Специфические законы социальной системы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Королевский институт управления, экономики и социологии

Кафедра управления

Аттестация 1

по дисциплине «Теория организации»

на тему:

Специфические законы социальной системы

Работу выполнил:

Студент группы МО-02

Савчук Иван Иванович

Работу проверил:

к.э.н., доц. Шутова Т.В.

Королев

2011

Содержание

Введение

1. Понятие организации

2. Особенности функционирования социальной организации

3. Специфические законы организации

3.1 Закон пропорциональности и композиции

3.2 Закон информированности и упорядоченности

3.3 Закон единства анализа и синтеза

3.4 Закон дифференциации и универсализации функций

Вывод

Список используемой литературы

Введение

В любой организации имеются управляемые, частично управляемые и неуправляемые процессы. Каждый процесс включает 4 составляющие:

- входное воздействие (вход) (поступающая информация, распоряжение руководителя)

- преобразование входящего воздействия (обработка вход воздействия по известным или новым алгоритмам)

- результат преобразования воздействия (управленческое решение или исполнительское действие самого руководителя)

- влияние результата на входное воздействие (корректировка алгоритма обработки начального входного воздействия или изменение его значения)

Между входным воздействием и выходным результатом имеется зависимость, кот может иметь различный вид: табличный, графический, формульный, словесный.

Зависимости могут быть объективными (формируются независимо от воли и сознания людей) и субъективными (формируются людьми для реализации глобальных целей организации или страны); кратковременными (например, зависимость выбора вариантов решения оперативного планирования от имеющегося времени) и долговременными (например, зависимость заработной платы работника от его производительности); моральными (связаны с соблюдением в обществе норм повеления человека, идеалов добра и зла) и аморальными (связаны с обычаями и традициями, так или иначе нарушающих права человека. Эти зависимости проявляются в незаконных общественных формированиях или в организациях, находящихся в неестественных условиях существования).

Таким образом, все решения и поступки человека так или иначе подчиняются некоторым осознанным или неосознанным зависимостям.

Закон - это зависимость, которая либо зафиксирована в законодательных документах; является общепринятой нормой для большой группы людей или организаций (такие нормы в Библии, Коране); получила признание и поддержку авторитетных ученых (законы организации).

Закономерность является частью закона. Закон или закономерность с позиций менеджмента можно представить как связь целей управления со средствами и методами их достижения. Таким образом, закон имеет механизм действия и механизм использования. Механизм действия заключается в формировании зависимости выходных параметров от входных, а механизм использования это набор правил и норм для реализующего механизм действия работника с указанием перечня его прав и ответственности.

В этой работе я рассмотрю особенности функционирования социальных организаций и действующих в них законов.

1. Понятие организация

социальная организация закон

Несмотря на то, что теория организации как наука уже полностью сформировалась, мы и по сей день не располагаем достаточно четким и исчерпывающим определением понятия социальной организации. Основная трудность состоит в том, что термин «организация» существует во многих науках -- философии, социологии, биологии, кибернетике и других. В биологических системах синонимом организации является термин организм -- живое целое существо или растение с согласованной организацией деятельности всех органов.

Термин «организация» употребляется в самом разном смысле, поэтому трудно выделить четкий набор признаков, определяющих границы этого понятия. Чаще всего это понятие ассоциируется с объединением людей. Объединения людей принято называть группами или при определенных условиях организациями. Эти объединения можно условно разделить на первичные и вторичные группы.

Объединение людей в первичных группах основано на личностных отношениях, эмоциях, взаимных симпатиях, на общих увлечениях, на вере и убежденности в чем либо. К этим объединениям относятся семья, друзья, спортивные и творческие коллективы, некоторые религиозные общины и т.д.

Вторичные группы образуются для достижения конкретных целей. Роли людей во вторичных группах, как правило, достаточно строго распределены, и эмоциональные отношения уходят на задний план. Основу вторичных групп составляют организации, в состав которых входят коллективы людей, объединившихся для достижения общественно значимой цели. К их числу относятся предприятия, фирмы, магазины, обслуживающие и медецинские учреждения, учебные заведения, армия, различные общественные организации и т.д.

Заметим, что деление на первичные и вторичные группы носит условный характер. В данном случае первичными группами будем считать объединения, создаваемые для удовлетворения первичных психологических потребностей человека в самосохранении, в продолжении рода, в общении на уровне удовлетворения личных интересов. С этих позиций семья рассматривается как первичная ячейка общества.

Во вторичных группах в большей степени удовлетворяются потребности, имеющиеся психосоциальную природу, такие как самовыражение, уважение, признание, карьерный рост, повышение квалификации, власть и т.д. Эти потребности че ловека удовлетворяются в деловых и общественных организациях.

Если же подходить к делению на группы с позиций социальной значимости и масштабности, то первичными (т.е. более важными) можно будет считать организационные системы, выделенные нами ранее во вторичные группы.

Следует отметить,что в реальной жизни не всегда просто провести

четкую грань между первичными и вторичными группами. Примером

могут служить харизматические группы. Во главе такой группы стоит лидер, отличающийся огромным влиянием и особой притягательной силой -- харизмой. Для членов группы он обладает непререкаемым авторитетом, основанным на исключительных качествах его личности. Члены группы обожествляют лидера и готовы ему полностью и бес прекословно подчиняться. Это означает, что сплочение груп пы происходит на эмоциональном или духовном, а не на логи ческом уровне. Подобный тип взаимоотношений в группе характерен, в частности, для религиозных организаций, для многих творческих коллективов, а также для некоторых деловых организаций. Харизма в переводе с греческого означает «божественный дар». В харизматических группах изначально нет служебной иерархии. Роли в таких группах определяются близостью к лидеру. Здесь нет постепенного или последовательного про движения по службе. Все зависит только от личного расположения лидера к тому или иному члену группы. Поскольку личные отношения на эмоциональном уровне нестабильны, структура группы очень изменчива. Теория организации, исходя из приведенного вышеусловного деления на группы, ориентирована, главным образом, на социальные организации, сформированные в виде вторичных групп. Чтобы изучать организационные системы и сознательно влиять на деятельность социальных организаций, необходимо, прежде всего разобраться в том, что подразумевается под этим определением.

В теории организации мы употребляем термин «организации» говоря об общественных объединениях, о бюджетных и коммерческих государственных к негосударственных учреждениях: профсоюзная организация, партийная организация, научная организация, промышленная организация, торговая организация, строи тельная организация, обслуживающая организация, деловая организация, спортивная организация и др.

В то же время термин организация мы можем встретить в таких словосочетаниях как организация производства, организация управления финансовыми ресурсами, организация технической учебы, организация информационного обеспечения, организация технологического процесса, научная организация труда, организация концерта, организация движения, организация турпохода и многое другое.

Кроме того, это может быть организация системы отопления, организация водоснабжения, организация электрической сети, организация коммуникаций и т.д.

Организация (от французского слова organization) означает строение, соединение, а также хорошее, планомерное, продуманное устройство чего либо. Поэтому в социологии термин «организация» принято рассматривать в трех различных смыслах: как объект (явление); как процесс управления; как воздействие или действие (налаживание чего либо).

Охарактеризуем кратко все три понятия.

Организация как объект -- это искусственное объединение людей, являющееся элементом или частью общественной структуры и выполняющее определенные функции. В таком понимании слово «организация» относится к интересующим нас сложным формациям, таким как предприятия, фирмы, банки, органы власти, учреждения, добровольные союзы, созданные, например, по профессиональному признаку.

Организация как процесс -- это совокупность мероприятий, обеспечивающих взаимосвязь между элементами системы в процессе ее существования. Другими словами, это вид деятельности, включающий в себя распределение функций между членами коллектива, обеспечение взаимодействия между людьми, контроль за исполнением приказов и распоряжений вышестоящих должностных лиц, распределение материальных и денежных фондов и т.д. В этом смысле организация представляет собой не что иное, как процесс управления деятельностью людей, т.е. организование.

Организация как воздействие это упорядочение или налаживание действия какого либо объекта. Применительно к материальному объекту это может быть, например, организация системы водоснабжения. В принципе в этом смысле понятие «организация» применимо и к предприятию, если речь идет, скажем, о разработках схемы организационной структуры, или организационном проектировании.

Несколько утрируя сказанное выше, можно вполне корректно ответить на вопрос: «Где Вы работаете и чем занимаетесь?» -- «Я работаю в организации и занимаюсь организацией». Это справедливо в том случае, если Вы работаете менеджером, и в Ваши обязанности входит, например, организация процесса переподготовки кадров. Или: «Я работаю в организации и занимаюсь решением организационно технических задач», -- если Вы разработчик какой либо сложной технической системы.

В курсе «Теория организации» используются все три смысла термина «организация», поскольку речь идет и об организациях как управляемых объектах, и об организационной деятельности, связанной с управлением коллективом, и о проектировании организаций с разработкой их организационных структур.

Итак, социальная организация -- это объединение людей, направленное на достижение определенных целей.

Понятие социальной организации неразрывно связано с понятием коллектива. Состав коллектива и направления его деятельности, определяемые стремлением к достижению единой цели, регулируются административно управленческим аппаратом, а также правовыми и этическим нормами, принятыми в данной организации и обществе в целом. Указанные нормы в большинстве своем не зависят от конкретного персонального состава коллектива и поэтому являются обезличенными.

В то же время деятельность организации во многом определяется формально нерегулируемым поведением членов коллектива. Сплоченность или конфликтность коллектива, его стабильность, уровень квалификации, сознательность работников, их деловая активность и многие другие человеческие факторы влияют на эффективность деятельности организации.

Понятия организационной системы и коллектива взаимосвязаны, но далеко не тождественны. Коллектив -- это объединение всех работников организации, осуществляющих совместную трудовую деятельность. Организация не может существовать без коллектива и включает в себя коллектив как свою основу. Показатели многих составляющих, входящих в организационную систему, зависят от состава и настроения коллектива. Коллектив может быть полностью заменен, тем не менее организация продолжит свое существование.

Связь организации с коллективом может быть охарактеризована зависимостью:

Организация = коллектив + МТБ+Ф+П+ИС+другие факторы

Понятие организации, кроме коллектива, включает в себя также материально техническую базу (МТБ), финансы (Ф), производство (П), информационную систему обеспечения деятельности организации (ИС) и т.д.

При таком подходе полностью автоматизированное предприятие, функционирующее без участия человека, нельзя при знать организацией. Примером такого предприятия могут быть получившие распространение в Японии полностью автоматизированные магазины, работающие без продавцов и кассиров. Частное предприятие, на котором трудится только один человек, тоже нельзя считать организацией, поскольку оно лишено основной составляющей организации коллектива.

В данном курсе мы будем, в основном, ориентироваться на социальные организации, занимающиеся производственной и экономической деятельностью, которые принято называть деловыми организациями. Это предприятия, фирмы, финансовые и другие учреждения, работающие в условиях новых рыночных отношений, характерных для современных условий России. Основой их существования является не только «коммерческая идея», т.е. получение прибыли, но и решение социально значимых задач.



2. Особенности функционирования социальной организации

Специфические законы базируются на эффективном использовании составляющих их законов в области функционирования компании и людей. В рамках компании имеются две группы законов организации для руководителя и индивидуума. Законы социальной организации являются составной частью организации как системы.

Отношения между компанией, подчиненными и руководителями в большей части стандартизированы в виде кодексов, правил и норм. Однако многие нюансы организационных отношений не отражены в нормативных документах либо в силу их новизны, либо в силу трудности. Соотношение формализованных коммуникаций и неформальных отношений руководителся с другими людьми в организациях (рис. 1) должно заранее определяться. Характер служебных отношений в компаниях определяется инструкциями, уставами, положениями о внутреннем распорядке, установившимися порядками, подписанными контрактами и т.п. Характер неформальных отношений определеляется чувствами людей друг к другу - симпатиями и антипатиями, общими интересами и потребностями, договоренностями и традициями.

Руководители большинства компаний в основном заботятся о формализованной стороне отношений, считая что этого достаточно для достижения организационного порядкя. Однако неформальные отношения работников вносят некоторые изменения в спроектированный организационный порядок, ослабляя или усиливая его. Поэтому неформальные отношения также должны быть объектом управления через профсоюзные, женские и молодежные организации. Гармония формальных и неформальных отношений дает возможность наилучшим образом реализовать потребности и интересы людей, что очень выгодно для компании.



3. Специфические законы организации

Каждая организация представляет собой маленькое общество со своими населением и территорией, экономикой и целями, материал ценностями и финансами, коммуникациями и иерархией. Она имеет свою историю, культуру, технологию и персонал. Существуют формализованные коммуникации и неформальные отношения человека с другими людьми, их соотношение должно заранее определяться руководителем.

Среди элементов, влияющих на формализованные коммуникации и неформальные отношения можно выделить общее и особенное. Общее в отношениях людей в организации можно прогнозировать и на этой базе создавать различные виды нормативной документации. Особенное - это колорит отношений, который в отдельных случаях может иметь решающее значение в деятельности организации. Сочетание общего и особенного в отношениях людей существенно влияет на общее и особенное в деятельности самой социальной организации, ее реакции на действие того или иного закона.



4. Закон пропорциональности и композиции

В окружающем нас мире все приспособлено для совместного существования. Все лишнее, избыточное постепенно уходит, а недостаточное постепенно развивается, достигая некоторого временного равновесия - гармонии. Гармония предполагает наличие совокупности элементов, процессов и их соотносительность (пропорциональность). Гармонизация элементов организации, например для получения прибыли, существенно отличается от гармонизации элементов для комфортной работы персонала. Если конкретная цель не поставлена, то гармонизация все равно идет для какой-то неформальной цели. Гармонизацию остановить нельзя, а направить можно.

Закон пропорциональности и композиции требует сохранения пропорциональности между организацией как целостным системным образованием и ее элементами при любых возможных изменениях, что позволяет в максимальной степени реализовать потенциал, которым они обладают. Этот закон формулируется так: каждая материальная система стремиться сохранить в своей стурктуре все необходимые элементы (композиции), находящиеся в заданной соотносительности или заданном подчинении(пропорции).

Сознательная реализация закона композиции и пропорциональности в организации требует обязательного использования набора принципов планирования, координации и полноты:

- принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный план деятельности и развития

-принцип координации: каждая организация должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в механизм выполнения

-принцип полноты: каждая организация должна выполнять весь набор функций производства и управления на своем участке деятельности либо своими силами, либо с помощью привлеченных организаций

Закон композиции отражает необходимость согласования целей организации они должны быть направлены на поддержание основной цели более общего характера. Свое отношение к проблеме реализации этого закона Эмерсон (Emerson H.) выразил следующим образом: « Если бы могли объединить все цели и идеалы, вдохновляющие организацию сверху донизу, собрать их таким образом, чтобы все они действовали в одном и том же направлении, то результаты получились бы колоссальные. Но поскольку на деле все они тянут в разные стороны, равнодействующая оказывается очень слабой, а иногда и просто отрицательной». Из этого следует, что в целенаправленных системах имеются: пробелам определения общей цели, проблема многих целей и проблема согласования многих целей.

Закон пропорциональности отражает необходимость определенного соотношения между частями целого, их соразмерность, соответствие или зависимость:

-при использовании слова «пропорциональность» в значении «соотношение» имеются в виду определенные количественные соотношения между частями целого. Соблюдение определенных соотношений позволяет говорить о соразмерности, правильных пропорциях и соответствии между ними

- при использовании слова «пропорциональность» в значении «соразмерность» чего-либо имеется в виду:

1) соответствующий какой-нибудь мере, соответствующий чему-нибудь

2) правильный в соотношении своих размеров, частей, в своем строении, пропорциональный 3 соразмерно чему, с чем

-при использовании слова «пропорциональность» в значении «соответствие» имеется в виду соотношение между чем-нибудь, выражающее согласованность, равенство в каком-нибудь отношении

-при использовании слова «пропорциональность» в значении «зависимость» имеется в виду связанность явлений, предопределяющая их существование или сосуществование, обусловленность, изменение одного компонента при изменении другого(прямо пропорциональная или обратно пропорциональная зависимость).

Пропорции отражают объективно существующие связи и зависимость между частями целого. Достижение необходимых пропорций, соразмерности, соответсвия, соотношений в границах организации любой природы равнозначно повышению жизнеспособности системы в эффективности ее функционирования. Несоответствие между частями, элементами целого называется диспропорцией. Диспропорции снижают эффективность организации, способствуют ее разрушению. Важнейшими методами обеспечения пропорциональности являются балансовые методы, методы оптимизации, сетевые методы и др.

4.1 Закон информированности и упорядоченности

Обычно информацию разделяют на два больших класса:

-объективную, вещественную в товаре: к объективной информации относится информация, полученная от объекта управления как потребительской стоимости.

-субъективную, отраженную, организованную людьми

В управлении выделяются следующие характеристики информации:

-объем информации, рассматривается с двух сторон:

1)объем символьной информации определяется количеством символов и обычно выражается в символах или байтах

2) объем воспринимаемой информации характерезует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Объем воспринимаемой информации имеет три уровня: информационная избыточность(об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации); субминимальный уровень информации(минимально-полный объем информации для управляющего, при котором он может принять обоснованное управленческое решение)

-достоверность информации - это процент реальных сведений к общему объему информации и имеет три уровня: абсолютный, доверительный и негативный.

-ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов на принятие правильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня: нулевой, средний, высокий и сверхвысокий

-насыщенность информации - это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служи для лучшего восприятия полезной информации.

-открытость информации - это возможность предоставления ее различному контингенту людей(управляющему). Существует три уровня открытости информации: секретная, конфиденциальная и публичная.

Информационная среда управления организацией подчиняется действию закона информированности - упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала подразделений и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия - коэффициентов пропорциональности. Согласно закону информированности и упорядоченности чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосахронения).

Закон информированности-упорядоченности устанавливает, что в организованном целом не может быть больше порядка, чем информации. Упорядоченность - это характеристика системы, отражающая наличие определенным образом установленных взаимосвязей. Чем больше качественной информации, тем устойчивее организация. Очевидно, достигнутый порядок можно охарактеризовать с помощью как качественных, так и количественных методов. Так, порядок можно в принципе признать полным, если в нем нашли практическое воплощение три аспекта упорядоченности, вытекающие из того, что определены:

- границы системою, т.е. установлено, какие именно элементы она включает

- переменные, которые характеризуют элементы, образующие систему

-характер действия каждого элемента и система их взаимодействия.

Проблемы информации в деятельности организации.

Из природы взаимоотношений между участниками организации в рамках власти и иерархии будут созданы каналы коммуникации между этими участниками и между организацией и ее средой, особенно рынком. Когда организация осуществляет управленческий выбор решений, это значит, что она обрабатывает серию информационных сообщений с целью принять решение о действии, которое само станет сигналом, информацией для других единиц принятия решений, т.е. для других организаций. Одна из функций организации - обработка и производство информации. Поскольку управление в организации осуществляется через людей, то одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных, и многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она преднозначена. Анализ проблем экономической теории информации касался почти исключительно информации в сфере взаимоотношений между организациями, причем не принималось во внимание то, что сигналы, входящие в процесс всеобщего обмена, вначале были произведены самыми организациями и внутри них. Однако с теоретической точки зрения экономическая система характеризуется правилами, по которым она сводит к общему знаменателю разнородные сигналы, относящиеся одновременно к количественной стороне деятельности (например производительность) и качественной (например, имидж).

Принятие решений с полным основанием можно рассматривать как процесс целенаправленного преобразования исходной информации о состоянии и условиях функционирования объекта управления в информацию о наиболее рациональном пути достижения этим объектом желательного состояния в будущем. Здесь намеренно подчеркнут информационный аспект, составляющий основу системной концепции принятия решений в сложных иерархических организационных системах. Обеспечение принятия решений полной и надежной информацией в нужное время -- центральная и наиболее сложная проблема организации управления. Количество, содержание и своевременность получения информации определяют качество принимаемых решений и в конечном счете эффективность деятельности организации. Таким образом, структура организации, распределение функций, полномочий и ответственности во многом определяются возможностями коммуникаций, методами сбора, обработки, хранения, передачи и представления информации.

Понятие информации не однозначно. На общему потребительном уровне информация выступает как совокупность данных об экономической ситуации, доведенных до сведения агентов институтами статистики, органами прогнозирования или же органами содействия принятию решения. Проблемы информационного обеспечения принятия решений являются ключевыми в теории и практике организации управления. Складывается новая, быстро развивающаяся область науки--информатика, включающая в себя все стороны и аспекты, связанные с информацией, коммуникациями и информационной деятельностью, во всех ее формах. Под информатикой понимается наука о совокупности процессов, методов и средств накопления, обработки и распространения информации в человеческом обществе.

Проблема информации для организации как системы, производящей информацию, проявляется в характере внутренних процессов; возникающие при этом издержки нужно уметь сравнивать с рыночными издержками по получению. Производство информации означает также, что данная организация посылает сигналы другим организациям. При этом информационные потребности организации на содержание ее информационной деятельности определяются информационной структурой решений, принимаемых в звеньях иерархии управления. Для принятия решения необходима информация, содержащая сведения:

цели и задачи управляемого объекта (организация или ее подразделение);

критерии деятельности и границы управляемости объекта;

состояние объекта управления;

механизм функционирования, закономерности тенденции развития объекта;

-- возможные изменения условий деятельности организации: (прогноз эволюции внешней среды),

альтернативные стратегии деятельности;

возможные альтернативы решения;

последствия реализации альтернатив;

механизм выбора лучшей альтернативы.

Тем не менее информация может характеризоваться двумя взаимосвязанными показателями -- количеством и неопределенностью, выраженной через энтропию. Каждая составляющая приведенной информационной структуры решения представляет собой набор количественных или качественных параметров. Неопределенность информации выражалась л том, что действительные (истинные) значения параметров неизвестны.

Важнейшая функция организации -- анализ сложного комплекса информации о своей среде» т е. отбор и интерпретация объективных данных, которые расширят пространство возможных решений. Существует несколько типов ограничений;

ограничения, которые касаются первоначальных вложений (затрат) как материальных (например, запасы, сырья), так и нематериальных (например послепродажные услуги покупателям высокосложного оборудования). Здесь речь идет о транзакционных ограничениях в рыночной экономике приобретение этих видов вложений опосредуется системой цен или посредством их калькуляции в случае, например, внутреннего трансферта ресурсов в большой фирме;

ограничения» которые относятся к использованию этих затрат, т. е. необходимая информация об уже внедренной технологии и ее возможностях, информация об альтернативных технологиях (они доступны, потому что уже существуют, их предложение достаточно, а требуемое финансирование может быть обеспечено);

ограничения, которые относятся к самой системе информации, т, е, объективно существующие способы получения, отбора, интерпретации и сохранения их. Это же относится к бухгалтерским услугам, компьютерному обеспечению, а также к качеству и надежности данных, полученных от других организаций;

ограничения, которые относятся к взаимоотношениям организаций друг с другом. В рыночной экономике эти отношения конкретизируются в структуре рынков, в частности в их более или менее конкурентном характере и в стратегии конкурентов,

В иерархической организации существует другой тип информации -- внутренние процедуры контроля, которые кристаллизуются в совокупности технических средств и механизмов, обеспечивающих сплоченность участников организации и, следовательно, согласованность, действий. Они могут быть трех типов; процедуры продвижения по службе; показатели напряженности; репрессивные формы контроля. Существует еще один тип информационных данных, полученных внутри организации, характеризующих распределение самой информации. Ответ па вопрос: какая информация в какую инстанцию должна быть направлена, занимает стратегическое место при принятии решений в организации, гак как от этого зависит качество информации, доступной для тех, кто принимает решение.

Однако анализ проблем экономической информации в контексте принятия управленческих решений в современных условиях функционирования организации показывает, что хозяйственная информация вовсе не такая однородная, что она весьма неполная и что она дорого стоит. Разнородность, неполнота и дороговизна предстают в действительности в качестве главных причин неэффективности координации деятельности организаций через рынок и побуждают к исследованию других механизмов координации, более совершенных.

В процессе обмена информацией организации необходимо усвоить две важные концепции - обратную связь и помехи. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями, Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Обратная связь-это опорная реакция на то, что услышано, прочитано и увидено; информация (в вербальном или невербальном оформлении) отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоению и согласия с сообщением. Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным; обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. При этом обратная связь может быть выражена не обязательно в такой же кодовой системе, что и полученное послание. Главное, чтобы кодовая система была известна новому получателю. Для организации, как и для другого участника обмена, обратная связь может быть как прямая (непосредственное наблюдаемое изменение поведения) так и косвенная (снижение производительности, снижение спроса, текучка, конфликты и т. п) И то и другое может свидетельствовать как об успехе коммуникации, так и о ее неудачах. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует) хотя и протекает медленнее, тем не менее эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум (помехи). На языке теории передачи информации шумом называют то, что искажает смысл, т. е шум - это любое вмешательство в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающее смысл послания. Источники шума, которые могут создавать преграды па пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном иди невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации. Источниками шума также могут быть как средства коммуникационного процесса, информационная среда, институциональные рыночные механизмы, так и организационные составляющие (многоуровневость иерархии, масштаб управляемости, централизация, дифференциация к т. д.). Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Однако высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций организации это должно обусловить снижение степени достижения целей в соответствии с передаваемой информацией.

Для выявления причин возникновения проблемы организации необходимо собрать и проанализировать требующуюся внутреннюю и внешнюю (относительно организации) информацию. Такую информацию можно собирать на основе формальных методов, используя, например, вне организации анализ рынка, а внутри нее -- компьютерный анализ финансовых отчетов, интервьюирование, приглашение консультантов по управлению или опросы работников. Информацию можно собирать и неформально, ведя беседы о сложившейся ситуации и делая личные наблюдения. Увеличение количества информации не обязательно повышает качество решения. Поэтому в ходе наблюдения важно видеть различия между релевантной и неуместной информацией и уметь отделять одну от другой. Релевантная информация -- это данные, касающиеся только конкретной проблемы, человека, цели и периода времени. Поскольку релевантная информация--основа решения, естественно добиваться, по возможности, ее максимальной точности и соответствия проблеме. Организации может быть непрост получить исчерпывающую точную информацию по проблеме, так как изучение процесса коммуникаций психологические факторы всегда несколько искажают информацию. Факт существования проблемы может порождать стрессы и беспокойство, значительно усиливающие искажения.

Однако вследствие внутренних свойств информации (разнородность, неполнота и дороговизна) и вероятности искажения информации при ее передаче существует еще и глубокая асимметрия между участниками рынка, асимметрия внутри полученной информации и асимметрия в способности получать информацию.

Важнейший инструмент связи с людьми и организациями -- передача информации. Обычная модель процесса передачи информации называется целевой. Она исходит из того, что и люди, и организации преследуют различные цели, участвуя в передаче информации. При чем иногда они участвуют, иногда - нет В процессе передачи осуществляется кругооборот информации в системе или на рынке (получатель меняется местом с передающим). Разумеется, существует много моментов, когда возникает ошибка, например, в случаях разных целей, неверного языка, неподходящего посредника, механизма защиты при угрозе самомнению и т.п. Очень важно учесть ситуацию передачи информации, все ее требования. При этом можно выделить и уровни передачи информации: политический, который обращается к рациональным способностям получателя; социальный, который обращается к чувствам получателя; и, наконец, процессуальный, который обращается к воле или действиям получателя, В процессе передачи было бы разумно обращаться к каждой из этих трех категорий по отдельности, поскольку у получателя различные цели. Передача политической информации способствует разъяснению стремлений, цели. Передача социальной информации отвечает на вопрос о социальном окружении. Наконец, передача информации о процессе отвечает на вопрос, что чисто практически следует делать в ближайшем будущем, например, как будет выглядеть работа, какие функции придется выполнять, как будут дифференцироваться или интегрироваться рабочие задания и что точно надо будет делать.

Анализ проблем экономической информации в свете теории организации отчетливо выявляет возможность взаимосвязи между внутриорганизационным уровнем, где обретают форму экономические сигналы, и уровнем микроэкономики, где встреча этих сигналов ведет к структурным изменениям. Необходим анализ и способ, при помощи которого другие экономические показатели, количественные ограничения, качественные факторы трансформируются в экономическую информацию. Такой анализ обязан затрагивать способы производства этой информации в организациях. Данное производство связано с издержками: оно предполагает обучение, оно требует поддержки и внутри организаций и в межорганизационной сфере. Тем не менее, установка и поддержание информационной сети, доступ к кодам и умение пользоваться ими весьма часто формируются внутри организаций.

4.2 Закон единства анализа и синтеза

Суть анализа (декомпозиции) состоит в разделении целого на части, в представлении сложного в виде простых составляющих. Суть синтеза (агрегирования) в соединении (мысленном или реальном) простых составляющих объекта в единое целое. Анализ и синтез в человеческом мышлении сильно переплетаются и не могут существовать друг без друга, поэтому говоря о единстве анализа и синтеза, подразумевается их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности. Цепь анализа систем - возможно более полное познание закономерностей их функционирования при существующей заданной структуре. В основе анализа как способа познания лежит такой признак системы, как делимость, декомпозиция. Система - это такое целое, которое нельзя разделить на независимые части, так как когда система расчленена, она теряет свои существенные свойства. По данной причине система есть целое, которое нельзя попять путем анализа. Однако анализ следует рассматривать в единстве с синтезом как наиболее сложным методом системного мышления. Анализ (разделение) некоторой системы может идти по трем путям:

выделенные части независимы друг от друга и сохраняют при этом все свои свойства;

выделенные части зависимы друг от друга и при разделении теряют ряд неосновных свойств

выделенные части зависимы друг от друга и при разделении теряют основные средства.

При различных путях выделения анализ частей должен проходить так, чтобы не были потеряны важные свойства частей и была бы реальная польза для всей организации. Так, если в организации рассматривать каждое подразделение в отдельности как самостоятельное, донести до совершенств ее деятельность, то совсем необязательно будет работать наилучшим образом и состоящая из них вся организация. Важная сторона аналитической работы -- анализ причинно-следственных связей между выделенными частями, который сводится к нахождению необходимых и достаточных условий для поддержания требуемого взаимодействия между частями целого. Трудность аналитической работы состоит в определении элемента, до которого следует производить разделение целого.

Синтез (объединение) осуществляется на базе взаимной необходимости и взаимодействия. Получение при объединении элементов нового целого работоспособного образования, потенциал которого выше суммы потенциалов объединенных элементов, носит название эмерджентность. Это явление находится в рамках диалектического закона перехода количества в качество. Эффект синергии -- составная часть эмерджентности. Эмерджентность больше относится к явлениям, а синергия --к процессам, происходящий и элементах организации.

Синтез -- это процесс объединения в единое целое частей, свойств, отношений, выделенных посредством анализа. Анализ сосредоточен на структуре, он показывает, как работают части целого. Синтез акцентирует внимание на функциях, он открывает, почему они (части) действуют именно так. Поэтому анализ дает знание, а синтез - понимание. Первый позволяет описать, второй - объяснить. Задача синтеза-спроектировать, построить такую структуру системы, при которой наилучшим образом будут реализованы заданные ею функции Стадии синтеза относится к активной системосозидающей деятельности человека, будь то конструирование технических систем или разработка оптимальных иерархических структур управления социально-экономическими или производственными процессами. Процесс синтеза проводится в два приема:

моделирование нового целого либо мысленное, либо с помощью пакетов прикладных программ на компьютере;

натурная реализация.

В наиболее общей форме синтез новой системы включает три этапа;

определение всех необходимых функции, которые должны быть выполнены;

нахождение хоти бы одного безусловно осуществляемого способа выполнения каждой функции;

нахождение такой схемы или модели, в рамках которой можно совместно выполнить отдельные функции для достижения общих целей.

Таким образом, формулируем закон единства анализа и синтеза: каждая материальная система -- живой организм, социальная организация стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций. Скорость и результат изменения зависят от диапазона изменения внешней или внутренней среды системы. Изменения или преобразования системы могут носить как позитивный, так и негативный характер в зависимости от изменения окружающей среды системы и времени преобразования.

Изучение отдельных методологических и методических аспектов анализа и синтеза, взятых как самостоятельные способы познания, приводит к мысли об ограниченном характере каждого из них в отдельности. Действительно, если мы используем аналитический метод, то расчленяем целое как продукт синтеза, проведенного в любой из предшествующих анализу моментов времени; если мы осуществляем синтез, то мы имеем как материал отдельные части, полученные в предшествующее синтезу время аналитическим методом. Однако закон единства и синтеза имеет свои существенные особенности, которые заключаются в том, что закон:

– не выражает специфики исторически определенных отношений, а характеризует всеобщие связи и отношения в социальной среде;

– выступает в роли катализатора общественного прогресса;

– играет возрастающую роль с развитием общества.

Практический подход (методика) к анализу и синтезу организаций может быть реализован с помощью метода постепенного приближения, который включает четыре уровня:

предварительный анализ с позиций стороннего наблюдателя;

– проведение мозговой атаки на совещании основных специалистов организация;

– создание группы развития организации и формирование стратегии развития;

– постоянная работа группы развития в рамках нового структурного подразделения организации.

4.3 Закон дифференциации и универсализации функций

Суть этого закона организации в том, что в организационных системах действуют противоположно направленные процессы: специализация функций, реализуемых ее элементами, с одной стороны и их интеграция, универсализация -- с другой. В итоге увеличиваются потенциальные возможности составляющих систему элементов и улучшаются результаты их взаимодействия в виде прироста потенциала организации.

Существуют и другие законы организации. Все они действуют не изолированно друг от друга, а в диалектическом взаимодействии, в определенной системе горизонтальных и вертикальных связей. На горизонтальном уровне законы имеют свои черты и границы действия, не дублируя, а взаимодополняя и углубляя друг друга (взаимодополняющее взаимодействие наблюдается, например, между законом многообразия и альтернативности развития и законом самосохранения социальных систем). На вертикальном уровне взаимодополняющее диалектическое взаимодействие обнаруживается, например, между законом соответствующего разнообразия и законом по прерывности и ритмичности в движении производственных фондов,

Профессиональное использование законов организации способствует установлению устойчивых количественных и качественных соотношений между управляющей и управляемой системами. Они являются составной частью управленческой технологии организации. В любой технологии действует принцип-аксиома: все элементы целого должны соответствовать друг другу, иметь между собой связи и иерархию, а также реализовывать общую цель. Этот принцип соответствует определению системы.

Законы организации будут эффективно работать на организацию, если руководитель организации сумеет найти их разумное сочетание выделить главный на текущий момент закон и обеспечит подчинение ему всех других для достижения глобальной цели организации. Закон информированности-упорядоченности, закон самосохранения и закон развития -- это функциональные законы, связанные с организацией как процессом. Закон синергии, закон единства анализа и синтеза и закон композиции и пропорциональности -- это структурные законы, связанные с организацией как явлением.

В системе законов организации существует основной закон, которым является закон синергии, отражающий главное организационное отношение в природе и обществе. Однако его расширенное толкование и распространение на все типы материальных систем (биологические, социальные и технические) может привести к известной недооценке в практике управления других частных и специфических, законов.

Вывод

Познание системы законов организации, выявление механизма их действия позволяет менеджерам, предпринимателям определять объективные тенденции в развитии производства и рынка, находить оптимальные соотношения между фондом потребления и фондом развития, основным и вспомогательным производством, между линейными и функциональными структурами в системе управления и по возможности создавать благоприятные условия для механизма действия законов.

Законы в социальных организационных системах, большинство из которых является открытыми и неравновесными системами, действуют не фатально, не безальтернативно, а под воздействием факторов изменений. Эти воздействия значительно сужают, ограничивают детерминирующую направленность социально-экономического развития организации. Социально-экономическая система часто сама по себе, а не в результате управляющих воздействий становится вдруг в существенной степени иной. Эту особенность механизма действия законов важно учитывать в процессе организации управления.

Список используемой литературы

1. «Теория организации. Учебное пособие». Дж.К. Лафта 2006г.

2. «Теория организации». С.В. Рогожин, Т.В. Рогожина 2002г.

3. «Теория организации» Мильнер Б.З. 2004г.

4. «Управление организацией» А.Г. Поршнев, З.П. Румянцева 2005г.

5. «Общее управление организацией. Теоретика и практика» З.П. Румянцева 2007г.

6. «Теория организации» Г.Р. Латфуллин, А.В. Райченко 2004г.

Размещено на Allbest.ru