Основные этапы разработки организационного проекта

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

федеральное агентство по образованию

Исторический факультет

Кафедра документоведения

Реферат

Основные этапы разработки организационного проекта

Научный руководитель: Черкашина Н.Г.

БЕЛГОРОД 2010

Содержание

Введение

1. Организационное проектирование производства

1.1 Предпроектная подготовка

1.2 Техническое проектирование

1.3 Внедрение организационного проекта

2. Проектирование управленческих и организационных процедур

3. Оргпроектная документация

Заключение

Библиографический список

Введение

Организационное проектирование представляет собой процесс создания новой организации и/или группы организаций. Для того чтобы создать максимально быстро и эффективно группу организаций, необходимо прежде всего:

1) разработать максимально подробный организационный проект будущей группы;

2) предварительно согласовать данный организационный проект с основными заинтересованными лицами (например, с будущими учредителями, собственниками, топ-менеджерами и др.);

3) непосредственно создать группу (т.е. практически осуществить все мероприятия в разработанном организационном проекте);

4) выявить в процессе работы созданной группы организаций отрицательные и положительные особенности, провести комплекс мероприятий по совершенствованию разработанного организационного проекта и созданной группы организаций.

При разработке принципов и методики проектирования структур управления важно отойти от представления структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления. Организационная структура управления - понятие многостороннее. Оно прежде всего включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей. Сюда же относятся состав подразделений, которые связаны определенными отношениями; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации управления. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Наконец, организационная структура - это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов - либо формальных, либо неформальных. Именно поэтому необходимо исходить из сочетания научных методов и принципов формирования структур (системного подхода, программно-целевого управления, организационного моделирования) с экспортно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта, тесным взаимодействием разработчиков и тех, кто практически будет внедрять и использовать проектируемый организационный механизм. В основу методологии проектирования структур должно быть положено четкое формулирование целей организации. Сначала формулируются цели, а затем - механизм их достижения. При этом организация рассматривается как многоцелевая система, поскольку ориентация на одну цель не отражает ее многообразную роль в развитии экономики.

Особое значение имеют характер влияния внешней среды на построение организации и система связей элементов структуры с элементами внешней среды

Организационное проектирование призвано создать для любой организации исполнительный механизм, благодаря которому она будет существовать и реализовывать свою стратегию. Отлаженная организационная структура является базисом, без которого невозможна эффективная деятельность любой организации. Результаты проекта по организационному развитию фиксируются в положениях об организационной структуре, подразделениях и службах.

1. Организационное проектирование производства

трудовой финансовый проектный технический

В процессе организационного проектирования общепринято выделять три стадии: предпроектная подготовка, техническое проектирование, внедрение организационного проекта.

Предпроектная подготовка		Проектирование		Внедрение
Организационная подготовка	Предпроектное обследование	Разработка технического задания		Техническое проектирование	Рабочее проектирование		Подготовка к введению	Введение

1.1 Предпроектная подготовка

Предпроектная подготовка включает три этапа: организационную подготовку, проведение предпроектного обследования системы и разработку технического задания.

Организационная подготовка. Организационная подготовка обеспечивает создание необходимых организационных условий для проведения проектных работ и включает:

ь определение объекта и цели проектирования;

ь определение источников финансирования;

ь формирование проектной группы или специализированного подразделения, выполняющего проектные работы, назначение ответственных руководителей;

ь разработку системы планирования, учета и стимулирования деятельности проектного подразделения или группы;

ь разработку и утверждение плана выполнения работ.

Предпроектное обследование. В процессе предпроектного обследования производственной системы проводятся следующие работы:

v разработка методического и нормативного обеспечения;

v диагностическое обследование;

v рабочее детальное обследование.

Разработка методического и нормативного обеспечения состоит в изучении методических и нормативных материалов по организации и проведению аналитических работ и создании на их основе методик и нормативов для конкретного предприятия; определении основных требований и критериев эффективности функционирования системы организации производства, труда и управления.

Диагностическое обследование дает общую характеристику производственной деятельности предприятия, исследует материальные, трудовые, финансовые ресурсы предприятия, выявляет резервы, определяет общие направления организационного совершенствования (преобразования) и проведения рабочего, детального обследования.

В процессе диагностического обследования анализируется динамика показателей технического уровня производства, показателей уровня организации производства, труда и управления.

Рабочее обследование проводится в трех направлениях:

1) организация производственных процессов;

2) организация труда;

3) организация управления производством.

Обследование состояния организации производственных процессов включает: характеристику производственной структуры, специализации и кооперации подразделений и производств; характеристику организации основных, вспомогательных и обслуживающих производственных процессов, их особенности; обеспеченность трудовыми и материальными ресурсами.

Обследование организации труда состоит в изучении вопросов разделения и кооперации труда, организации рабочих мест, определении уровня их механизации и автоматизации, нормирования труда, оплаты труда, материального и морального стимулирования рабочих, ИТР и служащих, подготовки и повышения квалификации кадров, использования различных форм организации труда и состояния условий труда.

Обследование организации управления производством включает изучение организационной структуры предприятия и его подразделений, анализ деятельности служб предприятия, выполняющих следующие функции:

1. общее линейное руководство;

2. конструкторская подготовка производства;

3. технологическая подготовка производства;

4. инструментальное обслуживание производства;

5. организация ремонтных служб;

6. транспортное обслуживание;

7. технико-экономическое планирование;

8. оперативное управление;

9. материально-техническое снабжение и сбыт;

10. бухгалтерский учет;

11. контроль качества;

12. работа с кадрами и др.

В случае разработки проекта организации вновь создаваемого предприятия предпроектное обследование состоит из разработки методического и нормативного обеспечения предпроектного обследования и диагностического обследования, которое проводится в сокращенном объеме по проектной документации, отражающей общую характеристику предприятия, характеристику основных производственных процессов, требований и условий функционирования предприятия.

1.2 Техническое проектирование

Технический проект (ТП) системы организации производства, труда и управления предприятия разрабатывается на основании утвержденного технического задания. На этапе технического проектирования вырабатываются общие решения о построении (совершенствовании или преобразовании) системы организации производства, труда и управления.

Техническое проектирование включает:

1. Изучение технического задания на проектирование.

2. Изучение информационных материалов о передовом опыте, достижениях науки.

3. Изучение инструктивных методических и нормативных документов.

4. Принятие организационных решений по основным направлениям проектирования.

5. Определение ожидаемого экономического эффекта от внедрения организационного проекта.

6. Экспертиза и утверждение комплекта документации по техническому проектированию.

Общая характеристика организационной системы должна включать:

· цели, назначение и критерии функционирования предприятия;

· основные технико-экономические характеристики предприятия;

· организационную структуру предприятия;

· производственную структуру предприятия;

· расчет общей численности персонала.

Этап технического проектирования завершается экспертизой и утверждением комплекта документации по техническому проектированию организации производства, труда и управления, в состав которого входят:

1) исходные положения по проектированию, включающие основание для разработки технического проекта, цели и задачи разработки, источники финансирования, состав исполнителей, анализ результатов предпроектного обследования;

2) технический проект организации производства, труда и управления;

3) расчет ожидаемого экономического эффекта от внедрения организационного проекта;

4) сопутствующая документация (описание содержания этапов проектирования, сроки их выполнения и исполнители, аннотированный отчет об исследованиях отечественного и зарубежного опыта по организационному проектированию, методике предпроектного обследования и результатам его проведения).

Комплект рабочей документации по проектированию организации производства включает:

1) исходные положения по проектированию (аналогично техническому проекту);

2) рабочий проект по организации производства, труда и управления;

3) расчет экономического эффекта от внедрения комплексного организационного проекта предприятия;

4) материалы по организации внедрения комплексного организационного проекта предприятия, содержащие положение по внедрению, план-график реализации организационного проекта с указанием сроков, исполнителей, методические рекомендации по системе стимулирования внедрения проекта, организации контроля и учета реализации организационного проекта;

5) сопутствующую документацию.

1.3 Внедрение организационного проекта

Внедрение организационного проекта проводится на основании материалов по реализации рабочего проекта организации производства, содержащихся в комплекте рабочей документации, в два этапа: подготовка к внедрению; внедрение.

Этапы внедрения организационного проекта

Этап внедрения включает три вида работ: реализация организационного проекта; расчет фактического экономического эффекта; проведение приемо-сдаточных работ.

В реализации проекта совершенствования или преобразования организации производства на предприятии в отличие от внедрения проекта построения новой организационной системы можно выделить три части:

1) частичное внедрение, когда элементы проектируемой организации производства постепенно вытесняют элементы функционирующей системы и поэтому существуют рядом с ними;

2) полное внедрение, знаменующееся заменой старой системы на проектируемую;

3) адаптация новой системы, доказывающая ее жизнеспособность и эффективность.

2. Проектирование управленческих и организационных процедур

Протекающие в производственных системах процессы управления, организации производства и труда фиксируются в виде управленческих и организационных процедур, операций, действий. Так как предметом труда в управлении является информация, то процесс и преобразования могут быть представлены в виде отдельных элементов или действий. Отдельные действия объединяются в управленческие операции, под которыми понимают часть управленческого процесса, выполняемого исполнителем над определенным видом информации на отдельном рабочем месте. Совокупность взаимосвязанных управленческих операций, выполняемых над определенным видом информации и имеющих законченную (хотя и ограниченную) цель, называют управленческой процедурой.

Управленческие процедуры являются отдельным видом более широкого класса организационных процедур. В состав организационных процедур, кроме управленческих, входят также процедуры, связанные с организацией, обеспечением и обслуживанием производственных процессов, функционированием производственной системы и ее элементов и др.

Разработка управленческой процедуры включает:

§ определение цели процедуры;

§ разработку схемы процедуры;

§ описание операций, входящих в процедуру;

§ разработку форм документов, используемых в процедуре.

На организационную (управленческую) процедуру составляется карта процедуры.

Карта управленческой процедуры представляет собой, как правило, координатную оперограмму, в которой отражается совокупность выполняемых операций, имеющей законченную (хотя и ограниченную) цель.

В карте процедуры по горизонтали указываются службы (исполнители), участвующие в решении данной задачи, а по вертикали ? наименование операций в логической последовательности. В клетках таблицы с помощью условных обозначений указываются действия по выполнению каждой операции и обрабатываемые документы, а стрелками обозначается движение документов. Также рассчитывается трудоемкость операции и сетевой график. Схема процедуры позволяет наглядно представить всю технологию решений конкретной управленческой процедуры.

Управленческая процедура может выполняться либо полностью в отдельном подразделении или подсистеме, либо несколькими подразделениями или подсистемами. Перечень управленческих процедур и карты их выполнения составляют как при детальном обследовании подразделений и подсистем, так и в процессе проектирования новой технологии управления. Перечень и содержание управленческих процедур должны обеспечить реализацию закрепленных за подсистемами, подразделениями или отдельными исполнителями целевых функций. Отдельные управленческие процедуры могут соединяться в более крупные.

Примерами управленческих и организационных процедур могут быть:

v расчет производственной мощности;

v расчет производственной программы;

v составление производственных спецификаций;

v управление производством (штамповка, сварка, сборка);

v приемка, отправка и учет на складах материалов, деталей и готовых изделий;

v расчет потребности и запасов материалов, покупных изделий;

v планирование и проведение текущего (капитального, аварийного) ремонта;

v планирование потребности в инструментах и технологической оснастке;

v планирование и контроль изготовления (обеспечения) инструментом и оснасткой;

v планирование, учет, контроль и регулирование хода технической подготовки производства;

v входной контроль продукции, контроль качества деталей, узлов и изделий в текущем производстве;

v учет брака и ведение статистики;

v прием, обучение, переподготовка, увольнение и перевод работников;

v планирование и учет рабочего времени;

v расчет и учет фонда заработной платы по категориям;

v расчет себестоимости изделий, учет затрат на производство.

3. Оргпроектная документация

Основным документом является концепция проекта, которая включает в себя: анализ проблемы и потребности в проекте; исходные данные; цели и задачи проекта; функции управления проектом.

Наряду с концепцией, важное значение придается разработке Устава проекта как основы для планирования, выполнения и контроля работ по проекту.

Анализ литературы показывает, что разные авторы выделяют различные группы документов, которые, по их мнению, необходимо составлять на данной стадии управления проектами. Например, предлагается отнести к концептуальной стадии такие документы как стратегический инвестиционный план, бизнес-план, технико-экономическое обоснование, проектное задание.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что среди специалистов нет ясного представления о минимально необходимой совокупности документов.

Рассматривая состав документов, которые создаются и используются на стадии формирования проекта, можно заметить, что в Российской Федерации для этой стадии проектной деятельности состав документации четко определен для проектов, выполняемых по государственным заказам. В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» государством установлен комплекс документов, определяющий суть проектных предложений в ходе проводимых конкурсов, в том числе и в электронном виде. Основным документом этой фазы является государственный контракт, требования к его содержанию определены законом.

Планирование является наиболее важным процессом управления проектом, формирующим во времени всю деятельность по реализации проекта. Основным документом фазы планирования проекта является сводный план осуществления проекта, объединяющий результаты планирования по всем функциям управления проектом. Этот документ является определяющим при практической реализации проекта, он выполняет роль модели последовательности действий и прогноза состояния осуществления проекта.

Отношения головного исполнителя и соисполнителей проекта регулируются пакетом организационно-правовых документов. К ним следует отнести: договор между сторонами; дополнительное соглашение, включающее календарный план и техническое задание; смету расходов.

Организационно-правовая документация включает, прежде всего, комплекс договорной документации: контракт (договор генерального подряда), договоры генерального подрядчика с организациями - исполнителями и соисполнителями (организациями и физическими лицами). Порядок оформления и содержание этих документов должны соответствовать положениям Гражданского кодекса Российской Федерации. К этой же группе документов относятся дополнительные соглашения об уточнении или изменении содержания договоров.

Следующая группа документов обеспечивает планирование управления персоналом. Это организационный план (документирование роли и ответственности отдельных лиц или групп за различные элементы проекта и взаимоотношений между ними), коллективные соглашения (с профсоюзами, ассоциациями или группами исполнителей), задания персоналу, распределение ответственности и план управления персоналом. К этой группе документов относятся также штатное расписание, расстановка, организационная структура и список персонала проекта. Следует также отметить группу документов, направленных на реализацию функции управления качеством проекта: политика качества, план управления качеством, внутренние стандарты и правила.

Наиболее сложный и объемный состав документации сопровождает фазу выполнения проекта. Анализ современной российской оргпроектной практики позволяет выявить состав разрабатываемой при этом документации. Ее можно разделить на четыре группы:

- организационно-правовая документация;

- финансовая документация;

- научно-техническая документация;

- оргпроектная документация.

Комплекс организационно-правовой документации включает документы, регламентирующие ход проектных работ и организацию управления созданными для этого временными творческими коллективами.

Отдельная группа документов отражает ход работы по проекту и включает протоколы и решения производственных совещаний, промежуточные информационные отчеты о ходе выполнения проекта, переписку.

Очень важной компонентой является финансовая документация. Основополагающими документами следует назвать финансовые разделы вышеназванных договоров и смету проекта. Кроме этого, все финансовые операции сопровождаются стандартным, строго регламентированным государством составом финансово-расчетной и бухгалтерской документации.

Важной частью документационного обеспечения управления проектами является научно-техническая документация, в которой отражаются основные результаты проведенной проектной работы. Формы отчетов о проектной деятельности, как правило, фиксируются в договоре (контракте), а содержание определяется требованиями заказчика, изложенными в техническом задании. Особые требования предъявляются к проектам НИОКР, которые должны оформляться в соответствии с действующим государственным стандартом.

Оргпроектная документация - это особый, специфический вид документации, отражающий процесс сбора, обработки, анализа первичных данных об объекте организационного проектирования. Состав этой документации зависит от применяемых методов проектирования: графических, матричных, математических, описательных и т.д. Примерами такого рода документации могут служить данные анкетирования, фотографии рабочего времени, графики, диаграммы, таблицы, схемы, математические модели, чертежи и др. Обычно эти документы включаются в отчеты в виде приложений, а зачастую просто накапливаются у разработчиков в качестве рабочих материалов. Вместе с тем, на наш взгляд, эта группа документов представляет самостоятельную ценность.

Состав документации на фазе завершения проекта также достаточно четко определен и в отечественной и зарубежной практике различается незначительно. Он обычно включает: программы, акты и протоколы приемо-сдаточных испытаний, отчеты об опытной эксплуатации, акты устранения недостатков, организационно-распорядительную документацию о сдаче-приемке проекта в эксплуатацию вместе с полным комплексом рабочей проектной документации, окончательный отчет и документы о финансовых расчетах.

Таким образом, на основе проведенного исследования можно сделать вывод о том, что управление проектами как сфера деятельности использует для реализации проектных задач значительный по объему и разнородный по составу комплекс документации, представленный документами различных унифицированных систем документации, а также документами, не входящими в унифицированные системы. Очевидно, что для управления таким документальным массивом, организации документационного обеспечения управления проектами необходима разработка специальной системы управления и ее организационно-методического обеспечения, которые позволят повысить эффективность работы с документами в ходе управления проектами.

Заключение

Управление проектами представляет собой комплекс процессов, процедур и операций по организации, планированию, контролю и координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленных на эффективное достижение его целей при применении современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта. Проект представляет собой единое неразрывное целое - систему, в которой выделяются логически связанные между собой элементы (стадии), в целом составляющие жизненный цикл проекта, определяющий порядок выполнения всей совокупности задач проекта и суть каждой из них.

Отметим, что управление проектами как самостоятельное научное направление еще не нашло значимого места в теории и практике отечественного менеджмента и документоведения, что приводит к тому, что каждый проект выполняется на основе индивидуальных подходов к управлению им. Однако анализ литературы и практический опыт позволяют выделить общие закономерности.

Управление проектами использует для реализации проектных задач значительный по объему и разнородный по составу комплекс документации, который представлен документами различных унифицированных систем документации, а также документами, не входящими в унифицированные системы.

Исследование показало, что состав документации зависит от стадии проекта. На первой стадии центральными являются концепция проекта и устав проекта. Остальная документация носит вспомогательный, обеспечивающий характер и делопроизводство по ней не подчиняется каким-либо нормативам.

Однако, если проект выполняется по государственному заказу, то в этом случае законодательством России установлен состав документации для участников конкурса, в том числе и в электронном виде. Вместе с тем, следует отметить, что четко сформулированы требования лишь к государственному контракту. Виды и формы остальной конкурсной документации устанавливаются организаторами конкурса. На наш взгляд, отсутствие унифицированных форм документов для процедуры госзакупок является недостатком, требующим устранения.

На второй стадии управления проектами основными документами являются плановые и организационно-правовые документы, устанавливающие основные параметры проекта. Эта группа представлена как унифицированными формами документов, так и большим количеством видов вспомогательной документации.

Самый объемный и сложный состав документов сопровождает стадию выполнения проекта, поскольку он в полном объеме обеспечивает реализацию управления ходом выполнения проекта, включая правовые, организационные, финансовые, научно-технические, кадровые и другие вопросы.

Библиографический список

1. Этапы организационного проектирования http://www.tspu.tula.ru/res/informat/pers_orgproject_site/lekziya/tema08/kontent8.htm

2. Практические основы организационного проектирования http://www.leasingworld.ru/org_proect_restr_pp_hold/571-prakticheskie-osnovy-organizacionnogo.html

3. Теория организации http://www.aup.ru/books/m150/33.htm

4. Организационное проектирование http://polbu.ru/milner_organization/ch28_all.html

5. http://www.intalev.ru/index.php?id=22165

6. Оргпроектирование http://www.kareeva-konstruktiv.ru/ru/devlepement_education/biznes_treningi/orgstruktura/

7. Практика развития организации http://orgpraktik.narod.ru/_sgg/m3m1_1.htm

8. К проблеме организационного проектирования. Методологические заметки http://vasilievaa.narod.ru/mu/csipfo/msgr/doc/sbornik/sb_p8.htm

9. Организационное проектирование и развитие бизнеса http://www.markus.spb.ru/kase/develop.shtml

10. Стадии и этапы исследования систем управления http://www.inventech.ru/lib/analis/analis0025/

Размещено на Allbest.ru