Регламент документооборота ТОО "NORTEX Link"

Размещено на http://www.allbest.ru/

УТВЕРЖДАЮ

Директор

ТОО «NORTEX Link»

____________________(расшифровка подписи)

«___»____________2011г.

Регламент документооборота

ТОО «NORTEX Link»

Глава 1. Общие положения

1. Регламент по документообороту в ТОО «NORTEX Link» (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан.

2. Настоящая инструкция определяет правила подготовки, оформления и прохождения документов ТОО «NORTEX Link» (далее - ТОО).

3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей инструкцией, обязательны для исполнения всеми работниками ТОО «NORTEX Link».

4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства ТОО, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами возлагается Административного директора ТОО и лицо ответственное за делопроизводство (далее - делопроизводитель, офис-менеджер ТОО), назначаемое руководителем ТОО «NORTEX Link» из числа работников ТОО.

5. Делопроизводитель осуществляет:

Прием, регистрацию и учет поступающих непосредственно в ТОО документов;

Учет и регистрацию исходящих документов ТОО;

Контроль за ходом движения документов;

Подготовку информации руководству о документах, находящихся на исполнении, в том числе срок исполнения которых истек;

Сверку наличия документов, поступивших в ТОО;

Права, обязанности и ответственность делопроизводителя ТОО определяются должностной инструкцией, разрабатываемой с учетом положений настоящей Инструкции.

6. Работники ТОО «NORTEX Link» несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

7. Руководители структурных подразделений должны обеспечить ознакомление вновь принятых работников с настоящей Инструкцией и другими локальными актами, регламентирующими порядок работы с документами.

8. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет Юридический отдел.

9. Делопроизводство в ТОО «NORTEX Link» ведется на русском языке.

Глава 2. Общие правила оформления документов

10. При оформлении документа используются следующие реквизиты в соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Казахстан СТ РК 1042-2001 «Организационная распорядительная документация. Требования к оформлению документов»:

· Дата документа;

· Регистрационный номер документа;

· Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (в случае подготовки ответа на входящий документ);

· Гриф ограничения доступа к документу;

· Адресат;

· Гриф утверждения документа;

· Резолюция;

· Заголовок к тексту;

· Отметка о контроле;

· Отметка о наличии приложения;

· Подпись;

· Гриф согласования документа;

· визы согласования документа;

· отметки об исполнителе.

11. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата, поставленная организацией, подписавшей документ последней.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 3 февраля 2007 года следует писать 03.02.07. или 03.02.2007 года.

Дата финансовых документов оформляется только словесно-цифровым способом без кавычек. Например: 4 апреля 2007 года.

12. Регистрационный номер

Регистрационный номер входящего документа состоит из телеграфного шифра (условное обозначение организации, структурного подразделения), утвержденного директором и порядкового номера.

Регистрационный номер исходящего документа, являющегося инициативным письмом, состоит из телеграфного шифра, порядкового номера и буквы «И».

Пример: Вх.КСН/2132 (регистрация входящего документа)

№КСН/254-И (регистрация исходящего документа).

Исходящий номер документа, являющегося ответом на входящий документ, состоит из телеграфного шифра, индекса структурного подразделения по номенклатуре дел, порядкового номера документа, отделённых друг от друга косой чертой - №КСН/6/255-И.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например: на Вх. КСН/451 от 15.02.2008.

14. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

Наименования организации, ее структурных подразделений указываются в именительном падеже.

Должность и фамилия лица, кому адресован документ, указываются в дательном падеже.

Если документ направляется в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщенно.

Пример: Руководителям структурных

подразделений ТОО «NORTEX Link»

(по списку)

Документ не должен содержать более 4 адресатов, за исключением документов, направляемых в международные организации.

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым и далее адресатом не указывается.

Документ оформляется и подписывается в каждый адрес получателя отдельно.

При большом количестве адресатов составляется указатель рассылки.

При направлении документа физическому лицу вначале указывается фамилия и инициалы имени и отчества получателя, затем почтовый адрес.

15. Утверждение документа

При необходимости документ подлежит утверждению. Утверждение документа производится путём проставления грифа утверждения или издания распорядительного документа в соответствии с локальными актами ТОО.

Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу первого листа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (фамилии, инициалов имени и отчества) и даты утверждения.

Пример: УТВЕРЖДАЮ

Директор

ТОО «NORTEX Link»

____________________(расшифровка подписи)

«___»____________200__г.

При утверждении документа двумя лицами одного уровня должностей их грифы утверждения располагаются на одном уровне соответственно в левом и правом углах документа.

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

16. Резолюция

В резолюции отражаются результаты рассмотрения входящего документа руководителем и содержатся конкретные поручения по его исполнению.

Резолюция заносится руководителем в карточку резолюции, где указываются:

· Регистрационный номер и дата входящего документа;

· Автор резолюции;

· Дата резолюции;

· Краткие и исчерпывающие поручения о порядке и характере исполнения документа;

· Срок исполнения;

· Исполнитель/исполнители

17. Заголовок к тексту

Заголовок - краткое изложение содержания текста документа. Заголовок должен быть максимально кратким и точно передавать смысл текста.

18. Отметка о контроле

Отметка о контроле проставляется на документах, исполнение которых контролируется, и состоит из литера «К».

19. Отметка о наличии приложения

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается количество листов, экземпляров и язык исполнения приложения.

Пример: Приложение: на 4 л. В 2-х экз. на государственном и русском языках.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается наименование приложенного документа, количество листов, количество экземпляров и язык исполнения приложения. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Пример: Приложения:

1. Справка о численности работников ТОО «NORTEX Link» на 2 л. в 1 экз. на русском языке.

20. Подпись

Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их должностными полномочиями.

Реквизит «Подпись» состоит из:

Наименования должности лица, подписавшего документ;

Наименования организации или структурного подразделения (если документ оформлен не на фирменном бланке);

Личной подписи;

Расшифровки подписи (инициалов имени и фамилии).

При подписании документа несколькими лицами различных уровней должностей, их подписи располагаются одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархией должностей.

При подписании документа двумя лицами одного уровня должности их подписи располагаются на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Пример: Председатель комиссии _________Расшифровка подписи

Члены комиссии _________Расшифровка подписи

________Расшифровка подписи

Гриф согласования документа располагается на обороте последнего листа документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (СОГЛАСОВАН, СОГЛАСОВАНА, СОГЛАСОВАНЫ), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

21. Отметка об исполнителе

Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе документа.

Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа и состоит из сокращенного слова «Исп.», инициалы имени исполнителя документа, шифра структурного подразделения, в котором он работает, и номера телефона.

Пример: Исп. Черняев А. - ЦЮ

475149

Глава 3. Порядок приема и регистрации входящей корреспонденции

22. Входящая корреспонденция, адресованная руководству ТОО, принимается и вскрывается офис-менеджером ( далее - делопроизводитель).

При вскрытии конвертов проверяются целостность упаковки , комплектность вложенных документов.

Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

Конверты поступившей документации не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и/или дату отправки документа.

Конверты с документами с пометой «Лично» не вскрываются и передаются по назначению.

23. Входящая корреспонденция, адресованная руководству ТОО, регистрируется делопроизводителем с 9.00 до 18.00 часов.

Документы, поступившие в адрес руководства после 18.00 часов (за исключением срочных) регистрируются и направляются руководству ТОО на следующий день.

Делопроизводитель ТОО не в праве регистрировать корреспонденцию, не адресованную непосредственно ТОО.

24. Корреспонденция принятая напрямую руководством, должна быть передана делопроизводителю для регистрации.

25. Работникам ТОО запрещается принимать на исполнение незарегистрированную корреспонденцию.

Глава 4. Оформление и регистрация исходящей корреспонденции

26. Исходящая корреспонденция (письма) готовятся и подписываются в двух экземплярах. Второй экземпляр документа с визами согласования руководителя структурного подразделения, подготовившего ответ, причастных структурных подразделений в соответствии с резолюцией руководства ТОО, хранится в структурном подразделении - исполнителя согласно номенклатуре дел.

27. Исходящие письма после согласования и подписания документа печатаются на фирменном бланке установленного образца с учетом параметров: поля текста сверху - 5,5 см., снизу, слева - 2,5 см., справа - 1,5 см., колонтитулы - от 1,25 до 1,27 см., направляются на подпись руководству ТОО и регистрируются в день подписания документа.

28. Наименования государственных органов, сторонних организаций, упомянутых в исходящей корреспонденции, излагаются в соответствии с их официальным названием.

29. Документы, направляемые в Администрацию Президента, Парламент, Правительство Республики Казахстан, подписываются директором ТОО, или лицом, уполномоченным им, в обязательном порядке визируются заместителями директора и согласовываются с руководителем структурного подразделения, инициирующего письмо и руководителем заинтересованного структурного подразделения.

· Исходящая корреспонденция, содержащая информацию финансового характера, в том числе касающуюся вопросов гарантии оплаты, в обязательном порядке визируется главным бухгалтером и финансовым директором;

· По правовым вопросам согласовывается и визируется юристом и административным директором;

· По производственным вопросам - соответствующими структурными подразделениями и техническим директором.

30. Регистрация исходящего документа, являющегося ответом на запрос, осуществляется при наличии входящего документа.

31. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), затем излагаются выводы, предложения просьбы.

32. Тексты писем должны соответствовать принятым литературным нормам современного языка.

33. Исходящий документ должен иметь дату (число, месяц, год), приводимую сокращенно (например: 15.08.2007), и регистрационный номер.

34. Отправку исходящей корреспонденции осуществляет исполнитель.

Для обеспечения оперативной отправки в государственные органы и организации срочных документов, работники структурных подразделений (исполнители) по согласованию с получателем осуществляют передачу указанных документов по факсимильной связи, электронной почте или их доставку по городу самостоятельно под личную ответственность.

35. Ответственность за отправку документа по неправильному адресу, указанному в документе (листе рассылке), несет исполнитель документа.



Глава 5. Работа с внутренней корреспонденцией

36. К внутренней корреспонденции относятся служебная переписка заместителей директора, главного бухгалтера между собой и директором ТОО, переписка между отделами (структурными подразделениями), информация подготовленная структурными подразделениями для руководства ТОО, заявки, отчеты, справки, анализ работы, протоколы и другие.

37. Внутренняя входящая и исходящая корреспонденция регистрируется делопроизводителем, а также при наличии системы электронного документооборота сохраняется в базе системы.

Глава 6. Локальные акты Товарищества

38. Локальные акты ТОО подразделяются на основные и производные.

К основному виду локальных актов относятся организационно-распорядительные акты - приказы и распоряжения, а также решения оформляемые протоколами.

К производному виду локальных актов относится регламент, положение, правило, инструкция.

39. Инициатором издания приказов и распоряжений могут быть руководство ТОО, его структурные подразделения.

40. Разработка проектов приказов и распоряжений, подписываемых руководством ТОО, осуществляется самостоятельно структурными подразделениями в зависимости от вопроса, затрагиваемого соответствующим проектом и должны иметь следующие реквизиты:

· Указание на форму акта;

· Заголовок, обозначающий предмет регулирования данного акта;

· Место и дату принятия акта;

· Регистрационный номер акта;

· Подпись руководства.

41. Текст распоряжения, как и приказа, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть распоряжения начинается устойчивыми формулировками (в целях, в соответствии, во исполнение). Распорядительная часть распоряжения оформляется также, как и в приказе, но без слова «ПРИКАЗЫВАЮ:»

42. Проект приказа, распоряжения должен соответствовать следующим требованиям:

1) Жирным шрифтом печатаются:

Заголовок, который располагается по центру листа;

Слово «ПРИКАЗЫВАЮ:» (в тексте приказа пишется выделенными, прописными буквами и его перенос запрещается);

43. Проект приказа должен иметь следующую структуру:

1) Заголовок, определяющий основное содержание проекта приказа;

2)Констатирующую часть (преамбулу), в которой излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, даются ссылки на документы (преамбула, как правило, начинается словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и так далее). В преамбуле могут быть приведены ссылки на нормативно-правовой акт, локальные акты ТОО или предыдущие акты, в реализацию которых принимается данный локальный акт.

44. Дата в тексте приказа или распоряжения пишется следующим образом: 14 марта 2008 года.

После текста (в конце последней страницы, слева) указываются фамилия, инициалы имени исполнителя, телеграфный шифр структурного подразделения, подготовившего приказ, и номер телефона исполнителя.

45. В случае, когда приказом или распоряжением утверждается персональный состав какого-либо органа (комиссии, рабочей группы) фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в их работе, указываются полностью.

Глава 7. Согласование проектов локальных актов

46. Согласование проекта локального акта заинтересованными структурными подразделениями ТОО осуществляется с учетом предмета рассматриваемых вопросов с учетом их компетенции.

47. На согласование направляются основной и производный вид локального акта.

48. Проект приказа и распоряжения согласовывается в следующем порядке и последовательности:

1) Руководитель структурного подразделения - разработчика;

2) Руководители заинтересованных структурных подразделений;

3) Юрист - для проведения правовой экспертизы в целях обеспечения соответствия законодательству Республики Казахстан;

4) Заместители директора - курирующие вопросы, отраженные в проекте локального акта.

Срок согласования локального акта основного вида в заинтересованных структурных подразделениях не должен превышать одного рабочего дня.

Срок согласования локального акта производного вида не должен превышать трёх рабочих дней.

При проведении объёмной правовой экспертизы, срок согласования юристом не должен превышать более пяти рабочих дней.

Срок исчисляется со дня поступления локального акта в заинтересованное структурное подразделение ТОО.

49. Замечания рецензента по локальному акту должны содержать предложение по устранению недостатков, а также относится непосредственно к вопросам его компетенции, быть обоснованными, исчерпывающими.

Структурное подразделение - разработчик устраняет замечания, с которыми он согласен, готовит окончательный вариант проекта и направляет на повторное согласование.

Глава 8. Порядок организации и контроля договорной работы в ТОО «NORTEX Link»

50. Порядок подготовки, составления, заключения и контроля за исполнением договоров (контрактов) 

1) При подготовке и составлении договоров (контрактов) устанавливается следующий порядок.

2) Проект договора (контракта) разрабатывается по инициативе должностного лица самостоятельного отдела предприятия, которое в пределах своей компетенции уполномочено в его подготовке для заключения от имени предприятия и согласуется с соответствующими подразделениями.

3) Для разработки, согласования проекта договора (контракта) и последующего контроля за его исполнением руководителем отдела определяется ответственный исполнитель.

4) При разработке проекта (контракта) договора ответственный исполнитель обязан выяснить:

- Целесообразность его заключения;

- Правильность оформления и содержания;

- Полномочия представителя другой стороны на его подписание (доверенность, учредительные документы);

- Необходимость приобретения товаров, работ и услуг;

- Цель приобретения продукции;

- Данные об объеме заказываемых товаров, работ и услуг;

Данные о контрагенте; 

- Необходимые сроки исполнения договора;

Ответственный исполнитель обязан потребовать от организации, с которой планируется заключение договора (контракта) лицензию (разрешение), если в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан для исполнения обязательств по договору она необходима, а так же копии учредительных документов (устав, учредительный договор и т.п.). 

51. Выбор контрагентов для заключения договора (контракта) осуществляется в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.

52. В случае осуществления закупок товаров, работ, услуг не на тендерной основе ответственный за подготовку договора (контракта) исполнитель обязан провести сравнительный анализ поставщиков, уточнить с ними цены, надбавки, условия поставки и форму оплаты, подготовить справку, в которой отражаются основания сделанного выбора.

Решение о заключении договора (контракта) принимает директор или уполномоченное им лицо.

53. Все проекты хозяйственных договоров (контрактов), поступившие от контрагентов, либо подготовленные самостоятельным отделом предварительно представляются юрисконсульту для правовой экспертизы. После проведения экспертизы и визирования договора, юрисконсульт направляет договор в бухгалтерию.

54. Бухгалтерия определяет наличие источника финансирования, проверяет договор (контракт) на предмет соответствия действующему законодательству указанных в нём условий расчётов, проверяет правильность исчисления налогов, других платежей и визирует договор (контракт).

55. При подписании договора (контракта) директором, обязательна виза главного инженера либо заместителя директора, курирующего отдел, подготовивший проект договора (контракта).

56. Поступивший проект договора (контракта) на предприятие от контрагента направляется в отдел по принадлежности. Получив проект договора (контракта), начальник отдела назначает ответственного исполнителя по договору (контракту). Исполнитель визирует и согласовывает его.

57. В случае выявления в проекте договора (контракта) положений не соответствующих действующему законодательству Республики Казахстан и интересам предприятия он направляется на доработку. Все замечания к договору (контракту) оформляются в письменном виде.

58. Окончательно отработанный проект договора (контракта), после получения визы юрисконсульта предоставляется на подпись руководству предприятия и скрепляется печатью предприятия. 

59. Срок согласования проекта договора (контракта) не должен превышать пяти дней.

60. Запрещается представление проекта договора (контракта) на подпись руководству предприятия без согласования с причастными отделами и должностными лицами. 

61. Какие либо исправления, замечания или дописки в окончательном тексте договора (контракта) запрещаются. 

62. Наименование сторон в преамбуле договора (контракта) приводится в таком виде, как оно даётся в учредительных документах соответствующей стороны. 

63. После подписания и регистрации в самостоятельном отделе надлежащим образом оформленный договор (контракт), заверенный круглой печатью и со всеми необходимыми визами представляется юрисконсульту для окончательной регистрации. Окончательная регистрация осуществляется путём проставления на договоре (контракте) порядкового номера общей регистрации договоров (контрактов). Одновременно, юрисконсульту представляется ксерокопия договора (контракта) с визами. 

64. Договоры (контракты) не прошедшие регистрацию и правовую экспертизу у юрисконсульта не должны приниматься к исполнению.

64.1. Договор (контракт) должен быть подписан и возращен другой стороне в срок не позднее 5 календарных дней со дня поступления его в ТОО.

65. Заключение договора (контракта) при помощи средств телекоммуникации допускается только в крайнем случае. О возможности заключения договора (контракта) с помощью средств телекоммуникации должна быть сделана запись в тексте договора (контракта). 

66. При заключении внешнеэкономического договора (контракта) необходимо избрать право, которое подлежит применению к правам и обязанностям сторон по этому договору (контракту). Применение норм иностранного права к договорным правоотношениям возможно только в порядке исключения.

Соглашение сторон о выборе подлежащего применению права должно быть явно выражено.

67. При заключении договоров с незнакомыми партнёрами к договорам (контрактам) должны прилагаться учредительные документы, документы, подтверждающие полномочия лиц на подписание договора (контракта), заверенные доверенности, а к внешнеэкономическим договорам (контрактам) и выписки из торгового реестра страны регистрации субъекта хозяйствования.

68. В процессе исполнения внешнеэкономических договоров (контрактов) купли-продажи (поставки) и мены, в том числе на основании договоров поручения или комиссии, к договору (контракту) должны прилагаться копии грузовых таможенных деклараций (статистических деклараций).

69. Самостоятельный отдел ответственный за исполнение договора (контракта), контролирует поставки продукции и оказание услуг и по мере исполнения обязательств по договору представляет в бухгалтерию заявку на проведение платежей.

В заявке на проведение платежей указывается номер общей регистрации договоров (контрактов).

70. Бухгалтерия, исходя из наличия средств, осуществляет оплату по договорам согласно заявкам и информирует еженедельно руководство предприятия о наличии задолженности по заключённым договорам (контрактам) и о наличии средств.

Заявки на проведение платежей без указания в них номера общей регистрации договоров (контрактов) не должны приниматься бухгалтерией к исполнению.

71. Обязанность по контролю за сроками исполнения договоров (контрактов), принятию мер к своевременному взысканию дебиторской задолженности и предъявлению в установленном порядке штрафных санкций за все случаи ненадлежащего исполнения обязательств контрагентами возлагается на ответственного исполнителя.

Ответственность за состояние этой работы возлагается на руководителей самостоятельных отделов. 

72. Руководители самостоятельных отделов не позднее 10 числа следующего месяца подводят итоги по исполнению заключённых договоров (контрактов) и о выявленных нарушениях информируют руководство предприятия для решения вопроса о немедленной передаче материала юрисконсульту для подготовки исковых заявлений в суд. 

73. Поступающие юрисконсульту материалы необходимые для предъявления исков учитываются в специальном журнале. 

74. Юрисконсульт в десятидневный срок после поступления материала тщательно изучает представленные материалы с целью проверки: 

наличия основания для предъявления иска;

полноты представленных материалов;

правильности расчёта взыскиваемых сумм;

соблюдения сроков исковой давности.

75. В случае неполноты передаваемых отделами материалов юрисконсульт должен истребовать от них недостающие материалы. Все документы, необходимые для заявления иска представляются в двух экземплярах. 

76. Бухгалтерия обязана вести регистрацию и учёт договоров для осуществления платежей в целях своевременной оплаты, не допуская взыскания штрафных санкций, а также учёт денежных средств перечисленных по каждому конкретному договору (контракту) во избежание повторной оплаты за поставленные предприятию товары или оказанные услуги. 

77. Невыполнение требований, предусмотренных настоящим Регламентом, расценивается, как ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, за что виновное лицо привлекается к дисциплинарной и, при наличии ущерба, к материальной ответственности.

1) Сотрудникам ТОО «NORTEX Link», которые занимаются подготовкой текстов договоров и их заключением, до заключения договоров в обязательном порядке знакомить с их текстом всех заинтересованных лиц на предмет выяснения их предложений и замечаний по тексту договора. К заинтересованным лицам относятся, в частности, Финансовый директор, Административный директор, начальник отдела, к компетенции которого относится исполнение заключаемого договора, юрисконсульт.

2) Обязательное визирование договоров, заключаемых ТОО «NORTEX Link», осуществляется финансовым директором, административным директором, начальником отдела, к компетенции которого относится исполнение заключаемого договора, и юрисконсультом. Договор может визироваться также другими заинтересованными лицами. 



Глава 9. Хранение договоров (контрактов)

1) Подписанный и заверенный оттиском печати оригинальный договор (контракт) со всеми приложениями (паспортом сделки, таможенными декларациями, заверенными лицензиями и другими документами) хранится в делах Главного бухгалтера ТОО. Копии договора хранятся у юрисконсульта.

Глава 10. Прием-передача дел и документов при увольнении, переводе работника на другую работу

1) При увольнении или переводе на другую работу работник структурного подразделения ТОО по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения передает другому работнику этого же подразделения в присутствии третьего лица (делопроизводителя) все находящиеся у него на исполнении документы и дела с составлением акта о приеме-передаче документов и дел в трех экземплярах (далее - акт).

2) В акте указываются: основания для приема и передачи документов и дел, фамилии, инициалы и должности работников, передающих и принимающих документы и дела.

3) При увольнении работника руководитель структурного подразделения ТОО расписывается в его обходном листе и делает в нем отметку об отсутствии на исполнении документов и дел.

Размещено на Allbest.ru