Организация документационного обслуживания учреждения

Размещено на http://www.allbest.ru/

федеральное агентство по образованию

белгородский государственный университет

Исторический факультет

Кафедра документоведения

ОТЧЕТ об учебной практике по документоведению

студентки дневного отделения 3 курса группы 070606

Руководители: заместитель директора Е.Н. Зубкова;

старший преподаватель И.Г. Оноприенко

Белгород 2009

Содержание

Введение

Организационные документы

Нормативно-методические документы

Особенности оформления управленческих документов

Анализ бланков

Заключение

Приложение

Введение

Общество с ограниченной ответственностью «Велакс» - лечебно -профилактическая организация в городе Белгороде.

В работе используются современные стандарты лечения. Ежегодно растет процент оказания специализированного комбинированного и комплексного лечения. В настоящее время материально-техническая база позволяет проводить многие диагностические и лечебные манипуляции. В лечебно - диагностических отделениях функционирует современная медицинская аппаратура.

Имеется информационный отдел, который обеспечивает работу всей компьютерной сети. Постоянно ведется работа по внедрению в практику новых современных технологий и методов диагностики и лечения. Повышается профессиональный уровень и мастерство медицинских работников, растет качество оказания медицинской помощи.

К крупным структурам ООО «Велакс» относятся: аптека, администрация, врачебный состав. Администрация подразделяется на бухгалтерию, отдел кадров, информационный отдел, организационно-методический отдел, хозяйственный отдел.

Организационные документы

Учредительными документами ООО «Велакс» является устав, учредительный договор, должностные инструкции, штатное расписание и другие документы.

Устав

Устав пересматривается, дополняется и исправляется каждый год. Из устава ясно, что организация создана 4 октября 2006 года с официальным названием ООО «Велакс».

Устав общества содержит сведения о: составе и компетенции органов управления обществом и порядке принятия ими решений, в том числе по вопросам, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов; размере уставного капитала общества и номинальной стоимости доли каждого участника общества; правах и обязанностях участников общества; порядке перехода доли в уставном капитале общества к другому лицу.

Цель создания данной организации определена в уставе - извлечение прибыли, а также помощь населению, то есть лечебно-диагностическая деятельность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Устав ООО «Велакс» подразделяется на главы, а главы в свою очередь подразделяются на статьи.

Структура устава ООО «Велакс»:

1. Общие положения (статьи 1.1 - 1.7). Определено официальное название организации, дата ее создания, кто является учредителем организации, юридический адрес, определен состав организации.

2. Цель и предмет деятельности (статьи 2.1 - 2.5). Определены цели организации, а так же перечислены виды работ, которыми может заниматься организация.

3. Правовой статус общества (статьи 3.1 - 3.20). Закреплена собственность организации, возможные виды доходов, а так же право распоряжение имуществом и финансами организации, филиалы общества.

4. Уставной капитал (статьи 4.1 - 4.11). Определены доли каждого участника общества и всевозможные изменения в уставном капитале организации.

5. Выпуск облигаций (статья 5.1). Определено право организации выпускать облигации.

6. Права и обязанности участников (статьи 6.1 - 6.17). Перечислены все права и все обязанности участников, определено число участников, а так же их вклады.

7. Порядок выхода участника из общества. Исключение участника из общества (статьи 7.1 - 7.5). Определен способ выхода участника из общества, причины исключения участника из общества.

8. Управление обществом. Общее собрание участников (статьи 8.1 - 8.21). Обозначен высший орган управления обществом, его компетенция, условия принятия решений, частота собраний участников общества.

9. Генеральный директор общества (статьи 9.1 - 9.9). Закреплен единоличный исполнительный орган, перечислены его права и обязанности.

10. Учет финансово-хозяйственной деятельности (статьи 10.1 - 10.6). Закреплены права проверки отчетов, бухгалтерских балансов.

11. Имущество, учет, отчетность (статьи 11.1 - 11.7). Определено имущество, источники образования имущества, соответствие законодательству РФ.

12. Распределение прибыли (статьи 12.1 - 12.4). Обозначены доли прибыли.

13. Ликвидация и реорганизация общества (статьи 13.1 - 13.15). Закреплены причины ликвидации общества, условия реорганизации, последствия ликвидации.

Учредительный договор

Учредительный договор подразделяется на 33 пункта, которые согласовываются между участниками общества. Текст содержит в себе самые важные и основополагающие факты, возможные ситуации и условии их разрешения. Каждый участник общества имеет свой экземпляр учредительного договора. Все экземпляры учредительного договора обладают одинаковой юридической силой.

Должностная инструкция секретаря

К организационным документам можно так же отнести должностные инструкции, в данном случае должностную инструкцию секретаря. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Текст должностной инструкции разделен на 5 разделов, которые в свою очередь разделены на пункты от 4 до 12.

Структура должностной инструкции секретаря:

1. Общие положения (6 пунктов)

Закреплено кто может нанимать и увольнять секретаря, определены задачи, кому подчиняется секретарь, какими нормативно-правовыми актами, а так же инструкциями секретарь руководствуется в своей работе, кто может быть назначен на должность секретаря, вопросы владения секретаря.

2. Функции (5 пунктов)

Зафиксирован перечень функций, которые должен выполнять секретарь. Например: документирование деятельности совещательных органов общества и другие функции.

3. Должностные обязанности (12 пунктов)

Зафиксирован перечень действий, которые должен исполнять секретарь. Например: вести учет приема посетителей, регистрировать входящие и исходящие документы. А так же зафиксирован список работ по документационному обеспечению деятельности общества, то есть оформление приказов, выдача справок и другие работы.

4. Права (9 пунктов)

Перечислены права секретаря, такие как визировать документы, принимать решения в пределах своей компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности общества, требовать от руководства соответствующих условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов и другие права секретаря.

5. Ответственность (4 пункта)

В данном разделе перечислено то за что секретарь несет ответственность. Например: за качество документов, предоставляемые на подпись руководству общества, небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов и другие пункты.

Штатное расписание

В штатном расписании отражается структура организации. Штатное расписание составляется на 1 год. В штатном расписании отражается наименование подразделений и должностей, число штатных единиц, месячный должностной оклад, персональная надбавка, итого зарплата, номер и дата приказа.

Нормативно-методические документы

Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству делится на 7 разделов, которые в свою очередь подразделяются на пункты.

Структура:

1. Общие положения.

Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организацию работы. Правила и порядок работы с документами, установленные инструкцией обязательны для всех работников. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение установленных правил и порядка работы с документами несут руководители этих подразделений. Основной задачей ответственного за ведение делопроизводства в подразделении является обеспечение качественного оформления, своевременной регистрации, а также осуществление контроля за исполнением и хранение документов.

2. Правила оформления документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. В целях эффективного использования средств вычислительной техники устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация форм документов, а также процессов работы с документами. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, -- дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, -- дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста.

3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

Положение о структурном подразделении -- это правовой акт, устанавливающий статус, функции права, обязанности и ответственность структурного подразделения. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие определенный вид деятельности. Разделы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Должностная инструкция -- это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Протокол -- документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. При необходимости в тексте протокола указывают результаты голосования. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

Акт -- документ, составленный коллегиально, комиссией, постоянно действующей или специально создаваемой для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности), испытаний (образцов, систем, технологий), инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации структурного подразделения, коммерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки). В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Докладная записка -- документ, адресованный генеральному директору общества, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Докладная записка должна содержать: наименование автора (структурного подразделения, должностного лица), название документа, адресат, дату написания, заголовок к тексту, подпись автора. Во вводной части текста излагаются факты или события, послужившие поводом для ее написания, вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях. Датой докладной записки является дата подписания составителем, регистрационный номер -- порядковый номер в пределах календарного года.

Служебная записка документ о выполнении какой-либо работы, направляемый одним должностным лицом другому с просьбой или предложением. Текст служебной записки состоит из одной части, которая содержит основание, просьбу или отчет о выполненной работе, послужившие составлению служебной записки. Если к тексту служебной записки добавить выводы и предложения составителя, то получится новый вид документа -- докладная записка. Датой служебной записки является дата подписания составителем, регистрационный номер - порядковый номер в пределах календарного года.

Объяснительная записка -- документ, который сопровождает или объясняет основной документ (план, отчет), либо документ, в котором сотрудник объясняет факты, поступки, события, причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. В первом случае объяснительная записка оформляется на общем бланке. Во втором случае объяснительная записка может оформляться рукописным способом.

Для отражения деятельности общества или подтверждения сведений о работниках составляются справки. Справки оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию.

4. Организация документооборота и исполнения документов. При приеме корреспонденции все конверты вскрываются, проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов. Ошибочно доставленная корреспонденция отправляется адресату обратно. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. На всех регистрируемых документах проставляется штамп. Не подлежат регистрации следующие документы: копии писем, присланные для сведения; рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.; периодические печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени и т.п.); поздравительные письма и пригласительные билеты, телеграммы. Получив документы на исполнение, сотрудник должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

5. Учёт и хранение печатей и штампов.

Печати и штампы должны хранится в сейфах или металлических шкафах. Уничтожение печатей и штампов производится по согласованию со специальным отделом и оформляется актом.

6. Порядок снятия и выдачи копий с документов.

При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк, номер, дата, содержание и т.д.). В правом верхнем углу копии пишется слово «Копия». При выдаче копии с копии следует писать «Копия с копии». При заверении копии документа, внизу после полного воспроизведения текста, пишется «Верно», ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.

7. Организация хранения документов. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве структурного подразделения, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве структурного подразделения. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

Особенности оформления управленческих документов

управленческий документ учредительный договор

Устав

В верхней правой части титульного листа устава стоит гриф утверждения протоколом Общего собрания участников общества. Так же присутствуют такие реквизиты как: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, отметка о регистрации документа, место издания документа, текст, подпись. Реквизит текст подразделяется на 13 глав, а главы в свою очередь подразделяются на статьи. Устав организации подписан участниками общества. Отступ справа - 20 мм, слева - 10 мм, сверху - 20 мм, снизу - 20 мм. Текст напечатан 14 шрифтом с интервалом 1,5. Устав ООО «Велакс» составлен в соответствии со всеми требованиями ГОСТ Р 6.30-2003: структура текста, наличие реквизитов и их месторасположение в документе свидетельствуют об этом.

Учредительный договор

В верхней правой части титульного листа учредительного договора стоит гриф утверждения протоколом Общего собрания участников общества. Так же присутствуют такие реквизиты как: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, место издания документа, текст, подпись. Реквизит текст разделен на 33 пункта. Учредительный договор подписан участниками общества. Каждый участник общества имеет свой экземпляр учредительного договора. Все экземпляры учредительного договора обладают одинаковой юридической силой. Отступ справа - 20 мм, слева - 10 мм, сверху - 20 мм, снизу - 20 мм. Текст напечатан 14 шрифтом с интервалом 1,5. Учредительный договор ООО «Велакс» составлен в соответствии со всеми требованиями ГОСТ Р 6.30-2003: структура текста, наличие реквизитов и их месторасположение в документе свидетельствуют об этом.

Должностная инструкция секретаря

В верхней правой части титульного листа должностной инструкции секретаря гриф утверждения генерального директора. Так же присутствуют такие реквизиты как: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы. Реквизит текст разделен на 5 разделов, каждый раздел поделен на пункты, пункты в некоторых случаях разделены на подпункты. Должностная инструкция секретаря подписана генеральным директором, завизирована юрисконсультом. Отступ справа - 20 мм, слева - 10 мм, сверху - 20 мм, снизу - 20 мм. Текст напечатан 14 шрифтом с интервалом 1,5. Должностная инструкция секретаря ООО «Велакс» составлен в соответствии со всеми требованиями ГОСТ Р 6.30-2003: структура текста, наличие реквизитов и их месторасположение в документе свидетельствуют об этом.

Штатное расписание

В данном документе присутствуют такие реквизиты как: наименование организации, наименование вида документа, дату документа, номер документа, текст, визы руководителей структурных подразделений и главного бухгалтера. Утверждено штатное расписание приказом руководителя общества. Текст оформлен в виде таблицы, шрифт текста 14. Параметры станицы - ориентация альбомная. Штатное расписание ООО «Велакс» составлен в соответствии со всеми требованиями ГОСТ Р 6.30-2003: структура текста, наличие реквизитов, их месторасположение и оформление в документе свидетельствуют об этом.

Анализ бланков

В ООО «Велакс» применяются следующие бланки:

1. Бланк письма. Используется для ведения переписки.

2. Общий бланк. Используется при изготовлении любых документов, кроме писем.

Для бланков применяют бумагу формату А4, плотности 120 мг/м², со степенью белизны 90%. Все бланки имеют поля: левое - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм. Все бланки общества изготовлены с помощью персонального компьютера и принтера. Изготовление бланков является обязанностью секретаря. Расположение реквизитов на всех бланках продольное, то есть по центру. Все реквизиты на бланках расположены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

На общем бланке организации располагаются следующие реквизиты: наименование организации, дата и номер документа, место составления и издания документа.

На бланке письма располагаются следующие реквизиты: наименование организации, код организации, основной государственный регистрационный номер юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет, справочные данные об организации.

Заключение

Документовед должен иметь знания, практический опыт и владеть методами анализа, проектирования и организации документационного обслуживания учреждения любого уровня управления, любой отрасли и любой формы собственности. Для создания такого специалиста, существует необходимость не только в теоретическом изучении курса «Документоведения», но и в практических занятиях, то есть непосредственно на рабочем месте документоведа.

Учебная практика в начале 3 курса является важной частью учебного процесса. Так как теоретические знания уже имеются у студента, то практическое применение своих знаний оцениваются, как возможность проявить себя и научиться тому, что не может охватить теория.

Прохождение учебной практики помогает закрепить и углубить теоретические знания, полученные на первых двух курсах обучения. Для наилучшего усвоения знаний к студенту назначаются 2 руководителя: в организации и на кафедре. Руководитель практики от организации оказывает систематическую помощь и контролирует работу студента. Преподаватель кафедры осуществляет методическое руководство в процессе прохождения практики.

Учебная практика - это первое реалистичное представление будущего специалиста о своей профессии.

Приложение

Размещено на Allbest.ru