Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Определение Паблик Рилейшнз. Взаимодействие со средствами массовой информации

бухгалтерский документ рекламное письмо

«Паблик Рилейшнз» (Public relations) в переводе с английского означает «общественные связи», «рассказ для публики», «общественные отношения», «изучение и формирование общественного мнения». Возникновение и развитие PR было обусловлено законами, традициями и потребностями общества. Широко развита «PR-индустрия» в Великобритании. Английские специалисты дают следующее определение Паблик Рилейшнз:

Паблик Рилейшнз -- управляемый процесс коммуникации между фирмой и обществом, призвание которого информировать общественность о деятельности фирмы с коммерческими, специальными или иными целями. Цели же эти должны быть ясными, социально полезными, а информация по их достижению -- точной и без пропагандистской окрашенности.

Никакой «китайской стены» между PR и прямой рекламой не существует, хотя имеются существенные различия. PR -- это искусство создавать во внешней среде условия, обеспечивающие успех и связанные с ценностями, лежащие вне свойств продукции, имеющими положительное общечеловеческое значение. PR -- непосредственное общение с массами, «клей», который вяжет к фирме покупателей.

В качестве азов PR следует назвать следующие:

· Руководители предприятий, бизнесмены, предприниматели и менеджеры должны сформировать философию деятельности фирмы (ради чего создана, какие полезные обществу услуги, напрямую не связанные с получением прибыли, готова оказывать и т.д.).

· Работа по поддержанию связей с общественностью должна базироваться на национальном менталитете, социальных исследованиях, идеологической схеме воздействия на массовое сознание. Она отлична от рекламы в прямом понимании этого термина и не может оцениваться конкретными коммерческими результатами. PR -- это обеспечение благополучия фирмы как в ближайшем, так и в отдалённом будущем.

· Персонал фирмы должен осознавать, что только при добрых отношениях с окружающим миром, при благоприятном общественном мнении можно достичь максимума реализации коммерческих целей.

· Недопустимо неподчинение обществу, публике.

Цели Паблик Рилейшнз.

Главная цельPR -- формирование ситуации успеха фирмы в обществе.

Основные цели:

ь Позиционирование объекта PR (от англ. position -- положение, нахождение) -- создание и поддержание (воспроизводство) понятного, благоприятного и управляемого имиджа.

ь Повышение имиджа -- после квалифицированно выполненного позиционирования можно перейти к повышению (возвышению) имиджа, используя ранги показателей имиджа и ранжируя их по степени значимости.

ь Антиреклама, т.е. снижение имиджа. Снижать имидж легче, чем возвышать, т.е. позиционировать достоинства. Цель антирекламы -- уменьшить приток клиентов в том случае, если фирма не в состоянии всех удовлетворить, а обижать отказом не желательно. В этом случае следует разъяснять клиентам существующие проблемы.

ь Отстройка от конкурентов -- как правило, это комбинация возвышения одного имиджа при снижении другого (или позиционирование своего объекта PR на фоне конкурентов). Отстройка может быть явной и скрытой (например, зачем пить плохой кофе, если можно пить хороший чай).

ь Контрреклама (или «отмыв») -- восстановление случайно сниженного имиджа. Опровержение недобросовестной (неэтичной, заведомо ложной) и иной рекламы конкурентов. Контрреклама распространяется с целью ликвидации негативных последствий недобросовестной рекламы, устранение противоречий.

ь Изучение влияния внешней среды на деятельность фирмы: отслеживание изменений в государственной политике, международном положении, общественном мнении, настроении масс -- потенциальных пользователей. Исследование демографических, культурно-этических и других факторов. Преодоление «барьеры недоверия» к фирме и её продукции путём влияния на стереотипы и сознание людей. Поиск, изучение и выявление спонсоров и инвесторов.

Функции и основные принципы Паблик Рилейшнз.

Исходя из того, какие цели преследует Паблик Рилейшнз, можно определить функции, выполняемые службой PR на предприятии или фирмами PR на рынке.

Функции Паблик Рилейшнз в соответствии с современными представлениями таковы:

· установление взаимопонимания и доверительных отношений между организацией и общественностью;

· создание «положительного образа» организации;

· сохранение репутации организации;

· создание у сотрудников организации чувства ответственности и заинтересованности в делах предприятия;

· расширение сферы влияния организации средствами соответствующей пропаганды и рекламы.

Свои функции Паблик Рилейшнз могут выполнять в следующих сферах человеческой деятельности:

· общественных отношениях;

· правительственных отношениях;

· международных и межнациональных отношениях;

· отношениях в промышленности и финансах;

· средствах массовой информации.

Технологическая основа PR заключена в классической формуле -- RACE:

Research (исследование)-Action (действие)-Communication (общение)-Evaluation (оценка)

В этих четырех буквах заключена базовая структура PR:

1. Анализ, исследование и постановка задачи.

2. Разработка проекта и его бюджета.

3. Осуществление коммуникации через осуществление проекта.

4. Исследование результатов, оценка и возможные доработки.

Основными принципами Паблик Рилейшнз являются следующие:

ь говорить о себе правду, только правду и ничего кроме правды. Но никто не утверждает, что надо говорить всю правду. В этом и заключается одна из важных особенностей PR -- отделять информацию, которая должна быть опубликована, от информации, которую публиковать нельзя ни в коем случае.

ь искать «связки» с действительностью, уметь самостоятельно эти самые «связки» просчитывать и реализовывать.

ь хорошие PR не должны быть заметными и тем более навязчивыми (назойливыми, раздражительными). Ни в коем случае нельзя забывать о чувстве меры.

ь тщательно отслеживать интересы и стиль подачи материалов всех журналистов, специализирующихся в области подготовки материалов в системе PR, для их опубликования в СМИ.

Программы PR создают для фирмы благоприятный социальный климат или, как минимум, социально неагрессивную среду, снимая возможные противоречия.

Отношения со средствами массовой информации.

Средства ма?ссовой информа?ции (сокращённо «СМИ», также -- масс-медиа) -- организационно-технические комплексы, которые обеспечивают быструю передачу и массовое тиражирование словесной, образной и музыкальной информации.

СМИ -- это совокупность таких субъектов журналисткой деятельности, как:

· Печать: газеты, журналы, альманахи, сборники, бюллетени;

· Телерадиовещание: радио, телевидение, кинопрограммы, видеопрограммы;

· Цифровые издания: электронные версии газет, издания на компакт-диске;

· Информационные агентства.

· Массовые (1000 и более конкретных адресатов) периодические рассылки с использованием телекоммуникационных сетей (как телефонной, так и сетей ЭВМ, в том числе и SMS-рассылки).

Поддержание отношений с прессой не входит в обязанности организации, но если деятельность последней вызывает интерес общественности, средства массовой информации будут помещать о ней материалы и сообщения. Если же при этом прессе будет оказано содействие, то это значительно снизит вероятность искажения и неточностей в сообщениях. Кроме того, отношения с прессой используются в целях рекламы.

Информирование о деятельности организации может осуществляться с помощью:

§ Личных контактов о деятельности организации;

§ Материалов в форме ньюс- или пресс-релиз;

§ Бэкграундера;

§ Медиа-кит;

§ Именных или авторских статей;

§ Обзорных статей и др.

Популярные издания обычно предпочитают сенсационные сообщения тем, которые описывают запланированные события. Разобравшись в потребностях газет, журналов, радио- и телепрограмм, можно найти много способов обратить на себя внимание. Пресса всегда приветствует любую статью или информационное сообщение, содержащее элемент новизны, лишь бы материал был достоверным и своевременным. Доверительные начала, достоверность и своевременность -- вот те основы, на которых администрация предприятия должна строить свои отношения с mass media.

От имени администрации в отношения со средствами массовой информации вступает ответственный за связь с прессой. Он решает три основные задачи:

· предоставлять материалы для печати, по которым затем пишутся статьи, очерки, репортажи и т.д.;

· отвечать на запросы прессы и предоставлять комплексные информационные услуги;

· следить за сообщениями печати, радио и телевидения, оценивать результаты, принимать по необходимости меры к исправлению ошибок, выступать с соответствующими опровержениями.

Ответственный за связь с прессой обязан обеспечить непрерывный поток новостей, исходящих от организации. Помещение статей -- весьма эффективный способ привлечь внимание общественности к предприятию и его деятельности.

Наиболее распространённый способ подачи информации прессе -- информационное сообщение, или пресс-релиз. После написания его направляют обычной почтой или по каналам компьютерной связи в различные газеты и периодические издания, на радио и телевидение. Главное требование, предъявляемое к пресс-релизу, заключается в том, что он должен быть ясным, без двусмысленностей.

Другим способом общения со средствами массовой информации являются пресс-конференции. Они проводятся обычно в тех случаях, когда необходимо продемонстрировать какие-либо образцы или другие предметы или же когда речь идёт о важной теме, по которой у присутствующих журналистов могут возникнуть вопросы. Пресс-конференции дают также прекрасную возможность для распространения информации, которую по тем или иным соображениям нежелательно распечатывать.

2. Особенности составления и оформления первичных бухгалтерских документов

Основанием для отражения информации о совершаемых хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учёта являются первичные документы. Они фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

Согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете":

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. С января 1998 года в соответствии с постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997г. №835 «О первичных учетных документах» началось внедрение унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Их использование является обязательным для всех предприятий и организаций независимо от формы собственности. Во исполнение указанного Постановления Правительства РФ Госкомстат России разработал унифицированные формы первичного учета и представил их в трех альбомах. Первый альбом включает формы по учету с/х продукции и сырья (утвержден Постановлением Госкомстата России от 29 сентября 1997г. №68). Во второй альбом входят формы по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве (утвержден Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997г. №71а). Третий альбом содержит формы по учету работы строительных машин и механизмов, учету работы в автомобильном транспорте (утвержден Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997г. №78).

Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

3. Составьте образец рекламного письма

Образец именного рекламного письма.

ЗАО «Амур» Адрес: 127994, Москва, Тверская ул., д.18, корп.1, офис 515 Тел: (495)111-11-11 Факс: (495) 222-22-22 Кому: Ивановой В.М.

Уважаемая Валентина Михайловна!

Вероятно, Вы сейчас больше всего озабочены предстоящей свадьбой Вашей дочери. Мы прекрасно понимаем, что это событие связано с решением множества различных вопросов, среди которых -- организация свадебного вечера. Мы готовы предложить Вам свою помощь в решении этого вопроса.

Мы можем подыскать для Вас подходящее помещение, обеспечить обслуживание Ваших гостей, включая доставку разнообразной закуски и различных напитков, а также организовать соответствующее музыкальное оформление. Если Вы хотите, мы можем доставить все необходимое Вам на дом. При этом мы гарантируем высокое качество обслуживания по умеренным ценам.

Вот уже три года мы занимаемся организацией подобных мероприятий, и многие семьи с удовольствием и благодарностью вспоминают свадебные вечера, подготовленные и проведенные с нашей помощью. Нам бы хотелось, чтобы и Ваша семья пополнила список наших клиентов.

От Вас абсолютно ничего не потребуется. У нас есть все -- от официантов до ножей и вилок.

Как известно, свадьба -- это знаменательное, радостное, но довольно хлопотное событие. Давайте мы возьмем на себя хотя бы часть Ваших забот!

С искренним уважением,

Директор ЗАО «Амур» Л.И. Петрова

P.S. Сообщите нам, пожалуйста, когда бы Вы хотели обсудить с нами детали организации предстоящего свадебного вечера. Пусть у Вас не болит голова в связи с замужеством Вашей дочери.

Список использованной литературы:

1. И.Н. Васильева, Г.С. Желнинский. Организация делопроизводства и персональный менеджмент. Учебное пособие - М.: Вузовский учебник, 2004

2. Дженкинс Френк, Ядин Д. Паблик рилейшнз: Учебник для ВУЗов. - М: ОМЕГА-Л, 200 г.- 528с.

3. Катлин Скотт, Сентер Ален. Паблик рилейшнз. Теория и практика, 8-е изд.: пер. с англ.: Учебное пособие. - М.: Издательский дом «Вильямс», 2001 г. - 624с.

4. Королько В.Г. Основы Паблик рилейшнз. Учебник для ВУЗов. Киев: «Рефл-бук» и «Ваклер», 2000 г. - 528с.

5. Харрисон Ширли. Связи с общественностью: Учебник. - М.: «Вильямс», 2002 г.- 346с.

6. Консультант Плюс: Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Размещено на Allbest.ru