Анализ и построение внутренней среды организации на примере ООО "КТД-Трейд"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

по дисциплине

«Основы менеджмента»

тема:

«Анализ и построение внутренней среды организации на примере ООО «КТД-Трейд»

Введение

Любая организация находится и функционирует в рамках внешней и внутренней сред. Они предопределяют успешность функционирования компании, накладывают определенные ограничения на операционные действия и в какой-то степени, каждое действие компании возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление.

Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время может быть источником проблем и даже ее гибели.

Внутренняя среда организации оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Кадровый срез внутренней среды охватывает такие процессы как: взаимодействие менеджеров и рабочих; найм, обучение и продвижение кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание отношений между работниками и т.п.

Организационный срез включает в себя: коммуникационные процессы; организационные структуры; нормы, правила, процедуры; распределение прав и ответственности; иерархию подчинения.

В производственный срез входят изготовление продукта, снабжение и ведение складского хозяйства; обслуживание технологического парка; осуществление исследований и разработок.

Маркетинговый срез внутренней среды организации охватывает все те процессы, которые связаны с реализацией продукции. Это стратегия продукта, стратегия ценообразования; стратегия продвижения продукта на рынке; выбор рынков сбыта и систем распределения.

Финансовый срез включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации. В частности, это поддержание ликвидности и обеспечение прибыльности, создание инвестиционных возможностей и т.п.

Внутренняя среда как бы полностью пронизывается организационной культурой, которая так же, как вышеперечисленные срезы, должна подвергаться самому серьезному изучению в процессе анализа внутренней среды организации.

Цель курсовой работы - исследование внутренней среды ООО «КТд-Трейд» и разработка рекомендаций по ее совершенствованию.

Для достижения поставленной цели необходимо решить несколько задач:

1. Рассмотреть теоретические аспекты исследования внутренней среды организации;

2. Провести анализ внутренней среды ООО «КТд-Трейд»;

3. Разработать рекомендации по совершенствованию внутренней среды ООО «КТд-Трейд».

1. Теоретические основы построения внутренней среды

1.1 Понятие и структура внутренней среды организации

Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе.

Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди. [1, с. 102]

Цели.

Организация, по определению, это, по крайней мере, 2 человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Прибыль это ключевой показатель организации. Принятый в 1995 г. Гражданский кодекс России (ст. 50 ч. 1) зафиксировал, что основной целью коммерческих организаций является извлечение прибыли. Выделяют три основных типа ориентации организации на прибыль:

* ее максимизацию;

* получение «удовлетворительной» прибыли, т.е. суть, состоит в том, что при планировании прибыли она считается «удовлетворительной», если будет учитываться степень риска;

* минимизацию прибыли. Этот вариант обозначает максимизацию минимума ожидаемых доходов наряду с минимизацией максимума потерь.

Но не у всех организаций получение прибыли является главной целью. Это касается некоммерческих организаций, например церквей, благотворительных фондов. Однако, как и в предыдущих случаях, фирма может существовать только в условиях ее прибыльности. Только вместо максимизации дохода рост нормы прибыли выражен в других показателях:

* удовлетворение потребителя или пользователя услуг;

* позиция на рынке, часто связанная с желанием рыночного лидерства;

* условия благосостояния работающих и развитие хороших отношений среди персонала;

* публичная ответственность и имидж организации;

* техническая эффективность, высокий уровень производительности труда, придание особого внимания научным исследованиям и разработкам;

* минимизация издержек производства и т.д.

Это разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку крупные организации имеют много целей. для того чтобы получать, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации тоже имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства.

В подразделениях, так же как и во всей организации необходима выработка целей. Например, целью финансового подразделения может быть уменьшение кредитных потерь до 1% от суммы продаж. Подразделение маркетинга в той же организации может иметь целью сокращение количества жалоб потребителей на 20% в следующем году. Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными видами деятельности. Нужно не забывать, что цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.

Структура.

Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое.

Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. [1, с. 103]

Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре, является специализированное разделение труда. В большинстве современных организаций разделение труда вовсе не означает случайного разделения работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда - закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. В пример можно привести разделение труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству.

На данный момент во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Как именно осуществить разделение труда в организации - один из вопросов, являющийся существенным управленческим решением.

Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда необходимо для успешной групповой работы. Центральной характеристикой вертикальной иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эти руководители, в свою очередь, могут иметь в подчинении несколько линейных руководителей. Число лиц, подчиненных одному руководителю представляет сферу контроля. Различают широкую и узкую сферу контроля в зависимости от числа подчиненных. Обычно узкой сфере контроля соответствует многоуровневая структура, а широкой - плоская структура управления.

Не существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри организации и снаружи могут влиять на нее. Кроме того, ни сфера контроля, ни «высота» структуры не показатель величины самой организации.

Необходимость в координации, существующая всегда, становится поистине насущность, когда работа четко делится и по горизонтали, и по вертикали, как это имеет место в крупных современных организациях. Если руководство не создаст формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Без соответствующей формальной координации различные уровни, функциональные зоны и отдельные лица легко могут сосредоточиться на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом.

Формулирование и сообщение целей организации в целом и каждого ее подразделения представляет собой лишь один из многочисленных механизмов координирования. Каждая функция управления играет определенную роль в координировании специализированного разделения труда. Руководители всегда должны ставить перед собой вопрос, каковы их обязательства по координации и что они делают, чтобы их выполнить.

Задачи.

Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач. Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно. [1, с. 107]

Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией. Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера - это в основном работа с людьми. В то же время задачи казначея корпорации в основном связаны с информацией.

Два важных момента в работе - это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Машинная операция, например, может состоять в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день. Чтобы выполнить каждую операцию, требуется всего лишь несколько секунд. Исследователь выполняет разнообразные и сложные задачи, и они могут вовсе не повторяться ни разу в течение дня, недели или года. для того чтобы выполнить некоторые из задач, исследователю требуется несколько часов или даже дней. В общем можно сказать, что управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере переходя управленческой работы от низшего уровня к высшему.

Изменения в характере и содержании задач тесно связано с эволюцией специализации. Как показал в своем знаменитом примере о производстве булавок Адам Смит, специалист может существенно увеличить производительность труда. В нашем веке технологические нововведения и системное сочетание техники и специализации труда сделали специализацию задач углубленной и сложной до такой степени, о которой и думать не мог Смит. [8, с. 21]

Технология

Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо большее значение, чем многие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые продукты и услуги. [1, с. 108]

Технология подразумевает стандартизацию и механизацию. То есть использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

В начале века появилось такое понятие как сборочные конвейерные линии. Сейчас этот принцип используется почти повсеместно, и очень сильно повышает производительность предприятий.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность, требует тщательного изучения и классификации. Существует несколько способов классификации: классификация по Томпсону и по Вудворду.

Классификация технологии по Джоан Вудворд пользуется наибольшей известностью. Она выделят три категории технологий:

Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно изделие.

Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи.

Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах (переработка нефти, работа электростанций).

Социолог и теоретик организации Джеймс Томпсон предлагает другие три категории технологий не противоречащие трем предыдущим:

1. Многозвенные технологии, характеризуемые серией независимых задач, которые должны выполняться последовательно. Типичный образец - сборочные линии массового производства.

2. Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, Например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми.

3. Интенсивная технология характеризуется применением специальных приемов, навыков или услуг, для того чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство.

Эти две категории не так уж расходятся друг с другом. Например, многозвенные технологии эквивалентны технологиям массового производства, а посреднические технологии занимают промежуточное место между индивидуальными технологиями и технологиями массового производства. Различия в этих классификациях в первую очередь вызваны разными областями специализации авторов. То есть Вудворд в основном занималась технологиями промышленных предприятий, а Томпсон же обхватывал все виды организаций.

Нельзя назвать какой-то один тип технологии лучше другого. В одном случае может быть более приемлем один тип, а в другом более подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

Люди.

Люди являются основой любой организации. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

В силу такого положения люди для менеджера являются «предметом номер один». Менеджер формирует кадры, устанавливает систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе.

Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его способности и т.п. Все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда. В этой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большой степени зависит успех функционирования организации.

Внутренняя жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, некоторые же, широко осуществляемые в других организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в очень небольшом размере. Однако, несмотря на огромное разнообразие действий и процессов, можно выделить пять групп функциональных процессов, которые охватывают деятельность любой организации и которые являются объектом управления со стороны менеджмента. [З, с. 17] данными функциональными группами процессов являются следующие:

* производство;

* маркетинг;

* финансы;

* работа с кадрами;

* эккаунтинг (учет и анализ хозяйственной деятельности).

Управление производством состоит в осуществлении управления процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе в организацию, в продукт, который организация предлагает внешней среде. Для этого менеджмент осуществляет следующие операции: управление разработкой и проектированием продукта; выбор технологического процесса, расстановку кадров и техники по процессу с целью оптимизации затрат на изготовление и выбор методов изготовления продукта; управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов; управление запасами на складах, включающее в себя управление хранением закупленных товаров, полуфабрикатов собственного изготовления для внутреннего пользования и конечной продукции; контроль качества.

Управление маркетингом призвано посредством маркетинговой деятельности по реализации, созданного организацией продукта увязать в единый Непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов организации и достижение целей организации. для этого осуществляется управление такими процессами и действиями, как: изучение рынка; реклама; ценообразование; создание систем сбыта; распределение созданной продукции; сбыт.

Управление финансами состоит в том, что менеджмент осуществляет управление процессом движения финансовых средств в организации. для этого осуществляется: составление бюджета и финансового плана; формирование денежных ресурсов; распределение денег между различными сторонами, определяющими жизнь организации; оценка финансового потенциала организации.

Управление персоналом связано с обеспечением производственной и других сфер людскими ресурсами (найм, подготовка и переподготовка). Также предполагает выполнение всех управленческих действий, связанных с социальной сферой: оплатой, благосостоянием и условиями найма.

Управление эккаунтингом предполагает управление процессом обработки и анализа финансовой информации о работе организации с целью сравнения фактической деятельности организации с ее возможностями, а также с деятельностью других организаций. Это позволяет организации вскрыть проблемы, на которые она должна обратить пристальное внимание, и выбрать лучшие пути осуществления ее деятельности.

1.2 Взаимосвязь внутренних переменных

В предыдущей главе были рассмотрены основные внутренние переменные. Но следует помнить, что в управлении эти переменные никогда не должны рассматриваться отдельно. Никто не будет отрицать, что задачи организации влияют на выработку целей. Точно так и все остальные внутренние переменные взаимосвязаны и влияют друг на друга.



Этот рисунок представляет собой модель, показывающую взаимоотношения внутренних переменных: целей, структуры, задач, технологии и людей. Но нужно не забывать, что организация - открытая система. И поэтому эта схема не может быть адекватной полной моделью переменных, влияющих на успешность действий организации, потому что на нем показаны только внутренние переменные. Правильнее рассматривать этот рисунок как модель внутренних социотехнических подсистем организации. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).

Как и факторы внутренней среды факторы внешнего окружения взаимосвязаны. Под взаимосвязанностью факторов внешней среды понимается уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Так же, как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других. Теперь, уже с учетом внешней среды, можно изобразить такую схему:



Если говорить о числе внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, то если на нее давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, положим, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии. Подобным образом, когда речь идет о разнообразии факторов, организация, использующая всего несколько исходных материалов, нескольких специалистов и ведущая дела всего с несколькими фирмами своей страны, должна считать условия обеспечения менее сложными, чем организация, у которой эти параметры иные. По показателю разнообразия факторов в более сложных условиях будет находиться организация, использующая многочисленные и разные технологии, претерпевающие более быстрое развитие, чем организация, которой все это не касается.

2. Комплексный анализ деятельности внутренней среды ООО «КТд - Трейд»

2.1 Общая характеристика деятельности ООО «IСТд - Трейд»

16 ноября 1999 г. ОАО «Курским торговым домом» был создан филиал - общество с ограниченной ответственностью - ООО «КТд - Трейд».

ООО «КТД - Трейд» является юридическим лицом, осуществляющим свою деятельность на основе полного хозяйственного расчета, самоокупаемости и самофинансирования. Общество является самостоятельной хозяйственной единицей, обладающей самостоятельным балансом. ООО «КТд - Трейд» имеет свои банковские счета, печать со своим фирменным наименованием, эмблему, угловой штамп и другие реквизиты юридического лица.

В начале пути своего развития ООО 4ХКТД - Трейд» представляло собой филиал ОАО «Курского торгового дома». Это была небольшая по размерам фирма, занимающаяся торгово-закупочной деятельностью.

В процессе деятельности ООО «КТд - Трейд» твердо заняло свои позиции на рынке и стало самостоятельным предприятием. ООО «КТд - Трейд» создало имидж фирмы, наладило партнерские отношения со многими крупными поставщиками. В настоящее время доля рынка предприятия составляет 0,6%.

Общая площадь магазина равна 200 мІ, площадь торгового зала - 140 мІ. Свою торговую площадь фирма ООО «КТд - Трейд» частично сдает в аренду. Этот метод приносит фирме определенную прибыль, которой она закрывает некоторые свои расходы.

ООО «КТд - Трейд» занимается реализацией непродовольственных товаров, ассортимент которых представлен следующими товарами: трикотажными изделиями, изделиями из натуральной и искусственной кожи, парфюмерией и косметикой, металлоизделиями и товарами, изготовленными из стекла и фарфора.

Выше перечисленные товары продаются в 4 отделах: отдел кожгалантереи, отдел парфюмерии и косметики, отдел посуды и трикотажный отдел.

Ассортимент отдела парфюмерии и косметики представлен косметическими товарами, большим количеством туалетной воды и духов, и товарами бытовой химии. Доля этого отдела в общем объеме товарооборота составляет 26,5%.

Отдел кожгалантереи занимается реализацией мужских и женских сумок, кошельков, печаток и аксессуаров. Доля данного отдела в общем объеме товарооборота магазина составляет 20,7%.

Отдел посуды занимается реализацией столовых приборов, сервизов, а также разнообразных декоративных ваз. Доля этого отдела в общем товарообороте постоянно меняется, но, тем не менее, она составляет 14,3%.

Последним отделом, относящимся к ООО «КТД - Трейд» является трикотажный отдел. Он занимается реализацией женского нижнего белья, спальных принадлежностей и фурнитурой. Доля этого отдела в общем товарообороте незначительна и составляет 8,5%. Остальную часть в общем объеме товарооборота занимает прибыль от сдачи имущества в аренду.

Каждый отдел магазина ООО «КТД - Трейд» обслуживают 1 зав. секцией и З продавца. График выхода на работу разрабатывается зав. секцией, а затем устанавливается директором магазина.

Для обеспечения удовлетворенности потребностей у покупателей, и получение прибыли, ООО «КТД - Трейд» закупает свои товары у постоянных поставщиков, связи с которыми уже налажены и чья продукция пользуется спросом. Количество поставщиков составляет около 15. Однако фирма выбирает из большого количества предложений оптимальные по соотношению цены и качества. Именно такой подход позволяет фирме ООО «КТД - Трейд» иметь среднюю оборачиваемость товаров, что в свою очередь ведет к своевременной оплате поставщикам за реализованную продукцию. К таким поставщикам можно отнести следующих: ООО «Сфинкс - Курск», поставляющий изделия из натуральной и искусственной кожи; ООО «Сильвер», снабжающий предприятие товарами из кожи; ООО «Завод художественных металлоизделий», поставляющий столовые предметы, а также «Мегапарфюм» и «Такос», занимающиеся реализацией косметики и парфюмерии.

В магазине общая численность персонала составляет 31 человек. Персонал представлен административно-управленческим звеном, продавцами и рядовыми работниками. 50% работников ООО «КТд - Трейд» обладают высшим образованием и все члены коллектива старше 25 лет. Психологи считают, что это наиболее продуктивньтй возраст для работников, так как основные домашние заботы постепенно уменьшаются.

Продавцы магазина в основном имеют средне-специальное образование. Коллектив продавцов преимущественно составляют представительницы женского пола в возрасте 28-40 лет. Но в коллективе магазина присутствуют представители сильной половины. Количество мужчин в магазине не высокое, но, тем не менее, они занимают соответствующие должности.

Используя данную информацию можно выявить цели, которые преследует фирма в процессе своей деятельности. Исходя из того, что ООО «КТд - Трейд» - организация, занимающаяся коммерческой деятельностью, то одной из главных ее целей будет получение прибыли. Но для этого фирме необходимо реализовать свои товары, при том не просто реализовать, а как можно быстрее это сделать, чтобы полученные деньги снова пустить в оборот. Еще одной задачей деятельности ООО «КТд - Трейд» является оказание услуг по розничной и оптовой торговле гражданам и организациям.

2.2 Анализ основных экономических и финансовых показателей ООО «КТд - Трейд»

Как я уже говорила, численность персонала в магазине ООО «КТД - Трейд» составляет 31 человек. Из них в административно-управленческий аппарат входит 7 человек. Остальные сотрудники относятся к среднему звену и рядовым работникам.

При приеме на работу в настоящее время ООО «КТд - Трейд» с работниками не заключает трудовые договора. Прием на работу осуществляется в форме соглашения. директор, Маткина Т.Н. исключила этот пункт из общего списка своих обязанностей для более упрощенного ведения хозяйственной деятельности.

Так как доля рынка этого предприятия незначительна и реализация товаров не всегда дает желанных результатов, то многие сотрудники долго не задерживаются на своем рабочем месте.

В магазине ООО «КТд - Трейд» существует специалист по кадрам, занимающийся анализом использования трудовых ресурсов. Именно он, в лице Козловой Л.В., занимается подбором и распределением кадров внутри предприятия. Рассчитаем фактическую потребность ООО <КТд - Трейд» в кадрах, для этого воспользуемся таблицей.

Проведя анализ использования трудовых ресурсов в ООО «КТд - Трейд», можно сделать вывод, что руководство предприятия в отчетном (2009 г.) году приняло на работу сотрудников больше, на 4 человека, а относительная экономия численности работников торгового зала сократилась на З человека. То есть предприятие сократило численность работников торгового зала на З человека, а общую численность персонала увеличило на 4 человека. Исходя из этого, можно сделать вывод, что предприятие обеспечено работниками, но все же текучесть кадров присутствует.

другое дело, обеспечено ли предприятие квалифицированными работниками. Многие работники ООО «КТд - Трейд» пришли в эту фирму после окончания профессионального училища, техникума. Но есть такие работники, которые обладают высшим образованием. Такая разница в образовании не мешает им работать в одном коллективе и добиваться поставленных целей. В магазине коллектив дружный, конфликты возникают редко. Каждый работник готов помочь своему коллеге. Ведь в ООО «КТд - Трейд» кроме традиционной формы оплаты труда, работники имеют право участвовать в прибыли организации. То есть, если отдел реализует за период больше, чем указано в плане, им разрешается разницу разделить между работниками этого отдела. Поэтому каждый сотрудник заинтересован в наибольшем объеме выручки.

Кроме всего названного в ООО «КТд - Трейд» существует половозрастное разделение труда. Как и во всех предприятиях, рабочий коллектив представлен как мужчинами, так и женщинами. Хотя женский коллектив заметно преобладает, руководство магазина не оставляет без внимания и мужскую половину. В структуре управления мужская половина занимает преимущественно те должности, с какими бы не справилась женщина: водитель, завхоз, сантехник.

Коллектив магазина набран таким образом, что разница в возрасте у сотрудников не значительная. Это способствует сплоченности коллектива, и продуктивной их деятельности. Средний возраст сотрудников 35 -40 лет.

Так же на предприятии существует такой метод работы с персоналом, как продвижение кадров по службе. В процессе деятельности менеджеры наблюдают за работой своих подчиненных, отмечая их определенные качества у себя в журнале. После того как появляется вакантная должность, менеджеры предлагают претендентов на эту должность, и уже специальная комиссия отбирает наиболее подходящую кандидатуру на данный пост. То есть, кандидаты на более высокую должность выбираются из числа работников ООО «КТд - Трейд». Это позволяет заметно сократить расходы предприятия с наймом, отбором и обучением персонала.

Что касается оплаты труда, то заработная плата каждого сотрудника устанавливается повременно-премиальная.

1. Работникам торговой группы, заведующим магазином и административно-управленческому персоналу штатным расписанием, устанавливаются оклады. По окончании месяца создается фонд заработной платы (ФЭП), от фактически полученного дохода оптовой и розничной торговли по ООО КТд - Трейд за минусом налога с продаж и НдС в размере 17%, но не ниже установленных окладов при полной отработке нормы часов. Из полученного фонда выплачивается заработная плата по окладам за проработанное время, оставшаяся сумма ФЭП распределяется по коэффициенту вложенного труда.

2. Младшему обслуживающему персоналу (рабочие, уборщицы) штатным расписанием устанавливается оклад.

3. Продавцам - кассирам и заведующим секциями устанавливается штатным расписанием оклад, пропорционально которому по окончании месяца распределяется заработная плата из фонда, созданного от фактического товарооборота - 7%.

Основной задачей предприятий является наиболее полное обеспечение спроса населения высококачественной продукцией. Темпы роста объема производства продукции, повышение ее качества непосредственно влияют на величину издержек, прибыль и рентабельность предприятия. Поэтому анализ работы торгового предприятия начинают с изучения показателей реализации продукции.

Готовой продукции и товаров для перепродажи в ООО «КТД - Трейд» на начало периода, то есть на начало 2009 г. содержалось на сумму 3862 т.р. В процессе своей торговой деятельности к концу отчетного периода предприятие владело этими товарами на сумму 3856 т.р. Попробуем рассчитать однодневный товарооборот в ООО «КТд - Трейд» в 2009 г., чтобы точнее проанализировать деятельность предприятия в 2009 г. для этого возьмем исходные данные:

1. средние товарные запасы.

2. количество дней в периоде ЗбОдн.

О = 3 / п, где

О - однодневный товарооборот;

З - средние товарные запасы;

п - период;

О = 3 859/ 360 = 64,32 т.р.

Исходя из полученного результата, рассчитаем товарооборачиваемость в днях. для этого необходимо средние товарные запасы разделить на

однодневный товарооборот.

В = З / О, где

В1. - товарооборачиваемость в днях;

В = 3859/64,32 = 60 дп.

Делая вывод, можно сказать следующее: в среднем в день ООО «КТд - Трейд» реализовывало товаров на сумму 64,32 т.р. При этом товарооборачиваемость периода составляла 60 дп. То есть, не смотря на размер выручки, получаемой от реализации продукции, время обращения

товаров со дня их поступления и до дня реализации равно 60 дней. Это достаточно долгий период, и говорит о том, что предприятие работает неэффективно.

Как уже было отмечено, ООО «КТд - Трейд» занимается реализацией продукции непродовольственной сферы. Ассортимент товаров ориентирован на разные сегменты рынка. То есть на потребителей с разными потребностями, вкусами и доходами.

Товар поставляется в магазин согласно договору поставки с отсрочкой платежа. Это значит, что покупатель, в лице ООО «КТД - Трейд» должен полностью оплатить товар в течение 10 дней со дня получения товара. Оплата производится на основании счетов-фактур или накладных, выставленных Продавцом с ценами, действующими на момент отгрузки. Оплата товара должна быть произведена в указанные сроки независимо от реализации товара ООО «КТд - Трейд». В случае неоплаты товара в указанные сроки, ООО «КТД - Трейд» обязано заплатить проценты за пользование чужими денежными средствами в размере 0,08% от неоплаченной суммы за каждый день.

Приемка товаров производится продавцами в отделе. При этом производится приемка товаров по количеству. для проведения проверки по качеству предприятию дается трое суток со дня поступления товара в отдел. При общей приемке сравнивается фактическое количество товаров с количеством, указанном в счете-фактуре. При обнаружении несоответствия, приемка товаров приостанавливается, создается протокол о несоответствии в двух экземплярах, один из которых отправляется организации, поставляющей товар, а другой остается в ООО «КТд - Трейд».

После приемки товаров продавцы сами начисляют товарную надбавку в соответствии с установленными размерами, а затем производится выкладка товаров. Товарная надбавка устанавливается в размере 35 - 40% от закупочной стоимости. Часть поступивших товаров остается в отделе, а часть отправляется на склад.

2.3 Анализ внутренней среды ООО «КТд - Трейд»

В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. В организации ООО «КТд - Трейд» этот механизм жестко отрегулирован и каждый работник знает, что от него ждет фирма и что для этого он должен сделать. При этом руководитель четко отслеживает действия своих подчиненных.

Как и у многих других коммерческих организаций, у фирмы ООО «КТД- Трейд» существуют свои цели, которых она желает достичь в процессе своей деятельности, и задачи, которые формируются непосредственно в процесс достижения поставленных целей. Исходя из того, что ООО «КТд-Трейд» - это фирма, занимающаяся реализацией непродовольственных товаров, то, во-первых, целью ее деятельности будет получение прибыли. А во-вторых, оказание услуг по розничной и оптовой торговле гражданам и организациям.

Для достижения поставленных целей ООО «КТд-Трейд» осуществляет следующие виды деятельности:

* Закупка товаров народного потребления промышленной и непродовольственной групп;

* Розничная и оптовая продажа товаров народного потребления промышленной и непродовольственной групп;

* Коммерческая деятельность;

* Аренда нежилых помещений, сдача в аренду нежилых помещений;

* Проведение и обслуживание торжественных мероприятий для граждан и юридических лиц;

* Проведение выставок, ярмарок, праздничных распродаж;

* Благотворительная деятельность;

* Осуществление и последующая реализация маркетинговых исследований;

* Организация и эксплуатация предприятий торговли, в том числе на комиссионной основе, а также оптовых предприятий торговли, предприятий общественного питания, мелкорозничной торговли;

* Коммерческо-посредническая и информационно-рекламная деятельность;

* Издательская деятельность,

* Оказание бытовых услуг населению, включая создание и эксплуатацию салонов, ателье и отдельных пунктов бытового обслуживания;

* Закупка и последующая сдача в аренду имущества и оборудования, включая недвижимость,

* Внешнеэкономическая деятельность;

* Оказание других услуги осуществлении иных видов деятельности, не запрещенных действующим законодательством.

Но для достижения своей главной цели - завоевание лидирующего места на рынке ООО «КТд-Трейд» может помешать множество конкурентов.

В ООО «КТд - Трейд» существует функциональная структура управления. Посредством этой структуры осуществляется управленческая деятельность организации. Наглядно эта структура будет иметь вид:

Во главе фирмы ООО «КТд - Трейд» стоит директор - Маткина Т.Н. Она отдает распоряжения менеджерам, а те в свою очередь отдают распоряжения младшему персоналу. О результатах проделанной работы, сотрудники отчитываются перед менеджерами ООО «КТд - Трейд», а менеджеры уже отчитываются перед директором. Эта цепочка образует замкнутый круг, и чтобы достигнуть поставленных целей, необходимо, чтобы цепочка сохраняла свою целостность.

К технологиям, используемым в ООО «КТД-Трейд» можно отнести разработку новых, еще не изведанных направлений, которые в свою очередь могут отличаться своей Нестандартностью.

Фирма для улучшения процесса работы использует множество способов. Внедряет и использует новые способы подхода к покупателям, что позволяет дать полную информацию, интересующую покупателя. Также для быстрого расчета используется расчет банкоматовскими карточками, что очень экономит время. Всё вышеперечисленное делает работу более оперативной и точной, это очень привлекает покупателей, и обещает, что они вернутся именно к нам.

Так же была разработана <карточная система скидок», которая помогает покупателям сэкономить немалую сумму.

Так как ООО «КТд-Трейд» занимается распространением разнообразной продукции, у нее существует свой круг поставщиков, связи с которыми налажены издавна.

Качество производимой и поставляемой продукции подтверждено сертификатом качества и производится по новейшим технологиям. Поставляемая продукция пользуется большим спросом и положительными отзывами у покупателей, но из-за переизбытка на складе залежавшихся товаров, возникает проблема в технологии.

Люди являются основой организации. Люди в организации формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация. В силу такого положения люди для менеджера являются «предметом номер один». В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда, от чего в большой степени зависит успех функционирования организации. Большой проблемой персонала ООО «КТд-Трейд» является низкий энтузиазм к работе, который нужно срочно повышать различными методами.

3. Направление совершенствований внутренней среды ООО «КТд-Трейд»

3.1 Пути повышения эффективности работы ООО «КТд-Трейд»

внутренний среда предприятие

Проведя исследование ООО «КТд-Трейд» по нескольким срезам, можно выявить ряд сильных сторон организации.

* Предприятие ООО КТд-Трейд занимается реализацией непродовольственных товаров, ассортимент которых представлен товарами для дома, пользующимися постоянным спросом.

* Продукцию поставляют поставщики, связи с которыми налажены. Качество поставляемых товаров подтверждено сертификатом качества, кроме того, качество товаров отмечено положительными отзывами у постоянных покупателей.

* Свою продукцию ООО «КТД - Трейд» ориентирует на потребителей с разным доход, вкусом, и разного возраста. Это позволяет предприятию уменьшить время и затраты с выбором нужного сегмента рынка и ассортимента товаров.

* ООО «КТд - Трейд» получает доход от сдачи собственного имущества в аренду, от предоставления средств в виде кредита другим организациям. Такой вид доходов покрывает некоторые затраты предприятия.

* Более 50% работников предприятия обладает высшим образованием.

Наряду с сильными сторонами присутствует ряд слабых и проблемных сторон.

В настоящее время предприятие ведет борьбу со своими конкурентами и находится на стадии защиты завоеванных позиций. Хотя доля рынка ООО «КТд - Трейд» по сравнению с ведущим конкурентом незначительная, ее также можно лишиться. Чтобы этого не случилось менеджерам ООО «КТд - Трейд» нужно разработать стратегии ведения хозяйственной деятельности, которые обеспечивали бы ее безубыточное функционирование. Например, для привлечения покупателей, на магазин вывесить новую, яркую и большого размера вывеску. Внутренний дизайн магазина выполнить в таком стиле, что бы при входе, покупатель смог расслабиться, и глаза привлекали яркие стеклянные витрины. В такой атмосфере непременно хочется что-то купить.

Но не всегда товары превращаются в деньги. На предприятии ООО «КТД - Трейд» частым явлением бывает застой средств в виде товаров. Об этом говорит товарооборачиваемость на данном предприятии, равная 60 дням. Для продолжения своей деятельности предприятию приходится занимать средства в банках, оформляя кредиты. Судя по 2005 г. на начало периода ООО «КТд - Трейд» занимало кредиты на сумму 30 т.р. К концу года эта сумма возросла до 2833 т.р. Это значит, что в течение года ситуация на предприятии ухудшилась и чтобы фирма не прекратила свое существование, ей пришлось воспользоваться заемными средствами.

Для решения этой проблемы в магазине можно провести сезонные распродажи, акции, выставки-продажи. В результате которых, реализуются товары, залежавшиеся на складе, спрос на которые снизился в результате смены сезона, или товары, имеющие незначительный изъян. Это позволяет высвободить средства, замороженные в товарах и бросить их на закупку новой продукции. Существует большая проблема в технологиях ООО «КТд - Трейд» для ее решения можно ввести «метод АВС».

Так же решить проблему с товарооборотом можно с помощью введения «Метода-АВС». Этот метод заключается в распределении товара на складах по важности и спросу, чтобы не было излишков и недостатков товара. К группе А относятся товары, которые пользуются большим спросом и их учет ведется ежедневно. К таким товарам можно отнести товары отдела парфюмерии и косметики - 26,5% и товары кожгалантереи - 20,7%. К группе С относятся товары, которые пользуются незначительным спросом, это товары трикотажного отдела - 8,5%. Учет товаров группы С можно вести раз в месяц. Среднее положение занимают товары группы В, учет которых следует вести два раза в месяц и к ним относятся товары отдела посуды.

Как известно в реализации продукции главную роль играют продавцы. Чтобы повысить рабочее настроение и повысить энтузиазм к работе нужно ввести соревновательный мотив в организации. На конкурсной основе в течение месяца выдаются и суммируются баллы за активную торговлю. В конце месяца проводится подсчет и продавцу, набравшему большее количество баллов, вручается приз в виде процентной премии или надбавки к окладу.

Соревновательный мотив увеличит тягу к работе в связи с дополнительными надбавками, появится спортивный интерес к своей работе. В организации появится больше счастливых и довольных обслуживанием покупателей, что приведет к большему увеличению прибыли - главной цели организации.

Заключение

В ходе проделанной работы выяснили основные цели ООО «КТдТрейд» - исследование внутренней среды ООО «КТд-Трейд» и разработка рекомендаций по ее совершенствованию.

Рассмотрели теоретические аспекты исследования внутренней среды организации из которых выяснили, что основными внутренними переменными среды организации является структура, цели, задачи, технология и люди. Все организации разделены на горизонтальные специализированные функциональные области и вертикальные уровни управления.

Провели анализ внутренней среды ООО «КТд-Трейд», в ходе которой выячснили, что структура организации является логическим соотношением функциональных зон и уровней управления, используемых для достижения целей организации. Формирование и сообщение целей представляет собой важное средство координации работы, поделённой между специализированными группами, при условии, что цели подразделений связаны с целями организации в целом. Задача - это работа или её часть, которая должна быть выполнена определённым способом в определённый период. Задачи можно классифицировать как работу с предметами, людьми, информацией. Технология есть любое средство, с помощью которого входящие в производство элементы преобразуются в выходящие; она охватывает машины, механизмы и инструменты, навыки и знания. Руководители занимаются вопросами поведения людей как отдельных личностей, групп и как людей, выступающих в качестве лидеров. Среда, которую создаёт руководство, часто имеет большое значение и влияние на поведение работника. Следовательно, руководители должны стараться сделать эту среду способствующей достижению целей организации.

Разработали рекомендации по совершенствованию внутренней среды ООО «КТд-Трейд».

Это наиболее значимые из внутренних переменных в организации отдельно в целях упрощения объяснения их основных характеристик.

Однако важно, что в управленческой практике эти критические переменные никогда не могут рассматриваться независимо друг от друга. Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определённой степени влияет на все другие. Совершенствование одной переменной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, Например, людях.

Список источников

1. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М. 1998.

2. Кузнецов Ю.В., Подлесных В.Н. Основы менеджмента: Учебное пособие. СП6. 1998.

З. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М. 1999.

4. Томпсон А.А., Стрикленд А.Дж. Стратегический менеджмент. М. 1998.

5. Гражданский Кодекс Российской Федерации. М. 1999.

6. Прыткин В.В. Общий курс менеджмента в таблицах и графиках: Учебное пособие. М. 1998.

7. Коренченко Р.А. Теория организации: Учебное пособие. ИГУ, П. 1998

8. Смит А. Исследование о природе и причине богатства народов. Книга 1. М. 1962.

Размещено на Allbest.ru