Размещено на http://www.allbest.ru/

35

Курсовая работа

на тему:

Анализ потерь рабочего времени и разработка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени менеджера

Пенза 2011

Введение

«…запомните, дефицита времени нет. У нас много времени, чтобы сделать всё, что мы по - настоящему хотим. Если вы, как многие люди, «слишком заняты», чтобы успешно работать, то имейте в виду, что есть множество людей, которые гораздо более заняты, чем вы, но успевают сделать больше, чем вы».

Алан Лакейн «Искусство успевать»

О том, как управлять временем, написаны горы литературы, о проблемах повышения эффективности использования времени радеют руководители. Катастрофически не хватает этого бесценного ресурса почти каждому человеку, активно относящемуся к жизни. Почему же мы не нашли ещё каких - либо простых и удобных способов регулировать свои взаимоотношения с нашим временем? У некоторых людей возникает законный вопрос: а надо ли им вообще управлять?

В современном мире время превращается в основной и в отличие от многих других невосполняемый ресурс. Ограниченные ресурсы, в том числе и время, неизбежно становятся предметом борьбы разных сил. При в наиболее напряжённой форме борьба за время разворачивается среди менеджеров, что вполне объяснимо: их время наиболее дорого стоит, высока цена ошибки, допускаемой в условиях давления времени, и, что, может быть, самое важное, эффективное управление собой и своим временем - непременное условие эффективного управления подчинёнными.

На сегодняшний день существует обширная литература, связанная с вопросами организации времени, семинары, посвящённые тайм - менеджменту, в обязательном порядке присутствуют в перечне услуг консалтинговых организаций.

На мой взгляд, сейчас в крупных, уважающих себя, компаниях, к подбору персонала относятся очень серьёзно, и чтобы стать сотрудником такой фирмы, недостаточно иметь высшее образование, опыт работы, знать иностранный язык и свободно пользоваться компьютером. Людей обладающих этими качествами, сегодня на рынке труда хватает. Но чтобы тебя заметили, предпочли другим, необходимо иметь в запасе нечто, что выделяет тебя из толпы соискателей - это умение управлять временем.

Главной целью моей курсовой работы является: выявление причин дефицита рабочего времени руководителей и менеджеров. Для этого была составлена анкета и проведено социологическое исследование. Объектом исследования являются менеджеры и руководители организации ЗАО «Пенза - GSM», а его предметом - проблемы потерь рабочего времени. Уровень теоретического осмысления этой проблемы ещё достаточно низок. Как правило, данная курсовая работа носит больше практический характер и содержит в основном аналитические данные и рекомендации по организации времени.

Если вы хотите добиться правильного и эффективного использования вашего времени, то основное внимание лучше уделять перспективным и самым важным для вас делам, одновременно сокращая деятельность во всех остальных направлениях. Но перед нами встаёт ещё одна проблема - эффективного использования свободного от профессиональной деятельности времени. Данную проблему, на мой взгляд, можно разрешить быстрее, так как не придётся затрачивать больших усилий на то, как устроить свой досуг.

Проблемы неэффективного использования времени в нашей стране были актуальны всегда, но в настоящее время с переходом на рыночные отношения, эти проблемы обострились, так как особую ценность приобрели качество обучения и впоследствии продуктивность трудовой деятельности. Если судить по качеству обучения, то мы видим, что в последние годы значительно увеличился процент юристов, экономистов, служащих финансовых подразделений, налоговиков, а также сотрудников PR - служб, желающих приобрести навыки рациональной обработки информации, а именно: овладеть скорочтением, приёмами мнемотехники, расширить возможности памяти. Это позволяет им качественнее выполнять свои профессиональные обязанности, что делает их более конкурентоспособными, а значит, высокооплачиваемыми специалистами на рынке труда.[20, с.292]

Исходя из всего выше сказанного, можно сделать вывод, что управлять временем - трудная задача, которую должен преодолеть каждый человек. Каждый руководитель сталкивается с этой проблемой. Наука управления временем основана на умелом планировании времени и привычке исполнять запланированное. Руководитель планирует не только свои профессиональные и личные цели, но и текущую, связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием и реализацией решений.

Основные задачи курсовой работы:

· Исследование проблем нерационального использования рабочего времени, с учётом половых и должностных характеристик;

· Проведение количественного анализа первичных данных, полученных в результате исследования данной проблемы;

· Разработка рекомендаций и мероприятий по этой проблеме, для эффективного использования своего и чужого времени руководителям ЗАО «Пенза -GSM».

После анализа первичных данных, на основе исследования были составлены диаграммы и сводные таблицы, для выявления экономичности в использовании времени.

1. Теоретические и методологические основы изучения проблемы - потерь рабочего времени менеджера

1.1 Сущность и значение фактора времени

Трудно воспитать делового человека, если он не научился ценить время. Любой деловой человек вам скажет, ему не хватает времени. Причина этого, как правило, не в обилии работы, а в том, что много времени утекает нерационально и совершенно незаметно. Основной способ всё успевать - это умело использовать имеющееся у вас время, а для этого необходимо прекратить его расхищение теми маленькими и большими зверьками, которые жадно откусывают минуту за минутой. В жизни человека этих минут, не так уж и много.[6, с.112]

Учиться эффективно, использовать время следует начинать с понимания того, куда оно у нас уходит. Без полного представления, о ежедневной работе нет никаких оснований для внесения изменения в этот график. Основываясь на этом, я постаралась выявить причины потерь рабочего времени менеджеров организации г. Пензы ЗАО « Пенза - GSM», а также определить значение фактора времени для них.

Само понятие время, можно определить, как ограниченный ресурс, отведённый на выполнение какой - либо задачи. Распределяя, этот ресурс мы должны уложиться в установленные нами границы. Удачливые руководители обладают различными чертами характера и качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют своё время и освобождают себя для выполнения истинно управленческих функций и досуга.

Временем, как ресурсом каждый человек располагает изначально в равном количестве. Но степень владения и использования времени у разных людей различна. Руководитель должен уметь ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере труда можно увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно. В связи с этим, решение вопрос, связанных с эффективным использованием рабочего времени (с этим сталкиваются руководители практически всех уровней управления), является весьма актуальным по отношению к росту эффективности управления.

Многие исследователи указывают на то, что первым шагом к эффективному управлению временем является осознание того, что невозможно выполнить все задачи, возникающие в повседневной практике. Единственным выходом может стать расстановка наиболее важных дел. Отказ от выполнения части дел немедленно приведёт к пропорциональному падению эффективности.[4, с. 12]

Для достижения эффективности, прежде всего, необходимо:

Ш Выстраивать систему управления;

Ш Понять общие организационные задачи;

Ш Поддерживать качество управления, которое всецело зависит от руководителя.[8, с. 42]

Как говорится, «то, как мы используем наше время, говорит о том кто мы», и те же факторы, которые снижают эффективность в использовании времени, подрывают общую эффективность. Однако те, кто умеет правильно распоряжаться временем, могут его контролировать и рационально использовать в свободное от профессиональной деятельности время.

Если приходя домой руководитель, не отключился от работы, то это может послужить причиной конфликтов, что, естественно, не даст возможности полноценно отдохнуть после напряжённого рабочего дня. Примером этого можно предложить такую ситуацию:

Когда раздражённый офисными проблемами муж роняет за столом фразу: «Почему борщ опять холодный?», то часто он слышит в ответ - «Потому, что надо вовремя приходить домой!». Эммоцианально раздражённые и направленные на личность реплики могут запустить конфликт, который, перейдя в серьёзную ссору, возможно, закончится сильными переживаниями. Мысли об этом на следующее утро будут мешать сосредоточиться на работе.[18, с.18]

Поэтому, при правильном использовании времени, после напряжённого рабочего дня, в любом случае надо сразу бросить себя в область приятных эмоций. Привычный «переключатель» - телевизор - скорее всего, будет не самым лучшим способом использования времени. Лучше хотя бы на время спрятаться от информации о войне, голоде и насилии.

«Люблю не только хорошие новости сообщать, - говорил М. Жванецкий.- Поэтому и настроение всегда хорошее ».[18, с.19]

Подводя итог по эффективному использованию фактора времени, можно сказать, что:

v С одной стороны, в результате применения методов управления временем, высвобождаются ресурсы для выполнения других дел;

v С другой стороны, цена этого достаточно высока: потеря спонтанности, жизнь с внутренним счётчиком времени.

Выход видится в совершенствовании техник управления времени, приспособлении их к нуждам хаотичных, спонтанных по своей сути людей.

1.2 Причины потерь рабочего времени менеджера

Успех каждого руководителя зависти не только от материально - технических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием - временем. Ульрих Зиверт по - этому поводу говорил, что «… умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех или неудачу».[3, с.18]

Сознательно и системно используя своё время, и освобождаясь для выполнения истинно управленческих функций и досуга, является значимым качеством менеджера. На практике это качество менеджеров можно наблюдать не у всех. Если фактор времени не подлежит увеличению и накоплению, то это значит, что личного успеха можно добиться путём непрерывного и последовательного использования времени. Только если вы конкретно определите, сколько времени, на что и с кем вы тратите, вы вскроете действительно важные ошибочные моменты своего личного рабочего стиля.[19, с.153]

При оценке потерь времени менеджеров, ситуация резко усложняется, если деятельность приобретает характеристику неустойчивости. Одним из источников неустойчивости является апериодичность выполняемых действий, когда одна рабочая неделя не похожа на другую, по номенклатуре выполняемых действий. Второй аспект неустойчивости времени - колебания во времени, которое уходит на выполнение одних и тех же действий. При осознании всех своих действий менеджер внезапно понимает, как много времени ему приходиться тратить на чепуху. Дальнейшее распределение работы может быть проведено путём перераспределения работы в пользу тех действий, у которых наблюдается высокая важность, но времени им уделяется мало.[4, с.17]

Современная наука утверждает, что люди используют менее 10% своих интеллектуальных возможностей, хотя у каждого из нас заложены в этой области большие резервы. Раскрыть свои потенциальные возможности, научиться эффективно, работать с информацией, овладеть скорочтением, «отточить» свою память можно на специальных тренингах, которые занимаются проблемами развития интеллектуальных способностей человека. Это значительно экономит время при работе с документами. После этого коллектив решает поставленные задачи быстрее и качественнее, что позволяет больший объём работ с меньшими временными потерями, не привлекая для этого дополнительные финансовые и людские ресурсы.[15, с.45] можно сказать, что нередко мы ещё попросту растрачиваем время, а неиспользованное время погибает безвозвратно. Существует множество причин потерь рабочего времени. Профессор Лотар Зайверт выделил 30 самых главных причин потерь времени:

1. Нечёткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность.

7. Чрезмерное чтение корреспонденции.

8. Скверная система досье.

9. Недостаток мотивации.

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11. Недостатки кооперации или разделения труда.

12. Отрывающие от дела телефонные звонки.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать «нет».

15. Неполная, запоздалая информация.

16. Отсутствие само дисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечение.

19. Затяжные совещания.

20. Недостаточная подготовка к беседе и обсуждениям.

21. Отсутствие связи.

22. Болтовня на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность деловых записей.

25. Синдром «откладывания».

26. Желание знать все факты.

27. Длительные ожидания.

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование дел.

30. Недостаточный контроль, за перепорученными делами.[3,с.31-32]

Любой менеджер найдёт в этом списке несколько «поглотителей» своего времени. Преодолев их, он уже сможет добиваться значительного повышения своей продуктивности. Так как время - самый ценный капитал и самый дефицитный ресурс, а это особенно хорошо знают те, кто зарабатывает на жизнь собственным трудом и стремиться при этом, наиболее рационально использовать своё время и силы. То для руководителей, рационально распоряжающихся временем, можно выделить четыре общие черты:

ь Они должны бережливо относиться к своему времени, осознавая, что это бесценный ресурс, требующий разумного обращения с ним;

ь Они должны совершенствовать умения делегировать свои полномочия;

ь Они должны планировать использование времени;

ь Их подход к решению проблем должен быть основан на оценке его эффективности.[11, с.62]

В организации ЗАО «Пенза - GSM»менеджеры осознают глобальность причин потерь рабочего времени, понимают, что необходимо решать данную проблему, но они не имеют для этого достаточной информации. А это приводит к типичным ошибкам менеджеров.

1.3 Типичные ошибки менеджера при использовании рабочего времени

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать своё время более эффективно, может осуществить это желание. Идея, неявно содержащаяся в термине «вклад времени», крайне полезна. Относитесь к своему времени так же, как удачливый вкладчик капитала обращается со своими акциями. Проблемы в том и другом случае похожи. Инвестор не может иметь вклады всюду и поэтому выбирает определённые капиталовложения, так распределяя свои инвестиции, чтобы общий эффект был наибольшим. Точно также и менеджер располагает ограниченным количеством времени и должен, вкладывая его, максимизировать свои результаты. Для этого необходимо избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда.[7, с.50] Для того, чтобы этого избежать необходимо, иметь способность управлять собой. Больше всего, на мой взгляд, в способности управлять собой нуждаются руководители, которые работают под постоянным давлением, имеют большую свободу действий в расходовании своего времени, принимают важные решения, не оглядываясь на других, и те, ко времени и ресурсам которых предъявляют порой противоречивые требования. Нужна, способность управлять собой и тем руководителям, которые вынуждены отправляться в путешествия, долго оставаться вне дома или тратить много времени на встречи и общение с новыми людьми. Работа такого рода легко может нанести ущерб семейной жизни и времени, выделяемому на отдых.[2, с.64] Но как бы менеджеры не пытались обойти эти ошибки, им это не всегда удаётся.

К самой распространённой типичной ошибки менеджера можно отнести перенос принятия решения проблемы на завтра. Само по себе принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Главной причиной такой ошибки является наша нерешительность, неуверенность. В этом случае проблемы руководителей состоят в том, что:

ь Они зачастую пытаются сразу выполнить слишком большой объём работы;

ь Распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.[3, с.108]

Данную проблему необходимо решать сразу, не откладывая её на потом. В этом случае менеджеру может помочь:

v Письменная формулировка ближайших задач, определение сути проблемы. Этот аспект помогает сформулировать свои мысли более чётко и правильно, а значит отчётливо увидеть, стоящую перед ним задачу;

v Построение целей позволяет выразить в виде чётких намерений и в точных формулировках наши явные и скрытые потребности, интересы, желания, а также сориентировать наши действия и поступки на эти цели, и их выполнение.[10, с.35]

Ещё одной составляющей ошибок менеджера является не до конца выполненная работа. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую их часть. Многие руководители оправдываются в такой неудовлетворительной ситуации следующим образом: «Я каждый день вынужден делать столько разных дел.»[15, с.108]. Удачливые менеджеры отличаются тем, что они, успевая решать во время рабочего дня множество разных вопросов, в течение определённого времени бывают, заняты только одной единственной задачей. Они всегда завершают за один раз одно дело, но зато последовательно и целеустремлённо. Это служит наиболее эффективной производительности и уменьшает риск тратить время, в пустую, так как каждое законченное дело даёт чувство морального удовлетворения и духовной свободы. Из этого следует, что не надо стремиться сделать всё сразу - это ни к чему хорошему не приведёт. Поэтому для того, чтобы стать квалифицированным менеджером необходимо всё делать постепенно, по мере срочности каждого из дел.[17, с.53]

Не маловажной является и такая ошибка менеджера, как неправильное делегирование дел между подчинёнными. Делегирование является ключевой деятельностью всякого управляющего. Причинами, неправильного делегирования полномочий, является особенность личности самого руководителя. Потому, что не каждый руководитель имеет достаточно знаний по техники делегирования. Незнание техники может привести к неуверенности подчинённых в своём руководителе, а значит к сопротивлению с их стороны. Это в свою очередь, скажется на руководителе и создаст на какое - то время барьер для делегирования.[16, с.40] Для менеджера проблема делегирования состоит в том, сколько дел он может поручить, не предъявляя тем самым к сотрудникам жёстких требований.[1, с.127]

К основной ошибки менеджера можно отнести, неумение планировать личную работу. Хотя, планирование работы является основой любой производственной деятельности, не каждый менеджер обладает достаточным знанием в этой области. Для эффективного использования своего времени, он должен планировать не только профессиональные, но и личные цели, что приведёт к высоким производственным показателям.

Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени.[9, с.72]

Уровень подготовки управленческих кадров многих организаций не отвечает требованиям не только завтрашнего дня, но и сегодняшнего дня. Поэтому следует обучать руководителей, для повышения их квалификации, а следовательно на эффективность работы всей организации.[5,с.53]

Избегая, эти ошибки, менеджеры будут повышать квалификацию сотрудников компании, для более успешной работы и достижения поставленных целей.

1.4 Планирование времени, как способ его сохранения

Эффективное управление предполагает способность руководителя рационально использовать ресурсы всех видов, находящиеся в его распоряжении. При этом человеческие ресурсы играют ключевую роль.

Само по себе планирование - это стадия процесса управления, на которой определяются цели деятельности, необходимые для этого средства.[11,с.583]

В рамках общего планирования времени ориентируются на соответствующие стратегические долгосрочные цели, которые менеджер ставит перед собой для достижения более значимых и важных задач. В свою очередь долгосрочные цели он разбивает на среднесрочные и текущие, которые позволяют добиться желаемого результата без ненужных потерь времени. Хорошее планирование призвано обеспечить практичное, выгодное, рациональное использование самого ценного нашего достояния - времени. Систему планирования личного труда руководителя можно представить как закрытую систему. По сути дела, планирование - это то, с чего должен начинать руководитель. Существуют различные техники планирования личного времени. К сожалению, промедление по выполнению поставленных задач этому препятствует. Одной из причин нехватки времени в этом, является склонность или привычка откладывать дела, поступки, действия. Промедление приносит беспокойство по двум причинам. Во-первых, руководитель страдает от внутренних последствий, испытывая различные, негативные чувства: от лёгкой раздражительности и сожаления, до отчаяния.[17,с.43]

А. Лакейн описывает множество техник преодоления промедления. Наиболее интересные из них:

1. Метод «швейцарского сыра». Суть метода в том, что лучший способ сдвинуть с места «неподъёмное дело» необходимо проделать в нём «дырки», к которым относятся задания, требующие немедленного исполнения. Поэтому, следует осуществить очень много маленьких заданий, добиться большого успеха в нужной работе.

2. Представление о сложности. Люди, которые пытались добиться успеха, были более счастливы и достигли большего, чем те, кто боялся провалов. Если дело кажется трудным или невозможным, мотивация к его исполнению ниже по сравнению с лёгким. То есть можно сказать, что для выполнения трудного дела нет никакого стимула, так как не будет получено никаких результатов, а значит потребность будет неудовлетворённой.

3. Смена темпа. Этот метод помогает в случаях беспокойства и скуки. Хорошо действует короткий отдых, переключение на другое задание или смена метода осуществления задач.

4. Преодоление страха. Здесь проблема решается путём осознания страха; осознания неизбежности выполнения работы и вреда промедления; в случае заполнения времени менее важными делами - это пустая трата времени.

5. Ценность проб и успехов. Когда вы делаете что - нибудь такое, чем никогда не занимались, вне зависимости оттого, что в первый раз у вас получилось плохо, вы на пути к тому, чтобы в следующий раз у вас это получится лучше. Чтобы не произошло с вами, вы уже продвинулись значительно дальше, чем, если бы никогда не начинали это дело.[4,с.18-19]

Для достижения высоких результатов необходимо придерживаться данной методики планирования своего рабочего времени. Но нельзя просто планировать своё время по дням, месяцам, годам. Надо обязательно рассчитывать работу во времени, её продолжительность, сроки её начала и окончания.

Установление определённых периодов времени, которые требуются для достижения поставленных целей, даёт чувство уверенности, и представление о наиболее предпочтительном распределении времени.

Вывод

ь Время, как ограниченный ресурс, отведённый на выполнение каких - либо задач, помогающих добиваться успехов в профессиональной деятельности.

ь Нерациональное использование времени является причиной потерь времени.

ь «30 причин» потерь рабочего времени Л. Зайверта.

ь Перенос принятия решения на завтра, как самая распространённая ошибка менеджера.

ь Неумение планировать личную работу - основная, типичная ошибка менеджера.

ь Планирование - стадия процесса управления временем и его сохранение.

ь Техники преодоления промедлений по А. Лакейн.

2. Анализ потерь рабочего времени и эффективность его использования менеджером (на примере ЗАО «Пенза - GSM»)

«Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь».

Алан Лакейн[3,с.18]

Менеджер, который правильно планирует и использует своё профессиональное и свободное время, всегда готов к действию, которое приносит нужные, для него результаты. Характер его действий зависит от того, как он (или она) воспринимает ту или иную ситуацию .Два разных менеджера, будучи одинаково организованными, в одной и той же объективной ситуации, могут действовать по- разному. Следовательно, их действия будут зависеть от того, как они воспринимают ситуацию, в которой они находятся. В результате, они прорабатывают несколько вариантов выхода из ситуации, и выбирают тот, который принесёт более продуктивные результаты.

2.1 Методология проведения социологического исследования проблемы

Проблема потерь рабочего времени остаётся актуальной и в наши дни. Это говорит о том, что не каждый человек может с пользой использовать своё и чужое время, а из - за этого возникают определённые «дыры». Для исследования данной проблемы было проведено социологическое исследование, в форме анкетирования. Составленная мною анкета состояла из 28 вопросов. Данное исследование было проведено в организации города Пензы, ЗАО «Пенза - GSM». В исследовании данной проблемы приняло участие 28 менеджеров и руководителей организации, как высших, так и низших управленческих звеньев. В результате исследования, мною был, проведён количественный анализ полученных данных испытуемых. При анализе, выявленных результатов, учитывались, как пол респондентов, должность, так и стаж работы в занимаемой должности. В опросе из 28 человек, женщин (8 чел.), было меньше, чем мужчин(20 чел.).

В результате обработки полученных данных можно сказать, что стремление к эффективному использованию фактора времени осуществляют не все сотрудники организации, но всё - таки большая её часть(78,57%). Также можно отметить, что к этому расположены больше женщины, чем мужчины. Если бы в опросе принимало бы участие равное количество мужчин и женщин, то можно было бы провести дифференциальную границу, между фактором времени мужчин и женщин, и мы получили бы, что в целом значимость фактора времени и эффективности его планирования, между ними различий не наблюдается.

После опроса, мною было выявлено, что основными причинами потерь рабочего времени являются не только:

o неумелое обращение со временем;

o неэффективное его использование;

o неправильно понятое значение времени;

o выполнение всей работы без помощи сотрудников;

o неумение делегировать полномочия;

но и то, что в основном приоритетными задачами, для сотрудников организации, являются: высокая заработная плата, поддерживание профессиональной репутации(независимо от того, как используется рабочее время), гарантирующей востребованность на рынке труда.

После подведения итогов анкетирования, мне кажется, что правильное использование времени, нужно рассматривать, как активную деятельность, реализуемую в конкретной системе. Ведь необходимыми качествами руководителя являются доброжелательность и коммуникабельность во взаимоотношениях с коллегами, обладание новаторскими способностями. Истинный руководитель не боится нововведений, не останавливается на достигнутом, и ведёт вперёд всю свою команду.

2.2 Анализ полученных данных, в процессе исследования данной проблемы

При опросе персонала ЗАО « Пенза - GSM», в количестве 28 человек были получены достаточно конкретные ответы на вопросы анкеты. По полученным данным, я провела подробный анализ ответов, составлены диаграммы в процентном соотношении.

На вопрос, касающийся важности фактора времени большая часть респондентов (78,57%), ответила, что важность фактора времени имеет для них особое значение; остальные же (21,43%) остановились на том, что время не имеет никакого значения. (Приложение Б)

Рис.2.1. Важность фактора времени.

Ответы на вопрос о хобби респондентов, оставляют желать большего:

53,57% - время на хобби уделять надо;

28,57% - хорошо, что времени на хобби не хватает;

7,14% - когда есть свободное время;

3,57% - без этого никак нельзя;

3,57% - хобби, это занятие для безработных.

Это соотношение ответов отображено на диаграмме. (рис.2.2)



Рис 2.2. Время на хобби.

После того, как было выявлено, что только половина респондентов уделяет время на свои развлечения, мне хотелось узнать: сколько времени испытуемые затрачивают времени при работе с персоналом. Результаты видно на рисунке 2.3

Рис 2.3 Время на работу с персоналом.

время менеджер использование эффективный

На вопрос о недостатке времени были получены различные варианты. Хотелось бы показать это с учётом половых характеристик. Из рисунка 2.4 видно, что недостаток времени у женщин испытывается постоянно, чем у мужчин. Это можно объяснить тем, что у женщин больше времени уходит решение на домашних проблем, которые мужчин интересуют намного реже.



Рис.2. 4а. Недостаток времени у женщин.

Рис.2.4б. Недостаток времени у мужчин.

Нехватку времени женщин можно объяснить русской поговоркой, что «женщина, хранительница семейного очага». Из этого следует, что женщины в большей степени уделяют времени для планирования своих дел, в отличие от мужчин, которые думают, что всё успеют без разработки плана. (Рис 2. 5)

Рис 2. 5. Планирование времени.

35,71% -мужчин(10 чел.) и 17,85%(5 чел.) организации, считают, что некоторые профессиональные задачи или дела не следует делать в один и тот же день недели. Остальная часть (46,43%), из которых 17,85% - об этом даже не задумывались; а 28,57% - считают, что это обязательно.

Респонденты принимали активное участие, при ответах на вопросы по делегированию полномочий. 26 опрошенных (92,86%) ответили, что используют данный метод в своей работе; 2 человека(7,14%) не прибегают к помощи других. По частоте использования этого метода, можно провести такое синтезирование:

6 человек (21,43%) - применяют этот метод постоянно, где это только возможно;

10 человек (35,71%) - часто используют делегирование полномочий;

а остальная часть (42,85%) используют при необходимости, либо не прибегают к этому методу вообще.

Каждый руководитель должен распределять своё время так, чтобы в точно назначенное время начинать совещание. В ЗАО «Пенза - GSM», по - мнению руководителей, картина в этой ситуации выглядит следующим образом:

Рис 2.6 Совещание в точно назначенное время.

В связи с тем, что менеджеры не до конца осознают проблему планирования времени, у них возникли сложности с ответом на вопрос о времени, уделяемом на семью. 53,57% (10чел.) ответили, времени им вполне хватает, но это не совсем так, потому, что приходя домой они часть времени уделяют незаконченным на работе делам. Остальная часть респондентов поделилась на две группы: 28,57% - сказали, что им часто не хватает времени, чтобы уделить его семье, а 17,85% - отметили, что действительно, иногда этого времени не находится.(Приложение Б)

Блок вопросов в анкете посвящён времени, затраченном на телефонные переговоры, подготовку отчётов и работе с документами; самообразованию и повышению квалификации. После анализа этих вопросов было видно, что всё - таки значительную часть общего времени руководителей уходит, именно на разрешение этих проблем. Более подробный анализ в сводных таблицах (Приложение Б), с учётом возрастных характеристик.

Подавляющее большинство респондентов уже задумываются над тем, как лучше распределять и использовать своё время (78,57%), а остальная часть сказала о том, что не испытывает в этом никакой необходимости (21,43%).

Рис 2. 7 Распределение и использование времени.

Вывод

· Проведение социологического исследования в ЗАО «Пенза - GSM», в форме анкетирования, по проблеме потерь рабочего времени менеджера.

· Фактор времени, для менеджеров организации, играет значительную роль в их работе и отдыхе.

· Недостаток времени с позиций женщин и мужчин.

· Большинство респондентов отметило, что система распределения и использования своего времени, нуждается в усовершенствовании.

3. Практические рекомендации по эффективному использованию фактора времени

3.1 Общие выводы по исследуемой проблеме

Подводя черту всему вышесказанному в предыдущих разделах, и на основе данных сводных таблиц (Приложение Б),можно заметить: эффективность выполнения работы зависит от того, как сам менеджер распределит своё время, на выполнение отдельно взятой задачи, которая в свою очередь доведёт до желаемого результата. Разработка же самой системы планирования времени должна решаться индивидуально не только на данном предприятии (ЗАО «Пенза - GSM»), но вообще на всех предприятиях, организациях, фирмах города. Необходимым условием этой разработки и её эффективности служит должное распределение времени на работу, семью и досуг. Пока человечество не научится планировать своё время; чётко формулировать цели и задачи; принимать наиболее верные решения - данная проблема никогда не перестанет быть актуальной. При решении данной проблемы огромную роль играет мотивирование сотрудника, побуждающее его добиваться поставленных целей, путём удовлетворения своих мотивов. Важным, а мой взгляд, является то, что методы, наиболее часто применяемые руководством для мотивирования сотрудников, не считаются самыми действенными. Вероятной причиной этого несовпадения может являться то, что на предприятии не проводится анализ мотивации персонала и подбор подходящих стимулов. Этой же причиной объясняется и то, что руководители не предпринимают видимых шагов для повышения мотивации. Следствием этой причины может быть падение профессиональных качеств менеджера, а следовательно они не будут стремиться к эффективному использованию своего времени. Для того, чтобы этого не произошло, я совместно с менеджером ЗАО «Пенза - GSM», разработали основные мероприятия, восстанавливающие не только мотивацию персонала, Нои использование полного рабочего дня на повышение рационального пользования своим временем. Мы выделили 3 направления:

1. Старание «выращивать» кадры внутри самой организации.

2. Все работники должны попытаться сохранить тот человеческий капитал, который у них есть.

3. Руководство должно, совместно со всеми сотрудниками, попытаться выстроить достаточно стройную систему дублёров, то есть привлечение студентов к работе, для проведения каких - либо исследований; агитаций; для анализа конкурентоспособности организации и т. д.

Для себя мы сделали следующий вывод, что чем выше мотивация персонала, тем больше он будет уделять времени для планирования своего рабочего дня, на основе тех мотивов, которые больше всего побуждают к действию.

После того, как организация этого достигнет, будет заметно повышаться квалификация всех сотрудников компании, для более успешной работы и достижения поставленных организацией целей.

Исходя их этого, следует сделать ещё один вывод: чем большую ценность для организации представляет работник, который эффективно использует свои полномочия и время, тем больше организация подстраивается под его рабочее расписание. То есть заинтересованность в том или ином специалисте, у руководителя повышает внимание за выполнением его поручений и усиливает концентрацию на технике личного планирования времени данного сотрудника.

А отсюда напрашивается ещё один вывод, что организация тем самым, как бы экономит на человеке, который уделяет определённое время для повышения своей квалификации и работоспособности.

3.2 Рекомендации менеджеру по правильному распределению времени

Проделав исследование, по проблеме потерь рабочего времени менеджера организации ЗАО «Пенза - GSM», основываясь на общие выводы по анализу денной проблемы, мною и менеджером по продаже, были разработаны рекомендации по правильному распределению времени. Они были разработаны с учётом наиболее важных, по - нашему мнению, качеств руководителя:

Ш Навыков формирования управленческой команды;

Ш Стратегическое видение выхода из любой ситуации (безусловно, с победой);

Ш Умение управлять этими стратегическими изменениями.

Следствием из этого является, необходимость повышения квалификации сотрудников данной организации для более успешной работы и достижения поставленных целей.

Выходом из проблемы потери времени является то, что менеджеру необходим набор теоретических и практических знаний, которые он применять для повышения эффективности работы своего предприятия. При неэффективном использовании своего времени мы теряем рабочие минуты, а ведь на самом деле проходит жизнь. А она нам дана один раз. И, именно поэтому так много внимания уделяется нашему вперёд бегущему времени, разумному использованию этого, так незаметно ускользающего ресурса. Управлением своим временем люди пытаются заниматься постоянно, а особенно это необходимо тем, кто занимается управленческой работой. Основываясь на этом, были разработаны следующие рекомендации:

ь Грамотно распределяйте своё рабочее время, продумывая разнообразные пути решения поставленных задач. А это и есть основа повышения эффективности работы любой уважающей себя компании. Помните, что это выгодно не только компании, но и для вас самих, поскольку это позволяет вам выполнить работу с наименьшими физическими затратами, что придаст вам высокое удовлетворение в достигнутом результате.

ь Из первой рекомендации можно извлечь ещё одну: надо учитывать уже использованное вами время, для того чтобы оценить правильность выполнения поставленной задачи, подсчитать затраты и в следующий раз попытаться их минимизировать.

ь Не забывайте о значимости такой проблемы, как мотивация. Суть заключается в том, что не стоит откладывать важные дела на лёгкие и неважные дела; мотивируя тем, что потом дойдёт дело и до важных дел.

ь После того, как вы учли выше приведённые рекомендации, следует конкретно определить для себя, сколько времени вы потратите на достижение того результата, ради которого вы взялись за планирование своего рабочего дня, но также не следует забывать о значимости этого результата, полезен ли он вам будет или нет.

ь При правильном распределение времени не стоит забывать и о перераспределении полномочий на своих сотрудников, так как это поможет вам избежать лишних затрат времени. Тем самым вы сможете заниматься делами, которые гораздо важнее тех, что вы делегировали.

ь Заключительным этапом может служить и то, что при возникновении каких - либо трудностей или проблем, когда вам необходимо выбрать оптимальное решение, не торопитесь, проанализируйте все возможные пути выхода из возникшей проблемы.

Разработанные рекомендации были представлены всем опрошенным респондентам. Каждый из них, как выяснилось уже после проведения исследования, определил для себя определённые границы использования времени и пытается их придерживаться.

Все эти рекомендации направлены на повышение конкурентоспособности организации ЗАО «Пенза - GSM» на рынке города Пензы.

§ Любая система использования фактора времени имеет свои воздействия на персонал и организацию в целом.

§ Мотивирование персонала, как побудитель к достижению цели за короткий промежуток времени.

§ Для избежания потерь рабочего времени менеджера необходим набор теоретических и практических знаний, для повышения эффективной работы.

Заключение

В данной курсовой работе была поднята проблема потерь рабочего времени менеджера. По этой проблеме была разработана анкета, по данным которой был проведен точный анализ, составлены сводные таблицы. Я составила диаграммы на более интересные вопросы, разработаны рекомендации и предложены мероприятия по устранению этой проблемы на основе данных сводных таблиц.

Подводя итог всей работы, проблема нехватки времени остаётся актуальной и в настоящее время. Все методы по устранению этой проблемы должны быть направлены на максимальное вовлечение людей, обладающих знаниями, в решении общих задач организации, в процессе принятия наиболее верных решений.

В работе было выявлено, что на эффективное использование времени влияет мотивированность самих сотрудников.По мере роста взаимозависимости и сложности среды, в которой работает организации, увеличивается значение формирования и оптимального использования потенциала каждого работника организации к непрерывному обучению персонала, по эффективности распределения времени с помощью: тренингов, семинаров и т. д.

Делая вывод по всей работе, можно предположить, что мотивация использование фактора времени ряда сотрудников коллектива, отличается неконструктивной структурой и, вследствие этого является препятствием качественного и точного выполнения своих профессиональных обязанностей. В связи с этим, проведение организационно-воспитательных мероприятий в коллективе, с целью коррекции и изменения структуры правильного использования рабочего времени в отдельных группах сотрудников, может улучшить трудовые показатели и психологический климат в коллективе.

Результаты данной работы и точный анализ этих данных были согласованы с сотрудниками организации ЗАО «Пенза - GSM».

Также при написании работы, кроме данных анкеты, мною была использована различная литература, найдены и представлены в работе те понятия и термины, которые непосредственным образом связаны с правильным распределением времени. Определения этих терминов и понятий можно увидеть в следующем разделе (глоссарий).

Правильное использование рабочего времени, неоднократно повторяясь со временем, становится чертами личности человека. Заканчивая свою работу, хотелось бы подвести итог словами П. Сенге: «Обучающаяся организация - это новый ресурс конкурентоспособности, но, кроме того, это новый подход к работе».

После написания курсовой работы, мною были написаны тезис и статья, с кратким содержанием всей работы, актуальностью проблемы, путями выхода из неё.

Глоссарий

Время - самый ценный капитал и самый дефицитный ресурс.

Время работы - период, в течение которого выполняется работа, соответствующая тем или иным функциям управления.

Делегирование - это средство, с помощью которого руководитель распределяет среди работников организации управленческие задачи, выполнение которых необходимо для достижения поставленных целей.

Знание техники личной работы - знание правил и приёмов личной работы и умение ими пользоваться.

Карьера - это успешное продвижение в области общественной, служебной, научной деятельности.

Квалификация - специальные навыки, помогающие добиться вершин в своей профессии.

Контроль решения - своевременное нахождение возможных отклонений от заданной программы реализации решения, а также своевременное принятие мер по их ликвидации.

Мотивирование - это процесс воздействия на человека с целью побуждения его к определенным действиям с помощью определенных мотивов.

Организация труда - определённый порядок построения и осуществления трудового процесса взаимодействия работников со средствами производства и друг с другом для достижения заранее поставленной цели трудовой деятельности.

Ответственность - обязательство работника выполнять делегированные ему задачи и отвечать за результаты своего труда.

Планирование - стадии процесса управления, на которой определяются цели деятельности, необходимые для этого средства.

Полномочия - право распоряжаться ресурсами и определять действия работников организации.

Постановка цели -ориентация и концентрация сил и активности на том, что должно быть достигнуто.

Приоритет - преобладающее, первенствующее значение чего - либо.

Работа - деятельность, способствующая выполнению жизненных целей и задач, обеспечивающая при этом общественное положение и необходимое материальное обеспечение.

Решение - результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения цели.

Рынок труда - сфера свободного движение рабочей силы.

Скорочтение - это результат особой техники и систематической тренировки.

Способности - индивидуально устойчивые свойства человека, определяющие его успехи в различных видах деятельности.

Тезисы - сжатое изложение основных идей выступления.

Список литературы

1. Бекетов Е. Как эффективно использовать время // ЭКО. - 2002-№4.

2. Вудкок М., Френсис Д. Раскрепощённый менеджер. Дело Лтд.: Москва - 2004.

3. Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках (Советы людям как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. - М.: Интерэкспрес, Инфра - М , 1995.

4. Королёва Е., Моргунов Е. Время под контролем// Управление персоналом, 2002 -№7.

5. Магура М.И. Чему и как учить руководителей// Управление персоналом, 2003 - №2.

6. Макаревич Л.М. Эффективно используйте своё и чужое время //Менеджмент в России и за рубежом, 1999 - №2.

7. Менеджеру нужен сплав теоретических и практических знаний. Интервью с С.А. Екосаревым.// Управление персоналом, 2003 - №2.

8. Менеджер вынужден работать в рамках тех правил, которые диктует государство и бизнес// Управление персоналом,2003 - №6.

9. Ниссен М., Воутилайнен Э.Время руководителя: эффективность использования . Пер. с фин. - Экономика, 1989.

10. Резник С.Д. Как беречь время. Практические советы деловому человеку. - Пенза: «Олимп»1991.

11. Резник С.Д., Удалов Ф.Е., Соколов С.Н., Бондаренко В.В. Персональный менеджмент. Учебник. - Москва: Инфра - М 2002.

12. Резник С.Д., Соколов С.Н., Бондаренко В.В. Персональный менеджмент. Тесты и конкретные ситуации. Практикум. - Пенза: ПГАСА, 2001.

13. Резник С.Д. Управление персоналом: Учебное пособие по курсу «Управление персоналом», кн. 1 Менеджер и его команда - Пенза; ПГАСА 1996.

14. Референт - подбор и поведение. Интервью с Литовченко С.Е. // Управление персоналом,2002 - №8.

15. Сделай прорыв - обгони время. Руководитель отдела рекламы ШРЧ Е. Винничек // Управление персоналом,2003 - №2.

16. Сурков С. А. Работа с персоналом: зависимость значимости от времени.// Управление персоналом, 2003 - №3.

17. Труд руководителя - М.: Экономика, 1996

18. Ушаков Л. Время - ваш лучший инструмент.// Управление персоналом, 2004 - №6.

19. Форсайт П. Делу - время: Как правильно распоряжаться временем. Пер. с англ. З.А. Красневской - Минск: Амалфея, 2004.

20. Шейнов В.П. Как управлять другими. Как управлять собой: 2-е изд., доп. - Минск: Амалфея, 2005.

Размещено на Allbest.ru