Анализ принципов формирования организационных систем

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1 Сущность и строение организационной системы

2 Принципы формирования организационных систем

3 Процесс формирования организационных структур

Заключение

Список использованных источников

Введение

организационная структура

Любая организация как система является результатом процесса ее объективной, субъективной или смешанной организации. Актуальность исследования проблемы функционирования организационных систем обусловлена тем, что подавляющее большинство процессов функционирования и развития осуществляются в реальных системах или между ними [6, с. 262]. Наконец, все окружающее человека воспринимается им в качестве объективно, субъективно или смешанно организованной системы.

Сущность понятия «организация» выделяется уже в самом распространенном определении системы как совокупности взаимосвязанных элементов. Именно установление взаимосвязи в системе понимается под объективным или субъективным процессом динамической организации. Сама же система является наиболее общим и естественным представлением статической организации. Значение этого понятия в исследовании происхождения, построения и развития современной цивилизации является определяющим. Ведущее значение понятия «система» обуславливает общую систематизацию представлений в качестве универсального подхода к отражению и анализу любого объекта.

Целенаправленное применение понятия «система» в теоретическом и практическом аспектах осуществления, исследования или воздействия уже указывает на наличие определенной организации. Более того, применение этого термина предполагает присутствие составляющих, определенным образом связанных между собой в нечто целое. И, что особенно важно для понимания сущности организации, на основании действия закона синергии можно предположить, что это целое обладает некими качествами, в полной мере не свойственными ни одному из составляющих в отдельности. Собственно, в этом основном качественном эффекте объединения и заключается наиболее важная для понимания и использования цель или миссия организации как системы. Они выражают конечные проявления, результирующую сторону, основной эффект организации, завершающий представление ее сущности в виде комплекса наиболее важных и явных характеристик. Но сущность как философская категория прежде всего выделяет главное; понимание сущности в прикладном значении ассоциируется со смысловым, внутренним содержанием организации. Наиболее точно внутреннюю сторону организации отражает структура. С помощью структур отражается внутреннее строение как любых объективных организаций на атомном уровне, так и полностью субъективных, интеллектуальных организаций, формирующихся, развивающихся и применяющихся исключительно в сознании одного отдельного индивидуума. Этим объясняется всеобщность и эффективность постановки и применения структурного подхода к отражению, представлению, исследованию, конструированию, построению, функционированию, модернизации, совершенствованию и развитию организации. На основании данных положений можно достаточно обоснованно и однозначно сформулировать следующее важное правило: любую систему всегда можно представить той или иной структурой. Это правило применяется настолько общепринято, широко и безусловно, что, представляя организацию как систему, отражая ее на том или ином информационном носителе, поясняя ее состав и содержание, исследователи так или иначе обращаются к ее внутреннему строению (структуре), порой просто отождествляя ее с видением системы.

Цель работы: подробный и развернутый анализ принципов формирования организационных систем. Достижение цели предполагает осуществления следующих задач:

- дать понятие сущности и строению организационной системы и тесно связанной с ней структуры системы;

- рассмотреть непосредственно принципы формирования организационных структур;

- проанализировать процесс формирования организационных структур.

1 Сущность и строение организационной системы

Наиболее краткая и точная дефиниция системы - это трактование ее как совокупности взаимосвязанных элементов. Сущность - это внутреннее состояние предмета, выражающееся в единстве реализации его свойств и отношений. Сущность организации следует искать внутри нее, в единстве и взаимосвязи объединяемых ее составляющих, форме и способе этого объединения, создаваемыми им новыми свойствами и потенциале их практического применения. Наиболее точно эту внутреннюю сторону организации, во многом определяющую ее сущность и обуславливающую потенциал, отражает структура. Структура, по определению, означает отражение внутреннего строения системы [6, с. 265]. Понятно, что разнообразие организаций обуславливает формирование достаточно широкой палитры структур их построения, в которой могут быть представлены самые различные конфигурации.

Сформулировано правило, гласящее: любую систему всегда можно представить той или иной структурой [6, с. 266]. Рассматривая любую систему как совокупность взаимосвязанных элементов, естественно предположить, что ее структура также будет отражением определенных элементов и установившихся между ними связей. Руководствуясь этим положением, с одной стороны, и выделяя простейшую часть построения структуры из совокупности элементов и связей - с другой, ученые условились называть такую первичную составляющую ее звеном.

Звено - элемент структуры, представляющий первичную часть или подразделение организации. При этом необходимо особенно подчеркнуть позиционированный подход к пониманию и применению данного определения. Он предполагает, что звено выделяется из устойчиво организованной взаимосвязи (например, звено цепи), которой, в конечном счете, и обуславливается его место и роль в структуре организации.

Такое понимание совершенно необходимо для определения приоритета, последовательности, преемственности, порядка, иерархии, полномочий и т. д. элементов в организации. Это отражает общую конфигурацию построения связей между отдельными элементами структуры организации. Во многом именно на этой основе происходит их объединение и позиционирование, обуславливается взаимосвязь и взаимодействие как внутри, так и вне организации.

Объединение нескольких звеньев в структурно выделяемое, устойчивое образование, выполняющее самостоятельную функцию, получило название орган. Орган - структурная часть организации, наделенная самостоятельными функциями.

Родственность понятий «орган» и «организация» является далеко не внешним, произвольным или случайным совпадением. Более того, в частном случае процессуальное понимание организации может определяться как функционирование органа, а орган - как конкретный исполнитель в процессе деятельности организации. Такое тесное и многоплановое переплетение дефиниций непосредственно указывает на генетическое единство этих двух понятий, их органическую взаимосвязь, четкость и взвешенность применения в каждой конкретной организации. Такое восприятие и понимание сущности и содержания органа структуры позволяет обоснованно сформулировать следующее важное положение: орган представляет собой устойчивое объединение определенных звеньев структуры, т.е. является организацией в организации.

В частном, хотя и достаточно редком случае орган может состоять из одного первичного элемента - звена, но и тогда состав и содержание выполняемых им функций, сложная система взаимосвязей, статус позиционирования в структуре определяют его в качестве первичной организации. Этим подчеркивается структурообразующее место и системоорганизующая роль органа, формирующие организацию и обеспечивающие ее функционирование и развитие. Такой выделенный статус органа структуры, пусть даже и не имеющего соответствующего указания в своем названии, как правило, подчеркивается развитой конфигурацией его внутренних и внешних связей.

В соответствии с законом формации (форма организации определяется строением ее связей [6, с. 369]), именно связи между элементами во многом определяют строение организации. Их структурное и содержательное разнообразие достаточно определено и четко делится на два вида:

- линейные, обеспечивающие реализацию всей совокупности функций;

- функциональные, специализирующиеся на одной или нескольких из них.

Ими обусловливается линейно-функциональная природа формирования, функционирования и развития структуры организации.

Потенциал разнообразия комбинирования связей представляет собой последовательно усложняющуюся и инвариантно реализующуюся динамичную модель построения и осуществления универсальной палитры конкретных процедур взаимодействия и структурных элементов.

Два этих начала - четкость разграничения связей и инвариантность их комбинирования - являются источниками построения и представления всего многообразия реальных и конструируемых структур организации. В мобилизации и использовании ресурсов конструирования моделей их взаимодействия заложен главный потенциал функционирования и развития структуры организации.

Основной доминантой конструирования, позиционирования и развития линейных и функциональных связей структуры организации является ее иерархия.

Иерархия - соподчиненность элементов структуры организации.

Установление отношений иерархии в структуре организации обусловливает применение конструктивно корреспондирующего с ней понятия «уровень». Уровень - это горизонталь, определяющая равнозначное по иерархии расположение элементов структуры. Осуществляемое на основе иерархии позиционирование уровней структуры становится базовой конструкцией формирования, функционирования и развития организации. Все элементы любой организации прежде всего позиционируются по уровням структуры, соответствующим сложившимся эволюционно или целенаправленно закрепленным за ними, месту и роли, составу и содержанию реально исполняемых ими функций, распределению полномочий, ответственности и т. д.

Вместе с тем уровень, определяя доминанту второго измерения отражения внутреннего состояния организации, обусловливает возможность его комплексного графического представления. Собственно проецирование пересечения уровня и иерархии на структуру организации представляет собой своеобразную систему координат. Она позволяет четко и быстро идентифицировать или позиционировать любой элемент и каждую связь в структуре организации. Именно эта система координат обусловливает основные директории формирования и развития связей в структуре организации.

Применение понятия уровня в качестве оси системы координат, инструмента горизонтального разграничения формирования и представления состава и содержания структуры организации предполагает выделение элементов вышестоящего и нижестоящего уровней. Взаимно позиционируя элементы структуры по ее иерархии, они обусловливают применение понятия «ступень».

Ступень - это совокупность звеньев и органов, позиционированных на общем уровне структуры. Выделение понятия ступени в структуре организации позволяет наиболее точно представить коммутации или перемещения по ней вверх и вниз, аналогично движению человека на лестнице. Именно эта аналогия стала основанием введения в обращения широко и разнообразно применяемых словосочетаний «иерархическая лестница», «карьерная лестница» и т. д.

Ступень как совокупный, комплексный и наиболее образный элемент построения структуры организации завершает ее вертикально ориентированное представление в виде последовательно формирующейся, иерархически ранжируемой, функционально конструируемой и графически отраженной модели.

Естественно, что разнообразие объектов управления предопределяет необходимость разработки и применения соответствующих концепций, методик разработки классификаций представления организационных структур управления, что является предметом самостоятельных научных направлений и учебных дисциплин. В рамках рассматриваемой темы необходимо сформировать общий универсальный подход к типологии организационных структур управления, завершающий представление единой концепции отражения внутреннего строения организации (таблица 1. 1)

Таблица 1.1 Типология организационных структур управления

2 Принципы формирования организационных систем

Применявшиеся до последнего времени методы построения организационных структур управления характеризовались чрезмерно нормативным характером, недостаточным разнообразием, гипертрофированным использованием типовых решений, что приводило к механическому переносу применявшихся в прошлом организационных форм в новые условия. Нередко аппарат управления на самых разных уровнях повторял одни и те же схемы, наборы функций и состав подразделений, отличающихся только по численности. С научной точки зрения слишком узкую трактовку получали сами исходные факторы формирования структур: численность персонала вместо целей организации; постоянный набор органов управления вместо изменения их состава и комбинации в разных условиях; упор на исполнение неизменных функций в отрыве отменявшихся задач; устаревшие схемы и структуры штатов как усредненные показатели существующих организаций без анализа их недостатков и степени пригодности.

Одним из главных недостатков применявшихся методик являлась их функциональная ориентация, строгая регламентация процессов управления, а не их результатов. Однако в условиях рыночных отношений состав и содержание функций управления меняется. Поэтому цели и взаимосвязи различных звеньев системы управления приобретают зачастую более важное значение, чем строгое установление их функциональной специализации. Это особенно отчетливо проявляется при решении проблем, связанных, например, с созданием корпораций, акционерных обществ и финансово-промышленных групп, с более тесным подчинением производственной деятельности выполнению заказов и договоров, запросам потребителей, с обеспечением связи науки и производства, с комплексным решением проблем качества продукции и т. п. Даже самые обоснованные проработки функциональных характеристик и нормативов численности аппарата управления производственных организаций не дают конструктивных рекомендаций для решения проблем формирования территориально-производственных комплексов, организации целевых программ. Таких новых проблем в области организации управления, требующих комплексного решения, возникает все больше в условиях ускорения научно-технического прогресса, повышения взаимосвязанности и динамизма звеньев экономики.

Особое значение приобретает выявление и анализ возникающих проблем как построения, так и развития организации. Системный подход, придавая важное значение научно обоснованному определению функций управления и нормативов численности как части общего процесса формирования организационно-управленческой структуры, ориентирует исследователей и разработчиков на более общие принципы проектирования организаций. Прежде всего он предполагает исходное определение системы целей организации, которые обусловливают структуру задач и содержание функций аппарата управления. Многообразие целей как на высшем, так и на среднем и низших уровнях организации обычно не может быть сведено к одному измерителю. Основное назначение большинства производственных организаций с точки зрения общества определяется целями удовлетворения рыночных потребностей в производимой продукции и услугах. В любом случае каждая цель отражает одну из объективно необходимых сторон функционирования и развития организационной системы. Вместе с тем соответствие между системой целей и организационной структурой управления не может быть однозначным.

Применительно к реализации системных принципов формирования внутренней структуры аппарата управления следует учитывать, что организационная структура является сложной характеристикой системы управления. В единой системе должны рассматриваться и различные методы формирования организационных структур управления, многие из которых появились лишь в последние годы. Эти методы имеют различную природу, каждый из них в отдельности не позволяет решить все практически важные проблемы построения организационной структуры аппарата управления и должен применяться в органическом сочетании с другими.

Эффективность построения организационной структуры не может быть оценена каким-либо одним показателем. С одной стороны, здесь следует учитывать, насколько структура обеспечивает достижение организацией результатов, соответствующих поставленным перед ней производственно-хозяйственным целям, с другой - насколько ее внутреннее построение и процессы функционирования адекватны объективным требованиям к их содержанию, организации и свойствам.

Конечным критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей, поставленных в области производства, экономики, технического прогресса и социального развития. Однако довести этот критерий до практически применимых простых показателей, связать каждое конкретное организационное решение с его конечными результатами, как правило, чрезвычайно трудно. Поэтому целесообразно использовать набор нормативных характеристик аппарата управления: его производительность при переработке информации; оперативность принятия управленческих решений; надежность аппарата управления, выражающаяся в качестве исполнения решений в рамках установленных сроков и ресурсов; адаптивность и гибкость, характеризующиеся способностью своевременного выявления организационных проблем и соответствующей перестройкой работы.

Особенно значима экономичность аппарата управления. Однако не следует при этом экономический критерий сводить непременно к сокращению численности персонала. Необходимо формулировать его как критерий экономической эффективности, в соответствии с которым должна быть обеспечена максимизация результатов по отношению к затратам на управление. Численность аппарата управления, сокращение которой остается одним из важных параметров повышения экономической эффективности, должна быть объективно обоснованной, для того чтобы во всей полноте обеспечить решение задач, вытекающих из целей организационной системы.

Теперь необходимо перейти к непосредственно самим принципам формирования организационных структур. Понятие организационной структуры тесно связано с такими понятиями, как соотношение ответственности и полномочий, централизация и децентрализация, ответственность и контроль, нормы управляемости, организационная политика фирмы, модели и проектирование организационных структур. Организационная структура управления опирается на основные принципы управления:

- принцип иерархичности уровней управления -- каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;

- принцип целеполагания - организационная структура управления должна прежде всего отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной производству товаров или услуг;

- принцип соответствия - в организационной структуре управления должен реализовываться принцип соответствия полномочий и ответственности работников с одной стороны и квалификации и уровня культуры -- с другой (именно с помощью организационной структуры управления реализуется система ответственности и полномочий);

- принцип разделения труда -- организационная структура управления должна обеспечить оптимальное разделение труда между органами управления и объемом их полномочий;

- принцип ограничения полномочий -- полномочия руководителей ограничиваются миссией и целями организации, факторами внешней среды, уровнем культуры, традициями и нормами;

- принцип адаптации -- организационная структура управления должна быть достаточно гибкой и реагировать на внешние и внутренние изменения; организационная структура управления должна быть адекватна социально-культурной среде организации.

Итак, с помощью организационных структур управления решаются наиболее значимые задачи управления: организационная структура управления обеспечивает координацию всех функций менеджмента; организационная структура управления определяет права и обязанности исполнителей; качество организационной структуры управления предопределяет ее способность к выживанию и процветанию; организационная структура управления определяет поведение сотрудников и стиль управления.

В структуре управления организации различаются линейные и функциональные связи. Первые -- связи отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений, а также движение информации между линейными руководителями, т.е. между лицами или структурными подразделениями, отвечающими за деятельность организации. Функциональные связи сопряжены с теми или иными функциями менеджмента: планирование, финансирование, производство, маркетинг и др.

Не может быть двух одинаковых структур, так как совокупность внешних и внутренних факторов организации всегда уникальна. Поэтому попытки слепо копировать структуры управления успешно функционирующих организаций не дают желаемого результата.

3 Процесс формирования организационных структур

Процесс формирования организационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и место подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.

Весь этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:

1) Формирование общей структурной схемы во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более углублённое проектирование как организационной структуры, так и других важнейших аспектов системы (способность переработки информации).

2) Разработка состава основных подразделений и связей между ними - заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно- целевым блокам, но и вплоть до самостоятельных (базовых) подразделений аппарата управления, распределения конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются самостоятельные структурные единицы (отделы, бюро, управления, сектора, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно- функциональные и программно-целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.

3) Регламентация организационной структуры - предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает: определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей); определение проектной численности подразделений; распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за их выполнение; разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях; расчёты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектированной организационной структуры. Когда требуется взаимодействие многих звеньев и уровней управления, разрабатываются специфические документы, которые получили название «органиграммы». Органиграмма представляет собой графическую интерпретацию процесса выполнения управленческих функций, их этапов и входящих в них работ, описывающую распределение организационных процедур разработки и принятия решения между подразделениями, их внутренними структурными органами и отдельными работниками. Построение органиграммы позволяет увязать процесс рационализации технологических маршрутов и информационных потоков с упорядочением взаимосвязей между структурными элементами систем управления, возникающими при организации согласованного выполнения её задач и функций. Они фиксируют лишь организацию управленческого процесса в виде распределения полномочий и ответственности за обеспечение, разработку и принятие управленческих решений [7, с. 211]

При формировании структур программно-целевого управления наряду с органиграммами или вместо них целесообразно разрабатывать карты (матрицы) распределения прав и ответственности между органами линейно-функциональной и программно-целевой структур. В этих документах более детально и наглядно, чем в органиграммах, фиксируются общие права принятия решений, разделение ответственности нескольких органов за разные аспекты одного результата, роль коллегиальных и консультативных органов принятия решений. Совокупность документов, разработанных на всех стадиях проектирования, вместе с пояснительной запиской составляет проект организационной структуры управления.

Заключение

Сущность организации находится внутри нее самой, в единстве и взаимосвязи объединяемых ее компонентов, форме и способе этого объединения, создаваемыми им новыми свойствами и потенциале их практического применения. Наиболее точно эту внутреннюю сторону организации, во многом определяющую ее сущность и обуславливающую потенциал, отражает структура организации. Считая любую систему совокупностью взаимосвязанных элементов, можно предположить, что ее структура также будет отражением определенных элементов и установившихся между ними связей.

Первичным подразделением структуры организации является звено. Объединение нескольких звеньев в устойчивое образование, наделенное самостоятельными функциями, называется органом. Орган - это организация в организации. Связи между элементами организации можно четко разделить на линейные и функциональные. Ими обусловлено формирование, функционирование и развитие структуры организации.

Соподчиненность элементов структуры организации есть ее иерархия. Иерархия проявляется в установлении строгой, однозначной, вертикально ориентированной зависимости элементов структуры, обусловливающей их полномочия, подчиненность и возможность взаимодействия.

Уровень определяет равнозначное по иерархии расположение элементов структуры. Ступень представляет собой совокупность звеньев и органов, позиционированных на общем уровне структуры. Ступень как комплексный и наиболее образный элемент построения структуры организации завершает ее вертикально ориентированное представление в виде графически отраженной модели.

Организационная структура управления отражает внутреннее строение управляющей системы. Универсальный подход к типологии организационных структур управления позволяет выделить 5 основных типов структур: штабную, матричную, объектную, органическую и мобильную.

Основными принципами формирования организационных систем выступают: принцип иерархичности уровней управления, принцип целеполагания, принцип соответствия, принцип разделения труда, принцип разграничения полномочий, принцип адаптации организационных систем. С помощью организационных систем управления обеспечивается координация всех функций менеджмента, определяются права и обязанности исполнителей, предопределяется способность организационной системы к выживанию и процветанию, определяется поведение сотрудников и стиль управления.

Процесс формирования организационных структур включает в себя три крупные стадии: формирование общей структурной схемы; разработка состава основных подразделений и связей между ними; регламентация организационной структуры. Для случаев, когда требуется детализированная регламентация ответственности по отдельным этапам разработки и принятия решений при выполнении особо сложных задач, требующих взаимодействия многих звеньев и уровней управления, разрабатываются специфические документы, которые получили название органиграмм. Органиграммы фиксируют лишь организацию управленческого процесса в виде распределения полномочий и ответственности за обеспечение, разработку и принятие управленческих решений.

Итак, основная цель работы ? анализ принципов формирования организационных систем ? достигнута. Основные задачи, способствующие достижению цели - определение сущности и строения организационной системы и тесно связанной с ней структуры системы, рассмотрение принципов формирования организационных систем, анализ процесса формирования организационных структур, ? решены.

Список использованных источников

1 Беляев, А. А. Системология организаций / А. А. Беляев, Э. А. Коротков. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 416 с.

2 Доблаев, В. Л. Теория организаций: учебник для вузов / В. Л. Доблаев. - М.: Институт молодежи, 2004. - 320 с.

3 Евенко, Л. И. Организация как система / Л. И. Евенко. - М.: Экономика, 2005. - 450 с.

4 Коренченко, Р. А. Теория организации / Р. А. Коренченко. - Пермь: ПГУ, 2003. - 530 с.

5 Коротков, Э. М. Исследование систем управления / Э. М. Коротков. - М.: Дека, 2000. - 370 с.

6 Латфуллин, Г. Р. Теория организации: учебник для вузов / Г. Р. Латфуллин, А. В. Райченко. - СПб.: Питер, 2003. - 400 с.: ил.

7 Мильнер, Б. З. Теория организации: учебник / Б. З. Мильнер. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 480 с.

8 Радченко, Я. В. Теория организации / Я. В. Радченко. - М.: ГАУ, 2001. - 440 с.

9 Смирнов, Э. А. Теория организации: учеб. пособие для вузов / Э. А. Смирнов. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 570 с.

10 Хачатуров, С. Е. Организация производственных систем (теоретическое основание организационной науки) / С. Е Хачатуров. - Тула: Школа, 2001. - 227 с.

Размещено на Allbest.ru