Данный реквизит обязателен для всех видов документов, располагается под текстом документа (через три межстрочных интервала).

2.2.5. Реквизит "Гриф согласования документа" выражает согласие руководителя структурного подразделения, органа или организации с содержанием документа.

Реквизит состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (прописными буквами без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования.

2.2.6. Реквизит "Визы согласования документа" состоит из подписи визирующего, расшифровки подписи (должность, инициалы и фамилия визирующего) и даты.

При согласовании проекта правового акта на оборотной стороне последнего листа проекта от левого края текстового поля располагают слово "Визы" (строчными буквами, без кавычек), далее одну под другой через один межстрочный интервал располагают визы в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При согласовании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются в алфавитном порядке.

Данный реквизит обязателен для всех документов, подлежащих согласованию.

2.2.7. Реквизит "Печать" заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

В Обществе используются гербовые печати и простые круглые печати. Гербовой печатью заверяется подпись ответственного лица на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, предусмотренных нормативно-правовыми актами.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом "М.П.".

Оттиск проставляемой печати должен быть синего или фиолетового цвета и хорошо читаемым.

2.2.8. Реквизит "Отметка о заверении копии" следует оформлять для заверения соответствия копии документа подлиннику следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", указывается должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, печать.

Данный реквизит обязателен для положений, уставов и других видов сброшюрованных документов, а также для документов, выдаваемых из городского архива. Реквизит располагается ниже удостоверяемого текста документа от левой границы текстового поля или на оборотной стороне сброшюрованного документа.

2.2.9. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию, имя, отчество (полностью) исполнителя документа (без слова «исп.»), номер его телефона (без буквы «т.») и подпись на экземпляре, который остается в Обществе.

Исполнителем документа является работник организации, структурного подразделения, который разработал данный документ и в состоянии ответить на любые вопросы, возникающие при работе с документом.

Данный реквизит обязателен для писем, правовых актов, указывается в нижнем углу оборотной стороны на двух экземплярах (для писем) и на одном экземпляре с оборотной стороны последнего листа документа (для правовых актов) от левой границы текстового поля 10 шрифтом.

2.2.10. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" содержит ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего об его исполнении или, при отсутствии такого документа, - краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Общества, в котором исполнен документ, например:

Данный реквизит обязателен для документов, исполненных согласно поручениям, располагается в нижней части первого листа документа и оформляется от левой границы текстового поля.

2.2.11. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" содержит регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Данный реквизит обязателен для поступающей корреспонденции, подлежащей регистрации в структурном подразделении Общества, располагается в правом нижнем углу первого листа текста документа.

Приложение 2

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ ПРИЕМНОЙ ООО «БУРГАЗ» В ФИЛИАЛЕ «ТЮМЕНБУРГАЗ»

ООО «Бургаз» УТВЕРЖДАЮ

_________________

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

_________ № ___________

СЕКРЕТАРЯ ПРИЕМНОЙ

РУКОВОДИТЕЛЯ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь приемной руководителя относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя предприятия.

1.2. На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по профилю не менее 2 лет.

1.3. Секретарь приемной руководителя подчиняется директору ООО «Тюменбургаз».

1.4. В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется:

- законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы;

- методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;

- уставом предприятия;

- приказами руководителя предприятия (непосредственного руководителя);

- правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь приемной руководителя должен знать:

- нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

- структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

- организацию делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- архивное дело;

- машинопись;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- основы организации труда и управления;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы административного права и законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

1.6. Во время отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

II. ФУНКЦИИ

На секретаря приемной руководителя возлагаются следующие функции:

2.1. Организационно техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

2.2. Ведение делопроизводства.

2.3. Организация проведения телефонных переговоров руководителя.

2.4. Организационная подготовка заседаний и совещаний.

2.5. Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, взятых на контроль.

2.6. Ведение контрольно-регистрационной картотеки.

2.7. Организация приема посетителей.

III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь приемной руководителя обязан:

3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов.

3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

3.5. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.

3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.

3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Копировать документы на персональном ксероксе.

3.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

IV. ПРАВА

Секретарь приемной руководителя имеет право:

4.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

4.2. Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.

4.3. Повышать свою квалификацию в установленном порядке.

4.4. Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.

V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь приемной руководителя несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством.

Размещено на Allbest.ru