Вплив інформатизації на технології організації управлінської діяльності

Размещено на http://www.allbest.ru/

Звичайно, не всі погодяться з такими оцінками використання здобутків інформатики, математичного аналізу в організації і управлінні соціальними системами. Проте ми сконцентруємо увагу не на агітації і пропаганді здобутків інформатизації, а на проблемах, які виникли чи особливо загострилися на початковому етапі математизації управління соціальними системами.

За результатами наукових досліджень можна сформулювати загальні характеристики інформатизації управління соціальними системами, які будуть основними вимогами для створення автоматизованої (комп'ютерної) інформаційно-аналітичної системи управлінського призначення (АКІАСУП). З урахуванням особливостей управління вона повинна характеризуватися такими параметрами, як:

* обсяг інформації в ланках її згрупування у масивах даних і знань;

* обсяг руху інформації, величина її потоків;

* пропускна спроможність каналів інформаційної системи;

* швидкодія (тобто своєчасність) знаходження і передачі інформації;

* оперативність в інформаційному забезпеченні системи управління. Залежно від рівня автоматизації на основі комп'ютерних технологій процесу переробки інформації виділяються такі класи систем інформаційно-аналітичного забезпечення:

* прості системи: цикл збирання і опрацювання інформації проводиться людиною вручну;

* змішані системи: людина збирає і опрацьовує інформацію за допомогою механізованих (механічних) і автоматизованих пристроїв окремих управлінських операцій (процесів), наприклад, діловодства, передачу управлінських рішень тощо.

Автоматизовані інформаційно-пошукові (чи довідково-інформаційні) системи. Такі системи сьогодні, як правило, базуються на комп'ютерній техніці й технологіях. Вони здатні накопичувати інформацію в тій чи іншій галузі управління і видавати її на вимогу, яка поступає з дистанційних пультів каналами зв'язку. Наприклад, на основі ЕОМ реорганізовано облік із застосуванням багатоаспектного опису людини, що дає змогу опрацьовувати версії про варіанти здійснення розслідуваного злочину конкретною особою.

Автоматизовані інформаційно-довідкові системи дають можливість не тільки видавати інформацію про стан керованого об'єкта, а й підтримують розробку рекомендацій щодо формування управлінських рішень.

Автоматизовані інформаційно-розвиваючі системи, які управляють своїми інформаційними потоками, мають можливість створювати нову інформацію, здатні при зміні зовнішніх умов у ситуаціях, які не відповідають раніше заданій програмі, автоматично змінювати алгоритм прийняття проектів управлінських рішень.

Самонавчаючі системи здатні аналізувати результати з метою пристосування алгоритму розробки рішення до мінливих умов.

Експертні автоматизовані (комп'ютерні) інформаційно-аналітичні системи управлінського призначення (ЕАКІАСУП) створюють рекомендаційну управлінську інформацію, спрямовану на оптимізацію діяльності об'єкта управління на основі розроблених алгоритмів експертами з числа персоналу. У перспективі такі системи повинні інтегрувати можливості інших автоматизованих систем.

АКІАСУП можна класифікувати і за іншими ознаками:

* за ступенем централізації -- централізовані та децентралізовані;

* за ступенем охоплювання інформацією -- комплексні, локальні (фрагментарні);

* за ступенем складності інформації -- прості та складні, складні великі (гіперсистеми).

АКІАСУП, як і будь-яка інформаційна система, складаються з трьох частин.

Перша частина -- це накопичення даних (інформації) у формі інформаційних ресурсів, які повинні давати можливість визначити, чому, які, коли і як створюються управлінські операції та процеси. При цьому слід враховувати, що всі об'єкти зберігають інформацію у якійсь формі, однак, щоб створити керівну автоматизовану інформаційну систему, дані добираються відповідно до проблематики щодо функцій управління. Вони повинні піддаватися запису, зберіганню, пошуку та видачі за вимогою для прийняття управлінських рішень.

Друга частина -- технічні засоби зберігання, опрацювання, пошуку інформації -- пристрої для реєстрації первинної інформації. Запам'ятовуючі пристрої великого обсягу, процесори для обробки даних, пристрої зв'язку, які призначаються для введення та виводу інформації (нині -- це цифрові відеокамери, сканери, відеомонітори, комп'ютерні апаратно-програмні комплекси, швидкісні принтери тощо).

Третя частина -- система управління базами даних (СУБД). Ефективність соціального управління традиційними для нього ресурсами на будь-якому рівні визначається тим, наскільки повно здійснюється процес управління інформацією, яка є каталізатором, центром об'єктів управління на всіх рівнях. Якщо інформація є одним із найважливіших ресурсів, то процесами накопичення, зберігання, розповсюдження і використання (особливо в умовах централізованого опрацювання даних) слід управляти швидко.

Зазначимо ще таку проблему -- системи управління, які підлягають інформатизації. Такі системи повинні оцінюватися, а їхнє створення плануватися з урахуванням не тільки технічних та економічних параметрів, а й критеріїв їхньої соціальної ефективності, тієї ролі, яку вони відіграють у підвищенні продуктивності праці.

Інформатизація у діяльності органів управління соціальними системами виступає сьогодні як одна з необхідних умов удосконалення соціальних структур. Упровадження її дає можливість аналізувати зміни, що відбуваються у такій складній системі, як суспільство, поліпшувати планування, облік і контроль в управлінській діяльності.

При організації забезпечення інформацією органів управління соціальними системами слід враховувати ряд вимог, реалізація яких забезпечує їх ефективність та регіональну побудову.

Інформація мусить бути мінімальною, достатньою і потрібною, вірогідною і надійною, актуальною і оперативною. У ході організації автоматизації інформаційних процесів в управлінській діяльності треба враховувати можливість інформації для використання її у машинному опрацюванні (максимальна уніфікація, класифікація носіїв інформації тощо).

Інформатизація на всіх стадіях управлінського циклу передбачає постійне впровадження нових комп'ютерних інформаційних технологій. Але при впровадженні нових технологій слід зробити аналіз стану наявних (старих) апаратно-програмних засобів і можливість їх адаптації до нових технологій.

Наприклад, у сучасних умовах у системі органів управління соціальними системами вже певним чином автоматизовані на рівні комп'ютерних інформаційних систем такі функції управління:

* збір і реєстрація вхідних даних;

* об'єднання інформації в єдиний інформаційний ресурс і створення на його базі локальних, "робочих" інформаційних ресурсів (розподілених автоматизованих баз даних);

* виконання арифметичних статистичних дій (калькуляції);

* логічний аналіз даних (зокрема, розподіл їх за різними класифікаційними схемами);

* аналіз на основі опрацювання статистичних даних тенденції розвитку тих чи інших явищ;

* розрахунок варіантів багатофакторного аналізу з використанням конкретних напрацьованих моделей і алгоритмів.

Усе це може виконуватися за допомогою відповідних комп'ютерних апаратно-програмних комплексів як за допомогою стандартних систем прикладних комп'ютерних програм (на рівні комп'ютерних програмних оболонок), так і за допомогою спеціально розроблених пакетів прикладних комп'ютерних програмних продуктів.

До стандартних систем комп'ютерних програмних продуктів належать такі: електронні таблиці, ділова графіка, геоінформаційні системи, стандартні автоматизовані системи управління базами даних.

Спеціальні пакети прикладних програм розроблялися і розробляються індивідуально для кожного органу управління соціальними системами.

Дослідження впровадження нових комп'ютерних інформаційних технологій в органах управління соціальними системами свідчать, що кардинальна проблема удосконалення їх організаційної структури та здійснюваних там процесів управління зводиться в основному до таких чинників:

* підвищення місткості та пропускної здатності приймачів інформації;

* оптимізації каналів зв'язку між елементами системи і системою та зовнішнім середовищем.

Головна технологічна мета інформатизації органів управління соціальними системами -- прискорення процесу збору, аналізу та синтезу інформаційних ресурсів -- використання якомога більших обсягів інформації.

Зазначене вимагає дослідження "пропускної здатності" та місткості каналів і приймачів інформації. Всі ці напрями раціоналізації організаційної структури в сучасних умовах практично не можуть здійснюватися без інформатизації. Але для їх реалізації потрібний колективний інтелект управлінців, правників, інформатиків.

Аналіз практики інформатизації соціального управління показує, що зміни, які відбуваються у функціях, структурі та методах апарату управління, можна розподілити на такі групи:

1. Зміни в структурі та штатній чисельності апарату управління:

* організація нових структурних ланок;

* об'єднання кількох структурних підрозділів на основі однорідності виконуваних функцій;

* деяке скорочення чисельності управлінського персоналу в результаті автоматизації окремих обчислювальних процедур і процесу документування.

2. Зміни в роботі щодо виконання функції управління:

* перерозподіл роботи між структурними підрозділами і окремими працівниками апарату (в результаті зміни їх підпорядкованості);

* перерозподіл функції збору та опрацювання інформації між органами управління;

* зміни у співвідношенні різноманітних груп функцій, що виконуються апаратом управління, у зв'язку з передачею ЕОМ ряду розрахунково-аналітичних функцій та збільшенням питомої ваги творчих функцій (формування цілей, задач, оцінок варіантів різних рішень).

3. Зміни в структурі та обсягах інформації:

* скорочення одних та поява інших нових видів документів і показників;

* зміна питомої ваги окремих видів інформації, обсягів і напрямів її руху;

* централізація та інтеграція процесів збору та опрацювання інформації.

4. Зміни в процесі підготовки та ухваленні управлінських рішень:

* централізація (а в ряді випадків і децентралізація) деяких повноважень щодо прийняття управлінських рішень (ПУР);

* зміни у змісті роботи на різних стадіях підготовки та виконання рішень (співробітники апарату мають можливість безпосередньо спілкуватися з машиною у режимі "запит -- відповідь", що впливає на якість і оперативність рішень);

* виникає можливість розгляду різноманітних варіантів у процесі підготовки рішення.

5. Зміни в засобах роботи апарату управління:

* використання якісно нових показників, що дає змогу аналізувати складніші системи зв'язків;

* підвищення ролі методів координації, узгодження різноманітних ланок управління; скорочення кількості оперативних указівок, конкретніше завдань визначення управління, що дає можливість контролювати їх виконання, оперативніше вносити різного роду корективи до планів, нормативів та ін.;

* більш чітка регламентація взаємодії складових частин управлінського апарату за допомогою регламентів, положень та інструкцій;

* підвищення вимог щодо дисципліни посадових осіб в органах управління соціальними системами.

Ці зміни у зв'язку з інформатизацією приводять не лише до підвищення ефективності організації діяльності, але й породжують проблеми, які треба розв'язувати в процесі використання інформаційних технологій.

Інформатизація вимагає широкого використання системного підходу при розмежуванні компетенції між органами управління, більш чіткого її визначення, виявлення специфіки виконання однотипних управлінських функцій на тому чи іншому рівні управлінської системи та стандартизації термінології через закріплення її у відповідних юридичних документах.

Список використаної літератури

інформатизація соціальний управлінський

1. Цимбалюк В. С, Гавловський В. Д., Корочанський О. ? Проблеми юридичної деліктології в інформаційних відносинах // Бізнес і безпека. -- 1998. -- № 6.

2. Цимбалюк В. С, Гавловський В. Д. Інформаційне право. Навч.-метод. комплекс для підготовки фахівців за спеціальністю правознавство. -- К.: ІЕУГП, 1999.

3. Цимбалюк В. С Правове регулювання відносин власності: Метод, комплекс навч. дисципліни. -- К.: Інститут економіки, управління та господарського права, 1999.

4. Цимбалюк В. С Проблеми латентності комп'ютерної злочинності // Правове, нормативне та метрологічне забезпечення системи захисту інформації в Україні. -- К.: НТУУ "КПІ", 2000.

5. Чумаченко Н. Г., Заботина Р. И. Теория управленческих решений. -- К., 1983.

6. Швец Н.Я. Автоматизированные системы управления органами внутренних дел. -- К., 1983.

7. Шеннон К. Э. Работы по теории информации и кибернетике. --М., 1963.

8. Эшби У. Р. Система и информация // Вопр. философии. -- 1964. -- №3.

9. Ярочкин В. И. Безопасность информационных систем. -- М.: Ось, 89, 1996.

10. Ярочкин В. И. Информационная безопасность: Учеб. пособие. -- М.: Междунар. отношения, 2000.

Размещено на Allbest.ru