Реєстрація документів. Номенклатура справ

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

1. Порядок реєстрації документів

2. Здійснення контролю за виконанням документів

3. Типова та приблизна номенклатура справ

Список використаних джерел

1. Порядок реєстрації документів

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документ із закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.

Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.

Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах тішу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації.

За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках: для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передасться разом із документом. У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірника картки.

Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-ділові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів.

У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

Бланки реєстраційно-контрольних карток виготовляють друкарським способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6.

Календарну шкалу контрольно-реєстраційної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. На ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати.

У календарній шкалі карток формату А6 зазначають лише непарні дні місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.

У графі “Кореспондент” фіксують назву організації, з якої надійшов документ або, якщо документ вихідний, - куди його надіслано (якій установі). Коли реєструють заяви, пропозиції, скарги, то в цій графі зазначають також прізвище, ім'я та по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора.

Графи “Дата”, “Індекс” заповнюють лише на вхідні документи.

У графу “Короткий зміст” вносять назву документа (якщо немає окремої графи) та заголовок до тексту документа. Якщо реєстрований документ не має заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа і записує стисле формулювання її в цій графі.

У графі “Резолюція” зазначають повний зміст резолюції, її автора та дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор зазначає в цій графі прізвище, ініціали, посаду виконавця, до якого направлено документ, і дату направлення.

Запис про виконання документа має відображати суть вирішення питання, містити індекс та дату документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмову відповідь на зареєстрований документ не передбачено, то в графі “Позначка про виконання документа” конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в зареєстрованому документі. В цій самій графі зазначають індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі “Позначка” роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин затримки виконання документа.

Графи “Фонд №”, “Опис №”, “Справа №” заповнюють в архіві, куди контрольно-реєстраційні картки здаються разом із документами по закінченні роботи з ними.

За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

а) урядових документів;

б) наказів керівника установи з основного складу;

в) наказів щодо особового складу;

г) відряджень;

д) рішень колега установи;

е) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа.

Графи журналів реєстрації документів заповнюються так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має недоліки: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання; треба вести кілька журналів - вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг і т. ін.; пошук інформації при запитах тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього - в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа - в журналі реєстрації наказів.

2. Здійснення контролю за виконанням документів

Завдання контролю - забезпечення своєчасного та якісного виконання документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язковий контроль виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень президента України; постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні), резолюції керівника, безпосередні виконавці. Коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є перший зазначений у резолюції.

Контроль за виконанням документів здійснює керівник установи, організації, який повинен встановлювати порядок проведення безпосереднього контролю за виконанням документів, визначати рівень контролю та вживати необхідних заходів до керівників структурних підрозділів у разі неякісного та несвоєчасного виконання ними документів.

Безпосередньо контроль за виконанням документів здійснюється контрольним підрозділом (відділом, сектором, групою) або окремою особою служби діловодства установи, організації.

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строк - у самому документі чи встановлений актом законодавства. Наприклад: листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом ЗО днів, телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів. Документи без зазначення строку виконання - повинні виконуватись не пізніше як за 30 календарних днів. "Терміново" - 7 днів.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

· постановку документів на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

· перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

· попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

· облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

· інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів);

· зняття документів з контролю; - формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Проставляють літеру К на лівому полі документа, документ передають виконавцю, а додатковий примірник РКК ставлять до контрольної картотеки.

РКК групуються у контрольну картотеку чи у розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, накази, рішення).

В установі з обсягом документообігу більше 25 тис. документів на рік періодично складаються переліки не виконаних у встановлений термін документів і надсилаються до структурних підрозділів.

При контролі за допомогою ПК пошук необхідної інформації здійснюється за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

Після виконання документ знімається з контролю, та ж особа робить помітку на документі (РКК) про зняття з контролю.

реєстрація документ облік номенклатура

3. Типова та приблизна номенклатура справ

Документи відносяться до певної справи та систематизуються у середині її.

Формування справ повинно відповідати таким основним вимогам: оперативність обробки та пошуку документів; надійність документаційного обслуговування; зберігання документів. Формування справ повинно здійснюватися централізовано за місцем реєстрації документів. Може бути централізоване та децентралізоване формування справ.

Назва справ повинна відповідати фактичному складу та змісту документів у них.

До справи підшивають тільки виконанні документи (оригінал чи завірені копії), що оформлені згідно вимог ДСТУ.

Документи постійного зберігання групують в окремі справи (окремо оригінали та копії, річні, квартальні, місячні плани та звіти та інше). До справи групують документи одного діловодчого року. Виключення складають:

· справи, що переходять на судові справи;

· особова документація, що формується на протязі всього

· періоду роботи цього лиця в установі;

· учбова документація, що утворюється в учбових закладах;

· документи постійних комісій.

Додатки великого обсягу підшивають в окремі справи; невеликі додати додаються до документів, до яких вони відносяться. Окремо групують екземпляри документів, що розмноженні масовим тиражем (обзори), що отримуються для інформації із інших підприємств, деякі керівні (рахунки, наряди) документи.

У справі має бути не більш як 250 листів (30-40 мм).

При великій кількості документів з них формують самостійні справи з вузьких питань чи за хронологією.

Документи у середні справ можна розмістити: з питань, з хронологічного, алфавітного, нумераційного принципу.

Частіше всього використовують логічно-запитний спосіб, тобто документи розміщуються у справі згідно логічної послідовності рішення того чи іншого питання.

За алфавітною систематизацією використовують прізвища їх авторів, назви установ - кореспондентів, назви адміністративно-територіальних одиниць, об'єктів і тому подібне.

У нумераційному порядку групують однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (квитанції, накладні і так далі).

Розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови та інше) формують у справи по видах документів та за хронологією, додатки, що до них відносяться. Накази за основною діяльністю та по особовому складу формують окремо.

Документи колегій формують в окремі справи: протоколи та рішення колегії та документи до засідання колегії (порядок денний, доповіді, довідки, проекти рішень та інше).

Доручення вищих організацій групують у справи за направленостями діяльності. У середині справи документи розміщують у хронологічній послідовності.

Плани, звіти, кошториси, ліміти групують окремо від їх проектів та зберігають у справах того року, до якого вони відносяться за своїм змістом.

Документи в особових справах розміщують у такій послідовності: внутрішній опис документів; заява про приймання на роботу; анкета; листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту", витяг з наказів про призначення, переміщення, звільнення.

Копії наказів про стягнення, заохочення - до особової справи не заносяться, а записуються у доповнення до особового шістка.

Лицьові рахунки робітників та службовців групують в окремі справи у межах року та розміщують за алфавітом.

Претензії клієнтів розміщують у хронологічному чи в алфавітному порядку.

Листування формують у справи за період календарного року та систематизують у хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується за документом-запитом. Хронологія за ініціативними документами.

Видача справ у тимчасове користування стороннім установам - з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться карта - замінник, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата видачі, кому видана, дата її повернення.

Номенклатура справ буває трьох видів:

1. Типова - передбачає індексацію справ у галузі та є нормативним документом для державних організацій.

2. Конкретна - складається на підставі типової, причому заголовки справ можуть бути конкретизовані із врахуванням специфіки даної організації.

3. Примірна - встановлює приблизний склад справ, що носить рекомендаційний характер, тобто немає конкретної фіксації у нумерації справ. Така номенклатура справ застосовується у приватних структурах.

Для приблизної номенклатури рекомендується розміщати заголовки справ у певній послідовності.

Наприклад: 1. Справи з організаційно-розпорядчою документацією вищестоящих органів (Постанови Верховної Ради).

2. Справи з організаційно-розпорядчою документацією підприємства (Статут, Положення).

3. Розпорядча документація по підприємству (накази, розпорядження).

4. Планово-звітні документи (річні, місячні, недільні).

5. Листування.

Кожна організація незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури повинна мати конкретну (індивідуальну).

Номенклатура справ (НС) організації оформлюється на загальному бланку організації.

НС складається на підставі вивчення складу, змісту та кількості документів, що утворюються у процесі діяльності організації, класифікаторів документів та кореспондентів, типових та відомчих переліків документів із зазначенням строків зберігання документів.

Індивідуальний НС складається з НС окремих структурних підрозділів, які розробляються посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу, погоджується з керівником архівного підрозділу установи.

Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються заголовки.

Заголовок справи складається з елементів у наступній послідовності:

- назва виду справи (листування, журнал і так далі) чи виду документів (протоколи, накази...);

- назва організації чи структурного підрозділу (автор документу); назва адресату кореспондента документа;

- короткий зміст документів справи;

- назва території, з якою пов'язаний зміст документів справи;

- дати (період) справи;

- вказівка та копійність документів.

У заголовках справ, що містять документи не пов'язані послідовністю діловодства застосовується термін "документи".

Наприклад: Документи про проведення міжгалузевих виставок (плани, характеристика експонатів...).

Документи до протоколів засідання колегії міністерства.

Листування з "Хмельницькгазом" про постачання газу.

Індекс справи структурного підрозділу з індексу структурного підрозділу (за штатним розкладом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номеру в межах підрозділу.

У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості справ за уніфікованою формою.

Першою - група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група ОРД установи (накази, розпорядження, рішення), планово-звітна документація, листування (тут першими справи, що містять листування з вищими органами).

Графа 3 - (кількість справ, томів) заповнюється на кінці року.

Графа 4 - строк зберігання із вказівкою на перелік (типовий, відомчий).

Графа 5- переліки документів із строками їх зберігання, помітки про заведення справ до знищення, про передачу справ.

У кінці ділового року НС структурного підрозділу обов'язково завіряється підсумковим записом, в якому вказується кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підписує особа, відповідальна за діловодство.

НС структурного підрозділу складається у 3-х примірниках на кожному заповнюється гриф погодження експертною комісією структурного підрозділу і завідуючим архівом установи.

1-й - зберігається в структурному підрозділі;

2-й - передається в канцелярію установи;

3-й - використовується для формування справ і пошуку документів.

НС структурних підрозділів зводяться канцелярією в єдину (зведену) НС установи.

Під час складання зведеної НС може використовуватися структурний або функціональний принцип її побудови.

Структурний - підзаголовки справ - назва структурного підрозділу. Перший - канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації та збуту...

Функціональний - за напрямком діяльності. Розділи і підрозділи відображають управлінські функції і розмішуються за ступенем важливості: планування, фінансування і так далі.

До НС включають не закінчені справи, що наділити від інших установ.

Справи питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні) вносять до НС кожного року протягом терміну їх вирішення.

Справи громадських організацій розміщуються в кінці НС. До НС не включають друковані видання, брошури, довідники, бюлетені та інше.

Зведена НС погоджується з експертною комісією установи та експертно-перевірною комісією державного архіву, затверджується керівником установи.

Зведена НС (ЗНС) складається з 5-ти примірників:

1-й - в канцелярії;

2-й - до архіву установи;

3-й - направляється до відповідної державної архівної установи;

4-й - у поточній роботі канцелярії;

5-й - структурним підрозділам для роботи.

ЗНС як і НС структурного підрозділу щороку (листопад-грудень) переглядається, уточнюється, передруковується, затверджується керівництвом.

Повторному перегляду і затвердженню з архівними органами НС підлягають один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях установи.

Список використаних джерел

1. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления)/ М.И. Басаков. - М.: ИТК „Дашков и Ко”, 2003. - 336 с.

2. Бездрабко В.В. Управлінське документознавство/ В.В. Бездрабко. - К.: Знання, 2006. - 174 с.

3. Беспянська Г.В. Діловодство/ Г. Беспянська. - К.: Університет «Украина», 2005. - 418 с.

4. Бибик С.П. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів/ С.П. Бибик. - К.: Довіра, 2002. - 507 с.

5. Блощинська В.А. Сучасне діловодство/ В.А. Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.

6. Бондаренко З.В. Складання номенклатур і формування справ у поточному діловодстві/ З.В. Бондаренко// Секретарь-референт. - 2001. - № 4. - С. 3-12.

7. Глущик С.В. Сучасні ділові папери/ С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. - К.: А.С.К., 2000. - 169 с.

8. Головач А.С. Оформлення документів/ А.С. Головач. - К.: Вища школа, 2003. - 352 с.

9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство/ А.Н. Діденко. - К.: Либідь, 2001. - 384 с.

10. Кірочок О.Г. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів/ О.Г. Кірочок. - Рівне.: “БМ-ТУР”, 2003. - 532 с.

11. Козоріз В.П. Загальне і кадрове діловодство/ В.П. Козоріз. - К.: МАУП, 2002. - 168 с.

12. Кудряев В.А. Организация работы с документами/ В.А. Кудряев. - М., 2002. - 592 с.

Размещено на Allbest.ru