Размещено на http://www.allbest.ru/

Нижегородский институт менеджмента и бизнеса

Программированное задание

по дисциплине «Теория организации»

«Анализ организаций»

Выполнила:

Студентка

Проверил:

Нижний Новгород

2011 г.

Содержание

Глава 1. Общая характеристика организации

1.1 Организационно-правовая форма

1.2 Месторасположение организации

1.3 История развития организации

1.4 Миссия и цели организации

1.5 Основные направления деятельности организации

1.6 Стадия жизненного цикла организации. Конкурентные позиции организации.

Глава 2. Анализ организационной структуры

2.1 Схема организационной структуры.

2.2 Тип организационной структуры

2.3 Дерево целей организации и соотношение этих целей организационной структуре.

2.4 Связь функций в организации с задачами подразделений и отдельных работников. Распределение функций в организации.

2.5 Регламенты в организации, их роль и значение в деятельности организации. Примеры документов и способы контроля исполнения.

Глава 3. Функционирование организации

3.1 Организация и система принятия решений.

3.2 Вертикальные(линейные) связи. Распределение властных полномочий и ответственности по иерархии организации. Связь властных полномочий руководителей, ответственности и прав принятия решений

3.3 Горизонтальные связи. Принципы и методы координации деятельности работников и подразделений. Анализ вертикальных и горизонтальных связей в организации.

3.4 Виды и характер организационных коммуникаций.

3.5 Эффективность организации в целом и в отдельных ее частях.

Глава 4. Организация деятельности и управление организацией

4.1 Анализ основного производственного процесса

4.2 Информационная система организации. Анализ информационных потоков в организации.

4.3 Реализация базовых административных функций управления организацией

Глава 5. Человеческий фактор в организации

5.1 Профессионализм управления на разных уровнях иерархии организации.

5.2 Организационное поведение

5.3 Организационная культура и имидж организации

5.4 Управление знаниями

Глава 6. Организационные проблемы

6.1 Общеорганизационные проблемы, связанные со структурой

6.2 Проблемы управления

6.3 .Проблемы из внешней среды организации

6.4 Проблемы внутренней среды организации

6.5 Проблемы организационной культуры

Глава 7. Предложения по решению проблем организации

Вывод

Список литературы

организация миссия регламент коммуникация

Глава 1. Общая характеристика организации

1.1 Организационно-правовая форма

Организационно-правовая форма предприятия - Общество с ограниченной ответственностью.

1.2 Месторасположение организации

ООО «N» расположено в городе Нижнем Новгороде, Нижегородский район, ул Комсомольская, д1.

1.3 История развития организации

ООО «N» - типография.

Сфера деятельности - издание журналов и печать прочей печатной продукции.

Кол-во сотрудников 50.

1.Бухгалтерия

2.Коммерческий отдел

3.Отдел дизайна

4.Производственный отдел

5.Печатный цех по цветной печати

6.Печатный цех по черно-белой печати

7.Офис-менеджер

8.Генеральный директор

ООО «N» зарегистрировано в 1995 году. В это время уже работали в полную силу печатные машины Доминант 514, Ромайор 314, Ризограф.

В 2000 году была приобретена печатная машина Heidelberg GTO 46, фальцевальная машина Stahl T40.

В 2004 году приобрели машину Heidelberg GTO 52-2, бумагорезальную машину Polar 76.

В 2002 году инсталлировано фотовыводное устройство Creo Dolev 250.

В августе 2005 года типографией приобретена цифровая машина Xerox DocuColor 250.

В 2006 году в нашей типографии установлена новая печатная машина Гейдельберг Принтмастер 52-4.

В ноябре 2006 года нашей типографией была приобретена новая печатная однокрасочная машина Гейдельберг Принтмастер 52-1.

В ноябре 2006 в нашей типографии установлена новая цифровая машина Xerox DocuColor 5000.

В августе 2007 года в типографии установлена цифровая печатная машина Xerox DocuColor 252.

В октябре 2007 года нами запущена в работу новая офсетная машина Гейдельберг Принтмастер 74-4.

В декабре 2008 года установлены:

- офсетная печатная машина Гейдельберг Спидмастер Аниколор 52-4+L (первая машина подобного типа в Восточной Европе).

- машина для КБС Eurobind 600PUR

- машина для скрепления брошюр на скрепку с автоматической листоподборкой Theisen & Bonitz

В сентябре 2009 инсталлирована еще одна машина Гейдельберг Спидмастер Аниколор 52-4 и термальное устройство вывода форм CTP Suprasetter 52.

1.4 Миссия и цели организации

Миссия организации в стратегическом управлении представляется как выживание организации в долгосрочной перспективе посредством установления динамичного баланса с окружением, позволяющего решать проблемы заинтересованных в деятельности организации лиц. То есть миссия выбранной нами организации - удовлетворение спроса потребителей качественными и недорогими косметическими товарами.

Миссия фирмы имеет несколько составляющих:

1. Задача фирмы.

Задача организации состоит в обеспечении качества и безопасности продукции.

2. Внешняя среда организации.

Анализ внешней среды организации направлен на изучение состояния тех компонентов непосредственного окружения, с которыми организация находится в тесном контактеМиссия и общие глобальные цели организации

Миссия:

· Служить обществу и потребителям.

· Создавать высококачественные товары и услуги.

· Повышать качество жизни людей.

Стратегия:

Укрепить позиции ведущей российской полиграфической компании на рынке печати.

Ценности:

Надежность, Качество и Эффективность.

Принципы:

Инновации, взаимовыгодное сотрудничество, социальная ответственность.

1.5 Основные направления деятельности организации

Предприятие расположено в пределах населенной части города. Рельеф равнинный. Месторасположение предприятия является эффективным для производства и сбыта продукции, но с точки зрения экологии является губительным для природы. Для улучшения экологии, снижения загрязнения, предприятие стало использовать новое оборудование, в котором применяются различные фильтры и экологически безопасные компоненты. Утилизацию отходов производят в складах, не выпускающих вредных веществ в атмосферу, в которых затем производят уничтожение.

1.6 Стадия жизненного цикла организации. Конкурентные позиции организации

Организационная структура ООО «N» относится к линейно-функциональным.

При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений.

Преимущества:

1. Высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций.

2. Освобождение линейных менеджеров от решений некоторых специальных вопросов.

3. Стандартизация, формализация и программирование явлений и процессов.

4. Исключение дублирования и параллелизма в выполнении управленческих функций.

5. Уменьшение потребностей в специалистах широкого профиля.

Недостатки:

1. Чрезмерная заинтересованность в реализации целей и задач «своих» подразделений.

2. Трудности в поддержании постоянных взаимоотношений, взаимосвязей между различными функциональными подразделениями.

3. Появление тенденции чрезмерной централизации.

4. Длительная процедура принятия решений.

5. Относительно застывшая организационная форма, с трудом реагирующая на изменения.

Глава 2. Анализ организационной структуры

1.2 Схема организационной структуры

В организации ООО «N» - Организационно-штатная структура.

2.2 Тип организационной структуры

Тип организационной структуры управления - матричная линейно-функциональная структура, выстроенная по принципу координатно-кооперационной конфигурации. Представляется программно-целевыми, проектными, сегментными, продуктными и другими вариациями. Матричная структура характерна тем, что исполнитель может иметь двух и более руководителей (один - линейный, другой - руководитель программы или направления). Сейчас эта схема широко применяется в фирмах, ведущих работу по многим направлениям.

2.3 Дерево целей организации и соотношение этих целей организационной структуре

Цель: Увеличение объёмов производства и улучшение качества продукции.



Расчет коэффициента значимости:

С1 = 0,6 * 0,8 = 0,48;

С2 = 0,6 * 0,2 = 0,12;

С3 = 0,4 * 0,8 = 0,32;

С4 = 0,4 * 0,2 = 0,08

Вывод: Для достижения поставленной цели наиболее эффективным является путь С1, а именно, увеличить объем и качество продукции лучше за счет покупки новой техники или (и) переход на автоматизированную работу. Если же рассматривать ситуацию с сотрудниками, то наибольшего эффекта можно достичь, если повысить квалификацию уже имеющихся сотрудников. Но в последней ситуации имеются некоторые нюансы для работодателя, например, такие как повышение заработной платы сотрудников.

2.4 Связь функций в организации с задачами подразделений и отдельных работников. Распределение функций в организации

Задачи отдела продаж ООО «N»:

· Реализация продукции предприятия на внутреннем и внешних рынках. Получение системной информации об основных потребителях продукции, включая частные составляющие формирования взаимоотношений.

· Обеспечение выполнения поступления денежных средств в соответствии с принятым ежемесячным бюджетом компании.

· Обеспечение заключения договоров с потребителями продукции предприятия.

Задачи для технического отдела ООО «N»:

· Технического обеспечение производственных подразделений и служб предприятия

· Организация и выполнение работ по стандартизации

Задачи отдела кадров ООО «N»:

· Организация работы по обеспечению подбора, расстановки, изучения и использования кадрового состава предприятия

· Участие в формировании стабильного коллектива, создание кадрового резерва и работа с ним

· Организация системы учета кадров

· Обеспечение прав, льгот и гарантий работников

2.5 Регламенты в организации, их роль и значение в деятельности организации. Примеры документов и способы контроля исполнения

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

постановка документов на контроль;

проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

снятие документа с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов

При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения. На контроль ставятся только зарегистрированные документы.

Глава 3. Функционирование организации

3.1 Организация и система принятия решений

По организационно-штатной структуре видно, что тип организационной структуры управления матричный.

Эта форма организации характеризуется применением двух или нескольких критериев разделения задач. Общими признаками такой организационной формы являются:

· Лимитированное пространство принятия решений инстанциями менеджмента

· Организация директивных связей по многолинейному принципу

· Большие затраты на координацию между инстанциями

Можно различить структуры ориентированные на производство и на проект. Структура в данном случае направлена на производство, она не ограничена временными рамками. Имеется функциональная область менеджмента и менеджмент по изделию.

Проблемы состоят в следующем:

· В регулировании задач, компетентности и ответственности менеджеров по изделиям

· В больших затратах на координацию

· В возможных директивных конфликтах

Изображение соподчиненности можно посмотреть на организационно-штатной структуре.

3.2 Вертикальные (линейные) связи. Распределение властных полномочий и ответственности по иерархии организации. Связь властных полномочий руководителей, ответственности и прав принятия решений

По вертикали четкая подчиненность, зависимость от вышестоящего уровня, например, если отдел информационных технологий выявляет какой-либо сбой в работе, то для устранения этой неисправности он сообщает начальнику отдела информационных технологий; начальник отдела ИТ сообщает о неисправности заместителю генерального директора по системе управления предприятием, который потом сообщает о ситуации исполнительному директору, и только потом генеральному директору. Генеральный директор принимает решение (хотя иногда полномочие о принятие решений может предоставляться заму. генерального директора по системе управления предприятием), решение которого сообщается в обратном порядке, сверху вниз.

3.3 Горизонтальные связи. Принципы и методы координации деятельности работников и подразделений. Анализ вертикальных и горизонтальных связей в организации

По горизонтали нет четкой подчиненности.

3.4 Виды и характер организационных коммуникаций

Каждый месяц в организации проводится собрание топ-менеджеров в её центральном офисе, на котором решаются наиболее актуальные на данный момент вопросы. На этих собраниях идёт обсуждение уже принятых ранее решений и пути их исполнения. Соответственно, мы имеем последовательный тип коммуникационной сети на уровне топ-менеджеров и веерный тип коммуникационной сети среди остальной части организации. На схеме это выглядит так: Взаимодействие социальной и технической системами происходит на основе внутренних потребностей организации, направленных на решение поставленных задач.

3.5 Эффективность организации в целом и в отдельных ее частях

Реализация целей составляет основное содержание эффективности организации.

Данная организация является эффективной, т.к все цели деятельности достигаются в срок.

Глава 4. Организация деятельности и управление организацией

4.1 Анализ основного производственного процесса

ООО «N» производит и поставляет амины надлежащего качества. Для производства организация проходит следующие этапы:

· Планирование производства и затрат на производство

· Закупка необходимого материала, сырья

· Производство продукции

· Проверка качества продукции на этапе производства

· Возможная упаковка продукции

· Проверка качества продукции на этапе выхода

· Сбыт продукции

4.2 Информационная система организации. Анализ информационных потоков в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

4.3 Реализация базовых административных функций управления организацией

Часто на предприятии возникают различные незапланированные ситуации, для решения которых, либо предотвращения возможных, соответствующие органы управления производства используют следующие действия:

1) Сбор информации о возможных проблемах

· Наблюдение за внутренней средой фирмы

· Наблюдение за внешней средой

2) Выявление и определение причин возникновения проблемы

· Описание проблемной ситуации

· Выявление организационного звена, где возникла проблема

· Формулировка проблемы

· Оценка ее важности

· Выявление причин возникновения проблемы

3) Формулирование целей решения проблемы

· Определение целей фирмы

· Формулировка целей решения проблемы

4) Обоснование стратегии решения проблемы

· Детальное описание объекта

· Определение области изменения переменных факторов

· Определение требований к решению

· Определение требований к решению

· Определение критериев эффективности решения

· Определение ограничений

5) Разработка вариантов решения

· Расчленение задачи на подзадачи

· Поиск идей решения по каждой подзадаче

· Построение моделей и проведение расчетов

· Определение возможных вариантов решения по каждой подзадаче и подсистеме

· Обобщение результатов по каждой подзадаче

· Прогнозирование последствий решений по каждой подзадаче

· Разработка вариантов решения всей задачи

6) Выбор лучшего варианта

· Анализ эффективности вариантов решения

· Оценка влияния неуправляемых параметров

7) Корректировка и согласование решения

· Согласование решения с функционально-взаимодействующими службами

· Утверждение решения

8) Реализация решения

· Подготовка рабочего плана реализации

· Его реализация

· Внесение изменений в решение в ходе реализации

· Оценка эффективности принятого и реализованного решения

Глава 5. Человеческий фактор в организации

5.1 Профессионализм управления на разных уровнях иерархии организации

ООО «N» имеет статус успешного предприятия, имеющего конкурентоспособность, стабильные экономическую и финансовую позиции. Уверенные позиции не дали сбоя в работе даже во время экономического кризиса, предприятие по-прежнему имеет позиции ведущей компании на рынке аминокислот.

5.2 Организационное поведение

Человеческий фактор играет решающую роль в деятельности организации. Люди в наименьшей степени поддаются управлению. Одной из основных проблем организационного поведения является проблема исполнения.

Предприятие в свою очередь имеет свои цели и задачи, и предъявляет определенные требования к образованию, квалификации, производительности, дисциплине работника. Оно ожидает выполнения этим работником правил, социальных норм и соблюдения сложившихся традиций на предприятии. Требования к работнику обычно отражается в соответствующих ролевых предписаниях (должностных инструкциях). Кроме профессиональной роли работник на предприятии выполняет еще ряд социальных ролей.

5.3 Организационная культура и имидж организации

Большое влияние на российскую организационную культуру оказывает географическое расположение России, охватывающее и Европу, и Азию: происходит постоянное заимствование культурных особенностей Запада и Востока, но с другой стороны, заимствование происходит не в полной мере.

Носителями организационной культуры являются люди, а для бизнеса самое трудное - менять людей, но при этом можно создать такую систему, которая повлечет за собой и изменение людей. Основной упор руководитель компании должен сделать на воспитание в работниках таких качеств как трудолюбие, пунктуальность, старательность в сочетании с инициативностью и предприимчивостью. При этом управляющий должен владеть всем спектром стилей управления и гибко их применять в зависимости от ситуации.

Руководитель любой организации, как правило, стремится к созданию позитивного личного имиджа, но известны случаи, когда индивидуум целенаправленно идет на создание отрицательного, скандального образа. Такой шаг, как правило, свойственен политическим, общественным деятелям, а также представителям шоу бизнеса, реже он свойственен руководителям коммерческих структур, так как в данном случае клиент задумается, стоит ли отдавать свои деньги за товар или услугу, производимые компанией, руководитель которой имеет негативный имидж.

Таким образом, отрицательный имидж руководителя организации чаще всего только усиливает недоверие потребителей к продукту или услугам коммерческой организации. При прочих равных условиях положительный имидж руководителя организации будет являться ее конкурентным преимуществом.

Можно выделить следующие составляющие имиджа руководителя организации:

- персональные характеристики: физические, психофизиологические особенности, характер, тип личности, индивидуальный стиль принятия решений и т.д.;

- социальные характеристики: статус руководителя организации, который включает не только статус, связанный с официально занимаемой должностью, но также и с происхождением, личным состоянием и т.д. Со статусом тесно связаны модели ролевого поведения. Также социальные характеристики включают связь лидера с различными социальными группами: с теми, интересы которых он представляет; с теми, которые поддерживают его и являются союзниками; а также с теми, которые являются его оппонентами и открытыми врагами.

5.4 Управление знаниями

Знания представляют собой то, что многие организации все в большей степени производят, продают и приобретают. Предприятиям приходится решать такие сложные задачи, которые заставляют их развивать передовые знания и максимально эффективно использовать их.

Для того чтобы постоянно сокращать дефицит знаний, организации должны решать такие важнейшие задачи, как:

· приобретение знаний - использование уже имеющихся в мире знаний и их приспособление для нужд организации (например, при помощи режима открытой торговли, привлечения иностранных инвестиций и заключения лицензионных соглашений), а также получение новых знаний путем ведения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;

· усвоение знаний (например, обеспечение всеобщего начального образования, создание возможностей для обучения на протяжении жизни и развитие системы высшего образования);

· передача знаний - использование новых информационных и телекоммуникационных технологий, соответствующее нормативно-правовое регулирование и обеспечение доступа к информационным ресурсам.

Глава 6. Организационные проблемы

6.1 Общеорганизационные проблемы, связанные со структурой

Функциональная организация направлена на стимулирование качества труда и творческого потенциала работников, а также экономии, обусловленной ростом масштаба производства товаров или услуг. Вместе с тем поддержание взаимодействия между разными функциями -задача сложная. Реализация различных функций предполагает разные сроки, цели и принципы, что делает трудными координацию деятельности и ее календарное планирование. Кроме того, функциональная ориентация связана с предпочтением стандартных задач, поощрением узко ограниченных перспектив и ведением отчетности о результатах деятельности.

6.2 Проблемы управления

Для осуществления производственно-хозяйственных и социальных функций предприятия создается административный аппарат. Количество подразделений, организационная структура предприятия, штаты зависят от специфики производства и определяются самим предприятием. Основным принципом управления государственными предприятиями был и остается принцип демократического централизма. Сущность его заключается в объединении централизованного управления с предоставлением им определенной самостоятельности. При условиях командно-административной системы имела место излишняя централизация в управлении, а самостоятельность предприятия была ограничена и носила фиктивный характер.

6.3 Проблемы из внешней среды организации

При растущем уровне цен и высоком уровне безработицы растёт и инфляция, что влёчёт за собой стагфляцию (рост цен и инфляции), но т.к. данная компания повышает цены на производимую продукцию только в крайнем случае и имеет большое количество товаров-заменителей продаваемых по сравнительно невысокой цене, то возможность стагфляции на продукцию данной компании крайне невысока.

Имеет следующие проблемы, неопределенность которых относительно высока и перечисляется в порядке увеличения неопределенности. Это: поставщики, покупатели, конкуренты.

6.4 Проблемы внутренней среды организации

Говоря о внутренней среде организации, прежде всего, стоит описать процедуру принятия решения на уровне менеджеров данной фирмы.

Способ разработки решения - коллегиальный.

Еженедельные кратковременные планёрки.

Обязательные ежемесячные встречи для разработки стратегических планов фирмы.

В результате работы по выработке решений мы получаем следующие виды управленческих решений: приказы и рекомендации.

6.5 Проблемы организационной культуры

Сотрудникам ООО «N» предоставляется значительная свобода в принятии ими каких-либо решений, а также высоко ценится их инициативность, поэтому практически каждый сотрудник осознаёт себя неотъемлемой частью этой организации, понимает свою важность в деле ее функционирования. Сотрудники фирмы постоянно (по мере возможности) стараются повышать свой культурный и образовательный уровень. Это выражается в непрерывном повышении своего профессионализма и развитии личных культурных предпочтений. Культура обслуживания, четкость, быстрота, внешний вид сотрудников - все это формирует положительный образ фирмы.

Внутри организации происходит активное общение между различными отделами. Раз в неделю проходят плановые заседания, где любой сотрудник может задать интересующий его вопрос своему руководству. Руководство же в свою очередь по мере возможности старается ответить на максимум заданных вопросов.

Глава 7. Предложения по решению проблем организации

Предложения по решению проблем организации, могут быть разными. Существует большое количество методов поиска новых идей и решений, которые обеспечивают эффективную творческую деятельность. Эти методы служат надежным и эффективным инструментом менеджмента

Для данной организация, я бы предложила следующие методы:

· мозговой штурм и его разновидности;

· конференция идей;

· синектика;

· пул мозговой записи;

· идея Делфи;

· опрос с помощью карточек;

· идейная инженерия;

· метод коллективного блокнота;

· триггерная Триггер - устройство, применяемое в качестве элемента памяти в цифровых вычислительных машинах, автоматических устройствах и др. техника;

Вывод

Полиграфия в современном мире играет весьма важную роль, ведь листовки и буклеты, каталоги и иная печатная продукция становятся для многих из нас не просто источником информации или рекламы того или иного продукта, но и способом узнать что-то новое, быть в курсе происходящего. Вот почему мы с нетерпением забираем очередной буклет, рассказывающий о вновь открывшейся компании или листовку, сообщающую о начале распродаж в модном бутике напротив. Но делаем мы это только в том случае, когда печатная продукция несет в себе то, что притягивает и приковывает внимание. Дизайн полиграфии может играть существенную роль, как для поднятия имиджа компании, так и для достижения каких-либо рекламных целей.

Не стоит забывать и о качестве печати, это звено не менее важное - даже печать листовок становится важным этапом на пути к восприятию того небольшого количества информации, которая на ней отображена.

Трудно переоценить значение материально-технической базы печати для жизни общества. От возможностей полиграфической промышленности в большей степени зависит нормальное функционирование всех отраслей хозяйства, средств массовой информации, государственных структур. В конечном счете, состояние полиграфии определяет уровень информационного обеспечения общества, развития его творческого, научного и культурного потенциала. Сейчас невозможно вообразить себе жизнь современного делового человека без таких, казалось бы, незаметных мелочей, как конверты, визитные карточки, бланки, ежедневники и в дальнейшем печатное дело будет только развиваться и совершенствоваться.

Список литературы

1. Теория организации : учебник для вузов/С.В. Теплов, Л.Н.Акимов, 2009

2. Единые нормы времени и выработки на процессы полиграфического производства. Для важнейших предприятий. - М.: Книжная палата, 1988

3. Каталог полиграфического оборудования - М: НИССА Центрум», 2006

4. Миронова Г.В., Ершов А.К., Осипова Г.И., Сперанская Н.М., Кондрусь Е.А. Организация полиграфического производства: Уч. пособие. - М.: МГУП, 2002.

5. Миронова Г.В., Осипова Г.И. Организация полиграфического производства. Методические указания по выполнению курсового проекта. - М.: МГУП, 2003.

Размещено на Allbest.ru