 000
Проверять	информация	Из источников	В	6 000
Уточнять	информация	Из источников	В	6 000
Получать	информация	По отчетности, СМИ, нормативным актам	В	10 000
Запрашивать	отдел	Получателя информации	В	11 000
Акционировать	организация	Соответствие законодательству	О	40 000
Составлять	реестр	По списку	О	10 000
Подготавливать	собрание	По списку	О	10 000
Работать	документы	По учредительным	О	10 000
Выявлять	тенденции	На финансовых рынках	О	55 000
Размещать	Ценные бумаги	На биржах, в банке, среди акционеров	О	30 000
Управлять	Портфель ЦБ	По объемам	О	20 000
Бюджетировать	бюджет	По группам	О	60 000
Подготовка	обоснование	По оборотным средствам	О	45 000
Оценка	проект	Инвестиции	О	40 000
Вкладывать	вложения	Оборотные средства	О	12 000
Разработать	план	Движение денежных средств	О	10 000
Учитывать	движение	По денежным средствам	О	80 000
Анализировать	анализ	По денежным потокам	О	25 000
Выдавать	информация	руководству	О	35 000
Оформлять	результаты	По документообороту	О	45 000
ИТОГО	610 000

Условные обозначения:

О - основная функция,

В - вспомогательная функция

Функциональная диаграмма и таблица классификации функций позволяет в дальнейшем системно подойти к классификации и формированию состава конкретных функций системы управления.

В результате анализа исходных данных выявлено, что на осуществление функций финансового отдела составляют 610 000 руб. в год. Наиболее дорогой функцией является функция «Планово-аналитическое обеспечение деятельности» - 115 000 руб. в год. Высокая стоимость выполнения этих функций связана с привлечением специалистов, получающих высокую зарплату, использование компьютерной техники, приобретение автоматизированных программ, обслуживание техники и т.п.

Проверка целесообразности высоких затрат на выполнение этой функции осуществляется в результате анализа качества их выполнения и функционально-стоимостной диаграммы, для чего необходимо определить значимость выполняемых функций. Значимость функций определяется экспертной группой, состоящей из работников аппарата управления и начальника отдела. Степень значимости функции рассчитывается в баллах, для чего используется метод расстановки приоритетом, результаты сводятся в таблицу 3.

Таблица 3. Результаты попарного сравнения функций

Функция	1	2	3	4	5	6	7
1	1,0	0,5	0,5	1,0	0,5	0,5	0,5
2	0,5	1,0	0,5	0,5	1,0	0,5	1,0
3	1,5	1,0	1,0	1,0	1,5	0,5	1,5
4	1,5	0,5	0,5	1,0	0,5	0,5	1,5
5	1,5	1,0	1,0	1,5	1,5	1,0	1,5
6	1,5	0,5	0,5	1,5	0,5	1,5	1,5
7	0,5	0,5	0,5	0,5	1,0	1,0	1,0

Условные обозначения функций:

1. Получать информацию от внутренних и внешних источников

2. Акционировать организацию

3. Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках

4. Бюджетирование

5. Подготовка обоснований инвестиционных решений

6. Планово-аналитическое обеспечение деятельности

7. Выдавать информацию по финансовой деятельности

Расчет значимости функций удобно рассчитывать в таблице (см. таблицу 4.)

Таблица 4. Расчет значимости функций

Функция	1	2	3	4	5	6	7	Р(о)	Рн(о)	Р(1)	Рн(1)	Р(2)	Рн(2)
1	1,0	0,5	0,5	1,0	0,5	0,5	0,5	4,5	0,100	0,550	0,096	0,548	0,096
2	0,5	1,0	0,5	0,5	1,0	0,5	1,0	5,0	0,111	0,667	0,112	0,665	0,112
3	1,5	1,0	1,0	1,0	1,5	0,5	1,5	8,0	0,178	1,600	0,176	1,598	0,176
4	1,5	0,5	0,5	1,0	0,5	0,5	1,5	6,0	0,133	0,933	0,135	0,931	0,135
5	1,5	1,0	1,0	1,5	1,5	1,0	1,5	9,0	0,200	1,982	0,197	1,980	0,197
6	1,5	0,5	0,5	1,5	0,5	1,5	1,5	7,5	0,167	1,417	0,169	1,415	0,169
7	0,5	0,5	0,5	0,5	1,0	1,0	1,0	5,0	0,111	0,791	0,115	0,789	0,115
Сумма								45,0	1,000	7,940	1,000	7,926	1,000

На заключительной стадии анализа, после выделения излишних функций, для наглядного сопоставления степени значимости функций с затратами на их осуществление, строится функционально - стоимостная диаграмма. На этой диаграмме по горизонтальной оси располагаются функции в соответствии с их рангом, вычисленным методом расстановки приоритетов, а по вертикальной - значимость и затраты на осуществление функций (см. рис. 3). Построенная диаграмма позволяет визуально выделить затраты, которые не сбалансированы со значимостью соответствующих функций. В рассмотренной диаграмме затраты на функцию «Планово-аналитическое обеспечение деятельности» (6) гораздо выше, чем ее значимость, в то время как значимость функций «Подготовка обоснований инвестиционных решений» (5) и «Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках» (3) выше, но затраты ниже. Также следует обратить внимание на высокие затраты по функциям «Получать информацию от внутренних и внешних источников» (1) и «Выдавать информацию по финансовой деятельности» (7), в то время как значимость их небольшая. Поэтому следует пересмотреть статьи расходов по отмеченным функциям.

Рис. 3. Функционально-стоимостная диаграмма основных функций

Финансового отдела

При анализе также целесообразно учитывать уровень качества осуществления функций. Данная процедура необходима для сопоставления реального качества осуществления функций и затрат на их выполнение. Исходной информацией являются данные по предприятию и нормативная литература. Сводная таблица показателей качества функций управления основных функций финансового отдела приведена в таблице 5.

Таблица 5. Сводная таблица показателей качества функций управления

	Основная функция
Показатель,	Получать	Акционировать	Оценка и	Бюджети-	Подготовка	Планово-	Выдавать
коэффициент	информацию	организацию	выявление	рование	обоснований	аналитич.	информацию
			тенденций		инв.проектов	обеспечен.
Использование
технических средств	0,51	0,25	0,25	0,74	0,89	0,92	0,71
Организация рабочих
мест	0,75	0,75	0,75	0,75	0,75	0,75	0,75
Нормирование труда	1,00	1,00	1,00	1,00	1,00	1,00	1,00
Регламентация	1,00	1,00	1,00	1,00	1,00	1,00	1,00
функций
Дублирование	0,50	0,15	0,50	0,50	0,50	0,64	0,25
функций
Использование	0,72	0,80	0,94	0,90	1,00	1,00	0,91
рабочего времени
Уровень качества	0,64	0,56	0,63	0,70	0,73	0,76	0,66
функций

Для удобства оценки и анализа основных функций, значимости и затрат на осуществление функций, а также уровень качества их выполнения, целесообразно свести в таблицу (см. таблицу 6).

Таблица 6. Сводная таблица основных функций финансового отдела

№№	Наименование функции	Среднее	Ранг	Затраты на	Уровень
п/п		значение	функции	функцию в	качества
		функции		год	функции
1	Получать информацию от внутренних и внешних источников	4,5	6-7	72	0,64
2	Акционировать организацию	5,0	5	70	0,56
3	Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках	8,0	2	105	0,63
4	Бюджетирование	6,0	4	60	0,70
5	Подготовка обоснований инвестиционных решений	9,0	1	97	0,73
6	Планово-аналитическое обеспечение деятельности	7,5	3	115	0,76
7	Выдавать информацию по финансовой деятельности	5,0	6-7	91	0,66

Диаграмма, приведенная на рис. 4 позволяет визуально выделить затраты, которые не сбалансированы с уровнем качества осуществляемых функций.

Рис. 4. Диаграмма соответствия уровня качества и затрат на осуществление основных функций финансового отдела

В данном случае качество выполнения функции «Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках» (3) не соответствует значимости, его можно считать заниженным.

Таким образом, финансово-стоимостной анализ управленческих функций финансового отдела выявил несоответствие качества выполняемых функций их затратам, из чего следует, что необходимо привести в соответствие исполнение функций с их значимостью и качеством. Для чего перераспределить затраты на выполнение функций в соответствии со значимостью. Также необходимо перераспределить заработную плату, снизить расходы на канцелярские расходы, объединить исполнение двух функций «Акционировать организацию» (2) и «Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках» (3) в одной должности, сократив, таким образом, численность отдела на 1 человека.

После проведения усовершенствования функциональных обязанностей финансового отдела будет наглядно построить функционально-стоимостную диаграмму основных функций после проведения управленческого финансово-стоимостного анализа (см. рис. 5).

Рис. 5. Функционально-стоимостная диаграмма основных функций после проведения управленческого финансово-стоимостного анализа

После окончания проведения всех преобразовании в финансовом отделе необходимо составить отчет о результатах управленческого финансово-стоимостного анализа (см. таблицу 7).

Таблица 7. Отчет о результатах управленческого ФСА финансового отдела

№№	Наименование функции	Вид	Затраты на выполнение
п/п		функции	функции в год, руб.
			до ФСА	после ФСА
1	Получать информацию от внутренних и внешних источников	О	72 000	40 000
2	Акционировать организацию	О	70 000	45 000
3	Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках	О	105 000	100 000
4	Бюджетирование	О	60 000	70 000
5	Подготовка обоснований инвестиционных решений	О	97 000	107 000
6	Планово-аналитическое обеспечение деятельности	О	115 000	95 000
7	Выдавать информацию по финансовой деятельности	О	91 000	60 000
	ИТОГО		610 000	517 000

Таким образом, проведенный управленческий финансово-стоимостной анализ финансового отдела позволил сократить затраты на выполнение функций управления в целом на 93 000 руб. в год или на 15%.

Такие результаты были достигнуты вследствие сокращения одной штатной единицы в отделе и объединения исполнения двух функций «Акционировать организацию» (2) и «Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках» (3), приведение оплаты труда к качеству исполнения функций, повышения производительности труда, устранение узких мест и диспропорций в управлении.

система управление подразделение предприятие качество руководитель

Задача № 2

Оценка деловых качеств руководителя или специалиста.

РЕШЕНИЕ

В рамках данной задачи проводим оценку менеджера - главного бухгалтера ЗАО «Солнце».

Этапы проведения оценки менеджера:

1) выбор менеджера для его оценки

Для исследования в данной работе выбран главный бухгалтер ОАО «Электросвязь» - Семенова О.П. Образование - высшее профессиональное. Стаж работы по специальности - 5 лет. Возраст - 32 года. Обладает рядом наиболее ярких и сильных характеристик личности.

2) выбор группы экспертов (о 5 до 9 человек) среди членов руководства и директоров других отделов организации. Обязательные требования к экспертам:

- должны хорошо знать Семенову О.П.;

- должны находиться на том же уровне управления, что и Семенова О.П.;

- должны уметь отстаивать свое мнение.

Однако в рамках данной работы в качестве эксперта при оценке качеств главного бухгалтера выступает сам автор.

3) Разработка листа для оценки качеств главного бухгалтера

Таблица 8. Лист оценки качеств Семеновой О.П. (главного бухгалтера ОАО «Электросвязь»)

Требования к кандидату	Оценка	Примечание
1. Личностные качества и моральные
1.1. Направленность на достижение цели	5
1.2. Исполнительность	5
1.3. Ответственность	5
1.4. Честность	4
1.5. Ставит общественные интерес выше личных	3
1.6. Нравственность	4
1.7. Критичность к себе	3
2. Профессиональная подготовка и навыки
2.1. Способность анализировать	5
2.2. Грамотность в экономических вопросах	5
2.3. Знания менеджмента	4
2.4. Знание психологии	3
2.5. Широкий кругозор	4
2.6. Стремление к познанию нового	5
2.7. Навыки работы на компьютере как профессионала	5
3. Умение организовывать свой труд и труд подчиненных
3.1. Пунктуальность	4
3.2.Организованность	4
3.3. Умение планировать свое время	4
3.4. Умение панировать время подчиненных	4
3.5. Способность переключать внимание с одного предмета на другой	5
3.6. Не зацикливаемость на вопросах	5
3.7. Способность смотреть на проблему с иной точки зрения	5
4. Общение с подчиненными
4.1. Умение четко и грамотно формулировать мысли	5
4.2. Справедливость в решении конфликтных ситуаций	4
4.3. Не конфликтность	4
4.4. Умение вести себя в коллективе	3
4.5. Общительность	4
4.6. Простота общения	5
4.7. Авторитетность	4

Шкала значений оценок представлена в таблице 9.

Таблица 9. Шкала оценок качеств главного бухгалтера Семеновой О.П.

Значение	Характеристика
5	Качество проявляется постоянно
4	Качество проявляется почти всегда
3	Количество проявлений и не появлений качества одинаково
2	Качество проявляется редко
1	Качество не проявляется

В таблице 10 представлены итоговые данные по суммарной оценке качеств Семеновой О.П.

Таблица 10. Суммарная оценка качеств главного бухгалтера Семеновой О.П.

Группа качеств	Фактическое количество баллов	Максимально возможное количество баллов	Коэффициент или оценка
1. Личностные качества и моральные	29	35	0,83
2. Профессиональная подготовка и навыки	31	35	0,89
3. Умение организовывать свой труд и труд подчиненных	31	35	0,89
4. Общение с подчиненными	29	35	0,83
Итого	120	140	0,86

4) Для оценки качеств Семеновой О.П. используем матрицу предпочтений (метод попарных сравнений). Выделяем несколько наиболее важных качеств Семеновой О.П.

1 - Направленность на достижение цели ( целеустремленность)

2 - Честность

3 - Знания менеджмента

4 - Умение планировать свое время

5 - Организованность

6 - Умение четко и грамотно формулировать мысли

7- Авторитетность

Степень значимости качеств рассчитывается в баллах, для чего используется метод расстановки приоритетом, результаты сводятся в таблицу 6.

Таблица 11. Результаты попарного сравнения функций

Функция	1	2	3	4	5	6	7
1	1,0	0,5	1,5	1,5	1,5	1,5	0,5
2	0,5	1,0	1,0	0,5	1,0	0,5	0,5
3	1,5	1,0	1,0	0,5	1,0	0,5	0,5
4	1,5	0,5	0,5	1,0	1,5	1,5	0,5
5	1,5	1,0	1,0	1,5	1,5	0,5	1,0
6	1,5	0,5	0,5	1,5	0,5	1,5	1,0
7	0,5	0,5	0,5	0,5	1,0	1,0	1,0

В основе математического аппарата метода лежит так называемая задача о лидере, где рассматривается проблема определения результатов некоторого спортивного состязания.

Для описания процедуры ранжирования исследуемых объектов методом расстановки приоритетов они обозначаются через Х₁, Х₂,…Х_{n (1/1)}, где n - количество исследуемых объектов. Затем формируется матрица А = aij (1/2), где

aij = 0,5, если Xi < Xj

aij = 1.0, если Xi = Xj

aij = 1,5, если Xi > Xj

Здесь:

Xi > Xj означает, что i-й объект более предпочтителен по анализируемому признаку, чем j-й объект;

Xi = Xj означает, i-й и j-й объекты равнозначны по анализируемому признаку;

Xi < Xj означает, что i-й объект менее предпочтителен по анализируемому признаку, чем j-й объект.

Вводится понятие интегрированная оценка порядка k объекта Xi. Интегрированная оценка нулевого порядка объекта Xi обозначается Pi(0) и рассчитывается по формуле:

Pi(0) = aij (1).

Интегрированная оценка нулевого порядка представляет собой начальное приближение (итерацию) к окончательной оценке. Последующие итерации рассчитываются по формуле, называемой основным уравнением метода расстановки приоритетов:

Pнi (K + 1) = aij Pjн (К)(2)

Где Pjн (К) - нормированная интегрированная оценка I-го объекта порядка k, рассчитываемая по формуле:

Pi (K)

Pjн (К) = Pi (K) (3)

Итерационный расчет оценок превышается после того, как для наперед заданного достаточно малого числа выполняется неравенство:

Pjн (К) - Pjн (К - 1) Ј х, I = 1,2, … n (4)

Ранжирования вполне достаточно, если значение Х будет выбираться в диапазоне 0,01 - 0,001

Основное уравнение метода расстановки приоритетов в матричном виде следующее:

РН (К + 1) = А * РН (5)

Таблица 12 Расчет значимости качеств

Функция	1	2	3	4	5	6	7	Р(о)	Рн(о)	Р(1)	Рн(1)	Р(2)	Рн(2)
1	1,0	0,5	0,5	1,0	0,5	0,5	0,5	4,5	0,100	0,550	0,096	0,548	0,096
2	0,5	1,0	0,5	0,5	1,0	0,5	1,0	5,0	0,111	0,667	0,112	0,665	0,112
3	1,5	1,0	1,0	1,0	1,5	0,5	1,5	8,0	0,178	1,600	0,176	1,598	0,176
4	1,5	0,5	0,5	1,0	0,5	0,5	1,5	6,0	0,133	0,933	0,135	0,931	0,135
5	1,5	1,0	1,0	1,5	1,5	1,0	1,5	9,0	0,200	1,982	0,197	1,980	0,197
6	1,5	0,5	0,5	1,5	0,5	1,5	1,5	7,5	0,167	1,417	0,169	1,415	0,169
7	0,5	0,5	0,5	0,5	1,0	1,0	1,0	5,0	0,111	0,791	0,115	0,789	0,115
Сумма								45,0	1,000	7,940	1,000	7,926	1,000

На заключительной стадии анализа, после выделения излишних качеств, для наглядного сопоставления степени значимости качеств, строится функционально - стоимостная диаграмма. На этой диаграмме по горизонтальной оси располагаются качества в соответствии с их рангом, вычисленным методом расстановки приоритетов, а по вертикальной - значимость ( рис. 6)

Рис. 6. Функционально-стоимостная диаграмма основных качеств О.П. Семеновой

Как видно из рисунка 6, наибольшую значимость среди всех качеств главного бухгалтера имеет качество № 5 - организованность, а наименьшее - качество № 1 - целеустремленность.

Выводы

По моему мнению, главный бухгалтер соответствует занимаемой ею должности, так как основное качество - организованность оценено в отношении ее в наибольшей степени, о чем свидетельствует диаграмма основных качеств О.П. Семеновой. Вообще в целом можно сказать, что наибольшую значимость в целом в менеджере имеют умение организовать свой труд, а наименьшую- качества личностные и моральные. Однако такая тенденция не свидетельствует о несоответствии руководителя занимаемой должности. Однако Семеновой О.П. следует обратить особое внимание на свои личностные качества и профессиональные знания и навыки.

Список литературы

1. Архипова Н.И. Организационное управление. - М.: ПРИОР, 2003.

2. Лафта Дж. К. Эффективность менеджмента организации. - М.: Русская деловая литература, 2003.

3. Бовыкин В. Новый менеджмент. - М.: Экономика, 2005.

4. Вершигора Е.Е. Менеджмент. - М, 2004.

5. Герчшова И.Н. Менеджмент: Учебник. З-е изд. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2006.

Размещено на Allbest.ru