Методика розроблення номенклатури справ підприємства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

1. Поняття "номенклатура справ"

2. Розроблення номенклатури справ. Основні принципи

3. Методика складання НС

4. Порядок оформлення зведеної НС та НС структурного підрозділу

5. Особливості оформлення НС

Висновок

Література

Додаток



Вступ

Тема контрольної роботи "Методика розроблення номенклатури справ підприємства" з дисципліни "Діловодство".

Безсумнівно, в епоху інформаційного суспільства систематизація документів -- матеріальних носіїв інформаційної складової -- та їх групування у справи є актуальним питанням управління загалом та організації роботи з документами зокрема. Важелем урегулювання цих питань виступає номенклатура справ.

Мета роботи - ознайомитися з методикою розроблення номенклатури справ на підприємстві.



1. Поняття "номенклатура справ"

Номенклатура справ (далі -- НС) -- це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються у діловодстві, із зазначенням строків зберігання (ст. 1 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" 24 грудня 1993 року № 3814-ХІІ). У ДСТУ 2732-2004 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять" зазначено, що номенклатура справ -- це систематизований перелік справ, до якого входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням строку їх зберігання.

НС є обов'язковим для кожного підприємства, установи, організації (далі -- підприємство) інформаційним довідником, який складають для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду, відомчого архіву, архіву підприємства.

За сферою використання виокремлюють типову, примірну та індивідуальну номенклатури справ.

Типова НС має нормативний характер, тобто обов'язковий для впровадження без жодних винятків. Вона передбачає:

- типовий склад справ для підприємства, однорідних за характером діяльності та структурою;

- єдину систему індексації документного масиву.

Примірна НС установлює примірний склад справ для підприємств, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендований характер.

Типові та примірні НС створюють органи вищого рівня для підприємств, що належать до сфери їх відомчого підпорядкування. Вони використовуються цими підприємствами як навчально-методичні посібники під час складання індивідуальних НС.

Незалежно від наявності типової чи примірної НС, кожне підприємство повинне мати індивідуальну НС, де встановлено перелік справ, які утворюються за час діяльності конкретного підприємства, систему індексації справ, строки їх зберігання.

Залежно від обсягу документного масиву, включеного до систематизованого переліку, виокремлюють зведену НС (додаток) та НС структурного підрозділу. Форми цих НС подано у Правилах роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16.

Зведена НС підприємства на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності зазвичай складається з НС окремих структурних підрозділів та первинних громадських організацій, що діють на підприємстві. Відповідальність за складання зведеної НС покладається на службу діловодства за участю архіву підприємства.

НС структурного підрозділу розробляє посадова особа, відповідальна за ведення діловодства в структурному підрозділі, із залученням інших провідних фахівців, погоджує керівник архіву підприємства, а підписує таку НС керівник структурного підрозділу.

2. Розроблення номенклатури справ. Основні принципи

номенклатура справа діловодство юридичний

Технологію створення НС унормовують Методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ (К., УНДІАСД, 1997).

Взірцем може слугувати низка примірних НС, розроблених для галузевого використання, як от: Примірна номенклатура справ апарату районної державної адміністрації області, затверджена наказом Держкомархіву України від 16 листопада 2004 року № 122; Примірна номенклатура справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, затверджена наказом Держкомархіву України від 18 лютого 2003 року № 24; Примірна номенклатура справ державних нотаріальних контор, затверджена наказом Міністерства юстиції України від 9 листопада 2000 року № 56/5 тощо. Утім, навіть за наявності примірної НС, складаючи індивідуальну НС, слід врахувати специфіку конкретного підприємства, зміну видів його діяльності. НС треба постійно вдосконалювати: доповнювати, коригувати, перезатверджувати (зазвичай на початок діловодного року).

Розроблюючи НС, слід:

- забезпечувати належну організацію обліку, систематизації, опису, зберігання і пошуку документів;

- застосовувати індексації документів, яка забезпечує внесення до відповідних розділів НС змін, доповнень та виправлень;

- забезпечувати уніфікацію індексів справ.

Складання номенклатури справ може ґрунтуватися на двох принципах -- структурному та функційному.

Відповідно до структурного принципу, групування документи здійснюється за чітко встановленим штатним розписом чи переліком структурних підрозділів. У такому разі розділами класифікаційної схеми є назви структурних підрозділів: адміністрація, канцелярія, бухгалтерія, відділ кадрів, економічний відділ, плановий відділ тощо. Відразу після адміністративного відділу (загального, дирекції) зазначають службу діловодства!

Переважним чином такий тип побудови номенклатури справ обирають за чітко встановленої організаційної структури підприємства, побудованої за лінійним принципом.

Фрикційний (за напрямом діяльності) використовується, коли розподіл посадових обов'язків у організації здійснюється не за лінійним, а за функціональним або лінійно-функційним принципом. Підзаголовками у такому разі є управлінські функції і галузі, які розміщуються за ступенем важливості:

- розпорядча діяльність;

- організація управління;

- планування;

- фінансування;

- кредитування;

- інвестування;

- кадрове забезпечення;

- збут та постачання тощо.

Такий тип побудови зведеної НС доцільний на підприємствах, де немає поділу на структурні підрозділи, а розподіл повноважень відбувається на рівні посадових осіб (здебільшого це суб'єкти господарської діяльності недержавної власності).

Розділи і підрозділи зведеної НС, побудованої за функційним принципом, де відображена діяльність організації в цілому та її окремих галузей, доцільно розміщувати за ступенем їх вагомості.

НС може складатися за змішаним принципом. Наприклад, розділами класифікаційної схеми примірної НС нотаріальних контор, побудованої таким чином, можуть бути:

Адміністративно-господарська діяльність -- 01.

Вчинення нотаріальних дій -- 02.

Архів -- 03.

3. Методика складання НС

НС складають на підставі вивчення функцій і напрямків діяльності підприємства. Для цього використовують положення (статути) про підприємство та його структурні підрозділи; штатні розписи; типові або примірні НС; індивідуальні номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; типовий та відомчі (галузеві) переліки документів із зазначенням строків їх зберігання, враховуються завдання підприємства на наступний рік.

На початковому етапі розроблення НС визначають та уточнюють організаційну структуру, функції структурних підрозділів підприємства, на які буде поширюватися дія НС, принципи розподілу повноважень під час виконання ними управлінських функцій.

На другому етапі проводиться вивчення та узагальнення інформації зібраних нормативно-методичних документів, вивчення складу та змісту документів, які утворюються у структурних підрозділах.

Після проведення підготовчих робіт укладачі обирають класифікаційну схему номенклатури справ, яка може бути побудована за структурним або функційно-виробничим принципом. За наявності в організації, на яку поширюється дія НС, структурних підрозділів, зазвичай обирається структурна схема побудови НС, розділами якої стають назви структурних підрозділів, розташовані відповідно до штатного розпису.

Далі формують заголовки справ у номенклатурі структурного підрозділу, упорядковуючи їх розміщення за ступенем важливості вирішуваних питань, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Зазвичай першою розміщується група справ, до якої входять документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самого підприємства (накази, рішення, розпорядження тощо), планово-звітна документація і листування. У розділі "Листування" вміщують справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Відповідно до сформованих заголовків справ за Переліком типових документів проставляють строки зберігання документів із посиланням на номер статті за переліком.

НС структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться службою документаційного забезпечення підприємства в єдину (зведену) номенклатуру справ підприємства. При цьому НС первинних громадських організацій вміщують наприкінці зведеної номенклатури справ.

До НС включають заголовки всіх справ, які утворюються на підприємстві та її громадських органах. Заголовки друкованих видань до номенклатури справ не долучають.

У заголовках справ, що включають документи з одного питання, але не пов'язані послідовністю його ведення, вживається термін "документи", а після нього в дужках наводяться основні види документів справи

4. Порядок оформлення зведеної НС та НС структурного підрозділу

Зведену НС державного підприємства складають у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом або органом вищого рівня, якщо на підприємстві не створюються документи для Національного архівного фонду України.

- Перший (контрольний) примірник зведеної НС зберігають у службі діловодства підприємства.

- Другий передається до архіву підприємства для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах.

- Третій надсилається до відповідного державного архіву або органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ.

- Четвертий розподіляється за розділами між структурними підрозділами підприємства.

Підприємства недержавних форм власності можуть складати зведену НС у трьох примірниках, а якщо в них немає структурного поділу -- у двох примірниках.

НС структурного підрозділу підприємства складають у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково проставляються гриф погодження з експертною комісією (далі -- ЕК) і керівником архіву підприємства (посадовою особою, відповідальною за архів).

- Перший (контрольний) примірник НС зберігається в структурному підрозділі.

- Другий примірник передають до служби діловодства підприємства.

- Третій примірник використовують для формування справ і пошуку необхідних документів.

Зведену НС підприємства, як і НС структурних підрозділів, щорічно не пізніше грудня переглядають і уточнюють. Після внесення змін їх передруковують та затверджують у керівника підприємства (структурного підрозділу) та впроваджують з 1 січня нового року. У разі створення, реорганізації, відкриття нових напрямків діяльності вносять зміни чи затверджують нову НС. Зазвичай під час оформлювання НС резервують додаткові індекси справ, залишаючи вільні місця, з метою внесення змін та доповнень, які виникають у разі виробничих потреб. Процедура погодження з архівними підприємствами у такому випадку обов'язкова.

Зведена НС підлягає погодженню з відповідним державним архівом або органом вищого рівня один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи підприємства.

Зведену НС погоджують з ЕК установи та експертно-перевірною комісією (далі -- ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджують у керівника підприємства.

Державні підприємства, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, погоджують зведені номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня.

Підприємства з недержавною формою власності після першого повідомлення відповідного державного архіву про створення НС надалі погоджують її з власною ЕК і затверджують підписом керівника підприємства.

Наприкінці року особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, додає до НС підсумковий запис про кількість і категорії справ, фактично сформованих за рік у структурному підрозділі. Керівник служби діловодства подає таку ж інформацію про кількість справ підприємства загалом. Підсумковий запис зведеної НС засвідчує укладач (керівник служби діловодства) та керівник архіву підприємства (особа, відповідальна за архів).

5. Особливості оформлення НС

Текстову частину НС складають у формі таблиці, графами якої є:

- індекси справ;

- заголовки справ;

- строки зберігання та номер статті за переліком;

- примітки.

До цього переліку в індивідуальних НС може додаватися також графа "Кількість справ".

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення, зроблене арабськими цифрами, -- індекс справи. Індекс справи в номенклатурі складається відповідно до штатного розпису або переліку структурних підрозділів та порядкового номера справи в межах підрозділу.

У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставлять на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо. Окрім розділів номенклатура справ може містити підрозділи. Індексування розділів відповідно до встановлених у діловодстві норм здійснюють арабськими цифровими позначками, розташовуючи їх від більшого до меншого. Так, розділ 01 "Розпорядча діяльність" може містити підрозділ 01.1 "Керівництво", до складу якого входять заголовки справ з індексами 01.1-01, 01.1-02, 01.1-03 тощо.

Після виконання документи групують у справи, яким присвоюються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Формування заголовків справ можна здійснювати за такими ознаками:

- номінальна -- формується за назвою виду документа, тобто до такої справи включено документи однієї видової назви, наприклад, протоколи;

- авторська -- до цієї справи долучають документи однієї тематики;

- кореспондентська -- на кожного кореспондента формується справа з листування, договірної діяльності, збуту, постачання однієї особи або організації;

- географічна -- класифікується як різновид кореспондентської, але в її основу покладено територіальні ознаки;

- хронологічна -- вміщує документи, згруповані за певний період діяльності, скажімо, бухгалтерську звітність.

Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона формується. Заголовок справи складається з:

- назви виду справи (листування, журнал) або різновиду документів (накази, протоколи);

- назви підприємства та структурного підрозділу, у якому створені документи;

- назви підприємства або структурного підрозділу, яким адресовані або від яких одержані документи;

- короткого змісту документів справи;

- назви регіону або країни, з якими пов'язаний зміст документів справи;

- зазначення періоду, до якого належать документи справи (дата);

- інформації про наявність копій документів у справі.

Наприклад, можливі такі заголовки:

Листування з Торгово-промисловою палатою України про зовнішньоекономічну діяльність підприємств недержавної форми власності за 2010 рік.

Журнал реєстрації вхідних документів (повна назва організації) за 2010 рік.

Довідки фінансового управління Міністерства праці та соціальної політики України про заробітну плату працівників міністерства, видані в 2010 році (копії).

У заголовках судових, особових та інших справ, слідчих матеріалів, де вміщено документи, які висвітлюють послідовне ведення одного конкретного питання, вживається термін "справа".

Наприклад:

Справа про притягнення до адміністративної відповідальності директора торгово-виробничої компанії "Алекс" Потовського О. Д. у зв'язку із систематичною несплатою податків.

Особова справа Володимира Івановича Постойка.

У заголовках справ, що включають документи з одного питання, але не пов'язані послідовністю його ведення, вживається термін "документи", а після нього в дужках наводяться основні види документів справи.

Наприклад:

Документи (розрахунки, аналізи, довідки) про стан і вдосконалення оплати праці, застосування різних форм оплати праці; про темпи росту продуктивності праці та середньої заробітної плати.

Термін "документ" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного або розпорядчого акта. Наприклад:

Документи до Закону України "Про діловодство".

У заголовках справ, де розглядається листування, зазначають кореспондента та короткий зміст документів.

Наприклад:

Листування з Міністерством праці і соціальної політики України стосовно змін до фінансування Центру соціально-трудової реабілітації інвалідів.

У заголовках справ, де розглядають листування з однорідними кореспондентами, їх не перелічують, а зазначають лише загальну видову назву.

Наприклад:

Листування з навчальними закладами про умови оплати за навчання у вузах, технікумах і виплату коштів молодим спеціалістам.

У заголовках справ, де вміщено листування із різними кореспондентами, їх не зазначають.

Наприклад:

Листування про збут і постачання продукції.

Якщо зміст справи стосується однієї адміністративно-територіальної одиниці, то в заголовку справи їхні індивідуальні назви не зазначають.

Наприклад:

Листування про одержання сировини з Донецького регіону.

Якщо зміст справи стосується однієї адміністративно-територіальної одиниці (населеного пункту), її (його) назва наводиться в заголовку справи.

Наприклад:

Листування з Донецьким теплокомуненергозбутом з приводу постачання теплообмінників.

Назви населених пунктів наводяться у такому порядку: село (селище), місто, район, область (Автономна Республіка Крим).

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначають період (місяць, квартал, рік), у якому створені документи.

Наприклад:

План організаційно-технічних заходів підприємства на 2008 рік.

Річний звіт (ф. І-ПВ) про стан умов праці, пільги та компенсації за роботу в несприятливих умовах.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, то спочатку формулюють її загальний заголовок, а потім, якщо потрібно, додають заголовки кожного тому (частини), що уточнюють зміст загального заголовка.

Наприклад:

Контракти, договори про прийом на роботу, переведення, звільнення робітників і службовців

Том 1. Службовці.

Том 2. Робітники.

До зведеної номенклатури справ підприємства долучають:

- назви справ, що фактично сформовані в діловодстві та відображають усі документовані ділянки роботи підприємства, у тому числі справи тимчасово діючих органів підприємства, наприклад, справи ліквідаційної комісії;

- не завершені в діловодстві справи, що надійшли від підприємств-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ;

- справи, які формувалися впродовж кількох років (наприклад, протоколи засідань керівних органів первинних громадських організацій), або якщо їх вирішення триває більше одного року, і такі справи долучають до зведеної номенклатури справ кожного року впродовж усього терміну їх ведення або формування;

- одну чи кілька справ із грифом "Для службового користування", якщо в діяльності підприємства створюється незначна кількість документів із цим грифом. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕПК".

До номенклатури справ не включають:

- друковані видання;

- довідники (у тому числі телефонні);

- бюлетені;

- реферативні журнали;

- експрес-інформацію.

Заповнення графи "Строк зберігання і номер статей за переліком" залежить від наукової та історико-культурної цінності документів відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головархіву України від 20 липня 1998 року № 41 та відомчих (галузевих) переліків документів (наприклад, Перелік документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 8 грудня 2004 року № 601), переліків документів, які підлягають переданню на архівне зберігання, укладених відповідно до Методичних рекомендацій щодо порядку віднесення юридичних осіб до джерел формування НАФ та укладання списків (схвалено протоколом засідання Методичної комісії Держкомархіву України від 14 липня 2005 року № 2, К, 2005) та Методичних рекомендацій щодо порядку подавання документів юридичних осіб і громадян на експертизу цінності та організації її проведення з метою віднесення документів до Національного архівного фонду України (К., Головархів, 1999) та створеного на основі типового (галузевого) переліку документів підприємства, затвердженого його керівником.

Зазначені строки зберігання документів ЕК обов'язково уточнюють та перевіряють під час проведення експертизи цінності документів за Переліком типових документів із зазначенням строків зберігання або ж за переліком документів підприємства, створеним на основі типового. При цьому керуються Методичними рекомендаціями щодо складання відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням термінів їхнього зберігання (К, УНДІАСД, 1997).

Для документів, котрі не передбачені чинними переліками, строки зберігання встановлюються на підставі їх вивчення експертною комісією центрального або місцевого органу державної влади, центрального органу об'єднання громадян за погодженням з Центральною експертно-перевірною комісією (далі -- ЦЕПК) Держкомархіву України або ЕПК державних архівів України, областей, міст Києва і Севастополя, ЕК підприємств.

У такому разі в номенклатурі справ роблять примітку: "Термін зберігання встановлений (назва ЕПК державного архіву, протокол №_від_)".

Функціонування зазначених вище комісій урегульовують, зокрема, за допомогою:

- Примірного положенням про експертну комісію об'єднання громадян, релігійної організації, а також підприємства, установи, організації, заснованої на приватній формі власності, затвердженого наказом Держкомархіву України від 30 квітня 2002 року № 64;

- Положення про Центральну експертно-перевірну комісію Державного комітету архівів України, затвердженого наказом Держкомархшу України від 19 липня 2005 року № 94;

- Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної державної адміністрації, архівного відділу міської ради, затвердженого наказом Держкомархіву України від 17 лютого 2003 року № 23;

- Типового положення про експертну комісію державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 29 січня 2003 року № 16.

Постійний строк зберігання мають справи, у яких відображено основні напрями діяльності організацій. Його доцільно встановлювати також для справ, котрі складаються з документів, надісланих місцевими організаціями до центральних органів державної виконавчої влади, об'єднань громадян.

Якщо справи, передбачені НС, складаються з документів, надісланих організаціями районної, міської ланки до вищих органів (Автономної Республіки Крим), обласної ланки, то вони повинні мати тимчасові терміни зберігання. Постійно зберігатися будуть аналогічні справи, які були створені в організаціях Автономної Республіки Крим чи обласної ланки. Важливе значення для визначення термінів зберігання, передбачених НС, має виявлення дублетних справ, щонайперше тих, які надсилаються з підлеглих організацій до вищих галузевих органів, а також вирішення питання, від якої категорії організацій ці справи будуть надходити до складу Національного архівного фонду України (НАФ).

При надходженні до одного державного архіву справ вищої та підпорядкованих організацій на зберігання приймаються справи від вищої організації.

Якщо справи надходять до різних державних архівів, (наприклад, вищої організації -- до центрального державного архіву, а підпорядкованих -- до обласних державних архівів), то ці справи повинні включатися до складу НАФ у архівних фондах обох організацій.

Ця вимога не поширюється на справи, які складаються з документів, надісланих із вищої організації, а також на справи, що складаються з документів, які не стосуються основної діяльності організацій (органів управління).

Окрім постійного і тимчасового термінів зберігання, для деяких справ практичного значення можуть також встановлюватися такі терміни, як "Доки мине потреба" або "До заміни новими". Ці справи зазвичай складаються з документів, надісланих із вищих організацій до підпорядкованих їм, і містять у собі інструкції, методики роботи тощо, які чинні протягом тривалого часу.

Постійний строк зберігання мають справи, у яких відображено основні напрями діяльності організацій. Його доцільно встановлювати також для справ, котрі складаються з документів, надісланих до об'єднань громадян.

Крім того, тривалі строки зберігання справ, котрі складаються з документів, що мають практичне значення, можуть супроводжуватися такими примітками, як "За умови закінчення терміну угоди", "Після закінчення розрахунків", "Після закінчення ревізії" тощо.

Для деяких справ тимчасового зберігання у номенклатурі проставляється позначка "ЕПК", яка означає, що окремі документи зі складу цих справ можуть бути відібрані до складу НАФ для постійного зберігання. У цих випадках проводять додаткову експертизу цінності справ, і остаточне рішення приймає ЕПК відповідної державної архівної установи.

Позначку "ЕПК" проставляють у НС у випадках, передбачених Типовим або відомчим (галузевими) переліками документів, а також коли складно визначити конкретні строки зберігання тієї чи іншої справи, що вміщує різні документи.

Позначку "ЕПК" у НС доцільно використовувати тільки у випадках, коли від неї не можна відмовитися.

У графі "Примітки" обумовлюються такі питання:

- особливості формування справ, встановлення строків їх зберігання;

- внесення нових справ;

- перехідні справи;

- відомості посадових осіб, відповідальних за формування справи;

- передання справи в архів підприємства або іншим установам для продовження ведення справи.

У цій графі можуть обумовлювати недоцільність надходження тих чи інших справ на державне зберігання.

Гриф затвердження проставляється на титульному аркуші НС. Якщо обсяг номенклатури справ незначний (до 5 аркушів), титульний аркуш не оформлюють, гриф затвердження в такому разі розташовують на першому аркуші номенклатури.

Гриф погодження згідно з ДСТУ 4163-2003 розміщується на останньому аркуші НС під реквізитом "Підпис укладача".

Для полегшення користування НС супроводжують методичними рекомендаціями (вказівками) щодо її застосування, як от Методичні вказівки із застосування Примірної номенклатури справ апарату районної державної адміністрації області, затверджені наказом Держкомархіву України від 16 листопада 2004 року № 122.

У рекомендаціях роз'яснюють призначення номенклатури справ, особливості її побудови, розкривають специфіку застосування НС залежно від обраної схеми побудови, а також порядок розділів та справ усередині номенклатури, порядок виключення другорядної та довідкової документації, а також правила вміщення до НС різних категорій справ, наприклад, окремих категорій справ структурних підрозділів. Цим внутрішнім нормативно-методичним документом фіксують принципи формування документів у справи в діловодстві цієї організації.

Обов'язковими і можливими реквізитами індивідуальної номенклатури справ є зображення державного герба (01), зображення емблеми (02), код організації (04), код форми документа (05), назва організації вищого рівня (06), назва організації (07), назва структурного підрозділу (08), назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), місце складення чи видання документа (14), гриф затвердження (17), заголовок до тексту (19), текст (21), підпис (23), гриф погодження (24), візи (25).



Висновок

Складання НС -- відповідальний етап в організації діловодства, покладений в основу багатьох документ-них операцій: документообігу, реєстрації, оперативного зберігання, пошуку і, безумовно, має перспективне спрямування в організації роботи з документами, унеможливлює хаотичне зберігання документів, сприяє оперативному використанню управлінської інформації, вміщеної в документах.



Література

1. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. -- Чинний від 1995-07-01. -- К.: Держстандарт України, 1994. -- 53 с.

2. ДСТУ 2737-94. Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення. -- Чинний від 1995-07-01. -- К.: Держстандарт України, 1994.

3. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. -- Чинний від 1995-01-01. -- К.: Держстандарт України, 1994.

4. ДСТУ 2395-94. Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів для індексування. Основні вимоги. -- Чинний від 1995-01-01. -- К.: Держстандарт України, 1994.

5. ДСТУ 2394-94. Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначення. -- К.: Держстандарт України, 1994. -- 89 с.

6. ДСТУ 2628-94. Системи оброблення інформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення. -- Чинний від 1995-01-07. К.: Держстандарт України

7. Новий Національний стандарт України "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" (ДСТУ 2732:2004) розроблено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України на заміну першого термінологічного державного стандарту України з архівної справи та діловодства ДСТУ 2732-94 й затверджено наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 травня 2004 р. № 97. Стандарт набув чинності 1 липня 2005 року.

8. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник - К, Знання, 2006



Размещено на Allbest.ru