Функция планирования в менеджменте: сущность, принципы, процедуры, операции

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«СЕВЕРОКАВКАЗСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ»

Кафедра государственного и муниципального управления

Курсовая работа

по теме: «Функция планирования в менеджменте: сущность, принципы, процедуры, операции»

Ростов-на-Дону 2009 г.

Содержание

Введение

1. Функция планирования в менеджменте

1.1 Понятие и принципы планирования

1.2 Роль и место цели в управлении

2. Система планов в управлении организацией

2.1 Процесс и компоненты системы планирования, классификация видов планирования

2.2 Основы стратегического планирования

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Как показывает жизнь, менеджеров с большой буквы от сомнительного рода дельцов отличает способность представить себе, как будет выглядеть их успех. В процессе управления такое видение неизбежно принимает форму плана, который становится основой для принятия других управленческих решений.

Никакое управление в принципе невозможно без планирования деятельности организации, без установления ее целей, направлений и принципов функционирования и развития. Независимо от того, идет ли речь об управлении в условиях экономики, регулируемой рыночными отношениями, или о директивном управлении в условиях централизованной государственно регулируемой экономики, планирование в широком смысле слова остается главной функцией управляющей системы.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что планирование является неотрывной частью менеджмента и рассматривается как первый и наиболее значимый этап процесса управления. В ходе реализации функции планирования руководитель анализирует сложившуюся ситуацию, формулирует цели и задачи, вырабатывает стратегию действий, составляет планы и программы действий.

Целью работы является изучение основных положений функции планирования, сформулированной в числе общих функций менеджмента Анри Файолем (1841 - 1925) в 1916 г. в книге «Общая промышленная администрация» и изучение ряда управленческих действий, наполняющих смыслом функцию планирования.

Достижение цели курсовой работы предполагает решение задач: осмысление понятия и принципов планирования, как функции управления; осознание роли и места цели в управлении; раскрытие системы планов в управлении организацией.

1. Функция планирования в менеджменте

1.1 Понятие и принципы планирования

Итак, планирование является естественной и неотъемлемой частью менеджмента. Какое можно дать определение планированию?

Большая Советская энциклопедия даёт определение оптимального планирования как совокупности методов и средств, позволяющих выбрать из множества возможных вариантов развития хозяйственного объекта наилучший (оптимальный), обеспечивающий наиболее эффективное использование ресурсов.

Энциклопедический словарь рассматривает планирование как разработку планов экономического и социального развития, а также комплекса практических мер по их выполнению. На микроэкономическом уровне выступает как внутрипроизводственное, внутрифирменное планирование. На макроэкономическом уровне - важный элемент системы управления обществом и средство осуществления социально-экономической политики государства.

В аспекте теории управления планирование рассматривается с одной стороны, как первый и наиболее значимый этап процесса управления. А.Файоль, основоположник классической административной школы отмечал: «Управлять - это предвидеть, а предвидеть - это уже почти действовать». Известный американский специалист в области планирования Р.Акоф назвал планирование проектированием будущего и желаемых путей его достижения, одним из самых сложных видов умственной деятельности, доступных человеку. «Следовательно, планирование - это умение предвидеть цели фирмы (организации), результаты её деятельности и ресурсы, необходимые для достижения целей» В.Г. Игнатов, Л.Н. Албастова. Учебный курс «Теория управления». М. - Р.н.Д.: ИЦ «МарТ», 2006 г., с.131..

В этом случае планирование помогает ответить на важные вопросы, изложенные авторами учебников по менеджменту В.Р. Весниным, А.К. Семеновым и В.И. Набоковым:

1. Где мы, как организация, находимся в настоящее время?

2. Куда мы хотим двигаться?

3. Как мы собираемся сделать это?

Представляется, что в вышеизложенном перечне недостает вопроса, заданного В.Г. Игнатовым и Л.Н. Албастовой в учебном курсе «Теория управления» и вынесенного на первое место для представления миссии - четко выраженной общей цели: «Что должна представлять собой организация?».

С другой стороны, планирование рассматривается как непрерывный процесс, с помощью которого организация приспосабливает свои ресурсы к изменениям внутренних и внешних условий, или постоянный поиск новых путей и методов реализации целей за счет изыскания новых возможностей.

В этой связи планирование как функция управления включает комплекс работ: анализ ситуаций и факторов внешней среды; прогнозирование, оценка и оптимизация альтернативных вариантов достижения целей, разработка плана.

Таким образом, в теории управления «Планирование - это вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации в целом, ее подразделений, функциональных подсистем, отделов и служб. Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимых для достижения поставленных целей» В.Г. Игнатов, Л.Н. Албастова. Учебный курс «Теория управления». М. - Р.н.Д.: ИЦ «МарТ», 2006 г., с.131..

В частности, в процесс планирования будут включаться:

- постановка целей и задач, выработка стратегий (в том числе и чрезвычайных), стандартов деятельности на период планирования;

- определение необходимых ресурсов и их распределение (перераспределение) в соответствии со складывающейся конъюнктурой;

- последовательность действий для достижения целей, по переводу организации в желаемое состояние;

- назначение лиц, ответственных за реализацию планов и доведение содержимого планов в части касающейся до исполнителей.

Задачами планирования в организации являются:

- выбор оптимальной стратегии деятельности организации на основе прогнозов альтернативных вариантов;

- обеспечение целенаправленного развития и устойчивости функционирования организации;

- перспективная ориентация и координация выполнения планов по заданиям, исполнителям, ресурсам, срокам и качеству;

- создание объективной системы показателей для эффективного контроля, своевременной реакции на несоответствие действительных текущих параметров желаемым;

- стимулирование трудовой активности сотрудников организации, создание мотивов для плодотворной и скоординированной работы;

- информационное обеспечение (доведение до работников информации о целях, прогнозах, альтернативах и условиях работ, противодействие дезинформации конкурентов).

Наряду с вышеизложенным, функция планирования помогает в решении проблемы неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью и более эффективно реагировать на изменения внешней среды. Конечно, организация не в силах полностью устранить риск в своей деятельности, но способна управлять им при помощи эффективного предвидения.

Вместе с тем, следует иметь в виду, что абсолютным и всеохватывающим планирование не бывает. В.Г. Игнатов и Л.Н. Албастова разъясняют: «Механизм предвидения основан на построении общей модели действительности и более или менее упрощает ее. Такова специфика упреждающего познания. При этом сложность организационных процессов сознательно, хотя и вынужденно, суживается до определенных рамок, когда остаются в стороне многие детали планируемого объекта. Причем это необходимо, поскольку планы основываются только на существенном для достижения заданной цели. Социальная организация многозначна по содержанию внутренней деятельности, целям и интересам различных подразделений, групп, тем более отдельных работников. Формальная же организация охватывает лишь часть этого многообразия. Этим объясняется ограниченность предвидения и планирования» В.Г. Игнатов, Л.Н. Албастова. Учебный курс «Теория управления». М. - Р.н.Д.: ИЦ «МарТ», 2006 г., с.133..

П. Друкер по тому же вопросу высказался в своей книге: «Планирование - в общепринятом понимании этого термина -- фактически несовместимо с предпринимательским обществом и экономикой. Инновации действительно должны носить целенаправленный характер, а предпринимательством действительно нужно управлять. Но инновации должны иметь децентрализованный характер, они должны быть «ситуативными», автономными, конкретными и микроэкономическими. Лучше, если они начинаются с чего-то небольшого, экспериментального, гибкого. По сути, благоприятные возможности для инновации обнаруживаются только на «передовой» рынка, как можно ближе к реальным людям и реальным продуктам. Инновационные возможности обнаруживаются не в правилах, с которыми планировщику приходится иметь дело в силу необходимости, а в исключениях из правил -- в неожиданном, в несоответствии, в разнице между «наполовину полным» и «наполовину пустым» стаканом, в слабой связи, обнаруживающейся в том или ином процессе. Когда отклонение станет «статистически значимым» и, следовательно, хорошо заметным, уже слишком поздно планировать инновацию. Инновационные возможности не приходят на ураганной волне -- их приносит легкое дуновение ветерка» Друкер, Питер, Ф. Энциклопедия менеджмента. Пер. с англ. - М.: ИД «Вильямс», 2004 г., с.386.

Таким образом, в рыночной экономике планы являются не императивами, а индикаторами, показывающими действенные пути достижения целей и решения задач организации в конкретной ситуации ее развития. Обеспечение же эффективности планирования достигается за счет реализации основополагающих принципов.

Принципы планирования определяют требования к характеру и содержанию плановой деятельности в организации. Следование принципам планирования создает предпосылки для действенной работы фирмы и снижает вероятность отрицательных результатов планирования.

Еще А.Файоль определил четыре основных принципа планирования, назвав их общими чертами хорошей программы действия. Это единство, непрерывность, гибкость, точность. Р.Акофф гораздо позже обосновал еще один ключевой принцип планирования - принцип участия.

Принцип единства (системности)

Поскольку организация - это целостная система, то все ее составные части должны развиваться в едином направлении. Поэтому плановая деятельность любого звена организации связана с плановой деятельностью всей организации. Все планы, разрабатываемые в организации, - не просто набор документов, а их взаимосвязанная система (схема 1).

Выразить суть системы можно с помощью категорий «координация» и «интеграция». Координация плановой деятельности выражается в том, что работу ни одного подразделения организации в целом нельзя спланировать эффективно, если такое планирование не согласовано в совокупности и по отдельности с планами других подразделений.

На мой взгляд, эта категория является отражением диалектического понимания соотношения части и целого. В диалектике выработан принцип целостности, основанный на понимании того, что в целом существует взаимосвязь между частями, которая сама по себе обладает различными свойствами. Естественно, что на основе взаимодействия частей возникают такие целостности, где важную роль играют сами взаимосвязи.

Интеграция предполагает существование обособленных процессов и частных планов в подразделениях, то есть разнообразие подсистем планирования, но также однозначно подразумевает действия каждой из подсистем в русле общей стратегии организации и включенность в планы вышестоящих органов.

Миссия

Принцип участия

Принцип участия тесно связан с принципом единства. Принцип участия означает, что каждый член организации становится участником плановой деятельности, независимо от должности и выполняемой им функции. То есть в идеале процесс планирования привлекает к себе всех сотрудников, участвующих в выполнении поставленных планами задач и достижении целей. Планирование, реализованное с помощью принципа участия, называют партисипативным.

В ходе реализации изучаемого принципа каждый из сотрудников подразделений осознает свою значимость в организации, проникается командным духом и приобретает мотивацию к эффективному труду, а также расширяет горизонт личных возможностей и развивает себя как личность.

Кроме того, партисипативное планирование объединяет часто вступающие в противоречие две функции - оперативное руководство и планирование. Руководители, привлекаемые к составлению планов, более не считают их чем-то внешним и не сосредотачиваются исключительно на оперативном управлении.

Принцип непрерывности

Смысл принципа непрерывности заключается в том, что планирование является не единичным актом, а системой регулярно повторяющихся действий. Выделяются следующие способы реализации этого принципа:

- постоянное пошаговое планирование в рамках фиксированного периода деятельности организации;

- планирование на весь фиксированный период с обязательной корректировкой относительно внешних и внутренних условий, и соответственно постоянное уточнение и исправление планов;

- планирование на фиксированный период при непрерывной последовательности планов одного за другим;

- возвратное планирование (от долгосрочного плана к краткосрочным и по мере реализации последнего - новое долгосрочное планирование).

Принцип гибкости

Принцип гибкости тесно взаимосвязан с принципом непрерывности и подразумевает возможность пересмотра ранее принятых планов при изменении различного рода обстоятельств. Таким образом, выполнение этого принципа подразумевает упреждающее придание планам каких-то резервов для изменения текущего направления без потери направленности (целеустремленной сосредоточенности на чем-нибудь мыслей, интересов) Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка. М.: Изд. «Азбуковник», 1997 г., с.389..

Принцип точности

В соответствии с принципом точности каждый план должен составляться с той степенью точности, которая для него необходима. Так, например, стратегическое планирование определяет только общие направления деятельности. В частных планах информация прорабатывается и конкретизируется.

Изложенные принципы в известной мере являются универсальными, пригодными для всех уровней управления. В теории управления рассматриваются и другие принципы планирования. Например, Р.А. Фатхутдинов в своей работе «Организация производства» изложил такие принципы как:

- преемственность стратегического и тактического планов (здесь подразумевается, что текущие планы подразделений должны конкретизировать основные разделы стратегии организации);

- социальная ориентация плана (то есть не только решение технических и финансовых проблем, но и следование социальным нормам общества, учет социальных показателей развития коллектива);

- ранжирование объектов планирования по их важности (данный принцип используется для рационального распределения ресурсов организации в текущий момент);

- адекватность плановых показателей действительности (может обеспечиваться большим количеством учтенных факторов окружающей среды при прогнозировании, а также повышением точности прогнозов);

- согласованность плана с параметрами внешней среды (устанавливается за счет анализа динамики факторов внешней среды и исследования влияния этих факторов на плановые показатели);

- вариантность плана (подразумевается наличие трех и более альтернативных планов развития организации, и выбор из них оптимального варианта, обеспечивающего достижение целей с наименьшими затратами);

- сбалансированность плана (по затратам на введение новых технологий и доходам от них, получаемым и распределенным ниже по иерархической лестнице ресурсам);

- экономическая обоснованность плана (осуществляется во взаимодействии с принципом вариантности - окончательный выбор варианта осуществляется только после экономического обоснования всех альтернатив);

- автоматизация системы планирования (принцип, требующий применения современных информационных технологий и компьютерной техники, обеспечивающих систематизацию информации об этапах развития объекта планирования, обработку, хранение и передачу данных);

- обеспечение обратной связи системы планирования (воздействие результатов функционирования системы на характер этого функционирования).

Надо отметить, что применение всех принципов планирования на практике под силу только крупным организациям, имеющим квалифицированные кадры, доступ к современным информационным технологиям и необходимые ресурсы.

То есть число применяемых принципов планирования будет зависеть от положения и устойчивости организации, объема выпускаемой продукции и количества оказываемых услуг, наукоёмкости применяемых технологий.

1.2 Роль и место цели в управлении

Управленческие решения по сути своей сводятся к действиям по осуществлению избранных целей. Цель, как предмет устремления, служит импульсом, сигналом к началу управленческой деятельности.

Энциклопедический словарь дает определение цели как идеального, мысленного предвосхищения результата деятельности.

«Цель - элемент мыслительной деятельности управляющего субъекта; внутренний побуждающий мотив к действию. Будучи идеальным образом желаемого результата управляющего воздействия государственного субъекта на объект (общество, отдельные социальные группы, индивиды), цель формируется под влиянием господствующих ценностей, выражает определенный замысел, идею, аккумулирует известные знания об управляемой системе и данные опыта управления» Д.П. Зеркин, В.Г. Игнатов. Учебный курс «Основы теории государственного управления». М. - Р.н.Д.: ИЦ «МарТ», 2004 г., с.190..

Цель как атрибут сознательного поведения присуща любой человеческой деятельности - поэтому цель всегда социальна.

В.Р. Веснин в своей работе В.Р. Веснин. Учебник «Менеджмент». 3-е изд., перераб. и доп. М.: Проспект, 2008 г., с.299. определяет ряд важных функций целей в системе управления:

1. Цели отражают философию организации, концепцию ее функционирования и развития.

2. Цели задают основные направления деятельности, а следовательно, составляют основу общей и управленческой структуры, определяют ее характер и особенности.

3. Цели уменьшают неопределенность, становясь для субъекта ориентирами в окружающем мире, помогают приспособиться к нему.

4. Концентрация на достижении желаемых целей позволяет противостоять сиюминутным порывам и желаниям, действовать быстрее, с большим эффектом, добиваясь задуманного с минимальными затратами.

5. Цели составляют основу критериев выделения проблем, выбора вариантов решений, контроля и оценки полученных результатов, а также материального и морального поощрения сотрудников.

6. Цели, особенно великие, независимо от того, реальны они или мнимы, сплачивают вокруг себя энтузиастов, побуждают их брать на себя добровольно высокие обязательства и добиваться их выполнения (поэтому в формулировке цели должен присутствовать вызов).

7. Общественно значимые цели служат оправданию в глазах людей необходимости и законности существования данной организации, особенно если ее деятельность вызывает неблагоприятные последствия.

К целям предъявляются следующие основные требования.

Во-первых, они должны быть четко сформулированными, конкретными и измеримыми, иметь по возможности не только качественные, но и количественные критерии. Количественное выражение облегчает выбор средств достижения целей, восприятие и усвоение исполнителями, а также позволяет использовать цели в качестве основы для оценки достигнутых результатов и сотрудников.

Во-вторых, цели должны соответствовать условиям деятельности организации, учитывать ее реальные возможности. Адекватные для складывающейся ситуации цели облегчают поиск альтернативных вариантов, стимулируют к действию.

В-третьих, цели должны быть гибкими, способными к трансформации и корректировке в соответствии с меняющейся средой - в противном случае организация попадет в тупиковую ветвь развития.

В-четвертых, для заинтересованности в реализации целей персонал должен признавать общие цели как свои личные, что обеспечивается известностью, понятностью и близостью целей большинству членов организации.

В-пятых, цели должны быть проверяемыми.

В-шестых, цели должны формировать единую систему, быть совместимыми по времени и месту, взаимно поддерживать друг друга, не ориентируя сотрудников на противоречивые действия.

Реализуя последнее требование, можно выделить цели в иерархическую структуру: специфические цели, общеорганизационные цели, генеральная цель, миссия.

Миссия отражает главное предназначение (в англо-язычной терминологии - vision, то есть видение) организации, смысл ее существования, принципиальные отличия от других, имидж, философию, взгляды высшего руководства на долгосрочное развитие фирмы, ценности, культуру, социальную ответственность перед обществом и своими работниками, позиции в отношении разных социальных групп.

Обычно формулировку предназначения осуществляет высшее руководство или учредители фирмы, отвечая на вопросы:

Какой мы хотим видеть свою организацию в будущем?

В чем состоит наш бизнес сейчас и каким он будет в будущем?

Кто является потребителями нашей продукции (услуг) и на какую группу покупателей организация будет ориентироваться в будущем?

Какими способами мы собираемся увеличивать ценность нашей продукции для потребителя?

Именно в ответах на эти вопросы базируется работа по формулированию миссии и целей организации. Миссия не может быть внутренней целью, она должна быть внешней, отражающей социально значимые намерения организации и направленной на потребителя товаров или услуг. В менеджменте, как в науке, не выработаны какие-либо универсальные правила, применяемые при формулировании миссии. Существуют общие рекомендации, из которых В.Г. Игнатов и Л.Н. Албастова в своей работе В.Г. Игнатов, Л.Н. Албастова. Учебный курс «Теория управления». М. - Р.н.Д.: ИЦ «МарТ», 2006 г., с.143. выделяют:

1. Миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы, так как она устремлена в будущее и показывает, на что будут направляться усилия и какие ценности будут для организации наиболее важными.

2. В миссии не принято указывать в качестве цели получение прибыли, несмотря на то, что прибыльная работа является важнейшим фактором жизнедеятельности любой коммерческой организации. Но фокусирование на прибыли может существенно ограничить спектр рассматриваемых организацией путей и направлений развития, что в конечном счете приведет к негативным последствиям.

3. Между миссией организации и более общей системой, частью которой она является, не должно быть противоречий. Существует множество подходов к определению миссии и ее содержанию, отражающих оценку роли и значения организации в первую очередь руководителями, принимающими решения. Как уже отмечалось, центральным пунктом является ответ на вопрос: какова главная цель (предназначение) организации? При этом, на первое место предпочтительно ставить интересы, ожидания и ценности потребителей (сегодняшних и будущих).

Миссия образует фундамент для установления целей всей организации, а также ее подразделений и функциональных подсистем (маркетинг, производство, финансы, персонал и т.п.), каждая из которых ставит и реализует свои цели, логически вытекающие из общей цели предприятия.

Таким образом, цели - это конкретизация миссии организации в форме, доступной для управления процессом их реализации. Как правило, организация реализует одновременно несколько ключевых целей, важных для ее существования, сформированных в единую систему и взаимообусловленных. В.Г. Игнатов и Л.Н. Албастова в своей работе В.Г. Игнатов, Л.Н. Албастова. Учебный курс «Теория управления». М. - Р.н.Д.: ИЦ «МарТ», 2006 г., с.145. показывают группировку (классификацию) целей по определенным критериям (таблица 1).

Группировка целей организации.

Критерии классификации	Группы целей
Период времени	Стратегические, тактические, оперативные
Содержание	Экономические, социальные, организационные, технические, научные, политические, экологические
Приоритетность	Особо приоритетные, остальные
Повторяемость	Постоянно решаемые, разовые (новые)
Деловая среда	Внутренние, внешние
Организационная структура	Цели организации, цели подразделений
Функциональные подсистемы	Маркетинг, инновации, финансы, производство, персонал, менеджмент
Стадии жизненного цикла	Создание, рост, зрелость, завершение

На практике, в целях системного подхода ко всему количеству и разнообразию целей, определения их состава и взаимосвязей, используется метод построения целевой модели в виде древовидного графа - дерева целей. Такое дерево целей помогает описать упорядоченную иерархию целей и задач, полученную в результате разбиения главной цели организации на подцели. При этом используются следующие принципы В.Г. Игнатов, Л.Н. Албастова. Учебный курс «Теория управления». М. - Р.н.Д.: ИЦ «МарТ», 2006 г., с.149.:

1. Главная цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание конечного результата;

2. При развертывании главной цели в иерархическую структуру целей соблюдается правило: реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня;

3. Количество уровней разбиения зависит от масштабов и сложности поставленных целей, принятой в организации структуры, иерархии ее менеджмента;

4. При формулировании целей разных уровней следует описывать желаемые результаты, а не способы их достижения;

5. Подцели каждого уровня должны быть взаимонезависимы и не выводимы одна из другой;

6. Фундамент дерева целей должны составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенными способами и в заранее установленные сроки.

2. Система планов в управлении организацией

2.1 Процесс и компоненты системы планирования, классификация видов планирования

Продуктом планирования является план - он представляет собой сложную социально-экономическую модель будущего состояния организации, упорядоченную схему действий по достижению целей.

«План - это управленческое решение, представляющее собой установленную систему целей и мероприятий, порядок, последовательность и сроки их осуществления» В.Г. Игнатов, Л.Н. Албастова. Учебный курс «Теория управления». М. - Р.н.Д.: ИЦ «МарТ», 2006 г., с.150..

Каким же образом, по какому алгоритму будет приниматься это управленческое решение?

Независимо от видов планов в процесс планирования обязательно будут включены три универсальных этапа:

постановка задачи планирования;

разработка плана;

реализация планового решения.

Этап постановки задачи планирования состоит из формирования цели и анализа проблемы планирования. Конкретное выражение целей планирования зависит от вида разрабатываемого плана. Анализ проблемы заключается в соотношении фактически достигнутого или ожидаемого на момент разработки плана состояния объекта планирования с требуемыми значениями параметров.

Этап разработки плана предусматривает формирование возможных вариантов решения проблемы планирования, прогнозирование возможных последствий их реализации для организации, оценку вариантов и принятие планового решения.

Реализация планового решения требует скоординированных действий всех подразделений организации, работы их как единой системы, все элементы которой взаимозависимы и взаимообусловлены.

Процесс работ по планированию можно представить схематично В.Г. Игнатов, Л.Н. Албастова. Учебный курс «Теория управления». М. - Р.н.Д.: ИЦ «МарТ», 2006 г., с.151., как преобразование входа системы планирования в ее выход по достижению целей организацией (схема 2).

В этой системе вход, выход, внешняя среда и обратная связь являются компонентами внешнего окружения системы планирования.

Вход - это нормативы конкурентоспособности планируемого объекта, разработанные в соответствии с миссией и целями организации, дополнительная информация для разработки планов, необходимые ресурсы, документы. Выход - планы, разработанные в соответствии с запросами потребителей (рынка) для исполнения нормативов конкурентоспособности и других требований.

Внешняя среда - факторы макро- и микросреды организации, инфраструктуры данного региона, прямо или косвенно влияющие на процесс планирования, его параметры, параметры входа и выхода системы. Это могут быть такие факторы, как антимонопольная, налоговая и таможенная политика государства, сила конкуренции в данной отрасли и смежных отраслях, активность маркетинговых посредников, наличие качественной нормативно-методической документации по различным функциям менеджмента (прежде всего по планированию), и другие.

Обратная связь характеризует различную информацию, поступающую от исполнителя плана к его разработчику (направлена в «процесс планирования») или к поставщикам входа системы планирования (направлена к «входу»).

В.Г. Игнатов и Л.Н. Албастова в своей работе В.Г. Игнатов, Л.Н. Албастова. Учебный курс «Теория управления». М. - Р.н.Д.: ИЦ «МарТ», 2006 г., с.152. показывают классификацию видов планирования (таблица 2).

Схема классификации видов внутрифирменного планирования.

Критерии классификации	Вид планирования
Период планирования	Долгосрочное (более 5 лет) Среднесрочное (от 1 года до 5 лет) Краткосрочное (до 1 года)
Уровень планирования	Организация в целом Подразделение Проект Отдельный исполнитель
Предмет планирования	НИОКР Производство Сбыт Снабжение Персонал Финансы Прочие
Содержание планирования	Продуктово-тематическое Ресурсное Календарное
Цель планирования	Стратегическое Тактическое

Каждый вид планирования отличается составом решаемых задач, используемой информацией, планируемыми параметрами и степенью их детализации, методами выполнения плановых расчетов.

Долгосрочное планирование обычно охватывает длительные периоды времени - от 10 до 25 лет. Одно время долгосрочное планирование отождествлялось со стратегическим, но теперь эти два понятия существуют отдельно. Долгосрочное планирование представляет собой экстраполяцию (перенос) прежних тенденций развития организации на будущий период. Поэтому оно всегда оптимистично и является способом простого удлинения периода планирования без анализа тенденций развития факторов внешней и внутренней среды. Стратегическое планирование по своему содержанию гораздо сложнее долгосрочного, поэтому пришло ему на смену.

Среднесрочное планирование конкретизирует ориентиры, определенные долгосрочным планом. Бывает рассчитано на более короткий период. До недавнего времени горизонт среднесрочного планирования равнялся 5 годам. Однако непредвиденный характер и скорость изменения внешней среды вынудили многие фирмы сократить протяженность своих планов с 5 до 3 лет, соответственно 5-летние планы перешли в разряд долгосрочных.

Краткосрочное планирование - это разработка планов на 1-2 года, то есть краткосрочные планы обычно являются годичными. Краткосрочные планы включают в себя конкретные способы использования ресурсов организации, необходимых для достижения целей, определенных в более длительных планах. Содержание краткосрочных планов детализируется по кварталам и месяцам.

Продуктово-тематическое планирование заключается в формировании плана развития организации (плана диверсификации, ликвидационного плана, плана НИР), определяющего мероприятия по обновлению продукции; совершенствованию технологии и организации производства. На производственной стадии этот вид планирования предусматривает разработку и оптимизацию производственных программ предприятии и цехов.

Ресурсное планирование включает расчеты материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для выполнения номенклатурно-тематических заданий, а также оценку экономических результатов и эффективности деятельности организации.

Календарное планирование заключается в планировании объемов работ, загрузки подразделений и исполнителей, построении календарных графиков проведения работ по отдельным исполнителям, подразделениям, проектам и всей совокупности планируемых работ, графиков загрузки оборудования и исполнителей, распределения работ по отдельным календарным периодам.

Стратегическое планирование состоит в определении миссии организации, формировании системы целей деятельности и стратегий поведения. Стратегическое планирование, как правило, ориентировано на период пять и более лет. Оно основано на разработке стратегических альтернатив, предлагаемых в результате анализа внешних и внутренних факторов.

Тактическое планирование заключается в поиске и согласовании наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации.

Состав и сочетание различных видов планов в рамках отдельной организации формируются исходя из принятой в ней концепции планирования. Наиболее существенными факторами, определяющими систему планов в организации, являются организационная структура и профиль деятельности организации, состав осуществляемых производственных процессов, уровень кооперации при их выполнении, масштабы и постоянство планируемой деятельности.

Качество планирования зависит от компетентности менеджеров всех уровней управления, как субъектов планирования, их квалификации, а также информационного обеспечения.

В крупных организациях, как правило, планирование осуществляется на высшем уровне управления и имеет характер директивы для низовых уровней управления. Высшее звено управления определяет цели, основные направления и главные хозяйственные задачи развития организации. На каждой более низкой ступени управления они конкретизируются с учетом возможностей каждого подразделения.

Планирование всегда ориентируется на данные прошлых лет, стремясь при этом определить и контролировать развитие предприятия в перспективе. Надежность планирования зависит от точности фактических показателей прошлых периодов. Для точного планирования необходимо получить как можно больше достоверной информации о рынке и о деятельности предприятия, обеспечиваемой учетом и обширной статистической базой. Условиями повышения качества планов являются:

- применение научных подходов к управлению;

- применение принципов планирования;

- повышение качества информационного и методического обеспечения планирования;

- стимулирование качества планов.

Вышеперечисленные условия повышения качества планов на практике очень трудно выполнить. Для этого требуются высокая квалификация плановых работников, качественная исходная или прогнозная информация, технические средства и время.

Обычно организация формирует единый план для управления ее общей деятельностью, но в ее рамках отдельными менеджерами применяются для достижения конкретных целей и задач организации различные методы, в том числе составление карты пути, по которому должна пройти организация за конкретный период времени.

Единого метода планирования, который бы соответствовал каждой ситуации, не существует. Тип планирования и акцент, который делает менеджер в процессе планирования, зависят от его положения в организационной иерархии фирмы, то есть процесс планирования осуществляется соответственно уровням организации. Так, стратегическое планирование (высший уровень) - это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации.

На среднем уровне управления занимаются тактическим планированием, то есть определяют промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач.

На нижнем уровне организации планирование осуществляется в виде оперативного и является основой основ планирования.

Все три типа планов составляют общую систему, которая называется генеральным или общим планом, или бизнес-планом функционирования организации.

Таким образом, планирование - один из важнейших процессов принятия управленческих решений на предприятии. Оно состоит из отдельных этапов и процедур их реализации, которые находятся в определенной логической взаимосвязи и осуществляются в постоянно повторяющейся последовательности, образуя на предприятии специфический плановый цикл.

2.2 Основы стратегического планирования

планирование менеджмент управленческий

Как мы выяснили ранее, долгосрочные планы исходят из принципов неизменности внешнего окружения организации и ориентируются, в первую очередь, на мобилизацию ее потенциала и имеющихся ресурсов.

Однако усиление неопределенности хозяйственной жизни, когда точно расписать необходимые действия даже на сравнительно близкую перспективу оказалось затруднительно, продемонстрировало низкую эффективность традиционного подхода.

Способом частичного ослабления или преодоления влияния неопределенности явился переход к стратегическому планированию, особенностью которого является привязка не к конкретному временному горизонту, а к перспективным направлениям развития.

Чем же является стратегическое планирование?

«Стратегическое планирование представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей.

Стратегическое планирование - это инструмент, который помогает в принятии управленческих решений. Его задача - обеспечить нововведения и изменения в организации в достаточной степени» В.Г. Игнатов, Л.Н. Албастова. Учебный курс «Теория управления». М. - Р.н.Д.: ИЦ «МарТ», 2006 г., с.164..

По мнению американского ученого П. Лоранта, существуют четыре основных вида управленческой деятельности в рамках процесса стратегического планирования:

Распределение ресурсов. Этот процесс включает в себя распространение ограниченных организационных ресурсов: фонды, дефицитные управленческие таланты и управленческий опыт;

Адаптация к внешней среде. Охватывает все действия стратегического характера, которые улучшают отношения компании с ее окружением. Компаниям необходимо адаптироваться к внешним как благоприятным возможностям, так и опасностям, выявить соответствующие варианты и обеспечить эффективное приспособление стратегии к окружающим условиям, то есть создание новых благоприятных условий посредством разработки более совершенных производственных систем, путем взаимодействия с правительством и обществом в целом;

Внутренняя координация. Координация стратегической деятельности для отображения сильных и слабых сторон фирмы с целью достижения эффективной интеграции внутренних операций. Обеспечение эффективных внутренних операций в организациях является неотъемлемой частью управленческой деятельности;

Осознание организационных стратегий. Осуществление систематического развития мышления менеджеров путем формирования организации, которая может учиться на прошлых стратегических решениях. Учась на прошлом опыте стратегических решений, персонал фирмы повышает свой профессионализм, правильно корректирует стратегическое направление своей организации.

В.Р. Веснин в своей работе В.Р. Веснин. Учебник «Менеджмент». 3-е изд., перераб. и доп. М.: Проспект, 2008 г., с.339. определяет следующие главные функции стратегического планирования:

- определяет пути формирования конкурентных преимуществ;

- поддерживает у менеджеров и персонала ориентированный на будущее образ мышления и поведения;

- обеспечивает формирование и реализацию политики в области маркетинга;

- создает предпосылки стратегического контроля;

- придает единство управленческим процессам в различных сферах деятельности организации;

- ослабляет бюрократические тенденции.

Рассмотрим общую модель стратегического планирования, изложенную в учебном курсе «Теория управления» В.Г. Игнатовым и Л.Н. Албастовой В.Г. Игнатов, Л.Н. Албастова. Учебный курс «Теория управления». М. - Р.н.Д.: ИЦ «МарТ», 2006 г., с.165., отражающей общие существенные управленческие функции, преобразующие планы в действия (схема 3).



Стратегический план должен разрабатываться с точки зрения интересов перспективы всей корпорации, а не конкретного вида. Он должен обосновываться обширными исследованиями и фактическими данными. Чтобы эффективно конкурировать в сегодняшнем мире бизнеса, фирма должна постоянно заниматься сбором и анализом информации об отрасли, рынке, конкуренции и других факторах.

Стратегический план придает фирме определенность, индивидуальность, что позволяет ей заниматься подбором кадров в соответствии со своей особенностью. Этот план направляет сотрудников, помогает продавать изделия или услуги.

Стратегические планы разрабатываются так, чтобы ими можно было пользоваться достаточно продолжительное время, но одновременно с этим они должны учитывать возможности корректирования, так как постоянно меняющаяся деловая и социальная обстановка требует постоянных изменений в планах. То есть план должен быть программой, направляющей деятельность фирмы в течение продолжительного периода времени.

Стратегическое планирование представляется единственным способом формального прогнозирования будущих проблем и возможностей. Знание того, чего организация хочет достичь, помогает уточнить наиболее подходящие пути действия. Специалисты на основании проведенных исследований в различных отраслях промышленности подчеркивают, что фирмы, применяющие у себя стратегическое планирование, имеют самые высокие темпы роста.

Заключение

Подводя итоги, необходимо отметить следующее.

До середины XX века условия деятельности организаций менялись медленно и были предсказуемыми, что позволяло им строить работу на основе текущих планов, не спеша проводить преобразования, которые требовала жизнь.

В 1950-е гг. темпы изменений во внешней среде, часто неожиданные, привели организации к необходимости заниматься среднесрочным и долгосрочным планированием.

С началом 1970-х гг. изменения стали происходить столь стремительно, что обусловили превращение долгосрочного планирования в стратегическое, основанное на прогнозировании ситуаций, потенциальных угроз и возможностей.

То есть функция планирования на практике доказала свою необходимость и главенствующую роль, обеспечивая основу прочим функциям менеджмента, ориентируя функции организации, мотивации и контроля, инновации, маркетинга, развития человеческих ресурсов на выполнение тактических и стратегических планов организаций.

Представляется, что и в дальнейшем нас ожидает непрерывное изменение окружающей среды, совершенно другой характер общества и экономики, беспрецедентная глубина, сложность и темп технологических, социальных и иных изменений.

Таким образом, функция планирования и в будущем не утратит своего важнейшего значения, умения предвидеть цели общества (организации), результаты деятельности и ресурсы, необходимые для достижения целей, все в большей мере реализуя себя в стратегическом и инновационном менеджменте.

Список использованной литературы

1. В.Г. Игнатов, Л.Н. Албастова. Учебный курс «Теория управления». М. - Р.н.Д.: ИЦ «МарТ», 2006 г., с.131.

2. Д.П. Зеркин, В.Г. Игнатов. Учебный курс «Основы теории государственного управления». М. - Р.н.Д.: ИЦ «МарТ», 2004 г.

3 З.П. Румянцева. Учебник «Общее управление организацией. Теория и практика». М.: Инфра-М, 2007 г.

4. Под общей редакцией А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрухина. Учебник «Общий и специальный менеджмент». М.: Изд. РАГС, 2001 г.

5. В.Р. Веснин. Учебник «Менеджмент». 3-е изд., перераб. и доп. М.: Проспект, 2008 г.

6. Р.А. Фатхутдинов. Учебник «Стратегический менеджмент». 7-е изд., испр. и доп. М.: Дело, 2005 г.

7. Ю.П. Анискин, А.М. Павлова. Учебник «Планирование и контроллинг». 3-е изд., стер. М.: Изд. «Омега-Л», 2007 г.

8. Под редакцией В.Н. Парахиной, Л.И. Ушвицкого. «Основы теории управления». М.: Изд. «Финансы и статистика», 2004 г.

9. А.И. Кравченко. Учебное пособие «История менеджмента». М.: Академический проект, 2000 г.

10. А.К. Казанцев, В.И. Малюк, Л.С. Серова. Учебное пособие «Основы менеджмента. Практикум». 2-е изд. М.: Инфра-М, 2002 г.

11. А.К. Семенов, В.И. Набоков. Учебник «Основы менеджмента». 5-е изд., перераб. и доп. М.: ИК «Дашков и К », 2008 г.

12. М. Мескон, М.Альберт, Ф. Хедоури. Основы менеджмента. Пер. с англ. - М.: Дело, 1997 г.

13. Друкер, Питер, Ф. Энциклопедия менеджмента. Пер. с англ. - М.: ИД «Вильямс», 2004 г.

14. С.Н. Тидор, А.А. Лаптев. Механизм управления и мышление руководителя. «Менеджмент в России и за рубежом». 2006 г., № 3.

15. В.С. Ефремов. Организации, бизнес-системы и стратегическое планирование. «Менеджмент в России и за рубежом». 2001 г., № 2.

16. Н. Косякова. Управление государственным унитарным предприятием: реальность и перспективы. «Законодательство и экономика». 2000 г., № 11.

17. Л.А. Калганова. Соотношение и взаимодействие понятий государственного управления и менеджмента. «Юрист». 2006 г., № 11.

Размещено на Allbest.ru