Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

I. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Экскурс в историю

1.2 Экспертные комиссии организаций

1.3 Порядок проведения экспертизы ценности документов

II. ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ АСПЕКТЫ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Принципы и критерии ценности документов

2.2 Перечни документов

2.3 Автоматизированные технологии

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Итак, как ясно из названия курсовой работы, речь пойдет об экспертизе ценности документов.

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, в том числе доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. Ведь документ создается для фиксации информации и передачи ее в пространстве и во времени.

Документы, создававшиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение многих лет. Например, информация о гражданах, их работе, учебе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всем протяжении жизни человека. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, данную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно.

С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политическою, экономического, социально-культурного практического и иного значения документов "с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев".

В принципе, экспертиза ценности документов призвана дать ответы на вопросы: что? сколько? и для чего хранить?

Объектом исследования является документная деятельность, а предметом - экспертиза ценности документов.

Таким образом, данная тема достаточно актуальна на сегодняшний день.

Целью моей работы является рассмотрение основных аспектов в экспертизе ценности документов. Задачи я ставлю следующие:

· рассмотреть порядок проведения экспертизы ценности документов;

· изучить экспертные комиссии организаций;

· описать принципы и критерии ценности документов;

· выявить основные перечни документов;

· охарактеризовать автоматизированные технологии в экспертизе ценности документов.

Вопросы экспертизы ценности документов рассматривали многие авторы. Особо хотелось бы отметить работы таких специалистов, как Кузнецова Т.В., Ларьков Н.С., Корнеева И.К., Кудряева В.А., Андреева В.И., Афанасьева В.П. и некоторых других. Из трудов этих авторов было почерпнуто много полезной информации, из которой были сделаны уже собственные выводы.

Думаю, моя работа будет полезна для документоведов и делопроизводителей организаций всех уровней.

Для удобства восприятия материала, а так же согласно поставленным задачам, работа разделена на две части: организация проведения экспертизы ценности документов и вспомогательные аспекты. В первой главе будут рассмотрены такие вопросы, как история экспертизы ценности документов, система экспертных органов, а так же сам процесс проведения. Вторая глава будет посвящена изучению критериев и принципов, согласно которым проводится экспертиза, вспомогательных справочников (перечней документов) и современным автоматизированным технологиям.

Итак, приступим к непосредственному рассмотрению всех этих аспектов.

экспертиза документ автоматизированный хранение

I. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Экскурс в историю экспертизы ценности документов

Основы экспертизы ценности документов в нашей стране стали закладываться еще в XIV-XVIII веках. Однако вплоть до XIX столетия эта проблема не являлась сколько-нибудь острой и насущной, поскольку количество документов было сравнительно невелико и в российских учреждениях хватало места для их хранения. В XIX веке ситуация изменилась. Дальнейшее социально-экономическое развитие страны, усложнение структуры государственного аппарата, появление новых способов и средств документирования сопровождались значительным ростом и объемом документов. В результате, начиная с 1830-х - 1840-х годов, в архивах ряда российских учреждений стала производиться так называемая разборка "решенных дел" с целью уничтожения "ненужных бумаг" (термин "экспертиза ценности документов" тогда еще не использовался). В различных министерствах были разработаны Правила "О порядке хранения и уничтожения решенных дел".

До революции 1917 года не существовало единых правил экспертизы ценности документов. После прихода к власти большевиков экспертиза ценности документов была возведена на государственный уровень.

Широко применяться в России экспертиза ценности документов начала в первой половине XIX в. в связи с переполнением архивов учреждений. Этот вид работы носил название "разборка решенных дел" с целью уничтожения "ненужных бумаг" и проводился в отдельных ведомствах по мере накопления документов. Экспертиза ценности носила чисто практический характер: сохранялись только те документы, которые имели практическое значение для деятельности учреждения, остальные уничтожались. Отсутствие государственного регулирования и единых критериев для оценки документов приводило к потере многих ценных документов.

В послереволюционный период вопросы сохранности документов, в том числе и экспертизы их ценности, решаются под руководством государственных архивных органов.

В развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов.

1) до середины 1920-х гг. - в основном осуществлялся разбор документов в государственных архивах на основе их непосредственной оценки.

2) с середины 1920-х гг. до начала Великой Отечественной войны - проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель -- отбор макулатуры для государственных нужд. В этот же период начинают формироваться критерии оценки важности.

3) к началу 1990-х гг. - в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов. Перемены в экономической и общественно-политической жизни в России в 1990-е гг. не могли не сказаться на организации и использовании документной информации, формировании Архивного фонда Российской Федерации. Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, возникли предприятия негосударственной формы собственности. Их взаимоотношения с архивными органами строятся на принципиально новых правовых основах. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят договорные отношения. Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают новые носители информации.

1.2 Экспертные комиссии организаций

В учреждениях работу по организации экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне должны проводить постоянно действующие экспертные комиссии. В крупных учреждениях с большим объемом документооборота - центральные экспертные комиссии, которые ко всему прочему рассматривают и согласовывают, координируют результаты работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

Центральные экспертные комиссии и экспертные комиссии работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. Экспертно-проверочные комиссия являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой "ЭПК", окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.

Общий порядок организации работы экспертных комиссий и их функции можно найти в "Основных правилах работы архивов организаций". 19 января 1995 г. и 17 марта 1998 г. приказами Федеральной архивной службы России в целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об экспертной комиссии были утверждены "Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации" и "Примерное положение о центральной экспертной комиссии министерства (ведомства) Российской Федерации". На основе Примерных положений должно быть разработано положение об экспертной комиссии конкретной организации, фирмы, предприятия.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников, имеющих большой опыт работы и неплохо знакомых с отраслью. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своего офиса, систему документационного обеспечения - состав и содержание всей совокупности документов. В состав экспертной комиссии следует включать:

* сотрудника, ответственного за документационное обеспечение организации;

* сотрудника, ответственного за архив;

* специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

* специалиста по обеспечению защиты информации и др.

В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем экспертной комиссии - секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:

* пересоставляемая номенклатура дел;

* описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

* акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;

* комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения;

* предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;

* предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типовыми номенклатурами дел.

Протоколы заседаний экспертной комиссии, номенклатуры дел, описи и акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях, сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные архивы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы РФ.

К основным задачам экспертной комиссии можно отнести:

* рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

* организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

* рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;

* рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении) проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

* рассмотрение описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

* рассмотрение описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;

* рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

* подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

* участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

1.3 Порядок проведения экспертизы ценности документов

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.

Например, к бухгалтерским документам постоянного срока хранения, в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения", относятся:

- сводные годовые и годовые бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним;

- передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним;

- аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам;

- документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов;

- сводные годовые и годовые отчеты об исполнении сметы расходов;

- отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости);

- утвержденные лимиты, фонды заработной платы (по месту разработки и утверждения);

- документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определению износа основных средств, оценке стоимости имущества организации;

- годовые отчеты по налогам;

- оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей;

- книги, журналы, карточки учета ценных бумаг;

- программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности.

Этим же перечнем к документам статистического учета и отчетности постоянного срока хранения отнесены:

- сводные годовые, годовые и с большей периодичностью отчеты организаций о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, анализы отчетов;

- сводные годовые, годовые и с большей периодичностью, а также единовременные статистические отчеты и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним;

- документы (доклады, аналитические таблицы и справки) об итогах деятельности организации.

Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, дублетный документ также следует оставить на хранение.

Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Заседания экспертных комиссий протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Если протоколы экспертной комиссии содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.

По результатам экспертизы ценности документов составляются следующие документы:

· опись дел постоянного срока хранения;

· опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

· опись дел по личному составу;

· акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании экспертной комиссии и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

Порядок оформления дел зависит от сроков их хранения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые не передаются в архив организации, оформляются частично. Частичное оформление производится работниками службы документационного обеспечения управления при заведении дела. После завершения дела не проводится дополнительная систематизация документов, листы дела не нумеруются, не составляется заверительная надпись.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед передачей в архив организации подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

· подшивку или переплет дела;

· нумерацию листов в деле;

· составление листа-заверителя;

· составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, заголовка дела, крайних дат).

При полном оформлении документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются так, чтобы можно было свободно читать текст всех документов, даты, визы, резолюции. Дела с особо ценными или неформатными документами не переплетаются, а вкладываются в закрытые твердые папки или коробки. Если в деле есть невостребованные личные документы, такие, как удостоверения-личности, трудовые книжки и т. п., их вкладывают в конверт, который затем подшивается в дело. При подготовке дел к переплету из них удаляются все металлические скрепления (скрепки, булавки).

Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы дела нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Для этого используют простой графитный карандаш или нумератор. Нумерация производится в соответствии с определенными правилами.

Лист-заверитель не нумеруют, листы внутренней описи нумеруют отдельно. Если дело состоит из нескольких томов, листы каждого тома нумеруются отдельно. Фотографии, чертежи, другие иллюстративные материалы, которые являются самостоятельными листами дела, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа. Листы любого формата, подшитые за один край, нумеруются как один лист. Если лист имеет формат A3 или А2 и он сложен, то он разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. Лист, сложенный и подшитый за середину, должен подшиваться заново за край и нумероваться как один лист. Но если к документу подклеены другие документы (переводы, вырезки и т. п.), каждый из них нумеруется отдельно. Если в дело подшит конверт с вложениями, вначале нумеруется конверт, затем следующими номерами каждое вложение.

В случае отдельных ошибок при нумерации листов (например, пропуска отдельных страниц) допускается употребление литерных номеров. Если обнаруживается большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При этом старый номер зачеркивается, рядом ставится новый номер листа. Составляется и новый лист-заверитель. Старый лист зачеркивается, но сохраняется в деле.

Заверительная надпись дела составляется для учета количества листов. Кроме того, она фиксирует особенности нумерации документов дела. Лист-заверитель составляется по установленной форме на отдельном листе, который помещается в конец дела. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или использовать для его составления чистый оборот листа последнего документа. Он обязательно подписывается его составителем.

В форме листа-заверителя указываются сведения о количестве пронумерованных листов дела, количестве

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

· наименование организации;

· наименование структурного подразделения;

· индекс дела;

· номер дела (тома, части) по годовому разделу свод ной описи дел;

· заголовок;

· крайние даты дела;

· количество листов в деле;

· срок хранения;

· архивный шифр дела.

Часть из перечисленных реквизитов выносится на обложку дела при его заведении. Однако при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение эти сведения уточняются и при необходимости корректируются.

При изменении наименования организации или структурного подразделения, а также при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в течение года, за которое формировалось дело, на обложке указывается новое наименование организации (или организации-правопреемника). Прежнее наименование организации заключается в скобки.

Одновременно с описями дел на заседании экспертной комиссии рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

В акт включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2000 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2004 г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2004 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел.

Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждаются руководителем организации.

II. ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ АСПЕКТЫ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Принципы и критерии ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с несколькими принципами. Наиболее важные - это принципы, всесторонности, комплексности историзма.

Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности.

На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде организации, т. к. они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.

На основе принципов экспертизы разработана система критериев, то есть научно обоснованных признаков, позволяющих определять степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

К критериям происхождения документов относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документов.

Критерии содержания -- это значимость события или явления, отраженного в документах; значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся: форма удостоверения документа (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), форма фиксирования и передачи содержания, особенности оформления документа, его физическое состояние.

Рассмотрим некоторые из них.

Критерий происхождения учитывает место организации в системе управления и значимость выполняемых ею функций, целесообразность передачи документов этой организации на постоянное хранение.

В государстве действуют разнообразные учреждения, организации и предприятия, которые различаются по функциям, масштабам деятельности, составу документации и т. д. Отбор документов на постоянное хранение должен производиться из организаций, которые играют наиболее важную роль в жизни страны.

Время и место образования документов играют существенную роль при экспертизе документов определенных исторических периодов. Каждый период знаменателен какими-либо событиями. Для их изучения очень важны документы, образовавшиеся на месте и во время происхождения события, явления. По этой причине понятия "время происхождения документа" и "место происхождения документа" тесно взаимосвязаны.

Применение этого критерия важно не только для документов, отражающих серьезные явления в жизни страны, но и для определения ценности документов отдельных организаций и предприятий. В их деятельности также есть периоды, имеющие большое значение: создание, реорганизация, изменение функций, выполнение особых заданий и так далее. Документы, созданные в такое время, часто требуют повышенного внимания при их оценке.

Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации. Ценность содержания напрямую зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

Управленческие документы можно разделить:

на документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также его структурных подразделений. Многие из таких документов имеют постоянный срок хранения;

документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет;

документы по личному составу, которые могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно).

С данным критерием тесно связан критерий вида документа. Так, первую группу в основном составляют организационно-распорядительные документы. Ко второй группе относятся, например, документы оперативной и бухгалтерской отчетности. Однако критерий вида должен применяться только в сочетании с критериями назначения документа и значимости информации, т. к. содержание управленческих документов одного и того же вида может отражать как важные, так и второстепенные вопросы.

Учет такого критерия, как повторение информации документа в других документах, в экспертизе ценности документов очень важен, т. к. в деятельности учреждений и организаций образуется значительное количество дублетных документов (размноженных экземпляров подлинника) или документов, в которых в той или иной мере информация повторяется. Дублетные документы чаще всего выделяются к уничтожению уже на стадии формирования дел. Однако очень важно правильно оценить документы, данные в которых повторяются в разных формах и объемах.

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет определение формы удостоверения документа. Речь идет о юридической силе документов. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения. Юридическую силу должны иметь и подлинники документов, и их копии. При проведении экспертизы ценности предпочтение отдается подлинным экземплярам документов, а при их отсутствии -- заверенным копиям. При оценке документов следует очень внимательно относиться к делопроизводственным пометам, в том числе и на копиях документов, т. к. они часто дополняют содержание. Пометы могут быть интересны и своим авторством.

К критериям внешних особенностей документов относится их физическое состояние. В делопроизводстве этот критерий применяется в отдельных случаях. Например, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился, на хранение передается его копия. Копия может быть приложена к подлиннику. Экземпляры наиболее ценных документов в случае повреждений подлежат реставрации.

Как уже отмечалось, при проведении экспертизы ценности документов перечни документов со сроками хранения позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Однако ряд документов требует дополнительного изучения для определения необходимости и продолжительности хранения.

2.2 Перечни документов

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

- Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

Коммерческие организации могут также воспользоваться методическими рекомендациями "Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций новых экономических хозяйственных структур".

Конечно, типовые перечни не могут полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь. В 1999 г. вышел Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения и Перечень документов, образующихся в деятельности Государственной Думы Федерального Собрания РФ.

В последнее десятилетие выходили также перечни документов со сроками хранения МВД России (1996 г.), Министерства обороны России (1997 г.), "Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения" (2003 г.), "Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений, организаций системы МЧС России с указанием сроков хранения" (2004 г.), "Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации с указанием сроков хранения" (2005 г.), "Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов" (2005 г.).

Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения подготовлен совместно Центробанком и Росархивом и содержит систематизированное перечисление видов документов, соответствующих направлениям деятельности кредитных организаций, подчиненных им филиалов, представительств и учреждений.

Кроме того, надо знать, что сроки хранения бухгалтерских документов закреплены в Федеральном законе "О бухгалтерском учете" в ст. 17. В ней сказано: "Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет".

Для бухгалтерских документов срок хранения устанавливается с условием завершения ревизии или истечения срока действия договора.

Сроки хранения документов акционерных обществ в соответствии со ст. 89 Федерального закона. "Об акционерных обществах" установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном Постановлением Федеральной Комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 №03-ЗЗпс.

Следует также учитывать, что в последние годы свои перечни активно разрабатывают архивные учреждения субъектов федерации. Например, выпущены Перечни:

* в Абакане (Хакассия):

- Примерный перечень документов со сроками хранения, принимаемых на государственное хранение от предприятий и организаций негосударственной формы собственности (1994);

* в Барнауле:

- Примерный перечень документов постоянного хранения коммерческих банков (1995);

- Примерный перечень документов, подлежащих передаче на государственное хранение от районных ассоциаций крестьянских (фермерских) хозяйств (1995);

- Перечень документов постоянного хранения, подлежащих передаче в архивные учреждения от органов социальной защиты населения (1995);

- Перечень документов постоянного хранения, образующихся в деятельности районных управлений сельского хозяйства и продовольствия (1997);

- Примерный перечень документов постоянного хранения по личному составу (1997).

* в Ижевске:

- Примерный перечень документов, образующихся в процессе акционирования организаций и предприятий и дальнейшей их деятельности (1997).

* в Красноярске:

- Примерный перечень документов постоянных сроков хранения, образующихся в деятельности городских, районных казначейств и подлежащих отбору в состав Архивного фонда Красноярского края(1996);

- Примерный перечень документов постоянного и долговременного хранения, образующихся в деятельности районных городских прокуратур и подлежащих Отбору в состав Архивного фонда Красноярского края (1999).

* в Омске:

- Примерный перечень документов постоянных и долговременных сроков хранения, образующихся в деятельности районных, и городских узлов технической связи (1998).

* в Рязани:

- Перечни дел постоянного хранения государственной налоговой инспекции, подлежащих передаче в состав Архивного фонда Рязанской области, подлежащих передаче на государственное хранение через 75 лет и по личному составу, подлежащих хранению в течение 75 лет в районных Госналогинспекциях (1998).

* в Тамбове:

- Рекомендации по отбору на постоянное и долговременное хранение документов, образующихся в процессе деятельности промышленных предприятий (1998)

* в Твери

- Примерный перечень документов и дел постоянного и долговременного хранения, образующиеся в деятельности городских и районных центров и бюро занятости (1996)

- Перечень документов, образующихся в деятельности и коммерческого банка с указанием сроков хранений (1998) и др. В зависимости от значимости документов сроки их хранений устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, пятнадцать лет и т.д.

2.3 Автоматизированные технологии

Внедрение механизации и автоматизации в делопроизводство и архивное дело значительно упрощает работу сотрудников и повышает производительность.

Среди прикладного программного обеспечения ведущую роль играют базы данных.

В области экспертизы ценности документов создаются базы данных для ввода данных протоколов заседании экспертно-проверочной комиссии архива. Такое программное обеспечение позволяет архиву контролировать сроки согласования номенклатур дел в учреждениях - источниках комплектования инструкций по делопроизводству, быстро получить сводный отчет о количестве принятых на хранение или уничтоженных документов.

Например, в ЦМАМе (ЦГАОРС г. Москвы) в 1992 г введена база данных "Карточка экспертно-проверочной комиссии". Она позволяет на основе данных протоколов экспертно-проверочной комиссии формировать отчеты о количестве описей дел научно-технической и аудиовизуальной документации постоянного хранения, согласованных описей документов по личному составу и долговременного хранения за определенный хронологический период или по конкретному учреждению, о количестве проведенных заседании экспертно-проверочной комиссии за определенный период- всего 21 отчет.

Органу управления архивным делом базы данных по протоколам экспертно-проверочной комиссии позволяет вести учет своевременного выполнения планов по утверждению описей и согласованию номенклатур госархивами региона. В Управлении по делам архивов Тюменской области в 1996 г была введена база данных "Протоколы экспертно-проверочной комиссии", которая помимо контроля выполнения планов помогает архивистам правильно оформлять протоколы экспертно-проверочной комиссии.

Наконец, информационные технологии используются в процессе экспертизы ценности документов для определения сроков их хранения. С этой целью создаются электронные справочники на основе перечней документов - прежде всего для сотрудников служб документационного обеспечения управления архивов организации.

Так в ГА Новосибирской области во второй половине 1990-х гг. была внедрена база данных "Перечень типовых документов и сроки их хранения".

В 1997 г ВНИИДАД в электронном виде создает справочник ОТБОР для определения срока хранения документов негосударственной части Архивного фонда РФ. Во ВНИИДАД с 1998 г ведется работа по созданию автоматизированной нормативной базы о составе и сроках документов образующихся в организациях на основе изучения отраслевых комплексов документации. Первый блок базы - Перечень типовых управленческих документов образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения (2000 г). Цель данного проекта - установление сроков хранения и места хранения документов в соответствии с профилем архивов. С 2003 г началось создание экспериментальной автоматизированной базы данных. Состав и сроки хранения документов образующихся в организациях. Во ВНИИДАД Ю.Н. Барулиным разработано экспериментальное программное обеспечение - многоцелевая интегрированная база данных научно-технической документации - УМ, которая должна обеспечивать ввод информации об источниках комплектования любой формы собственности, а также экспертизе ценности электронных документов научно-технического профиля. При этом при программировании базы данных применялось объектное описание, т.е. записью базы данных был не документ, а объект (завод, изготавливаемый на нем автомобиль деталь автомобиля). Данная база данных интегрирована в комплекс архивно-информационного обеспечения Фирма 2002, включающий в себя базу данных "Именной каталог. Фондовый каталог. Физическая сохранность. Паспорт архива. Титульный каталог (реестр титулованных особ) "Уник (реестр уникальных документов) Документ. Кадры. Личные (описание соответствующих видов документов) Читальный зал".

Интегрированная система "Архивное дело" была создана фирмой "Электронные офисные системы" (г. Москва) специально для архивов организаций в дополнение к известной системе электронного документооборота "Дело". Программа, в частности, позволяет осуществлять экспертизу ценности документов, включая: отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения (на основе принятых критериев); выделение дел к уничтожению; формирование годовых разделов сводной описи дел в соответствии со сроками их хранения; формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; учет и контроль движения дел и документов, ведения карты-заместителя на выданные дела и документы.

В перспективе возможно создание более сложного программного обеспечения - экспертных систем, которые помогут максимально точно установить срок хранения документов на основе всех действующих перечней. Создание таких программ тормозится не уровнем развития информационных технологий, а недостаточной разработанностью нормативной базы экспертизы ценности документов, в частности, отсутствием современных ведомственных перечней документов для большинства ведомств.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, были рассмотрены основные аспекты экспертизы ценности документов, исследованы наиболее важные вопросы данной темы.

Подводя итог работе, можно сделать несколько выводов.

Экспертиза ценности документов - определение ценности документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев, отбор документов на хранение или уничтожение. Данная документная деятельность зародилась около шести веков назад, и на протяжении всего этого времени она совершенствовалась.

Для проведения экспертизы ценности документов организации и учреждения создают специальные экспертные комиссии. Они руководствуются различными нормативными актами, заранее определенными учреждением.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел и акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного срока хранения могут быть уничтожены только после того как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов.

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив.

Экспертиза ценности документов происходит в соответствии с несколькими принципами: комплексности, всесторонности и историзма. Немалую роль играют и критерии оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документа.

Практическая работа осуществляется на основе перечней документов. Среди них выделяют типовые, примерные и ведомственные перечни.

Существенно облегчают работу на данном этапе развития нашей цивилизации автоматизированные технологии. Разработанное специально для экспертизы ценности документов программное обеспечение ускоряет процесс производства.

Таким образом, экспертиза ценности документов выполняет роль своеобразного сита, пропускающего через себя огромное количество документов, основная масса из которых отсеивается. Чтобы оставить только наиболее ценные документы, и необходима вся существующая система экспертизы ценности документов.

Были рассмотрены самые важные аспекты данной темы. Конечно, остается много нерешенных вопросов, но все, что происходит на практике, в теории предусмотреть невозможно. В таких случаях все зависит от субъективных качеств людей. Но в данной работе психологии мы касаться не будем.

Итак, в теме экспертизы ценности документов еще достаточно велик круг неразрешенных проблем. Я в своем исследовании затронула лишь немногие из них. Каждый из вопросов может рассматриваться как отдельная тема для нового научного исследования.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники

1. ГОСТ Р 6.30 - 2003

Литература

1. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В.; под общ. ред. проф. Кузнецовой Т.В. Делопроизводство: учебник для ВУЗов. - М.:МЦФЭР, 2004.

2. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006.

3. Корнеева И.К., Кудряева В.А. Делопроизводство. Образцы, документы, организация и технология работы . - М.: 2003

4. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие. - М.:2001.

5. Афанасьева Л.П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов // Секретарское дело. - 2005. - №1. - С. 86-90.

6. Кузнецова Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения // Секретарское дело. - 2005. - №11. - С. 15-21.

7. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: Проспект, 2005

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом Росархива

от 19.01.95 №2

ПОЛОЖЕНИЕ

о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную" документацию, образующуюся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия".

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе учреждения.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем учреждения. В необходимых случаях (см. п. 3.4. настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России (Росархив).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно-методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения.

1.4. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения, ее секретарем, которым, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения. Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя учреждения системы Росархива.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

1.5. На основе настоящего примерного положения учреждение разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с соответствующим учреждением системы Росархива утверждается и вводится в действие приказом руководителя учреждения.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК

Основными задачами ЭК являются:

Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по выгодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и уничтожения.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения:

- по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;

- по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России;

- по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения.

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.4.1. на утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения --

- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации,

- перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно;

3.4.2. на согласование ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения -

- сводную номенклатуру дел учреждения,

- описи дел по личному составу,

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов,

- постоянного хранения;

3.4.3. на рассмотрение ЭПК архивного учреждения --

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем:

3.4.4. на утверждение руководителя учреждения --