Управленческая документация

Размещено на http://www.allbest.ru/

7

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат на тему:

«Управленческая документация»

Управленческая документация

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям по организациям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров.

В процессе управления собирается, обрабатывается и передаётся огромное количество информации.

На основе информации принимают управленческие решения, информация служит доказательством их исполнении и источником для сообщения.

Эффективность управления зависит от объёма, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает её сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

Таким образом, документирование управленческой деятельности, заключаются в записи по установленной форме необходима для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функций.

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами.

Делопроизводство - одна из функций управления.

Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия) основанное на научной организации с применением современной техники.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учёту документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Такое определение ещё точно отражает весь комплекс работы с документами в организации.

ДОУ выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

В организации с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Для того, чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определённые правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работы с ним. Эти требования изложены в основных положениях государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурных дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

Работа управленческого аппарата, как любая работа сегодня, строится на основах научной организации труда. Для повышения оперативности и сокращения трудоёмкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами.

Средства механизации подразделяются на:

· технические средства для копирования и оперативного размножения документов, электрографическое копировальное оборудование - ксерокс, а также средства оперативной полиграфии - гектографы, ротапринты, ротаторы;

· технические средства составления и изготовления документов (пишущие автоматы);

· технические средства экспедиционной обработки документов (листоподборочные устройства, датировщики, конвертозаклеивающие машины, сшиватели, бумагорезательное оборудование и др.);

· средства хранения документов (различного рода шкафы, стеллажи, картотеки).

При решении задач ДОУ используется электронная техника. Использование ПЭВМ позволяет не только отредактировать набранный текст, распечатать его на принтере и сохранить на диске для дальнейшего использования, но и создать электронный архив, организовать систему электронной регистрации и поиска, обеспечить путь внутри организации и усовершенствовать доступ к информации.

От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надёжность. Экономичность управленческого труда, культура работы аппарата возможность использование документной информации в будущем.

В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности документов.

Вид документа следует отличать от его разновидности.

Вид документа - это обозначение наименования документа. Например, протокол - вид документа. Разновидность его - протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса и др.

Или: акт - вид документа, его разновидность - акт приёма - передачи дел, акт инвентаризации, акт ревизии и др.

Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на три группы:

· в организационные документы;

· справочно-информационные документы.

Деятельность любой организации регулируется правовыми документами.

Прежде всего это - организационные документы, которые разрабатываются своими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкции, штатное расписание, правила внутреннего распорядка.

В целях разрешения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа - распорядительные документы. Третья группа - справочно-информационные документы - включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

Все перечисленные выше документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документом.

Основным направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию информационных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов.

В основе создания унифицированных систем документации лежат единообразие состава и формы управленческих документов:

· унифицированная система организационно-распорядительной документации;

· унифицированная система банковской документации;

· унифицированная система финансовой учётной и отчётной бухгалтерской документации;

· унифицированная система отчётно-статистической документации предприятий;

· унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации.

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде.

Используемая литература

управленческий делопроизводство документ механизация

1. М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксёнов «Курс Делопроизводства»

2. И.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова «Современное делопроизводство».

3. М.И. Басаков «Делопроизводство. Учебное пособие».

4. В.Н. Спивак «Документирование управленческих дел».

5. В.В. Борискин, И.М. Поликарпова, С.Г. Тихомиров «Государственное управление, Государственная служба и их документационное обеспечение».

Размещено на Allbest.ru