Этапы разработки и принятия управленческого решения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Этапы разработки и принятия управленческих решений

Каждый день люди принимают решения - большие и малые, связанные с бизнесом, с личными и общественными делами. Своевременное принятие правильного решения - главная задача любого руководителя. Неправильное решение может дорого стоить организации, иметь определенные последствия. Поэтому важно, чтобы процесс принятия решений был хорошо известен любому руководителю.

Принятие решений - это важный компонент делового успеха. Вот почему необходимо знать факторы эффективности, методы и принципы принятия решений.

Процесс управления связан с непрерывной разработкой и принятием решений. Решения вырабатываются в каждом цикле управления, на всех его стадиях и при выполнении каждой функции. Задача по принятию решений, в конечном счете, сводится к согласованию целей отдельных исполнителей, координации их взаимодействий. Именно по средствам принятия и реализации решений осуществляется сам процесс управления.

Управленческое решение - это результат конкретной управленческой деятельности менеджмента. Принятие решений является основой управления. Выработка и принятие решений - это творческий процесс в деятельности руководителей любого уровня, включающий:

выработку и постановку цели;

изучение проблемы на основе получаемой информации;

выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возможных последствий принимаемого решения;

обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы (задачи); выбор и формулирование оптимального решения; принятие решения;

конкретизацию решения для его исполнителей.

Технология менеджмента рассматривает управленческое решение как процесс, состоящий из трех стадий: подготовка решения: принятие решения; реализация решения.

Принятие решений является одним из основных составляющих любого управленческого процесса. Процесс принятия решений очень непрост. В нем достаточно много тонкостей. В каждой организации осуществляется разработка управленческих решений, и в каждой организации практика разработки и принятия управленческих решений имеет свои особенности, определяемые характером и спецификой ее деятельности, ее организационной структурой.

Тем не менее имеется общее характерное для любого процесса принятия решений, где бы он не осуществлялся.

Это тот единый стержень, который формирует технологию разработки и принятия решений.

управленческий решение результативность

Рисунок 1 - Основные этапы разработки управленческих решений

Подготовка решений осуществляется на основании всей совокупности информации о ситуации, ее тщательного анализа и оценок.

В приведенной блок-схеме представлены основные этапы принятия решения и их технологическая последовательность (Рисунок 1). Необходимо рассмотреть их более детально.

I блок - Подготовка к разработке управленческих решений

Получение информации о ситуации. Современные технологии принятия управленческих решений позволяют при выработке и принятии управленческих решений учитывать основные аспекты взаимодействия «ситуация - ЛПР» за счет возможности использования качественных и количественных оценок как формализуемых, так и неформализуемых составляющих ситуации, в которой ЛПР осуществляет активные управленческие воздействия. Получаемая информация о ситуации принятия решения должна быть достоверной и полной. Недостоверная либо недостаточно полная информация может приводить к принятию ошибочных и неэффективных решений. Однако не меньшие трудности возникают и при наличии избыточной информации, поскольку возникает проблема отбора информации, представляющей интерес для своевременного принятия эффективного управленческого решения. Целесообразным при получении и обработке информации о ситуации принятия решения является подготовка аналитического материала, отражающего основные особенности и тенденции развития ситуации. Такой аналитический материал должен готовиться специалистами, обладающими достаточными знаниями и опытом.

Определение целей, после определения которых можно осуществлять определение факторов, закономерностей, влияющих на развитие ситуации. При принятии важных решений, последствия реализации которых могут сыграть значительную роль, цели, к достижению которых стремится организация, необходимо представлять четко. Разработаны и используются методы формирования деревьев цели, позволяющих определить иерархическую структуру системы целей, и деревьев критериев, позволяющих оценить степень достижения целей. Деревья целей широко используются при программно-целевом планировании структурами федерального уровня, промышленно-финансовыми группами при разработке крупномасштабных проектов. Четкое определение цели является неотъемлемой составляющей процесса управления. Важно при определении целей организации четко представлять возможные пути их достижения. Формирование целей организации может осуществляться руководителем, а может вырабатываться коллективно советом директоров.

Разработка оценочной системы. В процессе выработки управленческого решения большое значение имеет адекватная оценка ситуации, различных ее аспектов. Для адекватной оценки аспекта ситуации формируются индексы или индикаторы, характеризующие состояние ситуации в зависимости от изменения значений определяющих ее развитие факторов. Например, индекс Доу-Джонса - индекс акций, позволяющий оценить движение биржевых ресурсов, характеризует состояние активности на бирже. Другим видом оценки является расчет рейтингов. Так, надежность и устойчивость банков определяется с помощью рассчитываемых рейтингов. С помощью рейтингов может определяться также степень влиятельности политиков, бизнесменов, популярности ведущих спортсменов и т.д. Но одним из наиболее важных применений методов оценки является сравнительная оценка объектов, представленных на конкурс или тендер, сравнительная оценка при решении вопроса о финансировании проектов, программ. Оценочная система формируется как для индивидуальных, так и для коллективных сравнительных оценок. В состав оценочной системы входят критерии, характеризующие объект оценки; шкалы, с использованием которых оценивается объект по каждому из критериев; принципы выбора, по которым производится сравнительная оценка предпочтительности альтернативных вариантов.

Анализ ситуации, основной задачей которого является выявление факторов, определяющих динамику ее развития. Сначала проводится содержательный анализ и на качественном уровне устанавливаются основные моменты, позволяющие выявить факторы, к изменению степени и характера воздействия которых ситуация чувствительна. Чтобы иметь возможность установить динамику развития ситуации под воздействием факторов, необходимо перейти к количественным методам, вводя в рассмотрение количественные представления факторов в виде переменных. Полезен анализ и оценка устойчивости ситуации к изменению значений факторов, оказывающих влияние на ее развитие.

Диагностика ситуации. При анализе ситуации важно выделить проблемы, на которые необходимо обратить внимание. В этом и состоит задача диагностики ситуации. Необходимо правильно оценить состояние ситуации принятия решения, характер ее изменения. Адекватная диагностика ситуации способствует принятию эффективных управленческих решений.

Разработка прогноза развития ситуации. Не прогнозируя ход развития событий невозможно управлять. Очень актуальна проблема применения методов экспертного прогнозирования, ориентирующихся на работу как с количественными, так и с качественными экспертными оценками. Перспективными являются возможности использования развивающегося метода экспертных кривых, с помощью которых может быть описана динамика прогнозируемого развития объекта экспертизы.

II блок - Разработка управленческого решения

Генерирование альтернативных вариантов решений может осуществляться либо непосредственно, либо с помощью специальных экспертных процедур [5, с.178]. Процедуры генерирования альтернативных вариантов могут предусматривать специальную организацию и проведение экспертиз с использованием методов типа мозговой атаки и создание автоматизированных систем генерирования альтернативных вариантов. Технологии генерирования вариантов управленческих решений разнообразны. Это и метод аналогов, когда разработка управленческого решения основана на использовании опыта решения предшествовавших аналогичных проблем, и различные способы синтеза управленческих решений из структурированных составляющих.

Отбор основных вариантов управленческих воздействий. Технологии отсева могут быть разными. Для этого должны привлекаться высокопрофессиональные специалисты, способные отобрать альтернативные варианты решений. При отборе основных вариантов управленческих воздействий необходимо учитывать их высокую сравнительную оценку, и отсутствие дублирования.

Разработка сценариев развития ситуации. Сценарии ожидаемого развития ситуации играют важную роль при принятии управленческих решений. Одной из основных задач при разработке сценария является определение факторов, характеризующих ситуацию и тенденции ее развития, а также определение альтернативных вариантов динамики их изменения. Разработка сценариев развития ситуации производится с использованием технологий ситуационного анализа и экспертного оценивания, дающих возможность учитывать и анализировать информацию.

Экспертная оценка основных вариантов управляющих воздействий. На этом этапе выработки управленческого решения имеется много информации об основных вариантах управленческих воздействий. Экспертизы по сравнительной оценке альтернативных вариантов управляющих воздействий должны дать оценку реализуемости рассматриваемых воздействий и достижения с их помощью поставленных целей.

III блок - Принятие решения, реализация, анализ результата

Коллективная экспертная оценка. При принятии важных управленческих решений целесообразно использование коллективных экспертиз, обеспечивающих большую обоснованность и эффективность принимаемых решений. Управленческое решение получает разностороннюю оценку и аргументированность. Большое значение придается проблемам организации коллективной экспертизы с тем, чтобы обеспечить анонимность экспертных заключений, обратную связь. Коллективная экспертиза является одним из основных инструментов принятия важных управленческих решений.

Принятие решения ЛПР. Результаты экспертиз поступают к ЛПР. Они служат основной базой для принятия управленческого решения. При принятии решения ЛПР учитывает дополнительную информацию об объекте принятия решения, которая может быть доступна лишь ему как руководителю. Не исключена ситуация, когда ЛПР может не согласиться ни с одним из предложенных альтернативных вариантов. В процессе принятия коллективного решения может быть запрошена дополнительная экспертная информация от специалистов, принимавших участие в подготовке и обосновании альтернативных вариантов решений.

Разработка плана действий. Решение принято. Теперь стоит задача добиться его успешной реализации. Для этого необходимо выработать план действий. Ход реализации плана должен постоянно отслеживаться. Планирование в современной науке об управление включено в число основных функций управления.

Контроль реализации плана. Обеспечение эффективной деятельности организации предполагает непрерывный контроль за ходом реализации, принятых планов действий. Непрерывно действующий мониторинг позволяет своевременно фиксировать наметившиеся отклонения в ходе реализации плана.

Анализ результатов развития ситуации после управленческих воздействий. Реализованный план управленческих воздействий должен быть подвергнут анализу с целью оценки эффективности принятых управленческих решений и их реализации. Такой анализ должен определить слабые и сильные места принятых решений и планов их реализации, дополнительные возможности и риски, которым может быть подвергнуто достижение намеченных целей.

«Правильный» способ принимать управленческие решения -- собрать всю информацию, формализовать ее, проанализировать и, наконец, выбрать лучшую альтернативу. Но пока все это сделаешь, время ушло, решение уже и не нужно -- ситуация «сгорела». Поэтому для успешного руководителя важно уметь найти приемлемое решение на базе неполной информации в очень сжатые сроки. Вероятно, существуют идеально правильные решения для каждой ситуации, но этого нельзя проверить, да и какое из приемлемых решений лучше -- тоже никогда не будешь знать наверняка. Поэтому главное -- всегда попадать в зону приемлемых решений. Это и есть управленческий рефлекс: быстро принимать приемлемые управленческие решения на основе накопленной информации и опыта. Многое, конечно, зависит от способностей, но важнее желание и тренировка: чем чаще ты принимаешь решения, тем чаще они попадают в зону приемлемости.

Наибольший интерес представляет процесс принятия и реализации решений как последовательная смена взаимоувязанных стадий, этапов различных действий руководителя, вскрывающая технологию мыслительных действий, поисков истины и анализа заблуждений, путей движения к цели и средств её достижения.

Только такой подход позволяет понять зафиксированный акт управленческого решения , источники его происхождения.

К управленческому решению предъявляется ряд требований, к числу которых можно отнести:

1) всестороннюю обоснованность решения;

2) своевременность;

3) необходимую полноту содержания;

4) полномочность;

5) согласованность с принятыми ранее решениями.

Всесторонняя обоснованность решения означает, прежде всего, необходимость принятия его на базе максимально полной и достоверной информации. Однако только этого недостаточно. Оно должно охватывать весь спектр вопросов, всю полноту потребностей управляемой системы. Для этого необходимо знание особенностей, путей развития управляемой, управляющей систем и окружающей среды. Требуется тщательный анализ ресурсного обеспечения, научно-технических возможностей, целевых функций развития, экономических и социальных перспектив предприятия, региона, отрасли, национальной и мировой экономики. Всесторонняя обоснованность решений требует поиска новых форм и путей обработки научно-технической и социально- экономической информации, то есть формирования передового профессионального мышления, развития его аналитико-синтетических функций.

Своевременность управленческого решения означает, что принятое решение не должно ни отставать, ни опережать потребности и задачи социально- экономической системы. Преждевременно принятое решение не находит подготовленной почвы для его реализации и развития и может дать импульсы для развития негативных тенденций. Запоздалые решения не менее вредны для общества. Они не способствуют решению уже «перезревших» задач и ещё более усугубляют и без того болезненные процессы.

Необходимая полнота содержания решений означает, что решение должно охватывать весь управляемый объект, все сферы его деятельности, все направления развития. В наиболее общей форме управленческое решение должно охватывать: а) цель (совокупность целей) функционирования и развития системы; б) средства и ресурсы, используемые для достижения этих целей; в) основные пути и способы достижения целей; г) сроки достижения целей; д) порядок взаимодействия между подразделениями и исполнителями; е) организацию выполнения работ на всех этапах реализации решения.

Важным требованием управленческого решения является полномочность (властность) решения - строгое соблюдение субъектом управления тех прав и полномочий, которые ему предоставлены высшим уровнем управления.

Сбалансированность прав и ответственности каждого органа, каждого звена и каждого уровня управления - постоянная проблема, связанная с неизбежным возникновением новых задач развития и отставанием от них системы регламентации и регулирования.

Согласованность с принятыми ранее решениями означает также необходимость соблюдения чёткой причинно-следственной связи общественного развития. Она необходима для соблюдения традиций уважения к закону, постановлениям, распоряжениям. На уровне отдельной фирмы она необходима для осуществления последовательной научно-технической, рыночной и социальной политики, четкого функционирования производственного аппарата.

Согласованность с принятыми ранее решениями означают также необходимость соблюдения четкой причинно-следственной связи общественного развития. Если необходимо, должны отменяться принятые ранее решения, вступившие в противоречия с новыми условиями существования системы.

Появление противоречащих друг другу решений есть, прежде всего, следствие плохого познания и понимания законов общественного развития, проявления низкого уровня управленческой культуры.

Принятие УР требует высокого уровня профессионализма и наличия, определенных социально-психологических качеств личности, чем обладают не все специалисты, имеющие профессиональное образование, а всего лишь 5-10% из них.

Основными факторами, оказывающими влияние на качество управленческого решения , являются: применение к системе менеджмента научных подходов и принципов, методов моделирования, автоматизация управления, мотивация качественного решения и др.

Выработка и принятие управленческого решения - самое главное в управленческой деятельности руководителя предприятия. Выработка и принятие управленческого решения невозможны без использования хорошо проанализированной информации о проблеме, по которой принимается решение, о ситуации в которой оно принимается.

Современные технологии предоставляют руководителю дополнительные средства как по анализу информации, так и по процедурам выработки управленческих решений, сравнительной оценке альтернативных вариантов решений, прогнозированию и разработке сценариев ожидаемого развития ситуации, разработке планов и программ реализации проектов и просто намеченных мероприятий. Без их использования принятие эффективного управленческого решения если и возможно, то затруднено.

Большое внимание уделяется технологиям выработки и принятия управленческих решений, в том числе формам организации обсуждений и совещаний, ведению переговоров с партнерами по бизнесу или конкурентами.

Каждый предлагаемый альтернативный вариант решения по той или иной проблеме должен быть обеспечен необходимыми ресурсами, исполнителями и механизмами реализации. От того, как на предприятии поставлен процесс выработки и принятия управленческих решений, во многом зависит их качество, а значит и успешность деятельности предприятия. Организация эффективного процесса выработки и принятия управленческих решений является одной из основной задач современного руководителя.

Цель, поставленная в начале контрольной работы, была выполнена. В данной работе были рассмотрены этапы разработки и принятия управленческих решений, основные моменты при проведение анализа внешней среды.

Размещено на Allbest.ru